Activitati Pagina resurse -...

Activitati◦ Curs

◦ Laborator

◦ Proiect

Pagina resurse: http://control.aut.utcluj.ro/doc

[email protected]

http://control.aut.utcluj.ro/doc

Gestiunea Proiectelor 4

Proiectul reprezintă un efort temporar realizat în vedereacreerii unui produs/serviciu unic.

Caracterisile unui proiect:◦ reprezintă o întreprindere unică (diferă de alte proiecte în div. aspecte),◦ are obiective, scopuri specifice,◦ necesită resurse (umane sau tehnice),◦ se bazează pe un buget,◦ urmează o anumită planificare,◦ presupune efortul unor oameni,◦ se evaluează pe baza unor metode de măsurare a calitătii,◦ durează o perioadă limitată de timp.


Proiect informatic (definitie Microsoft):◦ Proiectul informatic este un efort temporar întreprinspentru a creea o soluţie, serviciu sau rezultat unic.


început şi sfârşit bine determinate temporar nu înseamnă o perioadă de timp

scurtă... temporar nu este un atribut al rezultatului

proiectului sfârşit:

◦ când toate obiectivele au fost atinse, sau◦ când este evident că obiectivele nu pot fi atinse

TEMPORAR e un atribut ce se aplică şi altoraspecte:◦ oportunitatea este temporară (anumite proiecte au o anumită perioadă de timp pentru a se finaliza)◦ echipa de proiect este deseori creeată special pentru realizarea proiectului


se realizează ceva ce nu s-a mai făcut (chiar dacă categoria din care face parte e foarte largă. Ex: construcţia unei case – alt proprietar, altă locaţie, alt proiect, alţi contractori….)

există o incertitudine este o întreprindere riscantă

prezenţa unor elemente de repetitivitate nu schimbă caracterul fundamental al unicităţii întregului

atributele esenţiale ale rezultatului trebuie elaborate progresiv (… evident, scopul proiectului nu se modifică)


Program ◦ Grup de de proiecte gestionate într-un mod coordonat pentru obţinerea de beneficii ce nu pot fi obţinute prin gestiunea individuală a proiectelor. ◦ Programele pot include operaţii cotinue sauactivităţi ciclice, repetitive.◦ Relaţia dintre program şi proiect este diferită înfuncţie de abordare.

Subproiect◦ Proiectele sunt frecvent divizate în componentemai usor gestionabile. ◦ Subproiectele sunt referite aproape de fiecaredată ca proiecte.


Asemănări:◦ realizate de oameni◦ sunt constrânse de limitări de resurse◦ se realizează în vederea atingerii unor obiective◦ planificate, executate şi controlate◦ se evaluează pe baza unor metode de măsurare a calităţii.

Diferenţe: ◦ operaţiile sunt continue şi repetitive◦ proiectele sunt temporare (au un început şi un sfârşit) şi unice (diferă de alte proiecte în div. aspecte)


Managementul de proiect: activitatea de utilizare a cunoştinţelor, abilităţilor, instrumentelor şi tehnicilor în toateactivităţile proiectelor pentru atingereaobiectivelor acestuia.

Găsirea unui echilibru între elem. “competitive”◦ obiective, timp, cost, calitate◦ cerinţe, nevoi, aşteptări◦ cerinţe/asteptări diferite pentru clienţi/beneficiaridiferiţi


in house - se nasc în cadrul unei organizaţii şise realizează în acea organizaţie;

main contractor - organizaţie care face o licitaţiesi o alta (main contractor) care se angajează sărealizeze proiectul;

sub-contractor - organizaţia care e main contractor dă unei alte organizaţii o parte sauîntreg proiectul;

consortium - execuţia unui proiect e facută de mai multe firme (organizaţii) care pornesc de pepoziţii egale (în acest caz este dificil de definitresponsabilităţile).


şeful de proiect / echipa de proiect – realizează efectiv proiectul

sponsorul – persoana care furnizează resursele necesare proiectului

promotorul – persoană ce acţionează în sprijinul unui proiect (promovează în faţa factorilor de decizie cauza proiectului prin: insistenţă, influenţare, impunerea unor schimbări, sprijin în situaţii dificile)

clientul – persoana/organizaţia ce recurge la un contract formal pentru obţinerea unor servicii profesionale

consumatorul – utilizatorul final al serviciului/produsului

proprietarul – persoană ce manifestă ataşament faţă de pr.


Manager de proiect trebuie◦ să identifice şi

◦ să satisfacă

aşteptările persoanelor implicate în proiect.

Dacă mai multe aşteptări intră în conflict, acesta se soluţionează în favoarea clientului.


conducere◦ stabilirea direcţiei: viziune a viitorului şi dezvoltarea uneistrategii de realizare schimbărilor necesare pentru atingereaviziunii◦ coordonarea oamenilor: comunicarea viziunii prin cuvinte şifapte întregii echipe pe care o gestionează◦ motivare: intreţinerea încrederii în viziunea comunicată.

comunicare◦ sursa trebuie să transmită informaţia clară, neambiguă, şicompletă astfel încât informaţia să fie recepţionată corect◦ destinaţia informaţiei trebuie să se asigure că a recepţionatîntreaga informaţie şi că este înteleasă.◦ există diferite dimensiuni ale comunicării: scris/oral, ascultat/vorbit, internă/externă, formală(rapoarte)/informală(conversaţie ad-hoc), verticală / orizontală


negociere

influeţarea organizaţiei

rezolvarea problemelor◦ Definirea problemei (distincţie între cauze şisimptome)

◦ Luarea deciziei (identificarea soluţiilor viabile, alegerea unei soluţii)

Fiecare proces poate aparea◦ o dată pe proiect

◦ o dată pentru fiecarefază a proiectului

Fiecare proces poate fi descrise prin intermediulunor:◦ intrări◦ instrumente şi tehnici

◦ rezultate



Analiza cerinţelor

Studiul de fezabilitate

Analiza cost-beneficiu

Specificaţiile funcţionale

Fixarea obiectivelor

Dezvoltarea de scenarii

Compararea alternativelor


Identificarea sarcinilor Planificarea succesiunii sarcinilor Identificarea activităţilor critice Recrutarea personalului Estimarea timpului şi costurilor Organizarea echipei Stabilirea instrumentelor (de execuţie şi

control) Repartizarea sarcinilor


Realizare/dezvoltare produs

Emiterea ordinelor de schimbare

Analiza situaţiei proiectului

Rapoarte asupra proiectului

Revizuiri asupra bugetelor şi planificărilor


Inspectare

Auditare

Testare (a unităţilor şi de integrare)


Obţinerea acordului clientului (testareade acceptare)

Instalarea produsului la client Întocmirea documentaţiei Semnătura de recepţie Audit post-implementare Întreţinere Evaluarea valorii

Analiza cerinţelor

Studiul de fezabilitate

Analiza cost-beneficiu

Specificaţiile funcţionale

Fixarea obiectivelor

Dezvoltarea de scenarii

Compararea alternativelor

Nevoile genereaza proiecte◦ De ce avem nevoie de acest proiect?

Studiu de fezabilitate◦ De ce putem realiza acest proiect

Referatul de Necesitate obtinem autorizarea

Propunearea de proiect

Exista 6 tipuri de necesitati care pot duce la aparitia unui proiect:

1. Necesitati de afacere

2. Necesitati de piata

3. Cetinte ale clientului

4. Necesitati legale

5. Necesitati tehnologice

6. Necesitati sociale


Cerinţa = o formulare a ceea ce se aşteaptă de la un produs sau proiect

Specificaţia = descrierea caracteristicilor unuiprodus sau proiect, cum ar fi dimensiunile saustandardele de performanţă


adecvate◦ corespund unor nevoi/dorinţe reale◦ valoarea atribuită de client

bine definite◦ cerinţa e acceptabilă şi satisface exigenţele clientului

“măsurabile”◦ există modalităţi de demonstrare a măsurii în care a fost îndeplinită o cerinţă◦ adesea sunt utilizate exprimări vagi ca: “siguranţă”, “usurinţă în utilizare”, “fiabilitate”


Care sunt cerinţele unei uşi?

Cerinţă Factori care determină

Uşurinţă în folosire- uşurinţă în funcţionarea clanţei- efort minim de rotire sau culisare a uşii- lărgime suficientă pentru uşurinţa accesului

Etanşeitate- suprapunere corectă între toc şi ramă- izolaţie împotriva curenţilor de aer

Design atractiv- suprafaţă netedă- proporţii plăcute- materiale şi piese atrăgătoare


Generare scenarii/soluţii potenţiale acceptabile Obiective+Scenarii → specificaţii funcţionale Fezabilitatea unui scenariu: analiza factorilor

STEEP implicaţi, adică:◦ tehnologici◦ economici◦ sociali◦ ecologici◦ politici

hard

soft


evaluarea tehnologiei folosite într-un scenariu:◦ matură, relativ matură, în faza incipientă

◦ sigură

◦ aplicabilă

◦ multiple aspecte tehnice

costul nu reprezintă singurul factor determinant al unui proiect


Intrebări:1. Va merita să investim resurse într-un anumit proiect? Cât de valoros este acesta?2. În cazul în care există mai multe oportunităţi pentru investirea resurselor, care dintre ele este cea mai avantajoasă?

Tehnica: analiza cost-beneficiu◦ identificarea, specificarea şi evaluarea costurilor, care include

costurile de achiziţie, construcţie, întreţinere, reparaţii şi exploatare (consumul de energie, chirii)

aferente unei propuneri pe perioada sa de viaţă prevăzută;◦ identificarea, specificarea şi evaluarea beneficiilor aferente propunerii pe perioada sa de viaţă prevăzută.

BugetTermeneResurseTehnologiceGeograficePolitice/culturaleLegaleOperationale

Descrierea produsului

Presentarea obiectivelor (livrabile)

Natura problemei din punct de vederefunctional si solutia tehnica

Entitatile implicate in proiect

Beneficiile proiectului

Planul de implementare

Referate de necesitate

Structura de alocare a activitatilor (WBS)

Matricea de responsabilitati

Planificarea activitatilor: ◦ reteaua de activitati

◦ diagrama Gantt

Planificarea gestionarii riscurilor

Planificarea gestionarii calitatii

Planificare comunicarii

Obiectivele trebuie sa fie binedefinite si cuantificabile!

R

e

s

o

u

rc

e

s

Project Duration

Original Target

Deadline

= With poor planning/controls in place

= With Planning

The Cost of

Planning

The Cost of

Not Planning

1 h de planificare salveaza _______ ore de activitati corectoare

1 : ?20-200

Cel mai important instrument in procesul de planificare

Descrie in mod vizual activitatile si procesele

Ce nu apare in WBS nu exista (nu li se pot aloca resurse…)

Exita numeroase tehnici de construire a WBS

Se porneste de la nivelul cel mai general si se detaliaza

Numarul de nivele determinat de dimensiuneaproiectului

Daca se foloseste un PLC atunci fazele suntprimul nivel

Livrabilele sunt organizate pe faze siformeaza nivelul doi

Nivelul cel mai de jos reprezinta activitatileindividuale

Numarul de elemente terminale – maxim 200

Activitatile pentru managementul proiectuluitrebuie incluse in WBS

1 = responsabilitate2 = supervizare3 = trebuie consultat4 = poate fi consultat5 = trebuie informat6 = aprobare

Ordinea in timp a activitatilor

Dependenta intre activitati

Vizualizarea dependentelor este dificila

Exista instrumente grafice specifice:◦ PERT – Program Evaluation and Review Technique

◦ CPM – Critical Evaluation Plan

◦ GERT – Graphical Evaluation and Review Technique

◦ Gantt

PERT,CPM,GERT – tehnici de tip retele de activitati

Proiectul descompus in activitati si evenimente Activitatea (sarcina) = un effort consumator de

resurse◦ Denumire◦ Durata in timp◦ Resurse implicate◦ Costuri

Eveniment = indeplinirea unei sarcini sau a unui grupde sarcini◦ Nu au durata in sine ◦ Un punct de verificare a proiectului

Evenimente = scopuri, Activitati = mijloace de atingere a scopurilor

Avem evenimente critice,activitati critice, drum critic

SecventializareaSecventializarea sarcinilorsarcinilor ––diagramadiagrama orientataorientata pepe activitatiactivitati

SecventializareaSecventializarea sarcinilorsarcinilor ––ExempluExemplu diagramadiagrama PERTPERT

Avantajele diagramei de tip reţea:

are un sistem de notaţii foarte sugestiv

permite reprezentarea tuturor dependenţelor dintre activităţi

permite cuantificarea priorităţilor prin precizarea activităţilor care nu pot fi amânate (activităţi critice) fără a pune în pericol realizarea proiectului

Dezavantajele diagramei de tip reţea:

nu poate fi utilizată pentru urmărirea derulării proiectului

nu poate fi utilizată direct pentru programarea celorlalte resurse


Avantaje◦ simplitate/claritate în transmiterea informaţiilor ◦ extensii: culori/forme diverse pentru

departamente diferite

diferite stări ale realizării activităţilor

marcarea activităţilor ce dau durata minimă a proiectului (drumul critic)

Dezavantaje◦ plus de complexitate -> diagramele nu mai sunt uşor de înteles◦ nu se poate stabili cu uşurinţă dependenţele între activităţi◦ proiecte mari necesită actualizări laborioase

Planificarea

controlului

PlanificareaPlanificarea controluluicontrolului

Planificarea controlului calitatii

Planificarea gestionarii riscurilor

Planificarea comunicarii

Aprecierea calitatii

se poate face reliativ la:

Produs

Proces

Clienti

Valoare

Garantarea calităţii în cadrul proiectului este importantă pentru:

A mulţumi clientul/iniţiatorul proiectului;

A analiza şi îmbunătăţi permanent proceseledin interiorul companiei;

A păstra controlul asupra costurilor;

A minimiza riscurile;

A menţine şi îmbunătăţi reputaţia companiei.

Pentru asigurarea calităţii managerul de proiect trebuie să se asigure că:

Au fost realizate şi fixate împreună cu iniţiatorul proiectului criteriile de calitate.

Au fost fixate unităţile de măsură pentru calitatea obiectivelor proiectului.

A fost numit un responsabil de calitate.

Echipa de proiect a fost informată în privinţa cerintele de calitate impuse.

Au fost create bornele de control, la care să fie verificată respectarea calităţii muncii.

Riscurile sunt mai mari atunci cand:

proiectul durează mai mult;

intervalul de timp dintre faza de planificare şi faza de execuţie este mai extins;

experienţa managerului de proiect, a echipei de proiect şi a organizaţiei este mairestrânsă;

metodologia şi tehnologia la care se face apel pentru derularea proiectului este mai nouă şi mai puţin cunoscută.

Etapele în gestionarea riscurilor sunt:

identificarea riscurilor;

evaluarea/analiza şi ierarhizarea riscurilor;

elaborarea planului de management al riscului;

adjudecarea şi implementarea planului de management al riscului;

monitorizarea rezultatelor şi corectarea/îmbunătăţirea planului iniţial.

Strategiile cele mai utilizate de reducere a riscurilor sunt:

acceptarea riscurilor;

evitarea riscurilor;

monitorizarea riscurilor şi pregătirea planului pentru situaţiile imprevizibile;

transferul riscurilor;

reducerea sistematică a riscurilor.


Asigurarea faptului că informaţia potrivită este distribuită: ◦ persoanelor potrivite;◦ într-un format corespunzător; ◦ la timp.

De ce e importantă gestionarea comunicării?◦ persoanele primesc informaţiile de care au nevoie

pentru a participa la proiect,

pentru a întelege care este statusul proiectului,

pentru a lua deciziile realizării proiectului


Determinarea necesităţii de informare◦ CINE?

Echipa de proiect

Sponsorul

Management

◦ CE? Care este nivelul de detaliere a informaţiei?

Informaţii privind starea / problemele proiectului

◦ CUM? Formal / informal

Telefon / email / rapoarte

Comunicarea trebuie să fie eficientă:

Comunicaţii doar ceea ce este necesar;

Păstraţi mesajele simple şi la obiect;

Transmiteţi mesajele la timp;

Canele de comunicatie:

Comunicare verbală, faţă în faţă;

Videoconferinţă;

Email;

Prin telefon;

Materiale scrise;

Mesagerie instant;


Dezvoltarea de documente generice:◦ create odată utilizate des

Impunerea unor standarde siproceduri eficiente◦ informaţia se comunică în acelaşi mod

Finalizare planificare = start executie proiect In mod uzual exista devieri de la planul initialResponsabilitatile managerului de proiect: Informarea membrilor echipei cu privire la

livrabilele fazelor Autorizeaza membrii echipei pentru a desfasura

diverse activitati Conduce sedinte periodice pentru obtinerea

rapoartelor de situatie Distribuie rapoartele de progres in conformitate

cu planul de comunicare Monitoriezeaza riscurile

Sunt urmariti parametrii:

costurile/resursele;

termenele de îndeplinire a sarcinilor şi de finalizare a activităţilor;

aria de cuprindere a proiectului;

calitatea produselor

Obiectivele monitorizării sunt:

de a compara planul iniţial cu modul în care proiectul evoluează în mod real;

de a actualiza şi revizui planul iniţial, astfel încât eventualele schimbări să fie încorporate;

de a oferi informaţiile pe baza cărora sunt iniţiate acţiuni de corectare, în cazul în care variaţiile faţă de planul iniţial sunt atât de mari încât pun în pericol reuşita proiectului.

Managerul de proiect realizeaza urmatoarele activitati: obţine aprobările pentru acceptarea rezultatelor finale; întocmeşte şi înaintează rapoartele finale; informează partenerii în legătură cu închiderea proiectului

şi cu rezultatele obţinute; se asigură că se închid conturile proiectului (în cazul în

care au fost deschise conturi speciale pentru proiect); ajută echipa de proiect să se dizolve, ajută fiecare membru

în parte să îşi asume noi responsabilităţi în organizaţia respectivă;

realizează o evaluare a proiectului pentru uz intern; evidenţiază performanţele; anunţă public închiderea proiectului şi rezultatele care au

fost obţinute; subliniază eventualele ţinte care nu au fost atinse.

Activitati Pagina resurse -...

Documents

Transcript of Activitati Pagina resurse -...