Baze de Date pentru Gestionarea Activitatii unei Societati Comerciale

- Baze de Date pentru Gestionarea Activitii unei Societi Comerciale-

Cuprins

1. ARGUMENT 2

2. PREZENTAREA APLICATIEI MICROSOFT ACCESS3

3. OBIECTIVELE PROIECTULUI7

4. PROIECTAREA SOLUTIEI9

4.1 STRUCTURA DE DATE TABELE I RELAII9

4.2 INTERFAA APLICAIEI 13

4.3 INTEROGREA BAZEI DE DATE 19

4.4 RAPOARTE

23

5. BIBLIOGRAFIE26

ARGUMENTDin dorina de a lucra mai uor, oamenii tind s foloseasc calculatorul n tot mai multe proiecte. M-am gndit la o posibilitate de a ine evidena unei societi comerciala din Romania care are ca obiect principal de activitate producerea i distribuirea de mbrcminte. Societatea dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vnd mrfuri en-gros, iar principalii clieni sunt alte societi comerciale, din tara si strintate.

Pentru o bun gestionare a clienilor si societatea i-a creat propria baza de date, cuprinznd mai multe tabele si interogri pentru eficien maxima, care poate oferi informaii foarte utile.

Personalul nsrcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la concluzia ca o buna gestionare a clienilor trebuie s aib ca punct de plecare cat mai multe date despre acetia, innd seama ca exista si clieni societi comerciale din afara Romniei.

Am folosit o baz de date n Microsoft Access. O baz de date este un instrument pentru colectarea i organizarea informaiilor . bazele de date pot stoca informaii despre persoane, produse, comenzi sau orice altceva. Multe baze de date ncep sub form de liste ntr-un editor de text sau ntr-o foaie de calcul. Pe msur ce lista crete ncep s apar redundane i inconsistene n datele prezentate. Datele devin greu de neles sub form de list, iar posibilitatea de a cuta i a extrage subseturi de date pentru revizuire sunt limitate. Odat ce ncep s apar aceste probleme, este o idee bun s se transfere aceste date ntr-o baz de date creat de un sistem de gestiune al bazelor de date (DBMS), cum ar fi Microsoft Office Access 2007. PREZENTAREA APLICAIEI MICROSOFT ACCESSSistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face parte din pachetul de aplicaii Microsoft Office exploatabil sub sistemele de operare Windows (2000, XP, Vista).

Microsoft Access deine toate caracteristicile specifice unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale; puternic, flexibil i uor de folosit, el reprezint totodat i un instrument complex de dezvoltare a aplicaiilor de baze de date.

Microsoft Access include avantajele oferite de sistemul de operare Microsoft Windows, n plus permite i faciliti de tipul drag and drop. De asemenea, Microsoft Access este deplin compatibil cu tehnicile de legare i ncapsulare din tehnologia OLE a firmei Microsoft.

Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access se pot sintetiza n urmtoarele:

1. Posibilitatea crerii unei baze de date care s poat fi utilizat de ctre un utilizator sau mai muli utilizatori n mod partajat;

2. Interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin interfaa QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL (Standard Query Language);

3. Automatizarea unor activiti/aciuni prin programare n limbajul VBA sau prin macrocomenzi;

4. Realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale pachetului Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaionale;

5. Interfaa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uor de folosit i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaiilor pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul s regseasc un mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu uurin;

6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprieti ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la apariia unui eveniment, metode la care obiectele reacioneaz n momentul producerii unui eveniment, programare orientat pe obiecte i evenimente;

7. Asisten n dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date;

8. Existena meniului Help i a facilitilor de ajutor contextual;

9. nglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii n dezvoltarea de aplicaii;

10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de nregistrri.

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea i gestionarea bazelor de date relaionale de capacitate mic/medie. Sub aspectul performanelor n funcionare, acestea scad o dat cu creterea volumului bazei de date; astfel, cnd numrul nregistrrilor depete ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle, Microsoft SQL Server sau Informix.

n ciuda complexitii sale, este un sistem uor de utilizat chiar i de cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe Wizard, aplicaii auxiliare ce controleaz multe dintre operaiile uzuale ale activitilor de creare i editare ale tabelelor, interogrilor, formularelor i rapoartelor.

Microsoft Access are o structur de baz de date capabil s combine ntr-un singur fiier de tip .mdb toate obiectele cu care lucreaz: tabelele, interogrile, formularele, rapoartele, comenzile macro i codul Visual Basic.

n ceea ce privete funciile de baz ale Microsoft Access 2003. acestea sunt prezentate n continuare.

Organizarea datelor include crearea i manevrarea tabelelor ce cu-prind date n format tabelar.

Legarea tabelelor i extragerea datelor leag mai multe tabele prin intermediul legturilor dintre date, crend tabele temporare. Capacitatea de a lega tabele prin relaii este una dintre deosebirile eseniale dintre bazele de date relaionale i aplicaiile de gestiune a fiierelor.

Introducerea i editarea datelor presupune proiectarea i implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere i de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor n afar de cea sub form tabelar. Majoritatea utilizatorilor prefer formularele pentru introducerea datelor, mai ales cnd sunt implicate date din mai multe tabele.

Prezentarea datelor implic existena rapoartelor prin intermediul crora se pot centraliza informaiile necesare tipririi.

Funciile suport aplicabile funciilor de baz din Microsoft Access 2003 sunt descrise n continuare: Macrocomenzile constituite din secvene de aciuni ce automati-zeaz operaiile repetitive din cadrul unei baze de date;

Modulele sunt funcii i proceduri scrise n Visual Basic, pentru executarea unor operaii ce depesc macroinstruciunile standard; Securitatea este determinat din funciile disponibile ca opiuni ale meniurilor, fiind eseniale ntr-un mediu multiuser; ele permit acordarea de drepturi de citire/scriere unui grup de utilizatori; Tiprirea permite imprimarea a aproape orice este afiat n modul de lucru al Microsoft Access.Obiectivele proiectuluiScopul este proiectarea unui sistem soft a crui obiectiv este facilitarea obinerii diverselor informaii despre clienii, facturi, produse. Obiectivele proiectului sunt dup cum urmeaz:

centralizarea informaiilor posibilitatea operrii datelor

studiul informaiilor coninuteCerinele fa de aplicaie sunt:

Cerine non-funcionale

Configuraia soft minimal a sistemului de calcul pe care se va instala aplicaia trebuie s conin: sistem de operare Windows, Microsoft Access din pachetul Office. Cerine funcionaleCerinele funcionale au n vedere funciile pe care trebuie s le execute aplicaia: administrare contacte clieni adugare modificare

tergere vizualizare raport clieni interogri clieni (detalii despre clieni, comenzi clieni,clieni dup naionalitate) administrare produse adugare

modificare

tergere

vizualizare raport lista produse

interogri produse (ncasri zilnice pe categorii de produse, cel mai ieftin sau cel mai scump articol dintr-o categorie) administrare facturi

adugare modificare

tergere vizualizare produse facturate interogri facturi ( lista facturilor dintr-o anumit zi, ncasri facturate zilnice sau lunare, numrul facturilor dintr-o anumita perioad, valoarea facturilor unui anumit client)Informaiile dorite se pot obine rapid,datorit organizrii lor pe categorii. Interfaa i meniurile aplicaie trebuie s fie simple i clare astfel nct aplicaia s poat fi folosit uor i de ctre utilizatorii neexperimentai.

Proiectarea soluieiPentru implementarea aplicaiei s-au folosit urmtoarele elemente puse la dispoziie de ctre Access: tabele

formulare interogri rapoarteSTRUCTURA DE DATE TABELE I RELAIITabelele sunt folosite pentru stocarea datelor. Sunt legate prin intermediul unor relaii ce se definesc ntre cmpurile diferitelor tabele. Trebuie evitat repetabilitatea cmpurilor.Tabelele proiectate sunt urmtoarele:

Clieni Produs

Produse Facturate Factura

Structura tabelei Clieni:

Exemplu de implementare pentru clieni:

Structura tabelei Facturi

Structura tabelei Produse

Structura tabelei Produse FacturateRelaiile dintre aceste entiti sunt prezentate n urmtoarea figur:

Justificare acestor relaii este urmtoarea :

un client poate avea mai multe comenzi si prin urmare s-au emis mai multe facturi(Clieni->Facturi) pe o factur avem cel puin un produs facturat (Facturi->Produse facturate)

un produs se poate vinde la n clieni deci va fi facturat de n ori (Produse->Produse facturate)

INTERFAA APLICAIEIFormularele reprezint interfaa propriu-zisa a utilizatorului cu baza de date, unde se poate implementa un meniu de navigare. Interfeele implementate conin butoane pentru execuia diferitelor prelucrri asupra datelor, dar si butoane auxiliare.Formularele proiectate sunt urmatoarele:

Panou de selectie

Clienti

Produse Produse facturate Clienti-interogari

Produse-interogari

Facturi-interogari

Sortare dupa pret

Tabel facturi ordonata crescator dupa cod clientLa iniializarea aplicaiei se va deschide automat urmtoarea interfaa:

Acest panou este mprit n trei seciuni: Seciunea actualizri ne permite efectuarea operaiilor de adugare, modificare, tergere i tiprire a datelor

Seciunea vizualizri putem vizualiza rapoartele despre clieni, produse i facturi

Seciunea interogri obinem diverse informaii,analize i prelucrri ale datelorPrin apsarea butonului Editare Contacte Clienti se deschide urmtoarea interfaa:

Prin apasarea Lista de produse se deschide urmatoarea interfata: Prin apsarea unui butonului de Editare Produse Facturate se deschide urmtoarea interfaa(cmpurile TVA i TOTAL sunt calculate):

De asemenea se pot lista facturile sortate dup pre respectiv dup codul clientului:

Sortare facturi dup pre

Sortare facturi dup codul clientului

n seciunea Interogri se deschide cte un formular pentru fiecare din cele trei entiti (clieni, produse si facturi):

Formular pentru interogare date clieni

Formular pentru interogare date produse

Formular pentru interogarea datelor despre produsele facturate

INTEROGAREA BAZEI DE DATE

Interogrile se utilizeaz pentru a vizualiza, modifica i analiza datele n diverse moduri. Pentru a realiza obiectivele propuse pentru aplicaie am utilizat urmtoarele tipuri de interogri : interogri de selecie, interogri de actualizare, interogri cu parametri i interogri de cmp calculat.

Pentru a obine diverse informaii despre clieni am creat urmtoarele interogri:

Comenzi clieni se afieaz toate comenzile unui client. Trebuie s introducem numele clientului sau primele litere (dac introducem litera A se vor afia comenzile pentru toi clieni al cror nume ncepe cu litera A) Clienii de azi se afieaz lista clienilor din ziua curent

Clieni romni afieaz clienii din Romnia

Detalii clien afieaz detaliile unui anumit client(introdus de utilizator in momentul execuiei)

Exemplu :interogarea Comenzi clieni n modul Design ViewPentru a obine diverse informaii i a prelucra datele despre produsele existente in baza de date am creat urmtoarele interogri:

Cele mai ieftine produse afieaz articolele cu preul cel mai mic din fiecare categorie de produs Cele mai scumpe produse afieaz articolele cu preul cel mai mare din fiecare categorie de produs

ncasri pentru ziua curenta pe categorie de produs se afieaz ncasrile zilei curente pentru fiecare categorie de produs. Se adaug cmpul Total care nsumeaz valoarea vnzrilor din ziua curenta(grupare pe cmpurile CATEGORIE i DATAFACT).

Exemplu : interogarea ncasri pentru ziua curenta pe categorie de produs n modul Design ViewPentru a obine diverse informaii i a prelucra datele despre facturile emise am creat urmtoarele interogri:

Facturi emise sortate pe data specificata lista facturilor pentru o data calendaristic specificat de utilizator Tabel facturi ordonate crescator dupa cod client afieaz lista facturilor cu toate detaliile, sortate crescator dupa cod client Total vanzari in luna curenta afieaz suma ncasat n luna curent. Se adaug cmpul Total care nsumeaz valoarea vnzrilor din luna curenta Total facturi emise pe zi afieaza numrul facturilor emise n fiecare zi Total vanzari pe o anumita zi calculeaz totalul vnzrilor dintr-o zi specificat de utilizator Vanzari per client se calculeaz valoarea facturat pentru fiecare client

Exemplu :interogarea Vnzri per client n modul Design View

Interogarea Actualizare preuri modific preurile tuturor produselor cu procentul specificat( valori pozitive pentru creterea preurilor sau valori negative pentru scdere)

Se va introduce valoarea parametrului de actualizare a preurilor

Exemplu :interogarea Actualizare preuri n modul Design View

RAPOARTE

Raportul este un mod eficient de a prezenta informaiile ntr-un format doar n citire, precum un document imprimat. Pot fi imprimate i alte obiecte Access precum formulare, foi de date dar rapoartele ofer un control mai mare al afirii informaiilor i mai mult flexibilitate cnd se prezint informaii de sintez.

Prin apsarea butonului Vizualizare Clieni din panoul de selectare se deschide urmtorul raport:Prin apsarea butonului Vizualizare Produse facturate din panoul de selectare se deschide urmtorul raport:

Prin apsarea butonului Vizualizare Produse din panoul de selectare se deschide urmtorul raport:Aplicaia a fost testat prin introducerea unor date de prob n baza de date.

BIBLIOGRAFIE1. Peterson J. "Baze de date pentru nceptori", Ed. All, 2003

2. Popa Gh. i alii "Baze de date ACCESS", Ed. Cison, 2003

3. Cicorta, Al. "Initiere n Access i SQL", Ed. UVVG, 2002 4. Pavel NASTASE,Florin MIHAI- Baze de date- Microsoft Access ,200522