INSTRUCTIUNI DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATIAI PROGRAMULUI SAPARD

Cap. I. - PREVEDERI GENERALE

1. Cofinanţarea din fonduri publice in cadrul Programului SAPARD se acorda pentru toate contractele de achiziţii, lucrări, bunuri si servicii, încheiate de beneficiarii Programului, care îndeplinesc următoarele condiţii:a. Obiectul unui contract de achizitii - achizitie de servicii, bunuri sau lucrari - sa fie inclus in cererea de finantare in baza careia a fost atribuit contractul de finantare.b. Costurile eligibile ale oricaror servicii, bunuri si lucrari, mai mari de echivalentul in lei a 10.000 euro, sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut oferte conforme de la cel putin 3 furnizori.Costurile oricăror servicii, bunuri si lucrări, care valorează mai puţin de echivalentul in lei a 10.000 euro sunt eligibile daca beneficiarii privaţi au obţinut o oferta conforma de la un singur furnizor.Ofertele conforme reprezinta oferte comparabile, care raspund in cea mai mare parte cerintelor din cererile de oferta si sunt transmise de entitati economice reale, verificabile de catre expertii evaluatori.c. Obiectul contractului de achiziţii sa corespunda cerinţelor Programului SAPARD in ceea ce priveşte originea si parametrii de performanta - productivitate prevăzuţi in documentaţia tehnica si financiara a proiectului.d. Atribuirea contractelor sa fie in stricta concordanta cu principiul liberei concurente, al transparentei, al respectării parametrilor de calitate ai obiectelor achiziţiilor si ai eficientei utilizării fondurilor.

2. Derularea efectiva si platile contractelor de achizitii nu vor putea avea loc decat dupa data semnarii contractului de finanţare cu Agenţia SAPARD cu exceptia cheltuielilor de consultanta si de proiectare (12% din valoarea total eligibila a proiectului).

Cap. II. - CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII

3. Beneficiarii privati ai Programului SAPARD trebuie sa depună dosare de achiziţii pentru toate tipurile de achiziţii (servicii, bunuri si lucrări) din proiectul contractat cu Agenţia SAPARD.In maximum 3 luni de la data incheierii contractului de finantare cu Agentia SAPARD, beneficiarii privaţi ai Programului SAPARD trebuie sa depună cel putin un dosar specific unui anumit tip de achiziţie care sa fie declarat conform. Daca investitia presupune mai multe tipuri de achiziţii (servicii/bunuri/lucrari) pentru fiecare tip este necesar un dosar de achizitii. Un dosar de achiziţii trebuie sa cuprindă documentele solicitate pentru unul din cele trei tipuri de achizitie (bunuri, lucrari sau servicii). Dosarele de achizitii se pot depune pe tot parcursul implementării proiectului, cu cel putin 30 zile inainte de data depunerii unei cereri de plată pentru tipul respectiv de achizitie.In functie de tipul de achizitiei un Dosar de achizitii trebuie sa contina urmatoarele documente:

Nrcrt

DOSARUL DE ACHIZITII Documente care trebuie introduse in dosarul de achizitii

Achizitii deLucrari Bunuri Servicii

1 Specificatiile tehnice

2Proiectul tehnic de executie insotit de caietele de sarcini pe specialitati

3 Oferte originale adresate beneficiarului*

4

Devizul general al investitiei (cf.HG.1179/2002) insotit de devizele pentru servicii/bunuri/lucrari corespunzatoare ofertelor castigatoare si bugetul final al proiectului (cf.modelului de pe site-ul Agentiei SAPARD si pe suport magnetic la BRIPS)

5

Procesele verbale de adjudecare a ofertei castigatoare ( semnat de membrii comisiei de adjudecare formata din responsabilul tehnic,

reprezentantul legal al proiectului finantat de Agentia SAPARD si alti

specialisti tehnici )

6

Contractul/contractele de achizitie (optional**) care sa contina in mod explicit datele de identificare ale beneficiarului si furnizorului de servicii/bunuri/lucrari si contul bancar in care se vor efectua platile.

7 Decizia de numire a dirigintelui de santier

* - pentru achizitii mai mari de 10.000 EURO minim 3 oferte - pentru achizitii mai mici de 10.000 EURO o singura oferta

** ”optional” semnifica dreptul beneficiarului de a incheia un contract de achizitie numai dupa ce Agentia SAPARD a avizat procedura de achizitie, pentru a evita riscurile ce pot decurge din neavizare. Toate contractele de achizitii trebuie finalizate si depuse la Agentia SAPARD in termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data verificarii dosarului de achizitie.

4. Primul dosar de achiziţii trebuie însoţit de Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului si Declaraţia de eşalonare a plaţilor. Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului trebuie sa conţina toate activităţile care se vor derula in proiectul contractat cu Agenţia SAPARD (ex. activităţi de construcţie, achizitie, instalare, montare, etc.), luna/lunile in care se vor desfăşura aceste activităţi si costurile implicate de acestea.In Declaraţia de eşalonare a plaţilor se vor menţiona datele depunerii cererilor de plata si valoarea in lei a transelor de plata.Daca pe parcursul implementării proiectului datele din Declaraţia de eşalonare a plaţilor sau din Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului se modifica este necesara redepunerea acestora, cu cel puţin 30 de zile înainte de depunerea urmatoarei cereri de plata.

5. Actualizarea valorii contractelor de achiziţii poate fi invocata in limita prevăzuta in bugetul proiectului din contractul de finanţare încheiat cu Agenţia SAPARD. In cazul in care in contractele de achiziţii nu este prevăzuta clauza de actualizare, conform legii, cheltuielile privind actualizarea nu pot fi solicitate la plata. Coeficientul de actualizare acceptat de Agentia SAPARD va fi calculat conform prevederilor legale. Pentru contractele a căror durată de îndeplinire nu depăşeşte 90 de zile preţurile din ofertă nu se actualizează.

6. In funcţie de datele tehnice ale proiectului, beneficiarul finanţării poate încheia mai multe contracte pentru un anumit tip de achiziţii (servicii/bunuri/lucrari), valoarea totala a acestora trebuind sa se încadreze in valoarea totala alocata in bugetul contractat pentru tipul respectiv de achiziţie.

7. Daca in urma elaborarii proiectului tehnic si a detaliilor de executie precum si in urma selectării ofertelor apar modificări de natura tehnica sau in bugetul estimativ din contractul de finanţare (fara a creste valoarea totala eligibila a proiectului), aceste modificări vor face obiectul unui act adiţional la contractul de finanţare (art.9 din Anexa I).Orice solicitare de modificare a contractului de finantare incheiat cu Agentia SAPARD va fi insotita de formularul tip „Nota explicativa de modificare a contractului” (formular C1.9, aflat pe site-ul Agentiei) insotita de o nota de fundamentare tehnica detaliata, care se vor depune impreuna la BRIPS, in original sau pe fax, cu numar de inregistrare. Agentia SAPARD urmeaza sa analizeze propunerea de modificare, in conformitate cu conditiile initiale de eligibilitate si viabilitate exprimate in studiul de fezabilitate si planul de afaceri si sa avizeze favorabil sau nefavorabil propunerea. Numai in baza avizului favorabil se va putea semna un act aditional la contract.In baza aceluiasi aviz favorabil vor putea fi facute si realocari intre capitolele, sub-capitolele sau liniile din bugetul estimativ al proiectului.

Valorile din contractele de achiziţii vor trebui sa corespunda valorilor din devizul general refăcut si din noul buget aprobat prin actul aditional. Efectele de orice natura produse de asemenea modificări, anterioare încheierii cu Agenţia SAPARD a unui act adiţional, cad in sarcina exclusiva a beneficiarului.

8. Orice alte modificări ulterioare survenite in datele din Dosarele de achiziţii, in Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului sau in Declaraţia de eşalonare a plaţilor vor face obiectul unei note

explicative de modificare a contractului in care beneficiarul trebuie sa ofere o justificare documentata si bine argumentata a modificărilor survenite. Notele explicative vor fi analizate si aprobate sau respinse, in funcţie de justificarea oferita, de Agenţia SAPARD.

Cap. III. DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI DE ACHIZITII

9. Dosarul de achiziţii, care respecta condiţiile menţionate in Cap.II, va avea un opis si fiecare fila numerotata. Dosarul de achiziţii va fi depus in trei exemplare, fiecare exemplar având menţionat pe coperta:

─ Numele beneficiarului─ Titlul proiectului─ Tipul de achiziţie─ Menţiunea “Original”, “Copie 1” si respectiv “Copie 2”

Exemplarul care va conţine si documente originale va purta mentiunea “Original”.

10. Cele trei exemplare ale dosarului de achiziţii se certifica pentru conformitate de către beneficiar prin stampilare si semnătura (pentru persoanele fizice este suficienta semnătura), aplicate pe fiecare fila in coltul din dreapta sus. Fiecare dosar de achizitie va fi legat de beneficiar.Toate copiile documentelor vor fi clare, lizibile si vor avea menţiunea „Conform cu originalul”.In cazul in care pe un document, in/sau alăturat conţinutului se operează modificări ale conţinutului iniţial, in dreptul fiecărei modificări se va menţiona: "Modificat de ……………………….., la data de …………………….. ", după care cel care a operat modificarea va menţiona numele in clar si va semna.

11. Dosarul de achiziţii întocmit in conformitate cu cele de mai sus, se depune la BRIPS de către reprezentantul legal al beneficiarului insotite de declaraţia de eşalonare a plaţilor. In cazul in care beneficiarul nu a încheiat toate contractele de achiziţii, acestuia i se va acorda permisiunea sa încheie aceste contracte si sa le prezinte la BRIPS intr-o perioada de 15 zile calendaristice de la data depunerii dosarului de achizitii.

Cap. IV. VERIFICAREA DE CATRE BRIPS A DOSARULUI DE ACHIZITII

12. Dosarul de achiziţii se înregistrează la BRIPS, după care se face verificarea celor trei exemplare.Daca beneficiarul nu a prezentat la depunere toate contractele de achiziţie încheiate, avizarea procedurii de achizitii se va face după prezentarea tuturor documentelor sau după expirarea termenului de 15 zile calendaristice. Daca după 15 zile calendaristice, beneficiarul nu prezintă toate contractele de achiziţie, nu va fi avizata procedura de achiziţii si dosarul va fi respins, urmând ca acesta sa fie depus si reverificat ulterior, cu rezerva primului dosar de achiziţii pentru care se vor aplica prevederile contractuale.

13. Efectuarea platilor in cadrul contractelor din dosarul de achiziţii se poate face numai dupa aprobarea Fisei de verificare a dosarului de achiziţii de catre Agenţiei SAPARD.

Cap. V. ELIGIBILITATEA CONTRACTORILOR SI CONTRACTELOR

14. Prevederile care guvernează pe cei care pot participa cu oferte pentru adjudecarea de contracte sunt denumite criterii de eligibilitate. Este obligatorie respectarea regulii asupra nationalitatii persoanelor fizice si juridice si a originii achiziţiilor.

15. Regula privind naţionalitatea si origineaa. Contractele de achizitii sunt deschise in termeni egali pentru toate persoanele fizice si juridice din Statele Membre UE si tarile candidate la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Comunitatii Europene si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7.Regula nationalitatii se aplica tuturor furnizorilor de servicii, bunuri sau lucrari care iau parte cu oferte.Pentru dovedirea conformitatii cu regula nationalitatii se cere ofertantilor sa declare tara lor de origine prin prezentarea de documente legale care intra sub incidenta legilor tarii respective. Daca beneficiarul Programului SAPARD suspecteaza ca un candidat/ofertant are numai un birou inregistrat intr-o tara sau stat eligibil si ca nationalitatea candidatului/ofertantului este neeligibila, atunci candidatul/ofertantul respectiv trebuie sa demonstreze ca are legaturi efective si continue cu economia tarii respective. Astfel se evita

acordarea de contracte unor firme a caror nationalitate este neeligibila dar care au in tara eligibila numai o „casuta postala”.b. Toate bunurile cumparate in cadrul contractelor trebuie sa fie originare din Statele Membre UE sau din tarile candidate la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Comunitatii Europene si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7. Aceeasi regula se aplica pentru echipamentele si achizitiile realizate de contractanti pentru contractele de servicii si lucrari daca acestea sunt destinate sa ramana in proprietatea beneficiarului Programului SAPARD dupa finalizarea contractului.In oferta sa ofertantul trebuie sa mentioneze originea achizitiilor. Furnizorii trebuie sa prezinte autoritatii contractante certificatul de origine, cand aduc bunurile in tara beneficiara, cand receptioneaza provizoriu bunul sau cand depun cererea de plata la BRIPS.Certificatele de origine trebuie eliberate de autoritatile competente ale furnizorilor din tara respectiva si sa fie conforme cu acordurile internationale la care tara respectiva este semnatara.Autoritatea contractantă trebuie sa verifice certificatul de origine. Unde exista serioase dubii este de datoria departamentelor Agentiei SAPARD sau a Comisiei Europene de a decide asupra acestui aspect.

16. Motive de excludere a participarii la contractele de achizitii.Persoanele fizice si juridice care nu sunt indreptatite sa participe la competitia de ofertare sau sa nu li se acorde contracte sunt cele care:

a) sunt insolvabile sau in stare de faliment sau lichidare, au afacerile administrate de un judecator sindic, sunt in incetare de plati, au suspendate activitatile de afaceri sau sunt in situatii similare prevazute in legislatia nationala;

b) fac obiectul unei actiuni in justitie pentru declararea starii de faliment, lichidare, administrare de un judecator sindic, pentru un acord cu creditorii sau orice alta situatie similara prevazuta de legislatia nationala;

c) au fost declarate vinovate de o infractiune privind conduita profesionala printr-o actiune judecatoreasca care are putere de res judicata (actiune judecatoreasca definitiva si irevocabila);

d) sunt vinovate de o grava greseala profesionala dovedita prin orice mijloace pe care autoritatea contractanta le poate dovedi;

e) nu si-au indeplinit obligatiile privind plata taxelor si impozitelor conform prevederilor legale ale tarii unde isi are sediu;

f) nu si-au indeplinit obligatiile privind plata contributiei la bugetul asigurarilor sociale in concordanta cu prevederile legale ale tarii in care isi au sediu;

g) sunt vinovate de prezentarea denaturata a informatiilor solicitate de autoritatile contractante, ca o conditie de participare la invitatia de ofertare sau contract;

h) au declarat ca au incalcat un contract (in sensul ca au produs insuccesul acestuia) urmare a obligatiilor pe care le-au avut intr-un alt contract cu aceeasi autoritate contractanta sau alt contract finantat din fonduri comunitare.

17. Contractul de achizitii incheiat de beneficiar cu furnizorul de servicii, bunurii si lucrari, va include in toata completitudinea sa prevederile Capitolului V.

Cap. VI. ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

18. Ofertele vor fi solicitate candidatilor alesi de beneficiarul Programului SAPARD. Cererile de oferte (termenii de referinta pentru achizitii de servicii, specificatiile tehnice pentru achizitii de bunuri sau caietele de sarcini pe specialitati din Proiectul Tehnic de executie a lucrarilor) vor contine toate datele tehnico-financiare de identificare a achizitiei, date care trebuie sa fie in concordanta cu datele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agentia SAPARD sau din actul aditional la contractul de finantare. Timpul permis ofertantilor pentru a-si prezenta ofertele, care va fi specificat in cererea de oferta, trebuie sa fie suficient pentru a permite intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar, si pentru incheierea contractului cu ofertantul castigator.

19. Ofertantii sunt legati prin ofertele lor pe perioada specificata in solicitarea pentru cererea de oferta. Aceasta perioada trebuie sa fie suficienta pentru a permite beneficiarului sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul.

20. La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie sa le inregistreze. O oferta primita prin mijloace electronice poate fi inregistrata si analizata, dar va fi considerata conforma numai daca este anexata, in dosarul de

achizitii, in varianta originala (tiparita, semnata si stampilata; pentru ofertele externe nu va fi obligatorie stampila).Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performantelor tehnice si al obiectului acestora. Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Ofertele trebuie sa fie verificabile din punct de vedere al emitentului si al continutului. Documentele redactate intr-o alta limba decat romana trebuie sa fie insotite de o traducere in limba romana. Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiar cu mentiunea din partea acestuia „Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii” după care se va menţiona numele in clar al responsabilului legal care va semna si aplica ştampila beneficiarului.

21. Beneficiarul va alege acea oferta care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propuse prin studiul de fezabilitate si planul de afaceri. Dupa alegerea ofertantului castigator, beneficiarul Programului SAPARD intocmeste procesul verbal de adjudecare a contractului prin care va argumenta alegerea facuta pe baza unor criterii de performanta tehnica, calitate, servicii, garantii, pret, etc.

22. Contractul trebuie sa menţioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, etc., conform prevederilor legale.Contractul trebuie sa fie semnat de ambele parti, stampilat si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din cererea de finantare, cu documentele anexate acesteia si cu graficul de implementare tehnico-financiara a proiectului.Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procesul de achizitie, fie cu ofertantul imediat urmator, fie sa solicite din nou trei oferte, cu conditia respectarii contractului de finantare.

23. Urmatoarele cheltuieli sunt neeligibile in cadrul Programului SAPARD:Cheltuielile mentionate in articolul 4 “eligibilitea cheltuielilor”, paragraful 2 din sectiunea B “Management, monitorizare si evaluarea programului”, din anexa Acordului Multianual de Finantare, respectiv:

a) cumpararea, inchirierea sau luarea in leasing a terenurilor si cladirilor existente, indiferent daca leasingul are ca rezultat trecerea in proprietate a celui care ia in leasing;

b) impozite, taxe vamale si taxe de import care:- sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;- nu fac parte din sistemul fiscal general din Romania;- poarta disproportionalitati in orice parte a Programului;

c) costuri operationale, inclusiv costurile de intretinere si inchiriere;d) leasingul de utilaje, instalatii si echipamente tehnologice specifice proiectului vor fi eligibile in cazul

in care vor ramane in proprietatea beneficiarului proiectului dupa incheierea contractului de leasing;e) costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari care valoreaza mai mult de echivalentul in lei a 10.000

euro, pentru care beneficiarul nu a obtinut oferte de la cel putin trei furnizori, originalele acestora fiind incluse in declaratia de cheltuieli;

f) comisioane bancare, costurile garantiilor si cheltuieli similare;g) costuri de schimb valutar, taxe si pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro

SAPARD;h) cheltuieli efectuate de catre administraţia publica, incluzand Agentia SAPARD si in special,

cheltuieli de regie, chirii si salarii ale personalului angajat in activitati de management, implementare, monitorizare si control;

i) acea parte de costuri, precum onorariile platite arhitectilor, inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achizitii de patente si licente, costuri ce privesc pregatirea si/sau implementarea unui proiect, direct legate de masura, care depasesc 12% din totalul costului eligibil al proiectului;

j) cheltuieli legate de produse sau servicii care nu respecta regulile de achizitie si de origine;k) cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant inainte de incheierea

proiectului fara ca sumele respective sa fi fost deduse din costurile eligibile;l) cheltuieli promotionale, altele decat de interes comun.

Daca in contractele de achizitii se face referire la una sau mai multe cheltuieli mentionate mai sus, beneficiarul finantarii prin Programul SAPARD trebuie sa suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputand fi solicitate la plata.

CAP. VII. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

24. Contractele de achizitii pot fi modificate pe durata derularii lor daca anumite circumstante de implementare modifica conditiile initiale din momentul semnarii contractului. Modificarile contractului de achizitie se realizeaza in baza unei Note explicative de modificare a contractului semnata de beneficiar, care urmeaza sa fie depusa la BRIPS pentru evaluare. Avizarea va fi favorabila daca actul aditional nu influenteaza procedura de achizitii publice. Daca BRIPS nu avizeaza actul aditional beneficairul are obligatia sa remedieze neconcordantele semnalate si sa redepuna dosarul de achizitii respectiv in vederea unei noi verificari.In urma obtinerii avizului favorabil se va incheia un act aditional la contractul initial, semnat de ambele parti. Schimbarile de adresa si de cont bancar vor fi notificate in scris de contractant catre beneficiar.Nota explicativa de modificare a contractului de achizitii trebuie facuta astfel incat sa permita semnarea actului aditional inainte de data finalizarii contractului initial.Actul aditional trebuie sa fie datat. Acesta nu trebuie sa cuprinda servicii anterioare sau sa intre in vigoare inaintea datei la care a fost semnat de parti. Partile sunt legate de actul aditional din momentul semnarii.Trebuie respectate urmatoarele principii:

Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au efect retroactiv; Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul initial; Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza fundamental termenii de referinta sau

dupa caz a specificatiilor tehnice din oferta; Actul aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in perioada adjudecarii

contractului; Preturile unitare trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul initial nu se

stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora; Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta astfel incat

implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza; Prin actul aditional nu se mareste bugetul initial total.