Time Management RM

8/3/2019 Time Management RM

1/59

R&M AuditDecembrie 2011

Trainer: Cristina Chiorsac

Mirela SerbanTeodor Stoica


2/59

I

CE BREAKERTwo truths and a lie


3/59

` Constientizarea importantei timpului si a prioritizarii activitatilor;

` Cauzele pierderii timpului - hotii de timp;

` Stabilirea si planificarea activitatilor;` Organizare

` Planificare

` Delegare

` A stii sa spuni nu

` Tehnici de planificare a activitatilor;

` Exemplu de organizare a timpului;

` Concluzii curs;

` Intrebari si raspunsuri.

TIME MANAGEMENT


4/59

` La sfarsitul acestui program, participantii vorputea:

1. Sa identifice unde si de ce pierd/irosesc timpul;

2. Sa-si stabileasca obiective si sa-si dezvolte metodeeficiente de lucru pentru a-si atinge obiectivele;

3. Sa-si planifice procesul de lucru si sa intocmeasca olista eficienta cu treburi de facut;

4. Sa trateze cu profesionalism situatiile cand suntintrerupti;

5. Sa se organizeze singuri;

TIME MANAGEMENT


5/59

` Exercitiu: Toata lumea inchide ochii, lasa capul jos si ridicamana in liniste cand crede ca au trecut 20 secunde. Cand se vaauzi cuvantul stop toata lumea va deschide ochii si va lasa usormana jos.

` Concluzii: perceptie diferita a timpului de la individ la individ

Horace Mann: "Pierdut ieri ntre rsrit i apus dou ore de aur,fiecare ncrustat cu aizeci de minute de diamant. Nu se ofer nici orecompens pentru c s-au dus pentru totdeauna".


6/59

` TimpulTimpul este o noiune primar (care nu sedefinete, ci este perceput prin simuri) ieste corelat cu cea de eveniment.

` Percepia uman sesizeaz ordinea n timp aevenimentelor care se succed de la trecut,prin prezent, spre viitor.

Nu timpul ti se potriveste tie, ci tu potriveste-te timpului(proverb armean)

TIME MANAGEMENT


7/59


8/59

MS


9/59

Primiti la birou o scrisoare de la Mos Timp prin care in fiecare lunaprimiti cadou 4 ore in plus cu conditia sa consumati cele 4 ore infiecare luna la birou sau in familie altfel pierdeti orele.

Cum veti petrece cele 4 ore?

MS


10/59

Un drumt, plimbandu-se prin padure, a intalnit un taietor delemne care taia din greu un copac cazut. Drumetul s-a apropiatsa vada de ce acesta este atat de grabit si indarjit in munca sa,apoi spuse:

- Scuzati-ma, dar nu pot sa nu observ ca fierastrauldumneavoastra este cat se poate de tocit. N-ar fi bine sa-lascutiti?Fara suflare, taietorul de lemne a mormait:

- Nu am timp, trebuie sa termin de taiat copacul!

MS


11/59

AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI

Exemple

AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI

Exemple

MS


12/59

STABILIREA OBIECTIVELORD

aca nu-i cunosti destinatia, ajungi de obicei in alt loc

MS


13/59

ORGANIZAREA identificarea corecta ainstrumentelor de organizare;

PLANIFICAREA estimata vs reala;

DELEGAREA identificarea activitatilor/oamenilor;

TIME MANAGEMENT


14/59

` METODA ABCDE Brian Tracy (expert indezvoltare personala) A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie

neaparat sa le faceti.

B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel deimportante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sale faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiaratat de grave.

C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe carear fi placut sa le faceti.

D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altorpersoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra.

E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista,

TIME MANAGEMENT


15/59

TIME MANAGEMENT

URGENTA

IMPORTANTA

DDelegati

AFaceti acum

BFaceti mai tarziu

stabileste termen

C,ENu faceti

Nivel ridicat

Nivelridicat

Nivelscazut


16/59

` Principiul PARETO (regula 80-20)

Apartine economistului Vilfredo Pareto care in 1906 a

constatat:x 80% din averea Italiei era detinuta de 20% din populatia tarii;

Time Managementx 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din

activitatile pe care le efectuam.

* 10 sarcini 2 sarcini foarte importante -> A

TIME MANAGEMENT


17/59

Pasul 1x Identificati-va obiectivele reale ale jobului;

Pasul 2x Identificati responsabilitatile cheie - care va ajuta la atingerea

obiectivelor;Pasul 3

x Activitati care sa va duca la atingerea lor;Pasul 4

x Prioritizati!Pasul 5

x Planificatix treburile majore (ca importanta) sau proiectele pentru toata

saptamanax activitatile pentru fiecare zi

TIME MANAGEMENT


18/59

` Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarelemetode:

FORTE

DUST

TIME MANAGEMENT


19/59

` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

x Formuleaza lista sarcinilor zilnice;x Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute;x Traseaza prioritatile;x Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor;

TIME MANAGEMENT


20/59

` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

x Formuleaza lista sarcinilor zilnice; - lista de lucrux Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute; planifica max

60% - restul activ d erutina furnicix Traseaza prioritatile; - 1 ora maximx Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor; la sfarsitul zilei

TIME MANAGEMENT


21/59

` TEHNICA DUST: D = Delegate - documentele care pot fi rezolvate de alte

persoane trebuie s ajung imediat la acestea

U = Use it - actionai imediat, folosind informaia respectiv,sau notai-o n Organiser

S = Store it - folosii un sistem eficient de ndosariere; nupstrai dect hrtii/acte ce v vor folosi n viitor

T = Throw it away - toate hrtiile i informaiile nefolositoaretrebuie aruncate imediat

TIME MANAGEMENT


22/59

Ce? Cui?

Persoanelor cu aptitudini necesare si cu timp disponibil Cand?

Cand asteptati rezultatele (deadline) Comunicare & training

contextul, motivatia, orientarea catre rezultate, standarde Informare

Informati-i pe ceilalti despre responsabilitatile celor delegati Fiti disponibili pentru indrumare si suport Monitorizati si oferiti feedback

TIME MANAGEMENT


23/59


24/59

` 80% din intreruperile din programul nostru sunt produse de 20%dintre colegii nostri;

` 80% dintre colegi citesc 20% legislatie zilnic;`

80% dintre deciziile unei sedinte se iau in 20% din timpulacesteia;` 20% dintre noi ii controleaza pe ceilalti 80%;` 80% din documentele pastrate pe birou sunt 20% importante;` 80% dintre colegii din birou sunt deranjati de 20% dintre

acestia;` 20% dintre colegi nu sunt de acord cu restul de 80%.

MS


25/59

Minimalizati timpul dedicat sarcinilorminore (furnicile).

MS


26/59

Prioritizarea este mai important decatorganizarea;

O persoana foarte ordonata nu este neaparat sieficienta;

Tentatia de a face prea multe in acelasi timp;

Risipirea energiei in sarcini minore, de rutina;

La sfarsitul zilei, desi am muncit mult, nu amrezolvat probleme importante.

MS


27/59

100%

50%

0%

6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6

MS


28/59

Mirela ERBAN


29/59

` Intreruperile telefonice;` Vizitatorii neanuntati;` Sedintele / intalnirile programate

/ neprogramate;

` Crizele de timp (amanarea /lipsa planului de rezerva);` Lipsa obiectivelor, prioritatilor,

termenelor limita;` Dezordinea de pe birou si

dezorganizarea personala;` Delegarea ineficienta sau lipsa

delegarii (activitati de rutina /detalii);

` Slaba comunicare;` Estimarea eronata a timpului/Inceperea mai multor lucrurideodata / Nefinalizarea;

` Lipsa informatiilor;` Responsabilitati confuze;` Incapacitatea de a spune

NU;` Treburile neterminate;

` Lipsa auto-disciplinei;` Oboseala si stresul

TIME MANAGEMENT


30/59


31/59

Performane100%

ntreruperi

MS


32/59

` Solicitare documente ANAF;` Raspunde si directioneaza;` Revenire sau te sunam noi?` Iti place sa vorbesti la telefon sau nu poti sa reduci convorbirea?` Limita de timp in convorbire?` Conversatie sau discutie adevarata?

Ce faci dupa incheierea convorbirii?

MS


33/59

` Urgenta sau vizita?` In picioare sau in sala?` Rezolvam pe loc sau ulterior?` Delegare?

De multe ori, NOI insine incurajam vizitele neanuntateprin atitudinea noastra prietenoasa si prin dificultateade a fi fermi, dar in acelasi timp de a actiona cu tact!

Ce faci dupa incheierea vizitei?

MS


34/59

` Citim emailul online sau cand avemtimp?

` Dezabonare sau stergere?

` Raspundem sau compunem?` Email sau telefon?

Cititi un mesaj doar o singura data.

Daca e important - salvai-l / prioritizatil / delegati-l.Daca nu Stergei-l!

MS


35/59

35

Cine participa si de ce?

Intreruperi sau coerenta?

Participam sau aprobam?

Pasul urmator

Delegarea

80% dintre deciziile unei edine/intalnirise iau in 20% din timpul acesteia

MS


36/59

36

Stiu ca trebuie sa fac aceste dosare de audit.

Dar s-au modificat si normele si, in plus, este atat deplictisitor

As dori ca sa le faca altcineva.

Ma intreb daca o sa vina controlul sau nu.

Sunt prea aglomerata sa lucrez la ele acum....


37/59

37

Motivati-va;

Constientizati;

Plan de rezerva?

Satisfactie;

Amanarea este paralizanta;

O poti transforma intr-o sarcina placuta?

MS


38/59

Un proiect mare este ca un elefant pe care techinui sa-l mananci. In nici un caz nu trebuie sa

astepti sa-ti creasca gura.

Imparte sarcina in activitati mai mici pe care sa le facitreptat;

Programeaza una cate una pe rand si vei ajunge satermini intreaga sarcina;

Deleaga

MS


39/59

39

Primesti o solicitareURGENTTTT!!!!!!!

Regula nr.1 Intreaba-te. Este criza ta?R

egula nr.2- Nu te repezi sa incepi sa faci ceva, planifica mai

intai!Regula nr.3 - Cere ajutor daca ai nevoie.Regula nr.4 - Respira!Regula nr.5 Negociaza termenele-limita.Regula nr.6 - Evalueaza si pune pe hartie cum poate fi evitata

aparitia unei asemenea crize in viitor.

MS


40/59

40

Grija exagerata pentru detalii:

un lux sau o necesitate? amanare sau personalitate?

Atentie exagerata la detalii, proceduri, reguli si organizare sunt adesea

in detrimentul rezultatului final.

MS


41/59

41

Analizati-va atent cate lucruri faceti in acelasi timp;

Este realist ce faceti? Rezultate pana la jumatate sunt satisfacatoare? Nu va imprastiati prea mult?

Concentrati-va pe o sarcina anume si staruiti asupra ei!

MS


42/59

42

De ce? Regula generala este ca dac oamenii pot aruncasarcinile lor pe umerii altuia, o vor face.....

Cum? "Nu" pur si simplu Imi cer scuze, chiar nu pot veni astazi la Dvs.Sandwich-ul "Sunt incantat ca m-ati invitat, dar nu pot veni laintalnire. Sper sa nu constituie o problema."S

andwich-

ul rasturnat"Nu, chiar nu pot ajunge la intalnire. Imi pare

rau pentru ca mi-as dori sa fiu acolo si sper sa iasa bine. Dar imi esteteama ca raspunsul meu ramane nu!".

"Nu, dar... "Nu pot veni acum, dar as vrea sa ne intalnim insaptamana ce urmeaza. Putem?"

Refuzul amanat Pot sa-ti dau un raspuns maine?"Nu direct Nu, mulumesc, dar NU!N

u justificat Nu pot acum, deoarece trebuie sa termin raportul panamaine si deja este tarziuNu repetat Poti sa te uiti putin peste acest raport ? Nu, nu pot! Te

rog, nu dureaza mult! Nu, nu pot !Spune NU efuluiArata-le planul zilnic de activitati si roaga-i sa

decida la care anume activitate doresc sa renunti pentru a te puteaocupa de noua insarcinare

MS


43/59

43

SI NU UITA...Ai dreptul sa spui "Nu".Sa spui "nu" nu este nepoliticos, este o hotarare.Oamenii te vor respecta si atunci cand spui "nu".


44/59

44

timpul mediu de munca a crescut n ultimadecada cu peste 20%;

timpul de odihna si relaxare a scazut cu 32%;

600% mai multa informatie trebuie administratacomparativ cu situatia de acum 20 ani..

MS


45/59

45

propriilor factori motivanti: urgenta, perfectionismul, dorinta de afi pe placul tuturor.

presiunilor de la locul de munca: standarde ridicate, munca inechipa cu o persoan care este antipatica.

evenimentelor din viaa personala: problemele de acasa

MS


46/59

46

nu indosariati totul, ci doar ce trebuie;scapati de toate documentele nerelevante

(pana la 80% din documentele pastrate nu vor maifi niciodata citite);

nu puneti mana pe o hartie decat o singura data;indosariati pe masura ce primiti documentele;daca unele hartii sunt scoase din dosar, puneti onota cu cine a luat hartia si cand;capsati documentele, nu le puneti agrafe;

reorganizati si etichetati clar dosarele;utilizati coduri de culori.

MS


47/59

Multe persoane i-au creat obiceiul de a-itransforma biroul ntr-o uria list cu lucruri de

fcut: hrtii, notie zilnice, dosare, scrisori, tvipentru documente, mesaje telefonice, etc., toatemprtiate strignd:

UIT-TE LA MINE

OCUP-TE DE MINE

MS


48/59

48

Nivelul 1 Documenteaza-te !1

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!

M JC

M JS


49/59

49

Nivelul 2 Analizeaza!2

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca contabilitatea corespunde cu patrimoniul!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea aceasta.Te rog vezi daca avem totul operat!

M JC

M JS


50/59

50

Nivelul 3 Recomanda!3

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca corespune contabilitatea cu

patrimoniul si daca nu vezi de unde si imi spui!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog vezi daca Alina mai are modificari, Dna S

daca mai are concedii si spune-mi tu daca ar mai ficeva!

M JC ?

M JS


51/59

51

Nivelul 4 Execut !4

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog pregateste tu dosarul si il semnez eu!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Sa-mi spui cand pot da calcul CAS?

M JC

M JS


52/59

52

Nivelul 5 Ocup-te tu!5

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata certificatul.

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand sunt gata sa vorbesc la

casierie

M JC

M JS


53/59

53

Nivelul 6 Rezolva integral!6

MS

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata.

Certificatul trebuie sa ajunga la Dna Albu.

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Banii sunt la casierie!

M JC

M JS

D lD l


54/59

54

Criticai, dac TREBUIE!Exclusiv NTRE PATRU OCHI!!!Exclusiv pe PRINCIPIU, nu pe

PERSOAN!Exclusiv pe FAPTE, nu pe VORBE!

FR RESENTIMENTEncheiai "sesiunea" pe frecven pozitiv!Mulumii pentru ceea ce s-a realizat,

efort i implicare.

A ieit bine! Mulumii, felicitai, recompensai,

recunoatei public meritele

persoanei n cauz.

Nu a ieit bine!

MS

DelegareaDelegarea


55/59


56/59

Utilizarea unui Organizer/Plannerdefinire activitati (SMART);

Prioritizare in functie de importanta,urgenta si interdependenta;

Delegarea corecta identificasarcinile/personale; Automonitorizarea durata estimata vs

durata reala; Invata sa spui NU sarcinilor inutile;

TIME MANAGEMENT


57/59

` La sosirea la birou (maxim 10 min): Notati sarcinile care trebuie indeplinite; Evaluati durata fiecarei activitati; Rezervati timp pentru cazuri neprevazute; Grupati activitatile asemanatoare;

Clasati activitatile in functie de prioritati; Delegati ceea ce este posibil;

` La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min): Notati rezultatele obtinute; Realocati timp pentru activitatile nefinalizate (programati in functie de prioritati); Faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti nevoie; Verificati activitatile delegate catre altii si activitatile primite de rezolvat.

TIME MANAGEMENT


58/59

1. Pot sa idenific unde si de ce pierd/irosesc timpul;2. Pot sa imi stabilesc obiective si sa dezvolt metode

eficiente de lucru pentru a-mi atinge obiectivele;3. Pot sa imi planific procesul de lucru si sa

intocmeasca o lista eficienta cu treburi de facut;4. Pot sa tratez cu profesionalism situatiile cand sunt

intrerupt;5. Pot sa ma organizez mai bine;

TIME MANAGEMENT


59/59

Time Management RM

Documents

Transcript of Time Management RM