AGENTIA RELATII FUNCIARE $I CADASTRUA REPUBLICI MOLDOVA

ORDIN nr. -JK+

,r-cg' wL20rs mun.Chiginiu

"Despre aprobarea Regulamentului cu privire la

arhiis departamentalit a intreprinderii de Stat "Cadastru"

in conformitate cu alin. (1) art. 11 al Legii cadastrului bunurilor imobile

nr.1543-XIII din 25 februarie lggg (Monitorul oficial al Republicii Moldova'

1ggg, m.44-46, art.3lg) cu modificaiile qi completarile ulterioare 9i in scopul

asigurdrii pdstrdrii gi evidenlei documentaliei cadastrale acumulate in procesul

activitblii intreprinderi i de stat "Cadastru",

ORDON:

1. Se aprobd Regulamentul cu privire la arhiva departamentalS a intreprinderii

de Stat "Cadastru".2. Prezentul ordin se publicd pe pagina web a Agenliei'

3. Din data intrdrii invigo afe a^orJinului in cauzd, se abrogd Regulamentul-tip

cu privire la arhiva ramurala a documentaliei juridice 9i tehnice a organului

cadastral teritorial, aprobat prin ordinul Agenliei Nalionald Cadastru'

Resurse Funciare 9i Geodezie din 23 decembrie 1998.

4. Controlul asupra Lxecutdrii prezentului ordin se pune in sarcina dl' $tefan

crigan, director general adjunct al Agenliei Relalii Funciare 9i cadastru'

r)i/

Director general L- Anatolie GHILA$

Anexd

la Ordinul Agenliei Relalii Funciare ;i Cadastyg

tu 8V ai" 090940[

Regulamentulcu privire Ia arhiva departamentali a intreprinderii de Stat "Cadastru"

I. Dispozi{ii generale

1. Documentele care se acumirle azd in procesul activitd\ii intreprinderiide Stat "Cadastru" au valoarb juridicd, tehnic6, social-economicS, istoricS,

practicd qi fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.2. Conform Legii nr.880-XII din 22 ianuafie 1992 cu privire la Fondul

Arhivistic al Republicii Moldova, intreprinderii de Stat "Cadastru" i s-a

atribuit dreptul de pdstrare permanentd a documentaliei cadastrale.

3. in sensul prezentului Regulament se utilizeazdtrmdtoarele nofiuni:arhivd - 1. totalitatea documentelor intreprinderii, care se referd la

activitatea acesteia;2.birou, incdperi special amenqate unde se pdstreazd

documentele intreprinderii care se referd la activitatea acesteia;arhivar - funclionar, insdrcinat cu pdstrarea documentelor unei arhive;

arhiva electronicd sistem informalional avtomatizat care pdstreazd

indelungat in form6 electronicd, fard modificarea conlinutului documentelor,

dosarul cadastral, registrul bunurilor imobile, alte documente cadastrale gi asigurd

integritatea gi invariabilitatea datelor, siguranla datelor, asigurd intocmirea qi

pdstrarea copiilor bazei de date, inclusiv a modificdrilor bazei de date, asigurd

posibilitatea reproducerii datelor pe ecranul computerului, pe suport de hdrtie sau pe

alt suport material intr-o formd perceptibild;

registrul bunurilor imobile - totalitatea informafiilor documentate referitoare

la bunurile imobile qi drepturile asupra 1or, linute manual qi/sau in sisteme

informa{ionale automatizate, organizatd in conformitate cu cerinfele stabilite qi cu

legeb;

dosar cadastral colectie sistematizatd de documente ce confirmd

drepturile, planuri qi de alte documente referitoare la fiecare bun imobil;

dosar tehnic rezultatul final al lucrdrilor cadastrale, ce constd din

totalitatea actelor qi desenelor tehnice intocmite in cadrul acestor lucrSri pe

?ntreaga duratd de existen\d al bunului imobil, cuprinzAnd toate datele necesare

pentru identificarea bunului imobil respectiv qi modificdrile acestuia in procesul

exploatdrii;

constituirea dosarelor - gruparea documentelor in dosare conform

nomenclatorului dosarelor;

nomenclatorul dosarelor - lista tuturor dosarelot cate se const'ituie in

intreprindere pe baza indicatorului termenelor de pdstrare, aprobatd de

conducerea intreprinderii ;

inventarul dosarului document de eviden{d ce rcprezintd lista

sistemati zatd a tuturor documentelor cuprinse in el;

registrul de evidenld a dosarelor - totalitatea informa{iilor sistematizate

despre numIrul dosarelor pe suport de hirtie pbstrate in arhiv6, finut manual qi/sau

electronic; -

evidenla electronicd a circulaliei dosarelor - totalitatea proceselor de

inregistrare, primi{e la pdstrare, eliberare, modificarea statutului dosarelor, cu

aplicarea sistemului informafional automatizat de evidenld 9i' circula[ie a

dosarelor.

4. tn scopul asigurdrii pdstrdrii gi evidenlei documentelor in

conformitate cu Regulamentul Fondului Arhivistic al Republicii Moldova,

aprobat prin Hotdrdrea Guvernului Republicii Moldova nr.352 din 27 mai

lgg2,in cadrul fiecirui oficiu cadastral teritorial, filiale ale intreprinderii de

Stat "Cadastru" ( in continuare OCT) se fonde azd arhiva depafiamentald (in

continuare - arhiva).5. Arhiva din cadrul OCT este condusi de conducdtorul filialei.6. Acumularea, evidenfa, pdstrarea qi utilizarea documentelor din arhivd

se asigurd de cdtre qeful arhivei sau responsabilul de arhivd denumit in

funclie prin ordinul conduc6torului intreprinderii.7.Dacd qeful (responsabilul) arhivei este concedat sau i-qi schimbi

locul de munc[, acesta este obligat sd predea persoanei nou angajate in

aceastd func{ie toate dosarele gi documentele de arhiv6. Primirea-predarea

se efectu eazd" prin act aprobat de conducatorul filialei.

II. Sarcinile gi funcfiite principale ale arhivarului8. Sarcinile principale ale arhivarului sunt:

l) compl etarea arhivei cu documente, ale cSror listd este

prevdzutd Ia capitolul V al prezentului Regulament;

2) asigurarea integritdlii, documentelor pbstrate in arhivd';

3) asigurarea modului de evidenlb qi circula{ie a dosarelor pe

suport de hdrtie cu aplicarea Sistemului automatizat de eviden!6 a circulaliei

dosarelor (in continuare - SIA de eviden!6 a dosarelor).

9. intru executarea acestor sarcini, arhivarul exercitd urmdtoarele

funcfii:1) inregistreazil dosarele pe suport de hdrtie in SIA de evi$en{i a

dosarelor cu atribuirea codului de bare unic;2) plaseazd dosarele la locul permanent de pistrare;

3) elibercaz|, in modul stabitit de prezentul Regulament,

documentalia cadastrald colaboratorilor intreprinderii, persoanelor

cointeresate in scopuri de serviciu gi uz;

4) pregdteqte dosarele pentru transmiterea acestora in baza

interpelSrilor, ordonan{elor de ridicare a instanlelor de judecatS, organelor

de urmdrire penal6, organeior procuraturii gi organelor cu atribu{ii de

control (conform art.118, art.l26 a Codului de procedurd penal6, Legii

cadastrului bunurilor imobile);5) efectueazd inventarierea anuall a dosarelor pdstr'ate in athivd,

cu aplicarea SIA de evidenld a dosarelor, conform procedurii stabilite de

intreprinderea de Stat "Cadastru";6) monitorizeazd starea arhivei qi a circulafiei dosarelor;

7) acordd asisten{d consultativd qi practicd specialiqtilor

subdiviziunilor structurale ale OCT la pregdtirea dosarelor elaborate pentru

transmite rea la pdstrare permanentd in athivd;8) verificd corectitudinea constituirii qi perfectdrii dosarelor,

completitudinea qi gradul de pregdtire pentru depozitarea lor in arhivS.

III. DrePturile arhivarului10. intru indeplinirea sarcinilor Si exercitarea funcliilor atribuite,

arhivarul este in drept:1) sd controleze respectarea regulilor de lucru cu documentele in

cadrul OCT;Z) sd verifice modul de utilizare a dosarelor pe suport de h6rtie;

3) sd ceard. de la colaboratorii oficiului cadastral teritorial

respectarea regulilor stabilite de lucru cu documentele, pregStirea lor pentru

transmitere in arhiy6;4) si solicite de la colaboratorii oficiului cadastral teritorial

restituirea in termen a dosarelor in arhivS.

IV. Regimul de pistrare a documentelor in arhivi1 1. Pentru pdstrarea conformd a dosarelor, in clddirea OCT se alocd

incdperi special amenajate adoptate ca depozit de arhiv6.

12. Depozitul trebuie sd fie amplasat departe de obiecte cu pericol deincendiere, in locuri cu maximd securitate contra incendiilor.

13. Depozitul arhivei trebuie sd fie asigurat cu un sistem desemnalizare Ei paz6.

14. tn cadrul depozitului arhivei trebuie si fie amenajxd o camerd sauloc de lucru pentru colaboratorii arhivei.

15. Este interzisd amplasarea depozitului arhivei in incdperineincdlzite qi neadoptate corespunzdtor sau in incdperi incdlzite cu sobe.

16. Depozitul trebuie si fie utilat cu stelaje metalice, dar se admite qidotarea lor cu stelaje din lemn,tratate cu substanfe ignifuge.

17. in depozitul arhivei Stelajele se instaleazd cu resp ectarea normelorce permit accesul nestingherit la dosare.

18. Nu se permite amplasarea stelajelor gi a altor utilaje pentrupdstrarea documentelor in apropierea nemijlocitd de perelii 'exteriori aiclddirii qi de surse de cdldurS.

19. in depozit nu se permite pozarea conductoarelor de alimentare cuapd qi canalizare. Releaua electricd a acestei incdperi trebuie sd fie ascunsd(incastratd), prizele de curent vor fi ermetice sau semi-ermetice, iarintrerupitoarele electrice de panou, panourile electrice de distributie siintrerupdtoarele de curent vor fi instalate in afara depozitului.

20. in depozit se va respecta un anumit regim de lumind. Pdstrareapermanentd, a documentelor se va face in intuneric. Iluminarea directd culumind solard este interzisil.

21. in incdperea depozitului va fi pdstratd curdfenia, astfel incdt, sd se

excludi posibilitatea aparifiei insectelor, rozdtoarelor qi mucegaiului saudepunerii prafului.

22. Accesul persoanelor strdine in incinta depozitelor de arhivd estestrict interzisS, iar a persoanelor autorizate cu notarea in registru.

V. Componen{a qi constituirea documenta{iei cadastrale in arhivi23. in arhivd se pdstre azd documentalia cadastralS qi alte documente ce

lin de activitatea intreprinderii se Stat "Cadastru" gi a filialelor sale:24. Documenta[ia cadastralS se constituie din:

1) registrul bunurilor imobile;2) dosarele cadastrale;3) dosare tehnice;4) planul cadastral altefitoriului5) proiectele de organizare a teritoriului gi alte materiale

el"aborate in cadrul privatizdrii gi delimitdrii masive a terenurilor.

25. Documentatia cadastral5 se line pe suport de h6rtie gilsau in formatdigital. tinerea documentaliei cadastrale ?n format digital se realizeazd, prinintermediul constituirii resursei informalionale care reprezintd ansamblul o,biectelorinformafionale, cuutilizarea sistemului informafional automatizat corespunzdtor.

26. Se considerd unitate de pdstrare:

registrul bunurilor imobile;dosarul cadastral;

dosarul tehnic;dosare intocmite in cadrul lucrdrilor de inregistrare masivd (proiectulde organizare a teritoriului, dosarul materialelor de delimitare a

terenurilor).27. Fiecare dosar in care se pdstreazd documenta[ia cadastrald este broqurat,

cusut qi completat intr-o ordine succesivd de sus in jos, pe misura completirii cudocumente noi. in dosar documentele se coase cu sfoar6, cu qine de plastic sau altemateriale inocive.

28. Filele din dosar se numeroteazd, pe partea dreaptd de sus, num[rul filelortrebuie sd fie indicat in ordinea succesivd in care au fost cusute. Pe copertadosarului, pe ultima fiId, a acestuia se inscrie numdrul de file, cu indicarea dateicoaserii in dosar qi semndtura, numele qi prenumele specialistului care a completatdosarul.

29. Registrul bunurilor imobile se deschide pentru fiecare teren cu sau fb.r6

construcfii amplasate pe acesta ;i pentru fiecare incdpere izolat|la inregistrareaprimard, Ia divizarea in doub sau mai multe bunuri imobile, ori la comasarea adou6 sau mai multe bunuri imobile. Dosarul registrului bunurilor imobile se

constituie de cdtre registrator. Pe coperta dosarului se inscrie numdrul cadastral albunului imobil, adresa bunului imobil, data deschiderii dosarului.

30. Dosarul tehnic se constituie pentru fiecare bun imobil la formarea luiini1iali ca obiect de drept, la divizarea lui in doud sau mai multe bunuri imobile orila comasarea a dou6 sau mai multe bunuri imobile.

. 31. La constituirea dosarului tehnic pe copertd din fa15, se inscrie numdrulcadastral al bunului imobil, adresa bunului imobil qi data deschiderii dosaruluitehnic. Dosarele tehnice noi receplionate se indosariazd din uffna setului dedocumente existente, se numeroteazdin continuare qi se face inscriere pe copertadosarului: data, numdrul de file a dosarului tehnic gi se indicd semndtura, numele qiprenumele persoanei responsabile de recep{ie.

32. Dosarul cadastral se intocmeqte pentru fiecare bun imobil la inregistrarealui primard,,Ia divizarea lui in doud sau mai multe bunuri imobile ori la comasarea

a doud sau mai multe bunuri imobile. Dosarul cadastral contine documentelenecesare inregistrdrii in original sau copii.

La constituirea dosarului cadastral pe copertd din fa1p, se inscrie gumdrulcadastral al bunului imobil, adresa bunului imobil qi data deschiderii dosaruluicadastral. Documentele noi parvenite se indosariazd dupd documentele existente, desus in jos, se numeroteazd in continuare qi se face inscriere pe inventarul de pecoperti dosarului: datacredrii dosarului, numdrul de file a documentelor, semndtura,numele qi prenumele registratorului (persoanei responsabile) care a indosariatdocumentele.

33. Dosarul cadastral qi dosarul tehnic al bunului imobil poate fi plstratseparat sau impreund.

34. Registrul bunurilor imobile pe suport de hdrtie poate fi pistrat impreundcu dosarul cadastral. Filele Registrului bunurilor imobile pdstrat impreund cudosarul cadastral se lin separat de documentele ce confirmd drepturile: in acest caz,numerotarea filelor a dosarului cadastral se efectueazd consecutiv pe mdsuracompletdrii cu documente noi, iar numerotarea filelor Registrului bunurilorimobile se face separat.

35. in cadrul unui OCT modul de pdstrare a dosarelor (conform pct.33 qi 34 aprezentului Regulament) este unicd.

36. Proiectele de organizare a teritoriului qi alte materiale elaborate incadrul privatizdrii qi delimitdrii masive a terenurilor confin informa{iidespre terenurile identificate qi formate pe un teritoriu (unitateadministrativ-teritoriald, o parte din teritoriul unitafli administrativteritoriale, etc.). in acest caz, pe cotorul dosarului se va inscrie numdrulzonei cadastrale sau a sectorului cadastral (in dependenld de suprafalateritoriului pe care s-a executat lucrarea) iar inventarul de pe coperti dosaruluiva conline lista numerelor cadastrale a terenurilor incluse in dosarul respectiv.

37. Registrele bunurilor imobile qi dosarele cadastrale ale terenuriloragricole constituite in cadrul inregistrdrii primare masive pot fi cusute intr-omapd impreund in numdr p6nd la 50 de numere cadastrale. in acest caz pecotorul mapei se va inscrie numdrul sectorului cadastral qi numirulcadastral cel mai mic gi cel mai mare al bunurilor imobile incluse in map6.

38. In 'cazul efectudrii unor tranzacfii cu bunurile imobilenominalizate ?n p.37, a prezentului Regulament, documentele necesare seseparS intr-un dosar nou, se inregistreazd" in Sistemul informalionalautomatizat de evidenfd gi circula[ie a dosarelor, se aplicd un cod de barenou, iar in dosarul in care sau pdstrat anterior documentele se elimindnumdrul cadastral.

39. Fiecare dosar constituit pentru pdstrare conline urmdtoarele dateatributive obligatorii: numdrul cadastral (in collul stdng de sus al copertei),adresa bunului imobil (dupd caz), data credrii do.sarului, iar" dupiinregistrarea acestora in SIA de eviden[d a dosarelor pe copertd se aplicieticheta cu codul de bare unic.

40. Dupd implementarea, in oficiul cadastral teritorial a arhivei electronice gi

a documentului electronic, documentele vor fi constituite astfel:1) Dosarul tehnic electronic, dosarul cadastral electronic qi registrul

bunurilor imobile in format electronic se vor p5stra in arhiva electronicd in modulstabilit de i.S. "Cadastru";

2) Documentele (bu semndtura olografb) anexate la cerere,indiferent de tipul acestor documente (tehnice, juridice, inclusiv capitoleledin registrul bunurilor imobile, in cazul in care acestea au fost imprimate pesuport de hdrtie), vor fi plasate in mape, in ordine a prezentdiii setului dedocumente pentru arhivare. Cererea cu setul de documente ataqate se

inregistreazd, in sistemul informalional automatizat de eviden{6 gi circula{iea dosarelor qi poate fi gdsitd dupd numdrul cererii sau dupi numdrulcadastral;

,3) in cazril necesitdlii ataqdrii la arhiva electronicd a documentelor inafara cererilgenerate de sistemul informalional al cadastrului (inregistrarea masiva,hotdrdrile instanlei de judecatd, deciziile Registratorului, etc.) sistemul va genera oevidenld prin crearea unei cerere de sistem in care obligator se va indica numdrulcadastral, iar in canil lipsei numdrului cadastral, documentele vor fi ataqate dupdadresa bunului imobil solicitat, numele titularului de drepturi sau denumirii unitdliiadmini strativ-teritoriale.

Particularitdlile constituirii dosarelor pentru construcliile cu maimulte nivele in care se noteazd contractele de investilii sau tnscrierila nivel de tncdperi izolate41. In dosarul registrului bunurilor imobile a construcliilor cu mai multe

nivele in care se efectueazd notdri sau inscrieri la nivel de incdperi izolate, se

indosariazd ca prima fi15 fiqa notirilor in care se va indica numdrul inc6perilorizolate existente in construcfia menfionatd, care se completeazd conform proceduriistabilite. Pe coperta dosarului se va indica numdrul cadastral, adresa bunuluila care se referi registrul bunului imobil.

42. Registrul bunurilor imobile a construcliilor cu mai multe nivele va fitransmis cdtre arhivd pentru inregistrarea acestuia in modul stabilit in SIA deevidenld a dosarelor atribuindu-se un cod de bard separat gi se plaseazd lalocul permanent de pdstrare.

43. Documentele (contractul de investire, hotdr6rea instanlei de

judecatd) in temeiul cdrora se efectueazd rtotarea, asupra unorapartamente/incip eri izolate se vor indosaria in dosarul cadastral separat.

Pe coperta dosarului cadastral separat se va indica numdrul cadastral pdnd

la nivel de incdp ere izolat6, adresa bunului imobil la care se referi dosarul

cadastral cu indicarea numdrului incdperi izolate (e". aP.2, et. l, sau

subsol, incdpere a nr. 2-5 6).44. Dosarele respective se transmit in arhiv6, se inregistreazd in

modul stabilit in SIA de evidenld a dosarelor, atribuindu-se un cod de bard

separat qi se plaseazd la locul permanent de pdstrare.

VI. Evidenfa dosarelor in arhivi

45. Toatd documentafia cadastral5 depusd spre pistrare in arhivd se

inregistre azdinregistrul de evidenfd a dosarelor linut in format digitai prin SIA de

eviden{d a dosarelor.46. Fiecdrui dosar, dupb inregistrare in SIA de evidenfd a dosarelor i se

atribuie un cod de bare unic. Codul de bare unic conline informa{ia despre

tipul dosarului in conformitate cu modul de pdstrare a acestuia:

T - dosar tehnic;C - dosar cadastral;R - Registru bunului imobil;CT- dosar cadastral * dosar tehnic;TR- dosar tehnic+ Registru;CTR- dosar cadastral * tehnic+registru;CR - dosar cadastral * registru.

47. La inregistrarea dosarului in SIA de eviden[d a dosarelor se introduc

obligatoriu urmdtoarele date atributive: num6ru1 cadastral al bunului imobil, codul

BIT (pentru dosarele care nu an numere cadastrale), tipul dosarului, adresa bunului

imobil.48. Codul de bare al dosarului este ata1at la codul de bare a mapei in

care dosarul este plasat.

49. Registd de evidenld a dosarelor conline un minim de informafii necesare

pentru gSsirea dosarelor: numdrul incdperii din arhivd, numdrul qi nivelul stelajului

unde se pdstreazdmapa.

50. Registrul de evidenld a dosarelor poate fi generat ca raport din

SIA de eviden{d a dosarelor pe suport de hdrtie sau in format digital.

VII. Modul de amplasare a dosarelor in arhivi

--

51. in arhivd toatd documentaliape suport de hArtie se pistreazd in dulapuri

special amenajate sau pe stelaje, iar dosarele digitale se plaseazd in arhiva

electronicd. ,

52. Documentele care se pdstreazdinarhivd trebuie s5 fie constituite in modul

stabilit in capitolul V a prezentvlui Regulament, indosariate cu copette tan, cusute

qi numerotate se plaseazdin mape.

53. Ca regul6, mapele se amplaseazdpe rafturi pe zone cadastrale, in ordinea

crescdtoare a numerelor cadastrale (masive, sectoare, terenuri) de la st6nga la

dreapta. M'apele se amplaseazdpe verticald cu cotoruIin afard. Cu implementarea

SIA de evidenlE a dosarelor, doSarele se plaseazd la locul de p6strare conform

datelor care se conlin in codul de bare de pe mapd.

54. Documentalia privind inventarierea tehnicd a obiectelor de infrastructuri

tehnico-edilitard (apeductul, canalizarea, sistemele de alimentare cu gMq energie

termic6, electricd, etc.) se pdstreazd in mape separate pe fiecare obiect. Pe cotorul

mapei se indicd numdrul de inventar, denumirea obiectului qi codul de bare.

VIII. Procedura de eliberare qi restituire a dosarelor

55. Pentru a beneficia de serviciile arhivei, colaboratorii OCT sunt

inregistraJi in SIA de eviden{d a dosarelor ca utilizatoti.56. inregistrarea utilizatorului se efectueazd prin atribuirea parolei

personalizate cu statutul ,,activ" (dreptul de a solicita dosare din arhiv6) qi

a unui cod de bare unic, care servegte drept permis pentru ridicarea

dosarului din arhivS.57. inregistrarea utilizatorilor in SIA de evidenld a dosarelor se

efectueazd conform listei aprobate de administralia oficiului cadastral, in

baza ordinului de ang ajare in serviciu qi atribufiilor de serviciu. Dosarele

care se transmit altor institulii (organelor de judecatS, organelor de

urmdrire penal6,organelor procuraturii, etc.) se inregistreazd dup6

conducStorul filialei.. 58. Eliberarea dosarelor din arhivd se efectueazd strict prin SIA de

eviden!6 a dosarelor, prin metoda scandrii ,,Cererii" sau in baza,,Cererii

virtuale" (permisiDne aprobatd prin ordinul conducerii OCT).

59. Nu se permite eliberarea dosarului in baza ,,Cererii" expirate

(serviciul executat) sau a permisului nevalabil a utilizatorului sistemului.

60. Eliberarea dosarului din arhivS, se efectueazd de cdtre athivar

in prezen{a solicitantului, prin scanarea codului de bare prezentat personal

de cdtre solicitant.

61. Restituirea dosarului se efectueazd prin SIA de eviden{d a

dosarelor, ?n prezen{a persoanei care pred6 dosarele, prin scanarea codului

de bare de pe dosar.

62.La receplionarea dosarelor, responsabilul arhivei este obligat sd verificeprezen\a documentelor depuse qi starea lor, existenta inscrierii pe ultima paginda dosarului, a numdrului de pagini addugite, data, semnStura, numele qi

prenumele specialistului responsabil de completarea gi coaserea

documentelor.

63. Dosarul se plaseazd la locul permanent de pdstrare conform datelor din

SIA de eviden!5 a dosarelor in urrya scandrii codului de bare de pe mape.

64. Dosarele cadastrale, dosarele tehnice qi registrele bunurilorimobile pe suport de hdrtie, care qi-au pierdut valoarea in legbturd cu

formarea bunurilor imobile prin comasare, divizare sau stingerea bunuluiimobil vor conline pe copertd inscrisul "Stins", data qi semndtura persoanei

care a stins dosarul. in aceste cazuri in SIA de evidenfd a dosarelor,

arhivarul va schimbd statutul dosarului din ,,actiy" in "stins" cu pdstrarea

istoricului.65. Dosarele care confin inscrisul "stins" se pdstreazd in arhivd la locul

permanent de pdstrare sau pot fi re-inregistrate gi pdstrate intr-o mapd noud.

IX. Modul de arhivare a documentelor cind dosarele suntridicate de organele de drept

66. Eliberarea dosarelor in baza interpeldrilor, ordonan{elor de

ridicare, scrisorilor, petitiilor, demersurilor pentru perfectarea copiilor dindosare sau cu scopul transmiterii acestora in original instan{elor de

judecatS, organelor de urmdrire penald, organelor procuraturii qi organelorcu atribu{ii de control se efectueazd in conformitate cu art.118 qi art.126 dt

rJ.t

Codul'Ue procedurl penald nr.l22 din I 4.03.2003), art.6 qi art. 8 din Legeacadastrului bunurilor imobile nr.1543 din 25.02.98.

67. Scrisorile qi ordonan{ele de ridicare a dosarelor se inregistreazdin registru de evidenld a documentelor de intrare'a cancelariei, se vizeazdde cdtre administrafia OCT gi se transmit arhivei.

68. Eliberarea dosarului din arhivd cdtre organele de drept se

efectueazi prin SIA de evidenld a dosarelor, cu depunerea unei "cererivirtuale" din numele instanfei-solicitant.

69. Eliberarea dosarului instanfei-solicitante se efectueazd la

prezentarea ordonan{ei de ridicare gi a procesului verbal de ridicare(procuror, ofi1er de urmdrire penal6), solicfterii sau incheierii instantei de

L

judecatS, scanarea codului de bare atribuit instan{ei (eliberat de administra{iaOCT) qi inregistrarea in registrul de evidenld a dosarelor eliberate organelorde drept. Registrul de evidenfd a dosarelor eliberate organelor dq dreptcon{ine urmdtoarea inform{ie: data;i nr. inregistririi, denumirea instan{ei,numele, prenumele persoanei care a efectuat ridicarea, denumireadocumentelor in temeiul cdrora s-a efectuat ridicarea) date atributive despre

dosar (tipul dosarului, nr. cadastral, adresa bunului imobil, numdrul de file).70. in cazul solicitdrii copiilor din dosar (registrul bunurilor imobile,

dosarul cadastral, dosarul tehnic):1) acestea vor fi transmise specialistului responsabil, care

perfecta copiile, le va sigila, autentifica qi elibera conform pct. 68 a !,prezentului Regulament;

2) in oficiile cadastrale, in care este implementatd arhivaelectronicS, gi existi dosarul in format electronic (dosarul scarlat masiv qi

setul de documente parvenite in mod selectiv), specialistul responsabil vavizualiza dosarul, va imprima copiile acestor documente qi le va semna cusemndtura olografE . in cazul in care in arhiva electronicd nu existd dosarulin format electronic, sau o parte din documente aparfinute dosarului,specialistul responsabil le va scana, plasa in arhiva electronicd, va imprimacopiile acestor documente, le va semna cu semndtura olografb qi le vaelibera in modul stabilit.

71. in cazul solicitdrii registrului bunurilor imobile, dosaruluicadastral sau a dosarului tehnic in original:

1) acestea vor fi scanate sau creati copia xerox, iar in SIA de

eviden{d a dosarelor se va introduce men{iunea ,,copie dosar", "de la .. -p6nd la .. fiIe". Documentele pe suport de hdrtie xeroxate se va plasa inlocul dosarului eliberat, iar in cazul implementdrii arhivei electronice va ficreat dosarul electronic qi plasat in arhiva electronicd;

2) in oficiile cadastrale, in care este implementatd arhivaelectronicS, specialistul responsabil va examina confinutul dosaruluielectronic qi a pachetelor de documente elaborate la cereri, va crea cerere

virtual6 pentru ridicarea in original a dosarului pe suport de h6rtie gi asetului de documente aferent dosarului insd pistrate in diferite mape

conform alin. 2) al pct. 40 aI prezentului Regulament. Dosarul gi setul de

documente vor fi eliberate organelor de drept conform pct. 68 alprezentului Regulament. in cazul cdnd, la pachetul de documente elaboratela cerere va fi prezent qi capitolele din registrul bunurilor imobile,specialistul responsabil de eliberarea documentelor, va selecta toatecapitolele, le va aranja in ordinea cronologicd fiind cusute $i indosariate

intr-un dosar pentru a fi pred ate cdtre arhivd la pdstrare permanentd, in

modul stabilit de intreprinderea de Stat "Cadastru".72. in cazul in care, in OCT in care nu este implementatd "arhiva

electronic6, a parvenit o cerere de prestare a serviciului, dat dosarul

cadastral qi/sau dosarul tehnic sunt ridicate de organele de drept, OCT va

efectua urmdtoarele acfiuni :

l)arhivarul va informa registratorul sau inginerul cadastral care

presteazd serviciul, despre faptul ridicdrii dosarului de cdtre organele de

drept qi despre existenfa copiei dosarului (in formd scanatd sau xerocopie);

2)cererea qi documentel'b anexate se vor indosaria intr-o copertS

nouS pe care se va indica ".continuare" qi se va completa rubricile de pe

coperta dosarului: numdrul cadastral, numdrul de inventar (dupd caz),

adresa bunului imobil, data deschiderii dosarului;3)documentele indosariate se vor numerota, pe ultima file a

copertei se va indica numdrul filelor, data indosarierii, numele qi

prenumele persoanei responsabile ;4)dupd transmiterea dosarului nou format in arhiv6, arhivarul i-l va

inregistra in SIA de evidenld a dosarelor cu aplicarea unui cod de bate, ca

continuare a dosarului original.73. La restituirea dosarului original de cdtre instanlele de drept se va

proceda astfel:1)se va face inscrierea in registrul de evidenfd a dosarelor eliberate

organelor de drept despre restituirea dosarului original;2) in SIA de eviden{d a dosarelor se va scana codul de bare de pe

dosarul inilial, in prezenla persoanei care predd dosarul;

3)dosarul cu men{iunea ,,continuare,) se va indosaria la dosarul de

baz6, iar in SIA de evidenld a dosarelor se vor efectua modificdri prin

stingerea codului de bare atribuit dosarului ,,continuare";4)dosarul original se va plasa |a locul permanent de pdstrare.

X. Transmiterea dosarelor pe suport de hArtieintr-un oficiu in altul

74. in cazul in care OCT a stabilit cd conform amplasirii, bunul

imobil se afl6 in raza de acliune a altui OCT, iar in oficiul respectiv existiinscrieri in registrul bunurilor imobile, in baza de date grafrc6, in baza de

date ValueCad qi in arhiva oficiului sunt dosare referitoare la acest bun,

documentalia cadastraldvafi transmisd dintr-un oficiu in altul-

75. Conducdtorii oficiilor cadastrale teritoriale implicate in

" transmiterea - recepfia dosarelor vor nominaliza specialiqtii responsabili

(registrator, inginer cadastral, evaluator) pentru transmiterea - primireadocumentafiei cadastrale.

76. in scopul transmiterii documentaliei cadastrale dintr-un ofioiu inaltul, in OCT care transmite dosarele se vor intreprinde urmdtoarelemdsuri:

1)pentru transmiterea datelor din registrul bunurilor imobile,registratorul responsabil va imprima registrul cu toate inscrierile stinse qiactive, pe care obligatoriu se va indica data imprimirii acestuia, semndtura

Ei qtampila registratorului. Dupd imprimare, va radia inscrierile dinprogramul automatizat prin modulul de stingere;

2)pentru transmiterea ilosarelor din arhiv6, arhivarul va pregdtidosarele (va asigura ca acestea sd fie cusute, filele numerotate, etc.) gi vastinge codul de bare a dosarului din SIA de evidenfd a dosarelor, pentru atrece tTTlTT

lHffi?Jt"oi,u,.,or tehnice in rormat digitar (dacdexistd) qi transmiterea datelor grafice existente in baza de date graficd(dacd exist6) inginerul cadastral responsabil va:

a) forma mapa "Materiale existente" care va conline 2dosare: "Dosar tehnic" qi "Planul digital";

b) pregdti, in modul stabilit, dosarele digitale existente insistemul informa{ional;

c) pregdti datele grafice existente inbaza de date graficd";d) mapa "Materialele existente" cu inform alia pregdtitd se va

copia pe suport magnetic pentru a fr transmisd OCT, care receplioneazd,documenta[ia.

77. Dupd executarea tuturor procedurilor stabilite, care prevddtransmiterea dosarelor, OCT care transmite documenta[ia cadastrald vaintocmi actul de predare-primire (2 exemplare), semnat de qeful sauregistratorul-qef al OCT, in care se va enumera desfrqurat docum entaliacadastrald transmis5, conform anexei 1. La act se va anexa toatedocurhentele enumerate qi va fi transmis OCT, care recepfioneazddocumen talia cadastralS.

78. Dupi executarea tuturor procedurilor stabilite pentru OCT careprimegte dosarele, arhivarul va inregistra dosarele pe suport de hdrtie insistemul de evidenld a dosarelor gi aplica codul de bare nou pe dosarelerecepfionate.

Xf. Inventarierea dosarelor pistrate in arhivi

79. Anual, precum qi in cazul suplinirii funcliei de qef (responsabil) de

alhivd, se procedeazd la inventarierea dosarelor cadastrale pentru a verificaprezenla gi completivitatea dosarelor aflate in arhiv6.

80. Inventarierea dosarelor pdstrate in arhivd se efectueazd in modulstabilit de intreprinderea de Stat "Cadastru".

81. Dupd ftnalizarea inventarierii prin SIA de evidenli a dosarelor se vaintocmi:

1) raportul privind disponibilul de dosare pistrate in arhivd (in formatelectronic);

2) raportul privind dosarele pierdute sau deteriorate, care se imprimd qi

se prezintd conducerii oficiului-cadastral teritorial pentru examinare qi primireadeciziei de restabilire a acestora;

3)raportul privind dosarele ridicate de organele de drept. Responsabilulde arhivd va solicita printr-un demers oficial restituirea dosarelor transmise sau

ridicate de cdtre ace;tia, la care a expirat termenul de ridicare mai mult de 6 luni.82. La finele fiecdrui trimestru, arhivarul va intocmi prin SIA de

evidenlE a dosarelor raportul despre dosarele noi inregistrate in perioada de

raportare , care se pdstre azd in format electronic.

XII. Restabilirea actelor din dosar pi a dosarelor pierdute saudeterioratl

83. in cazurile de pierdere sau deteriorare a actelor de drept sau a altor ac/te

din dosarul cadastral sau dosarul tehnic, persoana care a depistat acest fapt sau care

a fost inqtiinlatd despre pierderea sau deteriorarea actelor trebuie sd informeze inscris despre acest fapt, administrafia OCT, in decursul unei zile lucrdtoare.

84. Administralia OCT urmeazd, sd deseneze, prin ordin, persoana

responsabilS (in persoana colaboratorului care a pierdut sau deteriorat actele, iardaci nu este posibil de stabilit cine a pierdut sau deteriorat, altd persoand -registratorul, inginerul cadastral, in caz de necesitate) pentru intreprindereamdsurilor in vederea restabilirii lor.

85. in canil necesitdlii restabilirii actelor de drept autentificate notaial,depuse de cdtre solicitant pentru inregistrarea drepturilor asupra bunurilor imobile,persoana responsabild din cadrul OCT sau a Aparatului Central, urmeazd, sd

intreprindd urmdtoarele acliuni:1) va da un anun! in Monitorul Oficial despre faptul pierderii

originalului actului de drept;

2) va solicita titularul de drept sau reprezentarfiul legal al acestuia de a

se adresa la notarul care a autentificat actul de drept in vederea eliberdrii

duplicatului de pe documentul pierdut sau deteriorat; ,

3) va indosaria duplicatul de pe documentul pierdut in coperta dosarului

cadastral.

86. in carul necesitSlii restabilirii actelor de drept emise de cdtre autoritdlile

publice, depuse de cdtre solicitant pentru inregistrarea drepturilor asupra bunurilor

imobile, persoana responsabild din cadrul OCT, urmeazd sd intreprindd urmdtoarele

acliuni:1) va da un anun! in Monitorul Oficial despre faptul pierderii

originalului actului de drept (ex. procesul verbal de receplie finald, titlul de

autentificare a dreptului defindtorului de teren);

2) va face un demers oficial cdtre autoritatea eminentd a actului, in

vederea perfectdrii qi eliberirii unui duplicat al actului pierdut sau deteribrat;

3) va indosaria duplicatul actului pierdut in coperta dosarului cadastral.

87. in canil necesitdlii restabilirii actelor din dosarul cadastral, se va purcede

la restabilfuea a actelor care confirmd drepturile active, nu qi cele stinse. Astfel,

persoana re spons abilb va intreprinde urmStoarele acliuni :

1) va conlucra cu titularul de drepturi asupra bunului imobil, in vederea

solicitdrii tuturor actelor care confirmd drepturile pe care le deline aceqtia, pentru

fotocopierea lor;2) va aplica menfiunea "copia corespunde cu originalul" sau "copia

corespunde cu actul prezentat" pe fiecare fild fotocopiatd;

3) va indosaria toate actele fotocopiate in coperta dosarului cadastral.

88. in cazul pierderii sau deteriordrii filelor registrului bunurilor imobile,

registratorul imputernicit va imprima registrul bunurilor imobile, cu semndtura

ulterioard a acestuia, aplicarea qtampilei gi indosarierea filelor registrului in coperta

dosarului.

89. in cazul necesitSlii restabilirii actelor din dosarul tehnic, va ft restabilitd

doar documentalia tehnicd a bunurilor imobile active, care existd la momentul

restabilirii. Astfel, inginerul cadastral responsabil va intreprinde urmdtoarele

acliuni:

1) va analizaregistrul bunurilor imobile;

2) va analizamapele respective de pe serverul OCT;

3) va conlucra cu titularul de drepturi in vederea solicitdrii

documentaliei tehnice de care dispun aceqtia pentru fotocopierea 1or. in cazul in

care titularii de drepturi nu dispun de careva documenta{ie tehnic6, inginerul

cadastral, cu acordul proprietarului, va efectua lucrdri cadastrale cu inspectarea in

tegen;

4) va intocmi documenta{ia tehnicd necesari in vederea reconstituiriidosarului tehnic;

5) va indosaria in tartajul (coperta) dosarului tehnic cel pulinurmdtoarea documentatie tehnicd:

a) actul de stabilire a hotarului;b) planul geometric;

c) componentele clddirii;d) planul de nivel;e) fiqa rezultatelor lucrdrii cadastrale la nivel de clddire.

90. itt cazul constatdrii, de 'cdtre arhivarul din cadrul OCT, a faptuluinerestituirii din partea organelbr imputernicite, mai mult de 6 luni, a dosarelorridicate sau transmise acestora, persoana imputernicitd urmeazd sd intreprinddurmdtoarele acliuni:

1) va solicita printr-un demers oficial restituirea dosareloi transmise sau

ridicate de citre aceqtia;

2) in cazul primirii rdspunsului care confirmd faptul pierderii sau

deteriordrii actelor sau dosarelor, urmeazd a fi intreprinse mdsuri in vederearestabilirii acestora;

3) despre pierderea dosarului se va inqtiin{a in scris organul ierarhicsuperior sau cel ce executd controlul asupra organului care apierdut dosarul.

91. Dupd finisarea tuturor lucrdrilor de restabilire qi reconstituire a dosarelor,pe coperta acestora se va face menliunea "Registnr/dosar reconstituit", datareconstituirii. Dosarul reconstituit se va inregistra in SIA de evidenli a dosarelor, iarcel pierdut se va radia din SIA de evidenld a dosarelor.

92. Cheltuielile in procesul de restabilire a actelor de drept pierdute sau

deteriorate, precum qi dupd caz, pentru restabilirea in intregime a dosarelor vor fisuportate de intreprinderea de Stat "Cadastru".in cantl stabilirii vinovdliei pierderiisau deteriordrii dosarului de cdtre colaboratorii din cadrul intreprinderii, mdrimeacheltuielilor suportate in procesul restabilirii vor fi compensate de cdtre aceqtea.

Act

ft primire- primire

Rtn prer*ntul ae 0CT--------------- , filala i.$. *ftdnsru" transinilt , iar 0eT----------

Sliffla i.$..Cd$tru'prir*q:* urm*tsa:ea dorume*t*1ie {ed&$trdA r*rito*n la bunrl imobil situat in

u*umftulrudastral

ffufrCIiltffi,sd?$d$*inrfuifin*dJ l

1. tr)*lmp* *uprt de hfilic:

a| S,ryistnul hrnurilor irn*bilt - t*ur*lrul de file Xi grih-codul ds*an*uii;

b) Sormlcad*rral*{mr*nhld* $hryigtrilw{dd dc*arullri} .

*} Somn* de inve*nu{er* t*ni$ " {numiml & Stt $ $rih-uCIdul dowului}.

X" {nfonn*1iepffpafiffigse{i6r :

al Dosutehnic;

bl Plan digttal.

Tstds{ eanfirm{r$ & dar*le din regisul bunnriler imnhik au lbst mdiate din baza de dtte

artnma&at{ I*galCed sl$C?****l* dat* dr-. :

$xde gralim existenls i$ bsre d* dxte pfi$ au fust sdrivttt pentru S$tr$$ irtoriei ls detr

de

ddfr

Sffiegl*ntonf*f

slS{T

StrRrgktrntor4tf

*I*ff '