Noţiunea de proiect. Caracteristicile unui proiect. Ciclul de viaţă al proiectelor.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

NOTIUNEA DE PROIECT

Etimologia termenului de proiect„proiect”

derivă din cuvântul latin „projicere” = a arunca

înainte

proiectul este un proces ce presupune:un punct de plecare… de la care… cineva „aruncă” ceva „ înainte”… spre o anumită ţintă…

se desfăşoară într-un timp limitat: începutul şi sfârşitul proiectului sunt bine delimitate;

este implementat de o echipă de proiect care se constituie ad-hoc: echipa se întruneşte strict pentru proiect în care este implicată, la finalul acestuia dezvoltându-se;

are obiective precise, clar formulate; are rezultate concrete, măsurabile, unice (proiectul

livrează un produs); are un plan riguros; este alcătuit din activităţi interdependente,

intercondiţionate; dispune de resurse limitate: resurse financiare (buget

stabilit dinainte),resurse umane, echipamente, dotări, sedii, materii prime şi materiale, informaţie, prestigiu;

implică schimbare: derularea proiectului produce în mod obligatoriu o schimbare;

orice proiect implică şi riscuri: acţiunile şi procesele specifice sunt caracterizate întotdeauna de un grad de risc; menajamentul riscului prezintă importanţă deosebită;

are o metodologie specifică, implică o strategie de dezvoltare

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

Definiție PROIECTUL reprezintă un:

set de activităţi desfăşurate într-o perioadă de timp determinată, planificate şi controlate şi care au drept scop producerea unei schimbări în bine a situaţiei beneficiarilor organizaţiei.

UN PROIECT reprezintă:

serie de activităţi care sunt îndreptate spre atingerea unor obiective clare, specifice, într-o perioadă de timp definită, folosind un buget stabilit.

O altă definiţie a proiectului, conform Project Cicle Management Guidelines (Comisia Europeană) este următoarea:

scop – proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective;

ciclul de viaţă – la fel ca entităţile organice, proiectele trec printr-o etapă lentă de iniţiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, încep declinul şi în final se încheie (şi, la fel ca aceste entităţi, deseori opun rezistenţă la final);

interdependenţe – interacţionează cu alte proiecte adesea; întotdeauna însă o fac cu operaţiunile curente ale organizaţiei; departamentele funcţionale ale organizaţiei interacţionează între ele într-un mod în general determinat, însă cu proiectele în moduri diferite;

unicitate – fiecare proiect conţine elemente care îl fac unic;

conflict – mai mult decât alţi manageri, managerul de proiect trăieşte într-o lume caracterizată prin conflict; proiectele concurează cu departamentele funcţionale pentru resurse şi personal, şi bineînţeles cu alte proiecte;

Atribute care caracterizează un proiect:

Prin ciclul de viaţă al proiectului se înţelege succesiunea etapelor pe care le parcurge proiectul între iniţializare şi finalizare.

Pentru a putea analiza un proiect este util să se considere că orice proiect are aceeaşi structură de bază şi va trece prin aceleaşi faze/procese distincte (are un ciclu de viaţă propriu).

Pentru a putea fi îndeplinite cu succes, fiecare din acestea necesită diferite calificări, calităţi şi activităţi.

Ciclul de viaţă al proiectului

◦ iniţierea;◦ planificarea/proiectarea/organizarea;◦ execuţia/construcţia;◦ controlul/revizuirea;◦ terminarea/finalizarea/punerea în funcţiune.

Cele cinci faze/procese de bază ale unui proiect sunt următoarele:

◦ se analizează cerinţele◦ se stabilesc specificaţiile funcţionale◦ se face studiul de fezabilitate◦ se analizează costurile şi beneficiile◦ se fixează obiectivele, în funcţie de

obiectivele programului şi ale organizaţiei◦ se formulează propunerile◦ se stabilesc planuri alternative de acţiune◦ se iau decizii de tipul "merge sau nu merge".

Faza 1 – de iniţiere:

identificarea unui program de finanţare (atunci când proiectul este schiţat sub forma unei idei, mai înainte de a identifica finanţarea)

corelarea obiectivelor şi strategiilor proprii organizaţiei cu obiectivele şi priorităţile programului de finanţare

utilizarea rezultatelor studiului de fezabilitate în vederea stabilirii metodologiei proiectului

stabilirea pachetelor de activităţi, a resurselor alocate şi a structurii bugetului

completarea cererii de finanţare

Faza intermediară - de elaborare a unui răspuns la

cererea de oferte:

identificarea şi planificarea succesiunii sarcinilor; activităților

identificarea activităţilor critice pentru succesul proiectului

estimarea şi întocmirea bugetului stabilirea necesarului şi structurii

personalului.

Faza 2 - de planificare:

se stabilesc echipele se stabilesc mijloacele de control se stabilesc instrumentele şi mijloacele de

comunicare.

Faza 2 - de organizare:

comunicarea cu conducerea, clienţii, utilizatorii, finantatorul şi cu alte persoane

desfășurarea activităților analizarea progresului înregistrat monitorizarea costurilor

Faza 3 - de execuţie sau de implementare:

controlul calităţii emiterea ordinelor de schimbare managementul schimbării. Identificarea problemelor; Identificarea eşecurilor şi soluţiilor care să

conducă la eliminarea acestora (prin negociere, înlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare independentă sau în cazuri extreme prin oprirea proiectului);

Modificarea rezultatelor planificate şi obiectivelor proiectului cu unele posibil de realizat.

Faza 4 - controlul/revizuirea :

se instalează produsele / serviciile se pun în funcţiune rezultatele proiectului se face evaluarea proiectului se dizolva echipa de proiect

Faza 5 - de finalizare:

TIPURI DE PROIECTE

organizaţionalelocale regionalenaţionaleinternaţionale

după amploarea obiectivelor:

proiecte socialeproiecte culturaleproiecte economiceproiecte artisticeproiecte ecologiceproiecte de management

după natura proiectelor:

proiectele mici:

au termene de maxim un an; au valori reduse; permit angajările part - time; au cerinţe tehnologice modeste sau medii permit o urmărire directă zilnică.

proiecte medii au termene cuprinse între 2 şi 3 ani; au valoari medii; permit angajările part/full-time; au cerinţe tehnologice medii; urmărirea se realizează prin raportări.

proiecte mari au termene lungi; mai mult de 3-5 ani; au valoare ridicată; permit numai angajări full-time; au cerinţe tehnologice performante; apelează la instrumente şi programe specifice; urmărirea se realizează prin raportări de control.

după mărime: