PROCEDURA - colegiulantipabacau.rocolegiulantipabacau.ro/pdf_uri/proceduri/PSGA1.pdf ·...

COLEGIUL ”GRIGORE ANTIPA” BACĂU

str. Henri Coandă Nr 7,

tel 0234/552089, fax 0234/552011

email: [email protected]

website: www.colegiulantipabacau.ro

MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM

“PROCEDURĂ PRIVIND PRODUSUL

NECONFORM, NECONFORMITATILE,

ACTIUNI CORECTIVE SI DE

PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I

Nr. exemplare: 3 Revizia:0

Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

1

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

INSPECTORATUL ŞCOLAR JUDEŢEAN BACĂU

Compartiment:

MANAGEMENT

PROCEDURA




PREVENIRE”

Cod: P.S.G.A. 1 .

Exemplar numarul:

Editia:

Revizia:



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

2

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDIŢIEI SAU,

DUPA CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII OPERATIONALE:

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele si

prenumele

Funcţia Data

Semnatura

1.1.

1

Elaborat

2

Marin Irina

3

Director adjunct

4

5

1.2. Verificat Ciofu Constantin Coordonator CEAC 1.3. Aprobat Vrinceanu Iulian Consiliul de administraţie

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDIŢIILOR PROCEDURII

OPERATIONALE:

Nr.

crt.

Editia/

revizia in

cadrul

ediţiei

Componenta

revizuita

Modalitatea

reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

Persoana

responsabila

Semnatura

1 2 3 4 5 6

2.1. Editia I Marin Irina

2.2. Revizia 1

2.3. Revizia 2

2.4. Editia II

2.5. Revizia 1

3. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII OPERATIONALE:

Nr.

crt.

Scopul

difuzarii

Exemplar

nr.

Comparti

ment

Functia Nume si prenume Data

primirii

Semnatura

1 2 3 4 5 6 7

3.1. Verificare

Arhivare

1 CEAC Responsabil Ciofu Constantin

3.2. Informare 2 Personal

didactic

Director adjunct Bilbor Daniela

3.3. Aprobare 3 Cons. de

administratie

Director Vrînceanu Iulian



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

3

1. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

Prezenta procedura descrie metodologia si responsabilitatile aferente pentru

identificarea, tinerea sub control si tratarea produsului neconform si a

neconformitatilor constatate in functionarea Sistemului de Management al

Calitatii.

2. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERATIONALE

Procedura se aplică de toate compartimentele din Colegiul Grigore Antipa Bacau.

Procedura se adreseaza:

Directorului Colegiului Grigore Antipa Bacau;

Directorului adjunct al Colegiului Grigore Antipa Bacau;

Cadrelor didactice din Colegiul Grigore Antipa Bacau;

Personalului didactic auxiliar si nedidactic.

Aplicabilitatea procedurii demareaza din momentul aprobarii ei de catre directorul

Colegiului Grigore Antipa Bacau si inregistrarea ei in registrul de intrare – iesire al unitatii

scolare.

3. DOCUMENTATIA APLICABILA PROCEDURII OPERATIONALE

Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurale:

1. Legea Educatiei Nationale nr. 1/2011;

2. Regulamentul de Ordine Interioara al Colegiului Grigore Antipa Bacau;

3. R.O.F.U.I.P. (Regulamentul de organizare si functionare a unitatilor de

invatamant preuniversitar) 4. Ordonanţa de urgenţă nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei;

5. Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic;

6. Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a

Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei;

7. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii

fundamentale şi vocabular;

8. SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;

9. SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare

pentru aplicarea ISO 9001:2008 în domeniul educaţiei;

4. DEFINITII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI IN

PROCEDURA OPERATIONALA



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

4

Nr.

crt. Termenul

Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste

termenul respectiv

1. Procedura generala

Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor care

trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a

regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu

privire la succesiunea elementelor din cadrul derularii

procesului respectiv

2. Editie a unei

proceduri

Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei

proceduri operationale, aprobata si difuzata

3. Revizia in cadrul

editiei

Actiunile de modificare, adaugare, actualizare,

suprimare sau altele asemenea, dupa caz, a uneia sau a

mai multor componente ale unei editii a procedurii

operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate

4. Neconformitate Nesatisfacerea cerinţelor specificate

5. Compartiment orice structură organizatorică din cadrul Colegiului

Grigore Antipa

6. Corecţie acţiune de eliminare a unei neconformităţi determinate

7. Incident eveniment legat de muncă ce a generat sau ar fi putut

genera o rănire sau o îmbolnăvire profesională sau deces

8. Risc

combinaţie a probabilităţii de apariţie a unui eveniment

periculos sau expunerii la acesta şi a severităţii rănirii

sau îmbolnăvirii profesionale, care poate fi

cauzată de eveniment sau de expunerea la acesta;

9. Evaluare risc

proces de estimare a riscului, care rezultă dintr-un

pericol, ţinând seama de caracterul corespunzător al

oricăror controale existente şi de luare a

deciziei asupra faptului că riscul este sau nu este

acceptabil

10. Pericol pentru

siguranţa alimentului

agent biologic, chimic sau fizic prezent în produsul

alimentar, sau stare a produsului alimentar, cu potenţial

de a determina un efect negativ asupra sănătăţii;

11. Măsură de control

acţiune sau activitate care poate fi folosită pentru a

preveni sau elimina un pericol alimentar sau pentru a-l

reduce până la un nivel acceptabil



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

5

ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI

Nr.

crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operationala

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Av. Avizare

7. Ah. Arhivare 8. SIM Sistemul integrat de management 9. CEAC Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii

10. RM Reprezentantul managementului 11. FNACP Fisa de neconformitate, acţiuni corective şi

preventive; 12. AC Actiuni corective

5. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE (MODUL DE LUCRU)

Clasificarea cauzelor ce pot genera neconformitati este urmatoarea:

a) dupa modul de aparitie a aceluiasi tip de neconformitate:

- cauze sporadice

- cauze cronice

b) dupa ce genereaza neconformitatea:

- cauze datorate documentatiei necorespunzatoare

- cauze datorate inexistentei documentatiei

- cauze datorate procedeelor de lucru

- cauze datorate dotarilor necorespunzatoare

- cauze datorate incompetentei, instruirii necorespunzatoate a personalului.

A. Neconformităţi aferente proceselor conducerii:

a) Definirea necorespunzătoare a politicii şi obiectivelor referitoare la calitate,mediu, sănătate

şi securitate ocupaţională şi siguranţă alimentară;

b) Stabilirea necorespunzătoare a responsabilităţilor la diferite niveluri ale structurii

organizatorice;

c) Stabilirea unor modalităţi necorespunzătoare de comunicare între diferite entităţi

funcţionale;



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

6

d) Neefectuarea/efectuarea necorespunzătoare a analizei SIM la nivelul conducerii.

B.Neconformităţi aferente documentelor SIM:

Elaborarea documentelor SIM fără luarea în consideraţie a cerinţelor definite în documentaţia

de referinţă declarată;

b) Nerespectarea prevederilor documentelor SIM, aprobate de conducerea Colegiului Grigore

Antipa Bacau;

c) Nerespectarea metodologiei de ţinere sub control a înregistrărilor;

d) Nerespectarea politici caracteristice siguranţei alimentelor;

e) Nerespectarea reţetarului, a fişelor/ parametrilor de lucru;

f) Identificarea necorespunzătoare a riscurilor/ punctelor critice de control caracteristice

procesului de producţie;

g) Nerespectarea normelor de igienă impuse şi a condiţiilor de păstrare a materiilor prime şi a

produsului finit;

h) Nerespectarea documentelor caracteristice sistemului de siguranţă a

alimentelor.

C.Neconformităţi aferente resurselor:

a) Identificarea necorespunzătoare a necesarului de resurse;

b) Neasigurarea resurselor materiale şi umane necesare pentru realizarea obiectivelor stabilite;

c) Neasigurarea unui mediu de lucru adecvat, a infrastructurii şi dotării necesare pentru

îndeplinirea cerinţelor;

d) Identificarea de resurse umane sau materiale necorespunzătoare asigurării cerinţelor de

calitate, mediu.

D. Neconformităţi ale proceselor educaţionale şi de asigurare a condiţiilor sociale:

a) Identificarea necorespunzătoare a cerinţelor explicite ale clienţilor;

b) Neidentificarea sau identificarea incorectă a cerinţelor implicite;

c) Abateri contractuale;

d) Analiza incorectă sau incompletă a datelor de intrare;

e) Nerespectarea condiţiilor de protecţie a mediului şi a celor de intervenţie în caz de situaţii

de urgenţă;

f) Consultarea inadecvată a personalului Colegiului Grigore Antipa şi a beneficiarilor

serviciilor asigurate de Colegiul Grigore Antipa sau stabilirea unor acţiuni inadecvate

rezolvării solicitărilor justificate ale acestora.

E. Monitorizarea neconformităţilor:

a) Sistem necorespunzător de monitorizare a satisfacţiei clientului;

b) Sistem necorespunzător de ţinere sub control a neconformităţilor;

c) Acţiuni corective/preventive definite necorespunzător.



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

7

Tratarea neconformitatilor Identificarea şi modul de tratare a neconformităţilor depind de faza procesului, de

locul/activitatea în care acestea sunt identificate.

Procedura stabileşte reguli generale care să asigure că atunci când un produs/serviciu este

identificat ca fiind neconform, el este analizat şi tratat astfel ca acesta să nu fie livrat

beneficiarului sau, să fie diminuat la maxim impactul acestuia asupra satisfacerii cerinţelor legale

şi ale clienţilor.

NECONFORMITĂŢILE identificate la inspecţia de recepţie în urma recepţiei

materialelor aprovizionate se stabilesc de către Comisia de recepţie produse aprovizionate.

Aceste produse vor fi marcate prin inscripţionare, etichetare sau depozitare în locuri

speciale astfel încât ele să fie complet separate de produsele acceptate sau aflate în curs de

recepţie.

Atunci când sunt semnalate diferenţe cantitative în urma recepţiei, se completează NRCD

(Nota de recepţie şi constatare de diferenţe), şi se anunţă de urgenţă furnizorul pentru prezentare şi

remediere, înlocuirea sau returnarea produselor necorespunzatoare..

NECONFORMITATE identificată în timpul prestării serviciului.

Dacă la inspecţia pe parcursul prestării serviciului se constată că unele servicii sunt

neconforme,acestea sunt identificate/izolate, dacă este posibil, şi tratate. Un serviciu neconform

va fi analizat de persoanele desemnate pentru a identifica cauza apariţiei neconformităţii şi după

caz se va decide ca el să fie:

a) remediat sau reluat pentru a satisface condiţiile specificate;

b) acceptat prin derogare;

c) respins.

Serviciile remediate se vor reinspecta obligatoriu pentru a verifica după remediere

conformitatea lor cu cerinţele specificate.

Orice persoană din şcoală care constată existenţa unei anomalii sau unui incident are

datoria morală de a inteveni în scopul corectării acesteia şi limitării eventualelor consecinţe

nefaste precum şi de a informa conducerea (de regulă şeful direct, responsabilul activităţii

implicate, membrii CEAC, directorii) în scopul înregistrării anomaliei/incidentului.

Neregularitatile se inregistreaza intr-o fisa de neconformitate.

Pe baza acestor înregistrări, fiecare responsabil implicat trebuie să analizeze periodic

importanţa şi/sau repetabilitatea anomaliei/incidentului semnalat în scopul eventualei sale

considerări ca neconformitate şi iniţierii acţiunii corective adecvate.

Examinarea şi prelucrarea FIŞELOR DE NECONFORMITATE

Destinatarul unei FIŞE DE NECONFORMITATE:

-examinează justeţea neconformităţii semnalate şi eventuala acţiune corectivă propusă de

emitentul fişei;

-iniţiază acţiunea corectivă adecvată sau caută o soluţie pentru problema enunţată (eventual cu



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

8

ajutorul altor compartimente implicate de neconformitatea semnalată)

- prezintă neconformitatea CEAC atunci când problema este dificil de soluţionat;

-răspunde emitentului FIŞEI DE NECONFORMITATE indicându-i modul de soluţionare şi

acţiunile efectuate.

Examinarea fişelor de neconformitate şi a fişelor de acţiuni corective de către CEAC.

În cadrul şedinţelor sale periodice CEAC:

-examinează toate FIŞELE DE NECONFORMITATE prezentate de membrii săi;

- caută soluţii pentru problemele implicate sau pentru acţiunile corective deja realizate dar

ineficiente;

- decide, dacă este cazul, prezentarea problemelor litigioase în analiza efectuată de conducere

- examinează situaţiile acţiunilor corective realizate ( data realizării, verificarea eficienţei,

decizia de clasare, etc.)

Aplicarea acţiunilor corective

Managerul are misiunea de a aplica acţiunea corectivă:

- ia toate măsurile pentru ca aplicarea să se facă în termenele prevăzute;

- răspunde emitentului FIŞEI DE NECONFORMITATE.

Urmărirea aplicării acţiunilor corective

Destinatarul FIŞEI DE NECONFORMITATE are următoarele responsabilităţi:

- se asigură de eficienţa acţiunii corective propuse;

- decide închiderea FIŞEI DE ACŢIUNE CORECTIVĂ;

- înapoiază FIŞA DE ACŢIUNE CORECTIVĂ emitentului său, în cazul unei soluţii

nesatisfăcătoare, indicând motivul acestei decizii.

CEAC ţine evidenţa situaţiei FIŞELOR DE NECONFORMITATE şi a FIŞELOR DE

ACŢIUNE CORECTIVĂ



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

9

6. RESPONSABILITATI SI RASPUNSURI IN DERULAREA PROCEDURII

OPERATIONALE

Nr.

crt.

Postul/actiunea (operatiunea) I II III IV

0 1 2 3 4

1. Comisia de Curriculum E

2. Director adjunct Av

3. Director A 4. Comisii Ap

5. Cadre didactice, dirigintii Ap

Matricea responsabilităţilor: Notaţii în tabel: A- Aprobă; C- Contribuie; D- Decide asupra efectuării acţiunii; R-Răspunde

de efectuarea acţiunii; V-Verifică

Etape Compartimente implicate

Sefi de

compartimente

sau comisii

Toti salariatii CEAC RM

1. Identificarea şi

înregistrarea

anomaliilor şi/sau

incidentelor

C R

2. Tratarea

temporară

a unei disfuncţii

R

3. Completarea

unei

FIŞE DE NC

D R

4.Examinarea/

prelucrarea

FIŞELOR

DE NC

R

5. Examinarea

FIŞELOR DE

NC/AC

V+D C+D

6.Aplicarea

acţiunilor

corective şi

verificarea

eficacităţii

R+V



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

10

7. Urmărirea

aplicării

acţiunilor

corective

V+D+C

7. ÎNREGISTRĂRI

Toate înregistrările care fac obiectul prezentei proceduri se înscriu în Registrul de evidenţă a

Fişelor de neconformitate şi a acţiunilor corective.



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

11

Anexa

FIŞA DE NECONFORMITATE

Nr…..........din.......................

1. Persoana care a identificat neconformitatea:

.....................................................................................................................................

2. Descrierea neconformităţii:

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

3. Cauza neconformităţii:

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Semnătura

4. Acţiuni corective

Şef de catedră/compartiment......................................................Data...................

Răspunde: Termen:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

5. Acţiuni corective acceptate

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Semnătura



tel 0234/552089, fax 0234/552011



MANAGEMENT

PROCEDURA DE SISTEM




PREVENIRE”

Cod: PSGA 1

Editia: I


Nr. exemplare:0

Pagina 1

Exemplar nr. 1

12

FIŞA DE VERIFICARE A EFICIENŢEI ACŢIUNILOR

CORECTIVE

VERIFICAREA EFICIENŢEI ACŢIUNILOR CORECTIVE

Data...............................

Persoana desemnată...................................................... Semnătura.....................................

Concluzii......................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

CUPRINS

Nr. componentei in

cadrul procedurii

operationale

Denumirea componentei din cadrul procedurii

operationale

Pagina

Coperta 1 din 12

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si

aprobarea editiei sau a reviziei in cadrul editiei

procedurii operationale

2 din 12

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor

procedurii operationale 2 din 12

3. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia /revizia

in cadrul editiei procedurii operationale 2 din 12

4. Scopul procedurii operationale 3 din 12

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale 3 din 12

6. Documentatia aplicabila procedurii operationale

(documente de referinta) 3 din 12

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in

procedura operationala 4 din 12

8. Descrierea procedurii operationale 5 din 12

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea procedurii

operationale 9 din 12

10. Inregistrari 10 din 12

11. Anexa 11 din 12

12. Cuprins 12 din 12

PROCEDURA - colegiulantipabacau.rocolegiulantipabacau.ro/pdf_uri/proceduri/PSGA1.pdf ·...

Documents

Transcript of PROCEDURA - colegiulantipabacau.rocolegiulantipabacau.ro/pdf_uri/proceduri/PSGA1.pdf ·...