1

Metoda Spaţiului Deschis

Metoda Spaţiului Deschis (Open Space Technology (OST)) reprezintă o abordare pentru hosting (găzduirea de) întruniri, conferences (conferinţe), evenimente corporative, symposiums (simpozioane), şi evenimente de întruniri comunitare, axate pe un scop sau sarcină specifică, dar care încep fără o agendă formală, dincolo de scopul sau tema principală.

Auto-organizarea

Având o capacitate înaltă de deschidere şi adaptabilitate, OST a fost aplicată în şedinţe cu un număr de participanţi de la 5 la 2,100 persoane. Abordarea este caracterizată de câteva mecanisme de bază:

1. invitaţie deschisă şi extinsă, în care este descris scopul întrunirii; 2. scaunele participanţilor aranjate în formă de cerc; 3. panou informaţional „bulletin board" cu subiecte şi oportunităţi postat de participanţi; 4. o „piaţă” cu multe spaţii separate, prin care participanţii se mişcă liber, învăţând şi

contribuind pe măsură ce aceştia „cumpără” informaţie şi idei; 5. un model de flux de tip „respiraţie" sau „pulsaţie" între plenary (şedinţa plenară) şi grupul

mic breakout sessions (sesiunile individuale, separate).

Abordarea dată se deosebeşte cel mai mult prin lipsa la început a unei agende, ceea ce le oferă participanţilor la întrunire posibilitatea de a-şi elabora propria agendă, în primele 30-90 minute ale întrunirii sau evenimentului. În mod tipic, o întrunire gen „Spaţiu Deschis” va începe cu o prezentare pe scurt de către iniţiator (liderul oficial sau recunoscut al grupului) şi de obicei va avea un singur moderator. Iniţiatorul prezintă scopul întrunirii; moderatorul explică procesul de „auto-organizare,” numit „spaţiul deschis.” După care grupul creează o agendă de lucru: participanţii îşi postează subiectele în stil panou informativ. Fiecare „convocator” individual al unei sesiuni individuale, separate, îşi asumă responsabilitatea de a enunţa subiectului, de a-l posta pe panoul informativ, de a-i desemna un spaţiu şi oră pentru discutare, apoi la momentul cuvenit se prezintă la locul respectiv, lansând conversaţia şi luând notiţe. Aceste notiţe sunt de obicei compilate într-un document de proceduri, care este distribuit în format printat sau electronic tuturor participanţilor. Uneori, una sau mai multe abordări suplimentare sunt utilizate pentru a pune notiţele în ordine, a desemna priorităţile şi a identifica acţiunile ce urmează a fi întreprinse. Pe tot parcursul procesului, moderatorul ideal este descris ca fiind „absolut prezent şi total invizibil”, el fiind acolo mai degrabă pentru auto-organizarea participanţilor, decât pentru gestionarea sau direcţionarea conversaţiilor.

Sute de întruniri în stilul Spaţiului Deschis au fost documentate. Harrison Owen explică că această abordare funcţionează cel mai bine atunci când sunt prezente aceste condiţii, şi anume, nivelurile înalte de

1. complexitate, în sensul sarcinilor a fi îndeplinite sau a rezultatelor a fi realizate; 2. diversitate, în sensul oamenilor implicaţi şi/sau necesari pentru a asigura funcţionarea

soluţiilor; 3. conflict, real sau potenţial, în sensul că oamenilor cu adevărat le pasă de problema sau

scopul central; şi 4. urgenţa, însemnând că timpul de acţionare a fost „ieri”.

Potrivit lui Owen, autorul termenului şi a abordării, Spaţiul Deschis funcţionează deoarece valorifică şi recunoaşte puterea auto-organizării, care, după el, este substanţial aliniată la cel mai profund proces al vieţii însăşi, după cum este descris de complexity science (ştiinţa complexităţii), precum şi de învăţăturile spiritual antice.

2

Rezultate

Sunt mai multe rezultate dorite de la un eveniment în formatul Spaţiului Deschis.

1. Subiectele care sunt cele mai importante pentru oameni vor fi discutate. 2. Subiectele ridicate vor fi abordate de participanţii cu cea mai bună capacitate de a

întreprinde ceva în privinţa lor. 3. Toate cele mai importante idei, recomandări, discuţii şi următorii paşi vor fi documentate

într-un raport. 4. Dacă timpul permite, conţinutul raportului va fi stabilit după priorităţi de către grup. 5. Participanţii se vor simţi implicaţi şi entuziasmaţi de proces.

Condiţiile iniţiale ideale

Conform metodei Spaţiului Deschis: Ghidul Utilizatorului şi alte cărţi de Harrison Owen, metoda Spaţiului Deschis funcţionează cel mai bine atunci când sunt prezente următoarele condiţii:

1. Un subiect real de îngrijorare, care merită a fi discutat. 2. Un nivel înalt de complexitate, astfel încât o persoană singură sau un grup mic nu poate pe

deplin să înţeleagă sau să soluţioneze problema. 3. Un nivel înalt de diversitate, din punct de vedere al abilităţilor şi persoanelor necesare a fi

implicate pentru o soluţie de succes 4. Conflict real sau potenţial, care presupune că oamenilor cu adevărat le pasă de problemă 5. Un nivel înalt de urgenţă, însemnând că timpul pentru decizii şi acţiune a fost „ieri”

În continuare, el explică când noi nu suntem gata pentru a recurge la metoda Spaţiului Deschis din punct de vedere al acestor condiţii. Când suntem:

1. fără o problemă reală, nimănui nu-i pasă. 2. fără complexitate, nu există motiv adevărat pentru a desfăşura întrunirea (rezolvaţi-o!). 3. fără diversitate nu există o bogăţie suficientă a punctelor de vedere pentru realizarea

soluţiilor noi. 4. fără pasiune şi conflict – nu există esenţa (sucul) care să mişte lucrurile. 5. fără un sentiment real de urgenţă.

În continuare, recunoaşterea acestor condiţii de către conducere de obicei implică un anumit nivel de libertate a controlului şi de deschidere a invitaţiei. În diferite moduri şi în diverse niveluri, liderii care convoacă întruniri de genul Spaţiului Deschis recunosc că ei, personal, nu deţin „răspunsul” la indiferent de cât de complex, urgent şi important este problema/problemele ce trebuie abordate şi ei lansează apelul (invitaţia) către oricine din organizaţie sau comunitate căruia îi pasă suficient de mult pentru a participa la întrunire şi pentru a încerca să creeze o soluţie.

Întru-un text diferit el vorbeşte despre precondiţiile pentru spaţiul deschis

Precondiţiile esenţiale sunt următoarele:

1. Un mediu neutru relativ sigur. 2. Niveluri înalte de diversitate şi complexitate din punct de vedere al elementelor ce urmează

a fi auto-organizate. 3. Condiţii de viaţă la marginea haosului. Nimic nu se va întâmpla dacă nimic nu se mişcă. 4. Un imbold lăuntric spre îmbunătăţire, de exemplu, atomul de carbon doreşte să se

alipească de alţi atomi pentru a deveni o moleculă. 5. Diminuarea conexiunilor.

3

Kaufmann sugerează că auto-organizarea se va produce doar dacă există puţine legături anterioare între elemente, el chiar spune, nu mai mult de două. În principiu, pare să aibă sens. Cum poate auto-organizarea să aibă loc dacă totul este conectat din timp?

Procesul tipic de întrunire

La începutul unui eveniment prin metoda spaţiului deschis, participanţii stau aşezaţi în cerc, sau în cercuri concentrice, în cazul grupurilor mari (de la 300 la 2000 persoane şi mai mult).

Moderatorul salută participanţii şi precizează încă o dată pe scurt tema întrunirii, fără a se lansa în discursuri lungi. Apoi moderatorul invită toţi participanţii să petreacă următoarele zece minute, să zicem, meditând şi identificând probleme sau oportunităţi care pot fi asociate temei propuse. Când moderatorul anunţă că timpul a expirat, orice participant care doreşte să abordeze un subiect vine în centrul cercului, face o descriere scurtă (de obicei, până la 7 cuvinte) pe o foaie de hârtie şi o anunţă grupului. Persoana care a enunţat problema sau oportunitatea dată postează apoi foaia de hârtie în zona spaţiului dedicat agendei. Dacă întrunirea se desfăşoară într-o încăpere, acel spaţiu deseori este un perete pe care sunt indicate intervalele de timp şi locaţiile întrunirilor pre-determinate. Acel perete devine agenda întrunirii.

De asemenea, moderatorul explică că oricine din cerc/cercuri poate chema la discutarea unui subiect urmând aceşti paşi. Totuşi, dacă cineva postează un subiect, de la participanţi se aşteaptă să aibă pasiunea de a fi suficient de responsabil pentru a începe discutarea lui. Acea persoană trebuie să se asigure de elaborarea şi postarea unui raport al discuţiei (deseori, aceste rapoarte sunt plasate pe un alt perete alocat pentru acest scop), astfel încât orice participant să poată avea acces la conţinutul discuţiei în orice moment pe durata evenimentului. În funcţie de dimensiunea întrunirilor şi de dorinţele participanţilor, persoana care anunţă subiectul mai poate şi dactilografia procedurile direct pe laptop, astfel încât acestea să poată fi partajate în format electronic după încheierea conferinţei, sau cineva din cadrul discuţiei în grup se poate oferi pentru a îndeplini sarcina dacă. Unica limită a numărului de subiecte care sunt postate este reprezentată de numărul de persoane care-şi asumă responsabilitatea pentru un subiect pus în discuţie.

Când toate subiectele au fost identificate şi postate, participanţii se înscriu în grupul la care doresc să se alăture şi participă la aceste sesiuni individuale. Aceste sesiuni de obicei durează o oră şi jumătate; întreaga întrunire durează de obicei de la o jumătate de zi până la două zile. Deschiderea şi crearea agendei durează cam o oră, chiar şi în cazul unui grup foarte mare. Au fost cazuri când doar un singur anunţător de problemă s-a prezentat la sesiunea de discutare a acesteia. În acest caz, persoana respectivă are mai multe opţiuni: să utilizeze sesiunea dată ca timp liber şi să se gândească asupra problemei şi să-şi înregistreze gândurile ca contribuţie la proceduri; să se alăture unui alt lider de discuţii pe un subiect similar sau legat de al său şi să vadă dacă participanţii sunt deschişi pentru a uni subiectele; sau să renunţe la subiectul său (apoi persoana pur şi simplu indică pe foaia unde iniţial a propus subiectul său cum a rezolvat problema legată de faptul că nimeni nu s-a prezentat la sesiunea sa de discuţii).

După deschidere şi crearea agendei, grupurile individuale merg să lucreze. Participanţii organizează fiecare sesiune din mers, cu alte cuvinte, sunt liberi să decidă la care sesiune să se alăture, şi au voie să treacă la altă sesiune în orice moment. Aceasta susţine diferite stiluri de participare, deoarece multor oameni le place mai întâi să încerce apoi să ia decizia, alţii pot prefera să se alăture sesiunilor celor mai productive, în timp ce a treia categorie alţii speră să stabilească o discuţie pe marginea unui subiect. Crearea de reţele poate apărea înainte, pe parcurs, după şi în mijlocul şedinţelor faţă-în-faţă, astfel încât discuţiile pot continua fără întrerupere. Toate rapoartele cu privire la discuţii sunt compilate într-un document la faţa locului şi sunt expediate participanţilor, ne-redactat, imediat după încheiere.

În acest mod, Metoda Spaţiului Deschid începe fără o agendă pre-determinată, însă lucrul în cadrul evenimentului este ghidat de o „temă” sau „scop” sau „invitaţie”, argumentată cu grijă de către lideri, înaintea întrunirii. Organizatorii schiţează din timp un program al orelor şi spaţiilor

4

dedicate pentru pauze. Combinarea unui scop clar şi a posibilităţilor ample de pauză susţine direct procesul de auto-organizare de către participanţii la întrunire însuşi. După prezentarea de deschidere, moderatorul de obicei rămâne mai mult în spate, fără a exercita careva control/influenţă asupra conţinutului şedinţei sau participanţi, deşi are posibilitatea de a activa în calitate de sursă, cum ar fi acordarea de suport în compilarea oricărui tip de documente care este produs de participanţi. Moderatorul „deţine spaţiul", asigurându-se de faptul că acest spaţiu este sigur pentru deschidere şi creativitate.

Grupurile mici pot crea agende cu doar câteva subiecte. Grupurile foarte mari pot genera şi până la 234 de sesiuni desfăşurate în paralel pe parcursul unei zile, iar întrunirile mai îndelungate pot stabili priorităţile şi crea grupuri de lucru pentru a continua discuţiile.

Principiile directoare şi o lege

În Ghidul său pentru Utilizatori, Harrison Owen a descris „principiile” şi „o lege” care de obicei sunt citate şi explicate pe scurt în timpul declaraţiei introductive a unei întrunirii gen Spaţiu Deschis. Aceste explicaţii mai degrabă descriu decât controlează procesul întrunirii. Principiile şi explicaţiile lui Owen sunt următoarele:

1. Oricine vin, vine şi este [sic] persoana potrivită ...le reaminteşte participanţilor că aceştia nu au nevoie de Directorul Executiv şi de 100 persoane pentru a realiza ceva, este doar nevoie de persoane cărora le pasă. Şi, libere de direcţiile şi controlul exercitat în cadrul unei întruniri tradiţionale, persoanele se prezintă la diverse sesiuni individuale din cadrul unei întruniri desfăşurată după metoda Spaţiului Liber.

2. Oricând nu s-ar începe, anume atunci este momentul potrivit …le reaminteşte participanţilor că „spiritul şi creativitatea nu funcţionează după ceas”.

3. Oriunde nu s-ar desfăşura, anume acela este locul potrivit …le reaminteşte participanţilor că spaţiul se deschide oriunde, oricând. Vă rog să fiţi conştient şi pregătit. – Tahrir Square este un exemplu celebru.

4. Ceea ce trebuie să se întâmple, se va întâmpla …le reaminteşte participanţilor că odată ce s-a produs, s-a făcut ceva, nici o agitaţie, tânguială sau negociere nu poate schimba situaţia. Mergi înainte.

5. Când s-a terminat, s-a terminat – le reaminteşte participanţilor că niciodată nu putem şti cât de mult va dura soluţionarea unei probleme, odată ce aceasta este ridicată, dar odată ce subiectul, lucrul, sau conversaţia s-a încheiat, treceţi la următorul lucru. Nu mai lucraţi doar pentru ca mai sunt 30 minute până la sfârşitul sesiunii. Faceţi lucrul, nu timpul.

Legea celor două picioare

Owen îşi explică „Legea”, numită „Legea celor două picioare” sau „legea mobilităţii”, după cum urmează:

Dacă în orice moment al discuţiei, cineva se simte în situaţia când nici nu învaţă, nici nu contribuie, persoana dată este liberă să-şi utilizeze picioarele pentru a pleca la o altă discuţie.

Astfel, toţi participanţii au atât dreptul, cât şi responsabilitatea de a utiliza la maxim posibilitatea de a învăţa şi contribui, ceea ce, conform Legii, doar ei înşişi pot controla şi judeca. Când participanţii pierd interesul şi se plictisesc în timpul unei sesiuni, sau au realizat şi au partajat cu ceilalţi participanţi tot de ce au fost în stare, sarcina lor este de a merge înainte, sau măcar din „politeţe”, aceştia trebuie să plece şi să se ocupe de altceva. În termeni practici, Owen explică că Legea celor două picioare spune: „Nu irosi timpul!”

Sursa: Wikipedia, enciclopedia liberă - http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology Traducere: Hilfswerk Austria International în Moldova