Urmrirea Stocurilor

Gestiunea economic a stocurilor nu se limiteaz numai la dimensionareaacestora, la determinarea mrimii i structurii lor; aceasta cuprinde i tehnicile iinstrumentele de conducere a proceselor de stocare, de urmrire a dinamicii stocurilor efective, n raport cu limitele estimate, astfel nct s se cunoasc permanent situaia real i s se intervin preventiv i operativ pentru meninerea lor la nivelul stabilit. De aceea, o dat stabilite tipurile i limitele de constituire astocurilor de producie, se impune n continuare cunoaterea existenei imicrii lor n depozitele ntreprinderilor deintoare. n acest scop se potfolosi mai multe metode, care au rolul de a preveni fie epuizarea stocurilor, fenomen care conduce la ntreruperea alimentrii consumului, fie suprastocarea sau formarea stocurilor cu micare lent sau fr micare (i deci imobilizarea iraional pe perioade lungi a unor resurse materiale i financiare). ntre acestea se numara :1) Metoda minim - maxim care prevede ca urmrirea existenei i micrii stocurilor efective n depozitele ntreprinderilor s se realizeze cu aceeai exigen pentru toate materialele, indiferent de importana acestora n procesul de producie. Metoda const n desfurarea aciunii de urmrire a evoluiei stocurilor efective pe parcursul a trei etape respectiv:a) Stabilirea limitelor economice maxime i minime ale stocurilorde producie pe elemente componente (curent, de siguran), nscrierea n fiele de magazie i urmrirea de ctre gestionara evoluiei lor pe parcurs astfel nct, la atingerea nivelelor de alarm sau de aprovizionare, s se declaneze aciuni operative pentru meninerea acestora ntre nivelele estimate.Apare deci necesar introducerea n cadrul limitelor maxim i minima ale stocului estimat a unor "niveluri de alarm de aprovizionare" declanatoare pentru aciuni care se impun, n funcie de caz. Urmrirea stocurilor n raport cu limitele stabilite anticipat se poate face prin controlul sistematic direct al fielor de magazie sau prin elaborarea de grafice comune n care se fac nregistrri permanente.n figura urmatoare se arat evoluia micrii stocului efectiv fa de limitele minime i maxime estimate pe criterii economice sau nu (dar considerate normale).figura 1b) Semnalizarea de ctre gestionar a compartimentului deaprovizionare asupra situaiei stocurilor la un moment dat (ncazul cnd limitele de alarm sau de aprovizionare sunt atinse saudepite);c) Stabilirea de ctre compartimentul de aprovizionare a msurilor menite s asigure prevenirea situaiilor nefavorabile care se ntrevd.Metoda este util, ns greu de aplicat la unitile economice cu o nomenclatur larg de materiale, n special datorit volumului mare de munc i, implicit, a operativitii relativ reduse n activitatea de urmrire a stocurilor; ea poate fi folosit ns prin introducerea i aplicarea sistemelor informatice, care utilizeaz mijloace moderne de calcul electronic cu ajutorul crora se poate cunoate operativ evoluia stocurilor pe tot parcursul perioadei (orict de larg este nomenclatura material care trebuie aprovizionat-depozitat).Metoda min-max este ideala pentru companii care au de a face cu o cerere ciclica si/sau sezoniera. Varianta min-max este o alegere viabila pentru urmarirea stocurilor daca este aleasa de o companie pentru care este adecvata.Pentru a determina valorile de minim si maxim, o companie trebuie sa analizeze si sa potriveasca modelul de aprovizionare/stocare cu sablonul comenzilor/cererii de la client. Astfel sunt folosite arhivele de vanzari pentru realizarea de grafice cronologice si a prognoza viitoarele vanzari in vederea determinarii unui minim si unui maxim pentru cantitatile stocurilor. Exemplu: Vanzarile unei companii sunt in medie 10000 unitati pe trimestru, effectuate catre 20 de client, incluzand o marime de tipica de comanda de 500 de unitati. Din informatia de mai sus rezulta ca aceasta companie vinde in medie 3000 de unitati pe luna, si timpul aprovizionarii stocului este aproximativ 3-4 saptamani. Un minim de 3000 de unitati plus 50% (1500; pentru a acoperi orice crestere neasteptata in cerere) reprezinta astfel un minim acceptabil 4500 unitati. 2) Sistemul ABC, potrivit cruia, pentru activitatea de urmrire i control se aplic acelai principiu al "tratrii difereniate" care st i la baza dimensionrii stocurilor. Stocurile din categoria A sunt cele cu importanta economica cea mai ridicata. Stocurile din categoria B sunt cele de importanta mai redusa. Cele din urma, categoria C, au o importanta marginala. Ca exemplu, stocurile pot avea urmatoarea repartitie de volum/valoare (figura 2)1. A aproximativ 5% din volumul stocurilor, 75% din valoare.2. B aproximativ 10% din volumul stocurilor, 15% din valoare.3. C aproximativ 85% din volumul stocurilor, 10% din valoare.Figura 2

Stocurile din zona de importan A vor fi urmrite zilnic, la cteva zile (de exemplu, sptmnal sau de mai multe ori pe sptmn, lun) manifestndu-se maxim exigen n aprecierea stadiului n care se afl procesul de stocare, nivelul stocului, tendinele care se ntrevd pentru consum n raport cu ritmul i volumul intrrilor de materiale. Pentru stocurile de materiale care sunt cuprinse n a doua grup de importan, procesul de urmrire i control urmeaz a se desfura la intervale mai mari de timp (de dou-trei ori pe lun sau o dat pe lun); se are n vedere faptul c o parte din materialele care sunt repartizate n zona B prezint caracteristici apropiate de cele din prima grup de importan (A), fapt pentru care urmrirea i controlul dinamicii stocurilor se pot realiza dup o politic relativ asemntoare.Stocurile materiale repartizate n grupa a treia de importan pot fi controlate la intervale mai mari de timp, respectiv trimestrial sau cu prilejul efecturii operaiilor de intrare sau ieire (eliberare a unor cantiti de materiale pentru consum). Aceast tehnic de urmrire i control este n concordan cu natura, rolul i importana materialelor n desfurarea activitii de producie, cu dimensiunea influenei stocurilor specifice asupra volumului capitalului circulant al unitii economice. i acest sistem de urmirire i control presupune s fie cunoscut baza de raportare (de comparaie), a stadiului i tendinelor proceselor efective de stocare i care trebuie s se asigure n aceeai concepie prezentat la metoda minim - maxim etapa a.Majoritatea pachetelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft) au incorporate functia de analiza ABC. Utilizatorul poate executa o analiza ABC de urmarire a stocurilor definind criteriile si aplicand codurile ABC itemelor.