Tema 2Analiza nevoilor de training

1. MEDIUL DE AFACERI I CONCURENIAL

Se stie ca dezvoltarea personalului si instruirea lui nu poate fi conceputa n afara cadrului organizational, iar organizatia nu poate exista n afara mediului economic si de relatii n care a fost constituita, de aceea ea trebuie sa se adapteze la toate influentele acestui mediu, dezvoltnd o cultur organizaional care s accepte schimbarea.

Compania in care voi prezenta acest studiu de caz este una dintre cele mai mari companii private din ar. Ea este o companie mixta, la care statul romn are pachetul de aciuni minoritar. Are un numr de, aproximativ, 14.000 de angajai n toat ara. Compania se afl ntr-un intens program de transformare, deci schimbrile care au loc snt foarte rapide i dinamice. Personalul firmei trebuie s fie pregtit s fac fa acestor schimbri, iar managementul companiei se asigura de acest lucru, urmrind i monitoriznd permanent procesul de training.

ntr-adevr, trainingul a fost perceput la nceput (prin anul 1998 cnd schimbrile n tehnologie, mentalitate, etc. erau mult mai dinamice ca acum) mai degraba ca o interventie pe termen scurt, practic un raspuns la schimbarile petrecute n contextul organizational.

Lund pe rnd factorii ce influeneaz organizaia, pot spune urmatoarele:1. Contextul general extern aa cum am spus, progresul tehnic n domeniul n care activeaz firma este deosebit de dinamic. Ceea ce, astzi, este modern, mine este deja depit. Nimic nu mai poate funiona dac nu se utilizeaz computerele i programele dedicate. De asemenea, n prezent, firma trebuie s fac fa unei concurene din ce n ce mai puternic. Acum, ea nu mai deine monopolul! n acelai timp, firma trebuie s se supun i reglementrilor instituite de ctre stat.

2. Contextul extern specific toate schimbrile care au loc n firm snt fcute pentru ridicarea nivelului de satisfacie a clienilor externi (servicii i produce de calitate, moderne i variate, pachete de oferte, programe de fidelizare a clienilor, etc).

3. Contextul intern schimbrile care au loc n firm urmresc att nivelul de satisfacie a clienilor interni prin crearea de pachete salariale, bonificaii sub forma unor cursuri de instruire, asigurri de sntate, etc, precum i necesitatea existenei de personal cu nalt calificare i competen, astfel nct rezultatele obinute de angajai s fie cel puin egale cu obiectivele primite. Toate acestea urmeaz viziunea, misiunea i valorile declarate oficial de ctre managementul strategic al firmei. Tocmai pentru ca schimbrile s fie duse cu succes la ndeplinire, valorile corporative i ghidul valorilor companiei nu au fost importate de ctre din firma-mam (din strintate), ci au fost elaborate i descrise comportamental de ctre specialiti din cadrul firmei, cu participarea decidenilor romn. influenta acestuia se refera mai ales la necesitatea ca resursele

Prin urmare, firma adopt o strategie de cretere, ntruct dorete s-i mreasc segmentul de piata i i dezvolt noi servicii i produse.

Din punct de vedere strategic, firma este suficient de matur n ceea ce priveste dezvoltarea resurselor umane, ntruct managementul strategic susine tot ce ine de dezvoltarea angajailor, misiunea, viziunea, valorile si obiectivele organizaionale snt integrate i instituionalizate, snt elaborate politici i proceduri pentru dezvoltarea resurselor umane, iar rolul specialistului de instruire / dezvoltare - lector (aa este numit funcia respectiv n cadrul firmei) este unul specific i dedicat.

2. . REALIZAREA I APLICAREA METODOLOGIEI PENTRU IDENTIFICAREA I ANALIZA NEVOILOR DE TRAINING (IANT)

Aa cum am spus, in firma pe care o prezint, s-au lansat noi tehnologii, s-au implementat noi sisteme informatice, care vin att n sprijinul clienilor externi, ct i al angajailor. Acionarul strin a venit cu o alt nentalitate, alt cultura. Cel mai important lucru la conducerea unei schimbri reuite este comunicarea.. n sediul central al firmei, o mare parte a procesului de comunicare se desfoar n limba englez. De asemenea i o parte din activitatea reprezentailor de vnzri presupune o fluent comunicare n limba englez (pentru prezentri de servicii i produse livrate de companie, negocieri, etc). Astfel, a aprut o nevoie operaional neprevazut, care consta ntr-o problem major i anume, s-a constatat de ctre directorul comercial c departamentul de reprezentani vnzri pierde clieni strini. innd cont c acest departament a angajat de curnd personal pe aceast funcie, iar la recrutare nu s-a solicitat aplicare nici unui test de cunoatere a limbilor strine, s-a apelat la training, pentru a rezolva o astfel de problem.

i pentru a se livra programul de instuire corespunztor rezolvrii acestei probleme, trebuie fcut mai nti dentificarea i apoi analiza nevoilor de instruire. Prin identificarea i analiza nevoilor de instruire se poate confirma sau informa existena acelei probleme i poate s spun dac problema poate fi rezolvat prin instruire sau ea provine din alte cauze;

n acest proces de identificare i analiz a nevoilor de instruire, trebuie implicai att decidenii strategici, ct i persoanele direct implicate n procesul de training. Astefl, acetia snt: 1. Managementul strategic (Directorii Executivi)2. eful direct al locului de munc i eful ierarhic superior (eful de departament reprezentai vnzri i Directoriul Comercial)3. Directorul diviziei de instruire4. Specialistul de instruire / dezvoltare (trainerul) 5. Participanii care snt angajaii firmei

Este evident faptul c managementul strategic trebuie implicat n acest proces, ntruct trebuie alocate resursele, iar nivelul performaei este de un larg interes la niivel organizaional.

Directorul de instruire de training stabilete prioritile acestui proces n faa altor problematici specifice, cu care se confrunt zilnic i urmrete i coordoneaz derularea demersului respectiv.

eful locului de munc al salariailor care vor participa la procesul de instruire, (eful de departament reprezentani vnzri) poate identifica iniial o nevoie de instruie, de aceea, n aceast companie, el este parte integranta n demersul de identificare i analiz a nevoilor de instruire, iar directorul comercial trebuie s urmreasc implementarea aciunii de formare i s coordoneze celelalte problemele aprute.

2

Trainerul este legtura cu efii locurilor de munc i acord consultan cu privire la programe de instruire deja existente. De asemenea tot trainerul este cel care realizeaz rapoartele si monitorizarea procesului.

Angajaii viitori participani la programul de instruire trebuie s fie clar si corect informai, nca de la nceput, asupra procesului ce se va desfura, ntruct ei trebuie s fie motivai s nvee i s-i dea tot interesul pentru a face aceasta.

Identificarea nevoilor de instruire este o form de cercetare. n primul rnd, ea demonstreaz existena unei probleme ce poate fi rezolvat prin instruire sau nu. Deci, trebuie identificat clar lacunele ce pot fi acoperite prin cursuri. Acest lucru se poate afla, comparnd situaia existent cu o situaie viitoare de dorit i apoi, descoperind modul n care instruire poate s ne duc de aici acolo.

Se pot aplica diferite metode, cum ar fi: chestionare de auto-evaluare observarea interviuri individuale fia postului etc.

Pentru a clarifica expectaiile i cerinele, n firm pe care o prezint, s-a aplicat urmtorul chestionar, tuturor reprezentailor de vnzri din cadrul departamentului:

Chestionar privind analiza nevoilor

1. Abiliti de comunicare Citit Scris Vorbit nelgere Gramatic Vocabular

Pe care din aceste domenii de mai sus trebuie s le mbuntii (in ordine)?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Texte scrise Contracte Articole de interest general Articole de specialitate Mesaje oficiale prin e-mail Rapoarte Referate Scrisori oficiale comerciale Mesaje prin fax Adrese oficiale Programe

3

Minute Etc (specificai)

Din ariile specificate mai sus, alegei i menionai pe cele 5 n care folosii comunicarea scris n limba englez (n ordinea utilizrii)?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Din ariile specificate mai sus, menionai care cele n care trebuie s citii in limba englez (in ordinea utilizrii)?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

n care din cele de mai sus, avei nevoie de practic (n ordine)?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Vorbire i nelegere Conferine ntlniri unu-la-unu Convorbiri telefonice ntlniri cu 3 sau mai muli clieni (specificai numrul maxim) Prezentri Socializare Altele (specificai)

n care din urmtoarele situaii trebuie s vorbii? (din cele de mai sus)________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Care, din cele rmase, trebuie s ascultai i s nelegei?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Marcai categoriile cu care interacionai, n comunicarea n limba englez Clieni Poteniali clieni eful direct Ali factori de decizie din cadrul firmei Subordonai Colegi din acelai birou Colegi din alte departamente (specificai din ce alte departamente) Alii (specificai)

Cror grupuri trebuie s le vorbii n englez? Marcai naionalitile?

4

Grup de vorbitori nativ de limb englez (din ce ar?) Grup de persoane care nu snt vorbitori nativi de limb englez (din ce ri?) Grupuri mixte de persoane (vorbitori nativi i alte persoane strine)________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cui considerai c v adresai cel mai greu n englez (vorbit i neles) i de ce?________________________________________________________________________________________________________________________________________________

C. DETERMINAREA I SPECIFICAREA NEVOILOR DE FORMARE:

Pentru a stabili i specifica nevoile de formare, n firm se aplic urmtorul chestionar

STIMAI COLEGI,STIMAI COLEGI,

V rugm s completai chestionarul de mai jos, carempreun cu discuiile libere privind ateptrile dumneavoastr, ce se vor desfura ulterior, ne va permite (dac va fi completat cu sinceritate i atenie) s solicitm livrm cel mai potrivit i util program de instruire pentru dumneavoastr.

Chestionarul este compus din 2 pri. Prima parte reprezint elementele de gramatic i lexic corespunztoare studiului limbii engleze. n partea a doua snt prezentate cele 4 tipuri de componente / abiliti de comunicare n limba englez, care determin capacitatea / gradul (a, b, c sau d) fiecruia dintre dumneavoastr de a le aplica n mod real.

V mulumim.

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARECHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

I.I. V rugm s studiai cu atenie prezentarea de mai jos a principalelor elemente de gramatic i de vocabular i s bifai casetele din dreptul elementelor de mai jos, pe care le stpnii deja:

alfabetul i sunetele limbii engleze;verbul to be la afirmativ, negativ i interogativ;articolul nehotrt a / an i articolul hotrt the;adjectivul posesiv, demonstrativ i antonimele;genitivul cu apostrof s;timpul Present Simple (la afirmativ, negativ i interogativ);exprimarea nevoilor generale i particulare cu Present Simple;exprimarea posesiei cu have/have got;pronumele interogative (Who/Whose/Whom/What/Which);adverbele de timp;expresiile There is/ There are;some i any folosite cu substantive numrabile i nenumrabile;prepoziiile care indic locul desfurrii unei aciuni;can/ cant/ was/ were/ could;

5

timpul Past Simple al verbelor regulate i neregulate la afirmativ, negativ i interogativ;timpul Past Simple la negativ i n construciile cu ago;expresii pentru exprimarea timpului (a momentului desfurrii unei aciuni);cuvinte compuse cu some, any, every- i no-;like i would like;How much? i How many?;gradele de comparaie ale adjectivelor (comparativ de superioritate i superlativ relativ);viitorul simplu (Future Simple) exprimat cu will, be going to i Present Continuous;pronumele posesive (mine/yours/his/hers/its/ours/theirs);folosirea infinitivului pentru a exprima scopul unei aciuni;verbele auxiliare;forme ale pronumelor interogative (How many?, What sort?, What happened?);adverbe de mod;timpul Present Perfect exprimat cu ever, never, yet i just;have been sau have gone?;exprimarea obligaiei cu have to/ has to;verbele say i tell;timpurile Present Simple i Continuous; Present Simple sau Continuous?;timpurile Past Simple i Past Continuous; Past Simple sau Continuous?;exprimarea cantitilor;folosirea infinitivului pentru a exprima scopul unei aciuni;gradele de comparaie ale adjectivelor (comparativul de superioritate i comparativul relativ);exprimarea atitudinii cu have to/ should;timpurile Present Perfect Simple i Present Perfect Continuous; Present Perfect Simple sau Continuous?;frazele condiionale exprimate cu will i might (condiia real i condiia ireal posibil);propoziiile circumstaniale de timp (introduse de conjuncii: when/as/while/until/before /after, etc.);folosirea expresiei used to;afirmaii i negaii exprimate prin vorbirea indirect;timpul Past Perfect;exprimarea unei cereri politicoase cu verbele modale (could/ would);exprimarea inteniei i a inteniei premeditate cu will i going to;exprimarea unei obligaii puternice, slabe sau inexistente cu ajutorul verbelor modale (must/ mustnt, have to, should/ shouldnt/ dont have to);exprimarea situaiilor reale, ireale posibile i ireale imposibile, cu ajutorul condiionalului;exprimarea abilitii i permisiunii cu ajutorul verbelor modale (can/ cant, could/ manage to/ able to);exprimarea probabilitii i a planurilor viitoare cu Present Continuous, might i could;

6

folosirea diatezei pasive i a ntrebrilor indirecte; II. II. n tabelul urmtor, v rog s bifai numai caseta corespunztoare variantei corecte (a, b, c sau d): I. Capacitatea de a asculta i nelege (Listening & Comprehension)

a) nelegei fr dificultate cnd vi se vorbete n ritm obinuit b) nelegei aproape totul dac vi se vorbete rar i cu atenie c) solicitai adesea repetarea i/sau traducerea anumitor cuvinte/expresii d) nu nelegei deloc limba vorbit

II. Capacitatea de a scrie (Writing)

a) scriei corect, cu uurin, fr s consultai foarte des dicionarul b) scriei ncet i/sau cu un grad moderat de corectitudinec) scriei cu dificultate i facei greeli frecvente

III. Capacitatea de a citi i nelege textul citit (Reading & Comprehension)

a) citii fluent i nelegei totul b) citii rar dar nelegei tot ce citiic) citii cu dificultate i apelai deseori la dicionard) nu putei citi

IV. Capacitatea de a vorbi (Speaking)

a) vorbii fluent i corect i sntei uor de neles b) vorbii inteligibil dar fr fluen sau corectitudinec) vorbii cu pauze i adesea nu v gsii cuvintele potrivite

n urma centralizrii rspunsurilor i a discuiilor cu factorii decideni implicai n acest proces, s-a stabilit necesitatea elaborrii unui program de instruire pe limba englez, pe grupul-int de reprezentani de vnzri.

7

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE