FB III, Gr. III

MISIUNE DE AUDIT INTERN

MISIUNE DE AUDIT INTERN

privind activitatea de achiziii publice la Primria Municipiului Rdui Anul III, Grupa III

Student: Prichici Aurica

Prep. Drd. : Ciubotariu Marius2012PREZENTAREA INSTITUIEI

Primria Municipiului Rdui este situat pe strada Piaa Unirii, nr. 2, cod 725400, judeul Suceava. Chiar n zona central, oraul i etaleaz principalele sale obiective turistice, plasate intr-un cadru arhitectonic aparte, ceea ce a fcut ca Rduiul s capete faima unei aezri urbane pitoresti. Parcul Central, prin bogia de specii i armonia culorilor, evideniaz cu o deosebit elegan sediul Primriei Municipiului Rdui, cldire declarat monument de arhitectur, datnd din secolul al XIX lea. Prin munca in echip depus de colectivul acestei instituii au putut prinde via o serie de proiecte importante in modernizarea i dezvoltarea municipiului Rdui: blocuri de locuine ANL pentru tineri, bloc de locuine pentru medicii rezideni, blocuri de locuine sociale, reabilitarea i modernizarea Ambulatoriului Spitalului Sf. Cosma i Damian Rdui, amenajarea de parcri de cartier in cartierele Obor, Mihai Viteazu i Piaa Mic, realizarea unui nou pasaj de trecere la nivel cu calea ferat, realizarea de sensuri giratorii, reabilitarea celor doua parcuri centrale i a parcului Alexandru Sahia i lista ar putea continua.

Relaiile externe foarte bune ale municipiului s-au materializat de-a lungul timpului prin incheierea unor acorduri de infrire i colaborare cu o serie de localiti din Europa:

-Frana Pontault-Combault (Frana) - decembrie 1989

-Portugalia Caminha (Portugalia) - 29 mai 1998

-Germania Beilstein (Germania) - 29 mai 1998

-Italia Ragusa (Italia) - 29 mai 1998

-Republica Moldova Briceni (Republica Moldova) - 29 mai 1998

-Republica Moldova Drochia (Republica Moldova) - 21 iunie 2001

-Polonia Gliwice (Polonia) - 28 noiembrie 2002

-Cipru Girne (Cipru) - 27 noiembrie 2003

Primria Municipiului Rdui este unul din centrele de execuie bugetar a crei surs de finanare este bugetul local, alturi de finanarea venitutrilor proprii realizate de aceasta precum sponsorizri, fonduri europene dar i bugetul de stat.Din cadrul primriei a fost ales de ctre echipa de auditori Compartimentul de achiziii publice (din cadrul Serviciului de Administraie Public, Resurse Umane, Achiziii Publice i Programe) pentru realizarea misiunii de audit intern.n cadrul Primriei din Rdui, Compartimentul de achiziii publice se ocup cu:

elaborarea programului anual al achiziiilor publice, pe baza necesitilor i prioritilor comunicate de celelalte compartimente din cadrul autoritii contractante; aplicarea i finalizarea procedurilor de atribuire; constituirea i pstrarea dosarului achiziiei publice urmrirea respectrii prevederilor legale cu privire la executarea contractelor de achiziii publice ; informeaza n scris conducatorul instituiei ori de cte ori sunt nclcri sau nu sunt respectate ntocmai clauzele prevazute n contractele de achiziii publice;

se ocupa cu serviciile de elaborare a materialelor de promovare si marketing al produselor turistice, inclusiv realizarea, construirea si inchirierea standurilor expozitionale in cadrul targurilor si evenimentelor nationale de turism aferente proiectului "Tezaure etnoistorice bucovinene". nregistreaz i conduce evidena tuturor contractelor de achiziii publice ncheiate de ctre Municipiul Radauti n registrul special de eviden a contractelor aprobat de primarul Aurel Olarean.Competenele Compartimentului de achiziii publice din cadrul Primriei sunt:

avizeaz documentaiile ntocmite de compartimentele de munc cu privire la organizarea achiziiilor publice;

avizeaz contractele de achiziii publice ncheiate de Municipiul Radauti cu privire la respectarea prevederilor legale n vigoare referitor la procedurile de atribuire a contractelor de achiziii publice i de executare a lor;

informeaz n scris conducatorul instituiei orice ncalcare a prevederilor legale cu privire la atribuirea, ncheierea i executarea contractelor de achiziii publice.

Responsabilitile Compartimentului de achiziii publice din cadrul Primriei sunt: rspunde de respectarea prevederilor legale cu privire la atribuirea, ncheierea i executarea contractelor de achiziii publice n cadrul Municipiului

primete informaii la cerere de la toate compartimentele de munc din primrie necesare atribuirii, ncheierii i executrii contractelor de achiziii publice;

transmite informaii, note interne care conin date sau proceduri de urmat pentru atribuirea, ncheierea i executarea contractelor de achiziii publice;

conlucreaz direct cu directorul economic privind alocarea resurselor bugetare i utilizarea lor conform clauzelor contractuale din contractele de achiziii publice.Procedura P01: Iniierea auditului

PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUICompartimentul de Audit Public Intern

Nr. 208 /15.09.2012ORDIN DE SERVICIUn conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua misiunea de audit intern privind achiziiile publice la Serviciul de Administraie Public, Resurse Umane, Achiziii Publice i Programe, n perioada 20.09.2012 30.11.2012.Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura ca: n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere principiile general acceptate n UE n acest domeniu: activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; controlul intern este funcional; exista exhaustivitatea nregistrrilor; documentele sunt corect certificate i nregistrate ; cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate, bugetate i programate.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt: 1. Organizarea activitii de achiziii publice

Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii publice.

Auditori,

Prichici AuricaDomnariu Eliza

Procedura P02: Iniierea auditului


DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Prichici Aurica

Misiunea de audit: Activitatea de achizii publice

Data: 15.09.2012Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditatDANU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?-X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit?-X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?-X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European?-X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?-X

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?-X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?-X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?X-

Auditor intern,

Prichici AuricaProcedura P02: Iniierea auditului

PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI

Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Domnariu Eliza

Misiunea de audit: Activitatea de achizii publice

Data: 15.09.2012Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditatDANU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?-X

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit?-X

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?-X

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European?-X

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?-X

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?-X

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?-X

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat?-X

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?X-

Auditor intern,

Domnariu ElizaPRIMRIA MUNICIPIULUI RDUICompartimentul de Audit Public Intern

Nr. 213 / 15.09.2012NOTIFICAREA

PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: Serviciul de Administraie Public, Resurse Umane, Achiziii Publice i ProgrameDe la: eful Serviciului de Audit Intern

Compartimentul de Audit Public InternReferitor: Misiunea de audit intern Activitatea de achiziii publiceStimate: domnule Olarean Aurel n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmeaz ca n perioada 20.09.2012 30.11.2012 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea de achiziii publice.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. De asemenea, aceast misiune de audit intern are scopul de a examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii Publice i de a determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv.

Perioada supus evalurii este 01.01.2011 31.12.2011

V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele:

prezentarea auditorilor;

prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

discutarea programului interveniei la faa locului;

stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate;

alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar:

legile i reglementrile ce se aplic activitii dumneavoastr

organigrama instituiei Primria Municipiului Rdui;

regulamentul de organizare i funcionare;

fiele posturilor;

toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii

activitii de achiziii publice rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamna Prichici Aurica, auditor intern, coordonatorul misiunii .

Cu deosebit consideraie,

Auditor,

Prichici AuricaProcedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILORMisiunea de audit: Activitatea de achiziii publicentocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012 COLECTAREA INFORMATIILOR

DANUOBSERVAII

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditateX-

Obinerea organigrameiX-

Obinerea Regulamentului de organizare si funcionareX-

Obinerea fiselor posturilorX-

Obinerea procedurilor scrise si formalizate-XExista doar parial

Identificarea personalului responsabilX-

Obinerea Raportului de audit intern anterior-XAnterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Rapoarte elaborate de alte instituiiX-

Procedura P05: Analiza riscului


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILEMisiunea de audit: Activitatea de achiziii publicentocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012 Nr.

crt.ObiectiveObiecte auditabileCadrul legislativObservaii

1.ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice

3. Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziiei Publice, baza de date aferent acestuia precum i programul anual al Serviciului Achiziiei Publice

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 3 obiecte auditabile, structurate pe 1 obiectiv, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit internProcedura P05: Analiza riscului



IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012Nr.

crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificative (identificate)Observaii

1.

ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice 1. Insuficiena procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice

1. 2. Neindeplinirea condiiilor de conformitate privind procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice

2. 3. Neactualizarea procedurilor specifice n funcie de modificrile legislative elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice4. Insuficiena unor programe de pregtire profesional a personalului

3. 5. Neactualizarea fielor posturilor

4. 6. Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu

necesitile compartimentului

5. 7.Existena unui numr mare de posturi neocupate


8. Dotarea cu hard i soft insuficient

9 . Inexistena unui sistem informatic care s asiste

activitatea de achiziii publice

10. Baz de date insuficient, care nu permite consultarea

ofertelor reprezentative

11. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre

persoane neautorizate prin sistem de parole

12. Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date

13 Inexistena programelor anti-virus

14. Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui

program anual

15. Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice

NOT:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.

n acest studiu de caz au fost identificate 3 obiecte auditabile crora le-au fost ataate 15 riscuri.




STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI


Data: 09.10.2012Factori de risc

(Fi)Ponderea factorilor de risc

(Pi)Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1N 2N 3

Aprecierea controlului intern F1P1 50%Exist proceduri ce se aplicExist proceduri, sunt cunoscute dar nu se aplicNu exist proceduri

Aprecierea cantitativ - F2P2 30%Impact financiar sczutImpact financiar normalImpact financiar ridicat

Aprecierea calitativ F3P3 20%Vulnerabilitate micVulnerabilitate medieVulnerabilitate mare

Not:

Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.

n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN CLCMisiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012ACTIVITATEA DE AUDITDANUOBS

1. Organizarea activitii de achiziii publice (importana procesului de achiziii publice)

- exist o strategie clar stabilit pentru activitatea de

achiziii publice?X

- strategia privind achiziiile publice se bazeaz i

susine obiectivele generale ale entitii?X

-Serviciul Achiziii Publice este vzut ca o organizaie

profesional, experimentat, care respect normele i

contractele?X

- personalul cunoate i nelege strategiile de

achiziionare?X

- performana procesului de achiziie public este

msurat i sunt determinate tendinele pentru fiecare

proces de achiziie?X

- exist un sistem de proceduri specifice care s

reglementeze activitatea de achiziii publice?XCadru normativ

- procedurile specifice existente sunt scrise i

formalizate?XCadru normativ

- procedurile specifice existente sunt cunoscute i

aplicate de personalul compartimentului ?XPartial

- atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc

n fiele posturilor?X

- avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea

procedurilor specifice?X

-avei un plan n ceea ce privete pregtirea

profesional a personalului?X

- sunt realizate sondaje cu privire la moralul i satisfacia

salariailor?X

- conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?X

Not:

Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.Procedura P05: Analiza riscului



STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUIMisiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012Nr.

crt.ObiectiveObiecte auditabile

Riscuri semnificativeCriterii de analiza a riscurilorPunctajul total

Aprecierea controlului intern (F1)Aprecierea cantitativ (F2)Aprecierea calitativ (F3)

P1

50%NiP2

30%NiP3

20%Ni

1.


1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice1. Inexistena procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice0,530,310,212

2. Neindeplinirea condiiilor de conformitate privind procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice 0,520,310,211,5

3. Neactualizarea procedurilor specifice n funcie de modificrile legislative elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice0,530,310,212

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice4. Insuficiena unor programe de pregtire profesional a personalului0,520,310,221,7

1. 5. Neactualizarea fielor posturilor0,520,320,222

2. 6. Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului0,530,310,212

7.Existena unui numr mare de posturi neocupate0,520,330,212,1


8. Dotarea cu hard i soft insuficient0,510,310,221,2

9 . Inexistena unui sistem informatic care sa asiste

activitatea de achiziii publice0,510,310,221,2

10. Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative 0,520,3

20,222

11. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 0,530,310,222,2

12. Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date0,520,320,222

13 Inexistena programelor anti-virus0,530,310,222,2

14. Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual0,530,310,222,2

15. Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice0,530,310,212

Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:

unde:

= punctajul total;

= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

= ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici

1,0 - 1,7

Riscuri medii1,8 - 2,2

Riscuri mari

2,3 - 3,0Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate.

Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.



Compartimentul de Audit Public Intern CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Prichici Aurica Data: 09.10.2012Nr.

crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativePunctaj totalClasareOBS.

1.


1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice1. Insuficiena procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice2MEDIU

1. 2. Neindeplinirea condiiilor de conformitate privind procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice 1,5MICNU

2. 3. Neactualizarea procedurilor specifice n funcie de modificrile legislative elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publice2MEDIU

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice4. Inexistena/insuficienta unor programe de pregtire profesional a personalului1,7MICNU

3. 5. Neactualizarea fielor posturilor2MEDIU

4. 6. Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului2MEDIU

5. 7.Existena unui numr mare de posturi neocupate2,1MEDIU


8. Dotarea cu hard i soft insuficienta1,2MICNU

9 . Inexistena unui sistem informatic care sa asiste

activitatea de achiziii publice1,2MICNU

10. Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative 2MEDIU

11. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 2,2MEDIU

6. 12. Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date2MEDIU

7. 13 Inexistena programelor anti-virus2,2MEDIU

8. 14. Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anual2,2MEDIU

9. 15. Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice2MEDIU

Not:

n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 15 de riscuri, grupate pe cele 3 obiecte auditabile i 1 obiectiv, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 11, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.Procedura P05: Analiza riscului



TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012

Nr.

crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativePuncte

T/SConsecina funcionrii-nefuncionrii controlului internGrad de

ncredere

al auditorului intern n controlul internOBS

1.


1. Procedurileile care legifereaz activitatea de achiziii publice1. Insuficiena procedurilor specifice elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publiceS MEDIU

1. 3. Neactualizarea procedurilor specifice n funcie de modificrile legislative elaborate pentru reglementarea activitii de achiziii publiceSMIC

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice5. Neactualizarea fielor posturilorSMIC

6. Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentuluiTProblemele legate de neadecvare ale persoanalului vor fi rezolvate prin programe de pregtire profesionalMEDIU

7.Existena unui numr mare de posturi neocupate

SMIC


10. Baz de date insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative TBaza de date este constitut, dar neactualizatMARE

11.Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole SMEDIU

12. Neactualizarea sistematica a bazei proprii de dateSMIC

13. Inexistena programelor anti-virusSMIC

14. Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui program anualTRealizarea de

achiziii

pertinenteMARE

15. Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publiceSMIC

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celalalt obiect auditabil considerat ca fiind punct slab va rmne n continuare n auditare.Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern



Compartimentul de Audit Public Intern TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Prichici Aurica Data: 09.10.2012Nr.

crt.

Obiective

Obiecte auditabile selectatePoziia

n RAI

1.


1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publiceAnaliza procedurilor operaionale

3. Analiza procedurilor operaionale

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii PubliceVerificarea modului de actualizare a fielor posturilor

Verificarea modului de adecvare a structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului

Analiza posturilor neocupate


Verificarea modului de actualizare a bazei proprii de date

Verificarea existenei programelor anti-virus

Verificarea referatelor de necesitate privind activitatea de achiziii publice

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurat pe 3 obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 15 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 1 obiectiv, 3 obiecte auditabile i 8 riscuri asociate acestora. n continuare, cele 11 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern



PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Prichici Aurica Data: 09.10.2012Obiectivele audituluiActivitiLE programateDurata (h)Persoanele implicateLocul desfurrii

Tema general: Activitatea de achiziii publice616

1. Pregtirea misiunii de audit 88

Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu2Prichici AuricaDAPI

Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen2Prichici AuricaDAPI

Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern4Prichici AuricaDAPI

ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile8Prichici AuricaDAPI

AUDITAT

Colectarea i prelucrarea informaiei8Prichici AuricaDAPI

ntocmirea Tabelului puncte tari i puncte slabe8Prichici AuricaDAPI

Elaborarea Programului de audit intern8Prichici AuricaDAPI

ntocmirea Notei i a Programului de intervenie la faa locului

8Prichici AuricaDAPI

Obinerea aprobrii notei i a anexelor acesteia: colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe, Programa de intervenie la faa locului


Planificarea i organizarea edinei de deschidere2Prichici AuricaDAPI

AUDITAT

Redactarea Minutei edinei de deschidere

2Prichici AuricaAUDITAT

2. Intervenia la faa locului352

1. ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

Efecturarea testrilor16Prichici Aurica

AUDITAT

DAPI

Discutarea constatrilor cu eful Compartimentului de achiziii publice2

Elaborarea FIAP-urilor16

Colectarea dovezilor6

Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru4

Concluzie4Prichici AuricaDAPI

3. Raportul de audit intern160Prichici Aurica

Elaborarea Proiectului raportului de audit intern48Prichici AuricaDAPI

Revizuirea Proiectului raportului de audit intern48Prichici AuricaDAPI

Obinerea aprobrii Proiectului de raport de audit intern8Prichici AuricaDAPI

Transmiterea Proiectului de raport de audit intern la entitatea auditat i solicitarea unui raspuns


Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere (dac este cazul)8Prichici AuricaAUDITAT

Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului8Prichici AuricaDAPI

ntocmirea Raportului de audit intern16Prichici AuricaDAPI

Obinerea aprobrii Raportului de audit intern final8Prichici AuricaDAPI

Transmiterea/ difuzarea Raportului de audit intern final8Prichici AuricaDAPI

4. Urmrirea recomandrilorntocmirea Fiei de urmrire a recomandrilor16Prichici AuricaDAPI

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern. PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI


PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012 Obiectiv: ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

Nr.

crt.Obiecte auditabileTipul testriiLoculDurata

(h)Nr. testNr. lista verificareAuditori

1. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice- Analiza procedurilor existente

-Verificarea calitii i

cuprinderii procedurilor

-Interviu adresat efului Serviciului Achiziiei PubliceSAP( Serviciul Achizitii Publice)20Interviu nr. 1.2.1

LV 1Domnariu Eliza

2.Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice-Analiza Statului de funcii

-Analiza programelor de

pregtire a personalui-Verificarea corespondenei

cerinelor postului cu

pregtirea personalului

SAP20Interviu nr. 1.3.1

FIAP 1.3.1

LV 1Domnariu Eliza

3.Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziiei Publice, baza de date aferent acestuia precum i programul anual al Serviciului Achiziiei Publice

-Analiza tehnicii de calcul al Serviciului de Achiziie Public -Studierea bazei de date de care dispune serviciul achiziii publice

-Interviu adresat sefului

Serviciului Achiziii Publice, privind realizarea unui studiu

al pieei, crearea bazei de date proprii si a programului anualSAP4TEST

nr. 1.4.1.

Foaie de lucru nr. 1.4.1

Lista de control

nr. 1.4.1.

FIAP

nr. 1.4.1.

FIAP

nr. 1.4.2.

Interviu 1.4.1

LV 1Domnariu Eliza

Auditor intern Prichici Aurica

Procedura P07: edina de deschidere


Compartimentul de Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Data: 09.10.2012 A. Lista participanilor:

NumeleFunciaDirecia/

ServiciulNr. telefonE-mailSemntura

Prichici Auricaauditor-

Romencu CameliaContabil efPrimria Rdui-

Harambie HerghiligiuSecretarPrimria Rdui-

Aurel OlreanPrimarPrimria Rdui-

Dumitru CiobotariuViceprimarPrimria Rdui-

Strugari IoanaCasierPrimria Rdui-

B. Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;

- Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale

ale auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern;

- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat.

- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a.

- Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta;

- Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).

- Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile.

Auditori interni,

Auditai,

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICENr. crt.Activitatea de auditDANUOBS.

1.1.Analiza procedurilor de lucru--

Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice --

- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului--

- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru--

- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti--

- examinarea modelelor de formulare specifice--

- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor--

- existena exemplelor n acest sens--

- examinarea sistemului de raportare al activitii--

Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru--

Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie--

Aplicarea principiului dublei semnturi--

Aprobarea de ctre persoanele competente--

Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat--

Modalitatea arhivarii documentelor --

Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru--

Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor--

Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor--

Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: --

- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor?

- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?

- procedurile de lucru sunt corespunztoare?

1.2. Procedurile care legifereaz activitatea de achiziii publice

a. existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul achiziiilor publiceXInterviu nr. 1.2.1

b. aprobarea procedurilor de ctre persoanele competenteX

c. stabilirea modelelor de formulare;

X

d. cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilorX

1.3. Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice

a. numr mare de posturi neocupate;XInterviu nr. 1.3.1

FIAP 1.3.1

b. corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului de achiziii publice;X

c. existena i analiza formelor de pregtire profesional

X

d. pregtirea profesional a salariailor este realizat conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postuluiX

1.4.Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziiei Publice, baza de date aferent acestuia precum i programul anual al Serviciului Achiziiei Publice

TEST

nr. 1.4.1.Foaie de lucru nr. 1.4.1Lista de control

nr. 1.4.1.

FIAP

nr. 1.4.1.FIAP

nr. 1.4.2.FIAP

nr. 1.4.3.

Interviu 1.4.1

a. analiza sistemului de calcul a Serviciului de achizitie public;X

b. urmrirea gestionrii eficiente a tehnicii de calcul;X

c. existena modalitilor de actualizare a tehnicii de calcul a Serviciului de achiziie public;X

d. existena bazei de date cu furnizorii/executanii/prestatorii i preurile practicate; X

e. existena modalitilor de actualizare a bazei de date;

X

f. existena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazei proprii de dateX

g. monitorizarea sistematic a funcionalitii programelor anti-virus (instalarea unui program anti-virus adecvat necesitilor)X

h. existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionaleX

i. existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea ProgramuluiX

Data: Auditor intern,

1.10.2012 Prichici AuricaProcedura P08: Colectarea dovezilor

PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI Compartimentul de Audit Public Intern INTERVIU NR. 1.2.1.

privind

procedurile specifice care legifereaz activitatea de achiziii publice,

adresat

doamnei Ramencu Camelia, contabil ef

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011Nr. crt.ntrebareDANUObs.

1.Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri?XCadrul normativ

2.Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor?X

3.Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor?X

4.Procedurile sunt scrise i formalizate?XCadru normativ

5.Exist stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor?X

6.Exist responsabili pentru procedurile de lucru?XResponsabilul a fost numit recent

7.Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente?X

8.Sunteti de acord cu importanta elaborrii procedurilor specifice n vederea mbuntirii mediului de control?X

9.Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?X

Data:

02.10.2012 Auditor intern,

Intervievat,

Prichici Aurica

Ramencu CameliaNot:

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece se vor face comentarii n Raportul de audit intern.

PRIMRIA MUNICIPIULUI RDUICompartimentul de Audit Public Intern INTERVIU NR. 1.3.1.

privind

analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice,

adresat

domnului Harambie Herghiligiu, secretar

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011Nr. crt.ntrebareDANUObs.

1.Ai semnat fia postului pentru acest an?XCadrul normativ

2.Pregtirea profesional continu este o activitate

coordonat de dumneavostr la nivelul serviciului i

este cuprins n fia postului?X

3.Avei aprobat un plan de pregtire profesional

continu?X

4.Procedai la efectuarea sistematic a analizei

ndeplinirii planului?X

5.Exist alte forme de pregtire profesional a

salariailor?Xedinele de lucru din cadrul serviciului.

6.Exist un sistem de verificare a cunotinelor

dobndite ca urmare a cursurilor efectuate?XEvalurile individuale

anuale

7.Avei manuale, ghiduri practice referitoare la

derularea activitii de achiziii publice?X

8.Exist indicatori de performan pe baza crora s

se poat evalua gradul de pregtire profesional al

salariailor coroborat cu nivelul de realizare a

obiectivelor strategice ale entitii? X

9.Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?X

Data:

02.10.2012

Auditor intern, Intervievat,

Prichici Aurica

Harambie HerghiligiuNot:

Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s se elaboreze FIAP.

De asemenea, informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de audit internProcedura P08: Colectarea dovezilor


Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011PROBLEMA

Inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de Achiziii Publice. CONSTATARE Din analiz s-a constatat c aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost angajai n ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat. Pentru ntregul personal s-a constatat c de la intrarea n vigoare a OUG nr. 34/2006 nu s-au organizat nici un fel de cursuri de instruire n acest domeniu. De asemenea, nu exist elaborate manuale i ghiduri practice de aplicare a cadrului normativ. Astfel, majoritatea angajailor nu stpnesc clar prevederile cu privire la activitatea de achiziii publice sau de cele mai multe ori se fac confuzii cu prevederile cadrului normativ abrogat de curnd. CAUZE Inexistena planului de pregtire profesional continu.

Lipsa experienei i profesionalismului n procesul derulrii achiziiilor publice.

Nesolicitarea unor competene speciale din partea conducerii.

Nedesemnarea unui responsabil cu planul de pregtire profesional continu.

Neasigurarea instruirii adecvate a personalului.

Inexistena procedurilor scrise i formalizate cu pregtirea profesional continu.CONSECINE Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave implicaii financiare, totui exist

pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti datorate pregtirii profesionale a

salariailor.RECOMANDRI Elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor.

Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu.

Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora.

Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele posturilor.

Analiza nivelului de pregtire profesional a salariailor i stabilirea modalitilor de

realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru

anul viitor.TESTUL NR. 1.4.1.

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011OBIECTUL TESTULUI: Baza de date i Programul anual al Serviciului de Achiziii PubliceOBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea bazei de date i a Programului anual al Serviciului de Achiziii PubliceDESCRIEREA TESTULUI:

Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea Bazei de date si a Programului anual al achiziiilor publice pentru anul 2011. Populaia este reprezentat din documentele privind ntocmirea bazei de date si a programului elaborate de cele 4 compartimente funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus de documente, motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent.

n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de

fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de

100% din populaie.

Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a bazei de date si a programului anual al achiziiilor publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 1, poz. 1.4., literele a i, astfel:

a. analiza sistemului de calcul a Serviciului de achizitie public;

b. urmrirea gestionrii eficiente a tehnicii de calcul;

c. existena modalitilor de actualizare a tehnicii de calcul a Serviciului de achiziie public;

d. existena bazei de date cu furnizorii/executanii/prestatorii i preurile practicate;

e. existena modalitilor de actualizare a bazei de date;

f. existena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazei proprii de date

g. monitorizarea sistematic a funcionalitii programelor anti-virus (instalarea unui program anti-virus adecvat necesitilor)h. existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionalei. existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea Programului

Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.4.1. privind analiza

fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice pe baza referatelor de necesitate. CONSTATARI:

Din analiza listei de control putem remarca urmtoarele:

- compartimentele funcionale nu au transmis n totalitate referate de necesitate;

- inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii Programului anual al achiziiilor publice;

- nscrierea in Programul anual al achiziiilor publice a unor achiziii cuprinse in referate, dar care nu au fost fundamentate i/sau aprobate. CONCLUZII:

n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.4.1. Data: Auditor intern,

05.10.2012 Prichici AuricaPRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI

Compartimentul de Audit Public Intern FOAIE DE LUCRU NR. 1.4.1. Obiectivul : ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE

Eantionul pentru ntocmirea bazei de date si a programului anual al achiziiilor publice a fost constituit astfel:

Populaia este reprezentat din documentele privind ntocmirea bazei de date si a programului elaborate de compartimentele funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus de documente, motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent.

n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de

fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de

100% din populaie.

Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a bazei de date si a programului anual al achiziiilor publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 1, poz. 1.4.,literele a i; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.4.1.

Data: Auditor intern, n prezena, 05.10.2012 Prichici Aurica Harambie Herghiligiu

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1.

privind

analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice,

respectiv a referatelor de necesitate Elemente

testate

Elemente

Eantionate

Solicitarea referatelor de necessitate ale compartimentelor funcionale ale enititii

Compartimentele funcionale au transmis referate de necesitate

Referatele de necessitate au avizele persoanelor responsabileReferatele de necesitate au ataate note de fundamentare

Compartiment funcional 1XXFIAPFIAP

Compartiment funcional 2XXXX

Compartiment funcional 3XFIAP

Compartiment funcional 4XFIAP

Data: Auditor intern, n prezena, 05.10.2012 Prichici Aurica Harambie Herghiligiu


Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.1.

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011PROBLEMA

Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice, fr realizarea unei fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare.CONSTATAREActivitatea de achiziii publice se desfoar pe baza Programului anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, fr o centralizare i prioritizare a necesitilor de produse, lucrri i servicii ale acestora.

CAUZE Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i

separrii sarcinilor.

- Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o

pregtire corespunztoare (pentru primirea propunerilor de la compartimente,

centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit un funcionar debutant).

- Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.CONSECINE Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare.

Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare.RECOMANDRI Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual al achiziiilor publice.

Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor

implicate n elaborarea i aprobarea acestuia.

ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea

programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora.

Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate,

privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i

sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate.

Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n

munca de planificare. Data: Auditor intern,

05.10.2012 Prichici AuricaPRIMRIA MUNICIPIULUI RDUI

Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.2.


Inexistena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate la baza de date a achiziiilor publice.

CONSTATAREEchipa de auditori constat posibilitatea accesrii bazei de date a achiziiilor publice de ctre persoane neautorizate. Din evaluare s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Sistemul IT este conceput astfel nct pentru accesul la fiecare subsistem IT trebuiesc folosite: nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de subsistemul IT la care se conecteaz angajatul.

CAUZE Inexistena la nivelul serviciului a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la baza de date a achiziiilor publice.

Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la baza de date a achiziiilor publice.

Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din

cadrul Serviciului Achiziii Publice.

Inexistena unor proceduri adecvate de conectare a utilizatorilor la reea;

Lips corelrii dintre atribuiile de serviciu i fiele de post ale salariailor.CONSECINE Posibilitatea accesrii bazei de date a achiziiilor publice de ctre persoane

neautorizate;

Vulnerabilitate ridicat a bazei n faa unor accesri neautorizate.

Neasigurarea integritii informaiilor.

Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori acetia

noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele IT folosindu-le datele de identificare i prin urmare putnd s vizualizeze i/sau modifice date aflate n acele subsisteme IT.

Practic, sistemul de parole nu are funcia principal de restricionare a accesului

persoanelor nepotrivite ci doar ngreuneaz funcionarea sistemului.

n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate.

RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a

parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice.

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.

Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a bazei de date

al achiziiilor publice.

Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul

Serviciului Achiziii Publice pentru asigurarea securitii sistemului informatic al

achiziiilor publice.

Realizarea unui proces de reorganizare nivelul sistemului IT din cadrul entitii publice,

astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele IT de care au nevoie utiliznd un

singur nume de utilizator i o singur parol;

Instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul IT.

Data:

Auditor intern,

05.10.2012

Prichici AuricaFIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.3.


Nefuncionalitatea programelor anti-virus i infectarea cu virui a unor staii de lucru

din sistemul IT al serviciului.

CONSTATAREO politic adecvat privind securitatea IT trebuie s prevad instalarea unui program anti-virus pe toate staiile de lucru i acesta s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile la intervale regulate (poate chiar zilnic). Echipa de auditori a verificat 5 calculatoare personale, selectate n mod aleator i a constatat urmtoarele:

- configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Acest lucru s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera c programul anti-virus are un efect negativ asupra performanei sistemului;

- urmare acestei constatri, am verificat respectivele staii de lucru pentru a descoperi prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui.

.CAUZE Inexistena unei proceduri pentru aplicarea n mod unitar a politicii de securitate IT;

Lipsa procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus.

CONSECINE Prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod negativ activitatea utilizatorilor. Existena viruilor ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor stocate..

RECOMANDRI Elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse

n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus;

Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor;

Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile

stabilite prin proceduri;

Monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT;

Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor

staiilor de lucru din cadrul serviciului. Data: Auditor intern,

05.10.2012 Prichici AuricaProcedura P08: Colectarea dovezilor


Compartimentul de Audit Public Intern INTERVIU NR. 1.4.1.

privind

crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului

implicat n utilizarea bazei de date a achiziiilor publice

adresat

domnului Harambie Herghiligiu, secretar Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011Nr. crt.ntrebareRspuns

1.Activitatea de realizarea a bazei de date proprii este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului de achiziii publice?Nu, dar n urma discuiilor cu auditorii a fost elaborat o decizie prin care este numit o persoan cu aceast responsabilitate cu pregtire n domeniu, i urmeaz a se actualiza corespunztor fiei postului.

2.Exist procedur specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii?Nu, dar persoan care a primit aceast responsabilitate va avea sarcina elaborrii procedurii, n termen de trei luni.

3.Exist o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai complet documentaie cu privire la toate achiziiile efectuate?Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor entitii noastre.

4.Exist un istoric pe fiecare furnizor/executant/prestator din baza de date?Da, i cu ocazia actualizrii sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de 2 ani.

5.Se folosesc i alte mijloace de informare de moment?Da, Serviciul achiziii publice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaia Paginii aurii i informaiile ce se gsesc pe internet.

6.Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?Nu.

Data:

Auditor intern,

06.10.2012

Prichici Aurica

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru


Compartimentul de Audit Public Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicePerioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011ntocmit: Prichici Aurica

Data: 09.10.2012

Ob. nr.ConstatareaDocument justificativExist

DaNu

1. La nivelul Serviciului Achiziii

Publice sistemul de control intern este in subordinea conductorului acestei structuri.

Activitile de control intern nu sunt

formalizate, sub forma unor proceduri scrise detaliate.

ROF-ul Direciei

-Cadru normativ in vigoare

XX

2.

Inexistena unui plan de pregtire

profesional la nivelul serviciului -plan de pregtire profesionala X

3.

Nerespectarea i lipsa parial a

unei proceduri adecvate privind

dotarea cu tehnica si baza de date al achiziiilor

publice Nu exista o persoana nominalizata

cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii si actualizrii Programului; Nu toate compartimentele

funcionale au transmis referate de necesitate.- program anti-virus

- parol unic de acces-fiele posturilor din cadrul

Serviciului Achiziii Publice

-Programul de achiziii

publice pentru anul 2011X

XX

X

Auditor intern,

Prichici AuricaProcedura P11: edina de nchidere


Compartimentul de Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDEREA. Meniuni generale:

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publicPerioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011ntocmit: Prichici Aurica

Data: 31.12.2012Lista participanilor:

NumeleFunciaDirecia/

ServiciulNr. telefonE-mailSemntura

Prichici AuricaAuditor-

Romencu CameliaContabil efPrimria Rdui-

Harambie HerghiligiuSecretarPrimria Rdui-

Aurel OlareanPrimarPrimria Rdui-

Dumitru CiobotariuViceprimarPrimria Rdui-

Strugari IoanaCasierPrimria Rdui

B. Concluzii:

n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualele consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.

n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori.

n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate.

Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiar-contabil auditat.

Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

Not:

Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit


Compartimentul de Audit Public Intern PLANUL DE ACIUNE

I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOROBIECTE AUDITABILE RECOMANDRIACIUNI / MSURITERMENERESPONSABILI

Obiectivul nr.1. Organizarea activitii de achiziii publice

Procedurile specifice care legifereaz activitatea de achiziii publice

1. Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru privind achiziiile publice-Desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice31.12.2011Responsabil

procedur

2. Asigurarea coroborrii atribuiilor si responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu procedurile specifice- desemnarea unei persoane responsabile

cu completarea atribuiilor in fisele posturilor31.12.2011

3. Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor- Realizarea corespondenei ntre prevederi i responsabiliti31.12.2011

Resursa uman a Serviciului Achiziii Publice

4. Existena unor colaboratori externi cu experien i accesibili

- ncheierea de noi contracte cu colaboratori externi cu experien i accesibili31.12.2011Secretar

5. Ocuparea tuturor locurilor vacante din cadrul compartimentului de resurse umane

- Angajarea de personal nou pe locurile vacante31.12.2011

Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziiei Publice, baza de date aferenta acestuia precum si programul anual al Serviciului Achiziiei Publice

6. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achizitiei Publice- Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achizitiei Publice31.12.2011Responsabil cu dotarea tehnic a bazei de calcul

7. Consemnarea n fiele de post a tuturor sarcinilor de lucru

- ntocmirea corect a fielor de post privnd sarcinile de lucru31.12.2011Responsabil baza de date

8.Existena unei proceduri specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii si a programului anual.-Eloborarea unei proceduri specifice, scrise i formalizate privind realizarea bazei de date proprii si a programului anual31.12.2011

Procedura P15: Raport de audit


Compartimentul de Audit Public Intern RAPORT DE AUDIT INTERNI. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost constituit din: Prichici Aurica-auditorMisiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.06.2011. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat:

- Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEULUI SUCEAVA; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

- OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002.

Durata misiunii de audit: 20.09.2012 30.11.2012 Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 Scopul aciunii de auditare const n:

Evaluarea activitii de achiziii publice de la nivelul entitii n ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a aduga valoare prin formularea recomandrilor, iar n cazul identificrii unor iregulariti, de a se corecta.Obiectivul aciunii de auditare a urmrit: Organizarea activitii de achiziii publice.Tipul de auditare - Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate

privind respectarea principiilor, regulilor metodologice si procedurale in ceea ce privete

activitatea de achiziii publiceTehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare:

- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea

lor din dou sau mai multe surse diferite;

- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;

- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;

- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii

diferite de nregistrri;

- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse

independente cu scopul validrii acestora;

- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de

la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative;

- urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative

spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n

totalitate a tranzaciilor.

Alte tehnici de audit:

observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor;

interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise.

analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;

Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora;

List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.Documentele examinate n cadrul Primriei Radauti privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv:

Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat; ROF-ul i fiele posturilor; Legislaia n vigoare privind achiziiile publice;

Contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor;

Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari i slabe;

tematica n detaliu a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul interveniei la faa locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

teste;

liste de control;

fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;

raportul preliminar de audit intern;

minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;

fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Primria Municipiului Radauti: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 12 salariai, din care 2 au reprezentat posturi de conducere n conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare.

Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.

Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele:

- stabilirea necesarului de achiziii publice;

- elaborarea Programului anual de achiziii publice;

- efectuarea licitaiilor;

- ncheierea contractelor de achiziie;

- urmrirea executrii contractelor de achiziii.

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Activitatea de auditare privind achiziiile publice a pornit de la organizarea Serviciului achiziii publice, respectiv resursele umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a bazelor de date pe care le utilizeaz i a programului de achiziii publice elaborat.

Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate pornind de la iniierea i derularea achiziiilor publice i pn la concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat n elaborarea listelor de verificare, verificrilor prin listele de control, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au identificat o serie de probleme i iregulariti care au fost nscrise n formularele de constatare ( FIAP-uri).

Analiza activitii de achiziii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent, care st la baza organizrii i funcionrii sistemului.

II. 1. Organizarea activitii de achiziii publiceII. 1.1. Analiza procedurilor specifice care legifereaz activitatea de achiziii publice Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind activitatea de achiziii publice (Interviu nr. 1.2.1) din care a rezultat faptul c la nivelul entitii procedurile de lucru nu sunt scrise i formalizate, nu exist o coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor i nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru.

CONSTATARE nu exist o coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.

nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor .

nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru.CAUZE inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate;

lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului.CONSECINE

exist riscul apariiei unor nereguli din cauza procedurilor de lucru scrise i formalizate.

nerespectarea prevederilor legislaiei privind fia postului.RECOMANDRI

Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru;

Modul de soluionare a abaterilor;

Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.

II. 1.2. Activitatea resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice Echipa de auditori interni a testat activitatea resurselor umane ale serviciului Achiziii publice (Interviu nr. 1.3.1) Echipa de auditori interni a analizat numrul total de posturi de execuie i

numrul de posturi de execuie vacante. Din analiza a rezultat ca i deficien existena unui numr mare de posturi de execuie vacante, care afecteaz ndeplinirea atribuiilor de serviciu i calitatea acestora.

Echipa de auditori interni a analizat realizarea pregtirii profesionale a salariailor

conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului, existena unui sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional a acestora, precum i existena planului de pregtire profesional continu i a constatat inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de Achiziii Publice. Astfel, aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost angajai n ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat.CONSTATARE nu exist colaboratori externi cu experien i accesibili i sunt locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umane.CAUZE

dezinteres din partea personalului entitii auditateCONSECINE

nerespectarea prevederilor legislaiei privind fia postului.RECOMANDRI

-angajarea unor colaboratori externi cu experien i accesibili i ocuparea locurilor n cadrul compartimentului de resurse umane.

II 1.3 Activitatea dotarii cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziiei Publice, baza de date aferenta acestuia precum si programul anual al Serviciului Achiziiei Publice

Echipa de auditori a analizat dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziii Publice, baza de date si programul anual aferent acestuia prin prisma Testului nr. 1.4.1., a Listei de control nr. 1.4.1. i a FIAP-urilor nr. 1.4.1. ,1.4.2 si 1.4.3. Crearea si actualizarea sistematica a unei baze de date si a unui program anual sunt activiti necesare pentru completarea permanenta a listei principalilor actori de pe pia, posibililor

furnizori, nivelului calitativ al produselor sau serviciilor, preurilor practicate etc. Baza de

date trebuie sa fie astfel constituita nct s reprezinte un instrument de observare i

monitorizare a trendului evoluiei pieei i nu un instrument de restrngere a competiiei

in domeniu.

Alocarea pentru achiziiile publice a resurselor previzionate, aprobate, se realizeaz pe baza Programului anual al achiziiilor publice, care trebuie fundamentat n mod realist, cu respectarea principiilor de economicitate, eficien i eficacitate i in condiii de transparen.CONSTATARE Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul. nu exist realizat o baza de data proprie care sa fie repartizat prin fia postului;

nu exist o procedur specific, scris i formalizat privind realizarea bazei de date propii.CAUZE nerespectarea prevederilor legale privind achiziiile publice

neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor delegrii competenelor i separrii sarcinilor;

efectuarea fundamentrii i elaborrii programului de ctre persoane fr o pregtire corespunztoare;CONSECINE Imposibilitatea oferii unei imagini de ansamblu aspura volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritatea a acestora, rezultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare.

exist riscul apariiei unor nereguli datorit procedurilor scrise i formalizate privind realizarea bazei de date proprii.RECOMANDRI stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul;

completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sitemul de centralizare i prioritizare achiziiei solicitate;

instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n activitatea dotrii tehnicii de calcul.III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la faa locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse n Raportul de audit intern.

Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora.

Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea de achizitii publice, conform grilei prezentate n continuare.Nr.

crt.OBIECTIVULAPRECIERE

FUNCIONALDE MBUNTITCRITIC

1.Organizarea activitatii de achizitii publiceX

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic.

De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea achizitii publice se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice.

Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.Data: 31.12.2012 Auditor,

Prichici AuricaNot: Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind Activitatea achizitii publice s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii.Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2011 31.12.2011 i a fost efectuat, n perioada 20.09.2012-30.11.2012 de ctre auditorul intern Prichici Aurica.Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea de achizitii publice, structurat pe un singur obiectiv stabilit pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz:

Nr.

crt.OBIECTIVULAPRECIERE

FUNCIONALDE MBUNTITCRITIC

1.Organizarea activitatii de achizitii publice

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare:Constatare1: La nivelul enitatii nu exist colaboratori externi cu experien i accesibili i sunt locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umaneRecomandare 1: Echipa de auditori recomand ocuparea locurilor in cadrul compartimentului de resurse umane si angajarea unor colaboratori externi cu experienta in domeniu.Constatare2: Nu exist o coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor, nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor si nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru.Recomandare 2: n urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru, soluionarea abaterilor si existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.Constatare3: Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul. Recomandare 3:n urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: stabilirea unui responsabil cu fundamentarea i actualizarea sistematic a programului anual, completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sitemul de centralizare i prioritizare achiziiei solicitate.Constatare4: Nu exist realizat o baza de data proprie care sa fie repartizat prin fia postului si nu exist o procedur specific, scris i formalizat privind realizarea bazei de date propii .

Recomandare 4: In urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru si existena unei baze de date propriiIII. CONCLUZII

Evaluarea ACTIVITII DE ACHIZITII PUBLICE din cadrul Serviciului de achizitii publice n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia.

Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 8 recomandri, aferente obiectivului misiunii de audit intern.

Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elabo

FB III, Gr. III

Documents

Transcript of FB III, Gr. III