Negociatorul si echipa de negociere

1. Negocierea este un fenomen social, un process organizat, adică un ansamblu de iniţiatice, contacte, discuţii care se realizează între partenerii comerciali în conformitate cu în conformitate cu normele uniforme de drept comercial, cu regulile şi uzanţele afacerilor , cu reglementările legale pertinente.

2. Negocierea este un process de adaptare, de armonizare a intereselor distincte ale partenerilor pentru atingerea obiectivului comun: realizarea acordului de voinţă privind încheierea unei afaceri.

3. Negocierea presupune comunicare, deci şi o cunoaştere în profunzime a comportamentului uman. Negocirea porneşte de la faptul că fiecare parte are nevoi directe şi indirecte pe care vrea să şi le satisfacă , lucru posibil prin intermediul comunicării.

Pentru uşurinţa comunicării, primul lucru pe care trebuie să îl faci este să,câştigi bunăvoinţa partenerului tău. În acest sens, în afacerile comerciale există o tendinţă puternică din partea vânzătorilor să dea fără a primi ceva în schimb. Dacă-l întrebi de ce el va răspunde că a câştigat bunăvoinţă. În orice tranzacţie de afaceri, fiecare parte trebuie să câştige, să aibă un avantaj mai mare sau mai mic, în funcţie de pregătirea şi abilitatea echipei de negociere. Avantajul reciproc nu presupune ca avantajul unei părţi să fie egal cu al celeilalte părţi , lucru aproape imposibil de comensurat, ci ca fiecare parte să aibă de câştigat de pe urma afacerii încheiate. Tendinţa şi obiectivul fiecărui partener fiind îndreptate către obţinerea profitului maximal , se ajunge în final, printr-un compromis la o înţelegere care asigură avantajul reciproc. În cadrul conceptului de negociere întîlnim o serie de noţiuni şi anume: interesul-manifestarea unor necesităţi ale participanţilor, poziţia de negociere- totalitatea intereselor uneia din părţi, poziţia reală-cuprinde obiectivele pe care o parte urmăreşte să le atingă pentru satisfacerea poziţiilor sale, poziţia declarată iniţial se deosebeşte de cea reală prin faptul că fiecare parte doreşte să-şi creeze un avantaj, spaţiu de negociere-presupune exagerarea într-o anumită măsură a intereselor proprii. Interesele ne trebuie confundate cu pozitiile. Interesele sunt aspiratii şi nevoi care furnizeaza motivatia fundamentală pentru negociere. Poziţiile sunt adoptate pentru a promova interesele lor.

Puterea de negociere este formată din totalitatea mijloacelor pe care negociatorul le foloseşte pentru obţinerea unei soluţii convenite cât mai aproape de poziţia proprie de negociere. Negocierea presupune 4 etape:prenegociereanegocierea propriu-zisăpostnegociereaprotonegocierea.

Personalitatea psihologică a negociatoruluiUn există doi negociatori identici în ceea ce priveşte stilul de negociere.Personalitate individului este formată din interacţiunea diferitelor aptitudini şi trăsături psiho-sociologice ereditare, modelate de mediul social şi în procesul educativ. Orice individ are o anumită personalitate. Pentru a deveni negociator, el trebuie să dobândească o a doua personalitate, clădită pe fundalul primei personalităţi. În noţiunea de aptitudini ale individului intră inteligenţa, memoria gândirea, imaginaţia, observarea, atenţia. Toate aceste aptitudini sunt ereditare şi pot fi îmbogăţite prin educare. În acest sens, se va pune accent pe cultivarea elasticităţii de gândire, a prezenţei de spirit, a cooperării. Calitatea de negociator poate fi atribuită specialiştilor cu o pregătire profesională temeinică care şi-au modelat caracterul, afectivitatea şi temperamentul. Afectivitatea se defineşte prin: emoţie, sentimente. Atitudinile sunt mai adânci decât opiniile, emoţiile mai adănci decât ideile, tendinţele instinctive mai adânci decât obişnuinţele, incoştientul mai adânc decât conştientul. Temperamentul se referă la: rapiditate în luarea deciziei, flexibilitate, tenacitate, emotivitate, nervozitate. Se cunosc 4 tipuri de temperament: coleric, sanguin, melancolic şi flegmatic.Colericul se caracterizează printr-o mare sensibilitate, sociabilitate, viteză de reacţie şi printr-o capacitate de argumente şi compromis, prin gesturi vii şi mimici, printr-o dispoziţie predominantă de irascibilitte şi prin decizii pripite.Sanguinul se caracterizează prin sociabilitate, forţă de argumentare, viteză de reacţie, tendinţă spre compromis, optimism.Melancolicul se caracterizează printr-o mare sensibilitate la stimuli, forţă de reacţie, tendinţă spre compromis, mică viteză de reacţie şi forţă de argumentare, gesturi şi mimici şterse, sociabilitate redusă, decizii lente, ezitante, dispoziţie spre tristeţe.

Flegmaticul se caracterizează prin forţă mare de argumentare, lentă sensibilitate la stimuli, viteză de reacţie, tendinţă spre compromis, decizii lente, gesturi reţinute, dispoziţie predominantă de apatie. Temperamentul cel mai potrivit negociatorului ideal este cel caracterizat prin calm, răbdare, control, stăpânire de sine, participare activă şi constructivă. În procesul educaţiei se are în vedere ca temperamentul hiperestezic (definit prin nervozitate şi iritabilitate) să fie modelat în directia stăpânirii de sine, iar cel anestezic (definit prin lenevie, apatie) în directia participarii, spiritului de muncă. Este mai uşor prin educaţie să înfrânezi pornirile decât să trezeşti adormirile.Negociatorul complet trebuie sa aibă o minte rapidă şi răbdare nelimitată, să ştie cum să disimuleze fără a fi un mincinos, să inspitre încredere fără a se încrede în ceilalţi, să fie modest dar să ştie să dea din coate, să fie fermecator faţă de alţii fără a ceda la farmecul lor, să posede o grămadă de bani...Pregătirea negocieriiCheia unei negocieri reuşite este pregătirea. Întrunirile tind să eşueze în proporţie directă cu timpul petrecut în şedinte şi în proporţie inversă cu timpul cheltuit în pregătire. În mod ironic, faci o întrunire mai scurtă pregătind-o mai mult.Echipa de negociereEchipa, in totalitatea sa, se constituie din timp, parcurgand perioade de informare şi documentare, ca o echipă cu acelaeşi interese , creându-se posibilităţile de cunoaştere şi apreciere....Reuşita unei ecipe de negociere depinde în mare măsură de capacitatea individuală a fiecarui membru cât mai ales de felul în care ei funcţioneaza împreună. După constituire, echipei i se fixează atribuţiile de îndeplinit din momentul constituirii ei şi până în momentul prezentării raportului de finalizare a acţiunii încredinţate. Printre aceste atribuţii menţionăm:participarea la elaborarea mandatului de negociere,elaborarea materialului documentar tehnic şi comercial, fixarea legăturilor de comunicaţie, elaborarea planului de negociere, simularea procesului de negociere, elaborarea şi lansarea ofertei sau a cererii de ofertă, participarea la dezbateri la data şi locul fixat.

Partenerul de negocierePregătirea negocierii se realizează sub semnul devizei ,,cunoaşte-te pe tine însuţi şi partenerul de negociere’’. Acest lucru a fost sintetizat cel mai bine

de un om de afaceri brazilian care fiind întrebat de ce negocierile demarează atât de greu în America de Sud, a răspuns: ,,Nu negociem cu străinii. Până când nu cunoaştem persoana, este neindicat să discutăm chestiuni de substanţă’’. În prosesul culegerii de informaţii despre partenerul de negociere se are în vedere situaţia partenerului şi poziţia partenerului de negociere. Situaţia partenerului de negociere are în vedere firma cu care se negociază şi persoanele cu care se negociază. Legat de firmă ne interesesează următoarele aspecte: cifra de afaceri, număr de salaraiţi, capitalul social, forma juridică de organizare şi structura organizatorică internă, bonitatea şi solvabilitatea firmei, grupurile sau persoanele care o controlează, poziţia pe piaţa şi raporturile cu alte firme şi concurenţa, politica de investiţii, volumul vănzărilor şi repartizarea pe clienţi sau furnizori, strategiile marketing utilizate, practici şi uzanţe în relaţiile cu partenerii străini, istoricul relaţiilor reciproce. Legat de persoanele cu care se negociază se are în vedere: ce poziţie au în cadrul firmei, care este gradul de pregătire al acestora, ce putere de decizie au, particularităţi ale personalităţii (caracter, temperament, erudiţie, inteligenţă, pasiuni, comportament în negocieri anterioare).Poziţia de negociere a partenerului. Cunoaşterea partenerului se realizează în deplinătate la masa tratativelor în procesul schimbului reciproc de informaţii. Învercaţi că căpătaţi un sentiment pentru partener. Este răbdător, liniştit sau nervos? Este intovertit şi greu de tras de limbă sau extravertit şi greu de controlat? Se exprimă bine sau nu? De asemenea, trebuie consumat timp pentru a încerca găsirea motivelor ascunse ale partenerului. Ce va putea căştiga sau pierde în afacerea lui cu tine? Este disperat să ajungă la înţelegere sau îi pasă mai puţin de acest lucru? Ce folos va avea la sfărşitul înţelegerii?Pe măsura negocierii creşte dorinţa cunoaşterii reacţiilor partenerului tău. (mesaje verbale şi nonverbale). Pentru cunoaşterea personalităţii partenerului pot fi utilizate metode psihologice printre care: raţionalizarea, proiecţia, dizlocarea , imaginea despre sine. Prin raţionalizare se înţelege măsura în care oponentul încearcă să reconstruiască evenimentele şi acţiunile astfel încît să îi fie favorabile, depistându-se tendinţa spre lăudăroşenie sau modestie. Prin proiecţie se urmăreşte în ce măsură partenerul atribuie propriile defecte partenerilor săi. Prin dizlocare se apreciază în ce măsură partenerul dă vina pe alte persoane, acest lucru constituind veşnica nemulţumire de neîmplinire a lăcomiei care îl caracterizează. Prin imaginea despre sine se urmăreşte în ce măsură

deciziile şi acţiunile individului au drept obiectiv protejarea sau corectarea imaginii despre sine. Una dintre cele mai dificile probleme perceptuale este tendinţa de a presupune că celălalt negociator percepe situaţia într-o manieră similară cu tine însuţi. Pentru a recunoaşte diferenşele în percepţie este nevoie de a determina punctul din care fiecare vede o chestiune. Aceasta înseamnă pe de o parte, să înţelegi propriile interese, motive şi percepţii, iar pe de altă parte să examinezi problema dpdv al partenerului. (teoria jocurilor). Prejudecăţi şi stereotipuri naţionale şi culturale tind să fie aplicate incoştient de către negociator. Americanii sunt nerăbdători, direcţi, agresivi, creativi, prietenoşi, materialişti, lipsiţi de tact; ruşii sunt intransigenţi şi sentimentali; germanii sunt rigizi, harnici, disciplinaţi, aotoritari, bine informaţi. Englezii sunt aroganţi, excentrici, rezervaţi, cinstiţi, tradiţionalişti; italienii sunt calzi, cheluitori, emotivi; asiaticii sunt rezervaşi, răbdători, indescifrabili. Latinii sunt romantici, nepractici, principiali.

Planul de negociere trebuie să conţină următoarele elemente: -definirea, descrierea şi susţinerea scopului negocierii,-obiectivele maximale şi minimale ale negocierii,-modul şi poziţiile de tratare desfăşurate pe momente de interes reciproc dpdv al ambilor parteni de negociere şi pe momente de divergenţă a acestora,-argumente şi contraargumente,-posibilităţile de compromis,-pregătirea raţionamentului,-responsabilităţi ale echipei de negociere în totalitate şi individual,-stabilirea limitelor proprii. Vezi brainstorming.Fiecare negociere are o succesiune specifică, dar se pot enumera elementele comune: -emiterea pretenţiilor,-modificarea posibilă a lor în mod reciproc,-retragerea unora dintre pretenţii,-soluţii pentru rezolvarea unor pretenţii,-posibilităţile de acord comun,-căi de acceptare prin compromis.Timpul de negociere este la început numai parţial previzibil deoarece dialogul se poate prelungi, intervenind şi perioade de reflecţie, consultare, reconsiderare a situaţiilor apărute în timpul tratativelor.

Folosirea cu pricepere a timpului este una din cele mai eficace unelte ale negociatorului. Controlând timpul, el pote controla procesul negocierii.O cheie de a recunoaşte când să oprească negocirea este de a observa când întâlneşte un exemplu de comportament contraproductiv din partea partenerului. Uneori este nevoie doar de o încetare temporară a negocierii.Este esenţial ca negociatorul să fie pregătit şi trebuie să refuze să înceapă negocierile înainte de a fi gata. Dacă nu este pregătit pentru a negocia, prima lui poruncă în afaceri este aceea de a negocia pentru mai mult timp.