1. De ce schimbăm structura?
CONTEXTUL INTERNATIONAL
• Se schimbă direcţțile organizaţționale pentru a ne alinia la viziunea 2015 • Expererienţța AIESEC se schimbă de la una baztă pe stagii, la una bazată pe programe • Există o nevoie puternică de deschidere și orientare a strategiilor organizaţționale către mediul
extern
NEVOILE ORGANIZAŢIEI
• Capacitate crescută de a livra noile programe • Orientare puternică externă • Asigurarea unui volum mare de produse • Promovarea unei culturi de antreprenoriat • Separarea EB-‐ului de activităţți operaţționale (orientare pe produs nu proces) • Angrenarea unui număr mai mare de membrii
MENTALITATEA DIN CARE S-A NĂSCUT NOUA STRUCTURĂ
• AIESEC trebuie să se orienteze pe produsele pe care le oferă • EB-‐ul nu trebuie să mai poată fi implicat in activităţți operaţționale • Membrii vechi cu experienţță trebuie folosiţți în crearea de produse şi coordonarea lor • Crearea produselor (proiectelor) trebuie să fie mai dinamică, să se adapteze pieţței şi să nu
depindă de un ciclu rigid de conferinţțe de planificare • Membrii noi trebuie să experimenteze AIESEC şi să se implice prin luarea de iniţțiativă şi
asumarea de responsabilităţți • Se încurajază orientarea pe obiective finale şi nu pe task-‐uri. Acest lucru, cuplat cu faptul că în
departamente, membrii stagnează şi lucrează foarte nişat pe un proces fără să vadă finalitatea lui într-‐un impact dorit de AIESEC
SCHIMBĂRILE FĂCUTE
• Structura EB-‐ului orientată pe pieţțele pe care trebuie să livrăm programele, nu pe arii funcţționale
• Desfiinţțarea departamentelor ca structură de livrare a rezultatelor şi axarea pe lucru project-‐based (un VP coordonează coordonatorii de proiecte pe piaţța pe care este VP)
• Crearea unui ciclu diferit de creare şi implementare a proiectelor care foloseşte membrii cu experienţță şi care au demonstrat că pot aduce rezultate în organizaţție în dezvoltarea şi planificarea proiectelor
2. Structura organizaţțională Structura EB-ului
Funcţție Rol
Corespondent în structura
veche (Profil)
VP Finance
Resource management (financial, logistical, etc.) Responsible for rules and frameworks that define the usage of resources Responsible for diversification of income sources
Finance
VP Talent Development
Responsible for tracking human resources and their education and development Responsible for the framework of managing HR in the organization (internal systems in terms of rules) Education systems, Accreditation systems, R&R, Evaluation systems, talent planning. Responsible for youth engagement programs for random applicants outside recruitments and projects. Responsible for TMP & TLP pipeline and the youth engaged for these programs. Responsible for aligning all external activities in terms of communication and sales strategies. Responsible for development and implementation of projects on this sector.
TM + ER + PRJ + COMM
Corporate Development
Responsible mainly for GIP incoming and development of Engagement products involving external entities (Projects for
ICX C + ER + PRJ + COMM
youth). Responsible for youth engagement objectives on corporate projects. Responsible for aligning all external activities in terms of communication and sales strategies. Responsible for development and implementation of projects on this sector.
Non-‐Corporate Development
Responsible for social projects and GCDP incoming delivery activities. Responsible for youth engagement objectives on non-‐corporate projects (above 17). Responsible for aligning all external activities in terms of communication and sales strategies. Responsible for development and implementation of projects on this sector.
ICX NC + ER + PRJ + COMM
International Internships Development
Responsible for OGX pipeline and youth engaged for GIP and GCDP outgoing. Responsible for aligning all external activities in terms of communication and sales strategies. Responsible for development and implementation of projects on this sector.
OGX + ER+ PRJ + COMM
Alumni Development
Responsible for H4TF processes Responsible for the relationship and mutual benefits between AIESEC and the alumni community Responsible for development and implementation of projects on this sector.
ARM + TM + ER + COMM + PRJ
Specialişti – membrii vechi cu experienţă şi rezultate
Membrii cărora li se recunoaşte acest statut, sunt împărţțiţți în funcţție de rezultatele şi cunoştinţțele lor pe clase de specializare (tipuri de procese) şi sunt folosiţți de către EB pentru a dezvolta proiectele necesare în local. Aceştia nu sunt subordonaţți unui VP anume, ci în funcţție de tipul de proiect care trebuie creat, oricare VP poate convoca un task force din aceşti specialişti pentru a crea proiectul.
Pe fiecare clasă de specializare este de preferat să existe mai mult de o singura persoană şi anume toţți membrii care sunt performanţți pe un anumit proces.
Class type Description and responsibilities Accounting and
legality Accounting and legality
Grants Development of grant projects and know-‐how on writing grants Resource
Management Budgeting, resource management, evaluation, financial reports
Talent Development
Planning Education cycles, development plans and JDs.
Trainers Develop preparation programs, conferences, trainings
Talent Performance
Performance tracking, evaluations and R&R
Recruitment and Selection
Recruitment and selection processes
Information system
Informational systems, maintenance, internal communication
Branding and positioning
Online and offline communication methods and strategies. Branding. Packaging. (can be split in online and offline specialist classes)
Sales GIP Consumer (OGX C)
Development of benefits and sales strategies to students for GIP outgoing
Sales GIP Corporate (TNR C)
Development of benefits and sales strategies to corporate sector for GIP incoming
Sales GCDP Consumer (OGX NC)
Development of benefits and sales strategies to students for GCDP outgoing
Sales GCDP Corporate
Development of benefits and sales strategies to corporate sector for GCDP incoming (CSR benefits on projects)
Sales GCDP Non Corporate (TNR NC)
Development of benefits and sales strategies to corporate sector for GCDP incoming
Sales TMP/TLP Consumer
Development of benefits and sales strategies to students for TMP/TLP
Sales TMP/TLP Corporate
Development of benefits and sales strategies to corporate sector for TMP/TLP – top talent access
Sales barter and in-‐kinds
Development of benefits and sales strategies for in-‐kinds, barters, media
ICX Matching Matching processes, international partnerships OGX Matching Matching processes, international partnerships ICX Quality Reception processes. Quality reviews OGX Quality Reintegration processes. EP communication
Events Event design and management. Agenda building
H4TF H4TF processes Alumni product
packaging Development of benefits and sales strategies to students for alumni
*LCS MAY COMBINE THESE CLASSES BUT WILL MAINTAIN THE RESPONSIBILITIES.
3. Product development cycle
VP 1. A VP initiates a development taskforce with specialists that he/she considers necessary and asks from them a solution that will deliver a portion of his/hers MOSs.
Task Force
Supervisory Board
2. The specialist task force provides a solution that needs to be aproved by the Director that required it.
3. Supervisory Board accepts the solution. A TL is elected first form the taskforce that developed the solution. In special cases another specialist can apply if the task force has not provided a suitable TL.
4. Implementation with single accountability towards the VP that required the project.
LCP VP Finance VP HR