Capitolul 5 Ciclul de management de proiect (PCM).5.1 Etapele proiectului 5.2 Managementul de program şi managementul de proiect. 5.3 Ciclul managementului de proiect – prezentarea conceptului.

5.3.1 Elementele componente ciclului de viata a proiectului

5.4 Etapele ciclului de management de proiect.5.5. Utilitatea abordării proiectului prin metoda PCM.

5.2 Managementul de program şi managementul de proiectAdministrarea unui proiect poate să pară o sarcină dificilă ce necesită

multă experienţă, cunoştinţe şi practică. Poate să pară greu de înţeles, de realizat şi de finalizat. Totuşi, într-un anume fel, oricare dintre noi este un manager de proiect cu normă întreagă în viaţa de fiecare zi. Iată câteva exemple de proiecte complexe şi totuşi cotidiene: cumpărăturile, organizarea unui meci de fotbal, pregătirea pentru un examen, planificarea vacanţei; etc.O privire atentă a acestor activităţi ne arată că ele sunt proiecte cu un manager individual de proiect. Există câteva elemente comune ale acestor sarcini de rutină. Pentru a răspunde la aceste întrebări, organizaţiile întreprind evaluări. Înainte de orice evaluare însă, informaţia relevantă trebuie colectată în mod sistematic, ceea ce reprezintă procesul de monitorizare. Evaluarea este aprecierea cât mai sistematică şi mai obiectivă a unui proiect, a unui program sau a unei politici în curs de derulare sau încheiate, din perspectiva planificării, a implementării şi a rezultatelor sale. Scopul urmărit este de a determina gradul de relevanţă şi de realizare a obiectivelor, dezvoltării, eficacităţii, eficienţei, a impactului şi a sustenabilităţii. Evaluarea trebuie să asigure informaţia credibilă şi utilă care să abiliteze atât finanţatorii, cât şi organizaţiile finanţate, în procesul decizional.

Ce este un program de finanţare?Definiţie:

masura a Comisiei Europene adoptata in favoarea unei tari sau grup de tari care va fi transpusa in practica printr-o serie de activitati si sustinuta financiar printr-un buget al CE

Un grup de proiecte sau servicii asociate orientate spre realizarea unor obiective specifice .

1

Un program poate fi definit ca o serie de proiecte intercorelate, ale căror obiective contribuie împreună la îndeplinirea unui obiectiv comun general, de obicei relevant la nivel de sector, ţară sau chiar la nivel internaţional. (În anumite contexte, conceptul de program este înţeles ca un cadru instituţional care permite mai multor proiecte să fie implementate cu scopul de a îndeplini un obiectiv sau o misiune globală).

Este evident că scopul şi impactul unui program sunt mai cuprinzătoare decat în în cazul unor proiecte individuale.

Proiectele şi programele diferă prin amplitudinea resurselor întrebuinţate, prin anvergura în timp, cât şi din punctul de vedere al formulării obiectivelor, al structurilor manageriale şi al rolului pe care îl au membrii echipei şi al concentrării pe diferite tipuri de evaluări. Cu toate acestea, principiile şi abordarea managementului de proiect se aplică în ambele cazuri. Proiectele individuale sunt parte dintr-un proces ciclic, fiecare contribuind, pe terment lung, la realizarea priorităţilor ţării.

Ce este un proiect?

Un proiect este:• un efort concret, practic, orientat spre un rezultat;• direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;• activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate;• limitat atât de timp cât şi de resursele financiare, tehnice şi umane;• planificat din timp şi evaluat la sfârşit.

Definiţie proiect:Grup de activitati intreprinse intr-o succesiune logica pentru a atinge un obiectiv stabilit

CARACTERISTICILE PROIECTULUI

2

Ce este managementul? Câteva definiţii posibile pot fi date: Persoana sau persoanele care administrează o afacere, o organizaţie sau

o instituţie ; Efortul planificării, organizării şi mobilizării oamenilor şi resurselor pentru un scop dat; Procesul desfăşurat de unul sau mai mulţi indivizi de a coordona activităţile celorlalţi.

Ce este proiectul ? Proces dinamic, condus in contextul unui set de constrangeri prin care se

organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si structurat cu scopul de a se realiza anumite obiective clar definite

Deci ce este managementul proiectului?Este limpede, o combinaţie a celor două concepte: “proiectul” defineşte

cadrul obiectivelor, al rezultatelor aşteptate şi al resurselor - umane, financiare şi altele. Atingerea obiectivelor, urmărirea fazelor de lucru şi organizarea activităţilor cad în sarcina managementului.Diferenţe: management de proiect si cel institutionalManagement de proiect: personal nepermanent, atributii nepermanente. Constrangeri adesea mai mari in managementul de proiect (plan, termene, buget bine stabilite fata de managementul institutional la care constrangerile pot fi mai vag definite)

3

5.3. Ciclu de viata al unui proiect - prezentarea conceptului.Propunerea si respectiv lansarea unui proiect impune inainte de orice

cunoasterea obiectivelor proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe intreaga lor durata de viata tinind cont de mediul extern al proiectului in care rezultatele vor putea fi situate. Realizarea unui proiect impune in primul rind o interactiune corecta intre parametri tehnico- economici ai acestuia si o buna conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avut in vedere o buna analiza a vitezei de lucru in cadrul proiectului si rapiditatea cu care se adopta deciziile la momentele importante in timpul derularii proiectului.

Ciclul de viata al unui proiect este definit ca perioada de timp in care are loc desfasurarea proiectului, respectiv dupa cum urmeaza: marketing; elaborare propunere de proiect; cistigare concurs de finantare; cercetare pentru realizare tematica proiectului; proiectare pentru realizare tematica proiectului; productie cu realizarea propiuzisa a tematicii proiectului; evaluarea rezultatelor proiectului; comercializarea rezultatelor proiectului cu obtinerea de beneficii; reutilizare si reciclare a unor rezultate ale proiectului.

Realizarea proiectului impune, trecerea lui prin toate etapele ciclului de viata.

Variante de realizare ale proiectului In cadrul realizarii proiectului trebuie avut in vedere evitarea confuziei dintre viteza de lucru si rapiditatea cu care se adopta deciziile. Pentru a evita aceasta confuzie este importanta detalierea proiectului subprograme/pachete de lucru si activitati/faze cu studierea de la inceput, in fiecare activitate a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop gasirea variantei optime pentru realizarea proiectului in activitatea respectiva. Aceste variante trebuie sa fie cel putin in numar de trei si anume:- varianta normala;- varianta de risc;- varianta de retragere si relansare.

Metode si instrumente pentru conducerea corecta a unui proiect

Tinind cont de ciclul de viata al unui proiect, se au in vedere urmatoarele metode si instrumente tehnico-economice pentru conducerea corecta a unui proiect:

a. studiu de prefezabilitate si fezabilitate al carui obiectiv este de a transforma cit mai bine posibil, nevoile utilizatorilor (valori calitative) in specificatii de performanta (valori calitative si cantitative); b. conceptie si dezvoltare ce cuprind:- alocarea parametrilor de baza ai produsului (efecte sociale, cultirale, politice, economice sau marimi tehnice precum putere, fiabilitate, cost, greutate, volum,…) avind ca obiectiv verificarea si impartirea valorilor specificate intre diferitele sale elemente constitutive (ansambluri, subansambluri, componenete);- simulari si calcule ale parametrilor medii si de dispersie;- simulari si calcule de fiabilitate;

4

- simulari si calcule ale costului global al proiectului;c. productie ce are ca obiectiv realizarea fizica a produsului conform specificatiilor stabilite;d. comercializare ce cuprinde vinzarea ,distributia si instalarea produsului;e. utilizarea ale carei obiective sunt:- masurarea conformitatii cu specificatiile prin masurari pe teren a tuturor parametrilor tehnico-economici simulati si calculati in faza de conceptie si dezvoltare;- masura satisfacerii nevoilor prin anchete;

Metode si instrumente pentru gestiunea proiectuluiPentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele/pachetele de

lucru, activitatile/fazele si evenimentele din cadrul unui proiect se definesc dupa cum urmeaza:

a) Subprogramul/Pachetul de lucru delimiteaza un grup de activitati bine definite intr-o perioada bine definita. Activitatile sint/pot fi in interdependenta;

b) Activitatea/Faza este o perioada de timp delimitata pe parcursul careia proiectul avanseaza. Caracterizeaza evolutia in timp a proiectului. Daca o activitate/faza se opreste, proiectul se poate deasemenea opri;

c) Evenimentul este un moment in timpul caruia proiectul este oprit voluntar. Intreruperea de moment nu provoaca oprirea proiectului; el delimiteaza spatiul ocupat la momentul considerat. Reprezinta momentul fixat de Managerul/Directorul de proiect pentru a masura distanta in raport cu obiectivul si a decide continuarea sau nu a proiectului. Evenimentele corespund:- sedintelor de proiect care sunt analize profunde, cu dezbateri contradictorii, pentru a verifica fezabilitatea proiectului, aptitudinea societatii de a realiza proiectul din punct de vedere uman, tehnic si economic.- sedintelor de decizie, care reprezinta momentele de decizie privind continuarea sau oprirea proiectului, in functie de rezultatele obtinute in legatura cu:• directia impusa de proiect;• precizia fata de aceasta directie, tinind cont de faza de avansare;• studiul necesar prevenirii prospective;• realizarea conform obiectivului stabilit;• studiul necesar prevenirii active;- auditului extern ce stabileste ca starea proiectului este corecta sau ca trebuie repusa in conformitate cu manualele si procedurile luate ca referenta.

5

5.3.1 Elementele componente ciclului de viata a proiectului

Ciclul de viata al unui proiect cuprinde urmatoarele elemente caracteristice:1. Identificare, Analiza, Formulare2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile stabilite), Asumare3. Implementare Monitorizare, Raportare4. Evaluare finala

1. Identificare, Analiza, Formulare.

6

Reprezintă luarea deciziei în legătură cu relevanţa proiectului (ce idei ar trebuii selectate pentru a fi studiate ulterior în faza de formulare). In faza de identificare, sunt identificate şi trecute în revistă idei specifice referitoare la programele şi proiectele din cadrul stabilit de documentul de strategie al ţării. Din acest punct de vedere, sunt analizate problemele, nevoile şi interesele posibililor factori interesaţi.

Cuprinde urmatoarele: Stabilirea obiectivelor generale; Analiza situatiei existente; Identificarea necesitatilor; Analiza necesitatilor; Stabilirea prioritatii acestor

necesitati; Decizia daca un proiect este

oportun; Definirea idei proiectului; Consultarea cu potentiarii

beneficiari

2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile stabilite), AsumareCuprinde urmatoarele:• Specificarea obiectivelor si rezultatelor;• Identificarea resurselor disponibile pentru proiect;• Identificarea resurselor necesare pentru proiect;• Distributia proiectului pe activitati;• Conceperea formei finale si planificarea proiectului.

3. Implementare, Monitorizare, RaportareCuprinde urmatoarele:• Mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcina si obiectiv;• Marketingul proiectului - comunicarea continua cu comitetul decizional si potentiali beneficiari (membrii echipei proiectului) privind:- asteptarile acestora legate de proiect si cum evolueazaacestea in timpul implementarii proiectului;- furnizarea de informatii despre dezvoltarea proiectului pe tot parcursul desfasurarii acestuia;- adaptarea conceperii si implementarii proiectului functie de asteptarile potentialilor beneficiari;• Monitorizare permanenta si forme de raportare (ofera informatia necesara unui management corespunzator);• Identificarea problemelor;• Identificarea esecurilor si solutiilor care sa conduca la eliminarea acestora

7

(prin negociere, inlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare independenta sau in cazuri extreme prin oprirea proiectului);• Modificarea rezultatelor planificate si obiectivelor proiectului cu unele posibil de realizat.

4. Evaluare finala

Cuprinde urmatoarele:

• Evaluarea indeplinirii integrale de catre contractor a sarcinilor incredintate (se face de obicei de catre o structura de evaluare independenta de contractor sau autoritatea contractanta);• Identificarea celor mai bune solutii pentru proiecte viitoare pe baza experientei cistigate;• Identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are in vedere corectarea aprecierii acestora functie de suficienta sau insuficienta acestora in proiectul desfasurat);• Identificarea necesitatilor pentru proiecte viitoare.Reprezintă dezvoltarea ideilor de proiect în proiecte operaţionale de către beneficiari şi grupuri de influenţă, realizarea calendarului de implementare, incluzând şi cadrul logicO dată ce s-a luat o decizie privind ce idee să fie urmărită, în timpul acestei faze de design/ formulare, ideea respectivă de proiect devine o propunere de proiect. Sunt luate în considerare elemente cheie de calitate, iar principalii factori interesaţi sunt direct implicaţi în procesul de elaborare şi analiză a proiectului. Este elaborată matricea cadru logică a proiectului, care include elementele strategice majore, obiective, rezultate, indicatori, riscuri şi ipoteze, împreună cu instrumentele de planificare esenţiale, precum grafice de implementare, grafice de resurse. Acestea sunt folosite pentru a evalua elementele cheie care ajută la previzionarea impactului proiectului: relevanţa, fezabilitate şi durabilitatea. Rezultatul este o decizie privind înaintarea sau nu a propunerii pentru finanţare UE.

8

5.4. Studii de caz privind ciclu de viata al proiectului

? Studiu de caz 1

Planificarea si definirea bugetului Stabilirea Terminarea estimativ bugetului Redefinire Planificare Executie ProiectuluiCiclul de viata al proiectului cu sase etape necesar pentru a da sufieciente informatii privind procesele anuale de stabilirea bugetelor. Adeseori proiecte ce sunt planificate sunt modificate in mod radical, astfel incat ele trebuiesc redefinite si replanificate.

?Studiu de caz 2Echipa de lucru si Definire Planificare conducere Executie Terminarea Proiectului Ciclul de viata al proiectuluii cu cinci etape care reflecta eforturile ce se cer pentru a desemna o echipa de lucru si conducere special a pentru proiect. Etapa de personal include validarea estimarilor si aprobarea de modificari la nivel de buget si de organizare.

? Studiu de caz 3 Intiere Executie Terminarea ProiectuluiCiclu de viata al proiectului atunci cand definirea si planificarea pot fi facute in mod rapid iar aprobarile la un singur nivel pot fi suficiente.

9

10