Organizarea sistemului informational

rganizarea sistemului informaţional este un aspect esenţial în succesul întreprinderii. În cadrul firmelor de afaceri,

misiunea, scopurile şi obiectivele nivelurilor superioare de management trebuie să fie transmise foarte clar managerilor de la nivelul inferior, precum şi proprietarilor de acţiuni, dar informaţiile trebuie să circule foarte clar şi către clienţi, furnizori, parteneri de societate mixtă, investitori, bancheri şi către multe alte entităţi care au nevoie să cunoască ce face firma şi cum se autoanalizează şi autoconsideră. Pentru oferirea acestor informaţii, sunt folosite expuneri clare şi concise, de obicei scrise, care trebuie create şi transmise celor ce li se cuvine.

Alt element cheie în sistemul informaţional este cel care se cheamă „feedback”. Feedback-ul permite celui ce transmite informaţia să afle dacă aceasta a fost primită şi indică cât s-a înţeles din ea. Mai pot fi şi alţi indicatori de feedback, cum ar fi realizarea exactă a acţiunilor cerute de cel care a comunicat informaţia.

O

Organizarea sistemului informaţional6

Idei americane pentru manageri români

Întreprinderile puternice au sisteme de raportare care le spun dacă firma funcţionează bine. Unele din aceste rapoarte sunt de natură financiară şi au fost discutate în capitolul precedent. După cum am mai spus, coeficienţii menţionaţi în rapoartele financiare sunt baza luării multora dintre deciziile luate de TOP Managers, precum şi deciziile luate de posibilii investitori şi acţionari. Multe dintre informaţiile care circulă astăzi la nivelul firmelor de afaceri americane sunt puse pe computer şi sunt la îndemână cu rapiditate şi acurateţe unui câmp larg de directori, în comparaţie cu anii trecuţi. Folosirea computerelor trebuie să ne ajute în luarea deciziilor şi această metodă a primit denumirea de „management al sistemului informaţional” (MSI).

Vom începe discuţia noastră cu o informaţie transmisă scris şi oral, iar apoi vom discuta despre MSI.

Procesul transmiterii informaţiilor

Sunt şapte etape în procesul de transmitere a unei informaţii şi fiecare etapă trebuie parcursă cu succes pentru a asigura eficacitatea comunicării. Etapele procesului sunt:

Ideea Codificarea Transmiterea

FEEDBACK

Primirea Decodificarea Înţelegerea

Conţinutul ideatic poate fi format din: idei, fapte, opţiuni, sfaturi etc., pe care emiţătorul vrea să le transmită. Pentru a transmite mesajul, poate fi folosită comunicarea orală sau comunicarea scrisă precum şi unele mijloace electronice. Fiecare dintre aceste mijloace este perceput diferit, dar percepţia cea mai deplină s-a constatat că este la comunicarea orală faţă în faţă. În această formă, cel ce trimite şi cel ce primeşte se văd şi se aud reciproc o dată cu prelucrarea unor mesaje vizuale din gestică şi mimică. Al doilea mijloc de comunicare prin care se percepe corect informaţia este convorbirea telefonică.

Organizarea sistemului informaţional

A treia cale de transmitere a informaţiei este adresată în scris. Mai puţin bine percepută este informarea adresată în general şi cel mai puţin percepută este informarea pe computer prin date exprimate numeric. Cu cât informaţia devine mai abstractă, cu atât omul o percepe mai dificil. Totuşi, mijlocul de transmitere a unei informaţii este determinat de conţinutul acesteia şi de cel căruia i se adresează. Pentru multe date informaţionale nu se cere o percepţie directă, care ar consuma timp. Imaginaţi-vă un manager prezentând oral un raport asupra specificaţiilor cerute pentru a produce peste 500 de diferite produse. Persoanele cărora li s-ar adresa acest director ar adormi. Pentru acest gen de raport trebuie folosit computerul, concluzia fiind că numai anumite informaţii de o deosebită importanţă trebuie făcute prin raport oral.

Al treilea pas în procesul de transmitere al informaţiilor este transmisiunea. Această etapă poate fi realizată prin mijloace deja menţionate, în funcţie de gradul cel mai adecvat de percepţie pe care îl dorim. Cerinţa cheie este ca mijlocul de transmisie să funcţioneze corect, să ne asigurăm că rapoartele au fost corect distribuite, că funcţionează sistemul electronic de corespondenţă, computerul şi că sistemul telefonic permite mesajelor să circule cu claritate fără oprelişti sau deformări. Uneori, transmisiile îndoielnice pot fi înlocuite cu alte metode. În cazul în care computerul nu funcţionează, putem transmite mesajul prin poştă sau prin curier.

A patra etapă este primirea comunicării. Aceasta cere atenţie din partea celui ce recepţionează mesajul. Cel ce recepţionează mesajul trebuie să fie perfect conştient că un mesaj a fost transmis, altfel transmiterea informaţiei nu a avut loc. Următoarea etapă este decodificarea informaţiei primite. Dacă este conştient că a primit mesajul, cel ce l-a recepţionat trebuie să-l pună într-o formă uşor de înţeles. Dacă transmitem un mesaj din România în Franţa, folosind limba română, va trebui ca un translator profesionist să traducă din română în franceză.

Înţelegerea mesajului completează procesul de transmitere a informaţiei. Decodificarea adecvată ajută acest proces, dar mai pot apărea mai multe probleme datorate nivelului de educaţie şi de experienţă al celui ce recepţionează mesajul, astfel încât pregătirea profesională să-i permită să folosească informaţia transmisă.


Şi, aşa cum s-a spus mai devreme, feedback-ul este de foarte mare ajutor în a-l informa pe cel ce a transmis mesajul, dacă informaţia a fost primită şi înţeleasă. Dar în orice caz, acţiunile ce sunt luate în urma transmiterii informaţiei sunt adesea adevăratul test de eficacitate al comunicării făcute.

Bariere în calea unei comunicări eficace

Multe acţiuni au eşuat datorită sistemului informaţional ineficace. Managerii s-au gândit adesea că trebuie să transmită informaţiile în bune condiţii, dar totuşi ele nu au fost primite corespunzător şi nu s-a reacţionat conform cu cerinţele datorită uneia sau mai multor bariere care au apărut în sistem.

Aceste bariere au fost prezentate de Bedeian în patru forme: Factori intrapersonali, factori structurali, factori interpersonali,

factori tehnologici.

Factorii intrapersonali se referă la abilitatea individului de a primi un mesaj de la transmiţător. Ei se referă la abilitatea percepţiei selective a recepţionerului de a vedea şi de a auzi numai ceea ce persoana vrea să vadă şi să audă (putere de concentrare); de asemenea, există îndemânare diferită în primirea comunicării determinată de: capacitate de a citi, a asculta şi a analiza.

Factorii structurali se referă la poziţia persoanei în cadrul întreprinderii. Aici găsim bariere care se datorează diferenţelor de poziţie dintre cel care emite mesajul şi cel care îl primeşte; transmiterea şi interpretarea unor mesaje, înainte chiar ca mesajul oficial să fie transmis.

Factorii interpersonali se referă la climatul din cadrul întreprinderii, la încredere şi credibilitate. Factorii tehnologici sunt: limbajul folosit, mijlocul folosit etc. Specialiştii în informatică au putut analiza eficacitatea sistemului informaţional al unei întreprinderi, detectând care sunt barierele care există şi recomandând moduri de a se trece peste aceste bariere. Cu puţin antrenament, orice director poate face acelaşi lucru în cadrul întreprinderii sale, determinând depăşirea barierelor.


Comunicările eficace cer un climat de deschidere şi încredere. Noi recomandăm cu căldură ca acesta să fie un punct de plecare în îmbunătăţirea sistemului informaţional. Deseori, sunt probleme în transmiterea informaţiilor de la sindicate la manageri pentru că nu au încredere unii în alţii. Dar există căi de îmbunătăţire a climatului organizatoric, chiar şi în întreprinderile unde sunt sindicate.

De exemplu: GM a făcut o astfel de acţiune în 1970; rezultatele au meritat efortul de a perfecţiona sistemul informaţional slab şi neîncrederea s-a estompat.

Una din tehnicile pentru a obţine circulaţia cât mai deschisă a informaţiei este prin ceea ce se numeşte „programul calităţii muncii”. Acest program încurajează salariaţii să spună cu voce tare ce plângere au privind modul în care se desfăşoară munca lor la nivelul întreprinderii, de asemenea, au posibilitatea să facă sugestii cum trebuie îmbunătăţită funcţionarea întreprinderii.

Eu însumi am făcut nişte studii în 1980 pentru a determina cât de mult este folosită comunicarea de jos în sus (adică de la simpli lucrători spre conducerea superioară). Un aspect al comunicării de jos în sus trebuia să fie adoptarea unui sistem de cunoaştere a sugestiilor privind modul de îmbunătăţire a proceselor din cadrul companiei şi a produselor executate.

În primul meu studiu am analizat 49 de companii şi am găsit numai 10 care aveau unele programe pentru înregistrarea tuturor sugestiilor venite din partea personalului lucrător. Descoperirea făcută de mine m-a dezamăgit foarte mult pentru că nu e permis ca TOP Managers să ignore o resursă gratuită de asemenea valoare. Japonezii nu ignoră această resursă. Dimpotrivă, ei încurajează continuu salariaţii să trimită sugestii de orice natură privind viaţa întreprinderii şi chiar îi răsplătesc pe salariaţii ale căror idei duc la creşterea profitabilităţii întreprinderii, la economisire de bani sau la îmbunătăţirea proceselor şi produselor.


Managementul sistemului informaţional

Folosirea computerului în firmele de afaceri a făcut ca viteza de circulaţie a informaţiei să crească şi a îmbunătăţit activitatea de luare a deciziilor. Deciziile, desigur, sunt luate de oameni, dar calculatoarele oferă un mare sprijin prin asigurarea datelor necesare.

Reţeaua de computere dă acurateţe informaţiilor curente despre operaţiile ce se desfăşoară în interiorul firmei. Deci, după cum am arătat în cazul firmei Walmart, casele de marcat conectate la computer au asigurat manipularea mărfii în depozite şi magazine, în aşa fel încât stocurile să asigure continuitatea existenţei tuturor articolelor în rafturile magazinelor la îndemâna cumpărătorului. Aceasta a determinat creşterea încrederii clientului în stabilitatea magazinelor, capabile să asigure oricând existenţa produsului dorit.

Corporaţia Frito-Lay, producător şi distribuitor de (hrană-rapidă) „Snack-foods”, cum ar fi: cartofi prăjiţi, fulgi de tomate, fulgi de porumb, unt de alune, precum şi multe dulciuri, a recurs la sistemul computerizat pentru fiecare camion care făcea aprovizionarea. Trebuia ca şoferii de camioane să opereze cu computerul în fiecare magazin unde duceau marfa, să numere produsele nevândute şi să determine ce noi stocuri trebuie aprovizionate, să determine ce articole să fie înlocuite datorită depăşirii termenului de garanţie şi să facă şi factura prin care se încasează banii de la directorul de magazin. Pentru a rezolva toate cele menţionate, în mod normal este nevoie de mai mult de o oră, pe când cu ajutorul computerului nu sunt necesare decât câteva minute. Computerizarea activităţii firmelor a dus la creşterea procentelor de desfacere pe piaţă, precum şi la creşterea vânzărilor totale şi a profitabilităţii în comparaţie cu alţi competitori.

Companiile aeriene au recurs şi ele la sistemul complet computerizat al rezervărilor de către pasageri pentru zborurile efectuate. Liniile aeriene americane au început acest proces în 1980 cu un program numit „Sabre”. De asemenea, compania americană a închiriat spaţii în memoria computerelor sale altor linii aeriene şi, în acest fel, au putut da informaţiile necesare şi despre zborurile altor companii în cazul în care clienţii întrebau.


Folosind computerizarea, Liniile Aeriene Americane au putut să supravieţuiască, în timp ce alte companii ca: „Eastern Airlines”, „Pan American Airlines” şi TWA au devenit neprofitabile şi au declarat faliment. Aceste exemple de MIS se referă la cele mai noi instrumente pentru luarea deciziilor care pot fi la îndemâna conducătorilor. Datele intră în computer şi sunt transformate în informaţii. Informaţiile sunt folosite de directori, pe când datele primare nu. Aşadar, şoferii de la Frito-Lay pot descoperi că au vânzări slabe în iulie, în unele zone, dar în acelaşi timp mult mai bune vânzări în alte zone. Analiza pe computer va indica dacă ei trebuie să schimbe unele articole în aprovizionarea magazinelor pe care le servesc.

MIS poate fi aplicat şi în programarea producţiei, în managementul prin proiecte, în managementul construcţiilor, în managementul financiar, ca şi în marketing. Unele firme au sistemul MIS – managementul sistemului informaţional asupra resurselor umane. Acesta este necesar pentru a avea evidenţa capacităţii profesionale de care dispune întreprinderea, precum şi alte date cum ar fi vârsta, sexul, pregătirea şcolară, pregătirea profesională, vechimea în muncă, nivelul de salariu. Nu trebuie înregistrate informaţii asupra religiei, stării sociale, stării politice.

Când sistemul MIS este creat, el trebuie să asigure realizarea a patru operaţii:

1. veridicitatea şi corectitudinea datelor introduse 2. prelucrarea acestor date 3. stocarea datelor în memorie pentru folosirea ulterioară 4. ştergerea de date care nu mai sunt necesare

Pentru prima etapă, datele sunt colectate numai de la surse adecvate şi autorizate. Pentru a doua etapă, datele sunt analizate şi transformate pentru a fi la îndemână în caz de necesitate sau pentru a putea fi stocate. Când datele sunt stocate, ele sunt puse într-un fel de dosar pe computer pentru a putea fi rapid regăsite la o dată ulterioară. După ce nu mai este nevoie de unele date, ele sunt şterse din memorie pentru a face loc altor informaţii necesare în viitor.


Sumar Sistemele de comunicare trebuie să lucreze bine. După cum

Barnard Cester a spus „ce altceva este de fapt o întreprindere decât sistemul său de comunicare?” Aceasta este cu adevărat o afirmaţie absolut valabilă. Căci fără comunicare eficientă nu pot fi făcute noi acţiuni şi o muncă de slabă calitate va fi încontinuu repetată. Sunt anumite mijloace de comunicare şi cel ce emite trebuie cu multă atenţie să selecteze mijlocele de transmisie adecvate. Gradul de percepţie de către oameni trebuie să se potrivească cu natura informaţiei transmise. Trebuie să existe şi o comunicare eficace efectuată de jos în sus, incluzând rapoarte de la nivelurile inferioare către nivelurile superioare de management pentru ai informa despre ceea ce se întâmplă la întreprindere. Trebuie, de asemenea, desfăşurată o activitate de culegere a sugestiilor, astfel încât membrii nivelurilor inferioare ale organizaţiei să ajute la îmbunătăţirea funcţionării întreprinderii. MIS este creat pentru transformarea rapidă a datelor în informaţii pentru a le pune la îndemâna celor ce au nevoie de ele şi pentru a fi stocate, dacă este nevoie, în viitor. MIS este un instrument important pentru director, dar nu poate lua decizii în locul său.

Ν Întrebări şi discuţii recapitulative

1. De ce sistemul informaţional eficace este atât de important pentru întreprindere?

2. De ce este atât de important gradul de percepere al informaţiei transmise şi de ce perceperea adecvată este atât de importantă?

3. Care sunt câteva din barierele în calea unei comunicări eficace? Cum pot fi ele eliminate?

4. Ce poate face MIS pentru o întreprindere? 5. Ce fel de informaţie trebuie stocată în HRMIS? 6. Ce au reuşit computerele să facă pentru Walmart, Frito-Lay şi

American Airlines?


Studiu de caz: „Turnătoria AJAX”

Turnătoria AJAX

Turnătoria Ajax are o întreprindere mare în Mobile. Munca

fiecărui angajat a fost analizată folosindu-se studii de timp şi de mişcare. Deci, fiecare angajat este răspunzător pentru o anumită cantitate din producţie. De asemenea, firma utilizează un dispozitiv obişnuit de înregistrare şi control: ceasul (cronometrul).

Într-o anumită muncă (ocupaţie), unii dintre angajaţi, selectaţi pe baza îndemânării (priceperii) şi-au terminat munca cu o oră şi jumătate înainte de ora stabilită. Toţi aceşti angajaţi, cu excepţia unuia singur, vor pleca mai devreme. Acel angajat va rămâne şi va ponta întreaga secţie după ceas, la sfârşitul schimbului. Această „sarcină” se îndeplineşte prin rotaţie de către toţi membrii secţiei.

Într-o zi, directorul uzinei a surprins un angajat pontându-i pe toţi angajaţii secţiei. Ziua următoare, a avut o întâlnire cu ei. El le-a reamintit că, în conformitate cu regulile întreprinderii, această acţiune îl putea determina să-i concedieze pe toţi, le-a explicat că, de data aceasta, îi avertizează numai, că, dacă se va mai repeta, va trebui să-i concedieze. În acest moment, John Stevens (liderul), conducătorul neoficial al grupului, a spus: „Ascultaţi, d-le Richards, noi facem treabă bună. Ne facem toată treaba. De ce nu puneţi această treabă pe principiul faceţi treaba, apoi mergeţi acasă”? Directorul uzinei a spus: „Aş vrea să fac aşa, dar, după cum ştiţi, voi băieţi sunteţi sindicalizaţi. Dacă vă organizez munca pe baza acestui principiu, atunci cei mai vârstnici ar putea să solicite acelaşi lucru. Contractul prevede că au acest drept şi voi ştiţi că asta s-ar putea întâmpla, deoarece ei doresc să plece mai devreme. Ca să vă spun drept, mulţi dintre cei vârstnici nu sunt atât de pricepuţi ca voi, băieţi, şi calitatea produsului ar scădea”.


Angajaţii au continuat să muncească repede. Dar, deoarece trebuia ca ei să rămână la lucru, aveau tendinţa să umble prin jurul uzinei, distrăgând atenţia altor lucrători, reducându-le productivitatea şi scăzându-le nivelul moral („băieţii ăştia trebuie că au o slujbuţă bună”). Şi, deoarece au început să facă murdar în jur, rata accidentelor a sporit cu 5%.

Problemă

Sunteţi asistentul directorului uzinei. Ce recomandări i-aţi da

d-lui Richards în această problemă de control şi de morală (comportament)?

Organizarea sistemului informational

Internet

Transcript of Organizarea sistemului informational