Impact Plus Guide

Următorul ghid electronic a fost

elaborat în cadrul proiectului

„EuroImpact Plus", finanțat prin

programul Erasmus+

Capitolul 1: Impact la nivel individual

Capitolul 2: Impact la nivel organizațional

Capitolul 3: Impact la nivelul comunității

Capitolul 4: Sustenabilitatea proiectelor

PARTENERI

Conținutul ghidului IMPACT PLUS

GUIDE

Proiectul “EuroIMPACT Plus” a fost finanțat cu ajutorul Comisiei

Europene. Această publicație reflectă exclusiv viziunile autorilor,

iar Comisia nu este răspunzătoare pentru nicio utilizare a

informațiilor din aceasta.

1

INTRODUCERE

Următorul ghid digital "Impact Plus Guide" se

concentrează asupra impactului pe care îl are fiecare

proiect pe plan individual, organizațional și

comunitar, precum și asupra importanței asigurării

durabilității rezultatelor proiectului după ce

finanțarea UE a fost epuizată. Ghidul este conceput

ca o resursă valoroasă pentru lucrătorii de tineret și

organizațiile non-profit, util pentru un management

eficient al proiectelor, subliniind importanța

personalului organizațiilor nonprofit și a

voluntarilor. "Impact Plus Guide" asigură

durabilitatea rezultatelor proiectului și stabilește o

listă de recomandări și bune practici. Următorul ghid

digital a fost scris luând în considerare experiența și

opiniile tuturor participanților și formatorilor care au

luat parte la proiectul "EuroIMPACT Plus" (EP).

EP este un parteneriat strategic între organizații non-

profit, care se axează pe promovarea lucrului cu

tinerii la standarde ridicate, cu scopul de a oferi

lucrătorilor de tineret toate cunoștințele necesare și

toate instrumentele de management de proiect, de a

demonstra avantajele metodologiei managementului

de proiect și de a descrie utilizarea metodologiilor și

instrumentelor managementului de proiect în

diferite zone ale sectorului non-profit. Parteneriatul

își propune să creeze resurse inovatoare pentru

munca în domeniul tineretului și să doteze lucrătorii

de tineret cu abilitățile necesare pentru a gestiona

un proiect în cel mai eficient mod. În plus, EP a fost

finanțat de Agenția Națională a Regatului Unit cu

sprijinul Comisiei Europene prin programul

Erasmus +, iar consorțiul proiectului este condus de

OpportUNITY UK, reunind următoarele ONG-uri

partenere: Asociación Projuven (Spania), GEYC

(România) și Alternativi International (Bulgaria).

“Impact Plus Guide” este împărțit în 4 capitole

principale:

Impact la nivel individual

Impact la nivel organizațional

Impact la nivelul comunității

Sustenabilitatea proiectelor

2

Capitolul 1

Impact la nivel individual

1. Rezumat

Impactul oricărui proiect este unul dintre pașii

semnificativi pe care trebuie să ne concentrăm,

deoarece acesta este elementul care evaluează

succesul proiectului și relevanța acestuia pentru

nevoile individului, grupului sau comunității.

Așadar, atunci când planificăm și dezvoltăm un

proiect, întrebările DE CE și CUM sunt elemente

cheie de luat în considerare pentru măsurarea

impactului. În cazul proiectelor finanțate prin

programele Erasmus +, multe organizații sunt

înclinate să se concentreze mai mult pe calendarul

activității principale și să aloce celorlalte aspecte ale

proiectului (impact, diseminare, vizibilitate) o poziție

secundară.

De ce?

Pentru ca un proiect să aibă succes, acesta trebuie

să fie relevant pentru nevoile grupului țintă și trebuie

să permită beneficiarilor să profite de rezultatele

sale. Un proiect care nu oferă nimic este considerat

redundant, inutil, prin urmare investiția pusă în

proiect a fost risipită.

Când vorbim despre proiecte europene (în mod

specific, proiectele finanțate prin programul

Erasmus +), impactul este unul dintre cele mai

importante aspect. Scopul este de a ajuta tinerii și

lucrătorii de tineret să se confrunte cu diferite

obstacole în comunitățile lor, la nivel individual și

profesional. În acest caz, o organizație și partenerii

săi trebuie să asigure că proiectul lor este relevant și

rezultatele sale ajută aceste grupuri în combaterea

obstacolelor.

Cum?

Există diverși pași pe care o organizație sau un

consorțiu le pot lua pentru a se asigura că proiectul

lor are un impact pozitiv asupra grupului țintă.

Primul pas în a se asigura că acest lucru este realizat

este efectuarea unor cercetări pentru a identifica

nevoile tinerilor. Cercetarea poate fi efectuată

folosind diferite metode online și offline (sondaje,

excursii, interviuri, observații etc.). Când se

identifică ideea proiectului, următorul pas este

3

planificarea și pregătirea efectivă a întregului proiect,

etapă în care o organizație trebuie să stabilească

activități specifice care să o ajute să evalueze

impactul proiectului (înainte de activitatea

principală a proiectului – activități de evaluare a

răspunsului grupului țintă, a părților interesate de

proiect, în timpul activității principale - activități de

evaluare zilnică și reflecție, după activitatea

principală - activități pentru a evalua modul în care

participanții au aplicat ceea ce au învățat în

comunitățile lor).

O strategie bine planificată pentru măsurarea

impactului unui proiect nu ar aduce beneficii numai

grupurilor țintă, dar și celor care au planificat și

implementat proiectul, întrucât procesul de evaluare

a impactului ar servi drept o lecție de îmbunătățire a

viitoarelor proiecte. În alte cuvinte, o evaluare corect

pregătită a impactului poate indica dacă proiectul

funcționează așa cum a fost intenționat și poate arăta

ce trebuie îmbunătățit și ce trebuie schimbat.

Impactul unui proiect este înțeles la diferite niveluri,

cum ar fi:

Individual - creșterea bunăstării oamenilor

La nivelul comunității – impact asupra

comunităților de interese / subsectoare sau

comunități geografice

La nivelul organizațiilor - schimbarea modului

în care organizațiile funcționează, oferă servicii,

ajung la beneficiary

Sectorul mai larg sau societatea în ansamblu -

impact asupra unei răspândiri geografice largi

Mediul economic, politic sau fizic - vizând o

problemă strategică, care influențează politica

sau dezbaterea.

2. Impact la nivel individual

Când vorbim despre impactul la nivel individual, este

important să luăm în considerare diferitele niveluri

pe care un proiect trebuie să le influențeze. În timpul

4

activității principale a unui proiect, fie acesta un

curs de formare, un seminar sau un schimb de

tineri, formatorii / facilitatorii trebuie să poată

determina dacă rezultatele au avut un impact în

dezvoltarea și îmbunătățirea abilităților și

competențelor celor care au participat la activitățile

de formare.

Exemple de abilități și competențe pe care trebuie să

le luăm în considerare la nivel individual:

Abilități interpersonale: abilități sociale și

raportul cu autoritatea

Abilități organizaționale: organizarea personală

și abilitatea de a ordona și de a prioritiza

Abilități analitice: capacitatea de a-și exercita

judecata, de a gestiona timpul sau de a rezolva

problemele

Abilități personale: înțelegere, motivație,

încredere și conștientizarea sănătății.

În funcție de tema unui proiect, la sfârșitul activității

principale, participanții ar trebui să poată identifica

noile abilități pe care le-au dezvoltat și cum i-ar ajuta

aceste abilități să-i implice pe tinerii din comunitățile

lor sau, dacă sunt ei înșiși tineri, cum ar putea aceste

abilități să îi ajute să facă față problemelor cu care

se confruntă în comunitățile lor și ce tip de activități

pot iniția pentru a-și face auzită vocea și a-i ajuta pe

ceilalți.

Aceste abilități și competențe sunt, de asemenea,

importante la nivel profesional și pot ajuta tinerii să

se poziționeze pe piața muncii, în timp ce angajatorii

caută indivizi care posedă aceste abilități. Mai mult,

angajatorii caută persoane care se pot integra rapid

într-o echipă și care își pot planifica și organiza

activitățile în funcție de nevoile echipei.

The Abilitățile care nu pot fi obținute prin experiență

(soft abilities) pot fi împărțite după cum urmează

Abilități la locul de muncă: teamwork,

rezolvarea problemelor, abilități de

matematică, tehnologia informației,

comunicare

5

Atitudini: motivație, responsabilitate,

recunoașterea competențelor anterioare

Abilități personale: nivelurile de participare,

timp, conștiința de sine, nivelurile de

concentrare și / sau implicare

Abilități practice: conștientizarea drepturilor și

responsabilităților, capacitatea de a completa

formularele etc.

3. Cum și când evaluăm impactul la

nivel individual

La sfârșitul fiecărui proiect Erasmus +, participanții

(tineri, lucrători de tineret sau cei interesați de

subiectul proiectului) sunt invitați să reflecteze

asupra abilităților și competențelor pe care le-au

dezvoltat sau îmbunătățit în timpul activității

principale a proiectului. Există diferite metode

pentru a evalua nivelul impactului și ar trebui să se

realizeze pe parcursul întregii părți de implementare

a proiectului. Prin urmare, există trei perioade

principale în care evaluarea impactului trebuie

aplicată: înainte, în timpul și după activitatea

principală.

Înainte de activitatea principală

Fiecare proiect Erasmus + are o campanie anterioară

și ulterioară de promovare a rezultatelor unui

eveniment. În faza premergătoare, toți partenerii

implicați într-un proiect au posibilitatea de a

promova și de a spori vizibilitatea proiectului în

rândul grupurilor țintă și al părților interesate.

Acesta este momentul pentru a vă asigura că toți cei

care pot beneficia de implementarea acestui proiect

sunt informați și conștienți de oportunitatea de a se

implica și de a împărtăși cu colegii lor problemele cu

care se confruntă comunitatea din care provin.

Există două modalități diferite de a vă asigura că

acest pas este atins: online și offline. Din momen ce

toată lumea este zilnic online, difuzarea știrilor în

cadrul rețelelor sociale din diferite comunități este o

metodă eficientă, deoarece poate ajunge la o arie

largă (din punct de vedere geografic - național,

internațional etc.). Offline este o altă metodă de a

participa la evenimente diferite pentru tineri, unde

puteți începe să creați legături cu ei și să îi faceți

conștienți de diversitatea posibilităților de implicare.

Cum ar putea aceste metode să aibă un impact la

nivel individual? Tinerii ar deveni mai conștienți de

6

problemele din jurul lor, ar începe să-și sporească

abilitățile de participare și de inițiativă. Ei vor

împărtăși cunoștințele despre eveniment; astfel, s-ar

dezvolta abilități de comunicare.

În timpul activității principale

Activitatea principală este factorul cheie pentru a

determina dacă strategia de măsurare a impactului

funcționează conform planificării. În această fază, se

poate evalua dacă a avut succes în modul în care era

intenționat și dacă va avea un impact semnificativ

asupra tinerilor la nivel regional, național,

internațional și european.

Există multe modalități de a identifica modul în care

participanții își utilizează abilitățile actuale, dezvoltă

noi abilități și pun în aplicare ceea ce învață.

Activitățile de colectare a informațiilor pot fi realizate

la nivel de grup, în mod individual, utilizând jurnal

personal, discuții în grupuri mici, observare etc. În

ceea ce privește proiectele Erasmus +, ne concentrăm

asupra educației non-formale și a activităților non-

formale pentru a identifica nivelul de impact.

Exemple de activități:

Pentru a identifica competențele actuale: formatorii

organizează ateliere în care participanții sunt invitați

să împărtășească problemele actuale din

comunitățile lor. În cadrul acestor activități,

formatorul / facilitatorul poate identifica din

rezultatele atelierului modul în care a participat

fiecare membru al grupului și modul în care fiecare

a contribuit.

Identificarea competențelor dobândite recent:

Activități de reflecție în care participanților li se

oferă spațiu și timp pentru a reflecta asupra

7

contribuției lor la activități care utilizează

notebook-uri personale (folosite zilnic, acest

instrument este furnizat de programul

Erasmus +, și anume Youthpass).

Evaluarea zilnică: cu referire la activitățile din

fiecare zi, formatorii realizează ateliere de lucru

(povestiri, diferite tipuri de evaluare) pentru a

identifica dacă grupul a acumulat cunoștințe

pe care le poate folosi ulterior.

Evaluare intermediară și finală: participanții își

pot aminti de începutul evenimentului și pot

identifica cât au evoluat (evaluările pot fi

scrise, orale sau ambele, sau se pot face prin

jocuri).

Observație: acest lucru se face în principal de

către formatori / facilitatori, care pot observa

cu ușurință modul în care grupul evoluează pe

tot parcursul proiectului.

Activități de timp liber: jocuri, activități de

grup, discuții unu la unu, îndrumare.

Sesiuni inițiate de participanți: de exemplu,

sesiuni cu grupuri mici

După activitatea principală

Impactul după activitatea principală poate fi evaluat

în principal prin intermediul rapoartelor partenerilor

care, în mod normal, vor păstra legătura cu tinerii /

lucrătorii de tineret. Ei ar trebui să-i ajute să pună

în aplicare ceea ce au învățat în timpul proiectului.

După terminarea acestuia, participanții pot avea

inițiative pentru a dezvolta propriile proiecte pentru

tinerii din comunitatea lor. Acesta este un rezultat

comun al unor astfel de proiecte Erasmus + și indică

faptul că tinerii au fost inspirați să-și adauge

contribuția la dezvoltarea tinerilor. Impactul poate fi,

de asemenea, măsurat din feedback-ul celor care nu

au participat efectiv la activitatea principală, dar au

intrat în contact cu cei care au făcut-o. Acest

feedback poate fi online, putem măsura numărul de

vizionări și reacții (aprecierea prin comentarii, click-

uri etc.) la postările online de pe site-uri web, social

media etc.

8

4. Cum putem folosi rezultatele evaluării

impactului?

La finalul proiectului, partenerii ar trebui să aibă o

întâlnire (online / offline) pentru a vorbi despre

rezultate. În acest moment, toată lumea și-a oferit

contribuția și a evaluat ce trebuie să

îmbunătățească, să schimbe sau să adapteze în

proiectele viitoare. Rezultatele impactului ar trebui

să ofere o imagine de ansamblu asupra relevanței

proiectului. Proiectul a avut rezultatele de la

început? Participanții au fost relevanți pentru

proiectul nostru? A fost proiectul nostru relevant

pentru nevoile tinerilor? Cum au fost influențați /

motivați participanții să își continue implicarea în

combaterea problemelor tinerilor din comunitățile

lor? Ce ne-a afectat în calitate de organizatori? Ce am

învățat din asta? O evaluare correct efectuată a

impactului ar trebui să ofere organizatorilor

posibilitatea de a răspunde la toate aceste întrebări,

pentru a putea spune dacă proiectul a avut succes

sau nu. După determinarea succesului sau eșecului

proiectului, organizațiile pot dezvolta noi strategii

pentru îmbunătățirea proiectelor viitoare. Feedback-

ul pe care l-au primit le-ar ajuta să-și reorganizeze

metodologia și să planifice proiecte adecvate nevoilor

actuale ale tinerilor.

9

Capitolul 2 Impact la nivel organizational

În managementul de proiect, oamenii cred că ceea ce

este cel mai important apare în timpul proiectului în

sine. Cu toate acestea, monitorizarea și evaluarea

impactului reprezintă un element-cheie pentru

succesul fiecărui proiect. Într-adevăr, oferă echipei

posibilitatea de a analiza rezultatele și efectul

proiectului, precum și impactul pe diferite niveluri.

În plus, majoritatea ONG-urilor se concentrează

adesea asupra măsurării impactului fiecărui proiect

în termenii grupului beneficiar și uită elementul

important - impactul fiecărui proiect asupra

capacității operaționale a organizației. Scopul

principal al acestui capitol este de a prezenta

orientări practice și metode concrete care trebuie

aplicate atunci când se execută proiecte pentru a

măsura impactul fiecărui proiect la nivel

organizațional. Există diferite instrumente analitice

care ar putea fi aplicate pentru a ajuta managerii de

proiect să evalueze cu succes efectul proiectelor lor.

Monitorizarea și evaluarea permit unei organizații să

verifice evoluția și efectul proiectului. În multe

organizații, "monitorizarea și evaluarea" sunt etape

care sunt considerate mai degrabă o cerință a

donatorilor decât un instrument de gestionare. Cei

care finanțează proiectul au cu siguranță dreptul să

știe dacă banii lor sunt cheltuiți în mod

corespunzător. Cu toate acestea, cea mai importantă

utilizare a monitorizării și a evaluării ar trebui să fie

posibilitatea de a verifica dacă obiectivele sunt

îndeplinite, dacă proiectul a avut un impact, ce

îmbunătățiri ar putea fi implementate și cum să

crească capacitatea operațională a organizației în

ceea ce privește resursele umane. Evaluarea este un

instrument care oferă managementului organizației

informațiile necesare pentru a lua decizii cu privire

la proiect sau organizație, despre schimbările

necesare strategiei sau planurilor. Prin aceasta,

constantele rămân pilonii cadrului strategic: analiza

problemelor, viziunea și valorile proiectului sau ale

organizației.

Este important să subliniem că evaluarea este un

process complex și nu include numai metode la

sfârșitul activității / proiectului. Managementul de

10

calitate al proiectului implică instrumente și tehnici

de evaluare în toate fazele proiectului, precum și

toate grupurile țintă, beneficiarii și organizația în

sine.

De ce să evaluăm impactul la nivel organizațional?

Vă ajută să înțelegeți procesul - de la resursele

umane și munca în echipă la capacitatea

operațională

Ajută la formularea unui plan strategic al

organizației - pentru a planifica o strategie

pentru dezvoltarea organizației dvs.

Sustenabilitatea acțiunii / proiectului concret

pentru organizație în perspectivă pe termen

lung

Efect social - proiectul concret v-a ajutat să vă

atingeți obiectivele și misiunea organizației?

Care este efectul social?

Contribuie proiectul concret la creșterea

experienței organizației dvs. / au fost câștigate

noi cunoștințe, experiență, competențe,

contacte, imagine publică, recunoaștere?

Crearea unor modele de bune practici și

cunoștințe bazate pe evaluare pentru a ajuta la

creșterea organizației.

1. Metode și instrumente de evaluare

pentru măsurarea impactului la nivel

organizațional

Există diverse instrumente, metode și tehnici

analitice pe care managerii de proiect le pot utiliza

pentru a măsura impactul activităților / proiectelor

pe termen scurt și lung asupra organizației în sine.

Evaluarea impactului organizațional se poate realiza

în două moduri - extern sau intern. Extern este

atunci când invitați o echipă independentă, în afara

11

organizației dvs., pentru a efectua evaluarea. Există

anumite avantaje și dezavantaje în ambele tipuri de

evaluare:

Evaluarea externă este mult mai probabil să fie

obiectivă, deoarece nu este legată de

organizație. Cu toate acestea, cineva din afară

uneori nu poate înțelege destul de mult

cultura, misiunea, valorile și obiceiurile

organizației care s-ar putea reflecta asupra

constatărilor cheie, în special cele legate de

impactul organizațional.

Constatările evaluatorului extern sunt, de

asemenea, mult mai susceptibile de a fi

credibile, în special cele pozitive.

Evaluatorii externi sunt, de obicei, instruiți și

foarte experimentați, dar nu foarte accesibili.

Evaluarea internă cu privire la impactul la

nivel organizațional ar putea fi mai eficientă din

punct de vedere al costurilor, dar, desigur,

consumă mult timp.

Procesul de evaluare, indiferent de instrumentele,

metodele și tehnicile pe care le utilizează managerii

de proiect, au pași fundamentali de urmat.

Următoarea diagramă vă va ajuta să înțelegeți mai

bine procesul și să aplicați cele mai potrivite

instrumente, adaptate nevoilor, culturii și oamenilor

dvs., bineînțeles.

12

ANALIZA SWOT

Această metodă este bine cunoscută ca fiind foarte

eficientă atunci când o organizație / companie /

întreprindere își definește planul strategic, dar poate

fi utilizată pentru a identifica impactul unui proiect

/ acțiune / program al organizației

S.W.O.T. este un acronim care reprezintă Puncte

forte, Puncte slabe, Oportunități și Amenințări. Cum

se percep aceste patru:

Puncte forte: caracteristicile afacerii sau

proiectului care îi conferă un avantaj față de

altele.

Puncte slabe: caracteristicile afacerii care

plasează afacerea sau proiectul într-un

dezavantaj față de altele.

Oportunități: elemente din mediul înconjurător

pe care afacerea sau proiectul le-ar putea

exploata în avantajul său.

Amenințări: elemente din mediul înconjurător

care ar putea provoca probleme pentru

companie sau proiect.

Punctele forte descriu rezultatele pozitive ale unei

activități / proiect, tangibile și intangibile, interne ale

organizației dvs. Există anumite întrebări pe care le

puteți include pentru a evalua punctele tari ale

proiectului pentru organizațiile dvs.

Ce efecte pozitive au apărut?

Care sunt rezultatele tangibile ale proiectului?

Cum s-a îmbunătățit echipa de proiect?

Ați devenit mai competitivi după finalizarea

proiectului?

Care sunt avantajele organizației față de

celelalte ONG-uri după finalizarea proiectului?

13

Punctele slabe (rezultate interne, negative)

Punctele slabe sunt legate de ceea ce a reprezentat

proiectul pentru organizația dvs. - a fost rezultatul

cel scontat? Uneori, managerii de proiecte tind să

depună mult efort pentru proiecte care au un impact

redus sau chiar le provoacă multe pierderi din punct

de vedere al banilor / energiei / timpului etc.

Întrebări utile pentru evaluare:

Care este raportul dintre costul proiectului și

rezultatele proiectului?

Au fost atinși indicatorii privind îmbunătățirea

echipei?

Care a fost efectul negativ, dacă există vreunul,

la nivelul echipei de proiect / nivel individual și

organizațional?

Oportunități (externe - rezultatul proiectului)

Oportunitățile sunt rezultatele posibile pe care ONG-

ul dvs. le-a atins prin implementarea proiectului

concret. Oportunitățile reflectă progresul și

schimbarea pozitivă a organizației și valoarea

adăugată pe care a avut-o proiectul asupra

organizației.

Care este valoarea adăugată a proiectului

pentru organizație?

Există noi perspective / oportunități după

implementarea proiectului / e.x contacte noi,

rețea, acoperire media etc.?

Amenințări

Amenințările dezvăluie riscurile care au apărut în

timpul implementării proiectului dvs. Este esențial

ca managerii de proiect să le evalueze, în special

pentru a se baza pe strategia de gestionare a

riscurilor a organizației? Evaluarea riscurilor vă va

da răspunsul la cât de bine a fost organizația dvs.

îmbunătățită în ceea ce privește gestionarea

riscurilor prin implementarea proiectului concret.

Care au fost factorii din afara controlului dvs.

și care au pus în pericol ONG / proiectul dvs.?

Cum a reacționat echipa proiectului la aceste

riscuri?

A fost riscul care a apărut planificat în faza de

pregătire a proiectului?

14

EXEMPLU- Evaluare SWOT pentru un proiect EVS

Focus-grupuri

Focus grupul este o metodă de cercetare a științelor

sociale pentru a aduna informații despre opiniile și

experiențele unui grup de persoane despre un

subiect printr-o discuție de grup facilitată. Managerii

de proiect pot utiliza acest instrument pentru a

evalua impactul proiectului asupra învățării și

dezvoltării personale și profesionale a echipei de

proiect. Discuția este structurată în jurul subiectelor

/ întrebărilor selectate. Grupurile de interes sunt

foarte bune pentru a oferi informații aprofundate

despre opinii, atitudini și pentru a răspunde

întrebărilor "de ce". Managerul de proiect al

programului concret trebuie să elaboreze un plan și

să programeze discutiile pe întreaga durată a

proiectului. În plus, este important să existe un grup

de interes chiar înainte de începerea proiectului,

pentru a reflecta asupra impactului dorit în ceea ce

privește competențele, cunoștințele și atitudinile.

Este esențial ca managerii de proiect să se

pregătească pentru întâlnirile grupului de discuții -

să obțină toate datele necesare, să pregătească

întrebările necesare și, mai ales, să documenteze

întâlnirile grupurilor de interes pentru a le putea

15

utiliza pentru evaluarea finală a impactului la nivel

organizațional. Aceasta este o tehnică foarte

frecventă, dar poate fi executată prost dacă nu este

bine planificată și facilitată.

Sfaturi pentru acest instrument:

lucrați cu un grup mic de oameni / dacă echipa

este mai mare puteți avea întâlniri separate

pregătiți-vă bine pentru întâlnirile grupului de

discuții / obțineți ultimele date privind

implementarea proiectului, rezultatele,

provocările etc.

pregătiți-vă toate întrebările înainte

documentați fiecare întâlnire

Practicați-vă abilitățile de facilitare și gestionați

bine dinamica grupului.

2. Jurnalul proiectului - măsurarea

impactului intern, provocărilor,

riscurilor și rezultatelor

Păstrați un jurnal al proiectului – vă va consuma

timp, dar vă va ajuta la evaluarea finală atât pe

dvs. ca manager de proiect, ca mijloc de învățare

din greșeli, cât și pentru raportul final. De

asemenea, vă va ajuta să măsurați performanța

echipei, să evaluați strategiile, metodele și

instrumentele existente pe care echipa dvs. le-a

implementat.

Acest jurnal trebuie păstrat încă de la

începutul procesului de gândire, care este

întreprins înainte de începerea unui proiect și

actualizat continuu pe întreaga fază a

proiectului. Acest proces va ajunge la o

concluzie atunci când proiectul a fost semnat

și raportul complet de evaluare a fost finalizat.

Toate îmbunătățirile, întrebările și ideile

echipei de proiect ar trebui înregistrate.

16

Este important să înregistrați toate datele și

orele la care se fac notări, astfel încât

problemele / erorile specifice să fie evitate în

viitor. Astfel, în cazul în care apar probleme

similare în proiectele viitoare, poate fi clar

modul în care acestea au fost rezolvate și

calendarul necesar pentru reluarea

proiectului.

Toate riscurile și provocările, precum și

deciziile aplicate ar trebui să fie documentate

De asemenea, puteți să o combinați cu metoda

focus grupului și să o documentați ca parte a

jurnalului de proiect.

3. BUNE PRACTICI

Proiectul “EVS GLOBAL”

Organizația Alternativi International este extrem de

mândră de implementarea cu succes a proiectului

EVS Global, care a fost evaluat și a primit premiul de

calitate pentru anul 2017 de către Agenția Națională

a Bulgariei, care administrează programul Erasmus

+. Proiectul a fost o mobilitate a lucrătorilor de

tineret și a fost rezultatul strategiei pe termen lung a

Alternativi International în domeniul EVS și al

cooperării puternice dintre parteneri. Obiectivul

general al proiectului a fost stabilirea de contacte

între organizațiile din Europa și regiunea euro-

mediteraneană care activează în domeniul EVS și

sprijinirea lucrătorilor din domeniul tineretului și a

coordonatorilor EVS prin dezvoltarea aptitudinilor,

cunoștințelor și competențelor în domeniu, care

conduc la dezvoltarea de înaltă calitate a proiectelor

EVS cu o dimensiune globală.

Proiectul a avut un impact major asupra nivelului

organizațional pentru fiecare dintre membrii

participanți ai organizațiilor, prin construirea

capacității de operare și prin creșterea competențelor

și a cunoștințelor despre resursele umane care au

17

condus la dezvoltarea și implementarea unor

proiecte calitative. În afară de cea bazată pe proiect,

am creat o rețea de ONG-uri care lucrează cu

voluntari și în special cu EVS în Europa și regiunea

mediteraneeană, ceea ce întărește cooperarea între

organizațiile din cele două regiuni.

În plus, organizațiile partenere au devenit mai

vizibile în comunitățile locale / regionale / naționale,

ceea ce le va ajuta să devină mai ușor de recunoscut

pentru tineri.

Proiectul “Volunteering 4 Strategic

Development”

Proiectul este un răspuns la

faptul că procentul tinerilor care

activează în societatea civilă -

tinerii bulgari este extrem de

scăzut în comparație cu alte țări

din UE. Cultura voluntariatului

nu este răspândită în rândul tinerilor și nu este

percepută ca fiind valoroasă pentru ei. Ca răspuns

la aceste probleme și nevoile tinerilor, echipa noastră

a dezvoltat proiectul Voluntariat pentru Dezvoltare

Strategică, care este un proiect EVS. Acesta implică

58 de voluntari din țările programului și partenerii

care lucrează la dezvoltarea unui centru alternativ de

tineret spațio-cultural și educațional care va acționa

ca o platformă pentru tineretul local pentru a realiza

următoarele: (1) să își exprime ideile, (2) să ofere

activități culturale și sociale (3) accesul la consiliere

și la informații de calitate pentru tineri, (4) oferirea

unui loc pentru sport, cultură, dans, muzică,

artizanat și (5) o bibliotecă de tineret pentru

dezvoltarea culturii de voluntari.

Prin implementarea strategiei pe termen lung și a

proiectului actual, echipa va:

crea unui model eficient și durabil pentru

angajarea tinerilor și oferirea unei serii de

servicii și informații

schimbarea modelului cultural - implicarea

mai multor tineri în activități extra-curriculare

utile, promovarea lecturii, activismului civic și

voluntariatului

încurajarea conștiinței culturale în rândul

tinerilor

extinderea activității civice a tinerilor

18

Schimbarea atitudinii față de munca voluntară

și perceperea acesteia ca valoare și promovarea

culturii voluntarilorChanging attitudes

towards volunteer work and perceiving it as a

value and promoting volunteer culture.

Impactul pe care proiectul îl reflectă deja în

dobândirea de cunoștințe, competențe și experiență

de către voluntari și organizații. În plus, au avut loc

și schimbări în modelele culturale, atitudini și valori,

dezvoltarea voluntariatului și crearea unor

schimbări societale pozitive de lungă durată. Acest

proiect strategic EVS va contribui la schimbarea

modelului cultural în rândul tinerilor locali - va crea

activități alternative de timp liber care vor implica

tinerii în activități utile și în curs de dezvoltare.

Voluntarii vor contribui prin aducerea de bune

practici din țările lor, care vor fi cu siguranță o

platformă de învățare atât pentru organizație, cât și

pentru cealaltă parte. Într-adevăr, odată ce își

termină stagiul, ei se vor întoarce în țările lor de

origine și vor transfera abilitățile, cunoștințele și

experiența pe care le-au câștigat în timp ce au

participat la proiectul Voluntariat pentru Dezvoltare

Strategică, dezvoltând centre și activități de tineret

similare.

19

Capitolul 3

Impact la nivel comunitar

Unele dintre obiectivele specifice ale programului

Erasmus + în domeniul tineretului sunt: să

completeze reformele politice la nivel local, regional

și național și să sprijine dezvoltarea unei politici

bazate pe cunoaștere și pe dovezi, precum și

recunoașterea competențelor non-formale și

informale în special printr-o cooperare politică

consolidată, o mai bună utilizare a instrumentelor

UE de transparență și recunoaștere și diseminarea

bunelor practici, sporirea dimensiunii internaționale

a activităților de tineret. Având în vedere aceste

aspecte, se așteaptă ca, pe termen lung, proiectele

să:

aibă un impact asupra sistemelor de educație,

formare și tineret din țările participante (KA1)

stimuleze modernizarea și consolidarea

răspunsului la principalele provocări ale lumii

de astăzi: ocuparea forței de muncă,

stabilitatea economică și creșterea, dar și

necesitatea promovării competențelor sociale,

civice și interculturale, a dialogului

intercultural, a valorilor democratice și a

drepturilor fundamentale, incluziunea socială,

nediscriminarea și cetățenie activă, gândire

critică și educație mediatică (KA2)

sprijine implicarea activă a rețelelor societății

civile și a organizațiilor neguvernamentale în

punerea în aplicare a politicilor, precum și

sensibilizarea cu privire la rezultatele politicilor

europene și a programului Erasmus + și

facilitarea exploatării acestora la nivel local,

regional sau național (KA3).

20

„O comunitate este un grup de oameni care sunt de

acord să crească împreună", spune autorul

britanico-american, speakerul motivațional și

consultantul organizațional Simon Sinek. Ca urmare

a numeroaselor legături de interdependență între

diferitele comunități din întreaga lume (datorită

globalizării), proiectele cu dimensiune internațională

aduc perspective care se îndreaptă către o mai bună

înțelegere a problemelor actuale ale lumii (cu impact

în contextul local). Prin dezvoltarea profesională și

personală a participanților și prin dezvoltarea

organizațiilor partenere, publicul larg beneficiază de

aceste proiecte. Proiectele dezvoltate în cadrul

Erasmus + vizează să aibă efecte pozitive, în rândul

publicului larg, în fiecare dintre comunitățile

specifice (inclusiv cele online), în care proiectul

devine vizibil, rezultatele sale sunt diseminate și

unde rezultatele sale creează follow-up-uri. Astfel, pe

termen mediu și mai ales pe termen lung,

comunitățile devin beneficiari.

Impactul în comunitate are diferite dimensiuni:

modul în care proiectul are efecte asupra comunității

în care are loc proiectul, modul în care comunitățile

în care participanții devin agenți sociali cresc, sau în

care alte părți interesate pot multiplica / replica

inițiativele de realizare a dezvoltării sau beneficii în

cadrul comunităților online.

1. Cum să aveți un impact pozitiv în

comunitate

Deși credem că fiecare om este un mini-activist,

angajându-se în lupte pentru diferite cauze, luarea

de măsuri înseamnă a vă implica într-o comunitate

mai mare decât grupul însuși. Acțiunea este

concepută pentru a aduce un rezultat valoros nu

numai din punct de vedere educațional, ci și dincolo

de acest lucru: eliminarea barierelor și

prejudecăților, încurajarea dialogului, sensibilizarea,

inspirarea. Fiecare acțiune din comunitate are un

impact dincolo de grupul de participant.

21

Un grup poate lua măsuri în comunitate în orice

moment. Cu toate acestea, este mai bine să se

întâmple după ce grupul a fost format să înțeleagă

mai bine care ar fi cea mai eficientă modalitate de a

se întâlni cu comunitatea. Implicarea comunității, fie

ea online sau offline, în procesul de învățare în

cadrul proiectelor Erasmus + se bazează pe ideea

acțiunilor practice legate de procesul de construire a

cunoștințelor. Câmpul de lucru aprofundează

conceptele învățate în teorie prin noțiuni puternice

cu experiență în realitate. Învățarea în comunitate

este o practică excelentă, oferind informații și

dezvoltarea abilităților de formare în "situații reale"

ale vieții cotidiene și ale societății.

Conform Standardului de calitate EQYP calitatea

procesului de învățare este definită și de

angajamentul participanților de a multiplica

rezultatele proiectului și de a crea o schimbare

socială pozitivă în comunitățile lor, calitatea

managementului de proiect presupune încurajarea

implicării comunității, calitatea în parteneriat

înseamnă o cooperare durabilă și durabilă cu diferiți

actori-cheie din comunitate, calitatea în comunicare

și PR se angajează prin împărtășirea și participarea

tuturor actorilor-cheie ai unui proiect într-un dialog

transparent și creativ pe plan orizontal și vertical și,

nu în ultimul rând, calitatea planificării financiare și

a bugetului înseamnă a avea aranjamente clare de la

început între parteneri și a le îndeplini. Astfel,

calitatea oricărui proiect de tineret depinde de

calitatea angajării comunităților din jurul său.

2. Atingerea și măsurarea impactului în

comunitățile offline

Când ne gândim la impactul proiectelor Erasmus +

în comunitățile offline, trebuie să ne referim și la

particularitățile diferitelor comunități, cum ar fi cele

rurale, urbane și mixte.

Potrivit publicației "Village International" postată pe

Salto-Youth, tinerii din mediul rural se confruntă cu

unele provocări; mai puține oportunități pentru

educația non-formală, mai puține oportunități

culturale și de petrecere a timpului liber, șomaj mai

mare, lipsă de informații despre chestiuni legate de

tineret, mai puțină alfabetizare digitală, mai puține

oportunități de practicare a unei alte limbi în diferite

contexte. Cu toate acestea, ei au, de asemenea, o

22

bună rețea socială în comunitatea lor, creează un

mediu sigur și își pot prezenta identitatea prin

obiceiuri și tradiții. Unele dintre beneficiile

impactului asupra comunităților rurale prin

proiectele Erasmus + sunt: distrugerea

stereotipurilor și a prejudecăților, creșterea gradului

de curiozitate față de alte culturi, conștientizarea

diversității, crearea unui parteneriat permanent cu

cei din interiorul și în afara comunității lor și

promovarea unor proiecte ulterioare poate deveni

durabil. Implicarea comunității rurale în proiect

poate fi făcută prin: găzduirea în comunități,

implicarea actorilor cheie din comunitate în

activități, abordarea provocărilor comunității și

promovarea cooperării între participanți și localnici,

schimbul de idei, valori și bune practici.

23

În ceea ce privește perspectivele menționate de

publicația "Soluții urbane" de pe Salto-Youth, în

unele orașe, diferite grupuri culturale și etnice

trăiesc vieți paralele și există un nivel scăzut de

interacțiune între ele. Acesta este motivul pentru

care, având impact prin intermediul proiectelor

Erasmus + în comunitățile urbane, pot să se activeze

interacțiunile și să fie sensibilizată opinia față de

diversitatea și provocările sociale, sporind

cooperarea pentru a găsi soluții creative la

problemele comune.

Implicarea comunității locale ca metodă de lucru în

cadrul proiectelor Erasmus + se poate face și în mai

multe moduri: utilizarea familiilor gazdă pentru

participanți, cooperarea cu instituțiile locale,

organizarea vizitelor în teren, activități comune în aer

liber sau culturale, care le-ar atrage atenția și ar crea

o legătură între participanți și comunitate.

Comunitățile offline pot fi implicate în evaluarea

nevoilor în timp ce planifică proiectul, găzduind

(inclusiv locul de cazare, locațiile și hrana pentru

activități), participând la activități (prin metode

specifice), asigurând vizibilitatea, diseminarea și

exploatarea rezultatelor, precum și crearea de follow-

up-uri.

Dezvoltarea unei culturi de evaluare în cadrul

tuturor persoanelor implicate reprezintă o provocare

pentru aceste proiecte, iar evaluarea impactului

comunitar trebuie să fie un proces continuu,

combinând diverse instrumente: focus grupuri,

chestionare regulate, feedback formal, informal și

informal, observații, și sondaje de opinie.

24

3. Atingerea și măsurarea impactului în

comunitățile online

Când intenționăm să avem un impact în comunitățile

online, trebuie să fim conștienți de particularitățile

membrilor și să abordăm diversitatea în fiecare

dintre eforturile noastre. Construirea comunității

online în jurul valorilor comune, dar, în același timp,

sărbătorirea diferențelor ca parte a identității

individuale, sprijinirea implicării membrilor în

dialoguri semnificative, în jurul unei varietăți de

subiecte trebuie să fie o prioritate. Impactul în

comunitățile online depinde de modul în care putem

fi relevanți pentru grup și, în același timp, modul în

care implicăm indivizii să participe activ la activități,

chiar offline.

Comunitățile online pot fi implicate în evaluarea

nevoilor și crearea de follow-up-uri, dar mai ales

în asigurarea vizibilității, diseminarea și exploatarea

rezultatelor. Instrumentele digitale se pot dovedi a fi

eficiente pentru a ajunge la diferite audiențe și a le

aduna în jurul proiectului dvs., pe baza unor valori

și principii comune.

Pentru a monitoriza și a evalua eficiența impactului

proiectelor Erasmus + în comunitățile online, există

o mulțime de instrumente de măsurare. Aceste

instrumente pot explora următoarele: câți utilizatori

unici au avut acces la informații, modul în care au

ajuns la informații, cât timp au petrecut pe ele, prin

ce dispozitive, din ce locații, câte engagement-uri au

fost (prin share sau comentarii) și câți au răspuns la

apelul dvs. de acțiune (fie ca au trebuit să completeze

un sondaj, să încarce o fotografie / video, să se

aboneze la newsletter, să doneze bani, să participe la

un eveniment etc.). De exemplu, fiecare dintre

rețelele de social media are propriile instrumente de

măsurare metrice și există și platforme precum

Hootsuite, Sendible, AgoraPulse, Sprout social sau

Buffer care pot reuni toate aceste informații în

analiza de date.

4. Metode, instrumente și bune practici

Gândindu-ne la schimburile de tineri, cursurile de

formare sau la oportunitățile de ocupare a locurilor

de muncă, dintre metodele offline pentru a avea un

impact asupra comunităților, alegerile noastre de top

sunt:

25

Flashmoburile pot conecta un număr mare de

persoane din comunitate (atât online cât și

offline) în jurul proiectului dvs., făcându-i să

devină curioși. Definită ca o mare adunare

publică la care oamenii efectuează un act

neobișnuit sau aparent aleatoriu și apoi se

dispersează, de regulă organizată prin mijloace

digitale (răspândite în general prin intermediul

social media), reprezintă un mijloc eficace de

sensibilizare cu privire la diverse probleme, cu

impact în comunitate. Deoarece oamenii apar

brusc, audiența devine curioasă. Un flashmob

de succes depinde de elementul-surpriză. Deși

pare un act aleatoriu, planificarea este un pas

important, iar timpul, locația și rolurile trebuie

să fie bine alese. Cu toate acestea, nu uitați să

obțineți permisiunea unor autorități specifice,

în funcție de spațiul pe care doriți să îl utilizați,

setați camera să o înregistreze și apoi să îl facă

vizibil online. Un exemplu este lansarea Zilei

Europei făcută pe data de 9 mai, în cadrul

cursului de formare europeană privind

calitatea în domeniul proiectelor de tineret din

București.

Vânătoarea de comori este o metodă care

favorizează interacțiunea dintre participanții la

proiect și localnici. Descoperind locul, trebuie

să răspundeți la diverse provocări (cum ar fi

interviuri scurte, vizitarea celor mai importante

repere, gustul bucătăriei locale, învățarea unor

cuvinte / cântece în limba locală, fotografii în

diferite puncte ale locației, etc.), ceea ce le

permite oamenilor să devină conștienți de

realitățile locale și să se unească într-un mod

distractiv cu comunitatea locală. Alegerea celor

mai potrivite sarcini ale grupului (creative,

amuzante, dar legate și de subiectul

proiectului), pregătirea hărților cu puncte de

început și sfârșit marcate, precum și numerele

de urgență și câteva sugestii despre posibilele

diferențe locale, tradițiile / obiceiurile /

abordările sunt importante. Problemele

practice apar, cum ar fi alocarea de timp

suficient, verificarea previziunilor meteo și,

dacă este posibil, asigurarea faptului că fiecare

grup are un vorbitor nativ sau o persoană care

înțelege limba locală sunt chestiuni pe care

trebuie să le verificați înainte de a le introduce

ca activitate în program.

26

Biblioteca umană (sau Biblioteca vie) este o

modalitate excelentă de a descoperi povești

despre oameni din comunitatea locală sau

invers. Metoda explorează ideea de a nu

„judeca o carte după copertă" și își propune să

distrugă prejudecățile și stereotipurile printr-

un dialog semnificativ. În biblioteca umană,

unele persoane sunt cărțile care au povești de

spus, iar celelalte sunt cititori care pot alege

cartea pe care doresc să o citească și o

descoperă printr-o conversație deschisă pentru

o perioadă limitată de timp. Pregătirea

bibliotecii umane este o sarcină foarte

complexă, de a alege și a invita persoane din

comunitatea locală să fie "cărțile", alegând un

subiect larg care să corespundă proiectului

dvs. pentru a conecta toate cărțile și a face

catalogul cu titluri, acordând timp suficient

(cel puțin două sesiuni de o oră și jumătate) și

un spațiu adecvat (cu scaune confortabile,

lumină și aer proaspăt, care permite grupurilor

mici să se audă bine la acelasi timp).

Serile interculturale sunt aproape

întotdeauna în programul de activități al

programului Erasmus + și constau în

prezentări și interacțiuni între cultura

(culturile) fiecărei țări. Există multe formate

care pot fi alese pentru aceste seri

interculturale, dar unul dintre cele mai

importante lucruri de luat în considerare

atunci când moderați activitatea este

menținerea timpului, ceea ce înseamnă

alocarea a 5-10 minute (în funcție de numărul

de țări) fiecărei echipe. Acest lucru oferă

tuturor grupurilor o scurtă introducere

promoțională a colțului / mesei lor și după ce

a fost făcută o rundă, fiecare dintre participanți

27

se poate alătura colțurilor diferite și poate

aprofunda descoperirea lor. În plus,

participanții trebuie să fie încurajați să-și

elaboreze modalități interactive și creative de

prezentare a culturii lor (să-i învețe pe ceilalți

un dans / cântec / câteva cuvinte, să facă un

test scurt etc.) și să evite prezentări lungi /

filme care pot deveni plictisitoare. Un alt mod

de a păstra lucrurile dinamice este

introducerea unui pașaport pentru fiecare

participant, care trebuie să fie completat cu

ștampile de viză din fiecare țară. În acest fel, vă

asigurați că oamenii se mișcă de la un colț la

celălalt. Pentru a-și primi viza, ei trebuie să

răspundă la o provocare (încercați unele

alimente / băuturi tradiționale, faceți un test

scurt, aflați trei cuvinte în acea limbă etc.).

Dacă vorbim despre schimburi de tineri, cu

puține țări, putem aloca o seară pe țară și astfel

le permiteți să exploreze mai mult fiecare

cultură. Implicarea comunității în acest tip de

activitate este o provocare, care trebuie

abordată mai întâi prin selectarea și invitarea

unui număr limitat de persoane (pentru a evita

haosul), introducerea lor prin intermediul unor

scurte activități și pregătirea acestora pentru a

prezenta și țara gazdă. Interacțiunea dintre

localnici și participanți va avea un impact

asupra comunității prin creșterea gradului de

conștientizare privind diversitatea, creșterea

cunoștințelor despre comunicarea

interculturală și proiectele Erasmus+. Vă

sugerăm să invitați fie tineri locali care pot

deveni participanți sau părți interesate viitoare

care ar putea susține proiectele dvs. în viitor,

fie alți actori cheie, în funcție de subiectul

proiectului dumneavoastră. Un exemplu este

noaptea interculturală din cadrul cursului de

formare european privind calitatea în domeniul

proiectelor de tineret din București, când

tinerii și părțile interesate au fost invitați

oameni din comunitate să se alăture pentru a

promova dialogul, inclusiv 4 elevi de la Colegiul

de Artă care au cântat Oda Bucuriei.

Mesele rotunde reprezintă metode eficiente de

a reuni părțile interesate din comunitate și

participanții. Deși este o formă de discuții

academice, o masă rotundă poate aduce

informații utile cu privire la tematica specifică

28

a proiectului dvs. printr-o discuție și o

dezbatere deschisă. Formatul se potrivește cu

proiectele Erasmus +, deoarece fiecărei

persoane i se acordă un drept egal de a

participa, după cum este ilustrat de ideea unui

aspect circular. Poate conecta comunitatea la

proiectul dvs. Un exemplu de succes este Masa

rotundă cu părțile interesate - Migranți și

refugiați în timpul cursului de formare

RefugeE ++ din Agrigento, Sicilia - Italia, care a

adus în discuție perspectiva autorităților

competente , completarea puzzle-ului altor

activități care au combinat opiniile lucrătorilor

de tineret și ale refugiaților înșiși.

Vizitele pe teren permit, de asemenea, ca

participanții să influențeze comunitatea locală

în care are loc proiectul. În concordanță cu

subiectul proiectului, acestea sunt o

oportunitate de învățare reală și o experiență de

deschidere a ochilor pentru comunitate, care

descoperă beneficiile întâlnirilor interculturale

și posibilitatea creșterii prin înțelegerea

diferențelor. Aceasta poate duce la parteneriate

pe termen lung și la parteneriate ulterioare,

cum ar fi EVS.

Energisere care pot fi efectuate în aer liber.

Deși nu putem vorbi despre un impact profund

asupra comunității, aceste activități ar putea

atrage atenția și ar spori curiozitatea

localnicilor care văd că se întâmplă ceva.

Acesta poate fi un mijloc bun pentru a-i invita

să se alăture altor activități.

Implementarea campaniilor de

conștientizare în comunitate este una dintre

cele mai eficiente modalități de a avea un

impact la nivel local. Participanții

interacționează și descoperă realitățile din acel

context specific, iar comunitatea câștigă

cunoștințe despre programul Erasmus + și

despre orice alt subiect de interes al

proiectului, în jurul căruia participanții decid

să își construiască campaniile. Încurajarea

participanților de a fi creativi în abordarea lor,

precum și de a le da instrumentele necesare

pentru a crea campanii eficiente este cheia

pentru a avea un impact pozitiv în comunitate.

29

Un exemplu de succes este activitatea desfășurată în

cadrul cursului de formare EuroIMPACT, Newcastle,

Marea Britanie.

Atunci când vorbim despre oportunități de

promovare a proiectelor EVS, realizarea unui impact

în comunitate ar trebui să fie unul dintre punctele

principale ale proiectului. Promovarea interacțiunii

dintre voluntari și localnici, în timpul activităților,

dar și în timpul liber, prin toate mijloacele posibile,

poate aduce multe rezultate pozitive. Provocarea este

cum puteți media această relație. Răspunsul este

acela de a crea cunoștințe reciproce și oportunități de

conectare și de a încuraja dialogul intercultural.

Coeziunea într-o comunitate reflectă calitatea de

membru al grupului, participarea activă, rețelele

sociale, nivelul de încredere și schimbul de informații

inerente relațiilor sociale. Voluntarii pot crea

obligațiuni comunitare și interacțiunea dintre

membrii săi care promovează cooperarea și

respectul, ridicând calitatea vieții. Nu o dată,

voluntarii SEV au avut un impact de lungă durată

asupra comunităților și după ce și-au terminat

proiectul.

De asemenea, având în vedere oportunitățile

Erasmus +, printre metodele și instrumentele

noastre online de top care au un impact asupra

comunităților, putem menționa:

Grupurile de Facebook nu sunt doar o

modalitate ușoară de a crea o comunitate

online, dar oferă și instrumente eficiente

pentru a crea un impact între membrii săi. Un

exemplu de succes este Comunitatea GEYC, o

platformă de partajare și comunicare între

membrii săi, care pot avea acces la oportunități

exclusive de învățare, inițiate de GEYC.

Membrii inactivi pentru mai mult de 6 luni vor

părăsi automat grupul. Deoarece a ajuns la

2500 de membri, comunitatea este închisă, dar

are zile speciale de deschidere (de exemplu:

30

aniversarea ONG-ului), când membrii pot

invita și recomanda un prieten să se alăture.

Grupul este moderat de o mică echipă de

manageri și leagă tinerii cu conținutul, tinerii

pentru tineri și tineri cu ONG-ul. În loc de o

listă de reguli, GEYC a creat profilul unui

membru perfect, numit "GEYCuleț" ("Little

GEYC"), care oferă adesea sfaturi și trucuri

despre modul în care membrii se pot comporta

on-line în grup, cum pot fi activi și cum pot

lucra împreună pentru a crea o schimbare

pozitivă în comunitatea lor sau ce tipuri de

conversații sunt încurajate. În acest fel,

membrii încearcă să copieze felul în care

acționează și să se numească "GEYCuleți"

(pluralul "Little GEYC"). Această strategie a

stimulat sentimentul de apartenență. Impactul

proiectelor Erasmus + asupra membrilor

comunității este foarte semnificativ. Aceasta se

realizează prin interacțiune continuă, precum

și prin implementarea activă a activităților de

vizibilitate și DEoR.

Transmisia în direct este o modalitate foarte

eficientă de a împărtăși comunității o anumită

perspectivă a proiectului dvs. Erasmus + și de

a încuraja un dialog cu aceștia. Pentru a avea

un impact pozitiv, asigurați-vă că alegeți

momentul cel mai potrivit (mese rotunde,

dezbatere, discuții deschise etc.) pentru a le

oferi acces "în cameră" și pentru a prezenta

activitatea și proiectul în mod corespunzător,

pentru cei care vin de-a lungul videoclipului

dvs. și nu știu despre ce este vorba. Nimeni nu

ar fi interesat să vadă și să audă glume sau

părți din activități, fără să înțeleagă ce se

întâmplă acolo. Asigurați-vă că faceți o sesiune

de întrebări și răspunsuri în care răspundeți la

toate problemele ridicate în comentarii online.

Un impact pozitiv va fi atins numai dacă

comunitatea se simte angajată și face parte din

evenimentul dvs.

31

Capitolul 4

Sustenabilitatea proiectului

În ultimii ani, relația dintre managementul de proiect

și sustenabilitate dobândește rapid interesul

profesioniștilor și cadrelor universitare, deoarece a

apărut nevoia de a integra durabilitatea în

gestionarea proiectelor. Una dintre prioritățile

programului Erasmus Plus se concentrează asupra

importanței calității planurilor de asigurare a

durabilității proiectului; capacitatea sa de a continua

să aibă un impact și de a produce rezultate după ce

subvenția UE a fost epuizată. Mai mult, rezultatele

proiectului trebuie să fie utilizate pe termen mai

lung, iar strategiile de durabilitate trebuie dezvoltate

pentru a se asigura că parteneriatul, rezultatele

proiectului și beneficiile vor fi susținute dincolo de

durata de viață a proiectului. Proiectele pot contribui

la dezvoltarea durabilă a organizațiilor și, deși

anumite aspecte ale durabilității se regăsesc în

diversele standarde ale managementului de proiect,

trebuie să fie clar că impactul durabilității nu este pe

deplin recunoscut.

În capitolul următor, veți afla mai multe despre ceea

ce este un proiect sustenabil, mai multe instrumente

și metode care îi ajută sustenabilitatea și vom

împărtăși, de asemenea, practici eficiente în această

direcție.

1. SUSTENABILITATEA PROIECTULUI

Cuvântul sustenabilitate derivă din lat. „sustinere”

(tenere= a ține, sub= sub). Susținerea poate însemna

"menținerea", "sprijinul" sau "îndurarea". Utilizarea

curentă a cuvântului implică ceva care continuă de

mult timp. Privind durabilitatea din punctul de

vedere al ONG-urilor, aceasta înseamnă continuarea

realizării și furnizării de beneficii pentru grupul țintă

32

al proiectului după ce finanțarea se încheie. De

asemenea, putem adăuga că sustenabilitatea

înseamnă menținerea și continuarea eforturilor dvs.

după finalizarea finanțării. Din nefericire, asigurarea

unui flux constant de fonduri pentru executarea

proiectelor și a programelor nu este o muncă atât de

ușoară. Pentru ca organizațiile să poată continua să

funcționeze pe termen lung, trebuie să ia măsuri

pentru a se asigura că ele contribuie la bunăstarea

societății și economiei în ansamblu.

Trebuie să înțelegem că sustenabilitatea necesită o

planificare pe termen lung pentru a facilita

implicarea diverșilor donatori și pentru a îmbunătăți

capacitatea instituțională a grupului țintă.

Susținerea planificării este un pas important pentru

organizațiile non-profit, deoarece pregătește o

organizație pentru a obține rezultate pozitive în

absența finanțării primare. Există diferite aspecte ale

sustenabilității care trebuie luate în considerare la

elaborarea planului de sustenabilitate pentru

organizația dvs. În calitate de ONG, trebuie să vă

gândiți la sustenabilitatea financiară, la stabilitatea

organizațională și la viabilitatea programatică a

organizației.

Este important să integrați sustenabilitatea de la

început în toate proiectele. Durabilitatea trebuie

considerată ca o parte esențială a ciclului de

gestionare a proiectelor, iar conceptele de dezvoltare

durabilă trebuie integrate în planificarea și

gestionarea proiectului pe parcursul întregului ciclu

de viață.

2. PAȘII CĂTRE SUSTENABILITATE

În această parte, dorim să descriem pașii care pot

face ca proiectele dvs. să fie durabile în timp.

Viziune pe termen lung și planificare

strategică

Planificarea strategică este o activitate de

management organizațional care se utilizează pentru

a stabili prioritățile, pentru a concentra energia și

resursele, pentru a consolida operațiunile, pentru a

se asigura că angajații, voluntarii și alte părți

interesate lucrează spre obiective comune. Este, de

asemenea, utilă pentru a stabili un acord în legătură

cu rezultatele / rezultatele intenționate și pentru a

evalua și adapta direcția organizației ca răspuns la

33

un mediu în schimbare. La fel ca orice altă

organizație, planificarea strategică este la fel de

importantă pentru organizațiile neguvernamentale.

Un plan strategic nu este doar important pentru

promovare, ci și util pentru dezvoltarea

organizațională a ONG-urilor. Una dintre cele mai

importante părți ale planificării strategice este

viziunea / planul pentru viitor. Viziunea răspunde la

întrebările de bază cum ar fi ceea ce organizația

dorește să realizeze în viitor, cum ar arăta, ce imagine

va construi în mintea perspectivelor sale și care va fi

potențialul grup țintă. Dacă știți unde vă vedeți

organizația în 5 sau 10 ani, jumătate din munca dvs.

este deja făcută. Puteți explica cu ușurință

donatorilor și echipei dvs. obiectivele pe termen lung.

Strategia de comunicare

O strategie puternică de comunicare vă poate ajuta

să vă împărtășiți rezultatele proiectului cu un public

larg. În urma planului de diseminare din timpul și

dincolo de durata proiectului, cu resurse adecvate

identificate anterior în fiecare dintre organizațiile

participante, puteți asigura difuzarea de înaltă

calitate a experiențelor și rezultatelor proiectului

către părțile interesate relevante. Prin diseminarea

proiectului puteți atrage, de asemenea, cofinanțare

sau alte forme de sprijin care pot contribui la

sustenabilitatea proiectului dumneavoastră.

Rezultatele bine documentate ale proiectului vă pot

ajuta în obținerea sprijinului de la o serie de părți

interesate. Având un plan lunar de comunicare vă

poate ajuta să vă actualizați întotdeauna profilurile

media sociale, pagina dvs. web, grupurile țintă și

părțile interesate.

Dezvoltarea de noi parteneriate

Pentru a dezvolta o organizație și proiecte durabile,

trebuie să dezvoltați noi parteneriate. Aceste

34

parteneriate vă vor face stabile și vă vor ajuta, de

asemenea, să vă urmați misiunea. Deși este

important să aveți parteneri noi, nu uitați că este la

fel de important să gestionați într-un mod adecvat

relațiile existente cu donatorii, părțile interesate și

beneficiarii.

Angajamentul voluntarilor

Aceasta este una dintre principalele strategii ale

multor ONG-uri. Voluntarii și lucrătorii pentru

tineret vă pot ajuta să vă susțineți proiectele

angajându-le în desfășurarea activităților locale. Ele

sunt resurse umane excelente care vă pot ajuta să vă

atingeți obiectivele. Voluntarii pot organiza

evenimente locale, vizita diferite școli, universități,

companii unde vă pot prezenta activitățile curente,

rezultatul proiectelor și planurile viitoare. Voluntarii

fac ONG-urile mai eficiente, iar toată lumea câștigă

ceva în acest proces. Voluntariatul este o utilizare

incredibil de valoroasă a timpului, atât pentru

organizație, cât și pentru voluntar. ONG-urile

primesc sprijin că trebuie să fie eficiente, iar

voluntarii primesc experiență de viață, oportunități

de călătorie și bucuria de a se conecta cu diferite

culturi și de a face diferența. Ei au ocazia de a

contribui la creierul organizației, oferindu-și propria

cunoaștere și îndrumare pentru a ajuta la rezolvarea

problemelor și a obține rezultate.

Implicarea comunității

În capitolul anterior ați învățat multe despre

implicarea comunității. Cu toate acestea, este

important să subliniem din nou idea conform căreia

comunitatea reprezintă cheia pentru a avea impact

pe termen lung prin orice proiecte. Dacă implicați

comunitatea în diverse stadii, probabilitatea ca

aceștia să continue cu unele aspecte ale proiectului

chiar și după încheierea proiectului este foarte mare.

Pe măsură ce întregul proces va fi participativ,

abilitățile și cunoștințele dobândite de grupul actual

de persoane vor fi transferabile și replicabile. În plus,

35

sensibilizarea comunității cu privire la beneficiile

unui anumit proiect și apoi inițierea unei politici de

advocacy poate, de asemenea, să asigure

durabilitatea pe termen lung.

Implicarea administrațiilor locale și a

departamentelor

Consorțiul de proiect trebuie să elaboreze un plan de

acțiune pe termen lung pentru lansarea progresivă a

rezultatelor proiectului după finalizarea acestuia.

Acest plan ar trebui să se bazeze pe un parteneriat

susținut între furnizorii de educație și formare și

părțile cheie din industrie la nivelul corespunzător.

Aceasta ar trebui să includă identificarea

structurilor de guvernanță adecvate, precum și

planurile de scalabilitate și sustenabilitate

financiară. Acest plan trebuie să asigure vizibilitatea

și difuzarea la scară largă a activității consorțiului,

inclusiv la nivelul UE și la nivel național, inclusiv

detalii cu privire la modul în care va fi pusă în

aplicare implementarea la nivel național și / sau

regional cu autoritățile guvernamentale și sectoriale

relevante. Deoarece aceste agenții sunt permanente,

acestea vor contribui la susținerea activităților

proiectului dincolo de durata proiectului.

3. BUNE PRACTICI

“EuroIMPACT Plus”

Ca exemplu de bună practică, dorim să vă prezentăm

Parteneriatul Strategic "EuroIMPACT Plus" și modul

în care a venit ideea dezvoltării acestui proiect.

Proiectul "EuroIMPACT Plus" se bazează pe

rezultatele unui proiect anterior realizat de

OpportUNITY: "EuroIMPACT" - KA1 – 2016-2-UK01-

KA105-024796;

"EuroIMPACT" a fost o mobilitate pentru lucrătorii de

tineret în cadrul programului Erasmus Plus, KA1,

implementat în Newcastle upon Tyne - Marea

Britanie, în perioada 19-26 noiembrie 2016.

36

Coordonatorul acestui proiect a fost Opportunity UK

și alte organizații partenere din România (GEYC,

actual partener în Parteneriatul Strategic), Malta,

Spania, Croația, Moldova și Ucraina. Cursul de

formare a implicat 32 de participanți și a urmărit

adaptarea metodologiilor de gestionare a proiectelor

(cum ar fi PMBOK) la realitatea muncii în domeniul

tineretului, atât la nivel local, național, cât și

european, în vederea creșterii impactului proiectelor

de tineret și a încurajării schimbului de bune

practici. Proiectul a avut o repercusiune deosebită

asupra participanților la cursuri de formare, care au

avut idei proaspete despre creșterea impactului

proiectelor, împreună cu oportunitățile care s-au

prezentat. Pentru a asigura durabilitatea acestui

curs de formare și pentru a îmbunătăți cunoștințele

tinerilor în domeniu, OpportUNITY a decis să facă un

pas mai departe prin planificarea proiectului

"EuroIMPACT Plus".

Scopul principal al proiectului "EuroIMPACT Plus"

este de a dezvolta o metodologie PM specifică pentru

programul Erasmus + și de a spori cunoștințele și

abilitățile practice ale lucrătorilor de tineret în

gestionarea întregului proces de management al

proiectelor. Motivația primară pentru stabilirea

acestui proiect a venit din necesitatea percepută de

a dezvolta în continuare și de a impulsiona "abilitățile

de management de proiect" în domeniul tineretului,

în rândul lucrătorilor de tineret și al voluntarilor.

Ca parte a proiectului KA2, am dezvoltat cursuri de

e-learning, care au avut drept obiectiv principal

acoperirea întregului ciclu de gestionare a proiectelor

și furnizarea de lucrători pentru tineret și voluntari

cu privire la procesul de management al proiectelor.

Pentru a asigura durabilitatea acestor materiale, le-

am difuzat prin intermediul canalelor social media,

le-am oferit ca resursă gratuită altor ONG-uri și

universități și i-am instruit pe voluntarii noștri. Este

important să menționăm cele două evenimente de

instruire finanțate de proiect, care ne-au oferit o

37

mare oportunitate de a instrui direct 35 de

beneficiari și de a le oferi noi oportunități de învățare

într-un context european. Activitățile de formare au

vizat împărtășirea celor mai bune practici,

metodologii și împuternicirea participanților pentru

a îmbunătăți impactul proiectelor și pentru a

produce un efect durabil asupra tinerilor. După cum

vă amintiți din punctul anterior, am spus că

implicarea voluntarilor este una dintre cele mai bune

strategii care vă pot ajuta să vă susțineți proiectele.

Prin participarea la acest proiect, participanții au

dezvoltat capacitatea de a lucra într-o echipă

interculturală, îmbunătățind capacitatea lor de a

gestiona proiecte nonprofit și de a acționa ca

multiplicatori de cunoștințe.

Mai mult, proiectul a avut un impact pozitiv asupra

organizațiilor partenere, deoarece toate pot acum să-

i familiarizeze pe voluntarii / lucrătorii de tineret cu

materialele, metodele și instrumentele dezvoltate și

dobândite pe parcursul proiectului. Noi, partenerii,

am avut ocazia să ne mărim vizibilitatea la nivel local

și internațional și posibilitățile de colaborare viitoare

cu alte organizații implicate în activitatea socială și

interesate de îmbunătățirea metodologiilor PM în

ONG-urile lor.

#PINOR

Cu mai mult de doi ani în urmă,

Asociación PROJUVEN a creat

o rețea numită #PINOR

(Rețeaua Internațională de

Prognoză a Refugiaților) cu

scopul de a crește gradul de

conștientizare cu privire la tematica migrației și

activitățile de consolidare a păcii. Am început să

organizăm diferite ateliere și seminarii în zona

noastră locală și să angajăm cât mai mult posibil

tineri care erau dispuși să afle mai multe despre

problema migrației. După un an de activități locale,

am decis să aplicăm proiectul

"#REFUGEESWELCOME" prin care am putea să

împărtășim toate aceste cunoștințe și povestiri cu

tinerii din alte țări, de asemenea, pentru a învăța de

la ei mai multe bune practici pe care le putem aplica

în comunitatea noastră locală. Mai mult, trebuie să

asigurăm durabilitatea pentru proiectul nostru local

#PINOR.

38

Acum un an, PROJUVEN a avut ocazia să pună în

aplicare în Málaga, Spania proiectul

#REFUGEESWELCOME. Am reunit 20 de

participanți din Italia, Grecia, Germania, Bulgaria,

România, Austria, Ungaria, Franța și Germania.

Obiectivele principale ale acestui curs au fost

conectarea voluntarilor și a lucrătorilor pentru

tineret pentru a-i ajuta pe cei care au nevoie de

asistență. În plus, ne-am propus să dezvoltăm o

rețea informală de lucrători pentru tineret și lideri de

tineret care să abordeze criza refugiaților prin

utilizarea social media și promovarea proiectelor de

follow-up și a inițiativelor. Acest lucru ar permite

indivizilor / grupurilor să reflecteze asupra

realităților europene și naționale actuale privind

fluxul migranților și refugiaților și includerea

acestora. În plus, acest lucru le-ar permite să învețe

și să dezvolte cunoștințe, competențe și instrumente

pentru a lucra la diversitate, la învățarea

interculturală și la dialogul intercultural, precum și

la schimbul de bune practici legate de munca în

rândul tinerilor, de incluziune și de participare ativă.

Acesta a fost un proiect extraordinar în care

participanții au putut învăța și împărtăși diferite

instrumente, metode și bune practici de la colegii lor.

A fost o săptămână intensă care ne-a oferit rezultate

excelente ale proiectului. Mai mult, am avut nevoie

să împărtășim aceste rezultate și să le facem viabile

în timp. Cum am putea asigura durabilitatea acestui

proiect? În primul rând, pregătindu-I pe voluntarii și

lucrătorii pentru tineret în timpul proiectului. Toți

participanții la mobilitatea noastră erau muncitori

activi de tineret ai organizațiilor lor de trimitere,

astfel încât au putut transfera toate cunoștințele

dobândite odată ce s-au întors acasă. O varietate de

idei noi de proiecte similare s-au născut după

această mobilitate și am putea continua să

împărtășim din ce în ce mai multe bune practici în

acest domeniu. În prezent, colaborăm cu ONG-ul

italian GRUPPO UMANA SOLIDARIETA 'GUIDO

PULETTI, partener în #REFUGEESWELCOME pe un

proiect foarte interesant numit “Cross the borders”.

Scopul principal al acestui proiect este de a împărtăși

cele mai bune practici, de a spori competențele,

abilitățile și cunoștințele și de a găsi noi și comune

căi pentru lucrătorii din domeniul tineretului în UE

pentru a lucra eficient în strategiile de incluziune

durabilă și antidiscriminare pentru tinerii migranți.

Într-adevăr, acest lucru va aduce beneficii și noilor

39

societăți gazdă din Europa, deoarece vor învăța să

lucreze în strânsă colaborare cu părțile interesate

relevante; cu un accent deosebit pe sensibilizarea și

înțelegerea migranților vulnerabili la radicalizare.

Acest proiect conține trei cursuri de formare: unul în

Ungaria, unul în Grecia și unul în Italia. Pentru noi,

participarea la acest proiect reprezintă o mare

oportunitate pentru a învăța lucrătorii și voluntarii

noștri de tineret care pot transfera toate cunoștințele

noi comunității noastre și pot contribui la

sustenabilitatea proiectului nostru #PINOR, precum

și la sustenabilitatea proiectului "Cross the borders".

Un alt exemplu de durabilitate este actualul nostru

parteneriat strategic “Volunteers 4 ALL”, coordonat

de Alternativi International (Bulgaria) cu ONG-uri

partenere, OEJAB din Austria, Futuro Digitale din

Italia și PROJUVEN din Spania. Alternativi și OEJAB

au fost, de asemenea, parteneri în cursul nostru de

pregătire #REFUGEESWELCOME, precum și parte

din rețeaua noastră internațională #PINOR.

În cursul dezvoltării aplicării proiectului

#REFUGEESWELCOME, am decis să dezvoltăm și

proiectul "Volunteers 4 ALL", care ne-ar putea oferi

mai multă vizibilitate și oportunitate de a lucra cu

voluntari și lucrători de tineret interesați de lucrul cu

tinerii refugiați și care sunt interesați de utilizarea

social media în munca lor zilnică. Recent, în cadrul

proiectului "Volunteers 4 ALL" am elaborat cursuri

de e-learning care oferă lucrătorilor de tineret și

voluntarilor mai multe informații despre călătoriile în

refugiaților și despre informațiile precise de care au

nevoie. Prin acest proiect, toate organizațiile

implicate ar putea beneficia de procese și rezultate

îmbunătățite, optimizând astfel resursele disponibile

pentru noi activități și oportunități. În plus, proiectul

își propune să contribuie la sustenabilitatea și

consolidarea capacităților organizațiilor, contribuind

de asemenea la atingerea grupurilor țintă și la

difuzarea în continuare a proiectului.

40

Concluzie:

Multe proiecte Erasmus Plus sunt concepute pentru

a oferi un beneficiu clar pe termen scurt sau mediu

părților interesate vizate. Cu toate acestea,

conceperea de proiecte care să ofere beneficii clare în

fazele anterioare ale punerii în aplicare creează un

ciclu în care comunitatea oferă, de asemenea, sprijin

care mărește șansa unui proiect de a supraviețui

suficient de mult pentru a atinge obiectivele pe

termen lung și pentru a oferi mai multe beneficii de

durată. În plus, proiectele ale căror parteneri sunt cu

adevărat angajați în îndeplinirea obiectivelor mai

mari sunt mai susceptibile de a continua activitatea,

chiar dacă se finalizează finanțarea și alte beneficii

materiale. Beneficiile unei bune cooperări constau

într-un impact mai mare, protecția oferită de faptul

că face parte dintr-o mișcare mai mare, creșterea

rentabilității și oferirea posibilității de a face schimb

de idei, informații și bune practici. În plus,

parteneriatul cu alte organizații poate, de asemenea,

să ofere posibilitatea accesului proiectelor la guvern,

ONG-uri și alte rețele importante, care să asigure

durabilitatea rezultatelor proiectului.