Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL Ediia/revizia 2/0 Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

Nr. exemplar: _____

Copie controlat Copie necontrolat

Elaborat R.M.C.:

Avizat Viceprimari:

Aprobat PRIMAR,

Natalia Covaci,

Marcela Papici,

Dr. Radu Roca

Dr. Coica Costel Dorel

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 6

PROCEDURA GENERALPROCEDURA GENERALPROCEDURA GENERALPROCEDURA GENERAL

CONTROLUL NREGISTRRILORCONTROLUL NREGISTRRILORCONTROLUL NREGISTRRILORCONTROLUL NREGISTRRILOR

Procedura PS-02: CONTROLUL NREGISTRRILOR corespunde

clauzei 4.2.4 din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referin

pentru implementarea sistemului de management al calitii n cadrul

PRIMRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE

Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL Ediia/revizia 2/0 Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

Pagina 2 / 6

CUPRINS

1 SCOP ........................................................................................................................... Pag. 3

2 DOMENIU DE APLICARE ............................................................................................. Pag. 3

3 DOCUMENTE DE REFERIN .................................................................................... Pag. 3

4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI .............................................................................. Pag. 3

4.1 Terminologie .................................................................................................. Pag. 3

4.2 Abrevieri ............................................................................................................ Pag. 3

5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................... Pag. 3

5.1 Cerine generale................................................................................................. Pag. 3

5.2 Colectarea, indexarea si arhivarea inregistrarilor calitatii ....................... Pag. 4

5.3 Accesul la inregistrarile calitatii ..................................................................... Pag. 5

5.4 Distrugerea inregistrarilor calitatii ............................................................... Pag. 5

5.5 Monitorizarea procesului................................................................................. Pag. 5

6 RESPONSABILITI ................................................................................................... .. Pag. 6

7 NREGISTRRI ............................................................................................................ Pag. 6

8 ANEXE ..................... Pag. 6

Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL Ediia/revizia 2/0 Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

Pagina 3 / 6

1. SCOP

Prezenta procedur stabilete cerinele privind identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, durata de pstrare a nregistrrilor.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplic tuturor funciilor care gestioneaz nregistrri necesare pentru operarea i controlul eficace al proceselor sistemului de management al calitii n cadrul Primriei municipiului SATU MARE.

3. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine SR ISO/TR 1013: 2001 Linii directoare pentru documentarea sistemului de management al calitii MSMC-01 - Manualul SMC Procedura PS-01 - Controlul documentelor

4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI

4.1. Terminologie nregistrare Document completat, datat si semnat, prin care se declar rezultate obinute sau se

furnizeaz dovezi ale activitilor realizate. NOTA 1 nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea i pentru a furniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii corective. NOTA 2 nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor.

Dovad obiectiv

Date care susin c ceva exist sau este adevrat. NOT Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau prin alte mijloace.

4.2. Abrevieri SMC Sistem de management al calitii ROF Regulament de organizare si functionare ROI Regulament de ordine interioara RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calitii RA Responsabil de activitate

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Cerine generale:

nregistrrile calitii, sunt documente ntocmite pe timpul desfurrii proceselor SMC, pstrate i inute sub control de instituie, pentru a demonstra conformitatea serviciilor prestate cu condiiile specificate i funcionarea eficient a sistemului de management al calitii.

nregistrrile calitii stabilite i meninute de PRIMRIA MUNICIPIULUI SATU MARE sunt constituite n principal din :

- declaraii ale managementului societii privind politica i obiectivele n domeniul calitii; - liste cu documente difuzate/retrase; - liste cu documente n vigoare; - rapoarte, procese verbale i planuri de msuri ntocmite pe timpul analizelor efectuate de

managementul societii; - documente referitoare la auditurile interne desfurate; - documente referitoare la auditurile externe, efectuate de alte organisme de certificare si/sau

control;

Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL Ediia/revizia 2/0 Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

Pagina 4 / 6

- documente referitoare la neconformitile depistate, reclamaiile cetatenilor, aciunile corective i preventive ntreprinse ;

- rezultate ale msurrii i monitorizrii proceselor; - documente referitoare la instruirea personalului; - documente prin care se confirm identificarea serviciului prestat; - documente de eviden contracte, coresponden cu furnizorii; - aprobri, avize, autorizaii, dispoziii, etc.

Necesarul de nregistrri elaborate intern i forma acestora se stabilesc, dupa cum urmeaza: - prin prevederi legale si/sau alte acte normative - prin prevederile fiecarei proceduri elaborate in cadrul SMC - la nivelul fiecrui compartiment, in cadrul IL

astfel nct nregistrrile s fie complete, suficiente i adecvate pentru a demonstra conformitatea proceselor cu cerinele specificate i funcionarea eficace a SMC.

Formatul nregistrrilor:

Inregistrrile pot fi prezentate pe suport de hrtie sau magnetic, cu condiia s respecte cerinele precizate in PS-01 Controlul documentelor i s fie:

- Unic identificabile i regsibile cu usurinta, - Stabilite corelat cu necesitile reale, complete i meninute la zi, - Depozitate corespunztor i protejate impotriva deteriorarii acestora pe perioada de

pstrare sau utilizare, - Eliminate prompt i asigurate mpotriva utilizrii intenionate sau neintenionate, n timpul

pstrrii, - Emise de personal competent, - Semnate si datate de funcia care efectueaz nregistrarea si de funcia care verific sau

aprob nregistrarea, atunci cnd este aplicabil.

Atunci cnd nregistrrile calitatii se redacteaz pe formulare interne, modul in care acestea sunt meninute sub control este stabilit n procedura/instruciunea care le introduce.

Principalele documente emise de instituie care - prin completare devin nregistrri ale calitii sunt menionate n capitolul 7 din PS si PO, i sunt centralizate n Lista de evidenta a documentelor cod PS- 01/ F2 (rubrica formulare). Se impune obligativitatea actualizrii si meninerii la zi a listei, astfel nct in cadrul institutiei s se utilizeze numai ediiile n vigoare ale formularelor.

Anumite activitati specifice compartimentelor, cat si prevederile legale aplicabile, pot stabili cerine suplimentare de meninere sub control a nregistrrilor, care nu trebuie s contravin prezentei proceduri.

Persoanele care emit documente, ce constituie nregistrri ale calitii, au obligaia s urmreasc dac acestea sunt redactate corespunztor ( simplu, corect, clar, fr ambiguiti, lizibile completate la toate rubricile) i dac sunt semnate, datate i stampilate - dup caz.

nregistrrile calitii sunt meninute i pstrate n forma n care au fost emise iniial, pn la distrugerea lor controlat.

Nu se fac revizii la nregistrrile calitii. Este interzis efectuarea de modificri asupra nregistrrilor calitii, dup colectarea i arhivarea acestora.

5.2 Colectarea, indexarea i arhivarea nregistrrilor calitii

Persoanele responsabile cu colectarea nregistrrilor calitii au obligaia, ca nainte de a le indexa, ndosaria i depozita, s verifice dac sunt corect identificate i dac sunt lizibile.

nregistrrile se redacteaz astfel nct s fie lizibile i s conin toate datele, semnturile i tampilele specificate in documentele SMC, ROF si/sau alte prevederi aplicabile.

Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL Ediia/revizia 2/0 Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR