Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative

Facultatea de Administraţie Publică

Plan de comunicare într-o instituţie publică:

Primăria Municipiului Bucureşti

Conf. Univ. Dr.

Rosemarie Haineş

Bucureşti

2015

În elaborarea prezentului plan de comunicare am utilizat modelul clasic, din 1960. Voi aplica modelul pe o structură a administraţiei publice locale, dezvoltând fiecare punct şi etapă.

DESCRIEREA INSTITUŢIEI

Primăria Municipiului Bucureşti, prin Primarul General al Municipiului Bucureşti, are următoarele atribuţii, conform Legii nr. 215/23.04.2001 modificată şi completată de Legea nr. 286/2006: a) asigură respectarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor, a prevederilor Constituţiei, precum şi punerea în aplicare a legilor, a decretelor Preşedintelui României, a hotărârilor şi ordonanţelor Guvernului; dispune măsurile necesare şi acordă sprijin pentru aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor cu caracter normativ ale miniştrilor şi ale celorlalţi conducători ai autorităţilor administraţiei publice centrale, precum şi a hotărârilor consiliului judeţean; b) asigură aducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local. În situaţia în care apreciază că o hotărâre este ilegală, în termen de 3 zile de la adoptare îl sesizează pe prefect; c) poate propune consiliului local consultarea populaţiei prin referendum, cu privire la problemele locale de interes deosebit. Pe baza hotărârii consiliului local ia măsuri pentru organizarea acestei consultări, în condiţiile legii; d) prezintă consiliului local, anual sau ori de câte ori este necesar, informări, privind starea economică şi socială a comunei sau a oraşului, în concordanţa cu atribuţiile ce revin autorităţilor administraţiei publice locale, precum şi informări asupra modului de aducere la îndeplinire a hotărârilor consiliului local; e) întocmeşte proiectul bugetului local şi contul de încheiere a exerciţiului bugetar şi le supune spre aprobare consiliului local; f) exercită funcţia de ordonator principal de credite; g) verifică, din oficiu sau la cerere, încasarea şi cheltuirea sumelor din bugetul local şi comunică de îndată consiliului local cele constatate; h) ia măsuri pentru prevenirea şi limitarea urmărilor calamităţilor, catastrofelor, incendiilor, epidemiilor sau epizooţiilor, împreună cu organele specializate ale statului. În acest scop poate mobiliza populaţia, agenţii economici şi instituţiile publice din comună sau din oraş, acestea fiind obligate să execute măsurile stabilite în planurile de protecţie şi intervenţie elaborate pe tipuri de dezastre; i) asigură ordinea publică şi liniştea locuitorilor, prin intermediul poliţiei, jandarmeriei, gardienilor publici, pompierilor şi unităţilor de protecţie civilă, care au obligaţia să răspundă solicitărilor sale, în condiţiile legii; j) îndrumă şi supraveghează activitatea gardienilor publici, conform angajamentelor contractuale; k) ia măsurile prevăzute de lege cu privire la desfăşurarea adunărilor publice; l) ia măsuri de interzicere sau de suspendare a spectacolelor, reprezentaţiilor sau a altor manifestări publice care contravin ordinii de drept ori atentează la bunele moravuri, la ordinea şi liniştea publică; m) controlează igiena şi salubritatea localurilor publice şi produselor alimentare puse în vânzare pentru populaţie, cu sprijinul serviciilor de specialitate; n) ia măsuri pentru prevenirea şi combaterea pericolelor provocate de animale, în condiţiile legii;

o) ia măsuri pentru elaborarea planului urbanistic general al localităţii şi îl supune spre aprobare consiliului local; asigură respectarea prevederilor planului urbanistic general, precum şi ale planurilor urbanistice zonale şi de detaliu; p) asigură repartizarea locuinţelor sociale pe baza hotărârii consiliului local; q) asigură întreţinerea şi reabilitarea drumurilor publice, proprietate a comunei sau a oraşului, instalarea semnelor de circulaţie, desfăşurarea normală a traficului rutier şi pietonal, în condiţiile legii; r) exercită controlul asupra activităţilor din târguri, pieţe, oboare, locuri şi parcuri de distracţii şi ia măsuri pentru buna funcţionare a acestora; s) conduce serviciile publice locale; asigură funcţionarea serviciilor de stare civilă şi de autoritate tutelară; supraveghează realizarea măsurilor de asistenţă şi ajutor social; t) îndeplineşte funcţia de ofiţer de stare civilă; u) emite avizele, acordurile şi autorizaţiile date în competenţa sa prin lege; v) propune consiliului local spre aprobare, în condiţiile legii, organigrama, ştatul de funcţii, numărul de personal şi regulamentul de organizare şi funcţionare a aparatului propriu de specialitate; w) numeşte şi eliberează din funcţie, în condiţiile legii, personalul din aparatul propriu de specialitate al autorităţilor administraţiei publice locale, cu excepţia secretarului; propune consiliului local numirea şi eliberarea din funcţie, în condiţiile legii, a conducătorilor regiilor autonome, ai instituţiilor şi serviciilor publice de interes local; x) răspunde de inventarierea şi administrarea bunurilor care aparţin domeniului public şi domeniului privat al comunei sau al oraşului; y) organizează evidenţa lucrărilor de construcţii din localitate şi pune la dispoziţie autorităţilor administraţiei publice centrale rezultatele acestor evidente; z) ia măsuri pentru controlul depozitării deşeurilor menajere, industriale sau de orice fel, pentru asigurarea igienizării malurilor cursurilor de apă din raza comunei sau a oraşului, precum şi pentru decolmatarea văilor locale şi a podeţelor pentru asigurarea scurgerii apelor mari.

ANALIZA SWOT

PUNCTE TARI PUNCTE SLABE- Ordonator principal de credite- Facilităţi ale Primăriei care ar putea fi folosite pentru diverse evenimente, cum ar fi întâlniri cu cetăţenii - Relaţie oficială deja stabilită cu mass-media

- Personal redus – număr relativ mic de angajaţi în raport cu volumul de muncă - Lipsa personalului calificat în relaţii publice - Resurse financiare reduse

OPORTUNITĂŢI AMENINŢĂRI- Cererea de nivel crescut al transparenţei instituţiilor publice - Dorinţa cetăţenilor de a fi informaţi şi consultaţi - Posibilitatea obţinerii de finanţări externe pentru realizarea activităţilor de informare şi consultare a cetăţenilor - Posibilitatea de realizare a unor parteneriate cu ONG-uri din oraş

- Reclamaţiile cetăţenilor nemulţumiţi - Publicitate negativă din partea mass-media- Reinstalarea crizei economice

AUDITUL COMUNICĂRII

Auditul comunicării este un proces care explorează, examinează şi evaluează comunicarea în interiorul şi exteriorul unei organizaţii şi dă posibilitatea membrilor organizaţiei de a judeca procesul de comunicare din organizaţie, din afara lui şi de a descoperi căi pentru îmbunătăţirea lui. Auditul comunicării va scoate în evidenţă atât punctele tari cât şi zonele care au nevoie de o atenţie specială. Despre procesul de auditare trebuie reţinute următoarele aspecte:

Se bazează pe percepţia membrilor organizaţiei. Persoanele diferite percep în mod diferit realitatea iar răspunsurile pe care le dau reprezintă o variantă personală a realităţii. Cu toate acestea, răspunsurile lor, chiar deosebit de personale şi de relative, sunt esenţiale deoarece realitatea fiecăruia se bazează pe percepţia personală.

A înţelege cum a fost perceput un eveniment este mai important decât realitatea obiectivă, mai ales în condiţiile în care evenimentul comunicaţional, în intenţia emiţătorului, conţine convingerea receptorilor în direcţia unei acţiuni sau atitudini.

Auditul comunicării contribuie, de asemenea, la dialogul dintre membrii organizaţiei, fiind o oportunitate pentru aceştia de a discuta despre problemele pe care le-au identificat, mai ales în cazul în care una din metodele utilizate de auditor este focus grupul. Poate cel mai important, auditul comunicării reprezintă un instantaneu al organizaţiei la un anumit moment în timp. Practic, auditul va furniza informaţii care vor fi de ajutor membrilor organizaţiei în a înţelege situaţia lor curentă şi va asigura un punct de referinţă pentru viitoarele evaluări. Ca metodă, în funcţie de dimensiunile organizaţiei, vor fi supuşi examinării toţi membrii prin aplicarea de chestionare, sau numai o parte dintre aceştia, prin selectarea tuturor celor cu funcţii de conducere precum şi a unui reprezentant la nivel executiv din fiecare departament, care vor fi şi intervievaţi.

Focus grupurile pot fi alcătuite numai din executivi sau / şi numai din persoane cu funcţii de conducere aflate pe aceeaşi treaptă ierarhică, pentru a facilita discuţiile şi a favoriza deschiderea prin eliminarea factorilor de presiune ierarhică.

Auditul comunicării va ajuta membrii organizaţiei în următoarele direcţii: Verifică fapte şi înlocuieşte aproximările cu informaţii certe; Identifică punctele tari ale organizaţiei şi prevede problemele de comunicare înainte de

a apărea o criză; Asigură pentru membrii organizaţiei un răspuns în ceea ce priveşte modul în care

funcţioneazăcanalele de comunicare; Concentrează atenţia membrilor organizaţiei asupra proceselor de comunicare şi asupra

comunicării ca atare; Asigură pentru membrii organizaţiei implicaţi în proces o experienţă aparte deosebit de

relevantă prin faptul că explorează aspecte practice ale comunicării la locul de muncă; Asigură un punct de referinţă pentru compararea evaluărilor ulterioare.

OBIECTIVE DE COMUNICARE

1. Asigurarea celui mai înalt nivel de transparenţă pentru activităţile desfăşurate de către primărie. În acest sens, se are în vedere informarea publicului larg asupra scopului general, importanţei, priorităţilor măsurilor specifice şi rezultatelor;

2. Asigurarea comunicării interne şi inter-instituţionale în scopul coordonării efective a măsurilor - întărirea capacităţii instituţionale: prin management eficient, definirea serviciilor publice în raport cu resursele financiare, cu obiectivele dezvoltării durabile, precum şi cu necesităţile comunităţii; - dezvoltarea unor relaţii durabile şi continue între actorii politici, instituţiile publice şi extinderea în sectorul privat pentru a asigura implementarea de noi proiecte şi programe cu suport logistic;

3. Implicarea cetăţenilor comunităţii in procesul decizional;4. Consultarea populaţiei pentru luarea deciziilor corespunzătoare;5. Implicarea cetăţenilor prin contribuţie directă la finanţarea diverselor obiective;6. Creşterea transparenţei actului decizional.

PUBLICUL ŢINTĂ se constituie din:

potenţiali beneficiari; beneficiari; parteneri economici si sociali (potenţiali investitori); structuri neguvernamentale create sau care vor fi create în viitorul apropiat (parohii,

fundaţii, asociaţii); mass media; cetăţenii comunităţii.

MIJLOACE

În domeniul comunicării se vor folosi următoarele mijloace: consultarea periodică a populaţiei, la un interval de 3 luni, prin întâlniri directe cucetăţenii oraşului; transparenţa actului de conducere publică; comunicare directă creşterea participării cetăţenilor oraşului la viaţa comunităţii prin implicareaacestora în procesul decizional.

EVALUAREA IMPACTULUI

Evaluarea impactului comunicării se va face prin:- sondaje de opinie – completarea periodică a unor chestionare conţinând întrebări despre gradul de satisfacere a necesităţilor populaţiei de către administraţie, probleme ce trebuie rezolvate;- analiza reclamaţiilor, propunerilor şi sesizărilor colectate la primărie;- anchete de grup – organizarea unor întalniri cu diferite categorii de beneficiari pentru evaluarea interesului şi implicării în aplicarea strategiei de dezvoltare economică şi socială.

În concluzie, comunicarea este absolut esenţială pentru organizare. Este evident că fără comunicare nu poate fi organizare, căci atunci nu există posibilitatea ca grupul să influenţeze comportamentul individului. Pe lângă aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, în mare parte, modul în care funcţiile de luare a deciziilor pot şi trebuie distribuite în instituţie. Din punctul de vedere al legislaţiei în vigoare, instituţiilor publice le revine responsabilitatea informării cetăţenilor (informare exactă şi simplă), a primirii lor în audienţă şi a consultării acestora în problemele care-i privesc.