[Derularea negocierilor comerciale internaionale]

CUPRINS

Derularea negocierilor comerciale internaionale . . . 2I.PREGATIREA NEGOCIERII .. 2II.DESCHIDEREA NEGOCIERII....3III.DESFASURAREA TRATATIVELOR...9IV.FINALIZAREA.SUCCESUL N AFACERI......9 Studiu de caz.......11Bibliografie.15

Derularea negocierilor comerciale internaionale

n cazul contractelor comerciale internaionale , rolul negocierii este mult mai important dect n contractele din dreptul intern.Derularea negocierilor este influenat de natura contractului, de relaiile care exist ntre pri i mizele aflate n joc.n general ns, negocierea este un proces care se deruleaz n mai multe etape. Putem considera c derularea negocierilor se realizeaz n 4 etape principale: pregtirea negocierii, deschiderea negocierii, tratativele propriu-zise i finalizarea negocierii.

I.PREGATIREA NEGOCIERII Negocierea n concepie modern presupune, ca i ntreaga tranzacie comercial, o pregtire minuioas.Succesul oricrei negocieri se cldete nc din faza de pregtire a acesteia. Din aceste considerente este necesar a fi luate n calcul o serie de elemente ce in de logistica negocierilor, deoarece acestea stabilesc cadrul i atmosfera n care vor avea loc acestea, precum i imaginea firmelor participante. Logistica negocierilor cuprinde totalitatea premiselor tehnico-organizatorice necesare nceperii derulrii, finalizrii procesului de negociere, n condiii corespunztoare. n cadrul negocierii se folosete un numr mare de informaii, unele avnd caracter secret, altele fiind necesare diverselor subiecte tehnico-economice discutate n cadrul negocierilor i din acest considerent se impune organizarea unui sistem informaional adecvat. Acesta variaz de la o negociere la alta, de la o firm la alta, n funcie de specificul de activitate , perimetrul geografic al tranzaciilor, cifra de afaceri, numr de salariai etc. De asemenea, pentru abordarea elementelor eseniale, pentru evitarea sau contracararea unor eventuale subiecte delicate ridicate n cadrul negocierii, fiecare echip de negociere trebuie s ntocmeasc n prealabil un plan tactic i o agend de negociere. Aceasta are rolul de a trasa i acoperi diverse etape din cadrul negocierii i de a permite realizarea unei mai bune coordonri ntre membrii echipei pentru atingerea obiectivului propus. n cadrul acestei etape,putem distinge 4 faze: stabilirea diagosticului situaiei (analiza contextului n care se desfoar tratativele ,cunoaterea pieei externe,a climatului general de afaceri) fixarea obiectivelor proprii i anticiparea celor ale partenerului(n ceea ce privete obiectivele proprii acestea se pot diviza n 3 categorii:obiective dezirabile-reflect interesul pe care l manifest echipa,obiective acceptabile-reflect interesele minime,a cror acceptare de ctre partener poate duce la ncheierea nelegerii finale,obiectivele efective-acel domeniu al intereselor care a fost atins prin realizarea unui acord cu partenerul de negocieri;privind obiectivele partenerului este necesar studierea dosarului su prin analiza SWOT, apoi ordonarea obiectivelor n funcie de prioritile anticipate ale partenerului) elaborarea strategiei de negocieri(strategia negocierii cuprinde ansamblul obiectivelor urmrite n procesul negocierii, cile posibilitile de atingere a acestora i mijloacele disponibile pentru realizarea lor) organizarea propriu-zis a negocierii(reprezint o condiie a unei comunicri exacte i operative;ea poate permite instaurarea de la nceput a unui climat de dialog i nelegere ntre pri).

Locul de desfurare

Asigurarea unor condiii corespunztoare de desfurare a negocierilor trebuie s fie n atenia celor care se ocup de pregtirea i,mai apoi,de desfurarea negocierilor.n acest sens,locul unde se vor desfura negocierile prezint o mare nsemntate.Acesta poate fi att sediul uneia din pri,ct i un teren neutru (de exemplu la trguri i expoziii).De asemenea,cnd se vorbete de locul de desfurare a negocierii,trebuie s se aib n vedere att sala n care se vor desfura aceste negocieri,ct i alte elemente:mobila,sonorizarea,linitea ce trebuie asigurat,unele servicii ce trebuie prestate etc.

-Sala - trebuie s fie suficient de ncptoare,bine luminat i nclzit corespunztor.O atenie deosebit se va acorda sonorizrii,precum i asigurrii linitii,att de necesar n timpul negocierii;

-Mobila - trebuie s asigure un confort corespunztor,s contribuie la asigurarea unui cadru linititor,chiar intim,n care se vor desfura negocierile.Astfel,masa trebuie trebuie s fie suficient de mare,scaunele n numr suficient i,mai ales,confortabile.Eventual,este bine ca n sal s existe o tabl,pentru a se putea face o prezentare n detaliu a argumentelor i contraargumentelor.

Este, de asemenea,recomandabil ca alturi s existe o sal pentru pauze,pentru discuii particulare sau pentru o eventual retragere a membrilor echipei de negociere, pentru punerea de acord a prerilor acestora. Dac echipele de negociatori sunt mai numeroase,este indicat s se asigure un bufet pentru servirea unor gustri,sucuri rcoritoare,igri etc.Oricum,n timpul negocierilor,pe mas trebuie s existe n permanen ap ,recomandndu-se i servirea de buturi rcoritoare sau cafele. n timpul negocierilor va fi interzis accesul unor persoane strine n sal,cu excepia colectivului de redactare a acordului,care trebuie s stenografieze punctele asupra crora s-a czut de acord i s redacteze forma final a acordului.

II.DESCHIDEREA NEGOCIERII Debutul negocierii are o importan special din mai multe puncte de vedere:este prima "confruntare" dintre pri,cnd se concentreaz energia i interesele negociatorilor;n aceast perioad se formeaz nu numai "primele impresii",ci i atitudinile reciproce ale prilor;este perioada n care se stabilete programul i modul de lucru. n aceast etap,se pot face primele propuneri,se prezint -ntr-o prim form-poziia pe care partea respectiv o susine n negociere. Modul de aezare a scaunelor, a mesei, precum i camera (n ansamblu) unde se desfoar negocierea va influena n mod direct modul de desfurare i rezultatul acesteia. n cele mai multe cazuri, negocierile au loc la o mas dreptunghiular. 1. Poziia de competiie simbolizeaz confruntarea i o ntlnim cnd cele dou persoane se aeaz fa n fa; aa stau de obicei cei care au ceva de mprit, cei care sunt n conflict. De cte ori suntem n prezena unei astfel de situaii, vom constata c cele dou pri vor mpri practic mas n dou pri egale. Fiecare va pretinde jumtatea sa i va avea grij s resping (n subcontient sau nu) orice "invadare" din partea oponentului. Poziia stimuleaz agresivitatea, fiecare avnd tendina s poarte discuii n contradictoriu, ambii dorind controlul asupra modului de desfurare a negocierii. Cnd ntlnirea are loc pe teritoriul uneia din pri, acest plasament poate simboliza dorina de dominare a gazdei, iar dac o persoan st n spatele biroului su ntr-o negociere - este simbolul clasic al acestui sistem de confruntare.Se creeaz efectiv o imposibilitate a contactului fizic i a observrii prii de jos a corpului oponentului. Nu l poi "citi" la fel de bine din punct de vedere al limbajului corpului.

2. Poziia de cooperare simbolizeaz cel mai mult dorina de colaborare a prilor. Acestea simt cu adevrat c sunt de aceeai parte a "baricadei"; vor fi eluri comune, pozitive pentru ambele persoane. Certurile i contradiciile apar foarte rar, oamenii avnd tendina mai mult s coopereze dect s se nfrunte. Acest mod de aezare l ntlnim foarte des atunci cnd prile privesc mpreun o schi, un document (pe hrtie sau pe un laptop). n cadrul utilizrii acestei poziii, se pot ascunde cu uurin diverse mesaje nonverbale pe care doreti s nu le vad oponentul.

3.Poziia de comunicare este cel mai bun plasament la masa negocierii. Se evit sentimentul confruntrii (enunat la punctul 1) i, n acelai timp, instaureaz o atmosfera prietenoas, favorabil colaborrii i nelegerii. Se poate profita la maximum de opiunile strategice pe care le are fiecare parte: se permite observarea feei celeilalte persoane, mimica i gesturile etc. De reinut c persoana care este situat pe latura mare a mesei are un avantaj asupra celeilalte, deoarece deine mai mult spaiu; acest aspect poate fi privit att n sens propriu, ct i figurat (poate exist un uor ascendent la nivel psihic, de putere fa de oponent). ns acum, depinde de cum vrea fiecare s foloseasc acest lucru: pentru a domina, se alege aceast latura,iar pentru a arta respect, preuire celeilalte persoane ,se ofer acest loc.Important este faptul c se poate trece de la o poziie la alta n funcie de cum se desfoar negocierea, de inteniile i modul de abordare a discuiilor de ctre fiecare din pri. Regula de aur n aceast situaie este aceea c niciodat nu trebuie s "invadezi" teritoriul celuilalt dect dac ai aprobarea verbal sau nonverbal de a face acest lucru.

n deschidere trebuie s se stabileasc cu partenerul modul de purtare a tratativelor,anume planul comun de abordare a problemelor,subiectele ce vor fi discutate,ordinea interveniilor n cadrul dialogului.De asemenea,partenerii trebuie s se pun de acord n legtur cu ordinea de zi a edinelor negocierii,aceasta reprezentnd lista problemelor care urmeaz a fi dezbtute ntr-o anumit edin de negociere.Trebuie nfptuit o agenda de lucru n care s se precizeze obiectul negocierii i durata de ansamblu a negocierii. Reguli de comportament n timpul negocierii: 1. Negociatorii trebuie s-i cultive voina, pentru a-i pstra permanent calmul i a asculta cu rbdare argumentele partenerului. 2. Niciodat nu se pleac la negocieri cu idei preconcepute. 3. Aciunile protocolare trebuie s fie sobre fr a se degenera i crea suspiciuni. 4. Permanent trebuie s se pstreze stima i respectul fa de partener, dar, nici o acuzaie sau repro din partea acestuia nu trebuie lsate fr rspunsul diplomatic cuvenit, neadmitndu-se tirbirea demnitii echipei proprii. 5. Nu sunt admise discuiile n contradictoriu n interiorul echipei, interveniile fiecrui membru fcndu-se organizat, cu acordul efului acesteia. 6. Echipa advers nu trebuie lsat s greeasc datorit ignoranei, grabei sau altor circumstane de moment. 7. Exprimarea bucuriei nu trebuie s se transforme n entuziasm. 8. Nu se ntrerupe partenerul n timpul discuiei, chiar dac spune lucruri neadevrate. Tcerea semnificativ l va face s neleag greelile comise. 9. Nici un angajament nu va fi asumat fr posibilitatea reconsiderrii lui n contextul rezultatelor generale ale negocierii. 10. Pe ct posibil, nu se va recurge la ntreruperea brusc a negocierilor, ci, eventual, la amnarea acestora. Pe parcursul edinei de negociere trebuie aplicate o serie de reguli de comportament pentru a se obine rezultate pozitive i a nu se periclita buna desfurare a negocierii. Deoarece doar o treime din mesajul transmis este recepionat corect de ctre partenerul de negociere, devine necesar folosirea unei comunicri care implic mai mult a asculta i a nelege, dect a vorbi. Procesul de comunicare ce se deruleaz pe parcursul negocierilor include i o component separat de cea verbal i anume comunicarea extraverbal. Aceasta include schimburile de priviri, gesturile, mimica, poziia corpului sau a diferitelor pri ale acestuia, toate acestea ajutnd la o mai bun nelegere i explicare a mesajului transmis. n ceea ce privete exprimarea verbal,este necesar respectarea regulilor de adresare la prima ntlnire: salutul-adaptat condiiei proprii i cele ale partenerului, auto-prezentarea i oferirea crii de vizit, precizarea poziiei persoanei i a ariei sale de competen profesional, cunoaterea identitii interlocutorului i a poziiei acestuia n firma partener Crile de vizit joac un rol nsemnat n deschiderea negocierilor, iar n unele culturi (Japonia,Coreea de Sud) li se acord o importan deosebit.Crile de vizit trebuie traduse n limba oficial a partenerului i s conin adresa n ntregime, precum i numerele de telefon,fax i adresa electronic.

Punctul culminant al negocierii este reprezentat de expunerea propunerii.Aceasta trebuie fcut clar i n mod hotrt,prezentndu-se condiiile n care oferta este fcut.Dac decizia este de a face primul propunerea,regula este ca negociatorul s solicite mai mult dect se ateapt s obin i s ofere mai puin dect este dispus s dea.

Totodat, putem vorbi de dou mari tipuri de negociatori:

15

COOPERANT CONFLICTUAL

-Negociatorul ncearc s ating un obiectiv care ar servi, n msur mai mult sau mai puin egal, ambelor pri - Cele dou pri au puncte de vedere divergente, iar scopul negocierii n sine este gsirea unei ci de mijloc, nu avantajarea, respectiv dezavantajarea uneia dintre pri - Procesul de negociere este fundamentat pe concesii i oferte - Negociatorul consider important relaia cu adversarul - Comunicarea ambelor pri este onest i corect - Limbajul folosit va fi moale, fr cuvinte dure, jigniri sau sensuri duble - Are tendina de a asculta, mai mult dect de a vorbi - Este creativ i sociabil - Se concentreaz mai mult asupra compromisului la care trebuie s se ajung, dect asupra avantajelor pe care trebuie s le obin - Nu las niciodat discuiile s degenereze ntr-un conflict, propunnd ntreruperea temporar a discuiilor sau schimbnd subiectul - Propunerile sale sunt destul de realiste i sunt bine cntrite nainte de a fi prezentate partenerului de negociere - Atunci cnd este facut propunerea, negociatorul are n vedere c partea advers s resimt la fel de multe avantaje - Este dispus s renune la obiective importante doar pentru a-i convinge oponentul s ajung la un compromis - Atunci cnd ajunge ntr-o discuie cu un negociator 2/1 conflictual, nu are mari anse de reusit.

- Agresiv - Nu este interesat de persoana cu care se confrunt, ci doar de atingerea intereselor clientului i, automat, de reuita obiectivelor pentru care a fost angajat - i trateaz adversarul cu ostilitate i cu suspiciune - Se folosete de un limbaj agresiv, de cuvinte tari - Nu se ferete s utilizeze tactici precum coerciia sau ameninarea - Prefer s vorbeasc, dect s-i asculte oponentul - Are talentul de a intui rapid personalitatea celor din jur i de a se adapta uor la diversele tipuri de temperament - Nu va ezita s sar pe adversar n momentul n care i detecteaz acestuia vreo slbiciune - Nu are rbdare, va ncerca s grbeasc ncheierea negocierilor printr-o atitudine radical, de tipul accepi sau nu - Nu i face plcere s se tocmeasc prea mult - Consider un eec simplul fapt c oponentul a obinut o parte din ceea ce i dorea - Acest tip de personalitate este nociv pe termen lung, ducnd rapid la blazare, la pierderea entuziasmului i la deteriorarea relaiilor negociatorului cu cei din jur - Are impresia c tie ntotdeauna soluia corect, c se pricepe la orice, motiv pentru care nu se ferete s-i manifeste autoritatea chiar i atunci cnd nu este cazul - Printre tacticile sale preferate se numr: Minciuna Exagerrile Fora Distragerea Atacul

III.DESFASURAREA TRATATIVELOR n procesul comunicrii dintre parteneri, schimburile de informaii au ca finalitate convenirea unei soluii la problema supus negocierii. n susinerea punctului su de vedere, fiecare partener i organizeaz expunerea sub forma unui sistem deschis de argumente. Argumentarea i contraargumentarea reprezint acele etape de tranziie de la o impresie negativ a partenerului la o situaie favorabil, purttoare de decizie i conform cu obiectivele propuse. Argumentul poate fi definit ca un ir de afirmaii din care una (concluzia) este prezentat ca adevrat, ntruct decurge n mod logic din alte afirmaii considerate adevrate. A argumenta nseamn a discerne ntre ceea ce este corect i ceea ce nu este corect. Chiar dac, n principiu, partenerul este de acord cu argumentarea noastr, el n-o accept fr anumite rezerve. Contraargumentele reprezint aprarea propriului punct de vedere de ctre partener. Aceasta se concretizeaz n criticarea argumentelor expuse, obieciile fa de produs (oferta) i fa de modul cum aceasta a fost argumentat. Un rol important n meninerea caracterului deschis al negocierilor revine disponibilitii partenerului la concesii i compromisuri.Primele enunate reprezint renunarea unilateral de ctre una dintre pri la una sau mai multe dintre poziiile susinute n scopul crerii condiiilor pentru o nelegere.Compromisul retragerea parial a fiecrui partener de pe poziiile anunate;el se poate realiza i prin schimb de concesii asupra obiectului tranzaciei. Desfurarea tratativelor ca etap a negocierii implic nlturarea tuturor obieciilor partenerului i aducerea lui n faa lurii deciziei n condiii reciproc avantajoase. Obieciile ridicate pot fi neexprimate, false, datorate prejudecilor sau slabei informri i ntemeiate. Toate aceste obiecii se resping, indiferent de natura lor, printr-o argumentare solid bazat pe fapte, cifre i dublat de o atitudine prietenoas i politicoas. Pe lng acestea exist o serie de metode de respingere a obieciilor cum ar fi apelarea la martori, ignorarea obieciilor i schimbarea subiectului discuiilor, reducerea la absurd a obieciilor artnd c acestea sunt contrazise de fapte, se bazeaz pe calcule greite . Toate acestea au menirea de a convinge partenerul c ceea ce el i dorete poate fi satisfcut de cea ce i se ofer, att de ordin calitativ i cantitiv, ct i tehnico-economic. n final, se va ajunge fie la un compromis, fie se va ajunge la obiectivul stabilit iniial.

IV.FINALIZAREA.SUCCESUL N AFACERI Exist o serie de metode de finalizare (ntrebarea direct, aprobarea tacit, opiunea maxim, afirmaia continu, expunerea unei situaii asemntoare, referinele, bilanul, surprinderea, stimularea) fiecare cu particularitile sale, dar avnd un efect comun, acela de a bate palma cu partenerul de negociere. Pe parcursul negocierilor se urmrete permanent momentul i punctul n care partenerul ar accepta finalizarea acestora, cu ajutorul urmtoarelor tehnici: a) Tehnica finalizrii condiionate: Cumprtorul se ofer s achiziioneze o cantitate mai mare sau o calitate inferioar, dac preul se reduce cu un anumit procent, apoi rencepe negocierea vechii cantiti la noul pre. b) Tehnica comparaiei: Vnztorul d exemplul unei firme care a cumprat la un anumit pre i, n funcie de reacia cumprtorului, acioneaz n consecin. c) Tehnica ofertei adecvate: Vnztorul caut s afle ce pre ar fi dispus s plteasc cumprtorul pentru marfa ideal, oferindu-i produsul su real la preul respectiv. d) Tehnica bugetului limitat: Cumprtorul se arat interesat de marf, dar declar c nu dispune dect de un anumit buget. Astfel, el poate afl despre alternativele de ofert ale vnztorului. e) Tehnica concesiilor legate, conform creia partenerii i propun reciproc concesii condiionale, modificndu-se astfel nivelul negociabil. f) Tehnica ofertei ultime i finale g) Tehnica ntrebrii directe : ,,n ce condiii suntei dispus s ncheiai tranzacia?.

n funcie de punctul n care partenerul accept finalizarea se pot utiliza urmtoarele metode: 1. ntrebarea direct Consider, deci, c suntei de acord i v rog s-mi spunei cnd s ncepem livrarea? 2. Aprobarea tacit este mai simplu de obinut dect un rspuns afirmativ, uneori o simpl nclinare a capului, un mormit sau o tcere semnific un acord. Metoda este simpl i eficace, dar momentul trebuie ales cu grij. 3. Opiunea maxim se utilizeaz n cazul unui partener ezitant, cerndu-ise s aleag ntre dou variante pozitive. distrgndu-i atenia de la opiunea major a semnrii contractului: Preferai plata n 12 sau n 18 rate lunare? 4. Afirmaia continu n cazul n care partenerul ezit s finalizeze discuia, i se va face un rezumat rapid, logic i optimist al elementelor cuvenite, la care acesta va rspunde afirmativ. n final i se poate pune ntrebarea ,,Deci, putem ncheia contractul? 5. Expunerea unei situaii asemntoare: Se povestete partenerului o situaie similar, subliniind avantajele de care a beneficiat un alt partener i pierderile nregistrate de un altul care nu a cumprat produsul. 6. Referinele: Se prezint partenerului o lista cu unele firme a cror satisfacie n utilizarea produsului poate fi probat. Partenerul nu accept s rmn n urma concurenilor i semneaz contractul. 7. Bilanul: Pentru a-l convinge pe partener s semneze contractul i se prezint calcule ct mai sofisticate din care s rezulte profitabilitatea afacerii pe care o ncheie. 8. Surprinderea: Unii parteneri solicit un anumit rgaz pentru reflecie. n aceast situaie se poate simula ntreruperea tratativelor prin strngerea hrtiilor i, apoi, dup destinderea partenerului, se aduce un argument, inut n rezerv care poate declana finalizarea negocierilor. 9. Stimularea. Se sesizeaz momentul de tensiune maxim creat i se aduc n discuie dou elemente stimulative pentru partener: - dorina de a ctig; - teama de a pierde. Pentru ca o negociere s fie considerat un succes,ea trebuie s duc la rezutate pozitive n ambele planuri.Pentru ca aceasta s reprezinte un joc cu sum pozitiv,trebuie ca ambele pri s beneficieze de ctiguri att de ordin material,ct i de ordin psihologic.

Aadar,finalizarea negocierilor trebuie s se realizeze atunci cnd exist un acord acceptabil din punctul de vedere al tuturor prilor implicate.Avem astfel,n vedere, principiul dublei victorii,respectiv necesitatea ca realizare a intereselor unei pri s presupun i realizarea intereselor celeilalte pri.

Studiu de caz asupra unei situaii de negociere :S.C. ARSHALL TURISM - S.C. BELVEDERE S.A.

Agenia Arshal Turism este o agenie tur-operatoare care i-a structurat activitatea n mod principal pe organizarea de misiuni economice, considernd c aceast activitate a devenit foarte important din punct de vedere social i financiar. De mai muli ani consecutivi, agenia Arshal Turism se afl pe locul I n topul firmelor romneti private de turism, avnd o cifra de afaceri n anul 2013 de aproximativ 20 milioane euro, iar n 2014 de 24.3 milioane euro. Agenia a luat natere n primvar anului 1992, avnd ca obiectiv general organizarea cltoriilor n scopuri de afaceri. Datorit contractelor ncheiate cu parteneri strini i autohtoni, doi ani mai trziu , agenia devine societate mixt romno american. S.C. ARSHALL TURISM a primit din partea S.C. BELVEDERE S.A. o ofert de pre i o ofert de contract. S.C. ARSHALL TURISM nu mai ncheiase contracte cu societatea menionat de cteva sezoane, datorit ofertelor mai bune obinute de la alte societi. n momentul primirii ofertei de pre, s-a constatat c S.C BELVEDERE S.A. ofer condiii foarte bune, att din punct de vedere al preurilor practicate, ct i din punct de vedere al facilitilor pe care le promitea, n eventualitatea unor negocieri. Pregtirea procesului de negociere. S.C. ARSHALL TURISM a decis s iniieze pregtirea aciunii de negociere prin culegerea de informaii i alctuirea echipei de negociere. Culegerea de informaii a determinat acceptarea participrii la tratative. Sursele de informaii au fost att oficiale, ct i neoficiale, astfel c echipa de negociere s dein toate informaiile posibile despre partener. Principiul dup care se ghideaz negociatorii Arshall Turism este c cel care deine mai multe informaii despre partener are o putere mai mare n procesul de negociere. Sursele oficiale de informaii au fost Asociaia naional a ageniilor de turism (ANAT), ca i Autoritatea naional a turismului (ANT). Informaiile obinute au vizat detalii concrete despre serviciile cuprinse n programe, despre politica de pre n comparaie cu tendinele pieei turistice, informaii cu privire la prognozarea tarifelor i a gradului de ocupare a capacitii de cazare.Pe ci neoficiale s-au obinut informaii despre activitatea partenerului de negociere. Acestea s-au obinut de la ageniile de turism cu care S.C. BELVEDERE a mai colaborat, o astfel de practic fiind folosit ntre ageniile de turism oferirea de informaii despre diveri parteneri de afaceri. La baza inteniilor partenerului au stat cele dou documente care au iniiat aciunea, i anume Oferta de pre i Oferta de contract primite de S.C. ARSHALL TURISM. S-a elaborat i un proiect de contract, care a ridicat standardele acceptate n mod obinuit de S.C. ARSHALL TURISM, aceasta fiind o practic folosit pentru a lsa impresia unor concesii importante n cadrul procesului de negociere. Alctuirea echipei de negociere. Elementele caracteristice ale organizrii echipei de negociere sunt reprezentate de stabilirea echipei de negociere, stabilirea responsabilitilor, a coordonatorului echipei, emiterea mandatului de reprezentare a firmei la negociere, definirea stilului de negociere i de comunicare n cadrul procesului de negociere. Echipa de negociere a fost alctuit din trei membri, un manager n turism , un director economic i un tnr angajat la S.C. ARSHALL TURISM pe post de ef al departamentului de marketing i care urmeaz s fie format n vederea negocierii unor contracte ulterioare. nsuirile pe care le au membrii echipei de negociere sunt dobndite printr-o temeinic pregtire, dublat de o experien ndelungat i de calitile personale de negociator. Echipa de negociere a funcionat pe baza unui mandat prin care s-au trasat limitele de negociere, adic marjele n limita crora se pot face concesii. Prin mandat s-au definit precis obiectul i obiectivele, strategia i punctele care nu se pot negocia. Obiectul contractului l-a constituit asigurarea de ctre prestator a unui numr de spaii de cazare i a serviciilor de alimentaie aferente, iar obiectivul ce trebuie realizat n procesul de negociere a fost obinerea unui grad de ocupare garantat ct mai mic, accesibil i uor de realizat. n ceea ce privete strategia de negociere, s-a convenit asupra unei strategii cooperative ca fiind cea mai eficient, favoriznd interesul comun, schimbul de informaii, spiritul conciliant, ncrederea reciproc, argumentaia. Mandatul prevede obiective legate de condiiile i termenele de plat, n ideea de a fi efectuat ct mai trziu i de preferat dup prestarea serviciului pentru a reduce riscul neprestrii i pentru a putea rula sumele ncasate anticipat de la turiti. Inevitabila plat a avansului se urmrete s se fac ct mai aproape de nceperea execuiei prestaiei i s vizeze doar serviciul de cazare, tariful de cazare incluznd i micul dejun; serviciul de mas este opional i achiziionarea lui se las la latitudinea clientului. Elaborarea strategiei a vizat stabilirea elementelor de procedur i a unui itinerar strategic, prin care echipa s poat controla, vizibil sau nu, procesul de negociere. Avnd n vedere faptul c obiectivele nu se fixeaz independent de contextul negocierii, c accentul se pune pe obiective precise i nu pe puncte de negociere, s-a constatat c negocierea nu poate fi posibil dect n interiorul unei marje de aciuni. Aceasta a condus la necesitatea utilizrii unei tehnici de negociere pachet, dublat de tehnica pailor mruni. Pe baza anticiprii cererilor partenerului din precontract s-a dovedit util i tehnica bilanului. Odat stabilite prioritile, elaborat strategia, tehnicile de realizare a strategiei, s-a pus la punct un itinerar strategic pentru consolidarea iniiativelor ce urmeaz s fie luate, constnd n: propuneri constructive; aprecieri pozitive asupra partenerului; tactici de convingere; reciprocitate n acordarea avantajelor; concesii simetrice; aciuni de depire a momentelor critice; aciuni de lrgire a cmpului negocierii, n vederea obinerii de aciuni compensatorii. Toate aceste aciuni strategice au fost elaborate n vederea asigurrii unui comportament al negociatorilor caracterizat prin flexibilitate i spontaneitate.Locul negocierii a fost stabilit la hotelul BELVEDERE, adic la sediul bazei tehnico-materiale. A fost preferat o ntlnire direct, o negociere pe viu. Derularea procesului de negociere. Procesul de negociere a contractului de prestaii turistice s-a desfurat n mai multe etape, fiecare fiind pregtit anterior de negociatorii Arshall, fr a se exclude posibilitatea unor turnuri neateptate ale discuiilor. Echipa de negociere a trasat limitele pn la care sunt dispui s negocieze. nceputul ntlnirii. Ca orice discuie de afaceri, pentru a se crea o atmosfera destins, propice negocierii, s-au abordat mai nti cteva subiecte neutre. Pentru a se ajunge pe aceeai lungime de und, pentru a se porni de la un numitor comun, s-au discutat subiecte ca: evenimente de ultim or, conjunctur economic; experiene recente de afaceri pe care fiecare parte le-a avut cu ali parteneri de afaceri, eventual parteneri comuni.Prima propunere. Nuannd elementele prezentate n precontract s-au fcut primele sugestii n direcia problemelor prezentate n discuiile preliminare. Sugestiile fcute de echipa de negociatori ARSHALL TURISM au vizat obinerea unor preuri prefereniale, n concordan cu cererea turistic, astfel nct s stimuleze circulaia turistic i s contribuie la promovarea prestaiilor turistice. De asemenea, s-a urmrit obinerea unui coeficient de utilizare a capacitii ct mai mic posibil i ct mai real, difereniat pe sezon i extrasezon; obinerea unor condiii i termene de plat ct mai accesibile, astfel nct plata s se fac ct mai trziu posibil fa de prestarea serviciului. Desfurarea propriu-zis. Prile i-au declarat obiectivele legate de elementele de negociere reinute, argumentndu-i fiecare poziia. n urma unui lung ir de compromisuri, a unor concesii reciproce, s-a ajuns la ncheierea tratativelor. Echilibrarea intereselor contradictorii ale prilor a fost posibil prin folosirea unor strategii cooperative (integrative), de tipul win-win (ctig-ctig), ajungndu-se la diverse soluii prin jocul concesiilor legate (reciproce). Negocierea s-a realizat printr-o serie de tehnici de negociere cooperative, aplicate ca un complex n aciune n vederea atingerii obiectivelor propuse. La nceputul procesului de negociere, partenerul S.C. C.H. BELVEDERE S.A. Predeal a fost invitat s-i formuleze preteniile potrivit proiectului de contract pe care acesta l-a formulat n vederea ncheierii. Dup aceasta, negociatorii ARSHALL au reformulat propunerile partenerului, artnd c din acest proiect de contract decurg mari avantaje pentru partener i mari dezavantaje n ceea ce i privete. Acest lucru a fost fcut cu scopul de a-l determina pe partener s-i reconsidere propunerile i s-l mping la acordarea de concesii i avantaje. Aadar, partenerul a trebuit s-i reconsidere preteniile sau s acorde contrapartide cu privire la tarife, coeficientul de ocupare a capacitii, termene i modaliti de plat. S-a folosit tehnica ntrebrilor, prin care negociatorii Arshall au reuit s-l determine pe partener s se exprime din nou asupra unor clauze din precontract i, pe de alt parte, s argumenteze convingtor, dndu-i senzaia ntotdeauna c este n avantaj. Prin tehnica propunerilor de tip Win Win, printr-o gndire creativ a echipei de negociere s-au realizat concesii cu un cost sczut astfel nct a fost conceput diferenierea tarifar, ca un mod de maximizare a gradului de ocupare a unitii de cazare, ca un efort comun de a diminua efectele negative ale sezonalitii, ale disponibilitii ofertei. Astfel, s-au obinut combinri ale preului i combinri ale gradului de ocupare pe sezoane i extrasezoane. Prin tehnica concesiilor legate (reciproce) s-a ajuns la garantarea unui coeficient de utilizare a capacitii de 80% n vrf de sezon la preurile practicate de prestator pe pia, iar n perioada de extrasezon pe baza obinerii unor preuri prefereniale s-a convenit asupra unui coeficient de utilizare a capacitii garantat de 60%. Pentru consolidarea rezultatelor obinute asupra obiectivelor stabilite,nainte de a trece la negocierea punctelor urmtoare, prin Tactic solicitrii de rspunsuri ferme din partea partenerului n legtur cu poziiile exprimate s-a realizat un exerciiu de recapitulare a ceea ce s-a discutat i stabilit. Obiectivul negociatorilor Arshall l-a constituit obinerea unui angajament minim privind garantarea doar a serviciului de cazarea i obinerea unui serviciu de mas opional (demipensiune sau pensiune complet). Astfel, dac obiectul negocierii l-a constituit doar serviciul de cazare, ca o concesie a prestatorului, prin tehnica solicitrii reciprocitii, s-a impus achitarea n avans a 40% din contravaloarea serviciului de cazare, iar diferena de 60% se achit la primirea facturii, dup prestarea efectiv a serviciului solicitat. Avansul reprezint drept garanie minim punerii la dispoziie a contingentului de locuri contractat. Aceast clauz s-a impus tot ca solicitare a reciprocitii avantajelor, beneficiarul putnd contrabalansa situaia tocmai prin cele dou clauze de aciuni compensatorii care permit realizarea valoric a contractului, nerealizrile dintr-o lun putnd fi compensate cu realizrile din alta. S-a stabilit i documentul pe baza cruia se va face plata serviciilor ce fac obiectul prezentului contract, acesta fiind ordinul de plat. Pentru rezolvarea eventualelor probleme care pot s apar ntre parteneri s-a recurs la serviciul unui jurist ales de comun acord, folosind tactica propunerii unui arbitru sau mediator. Dup ce au convenit asupra principalelor puncte au utilizat timpul ca accelerator n vederea ncheierii negocierii prin mimarea propunerii c acordul a fost deja obinut: Ne bucurm c am convenit asupra principalelor puncte. Pe lng aceste tactici i tehnici specifice negocierii clauzelor contractuale, s-au folosit o serie de tactici de aciune generale care au pus bazele negocierii propriu-zise. aprecierea pozitiv a partenerului, remarcnd importana partenerului a avut o ncrctur emoional i a contribuit la ntrirea climatului de negociere. ntrebrile au contribuit i ele la lrgirea cmpului negocierii. rbdarea cu care au ateptat reaciile partenerului la afirmaiile, propunerile i argumentele proprii a fost esenial pentru reuita negocierii. ascultarea a fost neleas nu numai ca un comportament politicos, ct i ca o modalitate de a nu pierde oportunitatea unor informaii valabile. tcerea, nedesprit de tactica de a asculta, s-a dovedit eficient, sugernd partenerului s abordeze mai rezonabil problema, s fac concesii, s aduc un plus de informaie. S-au folosit ambele categorii de tactici: att ofensive, ct i defensive. ncheierea contractului. Finalizarea negocierii a nsemnat realizarea unui compromis, a unui consens, convenirea asupra clauzelor care definesc coninutul viitorului contract. Instrumentul de punere n practic a nelegerilor asupra crora s-a convenit este prezentul contract. Bilanul a constat n rezumarea punctelor discutate i a soluiilor acceptate de negociatori. Dup ce au fost recapitulate domeniile nelegerii s-a constatat c ambele pri au o privire comun asupra a ceea ce s-a convenit. Recapitularea punctelor de acord ale nelegerii s-a realizat urmrind proiectul de contract cu modificrile aduse, acolo unde a fost cazul. Aciunea de finalizare a negocierii a fost neleas prin manifestarea unor gesturi precum: strngerea documentaiei, aranjarea inutei, un zmbet sugestiv i propunerea de relaxare, discutndu-se numai probleme colaterale negocierii propriu-zise, urmat de srbtorirea evenimentului la Hotelul Belvedere, a crui baza tehnico-material a constituit obiectul negocierii. Partenerii s-au asigurat reciproc n vederea meninerii sau chiar ntririi relaiei. A avut loc i redactarea (transpunerea n scris) sub form de contract, pe baza proiectului de contract cu modificrile aduse ca rezultat al negocierii. Dup tiprire a urmat confruntarea i verificarea coninutului contractului de fiecare dintre prile contractante, conducnd la semnarea lui de ctre parteneri.

Bibliografie

Popa, Ioan. Negocierea comerciala internaional. Editura Economic ,Bucureti, 2006 Stancu, Ion. Negocierea n afaceri. Craiova, 2011 Arta de a negocia , http://www.acuz.net/html/Arta_de_a_negocia.html ( 18 martie 2015) Poziia la masa negocierii , http://vendor-mk.blogspot.ro/2010/11/pozitia-la-masa-negocierii.html (16 aprilie 2015) Personalitatea negociatorului , http://businesspass.ro/sites/default/files/personalitate%20negociator.pdf (16 aprilie 2015)