Manual de Referinta - MS Project 2003

Ursan-Mihalcea Rzvan

Project 2003Concepte i Lecii ilustrate

Cuprins1. 2. 3. DESPRE ACEAST CARTE............................................................................................................ 1 ICONIE FOLOSITE N ACEAST CARTE................................................................................ 1 INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2 3.1. 3.2. 3.3. 4. 5. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 2 NOIUNI DE BAZ ........................................................................................................................ 2 PAII REALIZRII I FINALIZRII UNUI PROIECT ............................................................................ 3

LECIA 1 O INTRODUCERE N MEDIUL PROJECT ............................................................ 3 LECIA 2 DEFINIREA PROIECTULUI I A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. INTRODUCEREA DATELOR ............................................................................................................ 5 STABILIREA DATEI DE NCEPERE A PROIECTULUI .......................................................................... 6 STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK I SUBTASK .................................................................. 7 EVIDENIEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8 LEGTURI NTRE ACTIVITILE UNUI PROIECT ............................................................................. 9 NUMEROTAREA TASK-URILOR I A SUBTASK-URILOR................................................................. 10

6.

LECIA 3 CONCEPTUL DE LEGTUR NTRE DOU ACTIVITI .............................. 9 6.1. 6.2.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

LECIA 4 STRUCTURA IERARHIC A PROIECTULUI .................................................... 11 LECIA 5 CREAREA LEGTURILOR NTRE TASK-URI.................................................. 12 LECIA 6 DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15 LECIA 7 SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 16 LECIA 8 NTRZIERI NTRE ACTIVITI................................................................... 17 LECIA 9 DIAGRAMA REEA ............................................................................................ 18 LECIA 10 RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20 TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 20 CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 20 ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE ............................................................. 21 LECIA 11 TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24 LECIA 12 DEFINIREA VACANELOR I A SRBTORILOR .................................. 26 LECIA 13 TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI ................................................. 28 PRINTAREA DIAGRAMEI REEA................................................................................................... 28 PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT I/SAU A TABELULUI DE TASK-URI ............................................ 29 SETAREA ANTETULUI I A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30 LECIA 14 SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT.............................................. 31 LECIA 15 RESURSE SUPRAALOCATE ........................................................................... 32 MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE ....................................................... 32 REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34

13.1. 13.2. 13.3. 14. 15. 16. 16.1. 16.2. 16.3. 17. 18. 18.1. 18.2.

19. 19.1. 19.2. 20. 21. 22. 22.1. 22.2. 22.3. 23. 23.1. 23.2. 23.3. 23.4. 23.5. 23.6. 23.7. 24. 25. 25.1. 25.2. 25.3. 25.4.

LECIA 16 DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR.......................................... 35 INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURS ............................................ 35 DETERMINAREA COSTULUI FIECRUI TASK I A COSTULUI TOTAL .............................................. 36 LECIA 17 GENERAREA RAPOARTELOR ...................................................................... 37 LECIA 18 TASK-URI RECURENTE .................................................................................. 38 LECIA 19 SORTAREA, GRUPAREA I FILTRAREA INFORMAIILOR ................. 40 SORTAREA INFORMAIILOR ........................................................................................................ 40 GRUPAREA INFORMAIILOR ....................................................................................................... 40 FILTRAREA INFORMAIILOR ....................................................................................................... 42 LECIA 20 MAI MULT INFORMAIE ............................................................................ 44 MODUL DUAL DE VIZUALIZARE .................................................................................................. 44 MODIFICAREA UNITII DE TIMP FOLOSIT N DIAGRAMA GANTT ............................................. 46 INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMAII N TABELUL DE TASK-URI ............................... 47 NOTIE DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 48 TASK-URI CU REFERINE ............................................................................................................ 48 PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR ............................................................................ 49 MAI MULTE DESPRE RESURSE ..................................................................................................... 50 LECIA 21 PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51 LECIA 22 ANALIZA PROGRESULUI NTR-UN PROIECT .......................................... 53 SALVAREA LINIEI DE BAZ A PROIECTULUI ................................................................................ 53 ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 53 COMPARAREA PROGRESULUI FA DE LINIA DE BAZ ............................................................... 55 INFORMAII STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56

Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti

1

1. Despre aceast carteDe acum ncolo voi presupune c tii s foloseti un computer, cum s lucrezi n mediul Windows i voi presupune de asemenea c tii s lucrezi cu anumite produse din pachetul Office, i c nu i-e fric s umbli la setrile produselor respective. Aceast carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta existnd materiale dedicate), ns voi reaminti pe parcurs anumite concepte de baz din teoria managementului de proiecte. Am organizat cartea pe Lecii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nu imposibile. Dac ai deja ceva experien n folosirea produsului Project, poi sri leciile pe care le cunoti deja, ns, dac e prima oar cnd lucrezi cu Project, te sftuiesc s parcurgi leciile pe rnd fr a trece la alt lecie pn nu ai neles perfect lecia anterioar. Chiar dac n aceast carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta modul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aici pot fi realizate i n alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).

2. Iconie folosite n aceast carteAceast iconi marcheaz idei, metode sau detalii care trebuiesc reinute pe viitor. Pe scurt, cand vezi iconia aceasta cu creionul nseamn c trebuie s reii ce scrie in dreptul ei (nu i n cazul acesta). Informaiile din dreptul acestei iconie nu sunt obligatoriu de reinut, dar dac vrei s le reii, cu att mai bine! Cu aceast iconi vin detaliile foarte importante, la care trebuie s ai mare grij, i evident s le reii!

2


3. IntroducereDac ai fost vreodat responsabil de coordonarea unor activiti specifice care trebuiesc finalizate ntr-o perioad anume (sau pn la un anumit termen limit) i pentru o anumit valoare de bani, sau dac eti pur i simplu un manager de proiect, aceast carte este pentru tine. Chiar dac nu ne dm seama, noi toi aplicm teoria managementului n viaa de zi cu zi. Cnd ? Cnd ne ducem la coal sau la munc, nainte s mncm, cnd lucrm, i n orice facem n fiecare moment al vieii noastre. Cum aa ? Pi, de exemplu, nainte s mncm (unii din noi) ne gndim ce mncruri putem pregti sau ce mncruri avem deja, i alegem mncarea care ne satisface cel mai bine n funcie de anumite criterii. Aadar, nainte s mncm, ne gndim la toate variantele de mncruri, iar apoi lum o decizie care reprezint varianta cea mai potrivit (n funcie de ct de foame ne este, de ce or este, .a.m.d.). 3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project Iat cteva exemple de proiecte care se realizeaz zilnic: Realizarea unui produs software Publicarea unui ziar sau revist Implementarea unui program de antrenament Pregtirea unei petreceri Aadar, cum ne poate ajuta Project n cazul realizrii unui proiect ? Project ne ajut s realizm un plan de aciune, ne d posibilitatea introducerii i organizrii informaiilor i detaliilor care definesc activitile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivul propus. Project te ajut ncepnd cu definirea proiectului i detaliilor acestuia, continund apoi cu definirea activitilor i resurselor care alctuiesc proiectul, pregtirea pentru publicarea acestuia, urmrirea progresului i al stadiului n care se afl, analiza costurilor, a calitii proiectului, .a.m.d. 3.2. Noiuni de baz nainte de a ncepe prima lecie, voi reaminti trei termeni foarte folosii n teoria managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), i pe care i voi folosi destul de des i n aceast carte. Task (activitate, sarcin) este o diviziune a ntregii munci necesare pentru a realiza obiectivul proiectului. Scop scopul oricrui proiect este o combinaie a tuturor task-urilor si a obiectivelor acestora. Resurse pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru finalizarea anumitor task-uri. Ca o observaie, cantitatea de resurse afecteaz scopul i timpul de realizare al unui proiect.


3

3.3. Paii realizrii i finalizrii unui proiect nainte de a ncepe un proiect, trebuie s i cont de urmtorii pai care apar n realizarea unui proiect: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Conceptualizeaz i identific scopul proiectului Definete obiectivele proiectului Finalizeaz scopul proiectului Identific activitile proiectului Asociaz la fiecare activitate resursele necesare Determin o estimare a duratei i costului proiectului Identific factorii ce ar putea afecta durata i costul proiectului Discut scenariile posibile i ntocmete un plan de remediere

Microsoft Project nu te va putea ajuta cu paii (1), (2), (7) i (8), ns te poate ajuta foarte bine la ceilali pai, uurndu-i munca foarte mult.

4. Lecia 1 O introducere n mediul Projectn aceast lecie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dup ce deschidem Project 2003, iat ce vom vedea:

4


n stnga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori s deschidem un proiect existent, ori s creem unul. La dreapta acestui panou se afl panoul de vizualizare al proiectului format din mai multe iconie care ne vor ajuta s schimbm modul de vizualizare al proiectului n funcie de cerine. Mai la dreapta acestui panou este modul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (aa cum putem vedea i n Excel) i zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind desprite printr-o bar mobil cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zon. Dup cum poi vedea n panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconie), a doua iconia de sus este selectat (Gantt Chart), fapt ce ne spune c ne aflm n modul de vizualizare al diagramei Gantt. Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alctuit din mai multe coloane, printre care i Task Name unde vom introduce task-urile care alctuiesc proiectul, durata acestora, .a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alctuit i ea dintr-un antet care ne permite s observm relaiile i durata task-urilor, subtaskurilor, i chiar a proiectului. Acum dac vom face click n panoul de pornire pe ultimul element (Create a new project) vom vedea panoul New Project. Acesta este panoul unde putem crea un proiect nou de la zero, putem crea un proiect bazat pe un altul existent, sau putem crea un proiect folosind abloanele oferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate pe internet). Printre abloanele existente se numr cele de construie, de mutare a locuinei, de creare a unui nou produs sau firm, .a.m.d. Dac vrei s-i faci o idee despre cum arat un proiect realizat n Project te sftuiesc s navighezi printre abloanele deja instalate n Office. Pe lng abloane, Project deine i experi de proiect care automatizeaz crearea unui proiect prin anumii pai impui de Project. Aceti experi se afl chiar deasupra panoului de pornire n bara de instrumente: Apsnd pe sgetua din dreapta butoanelor puse la dispoziie, putem accesa experii de creare a task-urilor i proiectului, de identificare a resurselor, putem urmri progresul proiectului, putem ntocmi rapoarte, i multe altele. Primul buton din stnga este folosit pentru a afia/ascunde panoul de experi.


5

5. Lecia 2 Definirea proiectului i a task-urilor acestuia5.1. Introducerea datelor S presupunem c am ntocmit o schem a proiectului i a task-urilor acestuia iar acum trebuie s introducem informaiile n Project. Vom introduce toate datele n ordinea apariiei acestora n cadrul schemei n coloana Task Name astfel:

Pe prima linie a tabelului avem numele proiectului, n cazul acesta un Sistem Mobil de raportare (un fel de aparat mobil precum un telefon mobil). Fiind un proiect software, trebuiesc ntocmite cerinele de performan a sistemului pe care se va instala (ce componente fizice l vor alctui nct s fie att performant ct i ieftin), ns pentru acest lucru trebuie s aflm care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (potenialii cumprtori ai acestui produs), dup care putem defini cerinele de performan (determinm exact ce componente ne trebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie s realizm o logic a design-ului acestui software (logic adic planul programului nct s fie ct mai uor i ct mai optim de implementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesat din cadrul programului), mai trebuie s implementm codul de program A (o bucat de cod care va forma programul final) care va fi realizat de o echip i respectiv codul B realizat de alt echip. Pentru acest software trebuie s cumprm componentele (resursele)

6


hardware (adic acele componente fizice care fac sistemul funcional) necesare funcionrii acestuia, iar apoi s le asamblm. Dup aceasta, pentru a obine un prototip al proiectului, va trebui s integrm partea software (programul) n partea hardware (aparatul). 5.2. Stabilirea datei de ncepere a proiectului Acum c am introdus task-urile care alctuiesc proiectul, trebuie s definim la fiecare task durata desfurrii acestuia. Anumite task-uri sunt alctuite din mai multe subtask-uri. La aceste taskuri nu se va defini durata de desfurare aceasta fiind calculat automat de Project dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alctuiete acel task. Aadar, la task-urile alctuite din mai multe subtask-uri se va defini durata de desfurare doar a subtask-urilor! nainte ns de a defini duratele de desfurare a task-urilor i subtask-urilor, trebuie s definim perioada de nceput a proiectului. Pentru acest lucru selectm din meniul Project ultimul element, Project Information i va aprea urmtoarea fereastr:

Aici vom alege 15.04.06 ca dat de nceput a proiectului (Start date) sau orice alt dat acesta fiind doar un exemplu. Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculat n funcie de mai multe criterii. Dac selectam de la Schedule from din fereastra Project Information opiunea Project Finish Date, durata proiectului ar fi fost calculat de la sfrirea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut defini doar data de sfrire, ns nu ne intereseaz acest caz.


7

5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task i subtask Dup ce am setat data de ncepere a proiectului, putem defini durata task-urilor i subtask-urilor ca n imaginea urmtoare:

Durata task-urilor o aflm n funcie de experienele anterioare sau dup ce vorbim cu experii care vor desfura task-urile, ca acetia s ne estimeze durata de desfurare a task-ului respectiv. n imaginea de mai sus am definit durata doar la task-urile care sunt simple (nu sunt alctuite din mai multe subtask-uri), ct i la subtask-urile task-urilor pe care nc nu leam evideniat. Task-urile care conin subtask-uri sunt task-uri structurate. n acest proiect avem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul nivel din proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru care apare 1day? n loc de 1day). Acel semn de ntrebare reprezint faptul c nu a fost specificat o durat pentru task-ul respectiv. Nu este absolut necesar ca primul nivel s fie un task structurat, acest lucru depinznd de modul de organizare al proiectului. Project poate memora durata att n zile, ct i n ore (la durat scrii 1h de exemplu), minute (1m), sptmni (1w), .a.m.d., ns sfatul meu este s foloseti aceeai msur de timp pentru fiecare task i subtask. Urmtoarele patru task-uri structurate sunt Cerinte de performan, Software, Hardware i Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o durat, aceasta fiind calculat mai ncolo de ctre Project, dup ce evideniem task-urile structurate.

8


5.4. Evidenierea task-urilor structurate Pentru a evidenia faptul c primul nivel din tabel este un task structurat, cutm n bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) i l apsm dup ce selectm toate subtask-urile care vor aparine task-ului structurat de pe primul nivel ca mai jos (selecia se face ca i n Excel, facnd click pe al doilea task, apoi innd apsat tasta Shift i fcnd click pe ultimul task):

Dup ce apsm butonul de indentare la dreapta va trebui s obinem rezultatul imaginii urmtoare (primul nivel va avea un minus n stnga lui, fapt ce denot c este un task structurat):


9

La fel procedm pentru urmtoarele task-urile strucurate: selectm cele 2 subtask-uri (urmtoarele 2) ale cerinelor de performan i le indentm la dreapta, la fel cu software i urmtoarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urmtoarele 2 subtask-uri ale sale, i task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie s arate astfel:

i astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, i dup cum se poate vedea, Project a calculat automat durata task-urilor structurate n funcie de subtask-urile acestora. Aa cum indentm (mutm) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le transforma n subtask-uri, le putem indenta i la stnga (n caz c greim undeva sau se modific structura proiectului).

6. Lecia 3 Conceptul de legtur ntre dou activiti6.1. Legturi ntre activitile unui proiect S presupunem c avem mai multe activiti ce vor fi desfurate. Acestea nu se vor desfura neaprat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. S presupunem c avem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printre activitile ce se vor desfura se numr crearea unei liste cu persoanele invitate, crearea i distribuirea invitaiilor, cumprarea alimentelor i sucurilor pentru petrecere, stabilirea datei i orei de ncepere a petrecerii, .a.m.d. Aadar, nu putem n cazul acesta s cumprm alimentele i sucurile pentru invitai fiindc nu tim ci invitai vor fi, nu putem stabili cnd ncepe petrecerea exact fiindc nu tim ct va dura crearea invitaiilor, distribuirea acestora, cumprarea alimentelor i sucurilor, .a.m.d. Dup cum vezi, exist activiti care sunt dependente de altele, adic anumite activiti nu pot fi ncepute pn nu se termin altele. Aici apare noiunea de legtur ntre activiti (sau task-uri). Exist 4 tipuri de legturi ce pot aprea ntre 2 activiti:

10

Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti Diagrama Gantt

Legtur Finish-Start Start-Start Finish-Finish Start-Finish

Cod FS SS FF SF

Descriere Predecesorul se termin i ncepe urmtorul Activitile ncep simultan Activitile se termin simultan Activitatea care ncepe determin momentul terminrii predecesorului

6.2. Numerotarea task-urilor i a subtask-urilor Pentru a ataa numere de identificare a task-urilor i subtask-urilor alegem din meniul Tools, elementul Options i va aprea fereastra de opiuni unde vom bifa opiunea Show outline number ca n imaginea alturat dup care dm ok i ne vor aprea task-urile numerotate n mod unic pentru fiecare din ele ca n imaginea de mai jos:


11

7. Lecia 4 Structura ierarhic a proiectuluiPentru a ntocmi structura ierarhic a proiectului a recomanda folosirea acelor notie galbene pe care le poi lipi pe un anumit suport. Pe fiecare noti vei scrie subtask-urile doar, fiindc acestea se execut de fapt, nu task-urile strucurate. Dup ce scrii fiecare subtask pe o noti, poi s lipeti pe o coal alb n ordinea execuiei fiecrui subtask, dar ncepnd de la ultimul subtask pn la primul, dup care vei putea trasa cu un marker sgeile de legtur n ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:

Acum s explic cum am ajuns la structura ierarhic de mai sus. Gndind logic (de la ultimul subtask pn la primul), pentru a integra software/hardware in cazul Sistemului mobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, ns pentru aceasta e nevoie s cumprm componentele hardware pentru a avea ce asambla. n ce privete integrarea software, ne trebuie codul programului care a fost mprit n dou module pentru cte o echip de programatori. Aadar, pentru integrarea software ne trebuie Codul program A i Codul program B, ns codul acesta nu se poate realiza fr o baz de date, iar baza de date nu poate fi realizat fr a gndi logica design-ului software-ului (fiindc trebuie s existe logic n orice program sau baz de date). Dar, pentru ca toi aceti pai s poat fi realizai, trebuie s tim care sunt cerinele de performan ale utilizatorilor, iar pentru a ti acest lucru trebuie s intervievm utilizatorii. i iat structura ierarhic a proiectului nostru.

12


8. Lecia 5 Crearea legturilor ntre task-urintre activiti pot exista 4 tipuri de legturi, care le-am enumerat la Lecia 3, ns cel mai folosit tip de legtur este cel Finish-Start, adic o activitate va ncepe imediat ce se termin o alt activitate. De asemeni, foarte folosit este i legtura Start-Start, unde dou activiti pot ncepe simultan. Celelalte dou legturi rmase, Start-Finish i Finish-Finish sunt de fapt cazuri particulare la primele dou. Aadar, n proiectul nostru mutm bara dintre tabel i diagrama Gantt spre dreapta pn putem vedea coloana Predecessors n tabel, ca mai jos:

Dup cum putem vedea, Project asociaz fiecrui task i subtask un cod de identificare n prima coloan a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a marca un predecesor n coloana Predecessors. Aadar, ntorcndu-ne la proiectul nostru, tim din structura ierarhic pe care am fcut-o mai devreme c Definirea cerinelor de performan se poate face abia dup ce intervievm utilizatorii. Aadar, pe linia subtask-ului definirea cerinelor de performan vom scrie n coloana predecesorilor codul liniei unde se afl subtask-ul intervievare utilizatori, adic 3 n cazul nostru. Iat mai jos cum va arta tabelul:


13

Observm de altfel c imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a cerinelor de performan, diagrama Gantt s-a modificat punnd automat acest subtask-ul mai la dreapta, pentru a marca faptul c definirea cerinelor de performan se poate realiza dect dup ce intervievm utilizatorii. n continuare, tim c subtask-ul logica design-ului va putea fi executat abia dup ce s-au definit cerinele de performan, aadar predecesorul acestui subtask va fi 4 i vom obine o legtur Finish-Start. Dup cum putem vedea n structura ierarhic ntocmit mai devreme, dup ce definim cerinele de performan putem trece la subtask-ul cumprarea componentelor hardware, acesta avnd ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeaz prima noastr legtur Start-Start, fiindc logica design-ului poate fi realizat n timpul cumprrii componentelor hardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de date poate fi realizat dup ce se ntocmete logica design-ului, aadar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dup ce se realizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta ns este mprit pe dou echipe, minimiznd astfel durata crerii codului de program. Aadar, Codul program A se va realiza n acelai timp cu Codul program B, ambele avnd acelai predecesor 7. Asamblarea hardware se va realiza dup ce se vor cumpra componentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. i n cele din urm, integrarea software/hardware se va putea realiza abia dup ce se asambleaz hardware-ul i dup ce se creaz codul program. Aadar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, i 9 pe care i vom scrie separai prin ;. Iat cum va arta tabelul final i diagrama Gantt:

14


Dup ce am determinat i introdus predecesorii subtask-urilor, i dup ce am obinut diagrama Gantt, putem vedea i durata de desfurare a proiectului n prima linie din tabel, n cazul nostru fiind 16 zile. Bineneles, aceast durat ar putea fi afectat de mai muli factori, printre care lipsa de resurse, ntrzieri aprute pe parcursul desfurrii subtask-urilor, .a.m.d. Barele negre din diagrama Gantt reprezint durata task-urilor structurate, iar benzile albastre sunt subtask-urile. n acest mod putem vedea zilele sau lunile n care se incep/termin anumite activiti.


15

9. Lecia 6 Drumul critic al proiectuluiDrumul critic dintr-un proiect este alctuit din toate activitile care nu pot avea ntrzieri, iar orice ntrziere care ar aprea n aceste activiti ar duce la prelungirea termenului de finalizare al proiectului. Project poate s determine care sunt aceste activiti care formeaz drumul critic. Pentru aceasta, selectm din meniul Format opiunea Gantt Chart Wizard care va deschide un expert ce ne va ghida n determinarea drumului critic. n acest expert apsm Next i va aprea urmtoarea fereastra:

Aici vom bifa Critical path dup care apsm Next. n fereastra care ne-a aprut acum suntem ntrebai ce informaii s afim n diagrama Gantt (resurse, date, etc). Bifm None, deoarece deocamdat nu dorim s afieze nimic, neavnd resurse, .a.m.d. Dup ce mai apsm Next, expertul ne ntreab dac dorim s apar legturile ntre taskuri sau nu. Lsm bifat opiunea Yes, apsm Next, apoi Format it i n cele din urm Exit Wizard. Iat cum va arta diagrama Gantt:

16


Aadar, putem trage de aici concluzia c pot aprea ntrzieri n realizarea Codului program B, n cumprarea componentelor hardware i n asamblarea hardware fr a afecta n vreun fel durata proiectului, ns, dac una din aceste activiti dureaza mai mult dect este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi n alt lecie). Restul activitilor sunt critice i orice ntrziere care ar aprea n desfurarea acestora poate afecta durata desfurrii proiectului (poate dect s se prelungeasc, fiindc durata calculat de Project pentru proiectul nostru este cea minim).

10. Lecia 7 Sensibilitatea unui proiectUna din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui proiect, adic probabilitatea ca drumul critic al proiectului s se schimbe, sau cu alte cuvinte, probabilitatea ca proiectul s dureze mai mult dect a fost plnuit. Pentru a determina sensibilitatea unui proiect, trebuie s ne punem o ntrebare: avem mai mult de un singur drum critic n proiect ? Dac avem mai mult de un drum critic, crete posibilitatea ca dac unul din drumuri dureaz mai mult, celelalte s devin non-critice. n cadrul proiectului nostru putem vedea c exist un singur drum critic dominant, aadar avem de-a face cu o sensibilitate sczut. Apoi mai trebuie s ne punem o ntrebare: cum rmne cu activitile non-critice ? Care e probabilitatea ca dac acestea ar dura mai mult sau ar ncepe mai trziu dect a fost plnuit s devin critice ? Pentru a rspunde la aceast ntrebare trebuie s aflm care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o au la dispoziie pentru a se desfura. Acest lucru l aflm ducndu-ne n meniu la View, apoi din submeniul Table: Entry s selectm Schedule. Acum vom muta la dreapta bara care desparte tabelul de diagrama pn vom vedea toate coloanele ca mai jos:

Coloanele care ne intereseaz sunt Free Slack i Total Slack. Se observ c toate task-urile critice (adic cele care formeaz drumul critic) au valoarea 0 n aceste coloane. Coloana Free Slack reprezint cu ct poate fi ntrziat un task fr a ntrzia task-urile succesoare (care depind de acesta) iar Total Slack reprezint cu ct poate fi ntrziat un task fr a ntrzia proiectul. Aadar, putem demonstra c acest proiect nu este foarte


17

sensibil (adic sunt mici ansele ca drumul critic s se schimbe) lund urmtoarele cazuri particulare: Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, i putem vedea c poate avea o ntrziere de 2 zile, adic mai mult de 60%. Asamblarea hardware (12) este estimat a dura o zi, i poate ntrzia 7 zile!

11. Lecia 8 ntrzieri ntre activitiUn alt caz posibil este apariia (sau impunerea) unei ntrzieri ntre dou activiti consecutive (Finish-Start). S presupunem c poate aprea o ntrziere ntre cumprarea componentelor hardware i asamblarea hardware. Pentru a realiza acest lucru n Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea ntrziere (n cazul nostru succesorul, fiindc avem legtur Finish-Start), adic pe asamblare hardware, i vom vedea urmtoarea fereastr:

Putem vedea n csua din colul din stnga al ferestrei cu numele task-ului, durata mai la dreapta, iar sub aceste csue putem vedea lista activitilor de care depinde (predecesorii), n acest caz cumpararea componentelor hardware. n aceast list vom selecta coloana Lag i vom introduce durata ntrzierii dintre aceste dou activiti, adic 3d (3 zile). De asemeni, n acest list putem modifica i tipul legturii dintre activiti n coloana Type selectnd unul din cele patru tipuri puse la dispoziie i definite n Lecia 3. Apsm OK i vom vedea n diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-a mutat mai la dreapta cu 3 zile.

18


12. Lecia 9 Diagrama reean aceast lecie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhic pe care am creat-o noi n Lecia 4. Pentru a face acest lucru, n meniul View selectm Network Diagram i vom vedea urmtoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhic fcut de noi, doar c aici fiecare noti conine i detaliile activitii respective. Pentru a vedea toate activitile, putem derula zona de vizualizare cu sgeile de pe marginea ferestrei. Bineneles, i aici csuele roii reprezint drumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedea ntreaga reea, ne putem duce n meniu la View i selectm Zoom, iar n fereastra ce va aprea vom selecta opiunea Entire Project dup care apsm Ok. Iat rezultatul:

Putem vedea n stnga csuele care nu au legturi ntre ele, acestea fiind task-urile structurate, iar cele cu legturi ntre ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putem nelege mare lucru fiindc Project a micorat foarte mult csuele dat fiind mrimea structurii. Exist ns o mecherie: punnd cursorul mouse-ului deasupra unei csue, acea csu se va mri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dup ce mutm cursorul mouse-ului n alt parte acea csu se va micora napoi.


19

S zicem c nu avem nevoie de csuele care reprezint task-urile structurate. Pentru a scpa de ele, alegem Options din meniul Tools, i debifm opiunea Show summary task dup care apsm Ok. Vom vedea c toate csuele din stnga care nu aveau legturi ntre ele dispar din diagrama. Un alt lucru pe care l-am mai dori este s putem muta csuele cum vrem noi. Dac ncercm acest lucru, vom vedea c n loc s se mite, apare o nou csu, fiindc Project consider c am vrut s creez un subtask nou dependent de acela. Dac faci o greeal, sau se ntmpl ceva neprevzut n cadrul proiectului dintr-o manevr greit, poi corecta apsnd Ctrl+Z, sau selectnd din meniul Edit opiunea Undo. Pentru a permite mutarea csuelor, vom alege Layout din meniul Format. n fereastra care ne apare, sus avem dou opiuni, Automatically position all boxes (poziioneaz automat toate csuele) i Allow manual box positioning (permite poziionarea manual a csuelor). Vom bifa a doua opiune i vom apsa Ok. Acum poziionm mouse-ul pe marginea unei csue (va trebui s se schimbe cursorul mouseului ntr-un fel de sgetue negre), dup care putem muta csua. Un alt lucru care s-ar putea s nu ne plac sunt sgeile de legtur ntre csue, fiindc se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniul Format i bifm opiunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu legturile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhic pe care am fcut-o i noi.

20


13. Lecia 10 Resursele proiectului13.1. Tipuri de resurse Odat ce ai nevoie s incluzi resurse n cadrul proiectului, trebuie s i rspunzi la urmtoarele ntrebri: De ce tipuri de resurse ai nevoie ? De cte resurse ai nevoie ? De unde poi lua aceste resurse ? Cum determini costul proiectului ? Resursele sunt de dou tipuri: Resurse de munc acestea termin activitile n decursul timpului. Deobicei aici intr oamenii i echipamentele. Resurse materiale acestea sunt stocuri i costuri de care este nevoie pentru a termina proiectul. n Project, ca i n realitate, oamenilor care alctuiesc resursele de munc li se pot atribui un program corespunztor cu ore libere sau vacane. De asemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele crora li s-au atribuit prea multe activiti, sau prea puin timp de desfurare). 13.2. Crearea stocului de resurse Stocul de resurse reprezint totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei activiti. Pentru a edita stocul de resurse, vom selecta din meniul View opiunea Resource Sheet i vom vedea urmtorul tabel:

Voi ncerca s menin lucrurile ct mai simple, aadar, n acest tabel, pe coloana Resource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design i Inginer Software. Tabelul nostru va trebui s arate astfel:

Aa cum se poate vedea n tabelul anterior, Project msoar o resurs n procente (vezi coloana Max. Units).


21

Ca o interpretare n tabelul nostru de resurse, putem spune, de exemplu, c un singur inginer de design i poate aloca activitilor asociate 100% din timpul su. Dac am fi dorit s avem 3 ingineri de design, am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%. Dac, de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreaz part-time (cu jumtate de norm), atunci am introduce valoarea 150% n coloana Max. Units. De asemenea, putem atribui fiecrei resurse o iniial pentru o identificare mai uoar introducnd n coloana Initials iniiala dorit, ca mai jos:

n cadrul proiectului nostru, dac avem 3 ingineri de design, acetia pot executa aceleai activiti n acelai timp, aadar nu i putem diferenia. Pentru a-i putea diferenia, putem introduce n loc de inginer de design numele unuia din ei, i pentru ceilali la fel, vom introduce cte un nume pentru fiecare n cadrul coloanei Resource name. Aadar, s zicem c mai adaugm 2 resurse n proiectul nostru, Ionescu i Teodor i vom obine:

Astfel putem specifica ce resurs lucreaz part-time i ce resurs lucreaz full-time. n cazul nostru, Teodor lucreaz part-time, iar Ionescu full-time. Dup cum poi vedea n coloana Group am asociat un grup fiecruia, ID de la Inginer de Design. Aadar i putem identifica o resurs i dup grupul din care face parte, nu numai dup iniiale sau nume. Acum ns, pentru proiectul nostru vom terge ultimele 2 resurse, i le vom lsa doar pe primele. Cum putem terge o resurs ? Facem click dreapta pe numrul unic asociat acesteia (valoarea din prima coloan a tabelului) i selectm Delete Resource. Stocul nostru de resurse va trebui s arate astfel:

Dup cum poi vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind pltit cu 50 lei/or iar orele extra se vor plti cu 1,5 lei/or. Mai avem 3 ingineri software care sunt pltii cu 100 lei/or, fr bonusuri pentru orele extra. 13.3. Alocarea resurselor pentru fiecare activitate Acum ne vom ntoarce la modul de vizualizare al diagramei Gantt ori fcnd click pe a doua iconi de sus din panoul de vizualizare, ori selectnd din meniul View opiunea

22


Gantt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) cruia i vom atribui o resurs i vom apsa n bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni. Dac nu gseti acel buton, poi selecta din meniul Tools opiunea Assign Resources. Va aprea urmtoarea fereastr:

Avem aici lista resurselor disponibile alctuit din coloana cu numele resurselor, i coloana Units unde vom introduce numrul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. n cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, aadar scriem n coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dup aceasta apsm butonul Assign. Dac se ntmpl s greeti sau s nu mai vrei s fie alocat o resurs unui subtask, poi selecta n aceast fereastr resursa pe care vrei s o retragi i apei butonul Remove. Acum, cu aceast fereastr nc deschis, facem click n tabelul de task-uri pe urmtorul subtask cruia i vom aloca o resurs, n cazul nostru Definirea cerinelor de performan. Dup cum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a disprut valoarea unitilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindc ne-am mutat la un alt subtask care nu are nici o resurs asociat. Dac facem napoi click pe subtask-ul intervievare utilizatori, vom vedea c apare din nou valoarea 200 la inginer de design. Revenind la subtask-ul Definirea cerinelor de performan, acestuia i vom da 3 ingineri de design (adic toi, fiindc doar trei avem n stocul de resurse). Mai departe vom aloca subtask-urilor urmtoarele resurse: Logica design-ului Design-ul Bazei de date Codul program A Codul program B 300% Inginer de design 200% Inginer de design, 200% Inginer software 200% Inginer software 200% Inginer software

Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti Cumpr componentele hardware Asamblare hardware Integrare Sw/Hw

23

100% Inginer de design 200% Inginer de design 200% Inginer de design

Acum putem nchide fereastra de alocare a resurselor apsnd Close. Dac tragem bara despritoare dintre tabel i diagrama Gantt la dreapta pn vedem toate coloanele, iat care va fi rezultatul:

Putem vedea n ultima coloan (Resource Names) numele resurselor alocate fiecrui subtask ct i unitile alocate din fiecare resurs. Se poate observa la subtask-ul cumpr componente hardware c nu apare numrul de uniti alocate din resursa respectiv. Acest lucru se ntmpl fiindc am alocat dect un singur inginer de design (100%) acestui subtask. Acum s presupunem c mai e nevoie de nc 2 ingineri de software la ultimul subtask de integrare software/hardware, aadar facem click pe butonul de alocare a resurselor i introducem 200 la resursa inginer software. Iat rezultatul:

Cu siguran nu cred c ai observat c durata ultimului subtask acum a sczut de la o zi la o jumtate de zi (compar ultimele 2 imagini de pe aceast pagin i vei vedea). De asemeni, ce nu ai mai observat este c dup ce alocm resurse anumitor subtask-uri, i durata de desfurare a proiectului scade, lucru normal de altfel, fiindc am alocat destule

24


resurse nct s scurtm durata proiectului. Una e cnd o activitate este realizat de o persoan, i alta e cnd este realizat de mai multe persoane. ns acest lucru nu este mereu valabil, chiar dac Project aa presupune! Dac tim c durata unui task va rmne aceeai indiferent de cte resurse i alocm, putem s modificm n tabel durata task-ului ignornd calculele fcute de Project. n cazul nostru vom scrie n loc de 0,5 days, 1d. Aadar, trebuie s ai mereu grij de dou aspecte cnd aloci resurse anumitor activiti: durata activitilor s fie corect unitile de resurse alocate s fie corect introduse Dup cum putem vedea, duratele task-urilor i a subtask-urilor s-au modificat n proiectul nostru, i vrem s nu se modifice. Modific i tu acum duratele task-urilor pe baza imaginii de mai jos (aceast imagine este dintr-o lecie anterioar):

14. Lecia 11 Task-uri evenimentCe este un task eveniment ? Este un subtask care are ca durat valoarea 0, i care marcheaz finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb n diagrama Gantt, i poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri aa cum legm i activitile ntre ele. n proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este terminarea subtask-ului definirea cerinelor de performan. Pentru a introduce un astfel de task eveniment n proiectul nostru, selectm celula care urmeaz dup subtask-ul care finalizeaz task-ul structurat. n cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dup subtask-ul definirea cerinelor de performan, fiindc la finalizarea acestui subtask se finalizeaz i task-ul structurat Cerine de performan. Aadar, pentru a putea introduce task-ul eveniment, selectm celula care urmeaz dup definirea cerinelor de performan, n cazul nostru aceast celul fiind task-ul structurat Software, i ori


25

apsm tasta Ins de la tastatur, ori alegem din meniul Insert opiunea New Task. Iat cum va arta tabelul:

n celula nou introdus vom scrie la numele task-ului Finalizare cerine de performan, iar n coloana de durat a task-ului vom scrie 0 iar la coloana Start vom selecta data de ncepere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui s arate astfel:

Dup cum poi vedea n diagrama Gantt, a aprut rombul care reprezint task-ul eveniment tocmai creat care nc nu este legat de nici o activitate. Cum legm acest task eveniment de ultimul subtask care finalizeaz task-ul structurat Cerine de performan ? tim c, fiind un eveniment, trebuie s apar dup ce se finalizeaz ultimul subtask (definirea cerinelor de performan), aadar predecesorul task-ului eveniment va fi 4. Iat cum va arta diagrama Gantt dup crearea legturii:

26


De asemenea, subtask-urile care erau nainte legate de predecesorul 4 acum vor fi legate de 5 (adic de task-ul eveniment) ca n imaginea de mai jos:

15. Lecia 12 Definirea vacanelor i a srbtorilorEvident, ca i n viaa real, trebuie s asociem resurselor de munc (oamenii) anumite zile n care vor fi liberi (zile de srbtori, de vacan, etc). Pentru a face acest lucru, selectm din meniul Tools opiunea Change Working Time i vom vedea urmtoarea fereastr:


27

Putem vedea o list ascuns sus n fereastr unde este selectat implicit calendarul standard de proiect, n care se presupune c oamenii lucreaz de luni pn vineri, de la 8:00 dimineaa pn la 12:00 dup-amiaza, i de la 13:00 pn la 17:00 seara. Aadar, s lum un exemplu de zi liber n care se presupune c nu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii. Apsm pe sgeata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta n calendar la luna Mai, selectm ziua de 1, iar n dreapta ferestrei putem vedea 3 opiuni de unde vom alege pe cea din mijloc, Nonworking time spunnd astfel lui Project c de 1 Mai nu se va lucra n cadrul proiectului nostru:

28


La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Crciun, .a.m.d, dup care apsm Ok. Trebuie reinut c aceste modificri n cadrul calendarului nu vor fi aceleai n fiecare an, aadar, dac doreti s dai liber de Crciun n fiecare an, va trebui s derulezi n jos calendarul i s specifici ca va fi liber n fiecare Decembrie a urmtorilor ani fcnd modificrile anterioare. Poi modifica pn i intervalul de ore n care se va lucra n anumite zile, editnd pur i simplu orele din dreapta ferestrei. La fel poi seta ca anumite smbete s se lucreze, .a.m.d. Dac doreti s dai liber n toate zilele de vineri din cadrul unei luni, poi selecta coloana cu iniiala zilei (F de la Friday n cazul acesta), i poi schimba s fie zi liber, aplicndu-se pentru fiecare zi de vineri. De asemeni, poi selecta mai multe zile innd apsat tasta Ctrl.

16. Lecia 13 Tehnici de printare a proiectului16.1. Printarea diagramei reea Project are tendina s printeze mai multe pagini dect este nevoie, aa c i voi arta cum s printezi mai eficient i mai pe nelesul tuturor. De exemplu, s zicem c vrei s printezi diagrama reea a proiectului (cea micorat de noi cu csuele acelea care le fcusem s le putem mica). Selectm aadar din meniul View opiunea Network Diagram dup care vom selecta din meniul File opiunea Print Preview pentru a vedea cte pagini vor fi printate din diagrama noastr. Ne va aprea urmtoarea fereastr:


29

Dup cum observm din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi este prima pagin dintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, aa c apsm pe butonul Page Setup aflat sus n fereastr, i ne va aprea fereastra de setri ale paginii unde n campul Adjust to vom alege 55% pentru a micora totul dup care apsm butonul Print Preview i iat rezultatul:

Acum ne-au rmas dect dou pagini, una cu diagrama reea, iar cealalt cu legenda. n loc s fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu s bifm a doua opiune din fereastra Page Setup, adic opiunea Fit to, unde lsam valorile implicite (1 i 1), i am fi obinut o ncadrare perfect ntr-o pagin a diagramei. Aadar, metoda a doua este cea mai potrivit pentru ncadrare perfect n pagin. 16.2. Printarea diagramei Gantt i/sau a tabelului de task-uri Pentru a printa att tabelul de task-uri ct i diagrama Gantt, vom selecta Print Preview din meniul File i vom vedea rezultatul printrii ntr-o alt fereastr. Dac ns dorim s printm dect tabelul de task-uri, vom trage bara despritoare dintre tabel i diagrama la dreapta exact pn n bara de derulare vertical pentru a nu mai vedea deloc diagrama Gantt, dup care vom da iar Print Preview i vom vedea c n fereastra cu rezultatul printrii se afl doar tabelul de task-uri. Dac vrem ns s printm diagrama Gantt i task-urile proiectului, tragem acea bar despritoare exact la captul drept al coloanei Task Name, iar n fereastra Print Preview vom obine exact ce am dorit. Dar, tot mai e o mic problem: legenda ne apare pe o alt pagin, iar noi dorim ca legenda s apar pe aceeai pagin cu diagrama. Pentru a face acest lucru, apsm butonul Print Preview, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, i vom bifa opiunea Every page din seciunea Legend on a ferestrei. Dac dm Ok, vom vedea c acum legenda apare pe aceeai pagin cu diagrama, i totul este doar pe o singur pagin, aadar am fcut att economie de foaie, ct i de tu.

30


ntotdeauna s verifici rezultatul printrii din meniul File > Print Preview nainte de a ncepe s printezi.

16.3. Setarea antetului i a subsolului unei pagini Cel mai indicat este ca orice pagin printat s aib un text de antet i subsol. Pentru a seta aceste texte, ne ducem la Page Setup din meniul File, iar n partea de sus a ferestrei care apare vom vedea nite etichete (mai multe butoane alturate) ca n imaginea de mai jos:

Vom selecta eticheta Header pentru a seta antetul, iar al doilea cmp de text putem introduce textul care va aprea n fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de att, putem seta textul din mijlocul antetului selectnd eticheta Center, apoi selectnd eticheta Left vom putea seta textul din stnga antetului, i la fel putem seta i in dreapta antetului. De exemplu, am putea scrie n stnga antetului numrul de pagin (selectnd eticheta Left dup care apei butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar n mijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectnd eticheta Center i scriind numele proiectului n cmpul de editare). Iat cum va arta fereastra dup ce vom face aceste lucruri:


31

n cmpul Preview putem vedea rezultatul la printare, i aa cum ne ateptam, n stnga paginii apare numrul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom proceda n acelai mod pentru setarea textului din subsolul paginii, doar c va trebui s selectm eticheta Footer. De asemeni, n cadrul acestei ferestre avem butonul Print Preview care ne va arta pagina ntreag dup printare.

17. Lecia 14 Schimbarea tipului de task folositProject ofer trei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului n funcie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt: Uniti fixe (Fixed Units) Munc fix (Fixed Work) Durat fix (Fixed Duration) Pentru primul tip de task Project va recalcula munca i durata de fiecare dat cnd este necesar, ns unitile de munc vor rmne fixe. Asemntor, n task-urile cu durat fix, dac unitile sunt schimbate, munca va fi recalculat corespunztor. Tipul implicit de task este cel cu uniti fixe. Pentru a schimba tipul de task folosit ntr-un proiect, selectm Options din meniul Tools, iar n fereastra ce va aprea vom selecta eticheta Schedule. n ultima list ascuns (Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit n proiect.

32


18. Lecia 15 Resurse supraalocate18.1. Moduri de determinare a resurselor supraalocate Dup ce alocm resurse unui proiect, este bine s verificm dac exist anumite resurse supraalocate. Ce nseamn c o resurs este supraalocat ? nseamn c acesteia i s-a atribuit mai mult munc dect poate executa, a fost atribuit la prea multe activiti, .a.m.d. Pentru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet din meniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iat care va fi rezultatul n cazul proiectului nostru:

Ambele tipuri de resurse sunt marcate cu rou spunndu-ne astfel c aceste resurse sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graph din meniul View i iat ce vom vedea:

Aici putem vedea pentru fiecare tip de resurs cnd este supraalocat. n imaginea de mai sus putem observa c ntre 17 aprilile 2006 i 21 aprilile 2006 este nevoie dect de 2 inginerii de design. ns pe 25 aprilie 2006 este nevoie de nc un inginer de design, iar n ziua urmtoare este nevoie de nc 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem, .a.m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem click pe sgeata din dreapta a panoului din stnga, cel cu legenda, i iat rezultatul:


33

n cazul inginerilor de software, putem vedea c n perioada 2 mai 2006 4 mai 2006 mai este nevoie de cte un inginer de software, .a.m.d. Mai exist un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat. Pentru acesta vom selecta din meniul View opiunea Resource Usage.

Aici nu numai c putem vedea i activitile, dar putem vedea exact timpul de lucru (valorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), i putem de asemenea s

34


vedem ce resurse sunt asociate fiecrui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util n caz c dorim mai multe detalii. Dac vrem s determinm rapid ce resurse sunt supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor. Pentru a rezolva probelma supraalocrii avem 3 opiuni: ori ntrziem un task, ori mprim un task pe mai multe zile sau resurse, ori n cel mai ru caz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a le aloca proiectului. 18.2. Rezolvarea problemei de supraalocare Metoda cea mai automatizat de rezolvare a acestei probleme este metoda nivelrii. Nivelarea se poate face in dou variante: nivelare fr a extinderii duratei proiectului, i nivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variant selectm Level Resources din meniul Tools, i vom vedea urmtoarea fereastr:

Aici avem mai multe opiuni, iar pe noi ne intereseaz momentan s putem rezolva supraalocarea fr a extinde durata proiectului, aadar bifm prima opiune din cele 4 de jos, Level only within available slack, adic nivelarea va produce eventuale ntrzieri ale task-ului nct s nu fie depit rezerva de timp disponibil, i deci fr a ntrzia proiectul. Apoi apsm butonul Level Now dup care vom fi ntrebai dac nivelm ntregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseaz ntregul stoc, aadar lsm prima opiune bifat, i dm OK. Dup cum vom observa, proiectul nu mai


35

are acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim nct s nu fie ntrziat proiectul. Dac ns ar fi fost imposibil s nivelm resursele fr s ntrziem proiectul, am fi primit o eroare cum c nu se poate, i am fi apsat n fereastra acelei erori butonul Skip All, i am fi observat eventual o nivelare slab, adic nu toate resursele ar fi fost nivelate. n acest caz, fiindc am fi rmas cu resurse supraalocate, am fi deschis fereastra de mai sus nc odat, am fi debifat prima opiune din cele 4, i am fi apsat din nou butonul Level Now, dup care am fi observat c nivelarea a avut succes ns proiectul ar fi avut o durat de desfurare mai mare. Aadar, dac durata proiectului este critic vom folosi nivelarea fr extinderea duratei proiectului, dac ar fi fost posibil, iar dac nu, am fi recurs la a doua variant. Dac ns ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de la nceput varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraalocrii manual, alocnd noi resurse activitilor la care ar fi fost nevoie, ns cu costuri suplimentare. Decizia i aparine, fiindc n asta const managementul proiectelor: n decizii.

19. Lecia 16 Detaliile financiare ale resurselor19.1. Introducerea datelor financiare pentru fiecare resurs Pentru a atribui un anumit salariu i un anumit mod de plat al salariului, i alte detalii de genul, va trebui s editm stocul de resurse. Aadar, selectm Resource Sheet din meniul View, i va aprea stocul de resurse.

n acest tabel ne intereseaz coloanele de la Std. Rate pn la ultima. S le explic pe rnd: Std. Rate aici se va introduce salariul. Dac acesta este calculat pe or de lucru, se introduce xx/hr iar dac este calculat pe an, se introduce xx/yr. Ovt. Rate cu ct va fi pltit resursa de munc pentru orele lucrate n plus. La fel, valoarea poate fi exprimat n ore, zile, etc. Cost/Use n caz c o resurs de munc ofer i servicii de constulan, sau alte servicii de genul, aici specificm ct cere acea persoan pentru acele servicii (deobicei se las 0 aici). Accrue At tipul de plat. Se poate alege Start (plata la nceput), End (plata la sfrit) sau Prorated (plata pe mai multe rate). Base Calendar tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unul definit de noi, .a.m.d. Vezi Lecia 12 pentru mai multe detalii. Aadar, n proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus pentru fiecare coloan descris anterior.

36


19.2. Determinarea costului fiecrui task i a costului total Pentru a afla costurile de realizare ale fiecrui task, subtask, i chiar costul total al proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul View opiunea Summary. Iat rezultatul pentru proiectul nostru:

Aadar, pentru terminarea proiectului putem vedea c este acum nevoie de 17 zile (fiindc am schimbat programul de lucru la o resurs) i va avea un cost total de 19.661,54 lei. Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheet din meniul View, iar apoi din acelai meniu vom selecta opiunea Cost din submeniul Table.


37

20. Lecia 17 Generarea rapoartelorPentru a genera un raport, selectm Reports din meniul View, i vom vedea urmtoarea fereastr:

Aici sunt enumerate cteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multe tipuri de rapoarte vei selecta iconia Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele de date generale, de activitile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului, .a.m.d. Deocamdat s selectm iconia Costs, fiindc vrem un raport cu detaliile despre costurile activitilor i a proiectului, i apsm butonul Select. Ne va aprea nc o list de iconie cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alege pe prima, Cash Flow i apsm Select. Iat cum va arta raportul:

Putem vedea n acest raport att activitile proiectului, ct i costurile necesare pentru fiecare task grupate pe sptmni. n ultima coloan putem vedea totalurile task-urilor structurate, iar pe ultimul rnd din ultima coloan se afl costul total al proiectului.

38


Dac proiectul ns ar fi durat mai mult dect 5 sptmni, poate c nu ne-am dori s vedem costurile sptmnale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vom apsa Close n fereastra cu raportul, dup care ne va aprea din nou fereastra de alegere a tipului de raport. De data aceasta vom alege iconia Custom, apsm Select, i va aprea o nou fereastr cu o list a tuturor rapoartelor. Din aceast list vom selecta Cash Flow, apoi apsm butonul Edit i se va deschide fereastra de mai jos:

Aici putem vedea c putem schimba unitatea de timp implicit selectnd Months n loc de Weeks. Putem, de asemenea, s sortm elementele raportului n funie de anumite criterii, i multe altele. Dup ce am schimbat unitatea de timp pentru raport, apsm OK, vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor n care apsm Preview i vom vedea noul raport dar cu costurile pe luni.

21. Lecia 18 Task-uri recurenteLa fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea i un task recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repet la un anumit interval n timpul desfurrii proiectului. De exemplu, la o firm de construcii care lucreaz la un proiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu se va aduce tot deodat, ci cate puin n mod repetat, s zicem odat pe zi. Acesta este un task recurent! Evident, i acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindc, de exemplu, acea firm de construcii ar avea nevoie de beton abia dup terminarea unui anumit task, aadar, dup ce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton. S presupunem c n exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom avea nevoie de vizita unui constultant expert n sisteme software odat la trei zile pentru a verifica proiectul i stadiul n care s-a ajuns. Aadar, vom introduce un task recurent Contultan care se va repeta odat la trei zile. Pentru a face acest lucru, selectm task-ul structurat Cerine de performan i selectm Recurring Task din meniul Insert moment n care ne va aprea urmtoarea fereastr:


39

Aici vom introduce informaiile referitoare la task-ul recurent. n primul rnd va avea numele Consultan, durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem n stnga opiunea Daily, iar n lista ascuns ce urmeaz mai la dreapta selectm Every 3rd i vom bifa opiunea Workday din dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindc vrem ca acesta s vin doar n zilele lucrtoare. Dac bifam opiunea Day, s-ar fi presupus c acea persoan venea chiar mai des dect odat la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend n care nu se lucreaz n cadrul proiectului nostru. Apsm OK i iat rezultatul:

Evident c acel consultant cere bani pentru vizitele fcute i pentru informaiile pe care le-ar putea da cu privire la proiect i progresul proiectului. Aadar trebuie s alocm o resurs nou special pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindc se procedeaz la fel ca n Lecia 10. Cnd introduci un task recurent n proiect trebuie s ai grij ca acest task s fie executat n funcie de calendarul resurselor, asta dac aa impune proiectul.

40


22. Lecia 19 Sortarea, gruparea i filtrarea informaiilorPentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziie, Project ne ofer nc o modalitate de a organiza informaiile: sortarea, gruparea i filtrarea. Dac ni se va cere s printm un raport cu structura de task-uri a proiectului ordonat cresctor dup cost, vom face o sortare. Dac ni se va cere s printm toate task-urile n funcie de prioritatea acestora, vom face o grupare, iar dac ni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vom face o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei funcii se pot aplica la aproape toate modurile de vizualizare ale proiectului. 22.1. Sortarea informaiilor n cazul proiectului nostru s presupunem c ni se cere s afim structura task-urilor ordonat dup cost. Ne asigurm c suntem n modul de vizualizare al diagramei Gantt, i ne ducem n meniul Project, alegem submeniul Sort i selectm opiunea by Cost. Vom vedea c tabelul de task-uri s-a ordonat dup cost, chiar dac nu putem vedea costul fiecrui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View n submeniul Table i alegem Cost. Vom observa c sortarea s-a fcut descresctor dup cost. Dac dorim s fie cresctor, alegem din meniul Project > Sort opiunea Sort by i ne va aprea o fereastr cu trei liste ascunse i cte dou opiuni pentru fiecare.

Selectm n prima list Cost i bifm opiunea Ascending dup care apsm OK. Acum vom vedea task-urile n ordine cresctoare dup cost. Alte opiuni de sortare puse la dispoziie sunt dup Data de ncepere a unui task, Data de sfrire a unui task, dup prioritatea unui task, .a.m.d. Dar pentru sortri mai avansate, vom folosi opiunea Sort by pentru a edita n fereastra de mai sus exact dup ce vrem s sortm i cum. 22.2. Gruparea informaiilor Pentru a grupa task-urile n task-uri critice i non-critice, fiind nc n modul de vizualizare Gantt, alegem din Project > Group by opiunea Critical i iat rezultatul gruprii:


41

Ca i la sortare, avem i aici mai multe opiuni implicite de grupare (dup durat, durat i prioritate, task-uri eveniment, etc.), ns pentru o mai complex grupare, vom alege din meniul Project > Group by opiunea Customize Group, i vom vedea urmtoarea fereastr:

42


Aici putem introduce toate criteriile dup care se va face gruparea. Ca un exemplu, n fereastra de mai sus am introdus s se fac o grupare dup task-urile critice i non-critice, iar pentru fiecare tip de task, o alt grupare dup cost, sortat cresctor. Iat rezultatul:

Putem vedea c bara galben indic cele dou grupuri de task-uri, critice i non-critice, iar bara gri indic grupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc). 22.3. Filtrarea informaiilor Ce nseamn filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaiilor care nu aparin anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare dup task-urile critice, obinnd astfel o list doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu i fizic, ci doar temporar). Aadar, n proiectul nostru dezactivm gruparea selectnd din meniul Project > Group by opiunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vom selecta din meniul Project > Filter for opiunea Critical. Iat rezultatul:


43

Putem vedea c au disprut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne arat doar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectm din acelai meniu Project > Filter for opiunea All Tasks reafind toate task-urile. Prin opiunile de filtrare implicite putem gsi filtrarea dup task-uri evenimente, filtrarea task-urilor care ncep i se termin ntr-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, .a.m.d. i aici putem, evident, s alctuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, selectm din meniul Project > Filter for opiunea More filters i va aprea o fereastr cu o list mricic de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apsm butonul New, i va aprea o fereastr ca mai jos:

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat i cum n fereastra anterioar. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,

44


am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru n lista de filtre implicite din cadrul submeniului Filter for, iar n tabelul de mai jos am introdus dou linii astfel: Am selectat din prima lista ascuns elementul Critical i am specificat ca acesta s fie egal cu Yes selectnd opiunea equals, fcnd astfel s afim toate taskurile critice. Apoi am selectat And din prima coloan fiindc mai impunem o condiie: taskurile s se execute dup o anumit dat. Aadar, am selectat Created din coloana Field Name pentru c ne intereseaz cnd a fost creat task-ul, n coloana Test am ales is greater than or equal to (adic mai mare sau egal) pentru c dorim ca task-ul s inceap dup o anumit dat, iar n ultima coloan am introdus o valoare parametrizat. Aceast valoare parametrizat ne permite s afim o fereastr la selectarea filtrului, n care utilizatorul poate introduce o valoare. n cazul nostru am specificat ntre ghilimele ce mesaj s apar utilizatorului n acea fereastr i dup ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project s tie c este o valoare parametrizat. Apsm OK, Close la fereastra de filtre, iar din meniul Project > Filter for vom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dup o anumit perioad, i vom vedea urmtoarea fereastr:

n aceast fereastr vom introduce o dat dup care vrem s vedem task-urile critice, dup care apsm OK i dac am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au nceput dup acea dat introdus. Dup cum am spus, nu insist pe aceast parte a filtrelor (mai ales fiindc avem deja destule la dispoziie n lista de filtre disponibile din fereastra More filters). Este bine de tiut c toate aceste trei operaii (sortare, grupare i filtrare) pot fi combinate n funcie de cerine. Aadar putem face o sortare a unor grupri asupra datelor obinute dintr-un filtru.

23. Lecia 20 Mai mult informaie23.1. Modul dual de vizualizare Avem n Project o opiune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Gantt i informaiile despre resursele alocate fiecrui task. Vom face click dreapta pe diagrama Gantt (ntr-o zon neocupat de vreun task) i vom alege din meniu ultima opiune, Split. Vom vedea urmtoarea schimbare:


45

Putem vedea c fereastra a fost mprit n dou, sus avnd modul de vizualizare Gantt iar jos modul de vizualizare al Resurselor i predecesorilor acestora. Fcnd click pe un subtask putem vedea cum se modific informaiile din panoul de jos. n fereastra de mai sus am fcut click pe subtask-ul definirea cerinelor de performan, i putem vedea jos ce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stnga, iar n lista din dreapta putem vedea subtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat. Pe lng faptul c putem vedea mai multe informaii deodat, putem de asemenea s modificm resursele alocate ct i legturile acestui subtask (predecesorul, tipul legturii, cu ct va ntrzia). Fcnd click dreapta pe partea gri din partea dreapt a celei de-a doua liste, vom vedea un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilor selectate. n imaginea de mai sus ne aflm n modul de vizualizare Resources & Predecessors. Putem alege, de asemenea, s vedem orarul resurselor alocate task-ului (Resource Schedule), costul acestora (Resources Cost), .a.m.d. Dac facem click pe partea inferioar (n zona gri din dreapta) vom face din acest panou inferior, panoul curent. La ce bun ? Pi acum putem selecta din meniul View tipul de vizualizare din panoul inferior. Selectnd Resource Graph putem vedea graficul de lucru al resurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca n imaginea urmtoare:

46


Cum facem s scpm de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am fcut ca acesta s apar. Facem click dreapta pe diagrama Gantt i vom alege Remove Split. Dac ns nu te afli n modul de vizualizare al diagramei Gantt, te poi folosi de meniul Window unde ai aceleai opiuni: Split sau Remove Split. 23.2. Modificarea unitii de timp folosit n diagrama Gantt Am vzut cum putem modifica unitatea de timp ntr-un raport, dar cum putem modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem dou motive pentru care am dori modificarea unitii de timp: dorim s vedem ntreaga diagram a proiectului fr a o derula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai puine). Dac avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea ncadra ntreaga diagrama n acea mic fereastr a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe bara unitii de timp a diagramei (cea cu iniialele zilei, etc.) i vom alege Zoom. Din fereastra care va aprea vom bifa opiunea Entire Project dup care apsm OK. Rezultatul ? Unitatea de timp de afiare a diagramei se va mri (sau micora) aa nct s putem vedea ntreaga diagrama. Pentru a schimba unitatea de timp folosit n afiarea diagramei, ori facem click dreapta pe bara unitii de timp i alegem Timescale, ori selectm opiunea cu acelai nume din meniul Format. Ne va aprea urmtoarea fereastr:


47

n prima list ascuns (Units) din aceast fereastr putem stabili care va fi unitatea de timp implicit care se va folosi n diagram. Putem schimba s afim pe luni, pe trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. n urmtoarea list (Label) putem alege modul de afiare al datei n funie de preferinele fiecruia, putem de altfel s o i aliniem la stnga, dreapta sau pe mijloc (n lista de dedesubt), iar n lista Show putem alege pe cte nivele va fi reprezentat unitatea de timp. 23.3. Inserarea unei alte coloane de informaii n tabelul de task-uri Dac vrem s afim mai multe informaii n tabelul de task-uri al modului de vizualizare Gantt, nu trebuie dect s facem click dreapta pe capul de tabel pe una din coloane i s alegem Insert Column, sau selectnd din meniul Insert opiunea cu acelai nume. Aadar, s presupunem c vrem s inserm n tabel coloana Cost pentru a putea vedea costul fiecrui task fr a schimba modul de vizualizare. Dup ce selectm Insert Column, vom vedea urmtoarea fereastr: Aici vom alege din prima list ascuns coloana pe care vrem s o includem n tabel, n cazul nostru fiind Cost, specificm titlul coloanei (titlul din capul de tabel) sau lsm gol iar titlul va fi cel din prima list ascuns. Apoi putem s alegem alinierea titlului ct i a valorilor din coloan, dup care apsm OK i iat care va fi rezultatul:

48


23.4. Notie despre task-uri Oricrui task i se pot asocia anumite notie care nu pot fi descrise n alt parte. La ce ne folosesc astfel de notie ? Poate c vom da acest proiect realizat n Project unei alte persoane care va analiza proiectul, i aceasta va avea nevoie de anumite informaii la fiecare task pentru a ti exact ce reprezint acel task. S zicem c o astfel persoan nu ar nelege ce e cu task-urile Codul program A i Codul program B. Vom selecta unul din aceste dou subtask-uri, vom face click dreapta pe el i vom selecta Task Notes din meniu. Ne va aprea fereastra de informaii ale task-ului, ns cu eticheta Notes selectat. Aici vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen Codul program este mprit n dou module A i B fiind realizat de dou echipe. Apsm OK i vom vedea c n prima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine cu o noti galben. Vznd acea imagine, vom ti c task-ul respectiv are anumite informaii, i pentru a accesa acele informaii procedm la fel: click dreapta pe task i selectm Task Notes. 23.5. Task-uri cu referine Pe lng notie, task-urile pot reine i adrese de internet, scurtturi la modurile de vizualizare, .a.m.d. S zicem c echipa A care realizeaz codul program A are un site pe internet i dorim s putem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pe codul program A i vom alege ultima opiune, Hyperlink. Ne va aprea urmtoarea fereastr:


49

n aceast fereastr putem asocia subtask-ului o referin la un fiier extern sau o adres de internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau putem asocia o adres de e-mail. Deocamdat vom introduce n cmpul de text de jos la Address o adres de internet, s zicem http://www.echipaA.ro. Apsm OK i vom vedea c n prima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine care ne spune c acest subtask are o referin la ceva. Acum, dac facem click pe acea imagine ni se va deschide browser-ul de internet la site-ul introdus de noi. Acum s alegem alt task sau subtask, s zicem asamblare hardware. Vrem s i asociem o referin la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink i n panoul din stnga vom selecta Place in This Document, adic al doilea buton de sus. Ne va aprea o list cu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graph i apsm OK. Acum, dac vom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea c se schimb modul de vizualizare exact aa cum am dorit. La fel putem proceda i cu celelalte dou tipuri de referine. 23.6. Personalizarea aspectului task-urilor Oricrui task sau subtask i putem modifica aspectul. Cum ? Schimbnd fontul, culoarea, mrimea textului, .a.m.d. De ce am face acest lucru ? Poate c vrem s scoatem n eviden un anumit task/subtask. Pentru a face acest lucru, facem click dreapta pe task-ul dorit, i alegem Font. Ca s scoatem n eviden acel task, s zicem c trebuie s mrim dimensiunea fontului i culoarea acestuia. Schimbnd aceste setri, iat ce rezultat am putea obine:

50


23.7. Mai multe despre resurse La fel cum adugm o noti unui task, putem aduga i la resurse. Pentru a face acest lucru, ne ducem n modul de vizualizare al stocului de resurse (Resource Sheet), i facem click-dreapta pe o resurs, i selectm Resource Notes. Aici ns nu vom mai vedea vreo imagine cu o noti galben n dreptul resurselor. Cum facem s aflm ce resurs are o noti asociat n caz c avem de-a face cu un stoc mare de resurse ? Selectm modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resurs are o noti asociat, ca n imaginea de mai jos:

Pe lng notie, unei resurse i putem asocia chiar i o legtur extern, la fel cum am fcut la task-uri. Unei resurse i pot fi asociate aceleai tipuri de legturi externe ca i la task-uri!


51

Un lucru important la resurse este c putem edita pentru fiecare resurs n parte orarul acesteia (cnd va lucra, cnd nu va lucra, etc.). Pe lng orarul acesteia putem defini chiar i un interval de timp n care aceasta va fi disponibil, tipul resursei (de munc sau material), detaliile referitoare la cost, .a.m.d.

24. Lecia 21 Proiecte structurateDe multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine n ajutor chiar i n acest caz! Putem spune c un proiect care conine un alt proiect la rndul lui este ca un proiect care conine un task strucurat, dar cu anumite diferene. Aa cum un proiect poate avea mai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte n el, fiecare din acele proiecte putnd avea la rndul lor alte proiecte n ele. Putem crea o ntreag ierarhie continund aa, ns ne vom limita n acest capitol doar la un proiect care conine un alt proiect simplu n el. S presupunem n exemplul nostru c, nainte de a trece la nceperea proiectului, avem nevoie de resurse, adic de angajati pe posturile de inginer de design i inginer software. Pentru aceasta am ntocmit urmtorul proiect:

n acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), unde avem dou task strucurate care se ocup de angajarea inginerilor software i inginerilor de design, iar dup angajare putem ntocmi lista de resurse pentru a putea continua proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avem nevoie s publicm anunuri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare i primirea de rspunsuri). Pentru a seta o durat estimat unui task scriem pur i simplu valoarea urmt de ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dup ce vom primi rspunsuri la anunuri, vom putea intervieva persoanele ce doresc postul respectiv. Dup interviul care va dura o zi, vom da o testare celor intervievai pentru a pstra persoanele cele mai potrivite. Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar s publicm anunurile, i s i intervievm. Dup toate acestea putem ntocmi lista de angajai, moment n care se va putea ncepe proiectul nostru. n stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri, iar fiecrui task simplu i vom aloca o singur resurs manager, cei doi manageri fiind distribuii automat task-urilor acestui proiect. Cum facem s includem i s legm acest proiect de angajare n proiectul nostru ? Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finalizrii angajrii personalului, i din meniul Insert alegem Project i ne va aprea fereastra de deschidere

52


a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare i iat cum va aprea n proiectul nostru:

Putem observa c subproiectul de angajare are fontul ngroat pentru a scoate n eviden c este un subproiect. Putem vedea exact structura i diagrama Gantt ntocmit mai devreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-ului Intervievare utilizatori i introducem valoarea de pe prima coloan a liniei unde apare subproiectul, n cazul nostru fiind 2. Atenie ns, fiindc dac ne uitm mai bine n prima coloan apar de dou ori numerele de la 1 la 9, fiindc avem de-a face cu un subproiect n care numerotarea ncepe tot de la 1. Nu putem s legm un task din proiect cu un task dintr-un subproiect exact din aceast cauz, dar putem lega un task din proiect de acel subproiect. Putem observa c s-a modificat i drumul critic, i deci, i durata proiectului, iar din drumul critic fac parte chiar i task-urile din subproiect. Datorit task-urilor cu durata estimat n cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, c proiectul nostru are o durat tot estimat, lucru normal, de altfel, fiindc nu tim ct va dura pn se primesc rspunsuri la anunurile de angajare. Aa cum adugm o noti unui task, la fel putem aduga notie i subproiectelor.


53

25. Lecia 22 Analiza progresului ntr-un proiect25.1. Salvarea liniei de baz a proiectului De fiecare dat cnd termini de realizat un proiect n Project, trebuie s salvezi o linie de baz (o copie a proiectului), aceasta fiind folosit pentru a observa ct a durat de fapt proiectul fa de cum ai plnuit iniial sau care este costul proiectului ntr-un anumit stadiu, putnd astfel s evaluezi calitatea proiectului. Project nu ne ajut doar s facem estimri, ci ne ajut chiar i n timpul desfurrii proiectului. Putem, de exemplu, s precizm la fiecare subtask ct la sut s-a realizat, i putem vedea costurile pn n acel moment, etc. Dar s trecem la fapte, lund ca exemplu proiectul nostru, Sistemul mobil de raportare. S presupunem c am terminat de realizat proiectul n Project. Pentru a salva linia de baz, apsm pe sgetua din dreptul butonului Track din bara de instrumente i selectm primul element, Save a baseline plan to compare with later versions. Va aprea un nou panou n stnga cu titlul Save Baseline unde putem vedea o list, nite opiuni, .a.m.d. Din acea list select primul element, Save a new baseline, lsm bifat opiunea The entire project pentru a crea o linie de baz pentru ntreg proiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresul proiectului, apsm pe butonul Save Baseline, iar apoi apsm pe Done. Iat cum putem s salvm o linie de baz. 25.2. Actualizarea progresului Dup ce salvm linia de baz putem ncepe editarea progresului fiecrui task al proiectului. S presupunem c am ajuns aproape de sfritul proiectului. Ce nseamn asta ? Pi proiectul nostru a nceput pe 26 aprilie 2006, i se va sfri pe 1 iunie 2006. Deci s presupunem c data curent este 25 mai 2006. Selectm Project Information din meniul Project i la cmpul Status Date alegem data de 25.05.2006, iar la Current Date alegem aceeai dat. Acum vom alege din submeniul Table al meniului View opiunea Tracking. Iat ce vom vedea:

Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea 100, aceast valoare avnd semnificaia c subtask-ul a fost finalizat. S presupunem c a

54


durat 6 zile, nu 5 cum plnuisem. Vom introduce la acelai subtask pe coloana Act.Dur. valoarea 6. La fel vom preciza c subtask-ul Definirea cerintelor de performan a fost finalizat n procent de 100%, dar n loc de o zi a durat 2. La task-ul eveniment Finalizare cerine de performan vom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ul Logica design-ului vom completa cu 25% preciznd astfel c s-a realizat doar un sfert din acest subtask. Dup cum putem vedea n coloana Act.Dur., Project a calculat c 25% din acest subtask se realizeaz n jumtate de zi, de aceea i valoarea 0.5 days. Iniial am stabilit c va dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 days n coloana Rem.Dur., adic timpul rmas pentru a finaliza subtask-ul. Este i logic: dac 100% reprezint 2 zile, 25% reprezint o jumtate de zi. Dar s presupunem n cazul nostru c a durat o zi s se realizeze subtask-ul n proporie de 25%. Vom introduce n coloana Act.Dur. valoarea 1, dar vom vedea c se schimb automat valoarea de 25% n 50%, fiindc o zi din dou reprezint jumtate. Dar noi vrem s i spunem lui Project c ntr-o singur zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modificm valoarea din coloana Rem.Dur. cu 3, fiindc o zi din patru (1+3) reprezint un sfert, adic 25%. Ce putem vedea pn acum ? Pi s ne uitm la imaginea urmtoare:

Putem vedea costul asociat progresului pn n momentul de fa, putem vedea cte ore de lucru au fost efectuate de fapt, iar n diagrama Gantt putem vedea nite linii negre n interiorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne arat pe diagram ct la sut a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea c pe primele dou bare albastre apare o linie neagr lung ct bara, iar pe cea roie putem vedea c subtask-ul nu a fost complet finalizat. Este foarte important s te uii bine peste toate informaiile completate ca acestea s fie exact ct ai vrut iniial, fiindc Project le modific automat uneori, aa cum ai putut vedea mai sus. Un alt lucru interesant pe care l putem face n acest moment este s vedem dac am depit sau nu suma disponibil pentru realizarea acestui proiect, i chiar cu ct am depit-o sau ct am economisit. Pentru a face acest lucru, selectm din meniul View opiunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoi subcategoria Earned Value. Vom vedea urmtorul raport:


55

Acum ne uitm la coloana CV (Cost Variance) i putem vedea c am reuit s economisim 2.600 lei pn la data curent, iar n coloana SV putem vedea ct de n urm suntem cu proiectul, dar n termeni de cost. Coloana ACWP (Actual Cost on Work Performed) ne arat ct am pltit deja pentru acest proiect pn la data curent. Aceast sum o putem vedea i n modul de vizualizare Tracking folosit mai devreme, la coloana Act.Cost. Un alt mod de a vedea aceste informaii este cu ajutorul tabelelor. Vom selecta din submeniul Table al meniului View opiunea More tables, iar n fereastra care va aprea vom selecta Earned Value din list. Vom vedea n cadrul proiectului un nou mod de vizualizare care ne arat aceleai coloane ca i n raportul generat mai sus. 25.3. Compararea progresului fa de linia de baz Am vzut n subcapitolul anterior cum putem interpreta progresul proiectului n termeni de cost. Dar cum facem s interpretm pe nelesul tuturor ? Vom selecta din submeniul Table al meniului View opiunea Variance i vom vedea urmtorul tabel:

n acest tabel putem coloanele Baseline Start (data de ncepere a task-ului n linia de baz) i Baseline Finish (data de terminare a task-ului n linia de baz). Aceste dou

56


coloane ne ajut s comparm progresul proiectului cu linia de baz, pentru a putea spune cu ct suntem n urm sau dac proiectul a decurs conform planului. Pentru acest lucru ne uitm la ultimele dou coloane: Start Var. i Finish Var. Dac ne uitm pe tabelul de mai sus, iat care este interpretarea: subproiectul de angajare a nceput la timp (0 n penultima coloana), i s-a terminat la timp (0 n ultima coloan). Intervievarea utilizatorilor a nceput dup 15 zile (ct a durat realizarea subproiectului de angajare), dar a durat cu o zi mai mult dect am plnuit (16 n ultima coloan). Definirea cerinelor de performan a nceput cu o zi mai trziu dect a fost plnuit (16 n penultima coloan), i a durat cu o zi mai mult. Dac ne uitm la Codul Program B putem vedea c a nceput chiar dup ce s-a finalizat subproiectul de angajare, i a durat ct am plnuit (valorile de pe ultimele 2 coloane sunt egale). Acum, pe prima linie putem vedea c proiectul nostru a fost plnuit s nceap pe 17.04.06 dar a nceput pe 26.04.06, lucru confirmat de penultima coloan de pe prima linie fiindc proiectul a nceput cu o ntrziere de 7 zile. n ultima coloan putem vedea c proiectul nostru va dura 10 zile n plus (diferena ntre ultimele dou coloane). Dar acest lucru este deocamdat relativ, fiindc nu s-au terminat toate subtask-urile iar Project presupune implicit c acestea vor respecta planul de desfurare fr a avea ntrzieri. Dar dac vor aprea ntrzieri, evident c i proiectul nostru ar putea dura cu mai mult dect 10 zile n plus. 25.4. Informaii statistice despre proiect Pentru a vedea detaliile pe scurt despre un proiect, vom selecta Project Information din meniul Project i n fereastra care va aprea vom apsa butonul Statistics. Vom vedea urmtoarea fereastr:

n panoul de sus putem vedea informaiile legate de datele de ncepere i terminare ale proiectului fcndu-se referin i la linia de baz. Putem vedea chiar i cu ct mai trziu ncepe proiectul, i cu cte zile n plus se termin. Apoi, n panoul de jos putem vedea ct dureaz proiectul, ct munc s-a depus, ct cost proiectul, ct mai a rmas din proiect de finalizat, la fel cu referine la linia de baz, .a.m.d. n stnga jos putem vedea chiar i progresul proiectului.


57

Acum nu pot dect s-i urez spor la lucru, i bafta la proiecte! i nc odat: verific de dou ori datele introduse, fiindca Project mai face anumite ajustri care poate c nu-i vor conveni.

Manual de Referinta - MS Project 2003

Documents

Transcript of Manual de Referinta - MS Project 2003