Sistemul Informational al Organizatiei SC Mod Trans SRL

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA

FACUlTATE DE ECONOMIE SI ADMINISTRAREA AFACERILOR SECTIA MANAGEMET

Coordonator:Prof Univ DrMitrache Marius

Absolvent:

CRAIOVA

-2010-Cuprins

Capitolul 1. Sistemul informaional al organizaiei1.1. Definirea sistemului informaional..pg 11.2. Rolul i componentele sistemului informaional........................................ pg 41.2.1. Rolul sistemului informaional ..pg 41.2.2. Componentele sistemului informaional al organizaiei ....pg 51.3. Funciile sistemului informaional..............................................................pg121.4.Perfecionarea sistemelor informaionale....................................................pg141.5. Proiectarea sistemului informaional..pg151.5.1 Fazele proiectriipg191.5.2. Principii care stau la baza proiectarii sistemului informaional.pg22

1.5.3. Metodologia de proiectare/reproiectare a

sistemului informaional..pg25

Capitolul 2. Studiu de caz privind posibilitatile de perfectonare a

sistemelor informaionale la SC MOD TRANS SRL.2.1. Prezentarea firmei.......................................................................................pg272.2. Prezentarea studiului privind sistemul informaional ... pg29

2.3. Analiza critica a situatieiexistente..............................................................pg36

Concluzii i propuneri..........................................................................................pg39

Anexa1Bibliografie

Capitolul 1

SISTEMUL INFORMAIONAL AL ORGANIZAIEI1.1. Definirea sistemului informaional

Sistemul informaional este un ansamblu organizat de resurse:

materiale, de personal, date, mijloace i proceduri de culegere, memorare, prelucrare i comunicare a informaiilor, precum i circuitele informaionale utilizate.

Sistemul informaional este ansamblul de elemente implicate n procesul de colectare, transmisie, prelucrare de informaii.

O prima definie elocventa a sistemului informaional o gsim n DEX, ansamblu de procedee i mijloace de colectare, prelucrare i transmitere a informaiei necesare procesului de conducere a ntreprinderilor, instituiilor, ministerelor etc.Alquier i Barthet definesc sistemul informaional astfel: ansamblu de informaii manipulate ntr-o firm.

Lemoigne definete sistemul informaional astfel: un sistem de cuplaj ntre sistemul operant i sistemul de pilotaj.

Prin sistem se nelege ansamblul de elemente interdependente care interacioneaz pentru atingerea unui scop.Conform teoriei generale a sistemelor, obiectivul unui sistem este ntotdeauna ieirea sa.

Dac avem notaiile: XI = intrrile sistemului, YI = ieirile sistemului, atunci se poate calcula transmitaia (T) sistemului, astfel: T = YI / XI1.2. Rolul i componentele sistemului informaional

1.2.1. Rolul sistemului informaionalRolul sistemului informational este de a transmite informaia ntre diferite elemente. De exemplu, n cadrul unei unitai economice, rolul sistemului informaional este de a asigura persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alt natur.

n cadrul sistemului informaional se regasesc: informatia vehiculata, documentele purtatoare de informaii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informatiei, etc.

Printre posibile activitati desfaurate n cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achiziionarea de informaii din sistemul de baz, completarea documentelor i transferul acestora ntre diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

n cadrul sistemului informaional, majoritatea activitilor se pot desfaura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare i apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, catre alt compartiment spre prelucrare.

Transferul se poate face i el pe cale electronic, prin intermediul unei reele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Un sistem se poate descompune n trei subsisteme diferite, astfel:

subsistemul operaional sau condus, unde se desfoar

fenomenele i procesele ce au rolul de a trata i transforma nite elemente;

subsistemul decizional sau de conducere, cu funcia de a

coordona ansamblul activitilor n funcie de obiectivul general i de subobiectivele derivate;

subsistemul informaional sau de msur, ce are rolul de a

evidenia desfurarea fenomenelor i proceselor caracteristice subsistemului condus ct i al sistemului de conducere.

Sistemul informaional face legtura ntre sistemul de conducere i sistemul condus (operaional) i este subordonat sistemului de conducere.1.2.2. Componentele sistemului informaional al organizaieiSistemul informaional poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii n timp real a ntreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente.

Sistemul informaional al firmelor este alctuit din mai multe elemente strns intercorelate:

date i informaii (resurse informaionale) circuite i fluxuri informaionale proceduri informaionale mijloace de tratare a informaiilorDate i informaii

Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional organizatoric interdependente. Ele pot fi definite ca reprezentnd ansamblul sistemic al informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile din ntreprinderea comercial. Data reprezint descrierea cifrica sau literala a unor aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procesele din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. Din punct de vedere al managementului prin informaii se neleg acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce ii furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce revin n cadrul respectivei organizaii. n virtutea acestei calitai, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i aciuniilor.

Circuite i fluxuri informaionaleUtilizarea informaiilor n procesele decizionale i de execuie din cadrul organizaiei implic ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaii, adic este necesar un circuit informaional.Circuitul informaional reprezinta traseul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar.Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaional sa fie cat mai directe, n sensul evitarii la maximum a punctelor intermediare de trecere ceea ce determina atat cresterea vitezei de vehiculare a informaiilor, cat i diminuarea aparitiei deficientelor informaional e.Caracteristica organizaiilor moderne este folosirea ntr-o proporie din ce n ce mai mare a circuitelor informaionale electronice, bazate pe computer i telecomunicaii.

Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitor i beneficiar de circuitul informaional, caracterizat prin anumite carcateristici: lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost, etc.Proceduri informaionale Prin proceduri informaionale se nelege asamblul elementelor prin care se stabilesc modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i a succesiunilor, a suporiilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.

Procedurilor informaionale moderne le este propiu un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acord codificarii, tipizrii i standardizarii informaiilor i situaiilor informaionale, astfel nct s se faciliteze integrarea pe vertical a sistemului de management i folosirea computerelor. Strns legate de formalizarea ridicat a procedurilor informaionale este informatizarea lor accentuata. Valorificnd imensele posibilitai oferite de tehnica electronica de calcul, s-au pus la punct numeroase proceduri informaionale computerizate.

De asemenea procedurile informaionale ale organizaiilor moderne se carcaterizeaz i printr-un accentuat carcater operaional, prin tratarea rapid a informaiei. Aceasta calitate este determinat n mod special de aportul bazelor de date, a bncilor de informaii, al programelor expert, al computerelor etc. Implicaiile sale pozitive sunt apreciabile atat pe planul deciziei ct i n planul aciunii din cadrul organizaiei.

Mijloace de tratare a informaiilor

Mijloace de tratare a informaiilor se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale informaiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaional.

Acest suport include dou mari componente i anume:

suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente - hardware; suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare i programele de aplicaii software. n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie al omului, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informaiilor pot fi grupate n urmtoarele categorii:

manuale cnd intrrile n sistem sunt pe purttori de hrtie,

care sunt procesate manual, ieirile fiind tot pe purttori de hrtie;

mecanizate cnd prelucrarea informaiilor se face cu

ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitai de nmagazinare relativ limitate, iar accesul la informaie este de regul limitat de performanele acestora;

automate cnd prelucrarea informaiilor se face cu ajutorul

computerelor, cu posibiliti de nmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informaie realizndu-se on line.

n cadrul sistemului informaional mijloacele de culegere, nregistare, transmitere i prelucrare a informaiilor reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performantele tehnice i funcionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor conditioneaz ntr-o msur apreciabil performanele sistemului informaional. Cel mai important mijloc de tratare a informaiilor l reprezint calculatorul. Utilizarea acestuia implica integrarea sa organic n sistemul managerial, tinnd cont de necesitatile specifice fiecarei organizaii. Acesta este un proces complex, dificil, care presupune competen, rbdare i perseverent pentru a elabora i utiliza anumite programe informatice. Utilizarea calculatorului implic i anumite riscuri deoarece intreprinderile se confrunta cu viruii informatici. Penetrarea acestora n programele informatice intenionat sau ntmpltoare poate crea probleme majore n managementul firmei. ntr-o masur crescnd, capacitatea managerilor de a asigura accesul cele mai recente i performane produse de hard i soft condiioneaz capacitatea competitiv a organizaiei.

1.3. Funciile sistemului informaional

Sistemul informaional trebuie s realizeze patru funcii principale, anume: nregistrarea, memorarea, prelucrarea i comunicarea.

Funcia de nregistrare, arat c o dat sau o informaie poate exista, dar att timp ct ea nu este perceput, nu se poate spune c este utilizat i c face parte din sistemul informaional.

Funcia de memorare const n stocarea datelor pe purttorii tehnici de mare capacitate n vederea utilizrii lor n cadrul unor procese de prelucrare ulterioar.

Funcia de prelucrare, ce se poate face cu munc manual, intelectual sau cu tehnologiile informaionale. Ea const n: accesul la date i manipularea datelor.

Funcia de comunicaie cunoate forme extrem de variate situndu-se att la nivelul de schimb, ntre funciile deja enumerate ct i n interfaa dintre sistemul informaional nsui i sursele sau utilizatorii si.

Funciile subsistemului informaional managerialFuncia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura elemente informaionale necesare luarii deciziilor. Data fiind importana sa deosebit exista tendin de a utiliza denumirea de sistem informaional al managementului (MIS-management informaional sistem), tiut fiind ca decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului.

Funcia operaionala prin care sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale i realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organizaiei.

Funcia de documentare a sistemului informaional exprim nregistrarea de informaii ce servesc imbogairii cunotintelor personalului i care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitelor operaii. Trecerea la firma bazat pe cunotine determina o amplificare substanial a importanei acestei funcii.

Funcia educaional se refer la preocuparea permanent la nivel de organizaie, compartimenete i titulari de posturi, de nsuirea intens de cunotiinte, cu efecte directe n planul performanelor.

Sistemul informaional contabil (SIC)

Sistemul contabil poate fi descompus n apte nivele , astfel:

aplicaie;

prezentare;

control;

gestiune;

conformitate;

logic;

fizic.

Nivelul fizic, conine caracteristicile i tehnicile nelegerii suportului contabil.

Nivelul logic, asigur descrierea programelor necesare exploatrii nivelului fizic, utilizabile ntr-o firm sau companie.

Nivelul conformitate, ce conine regulile i principiile contabile generale.

Nivelul gestiune, care regrupeaz toate regulile contabile interne ale firmei sau companiei.

Nivelul de control, care regrupeaz regulile de control necesare pentru gestiunea informaiilor care intr sau ies din firm sau companie.Nivelul de prezentare, care ne prezint modul de afiare a datelor.

Nivelul aplicaie, care conine parametrii i serviciile utilizate n programele informatice ale firmei sau companiei.

1.4. Perfecionarea sistemelor informaionalen mod tradiional obiectivele acestui demers sunt n numr de patru, anume:

adecvarea investiiilor n sistemul informaional cu

obiectivele strategice ale firmei;

prelucrarea informaiilor pentru obinerea de avantaje

concureniale;

atingerea unei gestiuni eficace i eficiente a sistemului

informaional;

alegeri coerente n termenii tehnicii i arhitecturii.

Pentru managementului sistemelor informatice avem cinci tipuri de abordri, anume:

adecvat; metodologic; bugetar; tehnic; organizaional.

Abordarea adecvat, arat c strategia global a firmei este determinat, n ce privete dezvoltarea sistemelor informaionale.Abordarea metodologic, propune utilizarea unei metode formale pentru a clasifica strategia de dezvoltare a sistemelor informaionale, metod a crui promotor este responsabil cu sistemul informaional i a crei aplicare este ncredinat de cele mai multe ori consultanilor externi.Abordarea bugetar const n supunerea proiectelor de aplicaii aprobrii conducerii, proiecte ce sunt aprobate sau refuzate dup studierea bugetului, operaie ce se face utiliznd procedurile de control financiar valabile firmei.Abordarea tehnic se bazeaz pe metodele de analiz de firm n care funcionarea acesteia este schematizat cu ajutorul diagramelor ce stau la baza unui proiect de arhitectur general a sistemului informaional ce trebuie dezvoltat.Abordarea organizaional, construiete ntr-o manier evolutiv, ca urmare a unui proces continuu de decizii i alegerii efectuate prin confruntarea permanent dintre organizaie i sistemul informaional.1.5. Proiectarea sistemului informaional

Determinarea coninutului bazei informaionale se face n funcie de variantele: ieiri-intrri, intrri-ieiri, sau mixt care se vor aplica n raport de complexitatea sistemului informatic.

Varianta de abordare ieiri-intrri asigur stabilirea coninutului bazei informaionale ale noului sistem n funcie de obiectivele propuse, concretizate n situaiile de ieire impuse de unitatea beneficiar. Pe baza ieirilor necesare beneficiarului se stabilete coninutul adecvat al bazei informaionale ce va cuprinde atributele de intrare concretizate sub forma unui nucleu, ce limiteaz coninutul i dimensiunea bazei informaionale.

Baza informaional astfel constituit se poate modifica pe parcursul exploatrii noului sistem ca urmare a dinamicii fenomenelor i proceselor economice din unitatea beneficiar.

Varianta prezint avantajul c asigur determinarea coninutului bazei informaionale n concordan cu natura ieirilor preconizate i dezavantajul c acest coninut este lipsit de flexibilitate. Dac se solicit schimbarea coninutului i setul de ieiri de unitatea beneficiar se impune o reconsiderare a coninutului bazei informaionale. Se recomand n cazul sistemelor informatice mari i mijlocii caracterizate printr-o complexitate ridicat a ieirilor informaionale i implicit a obiectivelor avute n vedere.

Varianta prezint avantajul flexibilitii coninutului bazei informaionale dac se solicit modificri ale ieirilor informaiilor, dar are dezavantajul c supradimensionarea baza informaional, ceea ce implic timp mare de realizare, costuri ridicate de proiectare i o sporire a complexitii prelucrrilor sistemului informatic. Aceasta este utilizabil n condiiile realizrii unui sistem informatic mic, ce poate fi caracterizat prin dinamismul ieirilor solicitate n funcie de varietatea obiectivelor.

Aplicarea variantei presupune determinarea corect a algoritmului i a operanzilor primari corespunztori. Sunt situaii n care algoritmul se reduce la o simpl operaie de calcul i n alte cazuri algoritmul poate fi complex i este compus dintr-o succesiune de operaii, ce genereaz rezultate intermediare.

Dac determinarea atributelor de ieire depinde i de ndeplinirea unor condiii, algoritmul se prezint sub forma unui tabel de valori sau a unei tabele de decizii. Deci coninutul bazei informaionale (I) se compune din submulimea atributelor preluate (Ap) reunit cu submulimea operanzilor primari (Op). Prin urmare coninutul informaiilor astfel constituit va cuprinde totalitatea atributelor privite ca un nucleu informaional, necesar i suficient realizrii obiectivelor noului sistem informatic.

Condiiile pentru proiectarea corect a coninutului bazei informaionale sunt:

atributele de ieire (E sau Ae) sunt formate din submulimea

atributelor preluate (Ap) reunit cu submulimea atributelor calculate (Ac), motiv pentru care cele dou submulimi intersectate ne d vid, rezultnd c cele dou mulimi nu au atribute comune, deci: E = Ap U Ac, motiv pentru care cele dou submulimi intersectate ne d mulimea vid, deci: Ap Ac = 0, rezultnd c cele dou submulimi nu au atribute comune.

operatori primari (Op) intersectai cu submulimea

atributelor preluate (Ap) corespunde atributelor comune, fiind diferit de mulimea vid; atributele de intrare (I) reprezint nucleul informaional ce

constituie coninutul bazei informaionale, dac se verific simultan condiiile de eficien a coninutului acestora, prin urmtorele relaii: I = Op U Ap ; E = Ap U Ac i I E.

nca din anii 50 ca urmare a creterii mrimii ntreprinderilor i a complexitii proceselor de conducere, a aprut necesitatea mbuntairii, raionalizrii i perfectionrii sistemelor informaionale. n acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea ca un sistem informaional, fr a fi exhaustiv, trebuie sa raspund cerinei de raionalizare a informaiei n vederea creterii calittii procesului decizional. n condiiile n care, managerii ntreprinderilor comerciale se afl permanent n faa situaiei de a lua decizii n conditii de risc, se pun n faa proiectrii de sisteme informaionale au obligaia de a satisface dou condiii de baz:

asigurarea unei prelucrari corecte a informaiei din domeniile

care in de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare, transport i comercializare);

oferirea unor estimarii ct mai apropiate de evoluia real

pentru fenomenele care se gsesc sub incidenta riscului (dinamica pieei, cote de piaa, evoluia proceselor inflaioniste, etc.).

Realizarea acestor condiii impune la rndul ei realizarea altor dou categorii mari de restricii:

impunerea unor cerine care s asigure corectitudinea i

viabilitatea informaiei;

eliminarea deficienelor majore existente n sistemul

informaional n funciune.

Sunt elemente care condiioneaz perceperea realist a proceselor la care se refera informaiile n calitatea lor de componente primare ale sistemului informaional. Dintre acestea enumerm:

asigurarea de informaii reale cu privire la modul de

desfaurare a proceselor din interiorul ntreprinderii comerciale; cerina se gasete n strnsa corelaie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei respective i mediului n care ea opereaz; calitatea informaiilor reprezint, n acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum i pentru obinerea pe termen lung a unor performane economice ridicate;

multilateralitatea informaiei; aceasta constituie o cerin

generat de complexitatea proceselor i fenomenelor care au loc n firmele comerciale.

ntelegerea, analiza i perceperea proceselor n care ntreprinderea este implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informaii multilaterale, n masura sa reliefeze: aspectele reprezentative de natura economica, tehnica, umana sau stiintifica;

concizia i capacitatea de sinteza a informaiilor; aceasta

reprezinta o cerinta a carei existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai semnificative informaii din punct de vedere al gradului de noutate i al importantei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumba conducerea ntreprinderilor comerciale, prezentarea informaiilor trebuie sa mbrace o forma ct mai concisa, economica;

precizia i siguranta informaiilor; aceasta necesit o

identificare corect a elementelor eseniale noi, i asigurarea cu exactitate a caracterului concis, sintetic i multilateral al informaiilor;

oportunitatea informaiei, care const n utilizarea

informaiei corespunztor destinaiei sale n timp util; caracteristica este impus, pe de o parte, de cunoaterea exacta a destinatarului informaiei (care poate fi cel care a cules i nregistrat informaia n forma sa primar, sau un alt executant sau manager), iar pe alta parte, de faptul c utilizarea informaiei conform destinaiei sale este condiionat de ajungerea sa la beneficiar n timp optim pentru luarea deciziei sau declanarea aciunii vizate;

operativitatea tratrii informaiilor; ea este impusa de

reducerea perioadelor legate de iniierea, luarea i implementarea deciziilor i, ca urmare, sporeste nsemnatatea tratrii ct mai rapide a informaiilor, stiut fiind faptul ca o informaie orict de valoroas ar fi, devine total sau parial inutil, daca ajunge la utilizator dup ce procesul cruia i-a fost nemijlocit destinat s-a finalizat;

dinamismul informaiilor, care este impus, pe de o parte, de

tendinta de comprimare a perioadelor n care se desfasoara procesele manageriale i ele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informaiile sa reflecte evolutia procesele de munca i problematica ntreprinderii comerciale n evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora;

adaptarea informaiilor la specificitatea personaluluiimplicat; se refera la formalizarea informaiilor n raport cu nivelul de ntelegere i calificare a personalului care o utilizeaza;

eficienta informaiilor; aceasta presupune evaluarea

rezultatelor transpunerii informaiilor n decizie;

fiabilitatea informaiilor; se refera la asigurarea

disponibilitatii informaiilor n raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident;

adecvarea informatiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor

la respectivul nivelul ierarhic.

1.5.1. Fazele proiectrii

Procesul de proiectare, care este ntlnit n literatura de specialitate i sub termenii de rationalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate sa afecteze ntreg sistemul ntreprinderii sau parti componente ale sale. Criteriul de baza al proiectarii consta n eliminarea redundantelor informaionale. Privit la nivelul ntregului sistem al ntreprinderii comerciale, procesul de eliminare a redundantelor este orientat pe urmatoarele etape:

analiza comparativa a componentelor structuriiorganizationale n vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale similare sau identice; daca apar situatii de acest gen se impune o redimensionare a subcomponentelor n cauza, pentru a se respecta criteriul unicitatii atributiilor functionale;

analiza a competentelor specifice fiecarei atributiifunctionale a componentelor organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor n exercitarea sarcinilor; criteriul care sta la baza acestei analize este criteriul unicitatii competentelor iar rezultatul acestei analize l constituie delimitarea clara a granitelor dintre subdiviziunile organizatorice n procesul exercitarii functiilor lor;

analiza a activitatilor specifice fiecarei competente , cu

eliminarea redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau functionale; criteriul aplicat este acela al unicitatii activitatilor;

construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda, pe de o

parte, relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale, iar pe de alta parte, relatiile dintre activitati complementare, dar care se gasesc pe niveluri de competenta functionale diferite (relatii dintre servicii diferite sau birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitatii relatiei, iar scopul este acela al eliminarii relatiilor care ar putea sa genereze suprapuneri de circuite informaionale sau dublari de fluxuri;

reprezentarea grafica a circuitelor informaionale specifice

fiecarei relatii, care este o activitate orientata catre definirea continutului fiecarei informaii, a purtatorilor de informaii i a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat este acela al unicitatii locului producerii unei informaii, iar prin reproiectarea purtatorilor de informaii se pot elimina eventualele informaii inutile sau eventualele dubluri de informaii;

informatizarea sistemului informaional astfel, mbunatatit.

Deficiene majore existente n sistemul informaional Cele mai frecvente disfuncionalitati ce apar ntr-un sistem informaional sunt: distorsiunea, filtrajul, redundana i suprancarcarea circuitelor informaionale.

Distorsiunea informaiilor const n modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informaii n procesul culegerii, prelucrarii i transmiterii de la emitator la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni enumeram: nerealizarea unei coordonari corecte, neomogenitate n pregatirea personalului implicat n vehicularea informatiei, slaba pregatire a celor care emit informaii, utilizarea de suporti informaionali de calitate necorespunzatoare, probleme de manipulare a suportilor de informaii n procesul transmiterii lor, etc.

Filtrajul reprezint o modificare voit a mesajului sau coninutului informaiilor de-a lungul fluxului informaional pe care acestea l parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii i prelucrarii informaiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total. Att distorsiunea, ct i filtrajul, influenteaza n mod negativ beneficiarii de informaii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.

Redundana const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetata a unor informaii. Ea este o deficienta tipica a sistemului informaional, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta coordonarii sau coordonarea defectuoas a anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului unitii de decizie i aciune (principiul de baza al proiectarii structurilor organizatorice). Situaia cea mai frecvent a aparitiei redundanei este aceea a solicitrii de cereri de informaii fr respectarea nivelurilor ierarhice.

Suprancarcarea circuitelor informaionale cu informaii este, de fapt, un efect al redundantei, sau al nerespectarii caracterului piramidal a sistemului informaional. Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoasa a sistemului informaional actual, lacunele n pregtirea unor manageri i executani, tendina de supraevaluare a realizrilor i aciunilor ntreprinse.

1.5.3. Metodologia de proiectare / reproiectare a sistemului informaional

ETAPA PREGATITOARE

- declanare

- obiective

- sfer de realizare

- termene

- resurse

- metode i tehnici de culegere i nregistrare a informaiilor

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL MANAGERIAL- componentele primare

- situaii informaionale

- disfuncionaliti

- alte aspecte

Analiza sistemului informaional-managerial- analiza componentelor primare

- analiza situaiilor informaionale

- analiza deficienelor informaionale

- analiza prin prisma principiilor

Proiectarea / Reproiectarea

- de ansamblu

- de detaliu

implementarea sistemului informaional-managerial- climat de munc

- condiii materiale, financiare, umane

evaluarea funcionrii sistemului informaional-managerial- eforturi

- efecte

- eficien

Capitolul 2

STUDIU DE CAZ

PRIVIND POSIBILITATILE DE PERFECIONARE A SISTEMELOR INFORMAIONALE LA S.C. MOD TRANS S.R.L.

2.1. Prezentarea firmei

Denumirea firmei: S.C. MOD TRANS S.R.L.Codul Unic de Inregistrare: 2535736 Nr de inmatriculare: J 38/1045/1992Capital social: 1000 RonAdresa: Valcea, str Ostroveni, nr 78

Firma are ca obiect de activitate principal confectionarea de obiecte vestimentare pentru femei din categoria cofectia usoara si anume confectia usoara: Costume:sacou si pantalon; Costume:sacou si fusta; Compleuri:bluze si fuste; Compleuri:bluze si pantaloni; Paltoane; Pantaloni; Fuste; Bluze; Camasi; Tricouri; Rochii; Pantaloni.

Structura sortimental a produciei cuprinde produse, destinate att pieei interne, ct i externe. Firma dispune de 100 de salariai, din care 15 personal TESA. Se lucreaz ntr-un singur schimb, cu sptmna ntrerupt.

Rezultatele economico-financiare nregistrate n ultimii 2 ani sunt, n general, favorabile, n sensul c firma a obinut profit, are o cot absolut i relativ de pia constant, nu s-a confruntat cu probleme de natur social, nu are datorii la stat i furnizori.

Beneficiarii produselor oferite de SC Mod Trans SRL constituie principalul element al micromediului firmei, destinatarul final al eforturilor economice ale acesteia.

Componentii clientelei sunt:

pietele de consum cumparatorii individuali din tara si strainatate, companii;

piete guvernamentale formate din cumparatori,

organisme publice (scoli, centre sportive, gradinite) care beneficiaza de imbracaminte cu diverse ocazii

Furnizorii sunt reprezentati de diversi agenti economici - firme si persoane fizice - care asigura resursele necesare firmei de materii prime, instalatii, echipamente, informaii.In procesul de aprovizionare tinand cont de activitatea desfasurata, SC Mod Trans SRL intra n relatii contractuale cu furnizorii privind:

energie electrica - furnizorul onorandu-si obligatiile contractuale

energie termica - furnizorul onorandu-si obligatiile contractuale

materii prime - fiind achizitionate de la un numar de 15furnizori.

Din punct de vedere managerial S.C. MOD TRANS S.R.L. beneficiaz de un management clasic, cu o organizare ierarhic-funcional, multietajat. Nu se utilizeaz instrumente manageriale evoluate gen managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiecte .a.m.d. Decizional, autoritatea nu este structurat de aa manier nct s evite paralelismele i diluarea de responsabiliti.

Informaional, firma i are conturate principalele componente de la date i informaii, la mijloacele de tratare a informaiilor; cu toate acestea, n funcionarea acestui subsistem al managementului se nregistreaz nc destule deficiene. Gradul de informatizare este destul de sczut, dei au fost achiziionate, n ultimul an, 5 calculatoare performante.

Structura organizatorica a firmei este formata din 6 compartimente precum:

1. Compartimentul de conducere

2. Compartimentul personal-organizare- salarizare

3. Compartimentul de cercetare dezvoltare

4. Compartimentul de productie i analiza tehnica

2.2. Prezentarea studiului privind sistemul informaional

Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei.

Sistemul informaional se refera la totalitatea procedurilor organizate, incat s permita furnizarea de informaii necesare luarii deciziilor si/sau a controlului organizatiei.

Roulul sistemului informaional este de a asigura persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura i deasemenea se observa cresterea eficientei economice si productive.

In cadrul firmei analizate sistemul informaional decizional si strategic joac un rol foarte important deoarece realizarea intregii activitatii sta la baza primirii si prelucrarii informaiilor. Parcurgerea informaiilo urmeaza traseul: director general compartimentul de managementcompartimentul tehnicdirector general. Deciziile cele mai importante se i-au n cadrul unor sedinte generale .Pentru o buna desfurare a activitaii firma depinde n totalitate de sistemul informaional, de procurarea informaiilor de la beneficiar, de prelucrarea lor prin intermediu programelor speciale de PC si n final de realizare a lor conform contractului.

In cadrul firmei se pot ivi pe traseul informaiei n procesele de comunicare perturbaii care pot produce blocaje, distoriuni si bruiaje ori n transmiterea, ori n receptarea mesajului, care nu pot duce decat la alterarea mesajului transmis.

Compartimentul personal-organizare- salarizare dispune de 4 posturi, din care:

un post ef compartiment (economist)

un post tehnician protecia muncii

un post de inspector resurse umane doua posturi contabilPrincipalele documente informaionale

n continuare este lista situaiilor informaionale aparinnd compartimentului Personal-organizare-salarizare (POS).

Emise de compartimentul POS raport statistic S1 lunar; raport statistic S3 annual; fia de control medical la ncadrarea n munc; contract individual de munc; adresa de repartiie la locul de munc, dup angajare; legitimaii de serviciu; carnete de munc; note de lichidare; adeverine pentru omaj; preaviz; fi de pensie; adeverin baza de calcul a pensiei; adrese de transfer; convenie civil de prestri servicii; registru special pentru evidena personalului angajat pe baz de convenie civil de prestri servicii;comand tichete de mas;situaia analitic a tichetelor de mas distribuite salariailor; organigrama;descrieri de post; stat de funcii; state de plat salarii n luna ....; liste pentru pli pariale n luna ...; recapitulaie general n luna ....; situaie indicatori; numr mediu i efectiv de salariai pe locuri de munc; regulamentul de ordine interioar; decizii , adeverine Documente care trec prin compartimentul POS; ancheta de conjunctur; fie tehnologice ale produselor; centralizator structur producie (lansat, realizat); bugetul de venituri i cheltuieli; cereri de pensionare.

Documnete care vin de la alte compartimente i se arhiveaz la compartimentul POS; certificate medicale; cereri angajare; fi individual privind negocierea salariului; caracterizri; foi colective de prezen; note de plecare n concediu; rechemri din concediu de odihn; cereri de nvoire, etc.

Circuite i fluxuri informaionale

Mai jos este prezentat traseul pe care l parcurge documentul fia postului.

Inspector resurse umane Sef departament Inspector resurse umane Salariat Inspector resurse umane Arhivare

Departamentul producie

Emitent model de fia postului

Compartimentul personal-organizare-salarizare elaboreaz modelul de fia postului, pe care l transmite compartimentelor funcionale i operaionale.

Compartimente prin care circul documentul

Fia postului parcurge un traseu extrem de variat, de la compartimentul emitent, la managerii de nivel superior, efii de compartiment i compartimentele funcionale i operaionale unde trebuie completate pentru personalul de execuie.

Arhivare descrierea postului

Un set de descrieri de post este depozitat la compartimentulPersonal-organizare-salarizare (referitoare la posturile de management i execuie din ntreprindere)

Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de

execuie i postul de management aferente fiecrui compartiment se

regsete la nivelul compartimentului funcional sau operaional

Descrierile de post aferente managerilor de nivel superior se regsesc

i la nivelul secretariatului Consiliului de administraie

Proceduri informaionale

Referitor la procedurile informaionale utilizate, acestea nu sunt deloc sofisticate, ci, dimpotriv, vizeaz culegerea, nregistrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor de o manier simplificat, nealgoritmizat. Informaiile necesare completrii fielor de post provin din:

-discuii cu titularii acestora

-obiectivele individuale stabilite pentru fiecare post

-componentele procesuale delimitate i dimensionate n

funcie de obiective

-coninutul regulamentului de organizare i funcionare

Mijloace de tratare a informaiilor

Elaborarea i transmiterea descrierilor de post se realizeaz manual. Actualizarea se realizeaz, n cazuri excepionale, la 2-3 ani.

In primul rand se efectueaza o analiza a subsistemului informaional al compartimentului Personal-organizare-salarizare prin prisma principiilor i cerinelor informaionale, apoi se prefigureaz un demers coerent de reproiectare a subsistemului informaional prezentat, corespunztor metodologiei din lucrare. Necesitatea reproiectarii sistemului informaional

n vederea realizrii reproiectarii sistemuli informaional este necesar o cunoatere n detaliu a sistemului actual din firma, a structurii organizatorice i a nivelurilor de conducere. Atribuiile i responsabilitile fiecrui nivel trebuie s fie bine delimitate i cunoscute, pentru a se putea face o raionalizare corect asupra a ceea ce se dorete a se obine.

Este necesar cunoaterea n profunzime a tuturor defectelor sau problemelor existente n sistem, punctul lor de plecare i nivelurile sau compartimentele care sunt afectate sau cu care se afl n legtur.

De asemenea este necesar cunoaterea ordinii de realizare sau desfurare a evenimentelor, precum i a timpului necesar pentru implementarea noului sistem.

O schimbare a sistemului informaional poate crea necesitatea unor persoane specializate, n vederea realizrii noilor activiti.

n ceea ce privete factorii care ar putea determina o modificare a sistemului informaional, acetia ar putea fi:

suprimarea unor activiti manuale, n vederea creterii eficienei activitii prin realizarea unor operatiuni n mod electronic

asigurarea unei securiti mai bune a datelor;

posibilitatea unei comunicri mai bune a informaiilor, att pe orizontal, ct i pe vertical;

cunoaterea n orice moment i din orice loc sau nivel ierarhic a operaiilor din firm.

Cerintele informaional e ale noului sistem

Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul compartimentului analizat

Sistemul informaional n cadrul firmei este unul reusit, fiecare informatie fiind preluata, prelucrata i elaborate fara a suporta mari transformari de la un compartiment la altul, iar personalul este unul calificat care se foloseste mereu de noile tehnologii pentru a fi mai eficienti . Modul de circulatie al informaiilor se realizeaza n functie de sistemul ierarhic, adica de la directorul general direct la fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.

n cadrul compartimentului de proiectare i analiza tehnica sistemul informaional reprezinta punctual forte, tot ceea ce rezulta din cadrul acestui compartiment se realizeaza pe baza acestui sistem. Pentru prelucrarea datelor i informaiilor necesare acest compartiment este dotat cu calculatoare i imprimante, telefoane i fax precum i aparatura speciala de masuratori i expertiza.

Dotarea compartimentului cu o echipa de profesionisti care reusesc sa comunice intre ei i sa prelucreze datele procurate, precum i dotarea cu echipamente special de ultima generatie usureaza munca echipei i ofera rezultate favorabile firmei.Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent

Culegrea de informaii se poate face printr+un chestionar gen sondaj de opinie aplicat direct angajaiilor firmei sau directorului general (un alt tip de chestionar)

Chestionar adresat personalului firmei.

1. Cat de eficient considerati ca este sistemul informaional n cadrul firmei n care lucrati?

2. Cunoasteti dispozitiile care reglementeaza activitatea informaional a pentru locul de munca pe care il aveti?

3. Care este modalitatea de circulatie a informaiile intre angajati?

Verbal

Prin intermediul directorului de compartiment

Prin documente

Prin sedinte generale

4. S-a intamplat ca activitatea dumneavoastra sa aiba de suferit din cauza lipsei de informatie?

Da

De obicei da

In unele cazuri

De obicei nu

Nu

5. Daca da, cine este vinovat?

........................................................................................

6. Aveti acces la un calculator conectat la internet?

Da

Nu intotdeauna

Nu

7. In cadrul firmei se organizeaza intruniri generale a tuturor

angajatilor?

.......................................................................................................

8. Exista o buna circulatie a informaiilor intre angajati si manageri?

Intotdeauna

Cu mici divergente

Niciodata

9.Dar intre dumneavoastra si colegi?

.............................................................................................

10. Sunteti multumit de SI actual din firma, daca nu, ce ati dori sa schimbati?

......................................................................................................

2.3. Analiza critica a situatiei existente

Puncte tariCause posibileEfecteNivel de evaluareCoef. de importanta.Coef. Mediu.pon

Permite managerului sa aprecize situaia actual a firmei

Firm mic, puini angajaiPosibilitate unei ntelegeri adecvate a firmei 4 0,1 0,4

Mijloacele moderne de lucru sunt cunoscute foarte bine de personal

Personal specializat, experienActivitile zilnice sunt efectuate rapid, far erori50,20,5

Volum sporit de informaii din interiorul firmei

Informaii interne numeroaseCrete atenia managerului;pot fi evitate conflictele40,05 0,2

Volum sporit de informaii din exteriorul firmei

Progresul tehnlogic;informaii suficiente n legatura cu activitatea firmeiRealizarea numeroaselor colaborari cu alte firme; ne facem cunoscuti pe piata40,050,2

Ofer posibilitatea perfecionarii managementului

Mediul din firma permite un cadru bun pentru perfecionareRidicarea gradului de cunoastere a firmei prin promovare30,10,3

Analiza critica a situatiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte si evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare a coeficientului de importanta, precum si prin evaluarea n functie de criteriile de calitate ale sistemului informaional . Determinarea diagnosticului sistemului informaional al domeniului investigat.

Tabel 2Puncte slabeCause posibileEfecteNivel de evaluareCoef. de imp.Coef. Mediu.pon

Nu se pune accentul cuvenit pe formarea si instruirea personalului(implicarea acestuia n activitatatea informaional).Stilul managerului din firmNemulumirea peronalului;inexistena feed-back-ului;2 0,1 0,2

Sunt stipulate cateva aspecte informaionale ins nu exist o strategie informaionalaNici managerul nu tie ce inseamn un sistem informaional

Lipsa de coeren2

0,10,2

Sursele de informaii sunt diverse i neorganizateNu exist preocupari pentru organizarea surselor de informaii;Consum mare de timp pentru identificarea surselor de informaii30,1 0,3

Nu exist un sistem informaional strucurat dupa necesitile informaionale

Lipsa unui control asupra procesului informaionalDezinformare 20,10,2

Nu se pune accentual cuvenit pe feed-backul determinat de activitatea de controlStilul managerial20,10,2

n cadrul structurii organizatorice nu exist un compartiment informaticDezinteres10,10,1

TOTAL(puncte tari i slabe)3312, 9

Concluzii i propuneri

n ceea ce privete compartimentul personal- organizare- salarizare

acesta are nevoie de dotarea cu computere performante pentru c stocarea informaiilor electronice este redusa i viteza de lucru de asemenea i dotarea cu programe specializate n care de ex directorul general s-i puna semntura electronic, iar transferul dintre compartimente s fie facilitat.

Propuneri de mbunataire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional al firmei

Recomandrile privind imbunatirea sistemului informaional sunt:

realizarea unui proiect dezvoltat al sistemului informaional

organizarea si implementarea controlului sistemului informaional

introducerea celor mai moderne tehnici de comunicarea din domeniul informaticii si instruirea persoanelor pentru utilizarea lor Corespondenta dintre informaiile date si primite si realitatea existenta sa fie exacte

Fluiditatea si rapiditatea n respectarea termenelor pentru transmiterea informaiilor

Alegerea variantei optime de proiectarea a sistemului informaional al domeniului

n faza de proiectare a sistemului informaional vor fi rezolvate urmtoarele probleme: 1. Acordarea planului sistemului informaional cu strategia si obiectivele organizaiei.

2. Proiectarea arhitecturii sistemului informaional n aa fel, ca sa se poat face integrarea diferitor baze de date.

3. Angajare unui specialist pentru sesizarea problemelor i realizarea rezervarilor acestora.

PROIECTAREA NOULUI SISTEM INFORMAIONAL

Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului

Compartimentul de conducere

Compartimentul personal-organizare- salarizare

Compartimentul de cercetare dezvoltare

Compartimentul de productie i analiza tehnica

Stabilirea deciziilor specifice fiecarui centru de decizii

Compartimentul de conducere are obligatia de a decide asupra:

Alegerii ofertei de proiect

Modului de desfasurare al realizarii planului

De acceptare sau nu a ofertelor primite

Modalitatile de promovare ale firmei

Asupara realizarii documentatiei licitatiilor

Metoda de atragere si pastrare a clientilor

Este n colaborare nemijlocita cu firmele de publicitate

Analiza serviciilor facand propuneri constructive pentru ridicarea calitatii acestora i diversificarea lor

Negociaz contractele.Compartimentul de productie si analiza tehnicadecide:

Care este cea mai avantajoasa metoda de lucru

Care este cel mai econom mod de realizare a unei sarje de productie

Ce trebuie imbunatatit la calitatea productiei

Compartimentul personal-organizare- salarizare

care este bugetul alocat fiecarei expertize

care sunt resursele pentru castigarea fiecarei licitati

urmareste indeaproape toate analizele financiare

raspunde de efectuarea corecta si la timp a calculului drepturilor banesti ale personalului angajat al firmei; urmareste de organizarea inventarierii patrimoniului elaborarea si comunicarea la nivelul firmei a procedurilor de lucru n probleme de gestiune a patrimoniului; intocmirea lunara si n mod corect a bilantului contabilObiective de urmarit

Stabilirea listei informaiilor finale, pe baza carora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicitatii.Se doreste actualizarea site-ului de cate ori apare o noutate n ceea ce priveste activitatea firmei.

Acordarea unei atentii maxime site-lui de licitatii si a contactelor cu beneficiarii.

Eliminarea informaiilor ce se repeta si a disfunctionalitatilor stabilite n analiza diagnostic.

Printre disfuncionalitile sesizate ce ar trebui eliminate se numara si riscul aparitiei informaiilor eronate n ceea ce priveste modul de realizare al licitatiilor si cerintele cerute

Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale eliminnd disfuncionalitile semnalate

- facturile

- documentatia informativa despre contract primita prin curierat

Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare eliminnd disfuncionalitile semnalate

IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM INFORMAIONAL

Stabilirea etapelor de implementare:

O elaborare eficienta a sistemelor informaional e necesita un efort comun. Printre elaboratori trebuie s fie inclusi utilizatorii, echipa de productie si un personal de asistenta. Pregatirea sistemului informaional .

Aplicarea solutiilor n etape si urmarirea evoluei acestora.

Corectarea disfuncionalitatilor n cazul n care acestea exista.

Bibliografie

1. Dumitru Oprea, Analiza si proiectarea sistemelor informaionale economice, Editura Collegium 2003

2. Dumitru Oprea, Proiectarea sistemelor informaionale, Editura Universitatii Alexandru Ioan Cuza, 2005

3. Dumitru Oprea, Gabriela Mesnita, Sisteme informaionale pentru manageri, Editura Collegium, 2003

4. Marin Fotache, Dumitru Oprea, Dinu Airinei, Sisteme informaionale pentru afaceri, Editura Polirom, 2002

5. Mihaela Luminita Lupu, Sistemul informaional pentru marketing, Editura Tehnopress, 2008

6. N.Davidescu, Sisteme informatice financiar-contabile, Editura Teora 2004

7. Nicolescu O., Managementul ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Economic, Bucureti, 2001

8. O. Nicolescu, Sistemul informaional al organizaiei, Editura Economica, 2000

9. O.Nicolescu, Gh Sabau, Sistemul informaional managerial al organizaiei, Editura Economica, Bucuresti 2001

Top of Form

Bottom of Form

Fia postului- model anexa 1

PAGE 21