CAP.II. Lucrări pregătitoare privind întocmirea situaţiilor financiare

2.1. Prezentarea situaţiilor financiare anuale

Situaţiile financiare sunt alcătuite de regulă din : bilanţ, contul de profit şi pierdere, situaţia modificării poziţiei financiare, note explicative, alte situaţii şi alte materiale suplimentare care sunt parte integranta din situaţiile financiare. Nu se cuprind rapoartele directorilor, declaraţiile preşedintelul consiliului de administraţie, etc.

În conformitate cu Cadrul general IASC, situaţiile financiare sunt întocmite şi prezentate cel puţin anual, se adresează unei sfere largi de utilizatori şi răspund unor nevoi comune de informaţii.

Situaţiile financiare sunt o reprezentare financiară structurată a poziţiei financiare şi tranzacţiilor desfăşurate de o întreprindere, oferind informaţii despre : active, datorii, capital propriu, venituri, cheltuieli, câştiguri, pierderi fluxurile de numerar a întreprinderii. Aceste informaţii, împreună cu cele prezentate în notele explicative, ajută utilizatorii la estimarea viitoarelor fluxuri de numerar a întreprinderii, a momentului şi gradului de certitudine a generării numerarului şi echivalentelor acestuia.

Responsabilitatea întocmirii şi prezentării situaţiilor financiare anuale revine consiliului de administraţie, administratorului, sau altui organ de conducere al unei întreprinderi.

Întreprinderile sunt încurajate să prezinte, pe lângă situaţiile financiare anuale, o analiză financiară efectuată de conducere, care descrie şi explică caracteristicile principale ale performanţei financiare şi poziţiei financiare a întreprinderii, precum şi principalele incertitudini cu care se confruntă.

Notă : Aspectele privind conţinutul situaţiilor financiare, caracteristicile calitative ale acestora, etc., vor fi studiate la cursul de „Situaţii financiare ale întreprinderii „.

2.2. Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ şi pasiv.

2.2. 1. Inventarierea- organizare şi efectuare

Inventarierea este un ansamblu de operaţiuni prin care se constată existenţa faptică a elementelor

de activ şi pasiv, cantitativ şi valoric sau numai valoric, la un moment dat.

Inventarierea trebuie să cuprindă toate elementele de activ şi de pasiv precum şi bunurile şi

valorile materiale deţinute cu orice titlu aparţinând altor persoane fizice sau juridice.

Societăţile comerciale au obligaţia efectuării inventarierii generale astfel:

La începutul activităţii, cu scopul de a stabili şi evalua aportul acţionarilor la capitalul social al

societăţii

Cel puţin o data pe an, de regulă la sfârşitul exerciţiului, pe parcursul funcţionării societăţii

În cazul fuzionării, divizării sau încetării activităţii

In cazul modificării preţurilor sau tarifelor

La cererea unor organisme externe societăţii, abilitate prin lege

Ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune şi care nu pot fi stabilite altfel

decât prin inventariere

Ori de câte ori intervine o predare primire de gestiune

Cu ocazia reorganizării gestiunilor

Ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cauze de forţă majoră

Răspunderea pentru buna organizare a inventarierii revine administratorului sau altei persoane

împuternicite cu gestionarea societăţii.

Aceste persoane au obligaţia:

Numirii, prin decizie scrisă, a comisiilor de inventariere formate din persoane cu pregătire

corespunzătoare, tehnică şi economică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii.

elaborării şi transmiterii către comisiile de inventariere de instrucţiuni scrise privind organizarea

lucrărilor de inventariere, adaptate la specificul fiecărei societăţi.

Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor suspuse inventarierii şi nici

contabilii care ţin contabilitatea gestiunilor respective.

În deciziile privind efectuarea inventarierii se menţionează:

Componenţa comisiilor de inventariere inclusiv a comisiei centrale care coordonează întreaga

activitate de inventariere.

Modul de efectuare a inventarierii

Gestiunile suspuse inventarierii

Data de începere şi data de terminare a operaţiunilor de inventariere

Obligaţiile conducerii societăţii în ceea ce priveşte asigurarea condiţiilor necesare efectuării

inventarierii, se referă la urmărirea următoarelor:

Organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe:

o Sorto – tipo - dimensiuni

o Codificarea acestora

o Întocmirea etichetelor de raft

Ţinerea la zi a evidenţei tehnic-operative a gestiunilor materiale şi a celei contabile

Participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere

Asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale (aşezare, sortare,

cântărire, măsurare etc.

Asigurarea participării unor persoane competente din unitate sau din afara unităţii pentru

identificarea bunurile de inventar, (unde este cazul) respectiv calitatea, preţul, sortimentul etc.

Dotarea gestiunilor cu aparate şi instrumente adecvate pentru măsurare,cântărire, etc.

Dotarea comisiilor cu mijloace tehnice de calcul şi sigilare a spaţiilor inventariate

Dacă inventarierea unei gestiuni se face pe parcursul mai multor zile, gestiunea trebuie dotată cu

două rânduri de încuietori diferite.

In ceea ce privesc comisiile de inventariere, acestea au obligaţia:

De a lua decizii scrise de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale;

Identificarea tuturor locurilor în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;

Sigilarea tuturor locurilor în care există valori materiale , cu excepţia locurilor in care a început

inventarierea şi care se sigilează numai în cazul în care se întrerup operaţiile de inventariere şi se

părăseşte gestiunea. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact. În cazul contrar se

întocmeşte proces verbal de desigilare.

În cazul gestiunilor care folosesc metoda cantitativ-valorică:

o Bararea şi semnarea, la ultima operaţiune, a fişelor de magazie sau menţionarea datei la

care s-au inventariat valorile materiale;

o Vizarea documentelor care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente in

gestiune şi neînregistrate, înregistrarea acestora in fişele de magazie şi predarea lor la

contabilitate.

La unităţile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică:

o Întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de

gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi ieşire a

mărfurilor şi cele privind numeralul depus la casierie, întocmite până la momentul

începerii inventarierii

o Depunerea raportului de gestiune la contabilitate

Verificarea numeralului din casă şi stabilirea sumei încasărilor din ziua curentă; solicitarea

întocmirii monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numeralului la

casieria unităţii; ridicarea benzilor de control de la aparatele de casă;

Se controlează dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate

şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.

În cazul în care gestionarul lipseşte se procedează astfel:

o Comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică acestea conducerii unităţii

patrimoniale;

o Conducerea unităţii încunoştinţează imediat în scris pe gestionar despre inventarierea

ce urmează să se efectueze indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor;

o Dacă gestionarul sau reprezentatul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate,

inventarierea se efectuează în prezenţa altei persoane numită prin decizie scrisă, care

să-l reprezinte pe gestionar.

Desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii presupune sistarea operaţiunilor de predare-

primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se măsuri pentru a nu se stânjeni procesul normal

de livrare sau de primire a bunurilor.

Dacă operaţiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate se stabileşte o zonă

tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să permită expedieri la

clienţi iar operaţiunile respective se efectuează numai în prezenţa comisiei de inventariere, care

menţionează pe documentele respective „primit sau eliberat în timpul inventarierii”, după caz, cu

evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.

Programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil.

Răspunderi şi atribuţii

Comisia de inventariere are următoarele atribuţii şi răspunderi:

ia declaraţii scrise de la gestionarul răspunzător de gestiunea inventariată

studiază instrucţiunile pentru efectuarea inventarierii;

ia măsurile necesare pentru separarea bunurilor proprii de cele ale altor unităţi;

efectuează inventarierea cantitativă şi calitativă a tuturor bunurilor materiale supuse inventarierii

prin numărare, cântărire, cubare, după natura fiecărui bun; în cazul coletelor originale sigilate,

comisia va efectua inventarierea prin sondaj, făcând menţiunea despre aceasta în lista de

inventariere şi în procesul verbal;

confruntă stocurile faptice de pe teren cu stocurile scriptice rezultate din contabilitate, stabilind

diferenţa în plus sau în minus, face propuneri pentru compensări, acordarea de perisabilităţi

conform normelor legate, imputarea lipsurilor şi înregistrarea plusurilor;

controlează toate locurile în care pot să existe bunuri supuse inventarierii;

ia note explicative de la gestionari privind diferenţele constatate;

stabileşte persoanele vinovate pentru producerea minusurilor sau a degradării bunurilor;

răspunde de exactitatea datelor înscrise în listele de inventariere;

întocmeşte liste separate, pe categorii, cu bunurile din depozit sau folosinţă pe care le propune

pentru casare datorită stării for de degradare sau uzură, arătând în procesul verbal cauzele care au

determinat uzura sau degradarea, în acest din urmă caz indicând şi persoanele vinovate, de la care

ia notă explicativă.

Metodologia de lucru

Înainte de începerea operaţiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea

valorilor materiale o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:

- gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare;

- în afara valorilor materiale ale unităţii patrimoniale respective, are în gestiune şi altele aparţinând terţilor,

primite cu sau fără documente;

- are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;

- are valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit

documentele aferente;

- a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;

- deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenta gestiunii sau nu au fost predate la

contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului

document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune.

Declaraţia se semnează şi se datează de gestionari precum şi de membrii comisiei de inventariere, aceasta

constituind data începerii inventarierii.

Reguli Generale

Înscrierea bunurilor inventariate în listele de inventariere se face cu completarea tuturor datelor de

identificare (cod, denumire, unitate de măsură).

Listele de inventariere se întocmesc distinct pe feluri de bunuri inventariate astfel:

- materii prime şi materiale - obiecte de inventar

- echipamente de protecţie - piese de schimb

- combustibili - mijloace fixe

- bunuri în custodie.

Listele de inventariere se vor întocmi în ordinea codurilor, fiecare cod figurând în listă o singură

dată; se întocmesc în 3 exemplare (cu excepţia celor pentru custodii care se întocmesc în 4 exemplare),

înscrierea făcându-se o singură dată, cu indigo.

Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate valorile materiale din

gestiune au fost inventariate şi consemnate în liste în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă

are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este

obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de

inventariere.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de

către gestionari. Exemplarul 2 al listei se reţine de către gestionar, iar originalul şi exemplarul 3 se reţine de

către comisie în vederea constituirii dosarelor de inventariere.

Inventarierea Imobilizărilor

Inventarierea constă în identificarea imobilizărilor existente în teren şi înscrierea lor în listele de

inventariere. Listele se vor întocmi pe locuri de utilizare. La întocmirea listelor se va respecta clasificarea

generala .

În cazul în care imobilizările sunt dispuse în camere, comisia va proceda şi la întocmirea

inventarului de cameră.

Personalul care are asupra sa imobilizări va asigura condiţii în vederea bunei desfăşurări a

activităţii de inventariere.

Şefii punctelor de lucru au obligaţia ca în declaraţia de început a inventarierii să arate ce

imobilizări împrumutate utilizează în secţii.

Inventarierea se efectuează prin verificarea inventarelor personale şi a fapticului existent pe

oameni.

Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, scule, unelte etc.) se

inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul

evidenţierii acestora pe formaţii, locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din

evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenta contabilă.

În verificarea stocului faptic se va acorda o atenţie deosebită stabilirii obiectelor al căror grad avansat de

uzură necesită scoaterea din uz. Pentru această categorie se va întocmi o listă de inventar separată.

Mijloacele fixe care în perioada inventarierii se află

în afara unităţii (vapoare, locomotive, vagoane,

avioane, autovehicule etc.) plecate în cursă de lungă

durată, maşinile de forţă şi utilaje energetice,

maşinile, utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi

instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi

mijloace de transport date pentru reparaţii în afara

unităţii

Se inventariază înaintea ieşirii lor din unitatea

economică.

TerenurilePe baza documentelor care atestă proprietatea

acestora şi a schiţelor de amplasare.

Clădirile

- identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate şi

a dosarului acestora;

- inspectare;

- compararea constatărilor cu datele prevăzute în

titlurile de proprietate si dosare

Construcţiile şi echipamentele speciale, reţele de

energie electrică, termică, gaze, apă, canal,

telecomunicaţii, căi ferate etc.

Potrivit regulilor stabilite de deţinători

Imobilizările necorporale

Prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la

unităţile deţinătoare.

În cazul brevetelor, licenţelor, know-how-urilor,

mărcilor de fabrică este necesară dovedirea

existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.

Imobilizările necorporale şi corporale în curs de

execuţie Se menţionează pentru fiecare obiect în parte pe

baza constatării la faţa locului:

- denumirea obiectului

- descrierea amănunţită a stadiului în care se află, pe

baza valorii din documentaţia existentă( devize) şi

în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data

inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la

beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări

se inventariază separat.

Imobilizările corporale executate cu forţe proprii ale

unităţii patrimoniale

In listele de inventariere a lucrărilor neterminate

respective se includ cheltuielile aferente articolelor

de deviz la care nu s-a executat întregul complex de

lucrări prevăzute în nomenclatoarele de norme de

deviz.

Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora

nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca

mijloace fixe

Se înscriu în liste de inventar separate

Lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind

sistate sau abandonate

Se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-

se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de

sistare şi măsurile ce se propun.

Producţia în curs de execuţie Se inventariază:

- produsele care nu au trecut prin toate fazele

(stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic

de producţie;

- produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut

toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost

completate cu toate piesele şi accesoriile lor;

- lucrările, serviciile şi studiile în curs de execuţie

sau neterminate;

La societăţile de construcţii-montaj, în listele de

inventariere a producţiei neterminate se includ:

- categoriile de lucrări şi părţi de elemente de

construcţii la care nu a fost executat întregul volum

de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de

deviz;

- lucrările executate (terminate), dar nerecepţionate

de către beneficiar.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele

de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de

muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră

producţie în curs de execuţie. Acestea se

inventariază separat şi se repun în conturile din care

provin, diminuându-se cheltuielile, iar după

terminarea inventarierii se evidenţiază în conturile

iniţiale de cheltuieli

Înainte de începerea inventarierii producţiei în curs

de execuţie şi a semifabricatelor din producţie

proprie este necesar:

- să se predea la magazii şi la depozite toate piesele,

ansamblurile şi agregatele a căror prelucrare a fost

terminată;

- să se colecteze din secţii sau ateliere toate

produsele reziduale şi deşeurile, întocmindu-se

documentele de constatare;

- să se întocmească documentele de constatare şi să

prezinte la control semifabricatele a căror utilizare

este îndoielnică.

Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât

să se evite omiterea sau inventarierea de două sau

mai multe ori a aceloraşi bunuri. În acest scop, se

recomandă ca procedeu dubla inventariere.

Inventarierea producţiei în curs de execuţie din

cadrul secţiilor auxiliare se face prin stabilirea

gradului de executare a lucrărilor( reparaţii, lucrări

pentru terţi etc.).

Lucrările de reparaţii capitale neterminate ale

clădirilor, instalaţiilor, maşinilor, utilajelor,

mijloacelor de transport şi a altor obiecte, în

cazul în care are loc o creştere a valorilor

acestora sau o mărire a duratei de funcţionare.

- se inventariază prin controlul la faţa locului a

stadiului fizic al lucrărilor;

- se consemnează în liste de inventariere separată în

care se indică denumirea obiectului supus reparaţiei,

costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate.

Evaluarea imobilizărilor

EVALUAREA imobilizărilor se efectuează la:

- valoarea rămasă neamortizată;

- valoarea actuală, în funcţie de preţul pieţei; starea fizică şi utilitatea lor în cadrul unităţii, în

cazul imobilizărilor constatate ca fiind depreciate;

- valoarea contabilă netă, în cazul imobilizărilor corporale pentru care au fost constituie

provizioane pentru deprecieri. Valoarea contabilă netă se compară cu valoarea actuală

stabilită cu ocazia inventarierii.

În cazul mijloacelor fixe, corectarea valorii contabile şi aducerea lor la nivelul valorii de inventar se

face prin una din următoarele modalităţi:

- prin înregistrarea unei amortizări excepţionale, când se constată o depreciere ireversibilă

(definită, caz tipic pentru mijloacele fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate);

- prin constituirea unor provizioane pentru deprecierea mijloacelor fixe, când se constată o

depreciere relativă a acestora, ca urmare a unor cauze cum sunt:

- apariţia unei uzuri morale de care nu s-a ţinut seama cu ocazia amortizării,

- supraevaluarea mijloacelor fixe, prin aplicarea unor coeficienţi neadecvaţi cu ocazia

reevaluării lor;

- lipsa de utilitate a acestora pentru unitate în momentul inventarierii ( aflate în conservare,

neutilizabile pentru activităţile desfăşurate în momentul inventarierii);

- alte cauze care determină o evaluare actuală mai scăzută a mijloacelor fixe decât valoarea cu

care figurează în contabilitate.

Inventarierea stocurilor (materii prime, materialelor şi obiectelor de inventar, etc.)

Inventarierea bunurilor de mai sus se efectuează prin stabilirea stocurilor faptice prin numărare,

măsurare, cântărire, cubare, după caz. Produsele de masă, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice,

menţionându-se în liste modul în care s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza

calculelor.

Obiective Mod de inventariere

Stocuri faptice Prin numărare, cântărire, măsurare sau curbare

Bunurile aflate în ambalaje originale intacte Se desface prin sondaj

Lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili

prin transvazare şi măsurare, conţinutul vaselor

stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc.

- se verifică prin scoaterea de probe din vase

- organoleptic, prin măsurare de probe de laborator

când se constată densitatea, compoziţia şi alte

caracteristici ale lichidelor

Materialele de masă (ciment, oţel beton, produse de

carieră şi balastieră, materiale şi produse agricole

etc.), a căror inventariere prin cântărire şi măsurare

ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la

degradarea bunurilor.

Se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriere, în

leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre

prelucrare etc.)

Se înscriu în liste separate.

Listele de inventariere pentru bunurile în custodie

conţin:

- informaţii cu privire la numărul şi data actului de

custodie şi ale documentului de livrare (factură)

- alte informaţii utile

- se trimit şi persoanei fizice sau juridice căreia îi

aparţin bunurile

- proprietarul bunurilor urmează să comunice eventuale

nepotriviri.

Neconfirmarea presupune recunoaşterea exactităţii

datelor înscrise în listele de inventariere;

- în caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare clarifică

diferenţele şi comunică constatările persoanei fizice

sau juridice căreia îi aparţin bunurile.

Bunurile aflate asupra angajaţilor la data

inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte

etc.)

- se trec in liste separate cu specificarea persoanelor

care răspund de păstrarea lor

- se evidenţiază pe formaţii şi locuri de muncă şi

centralizat

- se compară cu datele din evidenţa tehnic-operativă şi

din contabilitate

Bunurile cu grad mare de perisabilitateSe inventariază cu prioritate, fără a se stânjeni

desfacerea imediată

Celelalte elemente patrimoniale de activ şi pasiv

- se verifică realitatea soldurilor conturilor respective

- pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare

care, după primirea confirmării, se ataşează la listele de

inventariere.

Bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără

mişcare sau greu vandabile, comenzi în curs,

abandonate sau sistate;

Liste de inventariere separate.

Produsele aflate în expediţie Se inventariază de către unităţile patrimoniale

furnizoarea şi se înscriu în liste de inventariere

Evaluarea stocurilor

STOCURILE se evaluează cu respectarea principiului permanenţei metodelor, care conduce la

continuitatea aplicării regulilor şi normelor privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate şi

prezentarea elementelor şi a rezultatelor, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.

La stabilirea valorii de inventar se aplică principiul prudenţei, potrivit căruia nu este admisă

supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a

cheltuielilor, ţinând cont de deprecierile, riscurile şi pierderile posibile generate de desfăşurarea activităţii

exerciţiului curent sau anterior.

În listele de inventariere se înscriu:

- valorile din contabilitate, în cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare

decât valoarea din contabilitate;

- valoarea de inventar, în cazul în care valoarea de inventar este mai mică decât valoarea din

contabilitate.

În cazul constatării unor deprecieri:

- relative (nedefinitive), se constituie provizion pentru deprecieri, care să reflecte situaţia reală

existentă, chiar şi în cazul în care aceste cheltuieli nu sunt recunoscute fiscal;

- ireversibile (definitive) la mijloacele fixe sau la obiectele de inventar, se procedează la

constituirea unei amortizări suplimentare în vederea punerii de acord a valorii contabile nete

cu valoarea stabilită cu ocazia inventarierii, amortizate care nu este deductibilă fiscal.

1.3.3.3 Inventarierea creanţelor

Obiective Mod de inventariere

Creanţele faţă de terţi

Se verifică şi confirmă pe baza:

- extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale

conturilor de clienţi şi furnizori. Confirmarea

soldurilor pentru creanţe cu vechime mai mare

de şase luni se face pe bază de adresă cu

confirmare de primire;

- punctajelor reciproce;

- conturilor sau deconturilor externe periodice

confirmate de partenerii externi(în cazul

unităţilor care efectuează decontarea creanţelor

şi obligaţiilor pe bază de conturi sau decontări

externe periodice).

Creanţe şi obligaţii incerte ori în litigiu. Liste de inventariere separate.

Evaluarea creanţelor şi datoriilor

EVALUAREA creanţelor şi datoriilor se face la:

- valoarea nominală, pentru înregistrarea în contabilitate;

- valoarea probabilă de încasare sau de plată (valoare de utilitate) cu ocazia inventarierii. Cu

acest prilej se constituie provizioane pentru deprecierea creanţelor, pentru creşterea datoriilor

şi pentru sumele aflate în litigiu;

- la cursul de referinţă al Băncii Naţionale a României din ziua de 31 decembrie, în cazul

creanţelor şi datoriilor exprimate în devize.

- pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor, comisia d

inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea

gestionării.

- pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate comisia de inventariere stabileşte

caracterul pagubelor, propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din

contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

Inventarierea disponibilităţilor din banca şi casa

Obiective Mod de inventariere

Disponibilităţi aflate în conturi la bănci Prin confruntarea soldurilor din extrasele de

cont emise de bănci cu cele din contabilitate.

Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria

unităţii

- se inventariază în ultima zi lucrătoare a

exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor

operaţiunilor de încasări şi plăţi privind

exerciţiul respectiv;

- se confruntă soldurile din registrul de casă cu

cele din contabilitate

Inventarierea imprimatelor cu regim special şi a altor valori

Obiective Mod de inventariere

Formularele cu regim specialSe înscriu în listele de inventariere în ordinea

codurilor

Evaluarea titlurilor de valoare

TITLURILE de valoare (titluri de participare, titluri imobilizate ale activităţii de portofoliu, titluri de

plasament, alte titluri imobilizare) se evaluează la:

- valoarea de cotare din ziua de 31 decembrie, în cazul celor cotate la bursă;

- valoarea probabilă de vânzare, în cazul celor necotate la bursă.

Dacă valoarea de inventar este mai mică decât valoarea cu care figurează în contabilitate, se procedează

la constituirea de provizioane pentru deprecierea titlurilor respective.

Titlurile de valoare se inventariază şi evaluează cu respectarea principiului prudenţei, astfel:

- în situaţia în care se apreciază că valoarea de vânzare este superioară valorii contabile, în listele de

inventariere se înscrie valoarea contabilă;

- în cazurile în care se constată aprecieri determinate de înregistrarea de rezultate financiare

necorespunzătoare la unităţile la care sunt deţinute titlurile, situaţie care conduce la scăderea valorii

probabile de vânzare în listele de inventariere, acestea se evaluează la această valoare, urmând să se

constituie provizioane pentru depreciere.

2.2.2.Determinarea rezultatelor inventarierii

STABILIREA rezultatelor inventarierii presupune parcurgerea următoarelor etape:

- confruntarea faptic-scriptic;

- stabilirea lipsurilor imputabile;

- compensarea lipsurilor cu plusurile constatate;

- scăzămintele legale.

a. Compararea faptic-scriptic

REZULTATELE inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele

de inventariere cu cele din evidenţa tehnic-operativă (fişele de magazie) şi contabilitate.

În cazul inventarului intermitent, stocurile fizice existente la încheierea perioadei de gestiune se

stabilesc fără a mai fi necesară confruntarea acestora cu stocurile scriptice, iar valorile materiale

inventariate se evaluează la preţul de înregistrare al ultimei înregistrări în gestiune. Pe această bază se

efectuează corectarea cheltuielilor pe naturi.

Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la:

- controlul exactităţii stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru

bunurile inventariate. Erorile descoperite se corectează operativ;

- confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere, varianta simplificată cu

evidenţa tehnic-operativă pentru fiecare poziţie în parte;

- preluarea poziţiilor cu diferenţe în lista de inventariere centralizatoare;

- obţinerea de către comisia de inventariere a explicaţiilor scrise, de la persoanele care au

răspunderea gestionării, pentru plusurile, lipsurile si deprecierile constatate, precum şi pentru

pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze;

- stabilirea pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, a caracterului lipsurilor,

pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi a plusurilor;

- elaborarea de propuneri privind modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din

contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii;

- înregistrarea ca atare în contabilitate, fără a se face compensări, a plusurilor şi minusurilor

rezultate în urma inventarierii, în vederea punerii de acord a evidenţei contabile cu valorile

inventariate.

b. Stabilirea lipsurilor imputabile

În cazul constatării unor lipsuri imputabile, administratorii iau măsura imputării acestora la valoarea

lor de înlocuire.

Preţul de înlocuire = costul de achiziţie al bunului respectiv la data constatării pagubei.

Costul de achiziţie = preţul de cumpărare practicat pe piaţă + taxele nerecuperabile, inclusiv TVA

+ cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului

respectiv.

În cazul bunurilor constatate lipsă ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă,

valoarea lor de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.

c. Compensarea lipsurilor cu plusurile constatate

În cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, la stabilirea valorii debitului se

are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite

următoarele condiţii:

- existenţa riscului de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza asemănării în

ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte

elemente. Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care

întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către

administratori, respectiv ordonatorii de credite. Listele sunt de uz intern;

- diferenţele constatate în plus sau în minus să privească aceeaşi perioadă de gestiune şi

aceeaşi gestiune;

- lipsurile constatate la inventariere să nu provină din sustragerea sau din degradarea bunurilor

respective datorită vinovăţiei persoanelor care răspund de gestionarea lor.

La stabilirea valorii de imputare nu se au în vedere provizioanele pentru depreciere constatate.

Compensarea se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate la sorturile supuse

compensării.

Pot exista două ipoteze:

- cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât

cantităţile sortimentelor admise la compensare la care s-au constatat lipsuri. În această

situaţie se procedează la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei

în plus începând cu sorturile care au preţurile scăzute, în ordine crescândă;

- cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decât

cantităţile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri. În această situaţie

se procedează la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a cantităţii care

depăşesc total cantitativ al plusurilor, începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai

scăzute, în ordine crescândă.

d. Scăzămintele legale

Se aplică la valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte.

În cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în

situaţia în care cantităţile lipsă sunt mai mari decât cele constatate în plus.

Cotele de scăzăminte se aplică:

- în primul rând, la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile;

- dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferenţe cantitative în minus,

cotele de scăzăminte se pot aplica şi asupra celorlalte valori materiale admise în compensare,

la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferenţe.

Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenţei efective a lipsurilor

şi numai în limita acestora. Normele de scăzăminte nu se aplică automat, fiind considerate limite

maxime.

Diferenţa stabilă în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând

prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate.

Imputarea pagubelor constatate în gestiune se face la valoarea de înlocuire.

Rezultatele inventarierii se înregistrează în evidenţa tehnic-operativă şi în contabilitate. Pe baza

registrului-inventar şi a balanţei de verificare se întocmeşte bilanţul contabil, ale cărui posturi trebuie să

corespundă cu datele înregistrate la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a cantităţii

care depăşeşte totalul cantitativ al plusurilor, începând cu sorturile care au preţurile unitare cele mai

scăzute, în ordine crescătoare.

Stabilirea rezultatelor inventarierii constituie sarcina exclusivă a comisiei ce a efectuat lucrarea de

inventariere.

Rezultatele inventarierii se determină prin stabilirea diferenţelor între cantităţile faptice de pe teren

şi cele ce figurează scriptic în contabilitate. Determinarea diferenţelor de face direct pe listele de

inventariere.

Înaintea stabilirii diferenţelor - plusuri sau minusuri - comisia are obligaţia de a analiza fiecare

poziţie în parte verificând exactitatea tuturor calculelor, procedând la corectarea eventualelor erori ce pot

influenţa rezultatele.

De asemenea comisiile au obligaţia de a proceda la verificarea atentă a listelor de inventar pentru

ca acestea să îndeplinească condiţiile necesare ca formă şi fond, respectiv să nu cuprindă ştersături,

suprascrieri, adăugiri sau corecţii efectuate fără respectarea normelor de corectare a documentelor.

În urma analizei lucrărilor de inventariere comisia întocmeşte procesul verbal de inventariere în

care se va cuprinde: recapitulaţia valorică a bunurilor inventariate, modul cum au decurs operaţiunile de

inventariere, concluziile cu privire la cuantumul diferenţelor, cauzele lor, persoanele vinovate, precum si

propunerile concrete cu privire la modul de soluţionare a diferenţelor, eventuale propuneri pentru

compensări, scăzăminte legate sau casare. De asemenea, se vor face propuneri cu privire la măsurile ce

urmează a se lua în viitor în vederea preîntâmpinării abaterilor şi a deficienţelor constatate în administrarea

şi gestionarea bunurilor respective şi propuneri pentru punerea în circuitul economic a bunurilor iară

mişcare.

O atenţie deosebită se va acorda de către comisie depistării valorilor materiale a căror condiţii de

depozitare şi conservare nu asigură menţinerea calităţii acestora, făcând menţiuni speciale în procesul

verbal cu privire la măsurile de conservare ce trebuiesc luate.

Dosarul comisiilor de inventariere va cuprinde următoarele documente:

- declaraţia gestionarului la începutul inventarierii; ,

- listele de inventariere;

- procesul verbal cu concluziile şi propunerile comisiei;

- situaţia de compensări, dacă este cazul;

- situaţia plusurilor şi minusurilor ce nu intră în compensare;

- declaraţia gestionarului în care se justifică în amănunt cauzele diferenţelor constatate pe

fiecare poziţie în parte;

- centralizatoarele pe locuri de folosinţă sau pe puncte de lucru;

- listele cu propunerile pentru scoaterea din uz;

- listele cu bunurile degradate însoţite de procesul verbal în care se arată cauzele şi persoanele

vinovate.

Se atrage atenţia comisiilor de inventariere că respectarea strictă şi în totalitate a acestor instrucţiuni este obligatorie, orice abatere constituind neîndeplinirea sarcinilor de serviciu.

2.3. Conectarea cheltuielilor la veniturile întreprinderii

Respectarea independenţei exerciţiilor conduce la integrarea pentru fiecare din acestea : A tuturor cheltuielilor care le privesc; Numai a cheltuielilor care le privesc

Decalajele observate pot să apară ca urmare a două categorii opuse de venituri şi cheltuieli :

- cheltuieli înregistrate înainte de consumarea lor efectivă (cheltuieli în avans) sau veniturile constatate înainte de furnizarea prestărilor sau bunurilor vândute (venituri în avans);

- cheltuieli înregistrate după consumarea lor efectivă sau venituri contabilizate după prestarea serviciilor sau livrarea bunurilor.

Cheltuieli înregistrate în avans

Sunt cheltuielile înregistrate în cursul exerciţiului, dar care corespund cumpărărilor de bunuri sau servicii a căror furnizare sau prestare trebuie să survină ulterior.Ele sunt micşorate cu partea care priveşte exerciţiul viitor.

Exemplu : Întreprinderea a închiriat un imobil la data de 01 mai N pe o perioadă de 18 luni şi a achitat integral contravaloarea chiriei.Chiria lunară este de 1000 lei. Conform principiului indepenţei exerciţiului, în anul N întreprinderea va recunoaşte cheltuieli cu chiria 8000 lei (perioada mai-dec. N), diferenţa reprezentând cheltuieli de repartizat pentru exerciţiul N+1.

Venituri înregistrate în avans

Reprezintă venituri încasate în exerciţiul curent, dar livrarea sau prestarea se vor face în exerciţiul sau exerciţiile următoare.Exemplu :Editura unei reviste a primit la 01 octombrie N de la un cititor un cec de 1200 lei pentru 12 de abonament. Editura va recunoaşte în anul N venituri în sumă de 300 lei aferente a trei luni de abonament, urmând ca diferenţa de 900 lei să fie recunoscuţi ca venituri în anul N+1.

2.4.Ajustarea elementelor de activ şi pasiv. Alte operaţiuni privind regularizările şi estimările contabile.

Valorilor iniţiale înscrise în contabilitate li se aduc corecţii rezultate din aplicarea principiului prudenţei, în următoarele cazuri :

micşorarea valorii unui element de activ din cauze care nu sunt considerate ireversibile, valoarea respectivului element de activ fiind în acest caz corectată printr-un provizion pentru depreciere;

micşorarea valorii unui element de activ, ca urmare a uzurii în timp, a schimbărilor tehnice sau a oricărui alt eveniment ale cărui cauze sunt judecate ireversibile. Valoarea respectivului element de activ se corectează printr-o amortizare.

Amortizarea

Se vor revedea aspectele legate de amortizare învăţate în anii anteriori, referitoare la :- abordările privind amortizarea;- durata de viaţă utilă;- amortizarea fiscală;- metodele de amortizare ;- tratamente alternetiv la costul istoric (reevaluarea imobilizărilor la valoarea justă).

Ajustări de valoare pentru depreciere

Ajustările pentru depreciere sunt constatarea contabilă a unei diminuări a valorii unui activ.

Ajustări pentru deprecieri

Aceste ajustări privesc în general constatarea la inventar a unui minus de valoare cu privire la elementele de activ neamortizabile. Ele pot privi, de asemenea, deprecieri excepţionale pentru elementele de activ amortizabile.Suma ajustării trebuie să poată fi estimată cu o anumită precizie.

Exemple de ajustări :- petru deprecierea activelor imobilizate;- pentru deprecierea stocurilor;- pentru deprecierea creanţelor.

Provizioane pentru riscuri şi cheltuieli

Provizionul pentru riscuri si cheltuieli reprezinta un pasiv cu exigibilitate sau valoare incertă. Provizioanele pentru riscuri si cheltuieli se constituie pentru elemente cum sunt: a) litigiile, amenzile si penalitatile, despagubirile, daunele si alte datorii incerte; b) cheltuielile legate de activitatea de service in perioada de garantie si alte cheltuieli privind garantia acordata clientilor; c) alte provizioane. Contabilitatea provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli se tine pe feluri, in functie de natura si scopul sau obiectul pentru care au fost constituite. Un provizion pentru riscuri si cheltuieli va fi inregistrat in contabilitate daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii: (a) exista o obligatie curenta generata de un eveniment anterior; (b) este probabila efectuarea unor plati pentru onorarea obligatiei respective; si (c) suma poate fi estimata. Provizioanele pentru riscuri si cheltuieli nu pot avea drept scop corectarea valorii activelor. Pentru stabilirea existentei unei obligatii curente la data bilantului, se vor lua in considerare toate informatiile disponibile. Provizioanele vor fi revizuite la data fiecarui bilant si ajustate pentru a reflecta cea mai buna estimare curenta, in cazul in care pentru stingerea unei obligatii nu mai este probabila o iesire de resurse, provizionul trebuie anulat. Nu vor fi recunoscute provizioane pentru pierderile viitoare din exploatare.

Exemplu :

Recomandare : A se citi IAS 37 „ Provizioane, datorii şi active contingente

Alte operaţiuni de regularizare la bilanţ

- evaluarea elementelor monetare în devize ;- stabilirea rezultatului fiscal şi a impozitului aferent;- repartizarea rezultatului net.

Exemple :