SISD432 - MS Project 2007 - Definirea Unui Proiect

9 Copyright 2009-2010 by dr.ing.Liviu Roca

22 DDEEFFIINNIIRREEAA UUNNUUII PPRROOIIEECCTT

n vederea structurrii informaiei unui proiect se apeleaz adesea la un proces

n 5 etape:

1. definirea misiunii sau scopului proiectului;

2. stabilirea prioritilor;

3. crearea structurii activitilor de lucru;

4. integrarea structurii activitilor de lucru cu resursele i cerinele

organizaiei;

5. codificarea i introducerea datelor n MS Project.

Pe parcursul acestei cri vom presupune c managerul de proiect mpreun

cu echipa lui au definitivat primele 4 etape. Noi ne vom concentra atenia n

special asupra etapei a 5-a.

n acest capitol vei nva cum:

s creai n MS Project un proiect nou;

s introducei informaii cheie pentru proiect;

s realizai calendarul proiectului;

s particularizai calendarele unui proiect i de cte feluri sunt ele.

Dup ce ai definit obiectivele i ai stabilit principalele etape ale proiectului,

putei ncepe crearea planului. n primul rnd, stabilii lista activitilor ce

urmeaz a fi ndeplinite, precum i durata acestora. Apoi, introducei date

despre personal, echipament i materiale i costurile lor i apoi repartizai

aceste resurse pe activiti. Cu ajutorul acestor informaii MS Project va crea

un program pe care l putei verifica i ajusta cnd este necesar.

Dup ce parcurgei aceast lecie vei avea un fiier MS Project cu numele

proiectului i alte informaii, datele iniiale i finale, precum i calendarul

proiectului.

MS Project 2007


22..11 CREAREA UNUI PROIECT NOU

Primii pai n crearea unui proiect nou sau program n MS Project constau n

deschiderea unui nou fiier, indicarea datelor iniiale i finale i introducerea

informaiilor generale despre proiect.

Definirea unui proiect se poate face astfel:

1. Activai Project Guide dac acesta nu este vizibil pe ecran. Pentru

aceasta urmai: View Turn On Project Guide. Apoi selectai din

Project Guide, din fereastra Tasks, opiunea Define Project i

urmai pas cu pas instruciunile.

2. Din meniul Project, alegei opiunea Project Information. Se va

deschide o fereastr cum este cea din figura 2.1.

Fig.2.1 Fereastra Project Information

Cnd ncepei un proiect n Microsoft Project putei s introducei datele

iniiale sau finale ale proiectului dar nu amndou n acelai timp. Este de

preferat s introducei doar datele de nceput i, dup ce ai introdus i

programat activitile, s lsai Microsoft Project s calculeze datele de sfrit.

Dac proiectul trebuie terminat la o anumit dat, introducei doar datele

finale. Chiar dac, iniial, ai realizat programul proiectului pe baza datelor de

ncheiere, este mai bine ca, nainte de a ncepe realizarea proiectului s

Definirea unui proiect n MS Project 2007


folosii datele de nceput. Astfel n fereastra Project Information selectai fie

datele de nceput, fie cele de final pentru proiect, apoi facei clic pe OK. Este bine, ca la finalul oricrei etape s v salvai munca. Pentru aceasta, fie

utiliznd File Save, fie clic pe pictograma , apoi alegei un nume pentru

proiect i tastai Save.

Putei schimba oricnd informaiile despre proiect selectnd Project

Information din meniul Project.

22..22 INTRODUCEREA INFORMAIILOR CHEIE

Fiecare proiect are un set unic de componente: activitile, persoanele care le

ndeplinesc i obiectivele proiectului. Pentru a putea comunica anumite detalii

importante trebuie s introducei informaii despre proiect.

n meniul File selectai Properties, apoi facei clic pe Summary tab (Fig.2.2). Introducei orice fel de informaie vrei referitoare la proiectul dvs.,

cum ar fi personalul care se ocup cu conducerea lui, cu fiierul proiectului,

obiective, dificulti care pot aprea n ndeplinirea acestor obiective. Facei

apoi clic pe OK.

Fig.2.2 Informaiile cheie ale proiectului

MS Project 2007


22..33 REALIZAREA CALENDARULUI PROIECTULUI

Putei schimba calendarul proiectului pentru a reflecta zilele i orele de lucru

pentru fiecare persoan ce contribuie la realizarea proiectului. Timpul de

lucru implicit cu care opereaz MS Project este de luni pn vineri de la 8

dimineaa (A.M.) la 5 dup-amiaza (P.M.) cu pauz de prnz de o or. Acesta

poate fi ns schimbat conform orarului specific proiectului. Mai mult, putei

face referire i la timpul liber cum ar fi sfritul de sptmn, zilele,

vacanele sau srbtorile n care nu se lucreaz, etc. Ceea ce ai stabilit privind

acest calendar general poate fi ulterior modificat i/sau particularizat pentru

resursele umane ale proiectului.

Pentru a stabili calendarul de lucru putei:

1. Accesa meniurile i opiunile acestora sau

2. folosi Project Guide i opiunea Define general working time, urmnd pas cu pas instruciunile oferite (Fig2.3).

Fig.2.3 Definirea calendarului de lucru

Dac alegei prima opiune atunci:

1. n meniul View facei clic pe Gantt Chart;

2. n meniul Tools facei clic pe Change Working Time.



3. Selectai o dat din calendar:

o Pentru a modifica ceva n legtur cu o zi a sptmnii. De

exemplu, pentru ca ziua de lucru de vineri s se termine la ora 4

P.M., facei clic pe prescurtarea acelei zile.

o Pentru a modifica toate zilele lucrtoare, de exemplu, pentru ca

timpul de lucru s fie de mari pn vineri de la 9 A.M. la 5 P.M.,

facei clic pe prescurtarea primei zile lucrtoare (T pentru

Tuesday). inei apsat pe , apoi facei clic pe

prescurtarea ultimei zile lucrtoare (F pentru Friday).

4. Facei clic pe Nonworking time pentru zilele libere sau Nondefault

working time pentru a schimba orele de lucru.

5. Dac ai fcut clic pe Nondefault working time n pasul 4, introducei

timpul cnd vrei s nceap lucrul n From boxes i cnd s se

sfreasc, n To boxes.

6. Facei clic pe OK. Figura 2.4 ilustreaz situaia n care ziua de vineri, 13.11.2009 a fost marcat

ca o zi liber.

Fig.2.4 Modificarea calendarului

Figura 2.5 arat cum s-a modificat programul de lucru al zilei de mari.

MS Project 2007


Fig.2.5 Modificarea programului de lucru pentru o anumit zi

22..44 CALENDARELE PROIECTULUI

MS Project 2007 dispune de 4 tipuri de calendare:

Calendarul de baz. Este prototipul tuturor calendarelor unui proiect.

n MS Project sunt disponibile 3 calendare de baz:

o Calendarul Standard care este i calendarul implicit. El

stabilete ziua lucrtoare, de luni pn vineri, ntre orele 8:00

dimineaa i ora 17:00, dup-amiaza, cu o or de pauz de prnz

ntre orele 12:00 i 13:00.

o Calendarul 24 Hours care permite lucrul 24 de ore din 24 n

fiecare zi a sptmnii.

o Calendarul Night Shift (Schimbul de noapte) care stabilete

ca program de lucru orele ntre 23:00 i 8:00, cu o or pauz de

mas, timp de 6 nopi, de luni pn smbt.

Acest calendar se personalizeaz pentru fiecare proiect n parte,

rezultnd calendarul proiectului.



Calendarul proiectului. Acesta este calendarul implicit al proiectului

i este utilizat pentru programarea activitilor. El rezult din

modificarea calendarului de baz n funcie de specificul proiectului.

Calendarul resurselor. Acesta combin calendarul de baz cu orice

excepie care apare legat de resurse, ca de exemplu timpul cnd o

persoan anumit nu lucreaz pentru c are zile libere sau este n

vacan.

Calendarul activitilor. Acesta se construiete atunci cnd apar

excepii privitoare la momentele specifice activitilor.

nelegerea modului n care aceste calendare funcioneaz este o chestiune

esenial n MS Project, deoarece activitile sunt programate i resursele sunt

alocate lor pe baza calendarelor. Astfel, costurile acumulate de resurse nu vor

fi corecte dac nu nelegei cum funcioneaz calendarele.

Cnd creai o activitate i i alocai o resurs, n MS Project acestea trebuie s

aib o baz. Astfel, de exemplu, pe baza calendarului standard, dac o

activitate are durata de o zi, MS Project tie c o zi de lucru nseamn 8 ore de

activitate, cu un program de la ora 8:00 la ora 17:00.

Modul n care cele 4 calendare interacioneaz este urmtorul:

Dac nu s-au definit alte calendare, calendarul de baz este utilizat

pentru definirea calendarului proiectului, iar acesta va controla timpul

de lucru i zilele activitilor i ale resurselor;

Dac ai efectuat modificri asupra timpului de lucru al unei resurse,

atunci aceste modificri sunt prioritare n raport cu calendarul

proiectului, atunci cnd alocai respectiva resurs unei activiti.

Similar, dac unei activiti i asociai un calendar, atunci acesta va

deveni prioritar n raport cu calendarul proiectului;

Dac aplicai un calendar unei resurse i un calendar diferit activitii

creia i alocai resursa respectiv, MS Project utilizeaz numai orele

comune pentru a aloca resursa. De exemplu, dac n calendarul

activitii se permite lucrul de la ora 8:00 la ora 17:00, iar resursa poate

lucra de la ora 6:00 la 14:00, atunci resursa va lucra de la ora 8:00 la

14:00, acesta fiind singurul interval comun.

Putei stabili ca o anumit activitate s ignore calendarul resursei, prin

apelarea csuei de dialog Task Information i selectarea opiunii

Scheduling Ignores Resource Calendar (Programarea ignor

MS Project 2007


calendarul resursei) aflat la eticheta Advanced. Atenie ns cci

aceast opiune nu este activ atunci cnd calendarul activitii este

setat pe None. De exemplu, putei utiliza aceast opiune atunci cnd

tii c sunt necesare toate resursele, indiferent de programul lor

obinuit de lucru.

22..55 APLICAIE

Dan, eful catedrei de Inginerie-Economic din Facultatea de Inginerie,

dorete s srbtoreasc Crciunul mpreun cu colegii de catedr i familiile

acestora. n acest sens, el l-a desemnat pe Clin, membru al catedrei, s preia

acest proiect i s se ocupe n urmtoarea perioad de aceast problem.

Acum este 25 noiembrie, iar petrecerea de Crciun este programat s aib

loc n perioada 15..21 decembrie. Deoarece aceast petrecere va fi programat

seara, ncepnd cu ora 20:00, este important ca a doua zi, colegii din catedr

s nu aib activiti didactice i nici membri familiei lor alte activiti. Clin a

ales pentru acest proiect denumirea de Crciun 2010. El a stabilit c are

nevoie de urmtoarele persoane, ca responsabili pentru activitile privind

organizarea petrecerii:

Nr. Numele Responsabiliti generale

1 Petru Responsabil cu identificarea locaiei i decorarea spaiului

2 Mihai Responsabil cu stabilirea meniului

3 Maria Responsabil cu adunarea fondurilor necesare i ntreaga

contabilitate a aciunii

4 Mihaela Responsabil cu design-ul, realizarea i distribuirea

invitaiilor. Aceste invitaii vor fi distribuite ctre membri

catedrei, dar i ctre ali invitai speciali, cum sunt

membrii conducerii facultii, ai universitii i

colaboratori din diverse firme din ora.

Pentru a finaliza ain cest proiect, Clin a propus un program de lucru zilnic,

ntre orele 9 i 14:00, dar care s in seama i de particularitile programului

fiecrui membru al echipei. Astfel, se tie c Mihaela nu poate lucra n ziua de

vineri, deoarece n aceast zi particip la cursuri intensive de designer web.

Totodat Mihai, nu poate lucra n zilele de mari i miercuri ntre orele 10 i

12, avnd cursuri. Acelai lucru este valabil pentru Petru, care are ocupate

toate dimineile ntre orele 8 i 10.



Utiliznd informaiile primite precum i MS Project:

a) definii proiectul, completnd informaiile specifice ferestrei Project

Information;

b) introducei informaiile cheie n fereastra Project Properties;

c) definii calendarul proiectului;

d) salvai aceste informaii n fiierul Crciun2010.mpp.

MS Project 2007


SISD432 - MS Project 2007 - Definirea Unui Proiect

Documents

Transcript of SISD432 - MS Project 2007 - Definirea Unui Proiect