Post on 14-Nov-2014
description
Ghid practic de planificare şi construire a unui buget de training aliniat strategic
Cosmina Coman
În perioadele de reduceri de costuri ale organizaţiilor, managerii de training şi/sau HR sunt afectaţi masiv de reducerea bugetelor de formare profesională.
Acest impact negativ se datorează de multe ori şi faptului că bugetul de training este calculat incremental, pe baza istoricului din anii trecuţi sau ca o alocare a unor sume rămase în urma alocării prioritare pentru zonele de business.
Un factor determinant, însă, în redirecţionarea prioritară a unor bugete suficiente pentru activităţile de training şi dezvoltare o are PLANIFICAREA ACESTORA PORNIND DE LA NEVOILE DE BUSINESS.
Bugetul de training de ce să fie mai mare?
1. Buget 2.Plan 1. Plan 2. Buget Neasigurarea creşterii performanţei
organizaţionale prin neacoperirea unor nevoi de pregătire
Lipsa de aliniere la obiectivele strategice organizaţionale
Derularea deficitară a planului datorată suportului slab al managerilor
Alocarea eficientă a resurselor organizaţiei
Alinierea acţiunilor de learning la obiectivele strategice
Asigurarea suportului conducerii şi directorilor în derularea planului
Care este ordinea cronologică corectă?
Planificarea activităţilor de L&D pornind de la obiectivele organizaţiei vă asigură alocarea unui buget corespunzător, bazat pe priorităţile reale ale organizaţiei.
Con
cluz
ie
Poate afecta modul in care funcţia de L&D interacţionează cu restul organizaţiei
De ex., unele departamente pot fi centre de profit faţă de alte departamente şi contractează extern training. Acestea îşi vor plăti singure.
Bugetarea de la zero în care se porneşte de la o pagină goală şi se alocă bugetul pe bază de priorităţi, în anumite limite
Bugetarea anuală în care se ţine seamă de mai mulţi factori (profitabilitatea companiei, importanţa funcţiei de dezvoltare HR etc.)
Structura
Sistemul financiar
Structura organizaţională şi sistemul financiar şi de control intern
Bugetarea se face pe baza a 2 FACTORI CHEIE
1
2
3
Colectarea datelor de la CXO
Colectarea datelor de la directori
Colectare date din surse adiţionale
A. Etapa de colectare a informaţiilor
Paşii principali în construirea unui buget de training
Introducere date din planurile HRD 4
Întreabă despre:
Problemele organizaţionale Obiectivele organizaţiei
Sumarizează:
Asigură-te că ai aflat tot Validează interviurile prin
transmiterea unui sumar cu priorităţile
A.1. Colectarea datelor de la CXO (CEO, CFO, COO etc.)
Pentru template-uri de Ghid-uri de interviuri şi instrumente de analiză a nevoilor de training trimite-ne un mesaj aici şi îţi vom răspunde bucuroşi.
A.2. Colectarea datelor de la directori de linie
Pregătirea pentru interviuri
Comunicarea problemelor şi obiectivelor organizaţionale receptate de la CXO
Întrebări despre problemele şi obiectivele diviziei/departament şi despre traininguri existente
Concluzionare, sumarizare date
Scopul interviurilor
Validarea cunoştinţelor/abilităţilor necesare angajaţilor
Colectarea informaţiilor referitoare la alte aspecte cu impact pe performanţă
A.3. Colectarea datelor din surse adiţionale
Întreabă de training-urile inter-departamentale existente
Identifică nevoile de training care trebuie analizate mai complex
Contactează
Sponsori ai training-urilor intra-departamentale (ex: calitate, conformitate etc.)
Supervizori şi angajaţi ca să te determini că training-ul este sau nu strategia potrivită pentru rezolvarea problemei de performanţă.
Determină dacă training-ul este soluţia potrivită
Comunică unde ai decis că nu este o nevoie de training
?
A.4. Introducerea datelor din planurile de dezvoltare a resurselor umane
Cadrul de Competenţe
Ia în considerare cadrul de competenţe folosit de organizaţia ta în determinarea competenţelor necesar a fi dezvoltate prin cursuri pentru fiecare categorie de poziţii.
Planul de recrutări/ieşiri din organizaţie
Preia datele de la colegii de la Recrutare pentru a construi corespunzător planul din punct de vedere al numărului de angajaţi şi al nivelului de competenţe a fi de dezvoltat. Altfel, rişti să bugetezi în plus sau în minus!
Planul de dezvoltare a RU
ţine cont şi de planurile de dezvoltare a resurselor umane (promovări, extindere reţea, introducere noi servicii, subsidiare etc.). E posibil să fie nevoie să introduci în plan programe de leadership şi/sau management.
Evaluările de performanţă Rezultatele evaluărilor de performanţă reprezintă un radar pentru detectarea nevoilor individuale de dezvoltare. În cele din urmă, planul de training trebuie să arate cum fiecare intervenţie de learning contribuie la creşterea performanţelor.
Identificarea şi analiza nevoilor de training
Nevoi
Nevoi
Nevoi
Nevoi
Nevoi de dezvoltare
Nevoi de conformitate
Nevoi operaţionale
Nevoi individuale/personale
1
2
3
Înregistrarea cursurilor existente
Determinarea cursurilor noi
Decizia de cumpărare sau realizare
B. Etapa de creare a planului de training
Paşii principali în construirea unui buget de training
Crearea bugetului şi prezentarea lui 4
B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente
Determină componentele planului
Introdu cursurile existente în Planul de Training
Determină componentele planului, în funcţie de criteriile pe care le stabileşti. Ele pot fi în funcţie de departamentele sau liniile de business din organizaţie.
Fiecare componentă a planului trebuie împărţită în două: 1. cursuri existente 2. cursuri care trebuie dezvoltate sau achiziţionate
Introdu apoi cursurile existente şi bugetează-le
Foloseşte-te de datele din anul anterior pentru a bugeta realist planul de training
B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente
Obiectivul/ Problema
Audienţa ţintă
Cursul Propus
Metoda de livrare
Durata cursului
Existent/Dezvoltare/ Cumpărare
Bugetul
Orientarea noilor angajaţi la cultura şi politicile companiei
Angajaţi noi, 100 p. Agenţii, Centrală, Centrul de procesare
Smart Start Training
2 zile Existent 10.000 EUR
E-learning 3 ore
Ia în considerare următoarele:
Numărul angajaţilor pe care planuieşti să îi pregăteşti în anul pentru care faci planul comparativ cu numărul angajaţilor pregătiţi în anii trecuţi
Numărul sesiunilor de training pe care plănuieşti să le oferi pe anul următor comparativ cu ceea ce a fost oferit în anii trecuţi
Costul pe sesiune al unei livrări
Costul mediu al unei actualizări care trebuie făcute la un curs existent
Exemplu extract dintr-un Plan de training:
Training-uri inter-departamentale existente:
TIP Scrie fiecare nevoie de învăţare inter-departamentală, împreună cu descrierea audienţei şi nr. de angajaţi pe un Post-it şi lipeşte-l pe o tablă mare sau o uşă. Apoi combină nevoile de învăţare cu Problemele sau Obiectivele.
B.2. Determinarea cursurilor noi
Adaugă noile cursuri la planul de training
Determină noile cursuri departamentale
Identifică nevoile de învăţare departamentale
Identifică nevoile de învăţare inter-departamentale (ex: coaching)
Determină noile cursuri inter-departamentale
B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare
În determinarea tipului de training (în grup sau individuale) ţine cont dacă e vorba de:
Studiu în grup - Oamenii sunt obişnuiţi să lucreze împreună în proiecte şi le face plăcere
- Oamenii nu îşi pot face timp să înveţe decât dacă sunt departe de locul de muncă
- Organizaţia permite oamenilor să îşi ia din timpul lor de muncă să înveţe
- Cererea pentru cursuri este suficient de mare ca să umpli o sală
Studiu individual - Oamenii sunt obişnuiţi şi preferă să lucreze individual
- Oamenii sunt foarte motivaţi să îşi facă timp să finalizeze cursul
- Oamenii nu îşi pot lua din timpul lor de muncă să înveţe
- Cererea pentru curs e mică şi nu poţi umple o sală de clasă
B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare Selectează metoda de livrare. Poţi alege dintre următoarele:
• Training la sală
Cursuri interne
Cursuri externe
• E-learning (sincron sau asincron)
• Coaching
• EPSS (Electronic Performance Support System) ex: Help-uri la diferite aplicaţii IT
• Studiu individual (presupune dezvoltarea şi livrarea de materiale pe hârtie sau electronice, ex: manuale)
• Tele / video conferinţe De asemenea, mai jos ai un link la un grafic care reprezintă alte metode de învăţare organizaţională care nu se pot include în bugetul de training la categoria cursuri pentru că ele fac parte din noul arsenal de metode aflat de multe ori gratis la dispoziţia managerului de L&D. Trebuie luate în considerare în exploatarea acestor metode mai multe elemente cum ar fi cultura organizaţiei, abilităţile de utilizare a soft-urilor etc. http://www.upsidelearning.com/blog/wp-content/uploads/2009/12/blended-learning-formal-to-informal.jpg
TIP Criterii de decizie: • Compatibilitatea cu obiectivele • Estimarea probabilitatii de
transfer a cunostintelor la job • Resursele disponibile • Factori legati de cursant
B.2. Determinarea cursurilor noi – durata lor
Evaluează conţinutul
Vorbeşte cu SME (Subject Matter Expert) despre complexitatea conţinutului. Cursurile tehnice şi de cunoştinţe de produs pot fi mai eficient livrate pe e-learning. Cursurile de soft skill oferă un transfer mai eficient prin metoda în sală.
Ia în considerare metoda de livrare
Metodele sincrone unde interacţiunea între cursanţi şi trainer are loc în timp real iau mai mult timp decât metodele de studiu individual.
Examinează mărimea clasei La grupurile mai mari metodele sincrone vor lua mai mult timp decât grupurile mai mici, datorită lungimii sesiunilor de Q&A, şi inclusiv revenirii mai greoaie din pauze.
În plus, nu uita să iei în considerare şi constrângerile organizaţionale, cum ar fi politicile interne în privinţa alocării de timp pregătirii profesionale!
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
Cursul se face in-house dacă ai următoarele resurse la dispoziţie:
Ext
erna
lizar
e
Cum
păra
re
In-h
ouse
Resursa Probleme posibile Expertiza de design instrucţional Evită alocarea de responsabilităţi de dezvoltare la SME (Subject
Matter Expert). Ei pot cunoaşte foarte bine subiectul, însă nu ştiu cum să transfere temele astfel încât altcineva să înveţe să aplice. Dă-i SME-ului o resursă cu experienţă în design instrucţional.
Timpul Dacă ai multe livrări de făcut într-un timp scurt ai putea avea nevoie de resurse externe
Expertiza de conţinut Dacă nu ai expertiza de conţinut în interior, poţi achiziţiona un curs standard de la un furnizor extern sau serviciile unui furnizor extern pentru personalizarea unui conţinut dorit pe contextul organizaţiei tale.
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
Alege externalizarea dezvoltării unui curs dacă:
Trebuie să pregăteşti angajaţii într-un domeniu specific strict organizaţiei tale şi nu ai un expert în design instrucţional intern
Nu ai timpul necesar să dezvolţi training-ul in-house Nu ai expertiza de conţinut să dezvolţi un curs in-house, dar ai buget Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training
în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat) Dacă nu vei oferi angajaţilor nişte cunoştinţe/conţinuturi pe care organizaţia ta are drepturi de proprietate intelectuală este mai rezonabil să cumperi sau să customizezi un curs de la un furnizor extern. Poate fi mai ieftin şi livrarea să aibă loc mai repede.
Ext
erna
lizar
e
Cum
păra
re
Ext
erna
lizar
e In
-hou
se
B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă
Determină ce training să cumperi de la un furnizor astfel:
Găseşti un curs care îţi acoperă nevoile fără customizare sau foarte puţină Ai buget şi vrei un curs care a fost testat şi a produs rezultate Nu ai expertiza de design instrucţional să dezvolţi training-uri in-house Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training
în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat)
Dacă ai doar câţiva angajaţi care au nevoie de un anumit curs oferit extern este preferabil să găseşti un curs deschis unde să îi trimiţi pe acei angajaţi. Vrei să ştii cum să alegi un program de calitate?
Ext
erna
lizar
e
In-h
ouse
C
umpă
rare
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui După ce, pe baza unor recomandări sau consultări ale
unor baze de informaţii, ai identificat potenţiali furnizori, contactează-i pentru a le cere nişte preţuri informative pornind de la câteva coordonate pe care le vei oferi (nr. cursanţi, audienţa ţintă, tematica cursului, obiectivele acestuia, durata şi metoda de livrare).
Pentru cursurile care le vei dezvolta in-house, pe lângă salariile angajaţilor care vor fi designeri instrucţionali mai bugetează: Transport pentru designerul instrucţional să îşi colecteze
informaţiile
Achiziţionare cărţi, rechizite, CD-uri cu filme educaţionale etc.
Multiplicarea materialelor
Achiziţionare soft-uri de authoring pentru cursuri online
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui Bugetează costurile de livrare a cursurilor. Ele pot include:
Costuri cu oamenii Salarii ale trainerilor
Salarii ale supervizorilor/managerilor atunci când fac coaching angajaţilor
Cheltuieli de transport şi masă pentru traineri şi cursanţi
Costuri cu echipamente Echipamente şi materiale de training
Amortizarea clădirilor şi echipamentelor de training
Costuri administrative Salariile personalului administrativ
Telefoane, poştă
Închiriere de săli
Costuri cu materiale Filme şi DVD-uri
Pachete educaţionale IT
Materiale utilizate în timpul sesiunilor practice
Îmbrăcăminte sau echipamente de protecţie
Cărţi şi manuale
B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui
După ce ai completat fiecare coloană pe modelul indicat prin tabelul de la B.1. introdu toate costurile şi pregăteşte-l acum pentru prezentare la factorii decizionali pentru aprobare.
Gândeşte prezentarea ca o vânzare! Nu uita să accentuezi beneficiile financiare şi non-financiare ale investiţiilor!
SUCCES ȘI AȘTEPTĂM SĂ NE ÎMPĂRTĂȘEȘTI DIN PROVOCĂRILE TALE la:
provocari@learningpro.ro
TIP Întreabă-te: Dacă cineva s-ar uita la planul de training şi eu nu aş fi acolo să îi explic, ar fi evident modul în care cursurile propuse ajută la rezolvarea problemelor sau atingerea obiectivelor?