Managementul timpului sau Time Management se refera la un set de principii, practici, aptitudini si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.

Timpul este considerat a fi cel mai important factor generator de stres si, desi in cantitate mica are efect de motivare, in combinatie cu nemultumirea pe plan profesional, a fost asociat cu diferite afectiuni precum hipertensiunea, hipercolesterolemia si imbatranirea prematura.

Managementul timpului incepe cu managementul propriei persoane, principala cauza a esecului fiind lipsa autodisciplinei. Un aspect pozitiv al managementului timpului este faptul ca aceste abilitati pot fi invatate. Investind putin timp si efort in achizitionarea acestor aptitudini, vei deveni o persoana mai eficienta si mai productiva, nu doar pe plan profesional, ci si in viata de zi cu zi.

Administrarea timpului se reflecta prin eficienta personala la locul de munca, motiv pentru care managementul timpului este esential pentru performanta intr-o functie de conducere. Stapanirea acestor aptitudini te ajuta sa iti atingi obiectivele, sa stabilesti prioritatile, sa creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, sa comunici mai bine, sa delegi, sa-ti dezvolti creativitatea, sa te adaptezi mai bine schimbarilor, sa fructifici la maximum timpul de care dispui si sa imbunatatesti calitatea vietii tale si a colegilor de munca.

Managementul timpului - metode de eficientizare a timpului

Time management presupune un set de reguli care trebuiesc sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor in care te simti plin energie si stabilirea pauzelor pentru momentele de energie scazuta, respectarea termenelor limita, rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activitatilor similare, abordarea unei situatii in ansamblu, fara sa te pierzi in detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decat estimat initial, pentru fiecare sarcina, pentru situatiile neprevazute.

Jurnal de activitate

Managementul timpului incepe cu autodisciplina; in acest sens este util sa stim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie sa tinem cateva zile un jurnal de activitate, in care sa notam fiecare activitate in parte - fie ca este vorba de cititul mail-urilor, o barfa cu colega, servirea pranzului sau lucrul la un proiect. In plus, la fiecare activitate trebuie sa notam timpul petrecut si starea de spirit - energica, letargica, etc.

Jurnalul de activitate este un instrument important in time management si te va ajuta sa afli cat timp mai exact acorzi activitatilor importante si celor neimportante, de cate ori pe parcursul zilei ai simtit ca "ramai fara timp", perioadele zilei in care te simti mai energic si esti activ, precum si perioadele in care nivelul de energie este scazut, calitatea alimentatiei, raportul intre lucru efectiv si pauze. Sunt toate sansele sa fii surprins: memoria te poate insela, insa faptele scrise pe hartie spun adevarul.

Dupa cateva zile in care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaza jurnalul. Pentru a eficientiza timpul petrecut in cadrul activitatilor zilnice trebuie sa faci urmatoarele lucruri: Elimina ctivitatile care nu intra pe fisa de lucru - cu alte cuvinte sarcinile pentru care nu esti platit. Inclusiv activitati personale, cum ar fi e-mail-uri ce nu au legatura cu serviciul. Programeaza insarcinarile mai dificile pentru perioadele zilei in care te simti mai plin de energie. Astfel vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt. Incearca sa reduci numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la mai multe e-mail-uri odata, de cateva ori pe parcursul zilei, in loc sa rezolvi cate un e-mail printre alte activitati. Reduce timpul alocat activitatilor precum facutul cafelei - daca sunteti mai multi colegi, puteti face cafeaua cu randul, pentru toata lumea; astfel veti economisi timp si veti intari spiritul de echipa.