Audit de Mediu

2.8. Pregtirea activitilor de audit la faa locului

2.8.1. Pregtirea planului de audit

Conductorul echipei de audit ar trebui s pregteasc un plan de audit pentru a asigura baza nelegerii dintre clientul auditului, echipa de audit i auditat referitor la desfurarea auditului. Planul are rolul s uureze programarea i coordonarea activitilor de audit.

Detaliile furnizate n planul de audit ar trebui s reflecte domeniul i complexitatea auditului. Planul de audit ar trebui s fie suficient de flexibil pentru a permite modificri, cum ar fi modificrile domeniului auditului, care pot deveni necesare pe msura desfurrii activitilor de audit la faa locului.

Planul de audit ar trebui s includ:

obiectivele auditului;

criteriile de audit i orice documente de referin;

domeniul auditului, inclusiv identificarea unitilor organizaionale i funcionale precum i a proceselor care urmeaz s fie auditate;

datele i locaiile unde se vor desfura activitile de audit la faa locului;

perioada i durata apreciate pentru desfurarea activitilor de audit la faa locului, inclusiv ntlnirile cu managementul auditului i cele ale echipei de audit;

rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a persoanelor care l nsoesc;

alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului;

identificarea reprezentantului pentru audit din partea auditatului;

limba n care se lucreaz i cea n care se redacteaz raportul de audit atunci cnd este diferit de limba auditorului i/sau a auditatului;

elementele raportului de audit;

acordurile de natur logistic (transport, faciliti la faa locului etc.);

aspectele referitoare la confidenialitate;

orice aciune de urmrire a auditului.

Planul ar trebui analizat i acceptat de clientul auditului i prezentat auditatului nainte de nceperea activitilor de audit la faa locului.

2.8.2. Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit

Conductorul echipei de audit, de comun acord cu echipa de audit, trebuie s atribuie fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea anumitor procese, funcii, locuri, zone sau activiti.

Distribuia responsabilitilor ar trebui s ia n considerare necesitatea de independen i competen a auditorilor precum i utilizarea eficace a resurselor, ca i rolurile i responsabilitile diferite ale auditorilor. Pe msura desfurrii auditului pot fi fcute schimbri ale alocrii activitilor cu scopul de a se asigura realizarea obiectivelor auditului.

2.8.3. Pregtirea documentelor de lucru

Membrii echipei de audit trebuie s analizeze informaiile relevante pentru activitile de audit alocate i s-i pregteasc, dup cum este necesar, documentele de lucru, ca referin i pentru nregistrarea desfurrii auditului. Astfel de documente de lucru pot include:

liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit;

formulare pentru nregistrarea informaiilor, cum ar fi dovezile de susinere, constatrile de audit i nregistrrile edinelor.

Utilizarea listelor de verificare i a formularelor nu ar trebui s restricioneze amploarea activitilor de audit, care se poate schimba ca rezultat al informaiilor colectate pe parcursul auditului. Documentele de lucru, inclusiv nregistrrile rezultate din utilizarea lor, ar trebui pstrate, cel puin pn la terminarea auditului.

2.9. Desfurarea activitilor de audit la faa locului

2.9.1. Desfurarea edinei de deschidere

O edin de deschidere trebuie s se in cu managementul auditatului sau atunci cnd este cazul, cu acei responsabili de funciile i procesele auditate. Scopul unei edine de deschidere este:

confirmarea planului de audit;

furnizarea unui scurt rezumat al modului de desfurare a activitilor de audit;

confirmarea canalelor de comunicare;

furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri.

2.9.2. Comunicarea pe parcursul auditului

n funcie de domeniul i de complexitatea auditului poate fi necesar s se fac unele convenii oficiale pentru comunicarea n cadrul echipei de audit i cu auditatul pe parcursul unui audit.

Echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de informaii, s evalueze desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie.

Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit ar trebui s comunice periodic stadiul auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n timpul auditului care sugereaz un risc imediat i semnificativ ar trebui anunate fr ntrziere auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului.

Orice nevoie de schimbare a domeniului auditului care poate deveni evident n timpul desfurrii activitilor de audit la faa locului ar trebui analizat i aprobat de clientul auditului, i dup cum este cazul, de ctre auditat.

2.9.3. Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor

Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte din ea. Nu trebuie s influeneze sau s intervin n desfurarea auditului. Atunci cnd ghizii sunt desemnai de auditat, ei ar trebui s asiste echipa de audit i s acioneze la cererea conductorului echipei de audit. Responsabilitile lor pot include urmtoarele:

stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri;

aranjarea vizitelor ntr-o anume parte a locaiei sau companiei;

asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i securitate ale locaiei sunt cunoscute i respectate de membrii echipei de audit;

asistarea la audit n numele auditatului;

furnizarea clarificrilor sau participarea la colectarea informaiilor.

2.9.4. Colectarea i verificarea informaiilor

n timpul auditului, informaiile relevante fa de obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare la interfeele dintre funcii, activiti i procese ar trebui colectate prin eantionare corespunztoare i ar trebui verificate. Doar informaiile care sunt verificabile pot fi dovad de audit. Dovezile de audit trebuiesc nregistrate.

n figura 2 este ilustrat prezentarea de ansamblu a procesului, de la colectarea informaiilor la stabilirea concluziilor de audit.

Fig. 2.2. Prezentarea procesului de la colectarea informaiilor pn la stabilirea concluziilor auditului.

Metodele de colectare a informaiilor includ:

interviuri;

observarea activitilor;

analiza documentelor.

2.9.5. Generarea constatrilor auditului

Dovezile de audit ar trebui evaluate fa de criteriile de audit pentru a genera constatrile auditului. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea fie neconformitatea cu criteriile de audit. n cazul n care este specificat n obiectivele auditului, constatrile auditului pot identifica o oportunitate de mbuntire.

Conformitatea cu criteriile de audit ar trebui sintetizat pentru a indica locaiile, funciile sau procesele care au fost auditate.

Neconformitile i dovezile de audit care le susin trebuiesc nregistrate, pot fi de asemenea clasificate. Acestea ar trebui analizate cu auditatul pentru a obine confirmarea c dovada de audit este clar i astfel neconformitile sunt nelese.

2.9.6. Desfurarea edinei de nchidere

edina de nchidere condus de conductorul echipei de audit, trebuie inut pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie nelese i nsuite de auditat i pentru a se conveni dac este cazul, asupra unei perioade de timp pentru ca auditatul s prezinte un plan de aciuni corective i preventive.

Printre participanii la edina de nchidere ar trebui s includ auditatul i de asemenea pot fi inclui clientul auditului i alte pri interesate. Dac este necesar, conductorul echipei de audit trebuie s l ntiineze pe auditat de situaiile ntlnite pe parcursul auditului, care pot diminua ncrederea n concluziile auditului.

2.10. Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de audit

Conductorul echipei de audit este responsabil de pregtirea i coninutul raportului de audit. Raportul de audit ar trebui s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a auditului, i ar trebui s conin sau s fac referire la:

obiectivele auditului;

domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i organizatorice, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul;

identificarea clientului auditului;

identificarea conductorului i a membrilor echipei de audit;

datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului;

criteriile de audit;

constatrile auditului;

concluziile auditului.

Raportul de audit poate, de asemenea, s includ sau s fac referire la urmtoarele, dup caz:

planul de audit;

lista reprezentanilor auditatului,

un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii i / sau obstacolelor ntlnite care pot diminua ncrederea n concluziile auditului;

confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n cadrul domeniului auditului n concordan cu planul de audit;

zonele neacoperite, dei incluse n domeniul auditului;

orice opinii divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat;

recomandrile pentru mbuntire, dac este specificat n obiectivele auditului;

planurile aciunilor de urmrire convenite, dac exist;

o declaraie referitoare la confidenialitatea coninutului raportului;

lista de difuzare a raportului de audit.

Raportul de audit ar trebui emis n perioada de timp convenit. Dac nu este posibil, motivele de ntrziere ar trebui comunicate clientului auditului i ar trebui convenit o nou dat de emitere.

Raportul de audit ar trebui datat, analizat i aprobat conform procedurilor programului de audit. Raportul de audit aprobat ar trebui difuzat destinatarilor desemnai de clientul auditului. Raportul de audit este proprietatea clientului auditului. Membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului ar trebui s respecte i s pstreze confidenialitatea raportului.

2.11. ncheierea raportului

Auditul se consider ncheiat atunci cnd activitile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat.

Documentele referitoare la audit ar trebui reinute sau distruse n baza acordului dintre prile participante i n concordan cu procedurile programului de audit i cerinele legale, reglementate i contractuale aplicabile.

Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili pentru conducerea programului de audit nu ar trebui s dezvluie coninutul documentelor, orice informaii obinute n perioada auditului sau raportul de audit, nici unei pri fr acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul, fr aprobarea auditatului. Dac este cerut dezvluirea coninutului documentelor auditului, clientul auditului i auditatul ar trebui informai ct mai curnd posibil.

2.12. Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit

Concluziile unui audit pot indica necesitatea unei aciuni corective, preventive sau de mbuntire, dup caz. Astfel de aciuni sunt decise i ntreprinse de obicei de auditat n cadrul perioadei de timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit. Auditatul ar trebui s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor aciuni.

Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective ar trebui verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit ulterior.

2.13. Cunotine i abiliti

2.13.1. Cunotine i abiliti generice pentru auditorii sistemelor de management al calitii i de mediu

Auditorii ar trebui s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:

principii, proceduri i tehnici de audit: care s permit auditorului s le aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri i s se asigure c auditurile sunt desfurate ntr-o manier consecvent i sistematic. Un auditor ar trebui s fie capabil s:

aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;

planifice i s organizeze activitatea n mod eficace;

efectueze auditul n limitele programului agreat;

stabileasc prioritile i s se concentreze pe probleme n funcie de importan;

colecteze informaii n mod eficace prin intervievare, ascultare, observare i analizarea documentelor, nregistrrilor i a datelor;

neleag adecvarea i consecinele utilizrii tehnicilor de eantionare pentru auditare;

verifice exactitatea informaiilor colectate;

confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru a susine constatrile i concluziile auditului;

evalueze acei factori care pot influena credibilitatea constatrilor i concluziilor auditului,

utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile auditului;

pregteasc rapoartele de audit;

menin confidenialitatea i securitatea informaiilor;

comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale, fie prin intermediul unui interpret.

sisteme de management i documente de referin care s permit auditorului s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

modul de aplicare a sistemelor de management diverselor organizaii;

interaciunea dintre componentele sistemului de management;

standardele sistemelor de management al calitii sau de mediu, proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management utilizate ca i criterii de audit;

recunoaterea diferenelor dintre documentele de referin i prioritile acestora;

aplicarea documentelor de referin pentru diferite situaii de audit;

sisteme informatice i tehnologia informaiei utilizate pentru autorizarea, securitatea, difuzarea i controlul documentelor, datelor i nregistrrilor.

situaii organizaionale, care s permit auditorilor s neleag contextul operaional al organizaiei. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei;

procesele generale ale activitii i terminologia conex;

obiceiurile culturale i sociale ale auditului.

legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile disciplinei care permit auditorului s cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate i s lucreze n limitele acestor cerine. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale;

contracte i acorduri;

tratate i convenii internaionale,

alte cerine la care organizaia subscrie.

Conductorii echipei de audit ar trebui s aib cunotine i abiliti suplimentare de leadership al auditului pentru a facilita desfurarea eficace i eficient a auditului. Un conductor al unei echipe de audit ar trebui s fie capabil s:

planifice auditul i s utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;

reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul auditului i auditatul;

organizeze i s orienteze membrii echipei de audit;

asigure orientarea i ndrumarea auditorilor n curs de formare;

conduc echipa de audit pentru a obine concluziile auditului;

previn i s rezolve conflictele;

pregteasc i s finalizeze raportul de audit.

Auditorii sistemului de management de mediu ar trebui s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:

tehnici i metode din domeniul managementului mediului: pentru a permite auditorului s examineze sistemele de management de mediu i s genereze constatrile i concluziile corespunztoare auditului. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

terminologia n domeniul mediului;

principiile de management de mediu i aplicarea acestora;

instrumentele managementului de mediu i aplicarea acestora (cum ar fi evalurile impacturilor/ aspectelor de mediu, evaluarea ciclului de via, evaluarea performanei de mediu etc.).

tiine i tehnologii de mediu pentru a permite auditorului s neleag relaia fundamental dintre activitile umane i mediu. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

impactul activitilor umane asupra mediului;

interaciunea sistemelor;

tipuri de mediu (exemplu: aer, ap, sol);

managementul resurselor naturale (exemplu: combustibili fosili, apa, flora i fauna);

metode generale pentru protecia mediului.

aspecte tehnice i de mediu referitoare la operare pentru a permite auditorului s neleag interaciunea activitilor, produselor, serviciilor i operaiunilor auditatului cu mediul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

terminologia specific sectorului;

aspecte i impacturi de mediu;

metode pentru evaluarea msurii n care aspectele de mediu sunt semnificative sau nu;

caracteristici critice ale proceselor operaionale, produselor i serviciilor;

tehnici pentru monitorizare i msurare;

tehnologii pentru prevenirea polurii.

2.13.2. Studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit

Auditorii ar trebui s aib studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit:

trebuie s absolve studii suficiente pentru a dobndi cunotinele i abilitile prezentate mai sus;

trebuie s aib experien profesional care s contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor pentru conducerea unui audit;

s fac dovada finalizrii instruirii ca auditor care contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor n domeniu. Aceast instruire poate fi furnizat de propria organizaie sau de o organizaie extern;

trebuie s aib experien de audit, experien ce ar trebui acumulat sub orientarea i ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor al unei echipe de audit n aceeai disciplin.

Organizaiile ar trebui s stabileasc nivelurile de audit, experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit pentru un auditor, necesare pentru a dobndi cunotinele i abilitile corespunztoare programului de audit.

2.13.3. Meninerea i mbuntirea competenei

Dezvoltarea profesional continu se refer la meninerea i mbuntirea cunotinelor, a abilitilor i a aptitudinilor personale. Aceasta poate fi realizat prin mijloace ca experiena de munc suplimentar, instruire, studiu individual, studiu asistat, participarea la ntlniri, seminarii i conferine sau alte activiti relevante. Auditorii ar trebui s demonstreze dezvoltarea profesional continu.

2.13.4. Evaluarea auditorilor

Evaluarea auditorilor i a conductorilor echipei de audit ar trebui planificat, implementat i nregistrat n concordan cu procedurile programului de audit pentru a furniza un rezultat care este obiectiv, consecvent, corect i de ncredere.

Procesul de evaluare ar trebui s identifice nevoile de instruire i alte nevoi de mbuntire a abilitilor. Evaluarea auditurilor intervine n urmtoarele etape:

evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin auditori;

evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei de audit;

evaluarea continu a performanei auditorului pentru a identifica necesitile pentru meninerea i mbuntirea cunotinelor i a abilitilor.

Procesul de evaluare implic patru pai principali:

pasul 1 identificarea aptitudinilor personale, a cunotinelor i abilitilor pentru a ndeplini necesitile programului de audit. Pentru stabilirea cunotinelor i abilitilor adecvate ar trebui s ia n considerare:

mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat;

obiectivele i amploarea programului de audit;

cerinele de certificare/ nregistrare i acreditare;

rolul procesului de audit n managementul organizaiei care va fi auditat;

nivelul de ncredere cerut n programul de audit;

complexitatea sistemului de management care va fi auditat.

pasul 2 stabilirea criteriilor de evaluare. Criteriile pot fi cantitative (ca de exemplu anii de experien profesional i de studii, numrul de audituri efectuate, orele de instruire n domeniul auditului) sau calitative (ca de exemplu demonstrarea aptitudinilor personale, a cunotinelor sau a abilitilor, n timpul instruirii sau la locul de munc).

pasul 3 evaluarea ar trebui realizat de o persoan sau de un grup de persoane care utilizeaz una sau mai multe metode selectate dintre cele prezentate n tabelul 1. Pentru utilizarea datelor prezentate n tabel ar trebui s se ia n considerare:

metodele prezentate reprezint o gam de opiuni i pot s nu fie aplicabile n toate situaiile;

diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce privete ncrederea conferit;

o combinaie de metode care ar trebui de regul s fie utilizat pentru a asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect i de ncredere.

Tabelul nr. 1

Metode de evaluare

Nr. crt.Metoda de evaluareObiectiveExemple

1.Analiza nregistrrilorVerificarea pregtirii i experienei acumulate de auditorAnaliza nregistrrilor referitoare la studii, instruire, experien profesional i de audit

2.Feedback pozitiv i negativFurnizarea informaiilor despre cum este perceput prestaia auditoruluiSupravegheri, chestionare, referine personale, mrturii, reclamaii, evaluarea prestaiei, analize reciproce

3.InterviuEvaluarea aptitudinilor personale i a abilitilor de comunicare, verificarea informaiilor, testarea cunotinelor i obinerea de informaii suplimentareInterviuri fa n fa sau la telefon

4.ObservareEvaluarea aptitudinilor personale i a capacitii de a aplica cunotine i abilitiInterpretare de roluri, audituri cu supraveghere, evaluarea n timpul activitii sale

5.TestareEvaluarea aptitudinilor personale, cunotinelor i abilitilor, precum i aplicarea acestoraExamene scrise i orale, testare psihometric

6.Analiza post auditFurnizarea informaiilor atunci cnd observarea direct nu este posibil sau nu este adecvatAnalizarea raportului de audit i discuia cu clientul auditului, cu auditatul, cu colegii i cu auditorul

pasul 4 desfurarea evalurii. La acest pas informaiile colectate despre persoan sunt comparate cu criteriile stabilite la pasul 2. Atunci cnd o persoan nu ndeplinete criteriile, se solicit instruire suplimentar, experien profesional i/ sau experien de audit suplimentar, dup care ar trebui efectuat o reevaluare.

Sursa de informaii

Colectarea prin eantionare corespunztoare i verificare

Dovada de audit

Evaluarea fa de criteriile de audit

Constatri ale auditului

Analizare

Sursa de informaii

Concluzii ale auditului

PAGE 1