CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ...
44
CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ PROFESIONALĂ www.regalbeloit.com
Transcript of CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ...
CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ PROFESIONALĂ
www.regalbeloit.com
02
CUPRINSViziunea Regal 2020
Mesaj de la Mark
De ce avem un cod de conduită și etică în afaceri
Respectarea reglementărilor legale; conflicted între legislaţie şi cod
Responsabilitățile noastre
Raportare
Fără represalii
Încălcări
IntegritateaProtejarea resurselor
Informații despre companie
Înregistrările și evidențele companiei
Gestionare documente și înregistrări
Drepturi de proprietate intelectuală
Tranzacționarea pe baza informațiilor privilegiate și specularea de acțiuni
Comunicarea cu mass-media și rapoartele publice
Rețelele sociale
Evitarea conflictelor de interese
Oferirea și primirea de cadouri și protocol
Cadouri
Divertisment
Mese
Cadouri, divertisment și mese pentru instituțiile de stat
EntuziasmPractici echitabile de angajare
Loc de muncă în condiții de siguranță
Loc de muncă fără substanțe interzise
Loc de muncă fără violență
Mediu, sănătate, siguranță și sustenabilitate
Relații cu furnizorul
Confidențialitatea datelor personale
PerformanțăSiguranța și calitatea produselor
Concurența loială
Lucrul cu instituțiile de stat
Programul anticorupție
Contribuții și activități politice
Controale pentru comerț internațional
Prevenirea spălării banilor și corupției
Numărul de alertă pentru integritate
03
04
06
06
07
08
09
09
12
13
14
16
17
18
19
19
20
21
22
22
23
23
26
27
27
28
29
30
31
34
35
37
38
39
40
41
43
02
03
Viziunea Regal 2020Angajamentul nostru de perfecționare continuă necesită să evaluăm periodic ceea ce facem bine și ce putem îmbunătăți. La fiecare cinci ani ne actualizăm orientarea strategică și ne unificăm mai bine eforturile în jurul unor scopuri comune. „Viziunea Regal 2020” va fi forța principală pentru activitatea pe care o desfășurăm în fiecare zi și în anii următori.
Acest Manual pentru codul de conduită a fost creat înainte de actualizarea Viziunii 2020, astfel încât veți observa diferențe subtile în obiectul de activitate și valorile la care se face referință pe parcursul acestuia.
OBIECTUL DE ACTIVITATE
Noul nostru obiect de activitate „Creăm un viitor mai bun prin convertirea eficientă a energiei în mișcare” reflectă dorința noastră de a aduce o schimbare în lume, atât prin produsele pe care oferim, cât și prin modul în care le fabricăm.
CE SE AȘTEAPTĂ DE LA NOI
Obișnuiam să vorbim despre valorile noastre de bază: integritatea, entuziasmul și performanța. Compania Regal se bazează în continuare pe aceste valori, dar astăzi ne gândim la ele ca parte a culturii noastre.
Credem că o bună definiție a culturii companiei Regal este dată de ceea ce au ajuns să aștepte de la noi angajații, clienții și investitorii noștri: Integritatea, Includerea, Angajamentul, Responsabilitatea, Transparența și Performanța. Dintre acestea, prețuim cel mai mult integritatea. La Regal, aceasta este cea mai importantă parte a culturii noastre. Nu vom minți, înșela sau fura niciodată. Noi trebuie să facem întotdeauna ceea ce este corect.
INIȚIATIVELE NOASTRE
Cele șase inițiative ale noastre au fost foarte atent analizate și selectate pe baza a ceea ce am realizat și a aspectelor asupra cărora trebuie să ne concentrăm pentru a îndeplini obiectivele celor trei parteneri: clienții, angajații și investitorii.
Asistența pentru clienți, Simplificarea, Inovarea și Durabilitatea sunt inițiative pe care le menținem și actualizăm, deoarece mai sunt multe de făcut. Există două inițiative noi: Excelența performanței și Urmărirea oportunităților noi.
04
Mesaj de la MarkCineva mi-a spus odată că poți înțelege
cel mai bine cultura unei companii dacă
urmărești comportamentul angajaților atunci
când managerii sau supervizorii lor nu sunt
prezenți. Un studiu recent al angajaților Regal
a arătat că marea majoritate a angajaților
noștri consideră că integritatea este cea mai
importantă componentă a culturii noastre.
Codul nostru de conduită și etică în afaceri
subliniază prezența culturii noastre în centrul
tuturor acțiunilor noastre, oriunde ne-am
desfășura activitatea. În timp ce afacerea noastră
se poate schimba prin aportul de noi produse,
achiziții, locuri și oameni, cultura noastră și acest
Cod vor rămâne întotdeauna Ghidul nostru
pentru un comportament adecvat.
Înțelegând și urmând Codul nostru, ne putem
asigura succesul pe termen lung. La fel cum
compania noastră crește și se schimbă pentru
a satisface noile cerințe, Codul nostru trebuie
să crească și să se schimbe. Ca răspuns
la schimbări și creșterea companiei,
am actualizat Codul. Noul Cod este mai
ușor de înțeles, prezintă mai multe subiecte
și include scenarii despre situații cu care vă
puteți confrunta și cum să reacționați la acestea.
Trebuie să dăm dovadă de discernământ și să cerem întotdeauna ajutor când demersul potrivit
nu este clar. Când puneți o întrebare sau faceți un raport despre posibile abateri, faceți compania
noastră un loc de muncă excelent, acum și în viitor. Dacă raportați cu bună-credință despre posibile
abateri, vă asigur personal că veți fi protejați împotriva represaliilor. Este nevoie de curaj pentru
a raporta, iar noi îi sprijinim pe cei care încearcă să ia decizia corectă.
Codul nostru se aplică tuturor celor de la Regal. Cu toții trebuie să respectăm aceleași standarde,
inclusiv administratori, manageri, directori și supervizori. Cu toții putem fi mândri de reputația
și succesul în afaceri pe care l-am creat la Regal.
Vă mulțumim pentru contribuția la succesul companiei Regal!
Președinte și director executiv
05
CREĂM UN VIITOR MAI
BUN PRIN CONVERTIREA
EFICIENTĂ A ENERGIEI
ÎN MIȘCARE
În centrul tuturor acțiunilor noastre se află declarațiile noastre referitoare la cultură:
INTEGRITATEAIntegritatea este ceea ce prețuim cel mai mult. Suntem cinstiți și de încredere.
INCLUZIUNEACredem într-un mediu de lucru al incluziunii și diversității la nivel global. Echipele noastre contribuie cu propriile abilități, perspective și experiențe unice pentru a dezvolta soluții inovative pentru clienții noștri.
IMPLICAREPentru a ne realiza obiectivele, avem personal plin de energie, implicat în activitate și capabil. Împreună, lucrăm în echipă pentru a aduce succes companiei Regal.
RESPONSABILITATEAAvem responsabilitatea de a menține siguranța angajaților și curățenia mediului. Suntem motivați de faptul că produsele noastre creează un viitor mai bun prin reducerea cererilor de energie. La nivel local, încurajăm și onorăm rolul activ al angajaților noștri în comunitățile în care lucrăm și trăim.
TRANSPARENȚĂAvem o cultură unică, bazată pe ideile centrale de transparență, onestitate și schimb de bune practici. Echipa noastră de conducere este accesibilă și deschisă la toate ideile care i se prezintă.
PERFORMANȚĂClienții, angajații și acționarii noștri au opțiuni. Performanțele noastre determină dacă aceștia ne aleg pe noi. Stabilim obiective ambițioase și obținem rezultate.
06
DE CE AVEM UN COD DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ ÎN AFACERI
În mediul de afaceri al prezentului, ne confruntăm adesea cu probleme legale și etice. Avem un cod al conduitei și eticii profesionale pentru a ne ajuta să ne ghidăm în deciziile noastre profesionale de zi cu zi și să acționăm reflectând valorile noastre fundamentale. Chiar dacă acest cod nu poate acoperi sau anticipa toate problemele potențiale care pot apărea, sau toate situațiile în care alegerea corectă ar putea să nu fie evidentă, el oferă exemple și indicații cu privire la situații cu care v-ați putea confrunta. Prin intermediul deciziilor și conduitei noastre profesionale, fiecare angajat Regal influențează reputația și cultura noastră. Codul nostru nu este un contract, însă respectarea sa este o condiție pentru angajare. Când ne conformăm codului, facem dovada unei judecăți sănătoase și a abilității de a ne respecta valorile. Codul nostru se aplică în toate locațiile noastre și la fiecare nivel al firmelor noastre, incluzând directorii, ofițerii și angajații, precum și furnizorii, sub-contractanții, agenții, comercianții și partenerii de afaceri al căror rol poate cuprinde reprezentarea noastră față de alții.
Codul și responsabilitățile noastre
RESPECTAREA REGLEMENTĂRILOR LEGALE; CONFLICTED ÎNTRE LEGISLAȚIE ŞI COD
Angajații și reprezentanții Regal trebuie să respecte toate prevederile legale aplicabile. Nimeni de la Regal nu are autoritatea de a spune cuiva să încalce legea, sau să comită un act care ar rezulta în încălcarea unei legi.
Respectarea nu înseamnă doar conformarea cu legile, ci și desfășurarea afacerilor într-un mod etic, astfel încât să fim recunoscuți drept companie dedicată integrității și excelenței. Niciun angajat nu ar trebui să presupună sau să creadă că interesele Regal ar putea solicita acțiuni lipsite de etică sau ilegale. Nu trebuie să facilităm conștient conduita ilegală, contabilitatea imprecisă sau frauda, indiferent de practicile locale sau de presiunea exercitată de alții.
S-ar putea să existe rara ocazie în care o lege locală intră în conflict cu o anumită acțiune sau cu o politică recomandată de către cod. Dacă acest lucru se întâmplă, trebuie să vă conformați legii. Dacă un obicei local sau o politică a unei alte companii intră în conflict cu codul nostru, trebuie să ne conformăm codului. Dacă considerați că ar putea exista un conflict și sunteți nesigur(ă) ce să faceți, sau aveți întrebări, contactați Departamentul Legal.
07
Codul și responsabilitățile noastre - continuare
RESPONSABILITĂȚILE NOASTRE
Mergem dincolo de standardele minime cerute de către lege și ne comportăm la cel mai înalt nivel de etică, evitând impresiile necorespunzătoare, de ilegalitate sau lipsa eticii. Următoarele responsabilități ni se aplică tuturor:
• citirea, înțelegerea și urmarea acestui cod;
• aplicarea principiilor din acest cod, revizuirea politicilor Regal și înțelegerea cerințelor legale;
• onestitatea, folosirea bunului simț și a judecății raționale;
• consultarea cu managerul dvs., cu Biroul de Etică & Conformitate, cu Departamentul Juridic sau cu alte resurse ale companiei privind orice probleme ținând de politicile noastre și despre conduita etică. Ar trebui să folosim resursele disponibile când nu suntem siguri cum să procedăm;
• raportarea cu promptitudine a conduitelor necorespunzătoare sau a potențialelor încălcări ale politicilor noastre, ale legii sau ale codului;
• cooperarea în cadrul investigațiilor problemelor de etică sau de conformitate; și
• confirmarea periodică a înțelegerii acestui cod și a obligației de a-l urma.
În plus, managerii, team leader-ii și supraveghetorii noștrii au obligații speciale, fiindcă ei îi conduc pe alții și dau tonul pentru angajații pe care-i supervizează. Dacă sunteți supraveghetor, team leader sau manager, ne așteptăm:
• să vă faceți timp să explicați celorlalți despre acele părți ale codului legate de munca lor;
• să creați un mediu în care toată lumea se simte comfortabil să-și exprime părerea, să pună întrebări și să raporteze fără teama de consecințe;
• să dați dovadă de diligență în detectarea și prevenirea acțiunilor care ar putea încălca codul;
• să acționați cu promptitudine ca să vă asigurați că toate rapoartele cu privire la potențialele încălcări sunt incluse în sistemul nostru, investigate conform necesităților și soluționate în mod adecvat, când cineva se prezintă cu o problemă sau este nesigur cum să procedeze;
• să căutați oportunități de a discuta și de a soluționa problemele etice și situațiile dificile cu alții, pentru a încuraja dialogul deschis, sincer și bazat pe încredere; și
• când primiți un raport anonim, să nu încercați să stabiliți cine l-a trimis și să vă amintiți că rapoartele nu trebuie considerate provocări la adresa autorității.
08
Raportarea
În mod normal, procedura recomandată în cazul în care aveți o suspiciune de conduită necorespunzătoare este să raportați supraveghetorului direct, team leader-ului sau managerului, fiindcă acesta este persoana cea mai în măsură să se afle în poziția de a rezolva problema. Dacă nu vă simțiți comfortabil cu raportarea către echipa sau conducerea locală, avem alte câteva opțiuni.
Pentru a solicita ajutor în privința unei probleme de etică sau conformitate profesională, sau pentru a raporta încălcarea suspectată, plănuită sau reală a acestui cod de politici corporatiste, vă puteți exprima în prezența:
• supraveghetorului sau managerului direct;
• persoanei aflate la următorul nivel, deasupra supraveghetorului, team leader-ului sau managerului;
• managerului sau expertului funcțional corespunzător (de exemplu, Resurse Umane sau Finanțe);
• Departamentului Juridic;
• Biroului de Etică și Conformitate;
• folosind linia telefonică pentru alerte sau portalul web; sau
• Comitetului de Audit sau Consiliului Administrativ, prin corespondență poștală directă adresată sediului nostru din SUA: 200 State St, Beloit WI 53511 USA.
ANONIMITATEA – Cu excepția cazurilor în care este interzis de lege în mod expres, de exemplu în anumite țări din Uniunea Europeană, raportarea problemelor și căutarea îndrumărilor sunt permise sub anonimitate. Am adaptat sistemul de raportare prin intermediul Liniei de Alertare privind integritatea în așa fel încât să fie conform cerințelor regionale. Nu uitați că dacă raportați o suspiciune sub anonimat este foarte important să oferiți suficiente detalii pentru ca noi să putem acționa printr-o investigație detaliată.
CONFIDENȚIALITATE – Dacă nu raportați sub anonimat, identitatea dvs. și informațiile oferite vor fi dezvăluite doar dacă sunt necesare pentru a soluționa problema.
PROCEDURA DE INVESTIGARE – Regal va investiga fiecare suspiciune raportată. Investigația va avea rezultate și, dacă este necesar, recomandări de acțiuni corective. Vom oferi feedback oricând este posibil, dar nu vom face cunoscute acțiunile disciplinare individuale.
BIROUL DE ETICĂ ȘI CONFORMITATE:
LINIA TELEFONICĂ DE ALERTARE A
ÎNCĂLCĂRII INTEGRITĂȚII:
PORTALUL WEB AL LINIEI DE ALERTĂ
PRIVIND INTEGRITATEA:
TEL:
FAX:
E-MAIL:
ADRESĂ
POȘTALĂ:
608.361.7416 (direct)
800.833.7901 (SUA fără taxă)
608.364.8800 (biroul Beloit)
608.364.8817
Ethics and Compliance Office
Regal Beloit Corporation
200 State St
Beloit WI 53511 USA
Un serviciu oferit de o terță parte vă preia
raportul în timp real. Formați numărul conform
instrucțiunilor specifice fiecărei țări, de pe
spatele acestei broșuri, sau căutați online
numerele postate pe http://media.corporate-ir.net/media_files/IROL/11/116222/pdf/IntegrityAlertLineNumbers.pdf. Apelurile
sunt preluate de o terță parte în limba locală,
sau puteți rămâne pe fir pentru a solicita un
interpret care să vă ajute să raportați eventualele
probleme sau căruia să îi cereți îndrumări.
Pe acest site web extern, găzduit de un furnizor
de servicii terț, există un formular de completat
și de încărcat, în limba aleasă.
www.regalbeloitintegrity.com
09
Fără represalii
Este nevoie de curaj ca să vorbești. Ar trebui să ne simțim în siguranță și protejați când punem întrebări sau raportăm. Nu vor exista consecințe pentru raportarea de bună credință sau participarea la o investigație sau raport. Un raport de bună credință este considerat adevărat de dvs. și nu efectuat cu falsitate, cu unica intenție de a face rău sau de a deranja pe alții. Protejarea împotriva consecințelor se extinde și asupra acelora dintre noi care sunt implicați în investigații privind lipsa unei conduite corecte. Oamenii care ripostează se vor confrunta cu măsuri disciplinare, incluzând terminarea contractului de angajare.
Încălcări
Nerespectarea acestui cod și a politicilor noastre poate rezulta în măsuri disciplinare, până la terminarea contractului de angajare și, în unele cazuri, amenzi și chiar închisoare. De exemplu, dacă încălcăm regulile sau spunem altora să comită o acțiune neregulamentară, am încălcat codul și putem fi pedepsiți. Păstrarea tăcerii dacă știm sau avem motive întemeiate să suspectăm că s-a întâmplat ceva poate rezulta în pedepse disciplinare pentru nerespectarea codului.
10
INTEGRITATEIntegritatea este fundația afacerii noastre. Reputația noastră de companie onestă, cinstită și respectuoasă a fost crucială pentru succesul nostru; acest succes poate fi menținut numai plasând integritatea individuală printre prioritățile noastre.
Oriunde și oricând lucrăm, ne angajăm să o facem dând dovadă de integritate. Lucrul cu integritate înseamnă să faci lucrul corect, chiar dacă nimeni nu te privește. Lucrăm cu integritate prin evitarea căii celei mai ușoare și acționând întotdeauna conform codului. Integritatea înseamnă să fim corecți cu clienții, furnizorii și investitorii noștri, precum și unii cu alții. Următoarele secțiuni descriu indicațiile noastre cu privire la lucrul cu integritate și ne asigură succesul pe termen lung.
11
12
SITUAȚIESarah, manager de vânzări, lucrează într-un birou aglomerat. Merge la imprimantă să ridice niște rapoarte și observă că Jessica, una dintre colegele ei, ia câteva sute de pagini. Sarah îi spune: ”Cu siguranță nu-i ușor să te descurci cu ele, ce sunt?” Jessica îi spune că face parte dintr-o trupă de teatru și că sunt 500 de flyere pentru piesa pe care urmează să o prezinte. Este ok?
Protejarea resurselorProtejăm și păstrăm activele noastre tangibile și intangibile. Activele companiei trebuie folosite doar în scopurile acesteia și în beneficiul său. Utilizarea personală ocazională poate fi permisă dacă nu consumă o cantitate însemnată de resurse și nu afectează capacitatea noastră de a ne executa sarcinile.
Activele noastre includ active tangibile, precum clădirile, echipamentul, computerele, birotica, materialele și alte proprietăți fizice. Activele mai includ și obiecte intangibile, cum ar fi tehnologiile, proprietatea intelectuală, informațiile confidențiale, software-ul, strategiile și planurile de afaceri, datele financiare, planurile de marketing și vânzări, etc. Toate sistemele și sursele de informații ale companiei, precum telefoanele mobile, computerele personale, e-mailul etc. sunt proprietatea companiei. Acționați cu atenție când folosiți sistemele companiei în scopul asigurării profesionalismului și adecvării în comunicare. Folosiți aceste sisteme în conformitate cu Politica noastră de comunicări electronice. Resursele noastre de comunicații nu vor fi considerate private sau personale și nu trebuie să existe așteptări în acest sens, doar dacă legile locale au cerințe diferite.
REZULTATNu, nu este ok. Folosirea ocazională a computerului,
imprimantei și altor echipamente este permisă, cu moderație și un cost suplimentar minor, însă nu trebuie să
devină abuzivă. Folosirea imprimantei companiei pentru a lista 500 de flyere de către Jessica depășește folosința
personală rezonabilă și nu tratează corespunzător activele companiei.
13
Informații despre companieInformațiile companiei reprezintă active de mare însemnătate. Aici sunt incluse toate informațiile, în toate formatele, care nu sunt disponibile pentru public. Sunt incluse și informațiile pe care le dezvoltăm, le achiziționăm sau le licențiem, precum și informațiile primite de la alții (inclusiv clienți și furnizori).
SITUAȚIEBill, manager de achiziții, a lucrat cu un furnizor la o licitație pentru sârmă magnetică. A avut un schimb de e-mailuri despre prețuri și specificații, pentru un nou contract. Sosește un e-mail adresat unuia dintre concurenții Regal, care are o adresă de e-mail asemănătoare cu a lui Bill. El citește câteva propoziții și își dă seama că e-mailul include unele informații confidențiale despre concurent. Ce ar trebui să facă?
REZULTATBill ar trebui să se oprească din citit și să contacteze
Departamentul Juridic. Nu putem folosi informațiile despre un concurent, care ne-au fost trimise accidental,
în avantajul nostru.
Trebuie să păstrăm confidențialitatea informațiilor încredințate nouă de către companie, clienți și comercianți, exceptând cazurile când dezvăluirea este autorizată conform legii sau altfel solicitată prin lege. Trebuie să utilizăm și să partajăm informațiile confidențiale doar dacă este necesar pentru executarea sarcinilor. Trebuie:
• Să păstrăm siguranța și confidențialitatea informațiilor și să nu le împărtășim dacă nu este necesar;
• Să nu împărtășim informații cu persoane din afara companiei, decât dacă sunt îndreptățiți să le cunoască și au fost de acord, prin intermediul unui contract corect de confidențialitate sau similar, să păstreze confidențialitatea;
• Să folosim informațiile companiei doar în scopul determinat și niciodată în scopuri personale;
• Să copiem responsabil documentele care conțin informații ale companiei și să îndepărtăm documentele din zona de lucru după cum cere executarea corespunzătoare a sarcinilor; și
• Să eliminăm adecvat informațiile companiei.
Toate dosarele companiei (documente, e-mailuri și alte materiale) care conțin informații despre companie sunt proprietatea acesteia. Compania își rezervă dreptul de a monitoriza sau accesa toate dosarele, în orice moment și fără preaviz, dacă există un motiv profesional și dacă este permis de lege.
Câteodată, s-ar putea să fie necesară dezvăluirea informațiilor companiei unor persoane care nu fac parte din compania Regal, din motive profesionale legitime. Înainte de a dezvălui sau de a primi informații, trebuie să facem un acord care descrie felul în care părțile pot utiliza și proteja informațiile. Regal păstrează formularele standard ale acordurilor de confidențialitate, care trebuie utilizate și semnate de ambele părți, înainte ca un angajat să poată dezvălui informații Regal non-publice.
Nu putem folosi în munca noastră la Regal informațiile confidențiale pe care angajații le-ar fi putut obține de la un angajator anterior.. Atât angajații curenți cât și cei care părăsesc Regal nu vor dezvălui informații confidențiale. Angajații trebuie să își ia măsuri de precauție responsabile pentru a evita dezvăluirea informațiilor în locuri publice.
14
Înregistrările și evidențele companiei
Toate registrele și dosarele noastre, inclusiv documentele financiare și formularele sau informațiile legate de angajați, trebuie să fie la zi, complete și corecte. Trebuie să semnăm și să autorizăm tranzacțiile conform și respectând Politica privind autoritățile. Nu vom crea intenționat înregistrări false sau incorecte, în niciun scop.
Ținem registre și dosare corect, asigurându-ne că:
• Tranzacțiile sunt autorizate corect și înregistrate complet, pe baza standardelor și politicilor adecvate privind contabilitatea;
• Activele noastre sunt protejate corect;
• Raportarea financiară și managerială este de încredere, nepărtinitoare și exactă, reflectând activitățile profesionale actuale.
Fiecare unitate profesională și fiecare funcție trebuie să mențină și să păstreze controlul, asigurându-se că informațiile relevante sunt raportate la timp la nivelurile corespunzătoare din Regal.
SITUAȚIEMelissa este o contabilă nouă în birou și s-a familiarizat cu registrele și dosarele. Uitându-se la documente și la tranzacții, remarcă unele aspecte aparent incorecte. Observă costuri care nu au fost capitalizate corect și care au apărut impropriu pe fișa de bilanț, înregistrarea dublă a unor vânzări, de unde au rezultat discrepanțe de inventar, și că unele cheltuieli au fost ascunse în registre secrete. Ce ar trebui să facă Melissa?
REZULTATÎnregistrarea informațiilor false sau imprecise și ascunderea
informațiilor pentru evitarea taxelor sau cu orice alt motiv încalcă standardele noastre înalte privind contabilitatea precisă și
transparența rapoartelor. Nu exagerați niciodată costurile sau cheltuielile pentru a masca activitățile. Ați putea comite o acțiune
frauduloasă foarte gravă, și vor fi necesare etapele conforme pentru asigurarea că dosarele noastre sunt corecte și complete.
Melissa trebuie să raporteze folosind Linia de Alertă privind integritatea și să își anunțe managerul direct sau pe cineva de
la Audit Intern cu privire la descoperirea ei.
15
Fie că sunt dosare sau cartele, rapoarte privind cheltuielile, înregistrări contabile generale sau de achiziții ori producție, fiecare dintre noi are o răspundere personală să se asigure că documentele sunt complete și exacte. Unele dintre metodele prin care realizăm acest lucru este:
• Implementarea controalelor și procedurilor care îmbunătățesc precizia și fiabilitatea registrelor companiei noastre;
• Înregistrarea informațiilor financiare și de afaceri, a tranzacțiilor și măsurilor în mod exact și la timp;
• Evaluarea regulată a sistemelor și proceselor pentru găsirea de puncte slabe; efectuarea sau sugerarea de corecturi unde este cazul;
• Cunoașterea controalelor interne și a autorităților corespunzătoare muncii dvs.;
• Cooperarea cu audituri și investigații;
• Exprimarea oricăror suspiciuni avute în legătură cu înregistrarea informațiilor financiare și de afaceri managerului dvs., controlorului companiei, Auditului intern, Liniei de alertă privin integritatea, Biroului de Etică & Conformitate sau Comitetului de audit al Consiliului General.
Registre și dosare ale companiei - continuare
SITUAȚIEVerificând rapoartele săptămânale cu privire la cifrele de vânzări și inventar, George, manager de depozit, observă că o comandă privind motoarele a fost marcată ca plătită și trimisă, câtă vreme el știe că motoarele se află încă la Regal. Se confruntă cu managerul de vânzări care a procesat ordinul și i se spune: ”Sunt convins că clientul va trimite comanda săptămâna viitoare, însă a fost nevoie să-mi fac norma și vânzarea mă va ajuta în acest scop. Sunt sigur că vom câștiga licitația, așa că de ce ar fi rău să procesez comanda mai devreme?”
REZULTATAceastă conduită nu se aliniază codului nostru, și nici
standardelor noastre ridicate privind contabilitatea corectă. George trebuie să-i spună managerului de
vânzări că nu este acceptabil și să-și anunțe managerul cu privire la situație. Chiar dacă clientul ar putea
plasa comanda, trebuie să așteptăm până când se întâmplă pentru a o înregistra drept completată.
16
Gestionare documente și înregistrări
Trebuie să păstrăm înregistrările profesionale în mod organizat. Păstrarea corectă a informațiilor ne ajută să întrunim cerințele legale și face posibilă urmărirea sarcinilor efectuate și administrarea mai eficientă a afacerii noastre.
Pentru a clarifica înregistrările care trebuie ținute și pentru câtă vreme, am publicat Politica de
reținere a dosarelor, alături de un Program. Este răspunderea noastră să ne familiarizăm cu politica, procedurile și documentele conexe, și să facem referire la acestea când administrăm dosarele. Termenul ”dosare” înseamnă, în general, toate dovezile activităților și documentele în orice format, fie pe hârtie, electronic sau pe alte suporturi media, alcătuite sau compilate de companie și angajații noștri. Alterarea sau distrugerea neautorizată a oricărui dosar este o încălcare a politicilor companiei și, în multe cazuri, este ilegală.
În cazul unui litigiu actual sau potențial sau al altor proceduri sau investigații legale sau guvernamentale, Departamentul Juridic al companiei va oferi instrucțiuni speciale privind reținerea dosarelor. Deseori, aceste prevederi legale sunt însoțite de instrucțiuni pentru păstrarea dosarelor mai multă vreme decât de obicei.
17
Drepturi de proprietate intelectuală
Inovația și noile produse sunt esențiale pentru succesul pe termen lung. Acolo unde se potrivește în activitățile noastre, trebuie să contribuim la cercetarea și dezvoltarea noilor tehnologii și produse. Proprietatea noastră intelectuală include toate inovațiile create.
Proprietatea intelectuală poate include patente, mărci înregistrate, drepturi de autor, secrete comerciale și alte informații privind proprietatea, cum ar fi descoperirile și ideile. Proprietatea noastră intelectuală se află printre cele mai valoroase active Regal. Trebuie să păstrăm și să protejăm drepturile noastre de proprietate intelectuală. Pentru a ne proteja proprietatea intelectuală, trebuie:
• Să ne asigurăm că au fost completate acordurile de non-dezvăluire și confidențialitate adecvate;
• În mod regulat, să revizuim noile produse, servicii, procese și software ale companiei, pentru identificarea posibilelor invenții și secrete comerciale;
• Să marcăm produsele, documentația produselor și publicitatea cu notificări de proprietate intelectuală;
• Să raportăm cu promptitudine orice încălcare suspectată a drepturilor noastre de proprietate intelectuală; și
• Înainte de a dezvolta descoperiri și idei cu cineva din afara companiei, să ne consultăm cu Departamentul Juridic și să ne asigurăm că există un acord privind dezvoltarea tehnologiei.
Așa cum ne așteptăm ca și alții să ne respecte proprietatea intelectuală, așa și noi respectăm proprietatea celorlalți. Nu vom încălca niciodată, cu bună știință, drepturile de proprietate intelectuală ale altora. Angajații trebuie să facă pașii corecți pentru a desfășura căutări regulate de patente sau mărci înregistrate conflictuale. Angajații nu au permisiunea de a folosi software, muzică, fotografii sau alte imagini, etc., fără autorizație sau licență pentru Regal.
Noile invenții și idei pot revoluționa compania și domeniul nostru, așa încât trebuie să documentăm adecvat și să protejăm aceste informații. Am stabilit un număr de unelte spre a ne ajuta cu proprietatea intelectuală, pe măsură ce creăm noi inovații. Accesați-le când lucrați cu proprietate intelectuală existentă sau în curs de dezvoltare:
• Formular de patentare Docket;
• Solicitări de căutare patent;
• Unealtă de capturare idei;
• Program de acordare patente.
18
SITUAȚIEO comandă importantă tocmai a sosit de la unul dintre clienții noștri, iar Sandra, care lucrează laa livrări și recepții, discută cu managerul său despre asta. Managerul spune: ”Nu au anunțat încă asta, însă am un prieten bun care lucrează pentru compania care a plasat comanda. Mi-a spus că tocmai au avut o creștere majoră care va schimba fața lucrurilor. Dacă aveam bani, le cumpăram toate acțiunile.” Sandra se gândește că, dacă nu e vorba despre acțiuni Regal, ar putea cumpăra niște acțiuni ale clientului. Este corect?
REZULTATNu. Comercializarea bazată pe orice informații interne
obținute, chiar dacă nu este legată de Regal, este împotriva codului și poate fi ilegală. Încălcările pot
include amenzi monetare severe și chiar închisoare.
Tranzacționarea pe baza informațiilor privilegiate și specularea de acțiuni
Nu putem cumpăra sau vinde acțiuni ale companiei - sau încuraja alte persoane să o facă - pe baza informațiilor interne. Informațiile interne sunt cele care nu sunt disponibile pentru public și ar putea afecta prețul acțiunilor noastre sau decizia de a cumpăra, de a vinde sau de a păstra a investitorilor. Informațiile interne pot include rezultate financiare, estimări de profit, produse sau servicii noi, achiziții sau alte evenimente profesionale importante. În plus, nu este permisă recomandarea sau sugerarea cuiva să cumpere sau să vândă acțiuni (în general cunoscut sub numele de ”vânzare de ponturi”), pe baza informațiilor interne.
Am adoptat o Politică de interzicere a comerțului interior care se aplică tuturor. Este, însă, mai mult decât o politică a companiei - este literă de lege. Pedepsele pentru comerțul interior sunt grave și pot include dosar penal.
Îndatoririle directorilor, ofițerilor și anumitor angajați cheie îi fac subiecți ai unor cerințe suplimentare ale companiei cu privire la cumpărarea și vânzarea de titluri de valoare, detaliate într-o politică separată. Directorii, ofițerii și angajații cu pricina trebuie să respecte Certificatul
pentru directori, ofițeri & personal cheie operațional și financiar.
19
Comunicarea cu mass-media și rapoartele publice
Regal comunică cu mass-media și cu publicul pentru a împărtăși informații despre ceea ce facem. Trebuie să comunicăm precis, la timp și respectuos indiferent de afacerile noastre.
Trebuie să discutăm cu mare atenție informațiile financiare cu potențialii investitori, legislatori sau cu mass-media, deoarece aceste comunicări pot avea un impact direct asupra investițiilor făcute în companie. Doar anumiți indivizi au permisiunea de a dezvălui informații financiare publicului, fiindcă există reglemetări stricte cu privire la cum și când se poate întâmpla aceasta.
Mass-media, cum ar fi ziarele, reporterii de televiziune și siturile web vor să știe cu ce se ocupă Regal. Oamenii din mass-media ne pot contacta în multe moduri, inclusiv, de exemplu, telefonic, solicitându-ne o întâlnire, prin mesaje text, e-mail, platforme de social media sau reuniuni ale asociațiilor comerciale. Nu contează cum suntem contactați, vom răspunde la fel. Dacă sunteți contactat de un membru mass-media, însă nu aveți aprobarea prealabilă de a discuta cu acesta, sau de a comenta în numele companiei, informați VP de Relații cu investitorii, Ofițerul financiar șef, Consiliul General sau VP de Marketing și comunicații, care se ocupă de solicitările din partea mass-media. Doar acești reprezentanți desemnați pot discuta cu mass-media sau cu investitorii în numele companiei noastre.
REȚELELE SOCIALEPopularitatea sporită a siturilor de social media cum ar fi Facebook, Twitter și multe altele ne permite să comunicăm în moduri noi și interesante. Chiar dacă social media poate fi încântătoare, folosirea sa implică anumite răspunderi. Nu trebuie să uităm valorile noastre privind integritatea, energia ridicată și codul nostru atunci când folosim social media. De exemplu, nu ar trebui să dezvăluim secrete comerciale sau informații interne. Doar anumite persoane sunt selectate și aprobate pentru a posta în social media în numele Regal.
20
Evitarea conflictelor de intereseAngajații trebuie să se comporte onest unii cu ceilalți, cu clienții, cu furnizorii, cu partenerii de afaceri și cu compania. Un conflict de interese apare când cineva are o relație personală, financiară sau de altă natură care ar putea interveni în îndatoririle sale de a se comporta corect față de ceilalți, sau când cineva se folosește de poziția sa la Regal în scopul unui câștig personal, pe cheltuiala companiei.
Nicio decizie sau acțiune, luate la locul de muncă sau în afara acestuia, nu ar trebui să intre în conflict cu responsabilitățile voastre la Regal. Folosirea inadecvată a resurselor sau influenței poziției dvs. în companie este interzisă. Trebuie să evităm chiar și în aparență un conflict de interese, fiindcă poate avea efecte negative. Ar trebui să luați mereu în considerare felul în care deciziile sau acțiunile dvs. le vor părea celorlalți, din interiorul și din afara companiei.
Toate conflictele actuale și potențiale trebuie dezvăluite în scris managerului dvs. și Biroului de Etică & Conformitate ([email protected]), cât de prompt, pentru revizuire, inclusiv în aceste situații în care există dubii cu privire la existența unui conflict real sau potențial.
Conflictele reale sau potențiale pot include, fără a se limita la:
• Un interes financiar sau privind deținerea de acțiuni la o altă companie, care este furnizor, client sau concurent;
• Oferirea sau acceptarea de daruri sau de obiecte de valoare din partea altor persoane cu care se fac afaceri, sau încearcă să facă afaceri cu Regal (cu excepția conformității cu politicile noastre privind cadourile, amuzamentul și mesele);
• Dacă un membru al familiei dvs. sau o rudă apropiată lucrează pentru sau este furnizor sau client;
• Folosirea în scop personal a activelor sau echipamentului Regal, în afara uzului personal limitat sau ocazional;
• O relație romantică cu un alt angajat cu care aveți o relație de raportare directă sau indirectă;
• Afaceri externe sau alte interese care deviază timp sau atenție în cantități semnificative de la munca noastră la Regal;
• Acceptarea unei poziții de director sau ofițer la orice companie sau organizație (inclusiv non-profit), fără aprobarea managerului dvs. și a Biroului de Etică & Conformitate.
SITUAȚIECopiii lui Patrick se pregătesc să plece la facultate, iar el încearcă să câștige bani în plus pentru a le plăti cheltuielile. Lucrează ca sudor și se pricepe foarte bine. Încearcă să își mai ia un job la o altă companie, care furnizează piese pentru Regal. Aceștia au un loc disponibil și poate lucra în weekend, după ce a terminat cu săptămâna de lucru la Regal. Ar trebui să accepte jobul de la compania de furnizare care face afaceri cu Regal?
REZULTATPoate. Sunt mulți factori care influențează situația. În funcție de circumstanțe, poate sau nu exista riscul unui conflict de interese. Patrick ar trebui să vorbească despre situație cu supraveghetorul său și cu RU sau Biroul de Etică & Conformitate, înainte să accepte postul, pentru a decide dacă există vreun conflict.
21
Oferirea și primirea de cadouri și protocol
Vindem și facem publicitate produselor și serviciilor noastre pe baza calității, eficienței, încrederii și consistenței lor. Bazându-ne pe aceste trăsături pentru a câștiga și păstra afaceri, nu trebuie să apelăm la tactici imorale sau ilegale pentru a ne atinge scopurile.
Scopul cadourilor, amuzamentului și meselor în munca noastră este de a crea bună-dispoziție și o relație profesională solidă. Nu trebuie niciodată să oferim, să promitem sau să acceptăm orice lucru de valoare pentru un beneficiu financiar inadecvat sau pentru alte avantaje. Orice lucru de valoare poate fi tangibil, cum ar fi bilete la un eveniment sportiv, sau mese, precum și intangibil, cum ar fi joburi pentru prieteni sau familie, sau chiar împărtășirea de informații. Codul nostru nu este menit să ne împiedice să avem relații profesionale normale și obișnuite. Codul nostru ne ajută să știm ce este adecvat și definește situațiile în care trebuie să cerem mai mult ajutor înainte să acționăm.
Toate activitățile noastre trebuie să fie departe și de aparența că beneficii improprii ar putea fi date la schimb pentru a obține un avantaj profesional. Aceasta se aplică și altora care acționează în numele Regal, cum ar fi reprezentanți, agenți, furnizori și parteneri de afaceri. Nu putem cere unei alte persoane să facă un lucru despre care știm că este împotriva codului nostru sau legii. În accepțiunea generală, toate cadourile, amuzamentul și mesele trebuie să fie deloc frecvente, rezonabile ca preț, însă niciodată luxoase, și legate de un scop profesional clar. Următoarele indicații se aplică celor mai particulare și non-guvernamentale situații. Regulile speciale se aplică în cazul angajaților publici sau guvernamentali. Oferirea sau darea unui cadou, de amuzament sau o masă angajaților publici sau guvernamentali ar putea fi interzisă complet de legi și reglementări. Știind ce este permis și ce este interzis cu privire la daruri și ospitalitate, cum ar fi amuzamentul și mesele, lucrurile pot deveni confuze și pot necesita mai multă documentare, așa că vă rugăm să ne anunțați dacă nu știți ce să faceți.
22
Cadouri Darurile se oferă pentru a stabili o relație de bună-credință cu cei cu care lucrăm și ca mod de promovare a unei companii sau a mărcii sale. Darurile trebuie să aibă o valoare nominală pentru piață, să fie acceptate de lege (și de politicile companiei primitorului), să nu fie cerute de primitor, să fie adecvate, legate de un scop de afaceri corect și infrecvente. De exemplu, în SUA, nu oferim și nu acceptăm daruri care au o valoare pe piață mai mare de 100$, fără acordul prealabil, iar primirea și darea de obiecte promoționale cu valoare nominală (de obicei sub 25$) este de obicei ok. Alte regiuni și companii vor avea o valoare acceptabilă mai scăzută. Atenție la piața pe care faceți afaceri și verificați cerințele locale. Dăruirea de bani gheață sau a echivalentelor (de ex. carduri cadou, vouchere, etc.) nu este adecvată. Donațiile potrivite către organizații de caritate aprobate de ofițerii companiei sunt permise, dacă nu se fac în schimbul influențării unei tranzacții de afaceri, sau pentru obținerea unui beneficiu inadecvat.
DivertismentAcceptarea amuzamentului și oferirea de amuzament clienților și partenerilor noștri de afaceri poate reprezenta o modalitate de a continua afacerile și de a crea o relație profesională pozitivă. Totuși, trebuie să ne asigurăm că amuzamentul la care luăm parte este adecvat și rezonabil, nu luxos. La fel ca în cazul cadourilor, dorim să evităm chiar și aparența că amuzamentul ar putea reprezenta o cale de încurajare sau de obținere a oricărui tip de răsplată, sau de rezultat favorabil în afaceri, sau că ar fi vreun tip de mită pentru afacerile făcute cu Regal. Poate fi dificil de stabilit ce este acceptabil și ce nu. Amuzamentul acceptabil este:
• Rezonabil ca valoare;
• Deloc luxos;
• Infrecvent;
• Legal;
• Permis de codul de conduită al primitorului;
• Disponibil și deschis pentru toate genurile.
În mod tipic, se consideră amuzament dacă atât un angajat Regal cât și un asociat din exterior iau parte la eveniment. De exemplu, să mergi cu un potențial client la o partidă de golf este amuzament, însă primirea sau oferirea unui voucher pentru aceasta este un cadou. Mai mult, dacă nu vă simțiți comfortabil cu ideea de a veni însoțit(ă) de partner(ă) sau de o rudă, din cauza tipului locației, atunci nu este adecvată pentru afaceri. Când oferim amuzament (sau orice altă atenție profesională), este răspunderea noastră să întrebăm dacă firma pentru care lucrează primitorul are o politică stabilită pentru a limita capacitatea primitorului de a accepta amuzamentul (sau cadoul), înainte de a-l oferi.
SITUAȚIELa o expoziție anuală de electronică, motoare și automobile din SUA, Bethany, inginer la Regal, se apropie de panoul unui furnizor. Îi sunt prezentate produsele și primește niște broșuri. Reprezentantul îi oferă și o cană, un calendar și niște pixuri. Bethany știe că Regal are standarde înalte cu privire la acceptarea de cadouri. Este ok să le accepte pe acestea?
REZULTATDa, este ok. Acceptarea ocazională a materialelor promoționale (care nu sunt echivalente în cash) este o
practică normală în afaceri. La fel, oferirea de obiecte cu valoare nominală este, de obicei, o cale adecvată
de a promova o marcă și o firmă.
23
Mese Putem oferi mese și răcoritoare rezonabile cu clienții și partenerii noștri de afaceri, în cursul derulării acestora. Luarea mesei cu o persoană cu care facem afaceri ar putea reprezenta o modalitate bună de a stabili sau îmbunătăți o relație profesională și de a conduce o întâlnire de afaceri. Totuși, ar trebui să fim atenți și să luăm masa doar:
• De manieră rezonabilă și în legătură cu o întâlnire de afaceri (răcoritoare ușoare, cum ar fi ceai, cafea, fructe, patiserie - sunt alegeri potrivite);
• În acord cu regiunea sau piața unde sunt oferite, și cu politicile firmei celui care le primește;
• Dacă nu sunt frecvente; și
• În condiții departe de lux sau extravaganță.
În toate aceste situații - cadouri, mese, amuzament - poate fi dificilă definirea conceptelor de ”nominal”, ”luxos” sau ”extravagant” printr-o sumă specifică, deoarece costurile acestora variază în funcție de zonă. Dacă nu sunteți sigur că un lucru este permis, sau dacă credeți că ar putea fi inadecvat sau ilegal, întrebați. Dacă doriți să întrebați confidențial, trimiteți un e-mail la [email protected].
Cadouri, divertisment și mese pentru instituțiile de statExistă reguli foarte stricte cu privire la oferirea de cadouri, amuzament și mese oficialilor guvernamentali, peste tot în lume. Acțiunile care sunt legale și comune într-un mediu de afaceri pot fi ilegale dacă sunt oferite unei persoane publice, angajat guvernamental sau alt ”oficial”. Respectăm în mod strict legile în vigoare, oriunde lucrăm. Cu excepția situațiilor aprobate în prealabil de Biroul de Etică & Conformitate, ne este interzis să oferim lucruri de valoare (chiar și răcoritoare ușoare sau materiale promoționale de valoare mică) angajaților publici sau guvernamentali, reprezentanților, oficialilor sau membrilor familiilor acestora.
SITUAȚIEUn proiect mare tocmai s-a încheiat, iar Dean, managerul, dorește să scoată la cină echipa clienților și echipa Regal. A rezervat o masă la cel mai bun restaurant din oraș. În timpul cinei, se comandă sticle scumpe de vin și șampanie, precum și mâncăruri, băuturi și deserturi din abundență. Factura totalizează câteva sute de dolari de persoană. Dean plătește masa cu cardul de credit al firmei, este ok?
REZULTATNu, Dean a oferit ceea ce o persoană rezonabilă ar considera o cină elaborată și luxoasă. Putem oferi mese rezonabile și amuzament clienților
și partenerilor noștri de afaceri, ca o modalitate de a continua relația profesională și de a stabili o relație de bună-credință, însă Dean a
întrecut măsura. Ar fi trebuit să fie mai rațional în folosirea resurselor companiei. Și chiar dacă Dean ar fi plătit chiar el pentru cină (folosindu-și proprii bani), tot ar fi fost nepotrivită. Indiferent cine
plătește, aceleași reguli se aplică pentru daruri, amuzament și mese.
24
ENERGIE RIDICATĂPromovăm o etică profesională puternică, cu echipe cu energie ridicată, care încurajează o cultură de incluziune și respect pentru toți. Echipele cu energie ridicată au o identitate de grup și sunt dedicate reciproc - în sărbătorirea succeselor și împărtășirea provocărilor.
Multe lucruri fac posibil un loc de muncă cu energie ridicată, cum ar fi capacitatea de a visa și de a ne atinge scopurile. Alte aspecte legate de un mediu de lucru cu energie ridicată includ respectul, includerea și acceptarea. Ne bazăm unii pe ceilalți pentru a fi productivi și a le oferi clienților valoarea maximă. Să avem un mediu de lucru în care cu toții ne simțim respectați și în siguranță este fundamental pentru felul în care operăm.
25
26
SITUAȚIECompania caută un nou operator de mașini și a primit candidaturi din partea multor persoane calificate. În timpul procesului de selecție, este intervievat Sean, un bărbat de vreo douăzeci de ani. Majoritatea echipei pare să creadă că are o atitudine corespunzătoare, abilitățile necesare și o etică profesională puternică. Totuși, unul dintre membrii echipei spune: ”Sean este prea tânăr ca să știe cum să facă bine lucrurile. Nu vrem să angajăm un tânăr care va face cu siguranță greșeli din cauza lipsei de experiență. Ar trebui să angajăm pe cineva mai în vârstă, ca să facem lucrurile să meargă.” Este ok?
Practici oneste de angajareRespectăm și prețuim diversitatea. Muncim în fiecare zi pentru a crea o atmosferă în care fiecare dintre noi știe că suntem prețuiți ca indivizi și că fiecare este tratat cu demnitate și respect.
Suntem un angajator care oferă egalitate de șanse în toate locațiile noastre din întreaga lume. Angajăm și promovăm personal calificat, fără discriminare. Orice tratament aplicat unei persoane, fie mai mult sau mai puțin favorabil, în privința rasei, culorii, religiei, genului, identității de gen, orientării sexuale, stării civile, vârstei, originii naționale, handicapului, statutului de militar sau veteran nu este permis. Aceasta se aplică în toate aspectele referitoare la angajarea persoanei, inclusiv recrutarea, angajarea, trainingul și dezvoltarea, compensarea, transferul, promovarea, sancțiunile sau eliberarea din funcție.
Suntem dedicați respectării legilor aplicabile privind munca și angajarea, peste tot unde facem afaceri, inclusiv pe cele legate de libertarea de asociere, intimitate, negocierile colective, imigrație, condițiile corecte de lucru, discriminarea la angajare și hărțuire. Tratăm pe toată lumea cu respect -- cinstit, profesional și cu sinceritate.
Suntem dedicați menținerii unui loc de muncă fără hărțuire fizică, psihologică, verbală și non-verbală, inclusiv sexuală. Vom investiga prompt și imparțial toate plângerile de hărțuire și discriminare.
Hărțuirea este un comportament legat de rasa, genul, identitatea de gen, culoarea, religia, originea națională, vârsta, orientarea sexuală, starea civilă, statutul de veteran, dizabilitățile sau alte caracteristici, care creează un mediu de lucru intimidant, ostil sau ofensator, sau care intervine fără motiv în performanța de lucru a unui angajat. Toate formele de hărțuire de către oricine, inclusiv clienții, vizitatorii și furnizorii, sunt strict interzise.
Pentru mai multe informații despre subiect și despre cum putem contribui la valoarea de energie ridicată, vă rugăm să citiți Politica privind respectul și demnitatea.
REZULTATNu, acest lucru nu se aliniază codului nostru, valorilor noastre sau poziției
noastre privind diversitatea și incluziunea. Chiar dacă luăm în considerare factori cum ar fi experiența, atitudinea și abilitățile necesare pentru
realizarea sarcinilor de lucru, nu vom discrimina pe baza vârstei sau a altor factori. Faptul că Sean este discriminat din cauza vârstei sale este
greșit și nu își are locul la Regal. Trebuie să angajăm cea mai potrivită persoană pentru job, fără discriminare.
27
Loc de muncă sigurLOC DE MUNCĂ FĂRĂ ABUZ DE SUBSTANȚE Facem tot posibilul să lucrăm păstrându-ne mintea limpede și trupul neafectat de droguri sau alcool. Nu tolerăm consumul de droguri sau alcool care pot afecta negativ conduita sigură și de succes în afacerea noastră. În conformitate cu politicile locale, descurajăm consumul de produse pe bază de tutun în timpul petrecut în clădirile sau vehiculele companiei. Nu permitem deținerea sau consumul de alcool sau droguri ilegale în timpul orelor de program, inclusiv prânzul sau perioadele de pauză. Deținerea, consumul, achiziționarea, transferarea sau vânzarea drogurilor sau substanțelor controlate fără autorizație medicală dovedită va atrage după sine sancțiuni disciplinare imediate. Pot exista excepții pentru consumul de alcool la evenimente speciale (cum ar fi o petrecere de sărbători), cu aprobare anticipată de către un ofițer al companiei.
SITUAȚIEÎntorcându-se la lucru de la masă, Jake observă că managerul său miroase a alcool. Managerul lui Jake se poartă bizar și împleticește cuvintele. Jake își confruntă managerul, însă acesta îl asigură că se simte bine și că adesea bea câteva beri înainte să revină la lucru, ca să ”mai scadă tensiunea”. Ce ar trebui să facă Jake?
REZULTATJake trebuie să acționeze, pentru ca managerul său să nu își facă rău
sieși sau altora. Managerul său creează un mediu de lucru nesigur, aflându-se sub influența alcoolului. Jake ar trebui să anunțe pe
cineva din management și de la RU despre situație, pentru ca aceasta să poată fi rezolvată imediat.
28
Un loc de muncă sigur - continuare
LOC DE MUNCĂ FĂRĂ VIOLENȚĂLocul nostru de muncă este lipsit de violență, intimidare și agresiuni. Violența poate însemna provocarea de rău fizic, cum ar fi împingerea, dar și contactul non-fizic, cum ar fi țipetele sau amenințările. Acele persoane care se angajează în acte de violență, inclusiv furnizorii, vizitatorii și clienții, încalcă valorile noastre, codul nostru și felul nostru de a face afaceri.
Interzicem deținerea armelor cât timp ne aflăm în zona Regal, inclusiv în mașinile personale (decât dacă există permisiunea expresă din partea autorităților). Armele includ pistoale, cuțite, explozibili și orice alte obiecte similare, cu potențialul de a cauza rău.
29
MEDIU ÎNCONJURĂTOR, SĂNĂTATE, SIGURANȚĂ ȘI SUSTENABILITATE Ne păstrăm mediile de lucru sigure și sănătoase. Urmărim progresul în toate zonele de lucru, în Revizuirea Cetățenească de Conformitate (CCR). Ne-am luat angajamentul să întrunim toate cerințele de mediu aplicabile și să ne desfășurăm operațiunile într-un mod care minimizează impactul asupra mediului. Aceasta se aplică tuturor activităților noastre, nu doar administrării deșeurilor și emisiilor, ci la tot ceea ce facem. Mai include și folosirea eficientă a resurselor, reciclarea și operarea tuturor facilităților în conformitate cu legea și cu politicile noastre.
Siguranța trebuie să fie mereu o prioritate. Urmăriți procedurile corecte în caz de incendiu sau altă urgență. Trebuie să știm cum să ne folosim uneltele și echipamentul, sigur și corect. Niciun termen limită și nicio vânzare nu sunt suficient de importante pentru a pune în pericol oamenii sau a compromite siguranța. Dacă vedeți ceva care ar putea reprezenta un pericol, vorbiți. Oricine are autoritatea de a opri lucrul, pentru a corecta o problemă de siguranță. Înțelegeți și urmați politicile de Răspundere socială și Sustenabilitatea mediului de la Regal.
Un loc de muncă sigur - continuare
SITUAȚIESe apropie finalul unei zile, iar o comandă trebuie finalizată pentru a întruni termenul limită al unui client. Nadine lucrează ca mașinist și a muncit mult să respecte termenul. Observă că unul dintre colegii săi a montat sârmă și bandă adezivă, ca să scoată din funcțiune o apărătoare de siguranță de pe o mașină de găurit. Își întreabă colegul ce se întâmplă, iar răspunsul este: ”Uite, cunosc mașina asta ca pe propriul buzunar, iar apărătoarea asta mă încetinește. Trebuie să terminăm chestia asta și lucrez mai repede așa.” Ce ar trebui să facă Nadine?
REZULTATColegul lui Nadine trebuie să pună la loc apărătoarele de siguranță necesare înainte să-și continue munca. Nimic (inclusiv respectarea unui
termen sau profiturile) nu merită să periclitezi siguranța cuiva. Uneori, putem fi distrași de presiunea de a ne atinge țelurile, însă sacrificarea siguranței și creșterea probabilității unui accident nu este niciodată
maniera corectă de a rezolva lucrurile. Dacă colegul său nu pune apărătoarea la loc, Nadine ar trebui să își anunțe imediat managerul sau pe cineva din EHSS și să se oprească din lucru până când se
rezolvă problema.
30
Relații cu furnizoriiFurnizorii noștri reprezintă o parte vitală a afacerii noastre, iar noi ne bazăm pe ei să ne ofere produse și servicii de calitate. Facem parteneriate cu furnizorii pe baza valorii și calității produselor, precum și a angajamentului lor de a face afaceri în felul corect. Pentru a avea succes, trebuie să ne găsim ca parteneri pe acei furnizori care ne împărtășesc valorile privind energia și etica. Așteptările noastre privind calitatea și etica furnizorilor sunt detaliate în Manualul de
asigurare a calității pentru furnizori și în alte documente de pe situl nostru web.
Facem parteneriate cu furnizorii care respectă drepturile omului. Toți furnizorii noștri trebuie să mențină medii de lucru sigure și sănătoase, unde angajații lor sunt respectați și tratați demn. Mai cerem și ca furnizorii noștri să respecte Politica minereurilor conflictuale precum și legile cu privire la substanțele chimice și periculoase.
Uneori, poate fi necesar ca furnizorii să verifice dacă ne întrunesc așteptările. Furnizorii pot verifica acest lucru folosind documente doveditoare, cum ar fi certificatele, politicile și manualele. Se poate realiza și cu vizite in situ, inspecții și audituri. Conformitatea cu standardele etice înalte și o siguranță adecvată a lanțului de furnizare sunt obligatorii pentru a face afaceri cu Regal. Putem solicita furnizorilor să facă îmbunătățiri sau, dacă este necesar, să încheie o relație de afaceri cu furnizori care nu se ridică la înălțimea așteptărilor noastre.
Relațiile noastre cu furnizorii se bazează pe încredere. Oferim informații confidențiale și de maximă importanță furnizorilor noștri (și vice versa) și ne așteptăm ca aceștia să ne protejeze informațiile așa cum le protejăm pe ale lor.
31
Securitatea datelor personaleTrebuie să respectăm indivizii și informațiile lor personale. Suntem dedicați unui loc de muncă unde informațiile personale delicate sunt protejate.
În timpul desfășurării activităților profesionale, adunăm și păstrăm informații personale cum ar fi nume, date de contact și numere de identificare ale angajaților, furnizorilor și clienților. Persoanele care ne dezvăluie informații personale trebuie să facă acest lucru având încredere că vom păstra și vom folosi aceste informații în mod responsabil, în scopuri de afaceri legale și în conformitate cu legile aplicabile privind intimitatea. Angajații și reprezentanții noștri trebuie să folosească informațiile personale numai în scopul propus, pe baza ”necesității de cunoaștere”.
Multe țări au legi cu privire la colectarea și folosirea informațiilor personale. Aceste legi guvernează manevrarea informațiilor oferite de consumatori, precum și informațiile personale ale angajaților și reprezentanților Regal. Colectăm, folosim și dezvăluim informații personale doar cu măsurile de siguranță adecvate și într-un mod corespunzător legilor țărilor în care facem afaceri. Măsurile de siguranță corecte trebuie să fie aplicate, pentru a ne asigura că datele sunt controlate corect - cum ar fi transferul securizat de informații personale.
Informați-vă superiorul, team leader-ul, Resursele Umane, Linia de Alertă privind integritatea sau Departamentul Juridic dacă aflați sau suspectați că informațiile personale au fost dezvăluite sau folosite necorespunzător.
SITUAȚIETobias, care lucrează la Resurse Umane în Wisconsin, este implicat într-un proiect cu alte persoane de la Regal, din Europa, China și Mexic. Este pe punctul de a pleca în concediu și trebuie să primească informații cât lipsește de la birou. Are un dosar cu numele, adresele, numerele de identificare și informațiile privind conturile bancare ale angajaților Regal, care fac parte din proiect. Trimite acest dosar pe adresa personală de e-mail, pentru a avea acces la informații. A procedat corect?
REZULTATNu a procedat corect. Când trimitem informații la adrese de e-mail
externe rețelei Regal, creștem probabilitatea ca acestea să fie furate. Poate fi deosebit de riscant când datele partajate conțin
informații personale despre alții. Tobias ar trebui să îi informeze pe managerul său și Departamentul IT, pentru a se putea lua
măsurile necesare pentru maximizarea șanselor ca datele să rămână sigure în viitor.
32
PERFORMANȚĂAcționarii noștri contează pe noi să executăm, să ne respectăm angajamentele și să ne perfecționăm continuu. Concentrarea noastră pe excelență operațională asigură alinierea obiectivelor noastre corporatiste cu echipele noastre, având ca rezultat performanțe excepționale.
Felul în care fabricăm produsele poate fi la fel de important ca și acestea. Ni se acordă încrederea, de către acționari, investitori, clienți și comunități, că ne vom respecta obligațiile în mod etic și responsabil. Inovăm continuu și ne gândim la moduri noi și interesante de a întruni cerințele unei lumi în schimbare. Regal este alcătuit din persoane cu principii, cu o etică deosebită, lucru reflectat în performanțele noastre. La sfârșitul zilei, vom fi ținuți minte după felul în care muncim.
33
34
Siguranța și calitatea produsuluiScopul nostru de afaceri este ”Transformăm puterea în mișcare și ajutăm lumea să funcționeze mai eficient.” Reușim oferind performanță de clasă mondială clienților noștri, prin inovație, calitate, livrare, responsabilitate și cost. Produsele noastre trebuie să fie de cea mai bună calitate și să poată fi folosite în siguranță, pentru a-și atinge obiectivul. Cu toții împărtășim răspunderea pentru utilizarea resurselor Regal în vederea îmbunătățirii încrederii și siguranței produselor noastre.
Suntem conștienți de diferențele dintre operarea eficientă și găsirea de căi mai scurte pentru a termina lucrul. Avem un control riguros al calității și standarde de producție stabilite, ca să ne asigurăm că toate produsele noastre întrunesc cerințele legale, reglementare și ale clienților. Crearea celor mai bune produse într-o manieră etică și sigură ne va asigura succesul pe termen lung. Consultați Pagina noastră de start intranet privind calitatea pentru informații privind crearea produselor de calitate.
Creăm produse care dau randament bun și sunt sigure, dacă sunt folosite cum trebuie. Avem multe standarde și teste ca să ne asigurăm că produsele pe care le vindem se aliniază la toate standardele privind siguranța. Dacă descoperim probleme legate de siguranță la produsele noastre, trebuie să analizăm toate sesizările privind acele probleme.
Când inventăm un produs nou, trebuie să urmăm procesul de dezvoltare a unui nou produs. Acest proces este structurat să asigure că produsele noastre vor fi concepute și fabricate ca să întrunească și să depășească o calitate adecvată și standardele de reglementare pentru sănătate și siguranță. Consultați Pagina de intranet privind tehnologia pentru a găsi persoana de contact potrivită în caz de întrebări sau probleme legate de siguranța sau calitatea produselor.
35
Concurență loialăSuntem dedicați câștigării de clienți noi prin intermediul calității și valorii totale a produselor și serviciilor noastre. Nu câștigăm creând dezavantaje necinstite concurenților noștri. Este esențial să evităm aparența unor incorectitudini când concurăm pe piață.
Legile concurenței (numite, în unele țări, legi antitrust) promovează concurența loială și cinstită și protejează furnizorii și clienții de practici care limitează concurența. Încălcările acestor legi pot însemna potențiale daune și amenzi pentru companie, precum și amenzi serioase și închisoare pentru cei implicați.
Aceste legi sunt complexe, pot să se aplice global și pot acționa diferit în diverse circumstanțe. Ne conformăm tuturor legilor concurenței. Este esențial ca Departamentul Juridic să fie consultat înaintea discuțiilor sau acordurilor cu un concurent, înainte de alocarea sau terminarea parteneriatelor de afaceri (inclusiv cu distribuitorii) sau înainte de a schimba practicile sau procesele privind prețurile.
Nu facem niciun fel de înțelegeri sau aranjamente, formal sau informal, cu concurenții, clienții, furnizorii sau alții, cu scopul de a limita intenționat sau de a reduce concurența. Stabilim în mod independent prețurile și termenii de vânzare pentru produsele și serviciile noastre. Nu avem ”prețuri fixe” și evităm înțelegerile legate de prețuri - scrise sau verbale, formale sau informale - cu concurenții.
Lipsa prețurilor fixe înseamnă că prețurile noastre trebuie stabilite independent. Înțelegerile cu concurenții legate de prețuri sunt strict interzise. Această intericție include, fără a se limita la, înțelegerile care scad prețurile, cresc prețurile, stabilesc prețuri minime sau maxime, sau o formulă de calcul computațional al prețurilor.
Nu alocăm teritorii, linii de producție sau clienți concurenților și nu facem înțelegeri pentru a permite aceste activități. Aceste tipuri de înțelegeri sunt strict interzise.
36
Comunicarea cu concurenții se va efectua numai în situații limitate și cu aprobare în prealabil. Vă puteți întâlni cu reprezentantul unui concurent (cu excepția reuniunilor comerciale sau profesionale) după ce vă consultați, mai întâi, cu Departamentul Juridic. Dacă, uneori, trebuie să ne întâlnim cu furnizorii sau clienții care sunt și concurenți, trebuie să raportați acele situații în care vă întâlniți cu un furnizor sau client care este totodată concurent, când discuțiile depășesc limita relației cu furnizorul sau clientul. Dacă un concurent încearcă să inițieze comunicarea legată de subiecte anti-concurență, trebuie să încetați imediat comunicarea și să îi spuneți concurentului că politicile noastre vă interzic să purtați asemenea discuții. Dacă aceste subiecte apar într-o întâlnire sau într-un alt cadru, iar discuția nu ia sfârșit imediat, ar trebui să părăsiți întâlnirea. Apoi, veți raporta imediat situația la Departamentul Juridic.
Participarea sau calitatea de membru în asociații comerciale și profesionale implică frecvent comunicarea între concurenți. Când luați parte la asociații comerciale sau profesionale, fiți atenți la politicile noastre privind legile anti-trust și evitarea discutării subiectelor sensibile pentru concurență.
Colectarea de informații despre concurenții noștri și produsele și serviciile concurente face parte din și este necesară în afaceri. Totuși, în adunarea informațiilor nu vom folosi mijloace ilegale, cum ar fi furtul sau înșelătoria.
SITUAȚIEÎn timp ce se află la o conferință în Hong Kong, Francis, care vinde convertizoare de frecvență, se întâlnește cu clienți, parteneri și experți din domeniu. Francis este abordat de un manager de vânzări de la unul dintre concurenții Regal. La început, conversația este despre conferință și vreme. Apoi managerul spune: ”Rămâne între noi, dar ne irosim vremea și banii în Brazilia. Știi ce, dacă Regal vrea să domine Brazilia, n-aveți decât, dar stați departe de India. Așa facem amândoi mai mulți bani, gândește-te.” Apoi pleacă. Ce ar trebui să facă Francis?
REZULTATFrancis trebuie să anunțe Departamentul Juridic. Deși poate părea un comentariu întâmplător, trebuie să înregistrăm această activitate pentru a proteja Regal. Managerul de vânzări concurent a încercat să inducă o activitate anti-concurențială care ne-ar afecta negativ clienții și ar pune în pericol succesul pe termen lung al Regal.
Concurența loială - continuare
37
Colaborarea cu guverneleFacem afaceri cu o varietate de companii publice și private, inclusiv autorități municipale, provinciale, forme de guvernământ statale și naționale și entități deținute de guverne (uneori numite ”de stat”). Lucrăm în mod regulat cu agenții de reglementare guvernamentale și cu reprezentanții oficiali în afacerile non-guvernamentale.
Când semnăm contracte cu guvernele, se aplică adesea reguli unice și speciale contabilității, prețurilor, raportării, specificațiilor de produse și conformității cu cerințele lor. Este esențial să revizuim și să înțelegem în întregime cerințele aplicabile ale guvernului, mai ales cele ale guvernului SUA sau ale agențiilor sale, înainte de înaintarea propunerilor sau acceptarea contractelor. Intrăm într-un acord numai dacă putem întruni cerințele sale. Orice propunere de vânzare de bunuri sau servicii către o agenție guvernamentală, unitate militară, branșă a guvernului, entitate deținută chiar și parțial de orice tip de guvern, inclusiv o vânzare către un client non-guvernamental sau un contractor, în vederea revânzării către o agenție guvernamentală, necesită revizuire și aprobare prealabilă de către Departamentul Juridic. Toate comunicațiile companiei cu personalul guvernului trebuie să fie corecte, precise și complete.
Suntem dedicați urmării regulilor guvernamentale privind concurența loială. Vom onora limitările aplicate angajaților guvernamentali, precum restricțiile legate de cadouri și de oferirea unui job foștilor oficiali guvernamentali.
Orice activități care implică oficiali guvernamentali și modificări ale legilor și reglementărilor care afectează compania (cum ar fi lobby-ul) necesită aprobarea prealabilă a Departamentului Legal. Asemenea activități ar putea necesita înregistrarea sau raportarea în avans, sub incidența lobby-ului sau altor legi.
38
Programul anti-corupțieNiciun câștig pe termen scurt nu merită ca succesul nostru pe termen lung sau reputația să ne fie afectate. Suntem împotriva corupției și mitei sub orice formă și nu le tolerăm în afacerea noastră sau din partea celor cu care facem afaceri. Legile anti-corupție există peste tot în lume. Acestea, inclusiv cele precum Legea privind practicile de corupție străine ale SUA (FCPA) sau Legea privind luarea de mită din Marea Britanie, intezic companiilor să ofere, în mod incorect, orice valoare, sau să evite sau influențeze o decizie sau o acțiune.
Nu ne angajăm în oferirea sau darea de mită și nici în activități de corupție, pentru a câștiga sau a păstra avantaje necorespunzătoare în afaceri. Mita poate reprezenta orice valoare (inclusiv favoruri și alte obiecte intangibile) menită să influențeze în mod inadecvat o decizie de afaceri. Nu permitem altora să ofere mită în numele nostru. Trebuie să monitorizăm cu atenție acțiunile partenerilor noștri de afaceri și agenților, fiindcă acțiunile indivizilor în numele Regal pot avea impact direct asupra Regal. Unele legi nu fac distincție între angajații Regal și partenerii de afaceri care acționează în numele nostru, dacă apar comportamente incorecte.
Ar putea exista situații în care un oficial guvernamental solicită o mică plată în bani gheață pentru a facilita, a accelera sau a termina o sarcină de rutină, cum ar fi să creeze o linie telefonică sau să emită un permis. Noi nu efectuăm asemenea plăți, uneori numite ”plăți de facilitare”. Pot exista circumstanțe foarte limitate și extreme, în care efectuăm o plată pe care n-am face-o în alte condiții. Dacă ne confruntăm cu o situație care ne periclitează viața sau ne dăunează serios nouă sau proprietății noastre, atunci ar putea fi necesară o plată, totuși, dacă vă confruntați cu asemenea situații, contactați Departamentul Juridic cât mai repede posibil.
Un alt apect esențial privind mita și corupția îl reprezintă darurile și amuzamentul oferite oficialilor guvernamentali, precum și înregistrarea exactă a tranzacțiilor. Pentru definiții, procese și informații suplimentare despre politici, revizuiți Programul anti-corupție, documentat online, și secțiunea “Oferirea și primirea de cadouri și ospitalitate” a codului nostru.
Dacă vi se pare ceva în neregulă, nu faceți asta. Dacă aveți întrebări, discutați cu managerul sau cu cineva din Departamentul Legal, înainte de a acționa. Înțelegeți-vă obligațiile ca angajat Regal, specificate în Programul anti-corupție.
SITUAȚIEÎnființăm o nouă agenție în America de Sud, iar Eugene se ocupă de obținerea permiselor necesare și a aprobării din partea guvernului local. El lucrează cu un om de legătură al guvernului, care se ocupă de utilități, și spune: ”Mă bucur că vreți să înființați agenții, însă trebuie să știți cum se procedează pe aici. Un cadou, ca apreciere pentru timpul și eforturile mele, va ajuta la obținerea acestor permise pentru voi. Dacă nu îl primesc, ar putea dura mult să primiți ceea ce doriți, sau s-ar putea să nu primiți deloc.” Eugene ezită între înființarea noii agenții la timp și oferirea de cadouri nepotrivite. Este aceasta mită?
REZULTATDa, este vorba despre mită și Eugene nu trebuie să o plătească. Chiar dacă omul de legătură al guvernului îl numește ”cadou”, este mită. Eugene ar trebui să raporteze managerului său și Departamentului Juridic. Nu oferim mită, punct. Vom găsi o altă cale - legală - de a obține permisul. Eugene beneficiază de susținerea necondiționată a tuturor celor de la Regal pentru a-și face corect treaba.
39
Contribuții și activități politiceRespectăm toate legile naționale, statale și locale care reglementează participarea noastră în afaceri politice, inclusiv limitările la contribuțiile către partide politice, organizații și candidați individuali. Cei care iau contact, în numele companiei, cu partide politice, organizații, candidați sau oficiali guvernamentali, trebuie să se conformeze în totalitate cu toate legile și regulile aplicabile.
Ne încurajăm directorii, ofițerii și angajații să fie alegători informați și să se implice în procesele politice. Participarea în procesul politic este o decizie personală, voluntară și individuală. Totuși, contribuirea la activitățile politice poate reprezenta, uneori, o modalitate de a oferi mită membrilor guvernului. Ar trebui să fim atenți și să evităm chiar și numai aparența oferirii mitei când suntem implicați în activități politice.
Cei care aleg să participe în procesul politic, contribuind cu timp sau cu resurse, nu pot face acest lucru ca reprezentanți ai Regal. Nu putem folosi timpul companiei, resursele sau facilitățile sale pentru a lucra la activități politice sau strângeri de fonduri, fără aprobare prealabilă.
Aceste restricții se aplică activităților politice și plăților în toate țările, cu excepția situației în care legile în vigoare le permit. Totuși, chiar și permise de lege, liderul responsabil și Departamentul Juridic trebuie să aprobe în prealabil orice activități politice sau plăți efectuate în numele companiei.
SITUAȚIEMike lucrează ca manager de agenție la Regal și s-a alăturat de curând campaniei unui politician local, care dorește să fie reales. Trebuie să sune în câteva locuri și să conceapă niște fluturași pentru campanie, însă nu își găsește timp. Pentru a economisi timp, folosește câteva ore din tura sa la Regal ca să dea telefoane, și computerul companiei pentru a concepe fluturașii. Este ok?
REZULTATNu. Sistemele, resursele, echipamentul, timpul și fondurile Regal nu trebuie folosite în scopuri peronale sau politice, fără aprobarea în prealabil.
40
Sisteme de control comercial internațional
Comerțul internațional implică mișcarea produselor fizice, precum motoarele, generatoarele și componentele, dar și a informațiilor, de exemplu software și know-how tehnic. Legile multor țări interzic sau restricționează exportul anumitor tipuri de comodități, tehnologie, software, informații și altele. Un export poate avea loc prin livrări, ducerea lucrurilor peste graniță, transmitere electronică (e-mail, acces web, telefon, etc.) sau conversații în persoană.
Legile SUA interzic companiilor să facă afaceri cu sau să ne exporte bunurile și serviciile cetățenilor, companiilor și reprezentanților anumitor țări. Această interdicție se aplică și indivizilor și companiilor care apar pe diverse liste de partide restricționate. Legile interzic companiilor din SUA să coopereze cu anumite boicoturi ale altor țări și le cer să raporteze solicitările de susținere a boicoturilor. Trebuie să cunoaștem suficiente informații despre clienții noștri pentru a fi siguri că avem de-a face cu entități cu reputație, către care putem vinde și exporta legal.
Este important să ne cunoaștem clienții când facem afaceri, atât internațional cât și intern. Clienții noștri trebuie să ofere răspunsuri clare cu privire la operațiunile, proprietarii, locațiile și scopul final al produselor noastre, înainte de a ne angaja în procesul de export. Trebuie să ne asigurăm că clienții noștri nu sunt implicați în acte de terorism, producție ilegală de arme, sau incluși pe listele de interdicție pentru activități periculoase și ilegale. În calitate de lider global, trebuie să ne asigurăm că produsele pe care le fabricăm nu ajung în mâini nepotrivite. Facem asta cunoscându-ne lanțul de furnizare și clienții.
Dacă nu sunteți sigur(ă), când faceți afaceri la nivel internațional, întrebați Echipa de conformitate pentru comerț global ([email protected]), ei vă vor ajuta, și consultați Manualele
de import-export. Toate entitățile și afacerile noastre, indiferent de locație, sunt responsabile de asigurarea că respectă aceste reguli, politici și proceduri.
În calitatea de companie lider mondial, cu operațiuni în întreaga lume, trebuie să fim conștienți de și să ne conformăm cu legile, când facem afaceri dincolo de granițe. Toate țările au legi specifice care guvernează mișcarea bunurilor peste granițele lor. Exporturile reprezintă mutarea produselor, serviciilor sau informațiilor dintr-o țară. Importurile reprezintă mutarea produselor, serviciilor sau informațiilor într-o țară. În funcție de tipul de tranzacții, putem fi răspunzători de import, export sau ambele.
Angajații implicați în activități de export sau import trebuie:
• Să obțină autorizațiile necesare;
• Să stabilească eligibilitatea celor care vor primi produsele exportate de companie;
• Să creeze și să livreze documentația solicitată, la timp, precis și complet; și
• Să păstreze dosarele în conformitate cu cerințele aplicabile.
41
Spălarea de bani și prevenirea corupției
Spălarea de bani este o încercare făcută de indivizi sau organizații de a ascunde sau de a legaliza banii făcuți din infracțiuni, incluzând terorismul, vânzarea de droguri, luarea de mită și frauda. Pot încerca să își ascundă fondurile obținute incorect, folosindu-le pentru achiziționarea de produse precum cele vândute de Regal.
Suntem dedicați conformării cu legile anti-spălare de bani din întreaga lume. Oprirea spălării de bani este o etapă esențială în combaterea activităților infracționale grave. Este esențial să faceți pași rezonabili pentru detectarea și evitarea eventualelor relații cu clienții care ne expun la riscul spălării de bani. Vom face afaceri numai cu clienții angajați în activități legale, care folosesc fonduri obținute din surse legitime.
Înainte de implicarea oricărui reprezentant, distribuitor, agent terță parte sau altui partener de afaceri care ar putea reprezenta Regal sub orice formă, trebuie să fim atenți și să urmăm Procedura de angajare și re-
angajare a partenerilor de afaceri.
• Încercarea sau solicitarea de către un client sau potențial client de a plăti cash, cu ordin de plată sau cecuri de călătorie;
• Încercarea sau solicitarea de către un client sau potențial client de a plăti prin intermediul unei terțe părți;
• Solicitarea de către un furnizor ca firma să facă o plată către o terță parte;
• Comenzi sau achiziții de către un client fără legătură cu afacerile sale normale;
• Tranzacții implicând locații asociate cu terorismul, traficul de narcotice sau spălarea de bani;
• Încercările de a structura afacerea astfel încât să evite ținerea de registre contabile și cerințele privind raportarea, cum ar fi tranzacții cash multiple sub sumele care necesită raportarea lor către autorități, sau două seturi de registre, informațiile fiind omise intenționat din unul;
• Tranzacții complicate fără motiv;
• Clienți sau reprezentanți ai clienților care oferă informații false, sau evită să ofere informații complete de identificare a clienților; și
• Comisioane, bonusuri, taxe de succes sau alte aranjamente de plată aflate deasupra ratei uzuale.
Anumite tipuri de activități de afaceri ar trebui să ne facă să luăm în considerare că poate Regal este folosită pentru a spăla bani sau a participa în alte activități ilegale. Iată câteva exemple:
SITUAȚIEUn nou client tocmai a anulat o comandă. Janice, manager contabil la Regal, lucrează la procesarea rambursării. Clientul a solicitat ca rambursul să fie emis sub forma unui cec, trimis direct directorului companiei (dl. John Smith), care nu este aceeași cu cea (Compania ABC) care a plătit comanda. Janice consideră a fi un lucru neobișnuit. Ce ar trebui să facă?
REZULTATJanice are dreptate. Poate fi una dintre multele modalități folosite de companii și de indivizi pentru spălarea de bani. Ar trebui să își informeze managerul și Departamentul Juridic cu privire la situație, înainte să ramburseze banii.
42
43
LINIA DE ALERTĂ PENTRU INTEGRITATE
Țara Linia de alertă pentru integritate
Australia 1-800-941-637
Belgia 0800-793-44
Brazilia 0-800-591-7018
Canada 1-800-245-2146
China 400-120-4932
Columbia 01800-710-2131
Franța 0805-089471
Germania 0800-180-0763
Guatemala 502-22786395
Hong Kong 800-906-138
India 000-800-100-4541
Israel 1-809-429368
Italia 800-789-764
Malaezia 1-800-817-738
Mexic 01-800-681-5346
Țara Linia de alertă pentru integritate
Olanda 0-800-022-0944
Noua Zeelandă 0800-000132
Filipine 63-2-2312986
România 0-808-360-158
Rusia 8-800-100-6318
Singapore 800-852-3953
Slovacia 0-800-606-236
Africa de Sud 0-800-983-462
Spania 900-809735
Tailanda 001-800-852-6327
Emiratele Arabe Unite 8000-3570-2858
Marea Britanie 0-808-189-1308
Statele Unite 1-800-245-2146
Venezuela 0-800-100-9045
NUMERE DE TELEFON ALE LINIEI DE ALERTĂ PRIVIND INTEGRITATEA
Dacă nu vă vedeți țara pe listă, vă rugăm să verificați situl conducerii corporatiste. www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm
www.regalbeloitintegrity.com
www.regalbeloit.com
Acest document este controlat și a fost eliberat electronic. Versiunea actualizată este postată pe situl Conducerii Corporatiste Regal. Exemplarele tipărite ar putea să nu mai fie de actualitate.
© Copyright 2015 Regal Toate drepturile rezervate
