Ghid practic de planificare şi construire a unui buget de training aliniat strategic

Cosmina Coman

În perioadele de reduceri de costuri ale organizaţiilor, managerii de training şi/sau HR sunt afectaţi masiv de reducerea bugetelor de formare profesională.

Acest impact negativ se datorează de multe ori şi faptului că bugetul de training este calculat incremental, pe baza istoricului din anii trecuţi sau ca o alocare a unor sume rămase în urma alocării prioritare pentru zonele de business.

Un factor determinant, însă, în redirecţionarea prioritară a unor bugete suficiente pentru activităţile de training şi dezvoltare o are PLANIFICAREA ACESTORA PORNIND DE LA NEVOILE DE BUSINESS.

Bugetul de training de ce să fie mai mare?

1. Buget 2.Plan 1. Plan 2. Buget Neasigurarea creşterii performanţei

organizaţionale prin neacoperirea unor nevoi de pregătire

Lipsa de aliniere la obiectivele strategice organizaţionale

Derularea deficitară a planului datorată suportului slab al managerilor

Alocarea eficientă a resurselor organizaţiei

Alinierea acţiunilor de learning la obiectivele strategice

Asigurarea suportului conducerii şi directorilor în derularea planului

Care este ordinea cronologică corectă?

Planificarea activităţilor de L&D pornind de la obiectivele organizaţiei vă asigură alocarea unui buget corespunzător, bazat pe priorităţile reale ale organizaţiei.

Con

cluz

ie

Poate afecta modul in care funcţia de L&D interacţionează cu restul organizaţiei

De ex., unele departamente pot fi centre de profit faţă de alte departamente şi contractează extern training. Acestea îşi vor plăti singure.

Bugetarea de la zero în care se porneşte de la o pagină goală şi se alocă bugetul pe bază de priorităţi, în anumite limite

Bugetarea anuală în care se ţine seamă de mai mulţi factori (profitabilitatea companiei, importanţa funcţiei de dezvoltare HR etc.)

Structura

Sistemul financiar

Structura organizaţională şi sistemul financiar şi de control intern

Bugetarea se face pe baza a 2 FACTORI CHEIE

1

2

3

Colectarea datelor de la CXO

Colectarea datelor de la directori

Colectare date din surse adiţionale

A. Etapa de colectare a informaţiilor

Paşii principali în construirea unui buget de training

Introducere date din planurile HRD 4

Întreabă despre:

Problemele organizaţionale Obiectivele organizaţiei

Sumarizează:

Asigură-te că ai aflat tot Validează interviurile prin

transmiterea unui sumar cu priorităţile

A.1. Colectarea datelor de la CXO (CEO, CFO, COO etc.)

Pentru template-uri de Ghid-uri de interviuri şi instrumente de analiză a nevoilor de training trimite-ne un mesaj aici şi îţi vom răspunde bucuroşi.

A.2. Colectarea datelor de la directori de linie

Pregătirea pentru interviuri

Comunicarea problemelor şi obiectivelor organizaţionale receptate de la CXO

Întrebări despre problemele şi obiectivele diviziei/departament şi despre traininguri existente

Concluzionare, sumarizare date

Scopul interviurilor

Validarea cunoştinţelor/abilităţilor necesare angajaţilor

Colectarea informaţiilor referitoare la alte aspecte cu impact pe performanţă

A.3. Colectarea datelor din surse adiţionale

Întreabă de training-urile inter-departamentale existente

Identifică nevoile de training care trebuie analizate mai complex

Contactează

Sponsori ai training-urilor intra-departamentale (ex: calitate, conformitate etc.)

Supervizori şi angajaţi ca să te determini că training-ul este sau nu strategia potrivită pentru rezolvarea problemei de performanţă.

Determină dacă training-ul este soluţia potrivită

Comunică unde ai decis că nu este o nevoie de training

?

A.4. Introducerea datelor din planurile de dezvoltare a resurselor umane

Cadrul de Competenţe

Ia în considerare cadrul de competenţe folosit de organizaţia ta în determinarea competenţelor necesar a fi dezvoltate prin cursuri pentru fiecare categorie de poziţii.

Planul de recrutări/ieşiri din organizaţie

Preia datele de la colegii de la Recrutare pentru a construi corespunzător planul din punct de vedere al numărului de angajaţi şi al nivelului de competenţe a fi de dezvoltat. Altfel, rişti să bugetezi în plus sau în minus!

Planul de dezvoltare a RU

ţine cont şi de planurile de dezvoltare a resurselor umane (promovări, extindere reţea, introducere noi servicii, subsidiare etc.). E posibil să fie nevoie să introduci în plan programe de leadership şi/sau management.

Evaluările de performanţă Rezultatele evaluărilor de performanţă reprezintă un radar pentru detectarea nevoilor individuale de dezvoltare. În cele din urmă, planul de training trebuie să arate cum fiecare intervenţie de learning contribuie la creşterea performanţelor.

Identificarea şi analiza nevoilor de training

Nevoi

Nevoi

Nevoi

Nevoi

Nevoi de dezvoltare

Nevoi de conformitate

Nevoi operaţionale

Nevoi individuale/personale

1

2

3

Înregistrarea cursurilor existente

Determinarea cursurilor noi

Decizia de cumpărare sau realizare

B. Etapa de creare a planului de training

Paşii principali în construirea unui buget de training

Crearea bugetului şi prezentarea lui 4

B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente

Determină componentele planului

Introdu cursurile existente în Planul de Training

Determină componentele planului, în funcţie de criteriile pe care le stabileşti. Ele pot fi în funcţie de departamentele sau liniile de business din organizaţie.

Fiecare componentă a planului trebuie împărţită în două: 1. cursuri existente 2. cursuri care trebuie dezvoltate sau achiziţionate

Introdu apoi cursurile existente şi bugetează-le

Foloseşte-te de datele din anul anterior pentru a bugeta realist planul de training

B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente

Obiectivul/ Problema

Audienţa ţintă

Cursul Propus

Metoda de livrare

Durata cursului

Existent/Dezvoltare/ Cumpărare

Bugetul

Orientarea noilor angajaţi la cultura şi politicile companiei

Angajaţi noi, 100 p. Agenţii, Centrală, Centrul de procesare

Smart Start Training

2 zile Existent 10.000 EUR

E-learning 3 ore

Ia în considerare următoarele:

Numărul angajaţilor pe care planuieşti să îi pregăteşti în anul pentru care faci planul comparativ cu numărul angajaţilor pregătiţi în anii trecuţi

Numărul sesiunilor de training pe care plănuieşti să le oferi pe anul următor comparativ cu ceea ce a fost oferit în anii trecuţi

Costul pe sesiune al unei livrări

Costul mediu al unei actualizări care trebuie făcute la un curs existent

Exemplu extract dintr-un Plan de training:

Training-uri inter-departamentale existente:

TIP Scrie fiecare nevoie de învăţare inter-departamentală, împreună cu descrierea audienţei şi nr. de angajaţi pe un Post-it şi lipeşte-l pe o tablă mare sau o uşă. Apoi combină nevoile de învăţare cu Problemele sau Obiectivele.

B.2. Determinarea cursurilor noi

Adaugă noile cursuri la planul de training

Determină noile cursuri departamentale

Identifică nevoile de învăţare departamentale

Identifică nevoile de învăţare inter-departamentale (ex: coaching)

Determină noile cursuri inter-departamentale

B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare

În determinarea tipului de training (în grup sau individuale) ţine cont dacă e vorba de:

Studiu în grup - Oamenii sunt obişnuiţi să lucreze împreună în proiecte şi le face plăcere

- Oamenii nu îşi pot face timp să înveţe decât dacă sunt departe de locul de muncă

- Organizaţia permite oamenilor să îşi ia din timpul lor de muncă să înveţe

- Cererea pentru cursuri este suficient de mare ca să umpli o sală

Studiu individual - Oamenii sunt obişnuiţi şi preferă să lucreze individual

- Oamenii sunt foarte motivaţi să îşi facă timp să finalizeze cursul

- Oamenii nu îşi pot lua din timpul lor de muncă să înveţe

- Cererea pentru curs e mică şi nu poţi umple o sală de clasă

B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare Selectează metoda de livrare. Poţi alege dintre următoarele:

• Training la sală

Cursuri interne

Cursuri externe

• E-learning (sincron sau asincron)

• Coaching

• EPSS (Electronic Performance Support System) ex: Help-uri la diferite aplicaţii IT

• Studiu individual (presupune dezvoltarea şi livrarea de materiale pe hârtie sau electronice, ex: manuale)

• Tele / video conferinţe De asemenea, mai jos ai un link la un grafic care reprezintă alte metode de învăţare organizaţională care nu se pot include în bugetul de training la categoria cursuri pentru că ele fac parte din noul arsenal de metode aflat de multe ori gratis la dispoziţia managerului de L&D. Trebuie luate în considerare în exploatarea acestor metode mai multe elemente cum ar fi cultura organizaţiei, abilităţile de utilizare a soft-urilor etc. http://www.upsidelearning.com/blog/wp-content/uploads/2009/12/blended-learning-formal-to-informal.jpg

TIP Criterii de decizie: • Compatibilitatea cu obiectivele • Estimarea probabilitatii de

transfer a cunostintelor la job • Resursele disponibile • Factori legati de cursant

B.2. Determinarea cursurilor noi – durata lor

Evaluează conţinutul

Vorbeşte cu SME (Subject Matter Expert) despre complexitatea conţinutului. Cursurile tehnice şi de cunoştinţe de produs pot fi mai eficient livrate pe e-learning. Cursurile de soft skill oferă un transfer mai eficient prin metoda în sală.

Ia în considerare metoda de livrare

Metodele sincrone unde interacţiunea între cursanţi şi trainer are loc în timp real iau mai mult timp decât metodele de studiu individual.

Examinează mărimea clasei La grupurile mai mari metodele sincrone vor lua mai mult timp decât grupurile mai mici, datorită lungimii sesiunilor de Q&A, şi inclusiv revenirii mai greoaie din pauze.

În plus, nu uita să iei în considerare şi constrângerile organizaţionale, cum ar fi politicile interne în privinţa alocării de timp pregătirii profesionale!

B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă

Cursul se face in-house dacă ai următoarele resurse la dispoziţie:

Ext

erna

lizar

e

Cum

păra

re

In-h

ouse

Resursa Probleme posibile Expertiza de design instrucţional Evită alocarea de responsabilităţi de dezvoltare la SME (Subject

Matter Expert). Ei pot cunoaşte foarte bine subiectul, însă nu ştiu cum să transfere temele astfel încât altcineva să înveţe să aplice. Dă-i SME-ului o resursă cu experienţă în design instrucţional.

Timpul Dacă ai multe livrări de făcut într-un timp scurt ai putea avea nevoie de resurse externe

Expertiza de conţinut Dacă nu ai expertiza de conţinut în interior, poţi achiziţiona un curs standard de la un furnizor extern sau serviciile unui furnizor extern pentru personalizarea unui conţinut dorit pe contextul organizaţiei tale.

B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă

Alege externalizarea dezvoltării unui curs dacă:

Trebuie să pregăteşti angajaţii într-un domeniu specific strict organizaţiei tale şi nu ai un expert în design instrucţional intern

Nu ai timpul necesar să dezvolţi training-ul in-house Nu ai expertiza de conţinut să dezvolţi un curs in-house, dar ai buget Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training

în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat) Dacă nu vei oferi angajaţilor nişte cunoştinţe/conţinuturi pe care organizaţia ta are drepturi de proprietate intelectuală este mai rezonabil să cumperi sau să customizezi un curs de la un furnizor extern. Poate fi mai ieftin şi livrarea să aibă loc mai repede.

Ext

erna

lizar

e

Cum

păra

re

Ext

erna

lizar

e In

-hou

se

B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă

Determină ce training să cumperi de la un furnizor astfel:

Găseşti un curs care îţi acoperă nevoile fără customizare sau foarte puţină Ai buget şi vrei un curs care a fost testat şi a produs rezultate Nu ai expertiza de design instrucţional să dezvolţi training-uri in-house Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training

în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat)

Dacă ai doar câţiva angajaţi care au nevoie de un anumit curs oferit extern este preferabil să găseşti un curs deschis unde să îi trimiţi pe acei angajaţi. Vrei să ştii cum să alegi un program de calitate?

Ext

erna

lizar

e

In-h

ouse

C

umpă

rare

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui După ce, pe baza unor recomandări sau consultări ale

unor baze de informaţii, ai identificat potenţiali furnizori, contactează-i pentru a le cere nişte preţuri informative pornind de la câteva coordonate pe care le vei oferi (nr. cursanţi, audienţa ţintă, tematica cursului, obiectivele acestuia, durata şi metoda de livrare).

Pentru cursurile care le vei dezvolta in-house, pe lângă salariile angajaţilor care vor fi designeri instrucţionali mai bugetează: Transport pentru designerul instrucţional să îşi colecteze

informaţiile

Achiziţionare cărţi, rechizite, CD-uri cu filme educaţionale etc.

Multiplicarea materialelor

Achiziţionare soft-uri de authoring pentru cursuri online

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui Bugetează costurile de livrare a cursurilor. Ele pot include:

Costuri cu oamenii Salarii ale trainerilor

Salarii ale supervizorilor/managerilor atunci când fac coaching angajaţilor

Cheltuieli de transport şi masă pentru traineri şi cursanţi

Costuri cu echipamente Echipamente şi materiale de training

Amortizarea clădirilor şi echipamentelor de training

Costuri administrative Salariile personalului administrativ

Telefoane, poştă

Închiriere de săli

Costuri cu materiale Filme şi DVD-uri

Pachete educaţionale IT

Materiale utilizate în timpul sesiunilor practice

Îmbrăcăminte sau echipamente de protecţie

Cărţi şi manuale

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui

După ce ai completat fiecare coloană pe modelul indicat prin tabelul de la B.1. introdu toate costurile şi pregăteşte-l acum pentru prezentare la factorii decizionali pentru aprobare.

Gândeşte prezentarea ca o vânzare! Nu uita să accentuezi beneficiile financiare şi non-financiare ale investiţiilor!

SUCCES ȘI AȘTEPTĂM SĂ NE ÎMPĂRTĂȘEȘTI DIN PROVOCĂRILE TALE la:

provocari@learningpro.ro

TIP Întreabă-te: Dacă cineva s-ar uita la planul de training şi eu nu aş fi acolo să îi explic, ar fi evident modul în care cursurile propuse ajută la rezolvarea problemelor sau atingerea obiectivelor?