Sisteme informaţionale. Concepte şi tendinţe

1. Introducere2. Sistemul - elemente generale3. Procesul de prelucrare a informaţiei4. Conceptul de sistem informaţional

5. Atribute ale calităţii informaţiei6. Tendinţe în tehnologia informaţiei

1. Introducere

• Activităţile actuale ale organizaţiilor sunt influenţate în principal de două tendinţe care se manifestă la scară globală:– apariţia economiei globalizate;– transformarea economiei şi societăţii industriale întro economie bazată

pe informaţii şi cunoaştere.

• În noua economie, suntem practic martorii dezvoltării unui alt mod de a trăi, munci sau comunica, datorită noilor oportunităţi oferite de tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii (TIC).

• Apariţia economiei globalizate se bazează pe faptul că succesul unei firme moderne depinde de abilitatea ei de a opera 24 ore pe zi în diferite medii naţionale, de a comunica cu furnizorii, distribuitorii şi clienţii, presupune existenţa unor sisteme informaţionale puternice, care să furnizeze soluţii şi răspunsuri necesare managerilor.

• În acest context sistemul informaţional reprezintă ansamblul de oameni, proceduri şi resurse care colectează, transformă şi diseminează informaţia într-o organizaţie.

• Organizaţiile de astăzi se bazează pe o serie de tipuri de sisteme informaţionale (S.I.).

• Acestea includ sisteme informaţionale manuale simple (hârtie si creion) şi sisteme informaţionale informate (cuvântul rostit).

• Acest curs se va concentra pe sisteme informaţionale bazate pe calculatorul electronic care utilizează resurse hardware, software şi umane pentru a transforma datele în informaţii pentru utilizatori.

2. Sistemul - elemente generale

• Ce este un sistem? Un sistem poate fi definit ca un grup de elemente interdependente sau interactive formând un întreg.

• Multe exemple de sisteme pot fi găsite în ştiinţele fizice şi biologice, în tehnologia modernă şi în societatea umană.

• Astfel, se poate vorbi despre sistemul fizic al soarelui şi al planetelor sale, de sistemul biologic al corpului uman, de sistemul tehnologic al unei rafinării de petrol şi de sistemul socioeconomic al unei organizaţii de afaceri.

• Totuşi, următoarea definiţie pentru un sistem este utilizată în disciplina sistemelor informaţionale:

• Un sistem este un grup de elemente interdependente care acţionează împreună pentru atingerea unor obiective comune utilizând elemente de intrare şi producând elemente de ieşire într-un proces organizat de prelucrare.

• Un astfel de sistem (numit uneori şi “sistem dinamic,”) are trei componente sau funcţii de bază care interacţionează:

– Elementul de intrare (input) presupune preluarea şi asamblarea elementelor care urmează a fi prelucrate. De exemplu, materii prime, energie, date şi efort uman care trebuie organizate în vederea prelucrării.

– Prelucrarea implică procesele de transformare care convertesc elementele de intrare în elemente de ieşire. Exemple ar putea fi: procesele de producţie, procesele de calcul, etc.

– Elementul de ieşire (output) implică elementele rezultate in urma procesului de transformare şi aflate în drumul spre destinaţia finală. De exemplu, produsele finite, serviciile şi informaţiile care trebuie transmise către utilizatori.

EXEMPLU• Ne propunem să dăm definiţia calculatorului apelând la teoria

sistemelor.• Când este vorba de a da definiţii de obicei suntem puşi în

încurcătură. Este foarte greu să găsim o definiţie care să cuprindă toate aspectele problemei de definit. Este însă relativ uşor să definim un mecanism o maşinărie prin ceea ce poate ea să facă.

• Din prisma teoriei sistemelor putem privi calculatorul ca pe o “cutie neagră”, cu “intrări şi “ieşiri”, după cum este redat în figura 1.

Fig.1. Calculatorul privit ca un sistem

• Ceea ce se petrece în interiorul “cutiei” negre se numeşte prelucrare (“procesare”) adică transformarea “intrării” pentru a produce “ieşirea” dorită.

• Datele de intrare sunt fireşte specifice domeniilor în care se utilizează calculatoarele: proiectare, învăţământ, cercetare, administraţie, sănătate, activităţi recreative, sportive, artistice, etc.

• Tot ceea ce intră în calculator e mai întâi convertit în numere, care sunt supuse unui set de reguli numit program, iar ceea ce iese în formă finală (imagine, text, etc.) sunt convertite în această formă din numere prelucrate.

Rezumând:• Un calculator este o maşină programabilă, cu utilizare

multiplă care poate calcula şi stoca rezultatele calculelor efectuate.

• Astfel orice organism economic poate fi considerat un sistem format dintr-un ansamblu de componente intercorelate, care sunt organizate şi funcţioneză în vederea atingerii unor obiective specifice.

• El reprezintă deci un sistem complex, socioeconomic, autoreglabil şi deschis către spaţiul economiei naţionale şi al economiei mondiale.

• Realizarea obiectivelor stabilite presupune existenţa unor resurse proprii de natură materială, financiară, umană şi informaţională, valorificate în cadrul unor procese transformatoare (fig 2).

Fig. 2. Abordarea sistemică a unei unităţi economice

3. Procesul de prelucrare a informaţiei

• Este necesar să se cunoască sistemele informaţionale în contextul utilizării lor în prelucrarea informaţiei, operaţie care este numită şi procesarea datelor.

• Procesarea datelor sau a informaţiei se poate defini ca fiind prelucrarea datelor pentru a le face mai utilizabile şi mai inteligibile, deci transformarea acestora în informaţie.

a) Date• Data este definită în general ca fiind fenomene şi observaţii

primare, de obicei despre fenomene fizice sau tranzacţii de afaceri.

• De exemplu, lansarea unei navete spaţiale sau vânzarea unui automobil ar putea genera o mulţime de date care descriu aceste evenimente.

• Datele reprezintă de fapt măsurători obiective ale atributelor (caracteristicile) entităţilor (cum ar fi: oameni, locuri, lucruri şi evenimente).

• Aceste măsurători sunt de obicei reprezentate prin simboluri cum ar fi numere şi cuvinte, sau prin coduri compuse dintr-un ansamblu de caractere numerice, alfanumerice şi alte tipuri de caractere. In general datele iau o varietate de forme, incluzânddate numerice, text, voce şi imagini.

• Termenii dată şi informaţie se pot substitui unul cu altul. Totuşi, este util să ne imaginam datele ca resursele materiale primare care sunt prelucrate în produse finite de tip informaţie.

b) Informaţia • Informaţia poate fi definită ca o dată care a fost convertită într-

un context inteligibil şi util pentru utilizatori specifici. Desigur, data poate să nu necesite procesări pentru a constitui informaţie pentru un anumit utilizator.

• Deci, informaţia ar putea fi imaginată ca o procesare de date plasată într-un context care îi dă acesteia valoare pentru utilizatorii specifici.

Exemplu:

• Nume, cantităţi şi sume băneşti înregistrate în vânzări reprezintă date despre tranzacţiile de vânzări.

• Totuşi, un manager de vânzări poate să nu le ia în considerare ca informaţii. Numai după ce astfel de fapte sunt organizate şi manipulate corespunzător, informaţiile de vânzare pot fi adaptate, specificând, de exemplu, cantitatea de vânzări prin tipul de produs, teritoriul de vânzare sau agenţii de vânzare.

• Datele nu devin utile până când ele nu sunt supuse unui proces calitativ, unde:

– forma sa este agregată, manipulată şi organizată,– conţinutul său este analizat şi evaluat,– este plasat într-un context corespunzător pentru un

utilizator.

4. Conceptul de sistem informaţional

• In prima parte, sistemul informaţional s-a definit ca fiind un ansamblu de oameni şi resurse care colectează, transformă şi răspândesc informaţiile întro organizaţie.

• In cele ce urmează se menţionează că un sistem informaţional este un sistem care acceptă date ca date de intrare (input) şi le prelucrează (procesează) în produse de tip informaţii ca date de ieşire (output).

• Cum reuşeşte un sistem informaţional să realizeze aceasta? Care componente şi activităţi ale sistemului sunt implicate?

• Un sistem informaţional utilizează resurse hardware (componente fizice), software (programe şi proceduri) şi oameni (specialişti şi utilizatori) pentru a realiza date de intrare, procesarea, date de ieşire, stocarea şi controlul activităţilor care convertesc datele în produse informaţionale.

• Acest model de sistem informaţional ajută la luarea în considerare a multor realităţi şi concepte implicate în studierea sistemelor informaţionale bazate pe sisteme de calcul (sistemul informatic considerat ca subsistem al sistemului informaţional).

• Se evidenţiază astfel trei concepte majore:• Hardware, software şi oamenii sunt resursele primare necesare

pentru a îndeplini activităţi de procesare în sistemele informaţionale.• Datele sunt transformate într-o varietate de produse informaţionale

de către activitatea de procesare a informaţiei de sistemele informaţionale.

• Procesarea informaţiei constă din activităţile de bază ale sistemului, relativ la intrări, procesare, ieşiri, stocare şi control.

In continuare se vor analiza fiecare din activităţile de procesare a informaţiilor primare care apar în sistemele informaţionale.

a) Intrările de date

• Datele pentru tranzacţiile de afaceri şi alte evenimente trebuie capturate şi regăsite pentru procesare de către activitatea de introducere a datelor primare, de înregistrare şi editare. Utilizatorii înregistrează într-un mod caracteristic date despre tranzacţii într-un anume tip de mediu fizic, ca de exemplu format tipărit pe hârtie sau introducerea într-un sistem computerizat.

• Aceasta include de obicei o varietate de activităţi de editare pentru a se asigura faptul că datele au fost înregistrate corect. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un mediu citibil de maşină, ca de exemplu un disc magnetic sau bandă magnetică, până când este necesară procesarea lor.

• De exemplu, datele despre tranzacţiile de vânzare pot fi înregistrate pe documente sursă ca de exemplu facturile. (Un document sursă este înregistrarea formală originală a unei tranzacţii.)

• Pe de altă parte, datele relative la vânzări pot fi înregistrate de agenţi utilizând tastatura calculatorului sau dispozitivele de scanare optice. Acest lucru le oferă acestora o interfaţă utilizator (user interface) mai simplă şi mai eficientă.

• Metode ca scanările optice şi meniurile, formularele de completat ajută utilizatorul la introducerea corectă a datelor întrun sistem informaţional.

b) Date şi informaţii

• Datele sunt prelucrate de către activităţi cum ar fi: calculul, sortarea, clasificarea. Aceste activităţi organizează, analizează şi prelucrează date convertindu-le în informaţii pentru utilizatori.

• Calitatea oricărei date stocate într-un sistem informaţional trebuie de asemenea menţinută printr-un proces continuu de corectare şi actualizare.

• De exemplu, datele despre o achiziţie pot fi:• Adăugate la totalul rezultatelor vânzării;• Comparate cu un standard pentru a determina eligibilitatea unui

discount al unei vânzări;• Sortate într-o ordine numerică bazată pe indicatorul produselor;• Clasificate în categorii de produse (ca de exemplu articolele

alimentare sau nealimentare);• Totaluri pentru a furniza unui manager informaţii variate despre

categorii de produse;• Folosite pentru a actualiza documentele de vânzări.

c) Ieşiri ale produselor informaţionale

• Informaţia în diferite forme este transmisă utilizatorilor şi făcută disponibilă pentru ei în activitatea de obţinere a rezultatelor. Scopul sistemelor informaţionale este producerea celor mai potrivite produse informaţionale pentru utilizatori.

• Produsele informaţionale comune pot fi documentele tipărite, înregistrările audio-video care ne furnizează mesaje, forme, rapoarte, liste, expuneri grafice şi altele.

• Produsele informaţionale se utilizează pentru a îmbunătăţi performanţele personale şi profesionale deoarece munca se desfăşoară în organizaţii şi trăim în societate.

d) Stocarea datelor, a modelelor şi a bazelor de cunoştinţe

• Stocarea este o componentă de bază a sistemelor informaţionale. Stocarea este activitatea sistemului informaţional în care datele şi informaţiile sunt păstrate într-o manieră organizată pentru uz ulterior.

• De exemplu, în acelaşi fel în care un text este organizat în cuvinte, propoziţii, paragrafe şi documente, stocarea datelor este în general organizată în câmpuri, articole, fişiere şi baze de date.

• Datele şi informaţiile sunt resursele organizaţionale vitale care pot fi stocate în sistemele informaţionale într-una din următoarele forme:

• Baze de date, care stochează date prelucrate şi organizate;

• Baze de modele care stochează modele conceptuale, matematice şi logice care exprimă relaţiile de afaceri, procedurile computaţionale sau tehnicile analitice;

• Baze de cunoştinţe care stochează cunoştinţe în diferite forme cum ar fi fapte şi reguli de interfaţă (deducţie) despre subiecte variate.

• De exemplu, datele despre vânzări sunt acumulate şi stocate în baze de date ale vânzărilor pentru o prelucrare ulterioară. Bazele de date produc zilnic, săptămânal şi lunar rapoarte de analiză a vânzărilor pentru management.

• Sistemele de suport ale deciziei se bazează pe modelele de bază pentru regulile decizionale şi tehnicile analitice, care ajută managerii la luarea deciziilor.

• Sistemele expert utilizează bazele de cunoştinţe pentru a dezvolta deducţii despre subiecte specifice şi sugerează utilizatorilor sfaturi utile.

e) Feedback-ul şi controlul• Conceptul de sistem poate fi mai util prin includerea a două

componente adiţionale: feedback-ul şi controlul.

• Un sistem cu componentele feedback şi control este denumit un sistem "cibernetic", acesta reprezentând un sistem cu automonitorizare şi autoreglare.

• Feedback-ul reprezintă o dată referitoare la performanţa unui sistem.

• Controlul este o funcţie importantă a sistemului care monitorizează şi evaluează feedback-ul pentru a determina dacă sistemul tinde spre atingerea obiectivului. Acesta face ajustările necesare elementului de intrare (input) şi componentelor prelucrate ale sistemului pentru a se asigura că se produce elementul de ieşire corespunzător.

• Un sistem informaţional poate produce un feedback asupra datelor de intrare (input), procesării, datelor de ieşire (output) şi activităţilor de stocare.

• Acest feedback trebuie monitorizat şi evaluat pentru a determina dacă sistemul va atinge standardele de performanţă stabilite.

• De exemplu, un manager poate descoperi că subtotalurilevalorilor de vânzare într-un raport de vânzări nu corespund cu vânzările totale.

• Ca urmare, datele de intrare (input) sau procedurile de prelucrare vor trebui schimbate pentru a aduna corect toate tranzacţiile de vânzări acumulate şi prelucrate de sistemele informaţionale de vânzări.

5. Atribute ale calităţii informaţiei

• Informaţia a fost definită ca fiind o dată (fapte reale sau observaţii) care urmează a fi transformată într-o formă inteligibilă şi utilă pentru oameni. Altfel spus, informaţia este data plasată într-un context care să-i dea valoare pentru anumiţi utilizatori.

– Care caracteristici fac informaţia înţeleasă şi utilă managerilor?

– Ce calităţi îi dau valoare pentru activitatea managerială?

• Un mod de a răspunde la aceste întrebări este acela de a examina caracteristicile sau atributele calităţii informaţiei

• Informaţia care este expirată, inexactă sau greu de înţeles nu va fi utilă sau nu va avea multă valoare pentru manageri. Ei doresc informaţie de mare calitate, aceasta fiind informaţia a cărei caracteristici, atribute sau calităţi o ajută să posede valoare pentru ei.

• Este necesar a se percepe informaţia ca având trei dimensiuni: timp, conţinut şi formă.

a) Dimensiunea timp– Planificare: Informaţia va trebui să fie furnizată atunci când

este necesară.– Actualitate: Informaţia va trebui să fie actuală când este

furnizată.– Frecvenţa: Informaţia va fi furnizată de câte ori este necesar.– Perioada de timp: Informaţia poate fi furnizată pentru o

perioadă de timp trecută, prezentă sau viitoare.

b) Dimensiunea conţinut– Acurateţe: Informaţia trebuie să fie lipsită de erori.– Relevanţa: Informaţia trebuie să fie legată de cerinţele

informaţionale ale unui recipient pentru o situaţie specifică.– Completitudine: Vor trebui furnizate toate informaţiile de care

este nevoie.– Conciziune: Se vor furniza numai informaţiile de care este

nevoie.– Scop: Informaţia poate avea un scop mai general sau mai

limitat, sau un interes intern sau extern.– Performanţa: Informaţia poate dezvălui performanţa prin

măsurarea activităţii îndeplinite, a programului realizat sau a resurselor acumulate.

c) Dimensiunea formă– Claritate: Informaţia va fi furnizată într-o formă care este

uşor de înţeles;– Detalierea: Informaţia va fi furnizată într-o formă detaliată

sau sumară;– Ordine: Informaţia poate fi aranjată în secvenţe

predeterminate;– Prezentare: Informaţia poate fi prezentată într-o formă

narativă, numerică, grafică sau în alte forme;– Media: Informaţia furnizată într-o formă de documente

tipărite, expuneri video sau alte suporturi.

• De exemplu, un sistem informaţional poate produce:

– Liste detaliate ale tuturor tranzacţiilor de vânzare;– Rapoarte sumare ale produselor vândute, care arată totalul

vânzărilor pentru fiecare produs;– Rapoarte sumare de execuţie mult mai condensate, care

arată totalul vânzărilor fiecărui compartiment.

• Nivelul de detaliere depinde de necesităţile informaţionale ale unui utilizator. Astfel, agenţii de vânzare pot dori o listă detaliată a vânzărilor pe care le-au făcut, în timp ce managerii de compartiment pot fi satisfăcuţi cu rezumatele activităţii de vânzare pentru produsele departamentelor lor.

6. Tendinţe în tehnologia informaţiei

• Tehnologia informaţiei contribuie la impulsionarea afacerilor în organizaţii. De asemenea, ajută la îmbunătăţirea vitezei de reacţie a organizaţiei la schimbarea mediului de afaceri. Prin urmare, este foarte important să se cunoască principalele tendinţe în TI.

a) Creşterea factorului cost-performanţă• In următorii zece ani, costul unui calculator va fi acelaşi cu cel

de astăzi, dar acesta va fi aproximativ de 50 de ori mai puternic din punct de vedere al vitezei de procesare, memorie ş.a.

• Aceasta presupune că în viitor calculatoarele vor asigura avantaje net superioare în raport cu oamenii. Pe măsură ce trece timpul, din ce în ce mai multe sarcini se vor rezolva mult mai economic prin intermediul unui calculator, decât prin intermediul unei persoane.

b) Magistrale de informaţii• Guvernele multor ţări au sprijinit dezvoltarea de reţele naţionale

de fibre optice, denumite magistrale de informaţii.

• Reţelele de comunicaţii - magistralele de informaţii - ca şi componentă a Revoluţiei Informaţionale sunt la fel de importante ca şi canalele de comunicaţie clasice, podurile şi autostrăzile din cadrul Revoluţiei Industriale de acum un secol.

• Reţelele de calculatoare facilitează apariţia de noi tipuri de pieţe şi noi metode de conducere a organizaţiilor în toată lumea.

c) Reţele de calculatoare şi arhitecturi de tip client/server

• Arhitecturile de tip client/server vor domina în următorii ani TI. Calculatoarele personale (PC), care joacă rolul de clienţi, sunt conectate la servere puternice, specializate, a căror resurse sunt partajate prin intermediul reţelelor locale sau globale.

• O astfel de arhitectură necesită standarde de comunicaţie care să permită interconectarea software-ului şi hardware-ului în medii de calcul eterogene.

d) Interfeţele grafice şi alte interfeţe „prietenoase”vordomina calculatoarele personale

• O interfaţă grafică utilizator (IGU) reprezintă un set de trăsături software ce asigură utilizatorului controlul direct a obiectelorvizibile (de exemplu, icoane) şi acţiuni ce înlocuiesc comenzi sintactice complexe.

• IGU permite realizarea interacţiunii om-maşină prin intermediul unui mediu prietenos, utilizând icoane, meniuri, ferestre şi un mouse.

• Tendinţa este de a construi o interfaţă cât mai simplă. O metodă de a realiza acest lucru o constituie introducerea interfeţelor inteligente care înţeleg cerinţele utilizatorului chiar dacă acestea sunt exprimate prin intermediul unui limbaj comun.

• Pentru a spori performanţele interfeţelor inteligente, comunicarea cu utilizatorul se va face prin comenzi vocale.

e) Dispozitive de stocare şi memorare• Echipamentele de tip CD-ROM, precum şi alte dispozitive de

stocare vor permite creşterea capacităţii de stocare.

• Dispozitivele mari de memorie vor asigura o utilizare eficientăa tehnologiilor multimedia, precum şi a unor tehnologii moderne bazate pe inteligenţa artificială.

f) Multimedia• Calculatoarele vor avea un rol major în integrarea diferitelor

tipuri de media (voce, text, grafică, video, animaţie) pentru îmbunătăţirea performanţelor proceselor educaţionale, de instruire şi de luare a deciziilor.

g) Mediul orientat obiect• Un mediu orientat obiect reprezintă o inovaţie în domeniul

programării calcu-latoarelor având ca rezultat reducerea semnificativă a costurilor de dezvoltare şi întreţinere a sistemelor informaţionale.

• Mediul include programare orientată obiect, baze de date şi sisteme de operare care duc la sporirea performanţelor TI şi la reducerea costurilor.

h) Tehnologii moderne• Capacităţile de calcul sporite ale calculatoarelor moderne

permit implementarea unor tehnologii moderne cum ar fi: sisteme expert, procesarea limbajului natural şi calculul neuronal.

• Aceste tehnologii cresc productivitatea şi calitatea unor procese complexe, ajutând la completarea fluxurilor de date incomplete sau „fuzzy".

• Aceste tehnologii moderne pot fi utilizate individual, dar în cele mai multe cazuri ele se completează unele pe altele. Rezultatul este un sistem puternic şi „inteligent", care poate sprijini majoritatea activităţilor ce necesită răspunsuri în situaţii critice.

i) Echipamente portabile şi de mici dimensiuni• In viitorul apropiat dimensiunile sistemelor de calcul vor

descreşte, în timp ce performanţele şi raportul beneficiu/costvor creşte.

• Calculatoarele compacte de mici dimensiuni sunt astăzi instalate în autovehicule, aparate şi chiar în unele produse.

• Datorită dimensiunilor şi greutăţii reduse, sistemele de calcul actuale pot fi uşor transportate pe avioane, trenuri şi automobile.

• Utilizarea calculatoarelor portabile eflcientizează procesul de introducere a datelor reducând durata dintre procesul de colectare şi prelucrare a datelor