Manag Proiect_1 Arh de Transmis Studentilor
-
Upload
gabi-enache -
Category
Documents
-
view
27 -
download
1
description
Transcript of Manag Proiect_1 Arh de Transmis Studentilor
Management de proiect
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 1
• 1. Introducere. Cadrul conceptual.
• 1.Introducere. Cadrul conceptual.
• 1.1 Definiția Proiectului
• 1.2 Caracteristicile proiectelor
• 1.3 Clasificarea proiectelor
• 1.4 Managementul de proiect. Scurt istoric. Relația cu alte discipline
• 1.5 Managerul de proiect. Rol și responsabilități
• 1.6 Abordări în managementul proiectelor
• 1.7 Fazele proiectului
• 1.8 Domeniile de expertiză în managementul proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 2
• 2. Conceperea și inițierea proiectelor
• 2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului
• 2.2 Ciclul de proiect
• 2.3 Concepţia proiectului
• 2.4 Planificarea proiectului
• 2.5 Implementarea proiectului
• 2.6 Controlul proiectului
• 2.7 Monitorizarea
• 2.8 Încheierea şi evaluarea
21.01.2015
management de proiect 2014-2015 conf.dr.arh. monica radulescu
3
1.1 Definiția Proiectului
• Proiect Project Management Institute (PMI) = ansamblu de acțiuni
derulate într-un timp limitat pentru aproduce un produs/ rezultat/
serviciu unic
• Proiect = o problemă (pozitivă sau negativă) planificată în vederea/ cu
scopul rezolvării. Proiectele eșuează atunci când problema nu este
corect definită la debutul proiectului.
• Proiect = efortul de a crea un produs/ serviciu unic, rezultat definit și
măsurabil
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 4
1.1 Definiția Proiectului
• Caracteristica definitorie pentru un proiect = noutatea. Proiectul = pas în
necunoscut, incertitudini, riscuri, context în permanentă modificare, concureță.
• Proiectul = misiune cu un punct final cunoscut. Ex. construirea unei case
proiect al cărui punct final este terminarea casei, ex. crearea unui soft nou,
lansarea unui produs. Termenul este aplicat misiunilor cu un anumit grad de
complexitate.
• Proiectul = realizează un obiectiv clar definit, într-o perioadă de timp
planificată și cu un cost planificat. Terminarea proiectului presupune o
schimbare.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 5
1.1 Definiția Proiectului
• Proiectul ideal – se termină la timp, respectă bugetul inițial,
respectă specificațiile inițiale întocmai – proiectele ideale sunt foarte
rar întâlnite în realitate – 30% din proiecte nu sunt terminate
niciodată, proiectele pot fi afectate de greșeli, depășiri de costuri sau
termene limită.
• Conceptul de proiect = serie de activități derulate temporar pentru a
genera un scop unic.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 6
1.1 Definiția Proiectului
• Realizare = terminarea proiectului la dat și în costul planificat, cu
rezultatul dorit
• Rezultat = cea ce realizează un proiect – de ex. o casă nouă, un
produs nou, un program de computer nou
• Proces – serie de activități orientate către obținerea unui rezultat
• Nu sunt proiecte activități încheiate care sunt repetate în
același mod sau care nu au un scop clar definit sau care pot
fi repetate sau replicate oriunde și în orice moment,
activitățile în derulare.
21.01.2015
management de proiect 2014-2015 conf.dr.arh. monica radulescu
7
1.2 Caracteristicile proiectelor
• Orientate către un scop – obiectivele și rezultatele sunt clar definite
• Realiste – scopurile trebuie să fie realizabile în condițiile tehnice și de resurse existente sau atrase
în proiect
• Unicitate – obiectivul trebuie bine definit
• Limitate în timp și spațiu – începutul și sfârșitul proiectului sunt bine definite și sunt
implementate într –un context și loc stabilit și specific
• Complexitate – necesită abilități de planificare și implementare variate și implică parteneri diferiți
• Colective – proiectele sunt produsul unui efort de echipă, sunt derulate de echipe
• Unicitate – toate proiectele pornesc de la o idee nouă, furnizează răspunsuri specifice la o
problemă într-un context specific. Sunt inovatoare
• Pot fi evaluate – sunt planificate și descompuse în scopuri măsurabile care permit evaluarea
• Resurse – din domenii diferite de activitate
• Are un finanțator și un client principal
• Risc și incertitudine – fiecare proiect este diferit și o “aventură“
• Alcătuite din etape – au componente distincte, identificabile – etape, faze
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 8
Restricțiile unui proiect
• Aria de acoperire / Scopul proiectului – care este rezultatul/
serviciul sau produsul realizat de proiect și așteptat de client
• Timpul – care este durata de terminare/ finalizare a proiectului și
planul detaliat al proiectului – pe zile, luni, ani
• Costurile – care sunt costurile de realizare a proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 9
Obiectivele proiectului - Performanță și calitate, Timp, Cost sunt de regulă reprezentate sub forma unui triunghi
. Performanță (P)
Cost (C) Timp (T)
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 10
Situațiile în care unul din obiective primează – afectează organizarea proiectului/ structura de organizare. P = performanță, C = cost, T = timp
P P P
C T C T C T
Costuri – ex. organizații cu fonduri limitate
Performanță/ calitate – ex. companii private menținerea reputației
Timp – ex. organizarea unei expoziții, data fixată și spații închiriate
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 11
Relații cerințe cost – timp – performanță – scop
• Proiectele eșuează atunci când finanțatorul dictează/ impune condiții legate de Cost Timp
Performanță și Scop SIMULTAN!
• Finațatorul poate dicta/ impune cel mult 3 dintre restricții (P,C,T,S) iar managerul de proiect
dicteaza/ impune cel puțin una dintre restricții (P,C,T,S)!
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 12
1.3 Clasificarea proiectelor
Proiecte de construcții, petrochimice, miniere, extractive
• faza de finalizare la distanță mare de sediul central al contractorului
• riscuri și probleme speciale de organizare și comunicații
• necesită investiții mari de capital necesită control riguros al
activității, fondurilor/ resurselor financiare, și al calității
• volumul finanțelor și alte resurse de obicei mare – mai multi
contractori – organizarea și comunicațiile devin complicate –
contractorii cooperează în joint-venture
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 13
1.3 Clasificarea proiectelor
Proiecte industriale
• scop producere echipamente sau mașini, vase, vehicule, utilaje
• produs construit pentru un anumit client sau pentru companie în
vederea realizării unui nou produs executat/ vândut în cantități mari
• derulare în spațiul care aparține contractorului la distanță mică
• activitate de management derulată direct la fața locului – un mediu
optim de lucru
• excepții – faza de instalare, instruire inițială, service și înteținere
deriulate la distanță sau produsele complexe dezvoltate în consorțiu de
companii – probleme de risc, dificultăți contractuale, comunicații,
coordonare, control
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 14
1.3 Clasificarea proiectelor
Proiecte de management
• derulate la schimbarea sediilor centrale, dezvoltarea de noi sisteme
informatice, pregătirea de târguri comerciale, producerea de studii
de fezabilitate sau de alt tip, la restructurare, organizarea de
demonstrații publice
• la realizarea de noi produse diferite de cele descrise mai sus
• nu conduc întotdeauna la produse vizibile sau tangibile
• rezolvarea proiectelor – consecințe importante
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 15
1.3 Clasificarea proiectelor
Proiecte de cercetare
• consumă resurse financiare importante, timp de realizare mare – ani, pot conduce la
rezultate spectaculoase sau la pierderi
• au cel mai mare grad de risc – presupun producerea de cunoștințe
• au obiective finale greu de definit sau imposibil de definit
• presupun utilizarea altor metode de management față de celelalte 3 tipuri de proiect
• bugetele trebuie corelate cu fondurile disponibile, cheltuielile trebuie controlate prin
evaluări periodice și autorizarea și eliberarea de fonduri în tranșe controlate și
motivate/ justificate
• ies din sfera de acoperire a metodelor uzuale de control al proiectelor – dar pentru
achiziții, comunicații, echipare și aprovizionare cu materiale necesare se exercită un
management de proiect adecvat
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 16
1.4 Managementul de proiect. Scurt istoric. Relația cu alte discipline
• Managementul proiectelor - metodă științifică de gestionare a proiectelor
dezvoltată în ultimii ani.
• Scopul managementului de proiect = terminarea proiectului și realizarea
punctului final/scopului/produsului/serviciului în condițiile previzionate sau cât
mai aproape de acestea.
• Succesul = organizare, control, atenție la detalii și ritm susținut
• Managementul proiectelor = aplicarea cunoștințelor, abilităților, aptitudinilor și
tehnicilor necesare pentru a atinge cerințele proiectului (P,T,C,S).
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 17
Istoric
• momentul apariției este greu de stabilit – a se vedea ridicarea
Marelui Zid Chinezesc sau construirea catedralelor - apariția/
aplicarea metodelor, instrumentelor și tehnicilor moderne în cadrul
Proiectului Manhattan care a condus armata SUA la construirea
bombei atomice.
• Armata = industria cheie care a dezvoltat tehnici de management de
proiect.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 18
• 1917 – Henry Gantt dezvoltă graficul Gantt ca instrument de programare a
activităților – arată modul în care sarcinile sunt realizate prin comparație cu un plan
prestabilit.
• 1958 – diagramele de tip rețea în proiectul de realizare a rachetelor Polaris, SUA –
modelează relațiile dintre sarcinile proiectului – adică să creeze sarcini mai realiste –
arată sarcinile interconectate.
• 1970 – armata utilizează instrumente software pentru gestionarea proiectelor de
mare anvergură.
• Ultima parte a secolului 20 – toate domeniile de activitate utilizează tehnici și metode
de management de proiect.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 19
Relația cu alte discipline și domenii
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 20
Cunoștințe teoretice și practice
Management de
proiect Management general
Domeniul de
activitate
• Managementul proiectelor = sinteza a cel puţin 5 elemente:
• pregătirea și lansarea proiectului,
• conducerea proiectului,
• organizarea dezvoltării și a implementării proiectului,
• asigurarea coerenței acțiunilor,
• evaluării și monitorizării cu scopul realizării unui plan.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 21
• Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific, se
referă la conducerea activităţii de realizare a unui plan, se
desfăşoară în timp, din momentul în care este începută activitatea
de elaborare a planului proiectului.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 22
1.5 Managerul de proiect. Rol și responsabilități
• Manager de proiect - rolul de a
o aplica rigoarea și structura managementului de proiect,
o asigură terminarea cu succes a proiectului în limitele de timp și cost
necesare.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 23
Rolul managerului de proiect
• se asigură că este înțeles clar motivul realizării proiectului și care este
rezultatul acestuia
• planifică procesul – cunoaște costurile și durata proiectului
• gestionează proiectul – asigură atingerea obiectivelor definite în timpul
și cu costurile previzionate
• termină corespunzător proiectul – se asigură că rezultatele au calitatea
așteptată și funcționează conform cerințelor
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 24
!
• Conducerea/ managementul unui proiect nu este management
de proiect atunci când o singură persoană este implicată în
proiect!
• Și
• Managementul proiectului nu se realizează de la sine și de aceea
managerul de proiect nu face parte din echipa de realizare
a proiectului – riscul este de a nu finaliza proiectul în parametrii
doriți!
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 25
Aptitudinile esențiale
= capacitatea de a comunica și de a lucra în echipă,
aptitudinile tehnice nu sunt esențiale deși sunt importante.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 26
Profesia Manager de proiect
• 1996 – managementul proiectelor cea mai bună alegere pentru o carieră
– revista Fortune
• 1990 – apar departamente speciale pentru managementul proiectelor,
colegiile și universitățile oferă cursuri legate de diferite aspecte ale
managementului proiectelor.
• Internațional – profesia este atestată de PMI (Project Management
Institute) condiții acces = număr de ore exercitare profesie, accesptarea
unui cod etic, cunoștințe în domeniu dovedite prin examen vezi
www.pmi.ro
• România – certificarea este realizată de Ministerul Muncii, Ministerul
Educației – absolvirea de cursuri + examen
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 27
1.6 Abordări în managementul proiectelor
• Sunt cunoscute două abordări în managementul proiectelor
o 1. Abordarea bazată pe faze și
o 2. Abordarea bazată pe domenii sau arii de expertiză.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 28
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 29
Domeniul de expertiză
Grupurile de procese ale proiectului
Inițiere Planificare Execuție Control Închidere
0 1 2 3 4 5
Managementul Integrării
Realizarea planului de proiect Execuția planului
deproiect
Control integrat al schimbării
Managementul Ariei de acoperire
Inițiere Planificarea ariei de acoperire
Verificarea ariei de acoperire
Definirea ariei de acoperire
Controlul ariei de acoperire
Managementul Timpului
Definirea activităților
Controlul
programului
Succesiunea activităților Estimare durata activități Realizarea programului
Managementul Costurilor
Planificarea resurselor
Controlul costurilor
Estimarea costurilor Bugetarea costurilor
Managementul Calității
Planificarea calității Asigurarea
calității Controlul calității
Managementul Resurselor umane
Planificare organizațională Dezvoltarea
echipei
Recrutare personal Managementul
Comunicării Planificarea comunicării
Diseminarea informației
Raportarea performanței
Închiderea administrativă
Managementul Riscului
Planificarea managementului riscului
Monitorizarea și controlul riscului
Identificarea riscului
Analiza riscului calitativ Analiza riscului cantitativ
Planificarea răspunsului la risc
Managementul Achizițiilor
Planificarea achizițiilor Efectuarea
cererilor de ofertă
Finalizarea
contractelor Planificarea cererilor de
ofertă
Relațiile dintre grupurile de procese, activitățile și domeniile de expertiză ale proiectului.
1.7 Fazele proiectului
• 1. specificarea detaliată a scopului proiectului
• 2. planificarea proiectului și stabilirea modului în care proiectul
este realizat
• 3. realizarea proiectului și obținerea rezultatelor planificate
• 4. verificarea obținerii rezultatelor planificate, control
• 5. încheierea proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 30
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 31
Ciclul de viață al proiectului - distribuția efortului de planificare corespunzătoare pe durata proiectului. Prelucrare după Joseph Heagney, Fundamentals of Project Management, American Management Association, 2012
1.8 Domeniile de expertiză în managementul proiectului
• descriu competențele cheie pe care managerul de proiect trebuie să
le dețină
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 32
Prima categorie grupează domeniile esențiale sau principale, care conduc la realizarea de obiective și
activități specifice din proiect după cum urmează:
1. Managementul Ariei de acoperire a proiectului - definirea activităților necesare realizării
proiectului dar și gestionarea acestora
2. Managementul Timpului - stabilirea timpului necesar pentru finaizarea activităților proiectului,
întocmirea unui plan al proiectului dar și asigurarea finalizării proiectului în timpul stabilit
3. Managementul Costurilor - întocmirea bugetului alocat proiectului dar și gestionarea acestuia
4. Managementul Calității - satisfacerea nevoilor identificate de proiect, fie ca acestea sunt
exprimate sau subînțelese
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 33
Cea de a doua categorie reunește domeniile de expertiză suport sau facilitatoare după cum urmează:
5. Managementul Resurselor umane - stabilirea modalităților de utilizare eficientă a resursei umane
6. Managementul Comunicării - producerea, colectarea, stocarea și diseminarea informațiilor legate de
proiect
7. Managementul Riscului - identificarea, analiza, formularea și aplicarea de măsuri contra riscurilor
8. Managementul Achizițiilor - achiziționarea de servicii și bunuri care sunt utilizate în proiect și care
provin din afara organizației și echipei care realizeză proiectul.
• Managementul Integrării - cel de al 9-lea domeniu de expertiză, influențează și este influențat de toate
celelalte domenii sau arii de expertiză.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 34
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 35
2. Conceperea și realizarea proiectelor
• 2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului
• 2.2 Ciclul de proiect
• 2.3 Concepţia proiectului
• 2.4 Planificarea proiectului
• 2.5 Implementarea proiectului
• 2.6 Controlul proiectului
• 2.7 Monitorizarea
• 2.8 Încheierea şi evaluarea
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 36
2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 37
FAZA DE CONCEPȚIE
Input de marketing Monitorizarea competiției
FAZA DE DEFINIRE ȘI PROIECTARE
Definirea problemei Dezvoltarea viziunii
Scrierea Misiunii
FAZA DE PLANIFICARE
Dezvoltarea strategiei Implementarea planificării
Managementul Riscului
FAZA DE EXECUȚIE
Monitorizarea tuturor activităților Acțiuni de corectare a evoluției
FAZA DE ÎNCHIDERE
Rapoarte finale Revizuirea lecțiilor învățate
Pași în managementul de proiect. Corespondența cu fazele proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 38
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 39
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 40
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 41
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 42
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 43
2.2 Ciclul de proiect
• evidență 3 principii majore:
• 1. criteriile de luare a deciziilor și
procedurile sunt definite în fiecare
fază și includ informații cheie asupra
cerințelor, și criterii de evaluarea a
calității
• 2. fazele în ciclul proiectului sunt
progresive și trebuie încheiată
fiecare fază pentru a putea aborda
cu succes următoarea fază
• 3. identificarea de noi proiecte și
activități de programare este un rezultat
al monitorizării și evaluării face parte
dintr-un proces structurat de feedback
și învățare la nivel instituțional
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 44
Identificare
Formulare
Implementare
Evaluare și audit
Programare
4 faze comune abordărilor și anume
I. Concepţie,
II. Planificare,
III. Implementare,
IV. Încheiere.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 45
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 46
Ciclul de proiect – principale documente și responsabilități în proiectele cu finanțare europeană Sursa Project Cycle Management Guidelines 2004 European Commission p.19
În cazul proiectelor care primesc finanţare
• fazele proiectului sunt de regulă definite după cum urmează:
- Identificare (stabilirea ideii de proiect în funcţie de cerinţele programului de finanţare)
- Formulare (dezvoltarea ideii de proiect într-o structură coerentă ce conţine identificarea scopului,
obiectivelor proiectului, planificarea activităţilor, identificarea rezultatelor şi a beneficiarilor proiectului,
planificarea resurselor necesare proiectului, inclusiv stabilirea bugetului)
- Finanţare (faza ce cuprinde mai multe etape, de la depunerea proiectului spre finanţare, evaluarea
proiectului, perioada de precontractare, culminând cu încheierea contractului de finanţare)
- Implementare (punerea în aplicare a celor formulate şi planificate, aşa cum sunt descrise în cererea de
finanţare)
- Evaluare (analizarea progresului proiectului prin compararea celor obţinute la un moment dat cu cele
propuse în cererea de finanţare pentru a vedea în ce măsură obiectivele proiectului au fost atinse)
21.01.2015
management de proiect 2014-2015 conf.dr.arh. monica radulescu
47
2.3 Concepţia proiectului. Planul proiectului
I.1. Analiza nevoilor
• Determinarea problemei reale - întrebări de verificare:
- De ce este o problemă?
- Cine este afectat de problemă?
- A cui este problema?
- Care este impactul problemei asupra beneficiarilor organizaţiei?
- Care este impactul asupra relaţiilor organizaţie-beneficiari?
- Când se manifestă efectele negative ale acesteia?
- Este urgentă rezolvarea problemei şi de ce?
- Ce s-ar întâmpla dacă problema nu este rezolvată?
- Este rezolvabilă problema cu resursele disponibile?
- În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului?
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 48
• I.2 Determinarea problemei prioritare
• Determinarea problemei prioritare - întrebări de verificare:
- Cine sunt componenţii/membrii grupurilor-ţintă?
- Este nevoie de acest proiect?
- Reflectă proiectul nevoile reale ale comunităţii?
- Este comunitatea de acord că aceasta problemă este reală?
- Doreşte comunitatea acest proiect? Care ar fi soluţiile lor?
- Care ar fi oportunităţile proiectului? Ce are el nou, inovator?
- Ce anume (situaţie, stare de fapt, comportament...) va schimba proiectul?
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 49
Determinarea problemei prioritare
• se poate face utilizând tabelul de mai jos în care sunt enumerate problemele
identificate, şi se acordă punctaje de la 1 la 5 pentru fiecare din următoarele criterii:
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 50
Criteriu Enunţul
problemei 1
Enunţul problemei
2
Enunţul problemei
3 Importanţa problemei
Urgenţa problemei
Fezabilitate
Suport din partea celor interesaţi
Punctaj final
I.3 Analiza SWOT
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 51
Puncte tari S
- Avantajele unei propuneri? - Capacitate?
- Avantaje faţă de concurenţă? - Resurse, echipamente, oameni?
- Experienţa, cunoştinţe, date, informaţii? - Resurse financiare? Locaţia?
- Aspecte inovative? - Calitatea proiectelor derulate, experienţa?
- Acreditări, recunoaşteri, certificări? - Sistemul de comunicare din interiorul
organizaţiei? - Cultura organizaţională?
- Conducere, management? - Filosofia şi valorile organizaţiei?
Puncte slabe W
- Dezavantajele unei propuneri? - Lipsa capacităţii?
- Lipsa avantajelor faţă de concurenţă? - Reputaţia?
- Lipsa resurselor financiare? - Propriile puncte sensibile ale organizaţiei?
- Termene limita, resurse limitate? - Lipsa unui flux de numerar acceptabil? - Efectele asupra activităţilor principale ale
organizaţiei? - Experienţa anterioară în domeniu lipsă
sau irelevantă? - Angajamentul scăzut al membrilor?
- Acreditări, certificări lipsă? - Conducere defectuoasă?
- Lipsa unor canale clare de comunicare? - Cultură organizaţională nepotrivită?
Oportunități O
- Dezvoltarea sectorului? - Lipsa unor organizaţii concurente?
- Tendinţele actuale benefice? - Dezvoltarea tehnologică?
- Influenţe globale - Legislaţie favorabilă
- Surse de finanţare pentru domeniul vizat?
Amenințări T
- Efecte politice? - Efecte legislative?
- Efecte ale mediului? - Lipsa surselor de finanţare?
- Cererea? - Dezvoltarea economică?
- Competiţie în domeniul vizat foarte puternică?
Matricea SWOT
Analiza competenţei organizaţiei de a rezolva problema identificată, prin intersectarea
punctelor tari cu oportunităţile şi ameninţările precum şi a punctelor slabe cu
oportunităţile şi ameninţările.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 52
Puncte tari (S) Puncte slabe (W)
Oportunităţi (O)
Cadranul SO – decizia va fi luată în sensul
valorificării punctelor tari în atragerea
oportunităţilor
Cadranul WO – decizia va fi luată în sensul
eliminării punctelor slabe pentru
valorificarea oportunităţilor
Ameninţări (T)
Cadranul ST – decizia va fi luată în sensul
valorificării punctelor tari în contracararea
pericolelor
Cadranul WT – decizia va fi luată în sensul
eliminării punctelor slabe pentru
contracararea pericolelor
• I.4 Grupul ţintă al proiectului
Grupul țintă al proiectului este compus din persoanele vizate de proiect
• I.5 Beneficiarii proiectului
Reprezintă persoanele sau categoria de persoane care vor avea de câştigat
de pe urma proiectului, în viziunea iniţiatorilor proiectului.
• I.6 Definirea scopului proiectului
Scopul proiectului este soluţia pentru problema identificată - situaţia la
care dorim să ajungem în urma implementării proiectului (evident, o
situaţie mai bună pentru beneficiarii proiectului).
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 53
• I.7 Definirea obiectivelor proiectului
Obiectivul este un rezultat caree trebuie obţinut în efortul de atingere a
scopului și care trebuie să fie formulate SMART:
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 54
• I.8 Definirea activităţilor
Obiectivele sunt aduse atinse prin derularea unui set de activităţi specifice care
prezintă următoarele caracteristici - un rol bine determinat, un consum de
resurse fizice şi umane într-un interval de timp bine determinat, și un moment
de început şi un moment de încheiere.
S M A R T specific măsurabil abordabil realist încadrat în timp
2.4 Planificarea proiectului
• II.1. Planificarea activităţilor
Planul = reprezentarea grafică a activităților ordonate logic și
analizate temporal de obicei în forma de analiză de rețea dar și în
formule grafice cu impact vizual bun utilizate în comunicarea către
echipa de proiect – diagrame.
Programul = reprezentarea planului în relație cu resursele proiectului
= document de lucru.
21.01.2015
management de proiect 2014-2015 conf.dr.arh. monica radulescu
55
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 56
• Planificarea activităţilor răspunde la întrebările: Ce trebuie
făcut? Când? Unde? De către cine? Cum? Cu ce resurse?
Nr.
Activ Denumire Activitate
Perioada de desfăşurare
Mod de realizare Resurse alocate
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
Ax
• Tipuri de planificare
o planificarea liberă – libertate totală în alegerea calendarului de proiect –
pericole – costuri mari
o planificarea orientată către obiectiv – termenul de realizare este
predeterminat – pericol = consumul de resurse timp
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 57
II.2. Diagrame
Diagramele cu bare – derivă din diagramele Gantt
• Avantajul = simplitatea şi claritatea în transmiterea informaţiilor.
Dezavantajul = nu arată dependenţele dintre două activități.
Diagramele cu panouri mobile
• = panouri care se fixează pe o ramă fixă
Diagramele cu bare interconectate
• = sunt utilizate la proiecte de mică anvergură
Diagramele liniilor de echilibru
• = complexe, efort de concepere, dificil de interpretat, rar întâlnite
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 58
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 59
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 60
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 61
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 62
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 63
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 64
II.3. Structura „Work Breakdown” (WBS)
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 65
avantaje dezavantaje
Reprezintă munca sub forma de activităţi Munca are un rezultat tangibil
Reprezentare într-o structură ierarhică Grupare de elemente orientate către rezultate
Insuficient detaliată Realizată de o singură persoane
Omite activităţi importante - administrare, monitorizare, evaluare, raportare etc
Poate rămâne la stadiul iniţial - fără modificările ulterioare
II.4. Rezultatele unui proiect
• Rezultatele reprezintă ceea ce se obține efectiv în urma derulării
unui proiect și sunt direct legate de obiective.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 66
II.5. Matricea cadru logic
• Sintetizează informații asupra obiectivelor - ce încearcă să realizeze proiectul, modul în care le
realizează -cum realizează, elemente necesare pentru succesul proiectului, dar și problemele care
pot apărea pe parcursul derulării.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 67
• II.6. Planificarea resurselor umane
managerul proiectului
1. descrie activităţile elementare pentru fiecare obiectiv;
2. transformă activităţile în sarcini şi competenţe necesare realizării
acestora;
3. transformă sarcinile în responsabilităţi;
4. realizează fişe de post pentru membrii echipei;
5. selectează membrii echipei.
21.01.2015
management de proiect 2014-2015 conf.dr.arh. monica radulescu
68
• II.7. Planificarea financiară a proiectului (bugetul de proiect)
Etape în planificare
• 1. planificarea activităţilor proiectului
• 2. estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate
• 3. estimarea surselor de venit
• 4. reechilibrarea diferenţelor între cheltuieli şi venituri
• 5. realizarea planificării în timp pentru cheltuieli și venituri
• 6. identificarea soluțiilor pentru evitarea crizelor de lichidităţi; dacă deficitul
temporar nu poate fi suportat de organizaţie, întreg bugetul sau planificarea lui în
timp vor trebui modificare
• 7. aprobarea bugetului de către instituţii şi finanţator
• 8. stabilirea procedurilor de supraveghere permanentă a cheltuielilor comparativ cu
bugetul pe parcursul implementării
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 69
Exemplu pentru structura unui buget
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 70
Categorie de cheltuieli Număr unităţi
Cost unitar (ron)
Nr. Persoane
Cost total (ron)
Contribuţie organizaţie
(ron)
Alte contribuţii
(ron)
Contribuţie (ron)
RESURSE UMANE
TRANSPORT
ECHIPAMENTE; MATERIALE
ALTE CHELTUIELI (specifice proiectului)
Mâncare
Cazarea
ALTE SERVICII (telefon/fax, Internet,
electricitate)
CHELTUIELI DE REGIE (costuri administrative)
TOTAL
TOTAL PROIECT:
• 2.5 Implementarea proiectului
Provocări:
• Respectarea obiectivelor proiectului;
• Coordonarea şi organizarea;
• Luarea deciziilor;
• Monitorizarea şi evaluarea;
• Menţinerea contactelor cu partenerii;
• Delegarea responsabilităţilor;
• Formarea echipei, managementul resurselor umane
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 71
2.6 Controlul proiectului
• Controlul timpului
Problemele:
• nerespectarea termenelor pentru acţiuni
• prea multe sarcini „aproape gata”
• prea multe „acţiuni prioritare”
• număr mare de întâlniri cu caracter extraordinar între membrii
echipei
• utilizarea de resurse suplimentare pentru a sprijini sectoarele critice
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 72
Controlul resurselor umane
Necesită
• planificare flexibilă la schimbări
• planuri de rezervă
• selectarea unei forţe de muncă flexibile
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 73
• Probleme tipice pentru controlul resurselor umane, posibile cauze şi rezolvări
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 74
me
mb
ri a
i ech
ipe
i de
pro
iect
care
…
muncesc prea mult peste programul iniţial agreat
sau nu mai ajung să-şi termine treburile
problema de planificare nu au fost bine alese responsabilităţile
numărul de ore de muncă sau ocupantul postului
problema de planificare de control monitorizarea respectării fişelor de post
evaluarea performanţei lor
mai au şi alt loc de muncă/ contract
planificarea în timp a utilizării lor în cadrul proiectului
punerea de acord privind programul lor de lucru
respectarea cât mai mult posibil a planificării în timp a activităţilor
monitorizarea permanentă a proiectului pentru a putea prevedea cât mai din timp schimbările
timp pentru reconsiderarea programului cu celelalte obligaţii pe care le au
se aplică şi în cazul în care este angajat un expert pentru o parte a proiectului, cu disponibilitate limitată
părăsesc echipa bune relaţii
bun sistem de comunicare
devin brusc indisponibili (boală, probleme personale)
alegerea unei echipe flexibile
dezvoltarea de planuri de contingenţă
Controlul costurilor
Cerinţe
a). bugetul iniţial bine gândit
b). monitorizarea bugetului - existenţa unui sistem clar de raportare financiară
c). nivelul de responsabilitate şi limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului
– clar stabilite
Alternative pentru criza financiară:
- suplimentarea surselor de finanţare pentru proiect - de exemplu, acelaşi proiect
poate fi depus spre finanţare la un alt finanţator.
- nerealizarea în întregime a obiectivelor
- nerespectarea calităţii
- nerespectarea planificării în timp
- oprirea proiectului
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 75
2.7 Monitorizarea
Se monitorizează
• resursele investite în proiect: umane, materiale, financiare,
informaţionale, de timp
• activităţile: respectarea planificării şi a standardelor cantitative şi
calitative pentru fiecare din ele.
• procesul de luare a deciziilor:
o ce decizii sunt luate
o cine este implicat în luarea deciziilor
o cine nu este implicat în luarea deciziilor
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 76
Monitorizarea şi evaluarea presupun stabilirea unor criterii şi indicatori de performanţă
• Criteriile
Criteriile reprezintă aspectele considerate relevante pentru aprecierea
performanţei activităţii pe care o evaluăm.
Aspectele ce se pot măsura în timpul activităţii vor face obiectul
monitorizării, în vreme ce altele care ţin de impact vor fi abordate prin
evaluare.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 77
Monitorizarea şi evaluarea presupun stabilirea unor criterii şi indicatori de performanţă
Indicatorii
• cantitativi - cantitatea (de servicii, de clienţi, de timp, etc.)
• financiari -costurile directe (transport, cazare, salariul unui angajat,
etc.) şi indirecte (chirie, întreţinere, administrare).
• calitativi - cât de bine sau cât e bun este produsul sau serviciul.
Indicatorii de calitate pot fi interni sau externi.
• de proces - cum se iau deciziile privind managementul proiectului (cine
este implicat în luarea deciziilor şi cum, cum se iau deciziile, cum se
transmit celor interesaţi, etc.)
• de impact - efectele produse prin activitatea proiectului şi beneficiile
obţinute. Efectele şi beneficiile pot fi pe termen scurt şi pe termen lung.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 78
Etape ale monitorizării:
• colectarea permanentă a informaţiilor (ceea ce se întâmpla în timp ce se
întâmplă)
• punerea laolaltă a informaţiilor şi datelor pentru a vedea ce s-a realizat
până la un moment dat
• evaluarea măsurii în care obiectivele au fost atinse sau problema
rezolvată
• tragerea concluziilor şi folosirea experienţei pentru viitor
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 79
• Definiția Monitorizării, Evaluării, Auditului. Sursa Project Cycle Management Guidelines 2004 European
Commission p.40
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 80
Monitorizare
& Revizuire obișnuită
Evaluare Audit
Cine Responsabilitate
management intern – toate nivelurile
De obicei implică input extern – obiectivitate
Conține input extern
Unde În derulare
Periodică – la termen intermediar, la
terminarea proiectului,ex-post derulare și asupra
Ex-ante terminare proiect (revizuire sistem)
De ce Verificare progres Acțiuni remediere Planuri actualizare
Concluzii generale aplicabile altor proiecte/
programe și ca input pentru revizuire de
politici
Furnizează responsabilitatea
Furnizează siguranța și dovedește
responsabilitatea în fața actorilor interesați
Furnizează recomandări pentru îmbunătățire – proiectul în derulare –
proiecte viitoare
Corespondența cu matricea
logică a proiectului
Inputuri Activități Rezultate
Rezultate Scop
Obiectiv general
Inputuri Activități Rezultate
Surse de informaţii pentru monitorizare
- Statistici: cât de mult? câţi / câte?
- Informaţiile calitative: ce am făcut? ce efecte a avut ceea ce am făcut?
- Jurnalele: cine a făcut? ce? şi când?
- Observarea: ce văd ? şi ce aud?
- Interviuri şi chestionare
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 81
2.8 Încheierea şi evaluarea
Evaluarea = emiterea de judecăţi privind progresul înregistrat pe calea atingerii
obiectivelor propuse.
• Ce evaluăm?
• în ce măsură proiectul si-a atins obiectivele şi dacă nu, de ce nu? • în ce măsură activităţile au fost îndeplinite? • în ce măsură munca a fost bine făcută? • în ce măsură resursele au fost utilizate în mod eficient? • care a fost impactul proiectului? Ce a schimbat proiectul? • ce aţi învăţat pe parcursul proiectului? • cum veţi utiliza experienţa dobândită prin proiect pentru proiectele viitoare?
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 82
Raportarea Raportul de evaluare:
1. obiectivele avute în vedere;
2. informare - necesitatea atingerii obiectivelor;
3. informaţii şi date colectate şi analizate;
4. ce demonstrează informaţiile colectate;
5. cum a fost făcută evaluarea şi cine a fost implicat;
6. daca au fost atinse obiectivele fixate la început;
7. rezultate atinse;
8. ce noi necesităţi, din care ar rezulta noi obiective au apărut pe parcursul proiectului şi ce anume îşi propune instituţia sa întreprindă în legătură cu ele;
9. ce recomandări se fac pentru viitor?
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 83
Închiderea proiectului şi acceptarea oficială a rezultatelor acestuia managerul de proiect :
• obţine aprobările pentru acceptarea rezultatelor finale;
• întocmeşte şi înaintează rapoartele finale;
• informează partenerii în legătură cu închiderea proiectului şi cu rezultatele obţinute;
• se asigură că se închid conturile proiectului (în cazul în care au fost deschise conturi
• speciale pentru proiect);
• ajută echipa de proiect să se dizolve, ajută fiecare membru în parte să îşi asume noi
responsabilităţi în organizaţia respectivă;
• realizează o evaluare a proiectului pentru uz intern;
• evidenţiază performanţele;
• anunţă public închiderea proiectului şi rezultatele care au fost obţinute;
• subliniază eventualele ţinte care nu au fost atinse.
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 84
STRUCTURA LUCRARII SPATIU PENTRU FUMAT UAUIM
• 1/ Scopul şi obiectivele lucrării
• 2/ Necesitatea şi oportunitatea lucrării
• 3/ Analiza SWOT a sistemului abordat în cadrul proiectului. Interpretare. Concluzii.
• 4/ Prezentarea căilor de acţiune şi descrierea activităţilor şi operaţiunilor care trebuie
desfăşurate - descriere succintă a fiecărei operaţiuni, durată şi resurse necesare.
• 5/ Diagrama Gantt.
• 6/ Echipa de management a proiectului. Fişa postului – sarcini, competenţe şi
responsabilităţi. Diagrama de responsabilităţi.
• 7/ Riscurile proiectului – capacitatea echipei de management de a gestiona proiectul
– managementul riscului.
• 8/ Indicatori finali urmăriţi. Impactul cuantificabil al activităţilor proiectului asupra
indicatorilor de output şi de rezultat.
• BIBLIOGRAFIE
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 85
Bibliografie
• Joseph Heagney, Fundamentals of Project Management, American Management Association, 2012
• Richard Newton, Management de proiect pasa cu pas, Cum să planificați și să conduceți un proiect de succes,
Meteor Press
• Dennis Lock, Management de proiect, Editura CODECS 2000
• Eurocor, curs Manager de proiect
• Project Management T-kit - Council of Europe DG IV and European Commission 2000 disponibil la adresa
http://www.youthinaction.nl/youthinaction/download/documenten/TKIT_ProjectManagement.pdf accesat în
30.12.2014
• Project Cycle Management Guidelines 2004 European Commission, disponibil la adresa
http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-
200403_en_2.pdf accesat în 30.12.2014
• Project Cycle Management Handbook EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office General Affairs
Evaluation, 2004 disponibil la adresa http://www.sle-berlin.de/files/sletraining/PCM_Train_Handbook_EN-
March2002.pdf accesat în 30.12.2014
• Project Management Methodology Manual Council of Europe, European Commission disponibil la adresa
http://www.coe.int/T/DG3/RomaTravellers/archive/JP3/regions/PMMGuide.pdf Accesat în 30.12.2014
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 86
Va multumesc!
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 87
anexe
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 88
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 89
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 90
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 91
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 92
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 93
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 94
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 95
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 96
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 97
21.01.2015 management de proiect 2014-2015
conf.dr.arh. monica radulescu 98