1. Sisteme informaionale coninut i structur

n accepiunea sa cea mai larg, un sistem este o entitate complex format din componente distincte legate ntre ele printr-un anumit numr de relaii. Ideea esenial este aceea c sistemul are un grad de complexitate mai mare dect prile sale sau, cu alte cuvinte, c posed unele proprieti ireductibile la cele ale componentelor. Aceste proprieti emergente ale ansamblului apar datorit relaiilor care unesc prile constitutive, relaii care devin definitorii pentru sistem.Componentele sistemului pot fi considerate ele nsele sisteme sau, mai corect spus, subsisteme ale ansamblului cruia i aparin. Un subsistem poate fi descompus la rndul su n subsisteme de ordin inferior, sau poate fi tratat, cel puin provizoriu, ca o entitate nedecompozabil, ca un sistem redus la un singur element.Noiunea de sistem poate fi utilizat pentru a desemna att entiti abstracte (ansamblul principiilor constitutive ale unui teorii filozofice, de exemplu), ct i entiti concrete (o aeronav, o fiin vie, o organizaie).De regul, componentele unui sistem acioneaz i interacioneaz n vederea realizrii unui scop comun, ceea ce nseamn c sistemul are finalitate. Exist ns i sisteme care nu au o finalitate evident (de exemplu, Sistemul Solar)Un sistem este considerat deschis atunci cnd are schimburi majore de materie, energie i informaie cu mediul n care este plasat. Aceste schimburi pot fi vzute ca nite fluxuri n care se regsesc intrri n sistem (input-uri), transformri ale intrrilor i ieiri din sistem (output-uri). Proprietile globale cele mai interesante ale unui sistem deschis sunt cele legate de comportamentul su n timp. Evoluia unui sistem este condiionat att de modificrile interne care pot afecta componentele sau relaiile dintre ele, ct i de interaciunile care se pot manifesta ntre sistem i mediul su extern. n cursul timpului, un sistem i poate conserva o anumit stabilitate, sau poate s se transforme n sensul dezagregrii lui sau n sensul unei integrri superioare.Meninerea stabilitii sau realizarea unei integrri superioare sunt obinute numai n condiiile n care sistemul poate dezvolta procese de autoreglare, prin aciuni de comunicare i comand. Aciunile de comunicare sunt necesare pentru a sesiza schimbrile semnificative din mediul n care opereaz sistemul, pentru a asigura transferul de informaii ntre componente i pentru a difuza informaii n mediul extern al sistemului. Aciunile de comand asigur modificarea corespunztoare a input-urilor, transformrilor i output-urilor sistemului pentru adaptarea acestuia la schimbrile detectate.Sistemele deschise cu autoreglare sunt cunoscute i sub denumirea de sisteme cibernetice.Orice firm poate fi vzut ca un sistem cibernetic aparte, n care mecanismul de autoreglare (de comunicare i comand) este asigurat chiar de ctre managementul firmei (figura 11.2).Sistemul firm cuprinde aadar dou componente principale: subsistemul operaional i subsistemul de management.

Sistemul operaional delimiteaz partea din organizaie n care sunt executate operaii strns legate de realizarea i comercializarea produselor i/sau serviciilor destinate pieei. Din punct de vedere conceptual, sistemul operaional poate fi structurat, la rndul lui, n dou subsisteme principale, unul fizic i altul informaional.

Figura 1. Modelul firmei vzute ca sistem

Subsistemul fizic al operaiunilor cuprinde fluxul resurselor fizice (materiale, financiare i umane) utilizate n mod nemijlocit pentru realizarea produselor i serviciilor destinate pieei. Trei componente eseniale pot fi individualizate n dinamica acestui flux: intrrile, transformrile i ieirile n/din sistem. Intrrile de resurse fizice n sistemul firm au n vedere aprovizionarea cu materii prime, materiale, echipamente i energie, procurarea de fonduri financiare; recrutarea, selecia i angajarea personalului i altele. Transformrile din sistem realizeaz conversia resurselor intrate n produse i servicii destinate pieei. Ieirile din sistem au n vedere, n principal, vnzarea i expedierea produselor, dar i multe alte output-uri, cum ar fi plata facturilor sau achitarea salariilor, renunarea la o parte din personal, depozitarea unor deeuri sau degajarea unor noxe n mediul natural i altele. Subsistemul informaional al operaiunilor are rolul de a sprijini realizarea tranzaciilor (schimburilor) i a conversiilor din fluxul resurselor fizice prin colectarea, prelucrarea i distribuirea unor informaii cu caracter operaional, cum ar fi: cunotine tehnologice i informaii comerciale procurate din mediul extern; informaii privind tranzaciile efectuate, evideniate n documente specifice (note de intrare-recepie, bonuri de consum, avize de expediie, facturi etc.); informaii privind produsele sau serviciile oferite clienilor actuali i poteniali (publicitate, detalii privind coninutul produselor, instruciuni de utilizare a acestora).Sistemul de management constituie componenta de autoreglare a sistemului firm. Datele cu privire la intrrile, transformrile i ieirile n/din sistemul firm, precum i unele date semnificative din mediul extern sunt culese, prelucrate i utilizate n procesele decizionale destinate s regleze activitatea sistemului operaional n conformitate cu obiectivele stabilite. Uneori, n urma analizei informaiilor pertinente, sunt puse n cauz nsei obiectivele stabilite, acestea fiind reformulate prin decizii corespunztoare. Sistemul de management poate fi structurat i el n dou subsisteme: unul informaional (de comunicare) i unul decizional (de comand).Componentele informaionale ale sistemelor operaional i de management, fiind intim legate, sunt practic reunite ntr-o entitate de sine stttoare, numit sistem informaional de ntreprindere (Business Information System).n general, un sistem informaional poate fi definit ca fiind un ansamblu organizat de resurse personal, echipamente, proceduri, metode folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor, analiza, pstrarea, difuzarea i valorificarea informaiilor.Atunci cnd pentru prelucrarea, pstrarea i vehicularea datelor i informaiilor sunt utilizate calculatoare, sistemele sunt numite informatice, dup terminologia francez, sau sisteme informaionale computerizate, dup terminologia american (Computer Based Information Systems). Trebuie remarcat totui faptul c, ntruct culegerea i prelucrarea sistemic a datelor este de neconceput n ultimul timp fr apelul la calculatoare, prin sintagma sisteme informaionale se nelege acum aproape implicit sisteme informaionale computerizate.Sistemele informaionale pot fi grupate n diferite categorii, n funcie de natura obiectivelor urmrite i de specificul organizaiilor care le folosesc: militare, meteorologice, tiinifice (baze de date documentare) i altele. Cele mai rspndite, i mai studiate n acelai timp, sunt totui sistemele informaionale de ntreprindere.n structura unui sistem informaional, indiferent de tipul su, pot fi identificate cteva componente mai importante: intrrile n sistem, prelucrrile de date, stocrile de date i de informaii, ieirile din sistem, controlul operaiunilor din sistem.Pentru sistemele informaionale de ntreprindere, aceste componente iau forme specifice.Intrrile n sistemul informaional de ntreprindere au n vedere, pe de o parte, tranzaciile efective sau poteniale ale sistemului ntreprindere, iar pe de alt parte, obiectivele i strategiile firmei, datele referitoare la fenomene i procese pe baza crora sunt evaluate punctele forte i cele slabe ale organizaiei, oportunitile i ameninrile manifestate din partea factorilor externi, precum i alte informaii de care au nevoie managerii. Sursele de date i informaii pentru intrarea n sistem sunt plasate att n mediul intern al firmei, ct i n cel extern, operaiunile de culegere fiind manuale sau automatizate.Prelucrrile de date constau n ordonri, grupri, selectri, calcule algebrice, operaiuni logice i altele, n urma crora datele sunt transformate n informaii utile n susinerea operaiunilor de baz ale organizaiei sau n luarea deciziilor de management. Stocrile de date i informaii constau n nregistrarea acestora pe suporturi adecvate (n general, magnetice sau optice), sub form organizat de fiiere sau baze de date. Ieirile informaionale oferite utilizatorilor (manageri sau lucrtori operativi) pot lua diferite forme. Cel mai adesea, astfel de ieiri sunt prezentate sub forma unor rapoarte incluznd texte, tabele i grafice imprimate pe hrtie sau afiate pe ecranul terminalelor video. n sistemele informatice evoluate, o categorie important de ieiri o constituie rspunsurile la ntrebrile puse de utilizatori (eventual, formulate ntr-un limbaj ct mai apropiat de cel natural).Controlul funcionrii sistemului trebuie s asigure producerea i distribuirea unor informaii utile, oportune i veridice, la un cost care s fac sistemul eficient. Sarcini de control importante au managerii departamentelor informatice dar i superiorii acestora.n componena unui sistem informaional de ntreprindere pot fi identificate diferite tipuri de subsisteme, delimitate dup criterii diverse.Astfel, pentru o organizaie orientat spre profit, sistemul informaional organizaional poate fi vzut ca un ansamblu de subsisteme intercorelate, delimitate dup domeniile funcionale de baz ale ntreprinderii: sistemul informaional de marketing sistemul informaional de producie/operaiuni sistemul informaional financiar sistemul informaional al resurselor umane. Aceste sisteme funcionale pot include i ele mai multe subsisteme, specifice diferitelor activiti realizate n domeniile funcionale respective. Procesul de structurare poate merge chiar i mai n profunzime, astfel c, de fapt, ntr-o organizaie poate fi identificat o multitudine de sisteme informaionale aflate n relaii de incluziune dup un model piramidal.n funcie de complexitatea i gradul de sprijin oferit proceselor operaionale i manageriale, sistemele informaionale funcionale bazate pe calculatoare pot fi grupate n cteva categorii mai importante: sisteme de prelucrare a tranzaciilor sisteme de birotic sisteme de informare a managerilor sisteme de sprijinire a deciziilor sisteme expert.Sistemele de prelucrare a tranzaciilor i sistemele de birotic au un rol preponderent de sprijinire a operaiunilor organizaiei, iar sistemele de informare a managerilor, sistemele de sprijinire a deciziilor i sistemele expert sunt dezvoltate pentru a oferi un sprijin substanial proceselor manageriale. Ca urmare, acestea din urm mai sunt denumite i sisteme informaionale de management.

Mediul extern

Sistemul operaional

Decizii

Informaii

Sistemul de management

Intrri

Oameni

Bani

Echipamente

Materiale

Energie

Ieiri

Produse

Servicii

Bani

Alte efecte

Transformri

Producie

Marketing

Finane

Personal

Altele

Sistemul informaional

Sistemul decizional