AIESEC Romania Organizational Structure 2.0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

1. De  ce  schimbăm  structura?  

CONTEXTUL INTERNATIONAL

• Se  schimbă  direcţțile  organizaţționale  pentru  a  ne  alinia  la  viziunea  2015  • Expererienţța  AIESEC  se  schimbă  de  la  una  baztă  pe  stagii,  la  una  bazată  pe  programe    • Există  o  nevoie  puternică  de  deschidere  și  orientare  a  strategiilor  organizaţționale  către  mediul  

extern  

NEVOILE ORGANIZAŢIEI

• Capacitate  crescută  de  a  livra  noile  programe  • Orientare  puternică  externă  • Asigurarea  unui  volum  mare  de  produse  • Promovarea  unei  culturi  de  antreprenoriat  • Separarea  EB-­‐ului  de  activităţți  operaţționale  (orientare  pe  produs  nu  proces)  • Angrenarea  unui  număr  mai  mare  de  membrii  

 

MENTALITATEA DIN CARE S-A NĂSCUT NOUA STRUCTURĂ

• AIESEC  trebuie  să  se  orienteze  pe  produsele  pe  care  le  oferă  • EB-­‐ul  nu  trebuie  să  mai  poată  fi  implicat  in  activităţți  operaţționale  • Membrii  vechi  cu  experienţță  trebuie  folosiţți  în  crearea  de  produse  şi  coordonarea  lor  • Crearea  produselor  (proiectelor)  trebuie  să  fie  mai  dinamică,  să  se  adapteze  pieţței  şi  să  nu  

depindă  de  un  ciclu  rigid  de  conferinţțe  de  planificare  • Membrii  noi  trebuie  să  experimenteze  AIESEC  şi  să  se  implice  prin  luarea  de  iniţțiativă  şi  

asumarea  de  responsabilităţți  • Se  încurajază  orientarea  pe  obiective  finale  şi  nu  pe  task-­‐uri.  Acest  lucru,  cuplat  cu  faptul  că  în  

departamente,  membrii  stagnează  şi  lucrează  foarte  nişat  pe  un  proces  fără  să  vadă  finalitatea  lui  într-­‐un  impact  dorit  de  AIESEC  

SCHIMBĂRILE FĂCUTE

• Structura  EB-­‐ului  orientată  pe  pieţțele  pe  care  trebuie  să  livrăm  programele,  nu  pe  arii  funcţționale  

• Desfiinţțarea  departamentelor  ca  structură  de  livrare  a  rezultatelor  şi  axarea  pe  lucru  project-­‐based  (un  VP  coordonează  coordonatorii  de  proiecte  pe  piaţța  pe  care  este  VP)  

• Crearea  unui  ciclu  diferit  de  creare  şi  implementare  a  proiectelor  care  foloseşte  membrii  cu  experienţță  şi  care  au  demonstrat  că  pot  aduce  rezultate  în  organizaţție  în  dezvoltarea  şi  planificarea  proiectelor  

 

   

2. Structura  organizaţțională  Structura EB-ului  

 

   

 

Funcţție   Rol  

Corespondent  în  structura  

veche  (Profil)  

VP  Finance  

Resource  management  (financial,  logistical,  etc.)  Responsible  for  rules  and  frameworks  that  define  the  usage  of  resources  Responsible  for  diversification  of  income  sources  

Finance  

VP  Talent  Development  

Responsible  for  tracking  human  resources  and  their  education  and  development  Responsible  for  the  framework  of  managing  HR  in  the  organization  (internal  systems  in  terms  of  rules)  Education  systems,  Accreditation  systems,  R&R,  Evaluation  systems,  talent  planning.  Responsible  for  youth  engagement  programs  for  random  applicants  outside  recruitments  and  projects.  Responsible  for  TMP  &  TLP  pipeline  and  the  youth  engaged  for  these  programs.  Responsible  for  aligning  all  external  activities  in  terms  of  communication  and  sales  strategies.  Responsible  for  development  and  implementation  of  projects  on  this  sector.  

TM  +  ER  +  PRJ  +  COMM  

Corporate  Development  

Responsible  mainly  for  GIP  incoming  and  development  of  Engagement  products  involving  external  entities  (Projects  for  

ICX  C  +  ER  +  PRJ  +  COMM  

   

youth).  Responsible  for  youth  engagement  objectives  on  corporate  projects.  Responsible  for  aligning  all  external  activities  in  terms  of  communication  and  sales  strategies.  Responsible  for  development  and  implementation  of  projects  on  this  sector.  

Non-­‐Corporate  Development  

Responsible  for  social  projects  and  GCDP  incoming  delivery  activities.  Responsible  for  youth  engagement  objectives  on  non-­‐corporate  projects  (above  17).  Responsible  for  aligning  all  external  activities  in  terms  of  communication  and  sales  strategies.  Responsible  for  development  and  implementation  of  projects  on  this  sector.  

ICX  NC  +  ER  +  PRJ  +  COMM  

International  Internships  Development  

Responsible  for  OGX  pipeline  and  youth  engaged  for  GIP  and  GCDP  outgoing.  Responsible  for  aligning  all  external  activities  in  terms  of  communication  and  sales  strategies.  Responsible  for  development  and  implementation  of  projects  on  this  sector.  

OGX  +  ER+  PRJ  +  COMM  

Alumni  Development  

Responsible  for  H4TF  processes  Responsible  for  the  relationship  and  mutual  benefits  between  AIESEC  and  the  alumni  community  Responsible  for  development  and  implementation  of  projects  on  this  sector.  

ARM  +  TM  +  ER  +  COMM  +  PRJ  

Specialişti – membrii vechi cu experienţă şi rezultate  

  Membrii  cărora  li  se  recunoaşte  acest  statut,  sunt  împărţțiţți  în  funcţție  de  rezultatele  şi  cunoştinţțele  lor  pe  clase  de  specializare  (tipuri  de  procese)  şi  sunt  folosiţți  de  către  EB  pentru  a  dezvolta  proiectele  necesare  în  local.  Aceştia  nu  sunt  subordonaţți  unui  VP  anume,  ci  în  funcţție  de  tipul  de  proiect  care  trebuie  creat,  oricare  VP  poate  convoca  un  task  force  din  aceşti  specialişti  pentru  a  crea  proiectul.  

  Pe  fiecare  clasă  de  specializare  este  de  preferat  să  existe  mai  mult  de  o  singura  persoană  şi  anume  toţți  membrii  care  sunt  performanţți  pe  un  anumit  proces.  

Class  type   Description  and  responsibilities  Accounting  and  

legality  Accounting  and  legality  

Grants   Development  of  grant  projects  and  know-­‐how  on  writing  grants  Resource  

Management  Budgeting,  resource  management,  evaluation,  financial  reports  

Talent  Development  

Planning  Education  cycles,  development  plans  and  JDs.  

Trainers   Develop  preparation  programs,  conferences,  trainings  

   

Talent  Performance  

Performance  tracking,  evaluations  and  R&R  

Recruitment  and  Selection  

Recruitment  and  selection  processes  

Information  system  

Informational  systems,  maintenance,  internal  communication  

Branding  and  positioning  

Online  and  offline  communication  methods  and  strategies.  Branding.  Packaging.  (can  be  split  in  online  and  offline  specialist  classes)  

Sales  GIP  Consumer  (OGX  C)  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  students  for  GIP  outgoing  

Sales  GIP  Corporate  (TNR  C)  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  corporate  sector  for  GIP  incoming  

Sales  GCDP  Consumer  (OGX  NC)  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  students  for  GCDP  outgoing  

Sales  GCDP  Corporate  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  corporate  sector  for  GCDP  incoming  (CSR  benefits  on  projects)  

Sales  GCDP  Non  Corporate  (TNR  NC)  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  corporate  sector  for  GCDP  incoming  

Sales  TMP/TLP  Consumer  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  students  for  TMP/TLP  

Sales  TMP/TLP  Corporate  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  corporate  sector  for  TMP/TLP  –  top  talent  access  

Sales  barter  and  in-­‐kinds  

Development  of  benefits  and  sales  strategies  for  in-­‐kinds,  barters,  media  

ICX  Matching   Matching  processes,  international  partnerships  OGX  Matching   Matching  processes,  international  partnerships  ICX  Quality   Reception  processes.  Quality  reviews  OGX  Quality     Reintegration  processes.  EP  communication  

Events   Event  design  and  management.  Agenda  building  

H4TF   H4TF  processes  Alumni  product  

packaging  Development  of  benefits  and  sales  strategies  to  students  for  alumni  

*LCS MAY COMBINE THESE CLASSES BUT WILL MAINTAIN THE RESPONSIBILITIES.

 

   

3. Product  development  cycle  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VP 1.  A  VP  initiates  a  development  taskforce  with  specialists  that  he/she  considers  necessary  and  asks  from  them  a  solution  that  will  deliver  a  portion  of  his/hers  MOSs.

Task  Force  

Supervisory  Board

2.  The  specialist  task  force  provides  a  solution  that  needs  to  be  aproved  by  the  Director  that  required  it.

3.  Supervisory  Board  accepts  the  solution.  A  TL  is  elected  first  form  the  taskforce  that  developed  the  solution.  In  special  cases  another  specialist  can  apply  if  the  task  force  has  not  provided  a  suitable  TL.

4.  Implementation  with  single  accountability  towards  the  VP  that  required  the  project.

LCP  VP  Finance  VP  HR