M102_4

FUNDAMENTELE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR

Modulul 1: Fundamentele Managementului Proiectelor

Modulul 4: Documente de Referin

Modulul 4:

Documente de ReferinScop i Obiective

Acest capitol demonstreaz modul de utilizare a Documentelor de Referin pentru organizarea i urmrirea documentelor referitoare la toate proiectele. La ncheierea acestui capitol, vei fi capabili s:

Definii Documente de Referin

Creai Documente de Referin

Specificai localizarea Documentelor de Referin

Atribuii Documente de Referin la elemente WBS

Documente de Referin

Documente de Referin (Reference Documents) reprezint o facilitate care v permite pstrarea unui catalog al documentelor care se refer la proiecte.

Atribute Legturile sunt create la documente actuale care sunt stocate ntr-o locaie extern, cum ar fi un fiier pe server

V permite pstrarea informaiilor generale, cum ar fi date despre versiuni, localizare i autor

Pot fi ataate elementelor WBS sau activitilor

Pot fi organizate sub o form ierarhic

Aplicaii Utile pentru a pune la dispoziie standarde sau ghiduri pentru realizarea lucrrilor n cadrul activitilor

Utile pentru a face referire la rezultatele unei activiti

fiiere CAD

Planuri de testare

Imprimri

Utile pentru identificarea livrrilor proiectului; documente ce vor fi livrate clientului la ncheierea proiectului

Crearea Documentelor de Referinnainte de atribuirea unui document de referin unui element WBS sau unei activiti, acesta trebuie mai nti creat n cadrul proiectului.

Pai1. Deschidei proiectul

2. Alegei Project, Reference Documents

3. Din bara Command, apsai butonul Add

Eticheta GeneralV permite definirea informaiilor de baz pentru documentul de referin selectat

Definii Title, Reference No, Version, Reviosion Date i Author

Selectai Document Category i Status pentru documentul selectat

Document Category este o clasificare utilizat pentru organizarea sau gruparea diferitelor tipuri de documente

Cmpul Status afieaz starea de realizare a documentului

Pai1. Apsai fereastra General

2. Introducei n cmpul Title

3. Introducei n cmpul Reference No

4. Introducei n cmpul Version

5. Introducei n cmpul Document Category

Not: Categoriile de Documente sunt clasificri utilizate la organizarea sau gruparea diferitelor tipuri de documente. Pentru a defini o nou Categorie de Documente, selectai Admin, Admin Categories, apoi alegei eticheta Document Categories

6. Introducei n cmpul Status, apsai butonul i alegei satutul

7. Introducei n cmpul Revision Date

Specificarea Localizrii P3e permite definirea a dou tipuri de localizri, personal i public

Documentului Documentele Private Location pot fi vizualizate doar de utilizatorii P3e.

De exemplu, facturile, comenzile, sau contractele

Documentele Public Location pot fi vizualizate de toi participanii la proiect, incusiv utilizatorii de Progress Reporter i Portfolio Analyst

De exemplu, ghidurile de proceduri sau listele de verificare ale proiectului

Pai1. Apsai fereastra Files

2. n cmpul Private Location, selectai directorul

3. Selectai documentul

4. Apsai butonul Open

5. Apsai butonul Launch pentru a vizualiza documentul de referin

Not: Cnd apsai butonul Launch, documentul va fi deschis de aplicaia care l-a creat, cum ar fi Excel, Word, AutoCad

Atribuirea Documentului

de ReferinUtilizai P3e pentru atribuirea documentelor att la activiti, ct i elementelor WBS. De exemplu, n etapa iniial de planificare a proiectului, putei atribui un document unui element WBS. Pe msur ce informaiile despre proiect devin mai detaliate, putei atribui acelai document la una sau mai multe activiti.

WBS Code - Prezint lista codurilor elementelor WBS asociate la documentul de referin

Activity ID - Prezint lista ID-ului tuturor activitilor asociate documentului de referin

Activity Name - Prezint lista descrierii activitilor asociate documentului de referin

Pai1. Selectai documentul de referin

2. Apsai fereastra Assignments

3. Apsai butonul Assign

4. Selectai elementul WBS

Seminar 2


DateStructura WBS creat pentru acest proiect ne permite pstrarea informaiilor generale despre proiect, la diferite nivele. Politica companiei Hydra leag datele privind contractul proiectului la proiectul P3e. Michael Thomas, conductorul colectivului de proiectare dorete s aib acces la documentele care cuprind specificaiile pentru amortizoare. Utilizai Documentele de Referin pentru a ndeplini aceste obiective.

Tem1. Adgai Documente de Referin utiliznd Tabelul 4

Tabelul 4: Crearea Documentelor de Referin

TitluRef. No.VersionDocument CategoryStatusRevision DateLocation

Design Specs00021.0Project SpecificationCompleted19-Dec-00Public:

C:\P102\design.bmp

Original Contract00031.3ContractsApproved08-Jan-01Private:

C:\P102\contract.txt

2. Asociai Documente de Referin elementelor WBS utiliznd Tabelul 5

Tabelul 5: Asocierea Documentelor de Referin

Document de ReferinAsociere WBS

Design SpecsDesign-04.1

ContractDesign-04

Note:

Recapitulare

Seminar


1. Crui element WBS i este asociat documentul Original Contract?.

2. Ce document de referin este n starea Approved?

3. Ce document(e) din cadrul proiectului poate fi vizualizat de utilizatorii sistemului Portfolio Analyst?

Rspunsuri Recapitulare Seminar

1. Design-04

2. Contractul Iniial

3. Design Specs

Recapitulare


1. Adevrat sau Fals: Documentele de Referin pot fi organizate sub form ierarhic.

2. Care dintre urmtoarele afirmaii este incorect, n raport cu documentele de referin?a. Documentele Private Location pot fi vizualizate doar de utilizatorii P3e

b. Putei defini o variant pentru documentul de referin

c. Documentele de referin pot identifica livrrile proiectului

d. Putei asocia un document de referin doar unui element WBS sau activitate

3. Adevrat sau Fals: Pentru organizarea documentelor dumneavoastr de referin, le grupai i le sortai dup Categoria de Document.

4. Putei asocia un Document de Referin la un element WBS sau o activitate, selectnd una din urmtoarele comenzi:

a. Project, Reference Documents, eticheta Assignments

b. Project, Activities, eticheta General

c. Enterprise, Projects, eticheta General

d. Project, Reference Documents, eticheta General

Rspunsuri

1. Adevrat

2. d

3. Adevrat

4. a

EMBED MS_ClipArt_Gallery




Planificarea i Controlul Proiectelor cu P3e 2.04PLANIFICAREA I URMRIREA PROIECTELOR CU P3 3.04-12Planificarea i Controlul cu P3e

M102_4

Documents

Transcript of M102_4