6.3. DOCUMENTELE DE FORMALIZARE A STRUCTURII

ORGANIZATORICE

Funcţionalitatea şi eficienţa structurii organizatorice depind în mod hotărâtor de

corectitudinea delimitării şi repartizării atribuţilor, sarcinilor şi responsabilităţilor între

componentele primare ale structurii organizatorice : posturi, funcţii, compartimente.

Materializarea in plan operational a principiilor interdependentei minime, economiei

de comunicatii, concordantei cerintelor postului cu caracteristicile titularului si reprezentarii

structurii se realizeaza cu ajutorul unor documente consacrate ca instrumente de exprimare a

structurii formale. Dintre acestea fac parte : regulamentul de organizare si functionare, fisa

postului, organigrama.

Regulamentul de organizare si functionare este documentul cel mai cuprinzator al

structurii organizatorice, elaborate la nivelul fiecarei firme.

Rolul acestui document consta in descrierea mecanismului de functionare al firmei

prin stabilirea atributiilor ce revin compartimentelor, precum si a sarcinilor, competentelor si

responsabilitatilor diferitelor functii existente in compartimente. Intr-o maniera sugestiva,

relatiile organizatorice sunt exprimate sub forma diagramelor de relatii ale fiecarui

compartiment cu restul compartimentelor structurii organizatorice.

In general, conţinutul acestui document al structurii formale este dat de urmatoarele

parţi si capitole :

- partea I : Organizarea firmei, care cuprinde :

dispoziţii generale, respectiv actul normativ de infiintare, precizarea domeniului si

obiectului de activitate, tipul societăţii, statutul juridic al firmei;

structura organizatorică, prezentată ca enumerare, în ordine descendentă, a nivelurilor

ierarhice şi a subdiviziunilor organizatorice care le compun;

- partea II-a : Atribuţiile firmei;

- partea III-a : Conducerea firmei

atribuţiile Consiliului împuterniciţilor statului;

atribuţiile Consiliului de administraţie;

atribuţiile conducerii executive cu detalierea şi precizarea competentelor şi

responsabilităţilor pentru: director general, director tehnic, director comercial, director

de producţie, director economic;

- partea IV-a : Compartimentele funcţionale şi de producţie, în care se precizează:

121

atribuţiile fiecărui compartiment din structura funcţională, inclusiv diagrama de relaţii

care ilustrează relaţiile cu restul compartimentelor structurii;

atribuţiile fiecărui compartiment al structurii operaţionale şi, de asemenea, diagrama

de relaţii;

- partea V-a : Dispoziţii generale.

Pe langă rolul pe care-l are îin stabilirea şi delimitarea sarcinilor, competenţelor şi

responsabilităţilor organelor participative de conducere, a funcţiilor de conducere de nivel

superior şi a diferitelor compartimente ale structurii, contribuind astfel la eliminarea unor

probleme în activitatea de conducere sau execuţie, regulamentul de organizare şi

funcţionare oferă posibilitatea cunoaşterii de către fiecare salariat a atributiilor

compartimentului în care lucrează şi a relaţiilor cu celelalte compartimente.

Fişa postului este unul din cele mai importante documente operaţionale ale

regulamentului de organizare şi funcţionare.

Schema generală a fişei postului include următoarele componente: denumirea şi

obiectivele postului, compartimentul, cerinţele (studii, vechime), relaţiile (ierarhice,

funcţionale, de cooperare şi de reprezentare), sarcinile, limitele de competentă,

responsabilitatile.

Pentru a corespunde cât mai bine specificului activităţii şi a acoperi corect volumul de

muncă solicitat de obiectivele postului, fişele posturilor se îintocmesc şi se actualizează

periodic de către şefii compartimentelor cu asistenţa de specialitate a compartimentului de

management. Contribuţia acestui document al structurii formale la obţinerea flexibilitătii

şi competitivitătii structurii organizatorice, depinde hotarâtor de actualizarea şi adaptarea

periodică a conţinutului sau la obiectivele generale ale unităţii.

Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice formale a firmei

(fig a şi b).

Deşi este prevazută ca anexă la regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii,

rolul ei este acela de dublu instrument: pasiv, de vizualizare a structurii organizatorice şi

activ, ca instrument de analiză a modului sau de proiectare

Elaborarea corectă a oganigramei solicită respectare unor regului bine stabilite dintre

care mentionăm:

- mărimea dreptunghiurilor prin care se ilustrează componentele primare ale structurii

trebuie să reflecte diferenţele dintre inportanţa obiectivelor, sarcinilor şi responsabilităţile

implicate;

122

- pentru fiecare compliment trebuie să se specifice numărul total de personal din care,

de conducere, de execuţie;

- plasare dreptunghiurilor corespunzătoare compartimentelor sau funcţiilor de conducere

şi a liinilor şi a liinilor treburile să indice raporturile de subordonare ierarhică din unitate;

- toate posturile şi compartimente situate pe aceaşi nivel ierarhic vor fi plasate la o

distanţă egală de conducere superioră a unităţii;

- în cazul organigramelor complexe este recomandabilă utilizarea unei legende care să

expliciteze simbolurile utilizate.

În funcţie de sfera de cuprindere a ilustrării structurii organizatorice, organigramele

pot fi : generale sau de ansamblu şi parţiale, redând în detaliu componenţa organizatorică a

unor compartimente.

Forma reprezentării imparte organigramele ( generale şi sau parţiale) în : priamidale şi

circulare.

Sensul reprezentării conduce la clasificrea organigramelor în :

- ordonate de sus în jos ;

- ordonate de la stângala dreapta

Cu toată marea ei importanţă în reflectarea morfologiei structurii organizatorice,

organigrama nu trebuie substituită acesteia. Uneori, mai ales în practică, se interpretează

în mod greşit perfecţiunile aduce structurii organizatorice ca modificări ale organigramei.

Această interpretare reducţionistă se datorează neântelegerii faptului că organigrama nu

reprezintă decât o schematizare a unor elemente ale struturii organizatorice.

123

PRESEDINTE

Vicepreşedinte Pentru petrol brut

Vicepreşedinte comercializarea produselor

VicepreşedinteFinantare & serv internationale

DIRECTIA DE COMERCIALIZARE A PETROLULUI BRUT

IN MAREA NORDULUI, AMERICA

DIRECTIA ACHIZITIE

GUVERNAMENTALE

DIRECTIA PROGNOZA

VANZARILOR

DIRECTIA VANZARI

PETROL - BRUT

DIRECTIAVANZARI

IN EUROPA MEDITERANA

DIRECTIAVANZARIVESTICE

DIRECTIAVANZARIESTICE

DIRECTIAVANZARI

EUROPENE

VicepreşedinteAviatia

internationala

DIRECTIA SISTEMELORSERVICII IN

COMUNICARE

CONTABIL SEF

DIRECTIA VANZARI AVIATIE

DIRECTIA SERVICII IN

DOEMNIUL AVIATIEI

DIRECTIA PLANIFICARE MARKETING SI SERVICI AVIATIE

SISTEM1

SISTEM2

SISTEM3

TEHNOLOGIA SERVICIILOR

CONDUCERA CALITATIVA A SERVICIILOR

DIRECTIA MANAGER SI CONSILIERIPTR. FINANTAREA PROD.

CREDIT SI EVOLUAREA SISTEMELOR

DIRECTIA STRATEGIA SISTEMULUI FINANCIAR

VicepreşedinteCombustibill marini si lubrefianti

DIRECTIA FINANTARE PTR.

PETROL BRUT

DIRECTIA COORDONARE A COMBUSTIBILELOR MARINI

SI LUBRIFIANTI TEHNICI

DIRECTIA VANZARE LUBREFIANTII SI COMBUSTIBILI MARINI

DIRECTIA FINANTESI SERVICI

124

ş

Fig. a Organigrama de tip pirmaidal a unei companii pentru piese turnate

PRESEDINTE

OFICUL MANAGEMET

DEPARTAMENTURL VĂNZARI

DEPARTAMENTUL TEHNIC

CENZORI

DEPARTAMENTUL UTILAJE

MENTENANŢĂ

MANAGER PRODUCŢIEUZINA NR .1

MANAGER PRODUCŢIEUZINA NR .2

ASISTENT PREŞEEDINTE

CONTABILITATE

DEPARTAMENTULCONTOLULCAITĂŢII

MANAGER PRODUCŢIEASSISTANT MANAGER

PRODUCŢIE

Sudură

Finisare

Tăiere

Turnare

Asamblare

Injecţie cu ceara

Sudură

Finisare

Tăiere

Turnare

Asamblare

Injecţie cu ceara

125

126

127