REGISTRELE DE CONTABILITATE SI FORMELE DE INREGISTRARE CONTABILA

Contabilitate

 

REGISTRELE DE CONTABILITATE ŞI FORMELE DE ÎNREGISTRARE CONTABILĂ

7.1. Registrele de contabilitate

7.2. Formele de înregistrare contabilă

 

 

REGISTRELE DE CONTABILITATE ŞI FORMELE DE ÎNREGISTRARE CONTABILĂ

7.1. Registrele de contabilitate

 

Datele privind operaţiile care se produc în activitatea unei unităţi, consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine cronologică, grupate şi sistematizate în cadrul unor formulare denumite generic registre.

 

a - Noţiunea şi clasificarea registrelor

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea operaţiilor economice şi financiare în conturi şi furnizarea, pe această bază, de informaţii privind situaţia şi mişcarea patrimoniului. Ele se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fişe sau documente informatice cu conţinutul şi structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.

Teoria şi practica contabilă au generat o diversitate de forme privind conţinutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a operaţiilor economice şi financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:

- evidenţa cronologică;

- evidenţa sistematică;

- realizarea combinată a celor două feluri de evidenţe.

 

Evidenţa cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se realizează prin intermediul unui jurnal, ce serveşte la înregistrarea operaţiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practică, în acest scop se utilizează documentul numit "Registrul jurnal", precum şi "Nota de contabilitate". 

Evidenţa sistematică, prin intermediul registrelor, înseamnă înregistrarea operaţiilor economico-financiare în funcţie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub formă de cheltuieli şi venituri. În asemenea registre se înscriu operaţiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.

În categoria acestor registre sunt incluse:

- fişele de conturi fără dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare şi, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. În activitatea practică sunt denumite "fişe de cont pentru operaţii diverse" (care sunt numai fişe valorice, pentru debit, credit, sold). În cazul evidenţei bunurilor de natura stocurilor, aceste fişe conţin în plus, pe lângă coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrată, ieşită, stoc) şi sunt denumite "fişe de cont pentru valori materiale".

- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificative, în care sunt consemnate operaţiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologică.

Registrele pentru evidenţa combinată se utilizează la unităţile mici, care nu folosesc multe conturi şi în care se efectuează înregistrările, atât în ordine cronologică, cât şi în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).

După sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenţă contabilă se împart în:

- registre pentru evidenţa sintetică, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-şah, în funcţie de forma de înregistrare contabilă folosită de unitate;

- registre pentru evidenţa analitică ce se pot concretiza sub formă de fişe valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaţii al căror conţinu 111e49b t informaţional se stabileşte de unitatea patrimonială;

- registre pentru realizarea combinată a celor două forme de evidenţă.

b - Conţinutul, completarea şi gestionarea registrelor

Normele legale din ţara noastră prevăd ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar şi Registrul "cartea

mare".

Registrele de contabilitate reprezintă, alături de bilanţ şi contul de profit şi pierdere, principalele documente pe care le produce

contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care unităţile patrimoniale înregistrează, periodic, cronologic şi sistematic, operaţiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificări în patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operaţiune cu operaţiune, fără spaţii libere, fără ştersături, toate operaţiile privind mişcările patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmeşte într-un singur exemplar, de către regiile autonome, societăţile comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, după ce a fost numerotat, şnuruit, certificat şi parafat. Acest registru se parafează de către organele în drept, la începerea activităţii unităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.

Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie, etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi înregistrate într-un document centralizator care, la rândul său, stă la baza înregistrării în registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub două forme:

¨registrul - jurnal general;

¨registrul - jurnal auxiliar, pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării - achitării facturilor, situaţia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unităţile patrimoniale care au un volum mare de operaţiuni de înregistrat.

Acest registru serveşte pentru înregistrarea cronologică a mişcării elementelor patrimoniale şi ca probă în soluţionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui

se face o primă verificare cu balanţa sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanţa conturilor sintetice, întocmită pentru luna curentă.

În situaţia în care unitatea foloseşte registre auxiliare, totalul acestora se înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regulă lunar.

Fiind un document de înregistrare contabilă el nu circulă între compartimente, sau în afara unităţii. Se arhivează temporar, pe timp de un an, către serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, după care se depune la arhiva unităţii patrimoniale împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Conţinutul informaţional al registrului jurnal este prezentat în continuare (tabelul 1.1.)

 

Unitatea ................... Nr. pag...

REGISTRUL - JURNAL

Nr. crt.

Data înreg

.

Documentul

(fel, nr. data)

Explicaţii Simbol conturi

Sume

D. C. Debitoare

Creditoare

1 2 3 4 5 6 7 8                     De

reportat       

Întocmit, Verificat,

 

Registrul - jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte de către agenţii economici, persoane fizice (meseriaşi, etc.) şi asociaţiile familiale. El serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor pe baza actelor justificative şi ca document de stabilire a situaţiei financiare a agentului economic respectiv.

În registrul de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul de decontare de la bancă (indiferent dacă a avut loc încasarea sau plata efectivă). Acest registru se

numerotează şi se şnuruieşte, se vizează de către organul fiscal la începerea activităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.

Modelul registrului jurnal de încasări şi plăţi se prezintă în tabelul 1.2.

 

 

 

 

 

Unitatea ............................ Tabelul 1.2.

 

Registrul jurnal de încasări şi plăţiNr.crt.

Data Documentul Felul operaţiei

Încasări Plăţi

1 2 3 4 5 6                      

 

Registrul inventar se întocmeşte la sfârşitul anului, într-un singur exemplar, în vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate elementele patrimoniale, de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil, inventariate conform normelor legale.

Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de

inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul

contabil. Se parafează de organul fiscal teritorial la începerea activităţii, în cazul

epuizării filelor, când este necesară deschiderea unui registru nou, precum şi la

încetarea activităţii.

În tabelul 1.3. se prezintă conţinutul informaţional al registrului inventar.

 

Unitatea .................................. Nr. pag..............

Registrul Inventar

la data de 31 decembrie ------------------

Nr.crt.

Recapitulaţia

elementelor

inventariate

Valoareacontabilă

Valoarea deinventar

Diferenţe de evaluare(de înregistrat)

Valoare Cauzele diferenţelor

1 2 3 4 5 6            Întocmit, Verificat,

 

Registrul cartea - mare, în principal, serveşte la înregistrarea operaţiilor (în evidenţa sistematică), la stabilirea rulajelor lunare şi a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.

În activitatea practică, formularele acestui registru, concretizate în foi volante, îmbracă diverse forme cum sunt:

- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizează de către unităţile care aplică forma de înregistrare contabilă pe jurnale, prezentată în tabelul următor (tabelul 1.4.):

 

 

Unitatea ...............

CARTEA MARE

CONTUL .....

LunileConturi corespondente creditoare

TotalRulaj debit

or

Total Rulaj credit

or

SOLD

Cont……

Cont…

Cont……

Cont……

Cont……

La 1 ianuarie 2____

Debi tor

Creditor

Jurnal……..

Jurnal

……..

Jurnal……..

Jurnal……..

Jurnal…….

Ianuarie

                 

Februarie

                 

Martie                  ---------                  Total

general(I - IV)

                 

Întocmit, Verificat,

Acest registru se întocmeşte la sfârşitul lunii în cadrul compartimentului financiar-contabil şi serveşte în următoarele scopuri:

- stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile patrimoniale care aplică această formă de înregistrare contabilă;

- verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activităţii economice şi financiare a unităţii patrimoniale;

- întocmirea balanţei de verificare.

Pentru întocmirea acestui registru, se procedează astfel:

- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fără dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;

- rulajul debitor desfăşurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care

a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale de credit;

- soldul final debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în cadrul formularului cartea mare, ţinându-se seama de soldul iniţial de la

începutul anului şi de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;

Fiind un document de înregistrare contabilă cronologică şi sistematică nu circulă între compartimente şi se arhivează la biroul contabilitate.

- Cartea - mare (şah), cod 14-1-3/a, utilizată în cadrul formei de înregistrare contabilă maestru şah.

Acest registru se întocmeşte într-un singur exemplar, este tipărit pe ambele feţe, format A4 şi serveşte la:

- organizarea contabilităţii sintetice a operaţiunilor patrimoniale. În acest scop se deschid câte două fişe: una pentru debit şi alta pentru credit;

- întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice, scop în care la începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei

"suma", se înscrie soldul iniţial; în cursul lunii se înregistrează operaţiile la baza documentelor justificative; la sfârşitul lunii se stabilesc rulajele

debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul exerciţiului şi soldul final.

- furnizarea de date pentru analiza economico-financiară.

- Fişa de cont pentru operaţii diverse, care nu dezvoltă pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

 

Tabelul 1.6.

FIŞA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Denumirea contului .... Simbol cont ...

Pagina

Data1....

DocumentFelul

Numărul

Explic. Simbol

cont

coresp.

Debit

Credit

D/C Sold

                                                   

 

Acest formular (registru) se foloseşte pentru organizarea contabilităţii sintetice la unităţile mici, care aplică forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnalul unic.

La modul general, fişa de cont pentru operaţii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o formă a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fişe volante pentru conturile sintetice, precum şi pentru conturile analitice (clienţi, furnizori, casa etc.).

În cadrul acestui formular operaţiile se înregistrează zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, după fiecare operaţie, soldul contului (debitor sau creditor), după caz. La sfârşitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fişelor se stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balanţei de verificare.

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanţelor.

Registrele de contabilitate se utilizează în strânsă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate.

Registrele se completează zilnic, sau periodic, în funcţie de frecvenţa operaţiilor şi de necesităţile informaţionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de către compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de încasări şi plăţi se ţine la casieria subordonată compartimentului financiar şi a contabilului şef, registrul "cartea mare" se întocmeşte şi se gestionează de compartimentul contabilitate generală. Ele se păstrează în unitate timp de 10 ani, de la data închiderii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie să fie reconstituite în termen de maxim 30 zile de la constatare.

Registrele de contabilitate numerotate, şnuruite, parafate, înregistrate la organele fiscale şi conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor patrimoniale, în caz de faliment, precum şi în alte situaţii.

 

7.2. Formele de înregistrare contabilă

7.2.1. Definirea formei de înregistrare contabilă

Din momentul înregistrării datelor în documentele primare şi până la

prezentarea lor spre analiză organelor de conducere, ele trec prin anumite

etape succesive, dintre care cele mai importante sunt următoarele:

consemnarea operaţiilor economice în documentele primare, ceea ce se mai

numeşte culegerea datelor informaţionale; prelucrarea documentelor

justificative (sortarea, verificarea, contarea) şi înregistrarea acestora în sistemul

de conturi; verificarea exactităţii datelor înregistrate în conturi cu ajutorul

balanţei de verificare; verificarea realităţii datelor înregistrate în contabilitate cu

ajutorul inventarierii; sintetizarea şi generalizarea informaţiilor contabile, în

vederea cunoaşterii de ansamblu a activităţii economice a unităţii patrimoniale,

prin intermediul documentelor contabile de sinteză (bilanţul contabil).

În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepţie, cu

ajutorul anumitor suporţi materiali ai datelor informaţionale şi folosind anumite

mijloace tehnice de lucru.

În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepţie, cu ajutorul anumitor suporţi materiali ai datelor informaţionale şi folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor.

Îmbinarea şi executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizează prin forma de înregistrare contabilă, denumită şi formă de contabilitate.

În contabilitatea altor ţări noţiunea de formă de contabilitate este înlocuită prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentându-se structura internă a metodei contabilităţii.

Dacă ciclul contabil sau modul de înregistrare şi prelucrare a datelor formează conţinutul formei de înregistrare contabilă, formularele de evidenţă şi raportare a datelor folosite reprezintă instrumente de lucru ale acesteia.

Prin formă de înregistrare contabilă se înţelege un ansamblu de formulare corelate între ele, care servesc la înregistrarea şi prelucrarea

după anumite reguli a datelor privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale.

Formele de înregistrare contabilă au apărut, s-au dezvoltat şi s-au perfecţionat în strânsă dependenţă de condiţiile orânduirii economice, experienţa dobândită în practica contabilă şi perfecţionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfecţionarea formelor de înregistrare contabilă, de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariţia în cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme în scopul adaptării acestora la condiţiile specifice ale activităţii din diferite etape de dezvoltare.

Experienţa teoretică şi practică din activitatea financiar-contabilă dovedeşte că nu se poate aplica aceeaşi formă de înregistrare contabilă în toate unităţile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influenţată de natura activităţii unităţii patrimoniale, de mărimea şi structura organizatorică a acesteia, în funcţie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectivă, precum şi de posibilităţile practice de utilizare a acestor mijloace.

 

7.2.2. Formele de înregistrare contabilă utilizate în ţara noastră

Ciclul contabil de înregistrare şi prelucrare a datelor începe cu consemnarea în scris a datelor în documente, se continuă cu reflectarea

acestor documente în registrele contabile şi se încheie cu întocmirea bilanţului contabil şi efectuarea analizei pe bază de bilanţ. Ca urmare,

documentele justificative reprezintă limita inferioară a formei de înregistrare contabilă, iar bilanţul contabil limita superioară.

Discutate prin prisma evoluţiei în timp, în diferite ţări, se apreciază că sporirea potenţialului informativ, concomitent, cu perfecţionarea mijloacelor şi tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de înregistrare contabilă cum sunt: forma italiană, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-şah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafică (Ruff) şi alte forme.

Dintre formele de înregistrare contabilă folosite în prezent în unităţile patrimoniale din ţara noastră menţionăm:

- forma de înregistrare contabilă maestru - şah;

- forma de înregistrare contabilă pe jurnale;

- forma de înregistrare contabilă în condiţiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumită şi forma informatică.

Fiecare formă de înregistrare contabilă se distinge prin modul de prelucrare a datelor şi prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrării cronologice şi sistematice.

La modul general, în categoria formularelor, ca elemente componente ale

formei de înregistrare contabilă, se cuprind:

1.     documentele justificative;

2.     registrul jurnal;

3.     registrul cartea mare;

4.     purtătorii tehnici de date;

5.     balanţa conturilor;

6.     registrul inventar;

7.           situaţiile sinteză şi raportare financiar-contabilă, denumite şi conturi anuale.

Forma de înregistrare contabilă maestru - şah are ca trăsătură esenţială utilizarea a câte două fişe pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare şi alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare" (şah). Conţinutul informaţional al acestor fişe, prin care se realizează evidenţa sintetică reprezintă o adaptare la noile cerinţe a fişelor sintetice şah. Modelul acestor fişe este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitică se realizează cu ajutorul diferitelor fişe (fişe de cont pentru operaţiuni diverse) sau situaţii, în raport cu metodele folosite pentru evidenţa şi calculul costurilor şi rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizează sunt: registrul jurnal (până la data de 1 I 1994, în activitatea practică s-a utilizat jurnalul de înregistrare, denumit şi fişa rulajelor); fişa - sintetică cartea mare şah, registrele auxiliare (pentru evidenţa analitică), balanţa de verificare a conturilor şi bilanţul contabil.

Tehnica de lucru în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă este următoarea:

¨documentele justificative, care stau la baza operaţiilor economice, sunt supuse prelucrării contabile ceea ce înseamnă (sortare pe feluri de operaţii, verificare, evaluare, contare); dacă pentru acelaşi fel de operaţie există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau periodic în documente cumulative; pentru operaţiile care nu au la bază

documente (operaţii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se întocmeşte nota de contabilitate care este un document tipizat ce conţine elementele articolului contabil. Sunt unităţi patrimoniale care întocmesc note de contabilitate pentru toate operaţiile patrimoniale (chiar dacă au la bază documente).

¨operaţiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv notele de contabilitate se înregistrează în registrul jurnal folosit pentru înregistrarea cronologică a operaţiilor economico-financiare şi pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un număr în ordine cronologică documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate şi, totodată, cu ajutorul lui se face o primă verificare cu balanţa sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanţa conturilor întocmită pentru luna curentă.

¨în paralel, pe baza aceloraşi documente şi note de contabilitate, se efectuează înregistrări, în mod sistematic şi cronologic, în evidenţa analitică ce se poate realiza cu ajutorul fişelor, situaţiilor sau altor formulare specifice acesteia.

¨la sfârşitul lunii, pe baza datelor din fişele sintetice cartea mare şah (cartea mare şah se utilizează pentru întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice, după totalizarea sumelor la sfârşitul fiecărei luni) se întocmeşte balanţa de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza înregistrărilor din contabilitatea analitică se întocmesc balanţele de verificare pentru conturile analitice.

¨periodic, de regulă la sfârşitul exerciţiului, pe baza datelor din balanţa sintetică a conturilor, precum şi din balanţele analitice, se

întocmeşte situaţia patrimoniului (semestrial) şi bilanţul contabil (anual).

 

In unităţile patrimoniale mici, unde volumul operaţiilor ce se înregistrează zilnic este redus, se utilizează forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnal unic.

În cadrul acestei forme de înregistrare se folosesc următoarele registre: Jurnalul unic pentru înregistrarea cronologică; Cartea mare fără ca rulajele să fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenţa sistematică, sintetică şi analitică, ce se concretizează în practică sub forma fişelor de cont pentru operaţii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balanţa de verificare a conturilor, pentru verificarea periodică a exactităţii datelor şi documentele de sinteză şi raportare financiar-contabilă privind situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute.

Această formă de înregistrare contabilă prezintă o serie de dezavantaje în sensul că înregistrarea în jurnal este greoaie şi nu permite

diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balanţei de verificare, neexistând posibilitatea unei localizări mai uşoare a erorilor produse.

 

Forma de înregistrare contabilă pe jurnale are ca trăsătură esenţială utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologică şi sistematică a creditului fiecărui cont în corespondenţă cu conturile debitoare respective.

Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă sunt următoarele:

- jurnalele multiple care servesc la înregistrarea cronologică şi

sistematică proprie conturilor sintetice (în unele cazuri se folosesc şi

pentru conturile analitice);

- situaţii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul

conturilor Casa şi Conturi curente la bănci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completează în

fiecare lună, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele -

jurnale auxiliare).

 

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă sunt: Jurnalul privind operaţiile diverse, Jurnal situaţie privind operaţiile contabile, Jurnal - situaţie privind operaţiile de casă şi bancă, Jurnal privind decontările cu furnizorii, Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de materiale, Jurnal privind salariile şi contribuţia la asigurările sociale, Jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri, Jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri.

 

În categoria situaţiilor pentru debitul conturilor menţionăm: Situaţia privind operaţiile de casă şi bancă (care se află pe versoul jurnalului privind operaţiile de casă şi bancă); Situaţia încasării-achitării facturilor; Situaţia privind avansurile spre decontare; Situaţia privind mişcarea materialelor şi cheltuielilor de transport-aprovizionare.

Înregistrările în jurnal şi situaţii se efectuează în tot cursul lunii, sau numai la sfârşit de lună, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum şi pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operaţii care nu au la bază documente justificative (operaţii de stornare, etc.).

Contabilitatea analitică se organizează fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilităţii analitice (fişe de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru operaţii diverse, etc.).

 

Cartea mare se utilizează pentru stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se întocmeşte la finele lunii în felul următor:

- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecărui jurnal;

- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situaţii pentru

debitul lor, se determină prin totalizarea sumelor preluate din coloanele

conturilor corespondente creditoare cu care intră în corespondenţă în cadrul

jurnalelor. Conţinutul informaţional al acestui jurnal, care îmbracă forma de fişe,

este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful

7.1.).

În general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemănătoare cu cele prezentate la forma de înregistrare contabilă maestru şah, cu particularităţile menţionate anterior.

 

Forma de înregistrare contabilă în condiţiile utilizării tehnicii de calcul (informatică) se bazează pe adaptarea concepţiilor metodologice ale formelor de înregistrare contabilă caracterizate anterior, cu deosebirea că toate lucrările specifice se realizează prin utilizarea calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, în general, aceleaşi ca şi în cazul formelor de înregistrare contabilă abordate anterior, dar cu un conţinut informaţional specific, adaptat necesităţilor de prelucrare automată a datelor.

În cadrul acestei forme de înregistrare, în principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabilă, stabilită

pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, şi prin programe specifice de prelucrare se obţine Registrul jurnal, pentru evidenţa cronologică, şi registrele cartea mare, pentru evidenţa sistematică, sintetică şi analitică.

În plus, în condiţiile acestei forme de înregistrare contabilă, apar ca etape distincte, în cadrul tehnicii de lucru următoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare şi elaborarea modelelor pentru datele informaţionale de intrare şi situaţiile informaţionale finale (de ieşire).

Situaţiile finale împreună cu documentele care au stat la baza prelucrării datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri funcţionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informaţiilor şi obţinerea situaţiilor de raportare financiar contabilă (bilanţul contabil).

Menţionăm că în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă, înregistrarea contabilă sistematică (contabilitatea sintetică şi analitică) este la fel de importantă ca şi înregistrarea contabilă cronologică, ambele realizându-se pe bază de registre sub formă de "listări informatice". Aceasta înseamnă că, la închiderea exerciţiului, Registrul jurnal şi registrele Cartea mare, obţinute la calculator sub formă de "liste", trebuie să fie legate, numerotate, şnuruite, parafate, sigilate şi vizate înainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilităţii nr.82/l991, persoanele fizice şi juridice care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul datelor înregistrate în contabilitate.

Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare (pe hârtie, disc, etc.) care asigură conservarea acestora în condiţii de siguranţă, precum şi listele înregistrărilor efectuate în evidenţa contabilă, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări şi adăugiri ulterioare.

Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să aibă la bază conţinutul unui

document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de

control. De asemenea, sistemele de prelucrare automată organizate trebuie să

permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi a conţinutului conturilor, a

listelor şi informaţiilor supuse verificării, pornind, fie de la datele de intrare, fie în

ordine inversă, de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe

baza cărora să se poată determina datele de intrare.

Fiecare înregistrare, pentru operaţia patrimonială care a avut loc în unitate, trebuie să aibă la bază elementele de identificare a datelor supuse prelucrării.

În cazul unităţilor care prelucrează în sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentaţia de analiză, programare şi de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării reglementărilor în domeniu.

Potrivit normelor legale, în condiţiile utilizării acestei forme de înregistrare contabilă, unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.