MANAGEMENTUL TIMPULUI I AL PRIORITILOR

ObiectiveDup parcurgerea acestui modl, vei avea posibilitatea:

S definii timpul ca resurs managerial esenial.S distingei principalele categorii de activiti din perspectiva urgenei i a importanei.

ObiectiveS aplicai eficient principiile managementului eficient al timpului.S v organizai eficient locul de munc.

ObiectiveS combatei stresul cauzat de suprasolicitare.S conducei eficient reuniunile.S v optimizai procesul decizional.

Resursa timpRealizai un "inventar" al modului n care folosii timpul, notnd toate activitile pe care le ntreprindei precum i timpul dedicat fiecreia.

Grupai, apoi, activitile respective pe categorii.

Dup ce vei face acest lucru, rspundei la urmtoarele ntrebri:n ce domeniu vi se pare c ai alocat mai puin timp dect v-ai planificat? n ce domeniu vi se pare c ai alocat mai mult timp dect cel planificat?

Resursa timpCum ai putea s petrecei mai puin timp n activiti neplanificate sau n situaii de criz?n ce domenii ai putea delega mai multe sarcini? n ce mod, felul n care mi este aranjat biroul m ajut sau m stnjenete la ndeplinirea sarcinilor?n general, de ce eueaz ncercrile dvs. de a v optimiza utilizarea timpului?Cum ai putea s v stabilii mai bine domeniile prioritare de activitate?

Categorii de timptimp fixat strict - fr posibiliti de alegere, n care sunt derulate, de regul, activitile principale prevzute n fia postului i care nu pot fi mutate; timp la dispoziie n situaiile n care exist posibilitatea de a alege cnd, cum i unde angajatul realizeaz activitatea respectiv.

Categorii de activiti

URGENTNu e urgentIMPOR-TANTCrizeProbleme presanteProiecte cu termen fix

IPlanificarePrevenireCultivarea relaiilorRecunoaterea noilor oportuniti

IINeimpor-tantntreruperi, apeluriCoresponden, rapoarte, ntlniriActiviti mrunte

IIIMunc de rutinCorespondenConversaie la telefonTimp irositActiviti plcute

IV

Categorii de activitiPe baza listei realizat la activitatea precedent, repartizai respectivele activiti n cele 4 cadrane menionate mai sus.

Planificarea timpuluice sarcini vrem s ndeplinim;care este ordinea de prioriti;n ct timp;n ce relaie se gsesc obiectivele fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu i lung i rezultatele pe care ni le-am propus;rezistena la evenimentele perturbatoare i la tendinele de irosire a timpului;instrumentul prin care monitorizm realizarea sarcinilor i modul n care ne-am planificat activitatea.

Planificarea timpuluiFolosii un planner (o agend sau orice alt form de planificare specializat a timpului ) ?Dac da, cum arat acesta i cum v ajut, concret s v mbuntii activitatea?Dac nu, de ce ?

Cauzele pierderilor de timplipsa de obiective, de prioriti i de planificare a activitii;lucrul n condiii de criz;edinele ineficiente;ntreruperi frecvente n activitate;un birou prea ncrcat cu lucrri care nu sunt urgente;solicitarea prea multor hrtii din partea colaboratorilor.

Reguli de aurFixai-v un program zilnic riguros.Rezolvai problemele dificile care necesit o concentrare maxim la orele cnd suntei n form maxim i lsai lucrurile minore pentru celelalte pri ale zilei.Fixai-v termene pentru toate sarcinile..

Reguli de aurNu amnai unele sarcini importante numai pentru ca v sunt neplcute. Lsai tot ce este neimportant. Multe aa-zise probleme au tendina de a se rezolva de la sine.Analizai cauzele ntreruperilor i ncercai s le eliminai.Fixai-v anumite ore la care s nu putei fi deranjat i informai-v colaboratorii despre acest lucru. Informai-i care sunt orele la care suntei la dispoziia lor.

Reguli de aurndeplinii sarcinile una cte una pentru a v putea concentra la realizarea lor.Fii concii la telefon. Facei-v n prealabil o list cu problemele pe care dorii s le discutai i n cursul convorbirii telefonice i nu divagai.Strngei-v ideile ntr-un singur loc. n momentul n care v vine o idee notai-o ntr-o agend, altfel s-ar putea s o uitai. Din cnd n cnd, consultai-v agenda i reinei ideile bune.

Reguli de aurCnd abordai o problem, ncercai s o i finalizai. Abordarea cu ntreruperi va necesita timp mai ndelungat de rezolvare, vei pierde din coeren i nelegere.La edine, fixai durate fixe pentru lurile de cuvnt i evitai ntreruperile. Cnd exist ntreruperi frecvente, cnd toi participanii ncearc simultan s participe la discuii, edina se prelungete.

Reguli de aurFii selectiv. nvai s spunei NU. ntrebai-v la fiecare nou sarcin dac suntei persoana potrivit pentru a o ndeplini.Facei-v o regul din a verifica periodic cum ai folosit timpul i ncercai s gsii ci de mbuntire a programului .Evitai s v luai de lucru acas. Este mai bine s rmnei mai mult timp la serviciu, iar n timpul petrecut acas s fii detaat de problemele organizaiei.

Organizarea documentelor - categoriidocumentele importante i pe care le folosii frecvent (zilnic sau aproape zilnic);documentele care cuprind problemele urgente de rezolvat pe termen scurt;documentele - importante sau mai puin importante - pe care le utilizai mai rar de o dat pe sptmn;documentele neimportante i neurgente.

Organizarea locului de muncSuntei organizat/ la locul de munc ?Ce ar mai trebui s facei pentru a v organiza mai bine locul de munc ?

Factori de strespoteniali; temporali; situaionali; conflictuali.

Reacii la stres

Comportament pozitivComportament negativEvitai s cerei prea multAvei o limit n ceea ce privete numrul de ore lucrateAcceptai eecul ca pe ceva inevitabil i folositorFolosii eficient timpul V mprtii sentimentele

Avei grij s v meninei o bun condiie fizic Meninei relaii strnse cu oameniiNu spunei niciodat nuLucrai prea multe ore

Nu acceptai eecul

Nu folosii eficient timpul V mprtii foarte rar sentimenteleNeglijai condiia fizic

inei oamenii la distan

Reacii la strescretere mare a consumului de alcool;conflicte conjugale /familiale;reducerea drastic a relaiilor cu persoanele din afara organizaiei;agresivitate excesiv, care se manifest n relaiile cu colegii sau cu persoanele din afara organizaiei;sentimentul de incapacitate de a face fa situaiei;

Reacii la stresirascibilitate;senzaia de izolare;lips de chef; incapacitatea de a lua decizii;rezultate modeste, chiar dac se depune a mare cantitate de efort, cu frustrrile asociate;incapacitatea de concentrare;

Reacii la stresdepresie nervoas;dureri de cap;manii (mai mari sau mai mici);senzaia de team;sentimentul vinoviei;supraalimentare;lipsa de poft de mncare i pierdere n greutate;

Reacii la stresapariia unor eczeme;creterea numrului de igri fumate;creterea numrului de ore petrecute n faa televizorului;sensibilitate exagerat la critic;dureri de spate;apatie;

Reacii la stresdorina de a renuna la slujb;refuzul contactului cu colegii i lipsa dorinei de a-i ajuta;nelinite i nerbdare;insomnie;

Reacii la stresCare dintre simptomele de mai sus v caracterizeaz i pe dumneavoastr ?Ce ar fi de fcut n privina cauzelor care au provocat aceste simptome ?

Activiti anti-stresexerciiile fizice; exerciiile de relaxare; discuiile zilnice cu cineva apropiat;sportul;ntreruperea; program zilnic echilibrat;

Activiti anti-stres necesit asistenrelaxarea;hipnoza;relaxarea progresiv (Edmund Jacobson);sofrologia (Alfonso Caycedo);training-ul autogen (Heinrich Schultz);vizualizarea;yoga, zen i alte tehnici orientale.

Activiti anti-stresCare sunt modalitile dumneavoastr preferate de combatere a stresului ?Sunt suficiente ? Care ar fi modalitile la care ai putea apela n viitor ?

Conducerea reuniunilorParticipai des la edine ?Care este opinia dumneavoastr legat de eficiena acestora

Costurile reuniunilorCosturile directe Costul timpului petrecut de participanii la edinCostul timpului consumat pentru pregtirea edineiCosturi materiale Costurile indirecte

Costurile reuniunilorCalculai costurile ultimei edine la care ai participat !

Pregtirea edineiConsultarea colegilor nainte de a definitiva agenda.Stabilirea locului i a momentului potrivit.Clarificarea agendei dup consultarea minutelor edinelor anterioare.Stabilirea listei participanilor.Stabilirea timpului alocat edinei.

Pregtirea edineiAlocarea de timp pentru Diverse.Anunarea din timp a participanilor.Distribuirea materiaelor.Verificarea spaiului, a echipamentelor, a ambianei generale, a materialelor de lucru.

Desfurarea edineiAi ntmpinat i salutat participanii la intrarea n sal ? Le-ai indicat locurile pe care vor sta? Ai nmnat materialele ?Ai pus n funciune echipamentele ?Ai stabilit o persoan care urmrete ncadrarea n timp?Ai desemnat pe cineva s consemneze interveniile i s ntocmeasc minuta edinei ?

Desfurarea edineiAi nceput prin trecerea n revist a scopului edinei i a obiectivelor propuse?Conducei edina conform celor stabilite n ordinea de zi?Conducei edina n aa fel nct fiecare participant s fie ncurajat s ia parte la discuii?Suntei imparial i evitai s v certai cu ceilali participani ?ncurajai ajungerea la o soluie convenabil ?Ai ncercat s introducei pe toat lumea n discuie ?

Desfurarea edineiAi acceptat i valorizat toate contribuiile ?Ai rezumat corect i eficient contribuiile colegilor i deciziile luate ?A ascultat fiecare (mai ales dumneavoastr !) ce au spus ceilali ?A ntrebat fiecare ori de cte ori au aprut nelmuriri ?A participat fiecare prin ascultare, contribuii i clarificri ?S-a afirmat fiecare, atunci cnd a fost necesar ?

Desfurarea edineiA participat fiecare la deciziile luate n grup?A simit fiecare c a avut influen asupra deciziilor de grup ?Munca n grup a fost eficient ?Tonul edinei a fost relaxat, fr a fi trivial?Toat lumea a fost lmurit asupra deciziilor luate i asupra a ceea ce are de fcut mai departe?Ai evaluat efectele edinei ?

Desfurarea edineiCaracterizai, urmrind lista de ntrebri de mai sus, ultima edin la care ai participat !

Urmrile edineiAi adunat materialele nefolosite i echipamentele ?S-a fcut curenie n sala de edine ?Ai mulumit celor care v-au ajutat n pregtirea i desfurarea edinei ?Ai citit i analizat evaluarea edinei (prin formele menionate) ?

Urmrile edineiAi primit minuta edinei n cel mult 48 de ore de la ncheierea ei ?V-a fost transmis (dac a fost cazul) insatisfacia legat de modul cum a decurs edina ?Au fost realizate sarcinile asumate / preluate / atribuite ?Au fost stabilite problemele de discutat la urmtoarea edina ?

*