Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

9
 Î mbunăt ăţirea con tinuă a serv iciilor publi ce Creşterea calităţii serviciilor publice asigurate de primăria Oradea a fost în aceşti ani o prioritate. Deoarece peste 60.000 de orădeni intră în fiecare an în clădirea primăriei, servirea cetăţenilor reprezintă una din cele mai importante activităţi. mbunătăţirea servirii cetăţenilor a urmat două abordări! " inovaţie şi investiţii.  #bordarea a impus asigurarea unor bugete relativ ridicate. $nvestiţiile au fost necesare pentru a susţine transformările. mbunătăţirea s"a văzut imediat. " prin re ducer ea bir ocra ţiei în exces, stand ard izarea pro ceduri lor , îmbună tăţi rea  proceselor şi încurajare a iniţiativei angajaţilor . #ceastă abordare nu implică costuri, însă asigura o îmbunătăţire continuă în timp. mbunătăţirea prin inovaţi e şi investiţii a fost realizată în cea mai mare parte în ultimii doi ani şi a cuprins! " acoperirea curţii interioare %construcţia piramidei&. n acest nou spaţiu au fost con centrate bir our ile pen tru rel aţ i ile cu pu blicul. 'pa ţ iu l este aerisi t şi bi ne iluminat cu locuri de aşteptare şi de completare a unei cereri, indicatoare vizibile, mobilier nou, panouri de delimitare a birouril or etc. " activităţile de servire a cetăţenilor au fost aduse la parter de la eta(ele superioare, urmărindu"se ca toate problemele cetăţenilor să poată fi rezolvate într"un singur loc. " montarea camerelor de monitorizare la fiecare birou. 'e asigură astfel controlul activităţii, posibili tatea de verificare a reclamaţiilor şi protecţia personalului . " ţinuta pentru colegii care lucrează cu publicul. )ortul obligatoriu al ecusonului. " realizarea accesului publiculu i şi pe intrarea principală. " amena(area la demisolul clădirii a cantinei şi a unei toalete corespunzătoare. " oferirea în primărie a unor servicii cone*e! )oşta şi C+C"ul. " amena(area spaţiilor de parcare în curtea primăriei cu locuri rezervate pentru cei care au probleme de rezolvat în primărie. " parcarea de scurtă durată. 'paţiile de parcare din (urul instituţ iilor publice au fost alocate celor care au probleme de rezolvat. " mutarea la aternitate a activităţii de înregistrare a naşterilor. #proape -000 de  părinţi nu mai fac un drum suplimentar la primărie pentru a obţine certificatul de naştere. " introducerea sistemelor de plată electronice pentru contribuab ili.

description

referat

Transcript of Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

Page 1: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 1/9

Î mbunătăţirea continuă a serviciilor publice

Creşterea calităţii serviciilor publice asigurate de primăria Oradea a fost în aceşti anio prioritate. Deoarece peste 60.000 de orădeni intră în fiecare an în clădirea primăriei,servirea cetăţenilor reprezintă una din cele mai importante activităţi.

mbunătăţirea servirii cetăţenilor a urmat două abordări!

" inovaţie şi investiţii. #bordarea a impus asigurarea unor bugete relativ ridicate.$nvestiţiile au fost necesare pentru a susţine transformările. mbunătăţirea s"a văzutimediat.

" prin reducerea birocraţiei în exces, standardizarea procedurilor, îmbunătăţirea

 proceselor şi încurajarea iniţiativei angajaţilor. #ceastă abordare nu implică costuri, însă

asigura o îmbunătăţire continuă în timp.

mbunătăţirea prin inovaţie şi investiţii a fost realizată în cea mai mare parte în ultimiidoi ani şi a cuprins!

" acoperirea curţii interioare %construcţia piramidei&. n acest nou spaţiu au fostconcentrate birourile pentru relaţiile cu publicul. 'paţiul este aerisit şi bineiluminat cu locuri de aşteptare şi de completare a unei cereri, indicatoare vizibile,mobilier nou, panouri de delimitare a birourilor etc.

" activităţile de servire a cetăţenilor au fost aduse la parter de la eta(ele superioare,urmărindu"se ca toate problemele cetăţenilor să poată fi rezolvate într"un singur loc.

" montarea camerelor de monitorizare la fiecare birou. 'e asigură astfel controlulactivităţii, posibilitatea de verificare a reclamaţiilor şi protecţia personalului.

" ţinuta pentru colegii care lucrează cu publicul. )ortul obligatoriu al ecusonului.

" realizarea accesului publicului şi pe intrarea principală.

" amena(area la demisolul clădirii a cantinei şi a unei toalete corespunzătoare.

" oferirea în primărie a unor servicii cone*e! )oşta şi C+C"ul.

" amena(area spaţiilor de parcare în curtea primăriei cu locuri rezervate pentru cei

care au probleme de rezolvat în primărie." parcarea de scurtă durată. 'paţiile de parcare din (urul instituţiilor publice au fostalocate celor care au probleme de rezolvat.

" mutarea la aternitate a activităţii de înregistrare a naşterilor. #proape -000 de părinţi nu mai fac un drum suplimentar la primărie pentru a obţine certificatul denaştere.

" introducerea sistemelor de plată electronice pentru contribuabili.

Page 2: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 2/9

" organizarea unui curs de pregătire a colegilor ,,Clientul în centrul atenţiei, bazat pe următoarele elemente! #cordăm atenţie cetăţenilor, oferim informaţiicompetente, servim e*emplar orădenii, ne adaptăm nevoilor acestora/

'untem parteneri oneşti pentru oameni şi companii, ne îndeplinim anga(amentele,ne respectăm promisiunile şi termenele/

  n primul trimestru al acestui an se vor mai finaliza şi alte lucrări în clădirea primăriei,asigurndu"se astfel infrastructura necesară oferirii unor servicii de cea mai bună calitate!

" amena(area unui acces din curte la parterul clădirii pentru cei care parc1eazăîn curtea interioară.

" realizarea unui nou acces auto în curtea interioară pentru a separa banda deintrare de cea de ieşire.

" reabilitarea toaletelor pentru public de la parterul primăriei.

" un sistem de acces cu barieră pentru cei care parc1ează în curte. )arcarea pentru ma*. 20 de min va fi gratuită.

mbunătăţirea continuă a serviciilor are în vedere atingerea următoarelor obiective!

" creşterea calităţii serviciilor oferite/

" controlul costului oferirii acestor servicii/

" reducerea duratei de rezolvare a solicitărilor.

mbunătăţirea continuă porneşte de la sc1imbarea percepţiei colegilor din primăriedespre activitatea acesteia. De la cea a unei instituţii care încasează ta*e, la cea a uneiorganizaţii care furnizează servicii clienţilor. $ar cetăţenii"clienţi plătesc pentru aceste

servicii. 3rebuie să înţelegem că doar cetăţenii, care sunt clienţii noştri, 1otărăsc dacă noiasigurăm servicii de calitate şi dacă ne îmbunătim activitatea. 4i să realizăm că atuncicnd aparatul primăriei îşi desfăşoară ineficient activitatea nu numai că se irosescresursele publice, dar se şi fură din timpul preţios al cetăţenilor.

3rebuie să devenim din ce în ce mai buni pentru că administraţia e*istă numai pentrua"i servi pe cetăţeni.

Cea mai mare ameninţare pentru plafonarea primăriei nu vine din partea concurenţei, pe care nu o avem, ci din partea noastră. $namicul nostru este mulţumirea de sine. 5u poţi progresa dacă nu eşti nemulţumit. iecare nou început începe cu o nemulţumire. 3rebuiesă acţionăm ca în cazul în care clienţii noştri ar avea şi posibilitatea unei alte alegeri iar 

concurenţa ar fi o realitate. #m putea mai mult timp să ne întrebăm ce"şi doresc clienţiinoştri şi care sunt părerile lor după contactul cu serviciile noastre. Dacă vom îmbunătăţi pas cu pas activitatea noastră, vom tinde să a(ungem la e*celenţă în serviciile publice.

 5e vom asuma un anga(ament clar, definit din punctul de vedere alcetăţenilor! ,,Primăria Oradea va asigura cele mai bune servicii publice dinRomânia.

)entru a avea indicatori de calitate în serviciile publice, trebuie să analizăm ce face primăria Oradea în comparaţie cu alte primării. 7om lua performanţele din marile

Page 3: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 3/9

municipii %3imişoara, #rad, 'ibiu, 8raşov, Clu("5apoca, 'atu"are, 8aia"are etc.&drept repere. 7om fi*a termene şi etape de atingere a acestor indicatori. Din oraşeleeuropene cu care avem colaborări, vom continua să preluăm cele mai bune practici.

mbunătăţirea calităţii serviciilor nu se poate realiza printr"un slogan. )entru a pune înmişcare sutele de oameni implicaţi, trebuie să facem mai mult de att. )utem avea spaţii

adecvate pentru public şi să ne dorim ca lucrurile să se îmbunătăţească, dar fărăimplicarea colegilor din primărie aceste dorinţe nu pot deveni realitate.

mbunătăţirea continuă implică din partea tuturor anga(aţilor primăriei eforturiconstante de îmbunătăţire a activităţii proprii prin autodisciplină, implicare, pregătire,lucru în ec1ipă şi comunicare.

ăsurile avute în vedere sunt!

" reducerea nivelurilor în exces de birocraţie. #tribuirea puterii de decizieanga(aţilor. Oricine va avea autoritatea şi responsabilitatea de a"şi îmbunătăţi propria muncă, att timp ct face parte dintr"o ec1ipă şi respectă un proces deîmbunătăţire standardizat. 3rebuie simplificată structura de decizie în primărieşi delegate, în continuare, sarcini şi semnături. 'emnăturile şi aprobările dateformal de oameni din conducerea instituţiei, semnăturile fiind puse ,,ca primarul, au doar efectul unor înrzieri sau al creării unei dependenţegeneratoare de intervenţii preferenţiale. )rimăria va a(unge o organizaţie încare anga(aţii au putere de decizie, avnd un minim al nivelurilor deconducere. 7a creşte puterea de decizie, dar în aceeaşi măsură şiresponsabilitatea colegilor noştri.

" îmbunătăţirea comunicării în interiorul primăriei. Direcţiile din primărietrebuie să treacă de la 9cei de la dir. : sunt nişte oameni cu care nu te poţiînţelege la 91aideţi să lucrăm împreună pentru a rezolva problemele. C1iar 

dacă un serviciu nu are contacte directe cu cetăţeanul, dacă nu acordă oasistenţă fluentă unui alt serviciu care lucrează direct cu acesta, va aduceindirect pre(udicii relaţiei dintre primărie şi cetăţean. De e*emplu, dacăserviciile din direcţia economică care verifică regularizarea ta*elor deautorizare la noile construcţii ar face acest lucru în ;< de ore şi nu în maimulte zile, cum se întmplă azi, eliberarea autorizaţiei de luare în folosinţă s"ar putea face în ;"2 zile, şi nu în =">0 zile aşa cum este acum. 3rebuieîmbunătăţită colaborarea dintre Direcţia ?uridică şi cea de Dezvoltare, întreDirecţia 3e1nică şi @rbanism etc.

" asigurarea transparenţei birocraţiei din primărie. )entru aceasta, problemele pe care le avem trebuie să fie vizibile. Dacă nu se poate detecta o

neregularitate, procesele de îmbunătăţire nu pot fi conduse. De aceea procesele trebuie evidenţiate. a(oritatea informaţiilor care provin din primalinie şi din birourile unde se procesează documentele, a(ung la conducerea primăriei filtrate şi de multe ori îndepărtate de realitate. anagementul vizual permite e*ecutivului să poată observa problemele dintr"o singură privire iar anga(aţilor să înţeleagă cum stau lucrurile. Orice anormalitate referitoare la performanţele anga(aţilor, standardele, metodele de lucru şi ordinea proceselor va fi afişată. 7om e*pune în birouri calendarul şi obiectivele de îmbunătăţire a

Page 4: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 4/9

calităţii, timpii vizaţi şi cifrele legate de productivitate. #normalităţile trebuiesă fie făcute vizibile pentru toţi anga(aţii, astfel înct acţiunile corective să poată începe imediat. 7om asigura astfel transparenţa birocraţiei.

o  Exemplu urbanism! #fişarea listei cu cele mai frecvente problemeconstatate la vizita finală în teren la o construcţie pentru luarea în

folosinţă, ne va face conştienţi de deficienţele serviciilor noastre şi neva pune în situaţia de a le remedia.

anagementul vizual a(ută la identificarea problemelor şi subliniază discrepanţeledintre obiective şi realităţile curente.

Ciclurile de îmbunătăţire

)rocesele c1eie trebuie identificate, controlate şi îmbunătăţite în mod continuu pentrua ameliora rezultatele. mbunătăţirea continuă este un proces de rezolvare a problemelor.

7om identifica problemele cele mai importante şi le vom rezolva sistematic. )entru cao problemă să fie rezolvată corect, aceasta trebuie să fie conştientizată şi recunoscută.

Datele necesare îmbunătăţirii trebuie colectate şi verificate %timpul necesar de ladepunerea cererii şi pnă la soluţionare, numărul sugestiilor sau alte date&. #cesteinformaţii trebuie să fie vizibile şi accesibile, şi să fie analizate. Directorii şi şefii deservicii vor trebui să înţeleagă necesitatea de a colecta datele.

  )e baza acestor date trebuie să pornim de la standardizarea procedurilor de lucru şi dela stabilizarea proceselor curente. @na din definiţiile standardului este cea mai bună calede a face munca. #nga(atul aderă la acelaşi standard, în acelaşi fel, de fiecare dată. Dacănu se respectă standardul, rezultatele vor fi diferite, conducnd la fluctuaţii ale calităţii.După ce s"a stabilit şi s"a respectat un standard, care stabilizează procesul curent, se trece

la punerea în practică a ciclului de îmbunătăţire ,,planifică"realizează"verifică"acţionează.

)lanificarea constă în stabilirea unui obiectiv de îmbunătăţire a activităţii şi stabilireaunui program de acţiuni pentru a se atinge obiectivul. 7om arăta cum se pot îndepliniobiectivele. 'e vor stabili obiective numerice pentru îmbunătăţire. Aealizarea presupuneimplementarea planului de acţiuni. 7erifică înseamnă a determina dacă modul deimplementare este sau nu conform planului şi la ct de aproape se află de îmbunătăţirea planificată. #cţionează constă în standardizarea şi efectuarea noilor proceduri, pentru a preveni reapariţia vec1ilor deficienţe. Ciclul se repetă continuu.

Condiţii obligatorii pentru îmbunătăţirea continuă!

  " spri(in substanţial din partea e*ecutivului. n general, membrilor e*ecutivuluinu le pasă de operaţiuni. +i susţin o cauză, un proiect sau o agendă politică. 'ause adaptează pe parcurs ,,realităţilor. 5egli(area operaţiunilor curente afectează,de cele mai multe ori, programele şi proiectele mari. C1eia obţinerii unor rezultatenotabile la guvernare este o combinaţie de politici inovatoare şi de îmbunătăţire a performanţelor pe operaţiuni. De aceea primarul va participa la şedinţelegrupurilor de lucru şi se va implica direct în politicile de îmbunătăţire.

Page 5: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 5/9

  " convingerea anga(aţilor că sc1imbarea este inevitabilă. 3rebuie să demonstrămcă aceste sc1imbări sunt reciproc benefice. @n cetăţean mulţumit are o încrederemai mare în primărie. $ar statutul anga(aţilor va fi cu totul altul. Aesponsabilitatea primară a fiecărui anga(at este gri(a pentru cetăţean şi pentru serviciul public pecare îl asigură. 5u putem avea servicii bune fără anga(aţi buni. Directorii medii

vor rezolva problemele oamenilor şi vor obţine unele rezultate. Directorii buni nule vor rezolva, ci le vor da încredere anga(aţilor că le pot rezolva ei. #ceştidirectori construiesc oameni care vor rezolva mult mai bine problemele şi vor spori productivitatea.

  Aolul e*ecutivului este de a stabili un plan de verificare a proceselor în comparaţie curezultatele, îmbunătăţind activităţile şi nu criticnd procesele pe baza rezultatelor.

Calitatea pe primul loc

Calitatea serviciilor se refera la modul în care ne organizăm, lucrăm, evaluăm şiîmbunătăţim continuu toate aspectele pentru a creşte la ma*im satisfacţia cetăţenilor faţăde serviciile pe care le oferim. 5u urmărim să vedem dacă avem prea mulţi sau prea puţini anga(aţi, ci ct de bine funcţionează serviciile noastre şi cum le putem face săfuncţioneze mai bine. 5e vom întreba! ce"şi doresc cetăţenii, ce nu suntem în măsura săle asigurăm în prezent B Condiţii mai bune de primire, o mai bună asistenţă, fle*ibilitate,claritate, simplitate, răspunsuri rapideB Deci, ce trebuie să facem şi de ce avem nevoie pentru a satisface clienţii.

 5e organizăm în fiecare etapă de rezolvare a unei solicitări, în aşa fel înct săfinalizăm documentul atunci cnd cetăţeanul are nevoie de el. Cererile care pot fi onorateîntr"un timp foarte scurt şi care nu ridică probleme trebuie rezolvate pe loc, nu ,,maitrziu sau ,,mine. 'oluţiile cele mai bune sunt cele simple. )rocesele trebuie

simplificate. 'implitatea creează calitate.8una întreţinere şi standardizarea procedurilor sunt cele mai importante modalităţi de

a obţine o creştere a calităţii serviciilor. 8una întreţinere îi face pe oameni, anga(aţi şicetăţeni, să"şi sc1imbe comportamentul. )entru colegii din primărie bună întreţinere,salutul între persoane şi etic1eta sunt activităţi benefice care au ca rezultat apariţiaautodisciplinei.

  )rimirea cetăţenilor în primărie

Cetăţenii care vin la primărie sunt oaspeţii noştri. 'atisfacerea oaspeţilor este primanoastră prioritate în relaţiile cu publicul. Cnd un cetăţean intră în primărie, trebuie să sesimtă într"adevăr binevenit. )entru aceasta, la fiecare uşă de intrare va e*ista o poliţistă,care întmpină cetăţenii. Aolul acesteia de a asigura paza clădirii este unul secundar.

+a va privi oaspetele în oc1i, va zmbi şi va saluta fiecare cetăţean în parte. n cazul încare oaspetele vrea să pună întrebări legate de vizita sa %caută un birou sau o persoană,vrea să"şi rezolve o problemă etc.&, nu va evita întrebările, ci va căuta să răspundă la ele,să ofere informaţiile solicitate şi să"l îndrume. )entru a putea oferi informaţiile solicitate

Page 6: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 6/9

 poliţistele de la intrare trebuie să fie informate cu toate activităţile şi evenimentele dinziua respectivă care au loc în primărie.

  )oliteţe şi promptitudine la g1işee

#nga(aţii din prima linie, respectiv cei de la g1işee, au rolul nu doar de a oferiinformaţii, elibera documente sau de a încasa ta*e, ci de a comunica cu oaspeţii. )entruaceasta nu vor sta cu privirea în documentele de pe birou evitnd contactul vizual cucetăţeanul din faţa biroului. Cetăţeanul nu trebuie să fie făcut să aştepte pentru căanga(atul se ocupă cu 9altceva. iecare trebuie să respecte următoarea listă de îndrumări!

" vă uitaţi în oc1ii persoanei şi zmbiţi.

" salutaţi fiecare oaspete în parte.

" serviţi prompt oaspeţii.

" multumiţi fiecărui oaspete.

 5e cerem scuze atunci cnd facem greşeli şi încercăm să corectăm lucrurile în cel maiscurt timp posibil. Colegii noştri din prima linie nu se rela*ează, nu mănncă şi nuvorbesc la telefon despre probleme private în fata oaspeţilor.

  )rofesionalism şi competenţă

Cetăţenii acordă deseori o atenţie egală, dacă nu mai mare, cerinţelor privind modulîn care sunt serviţi, comparativ cu serviciul sau autorizaţia solicitată. 3otuşi cetăţenii nuvin în primărie să întlnească un funcţionar amabil. Degeaba suntem amabili dacă nu"i putem e*plica cetăţeanului, convingător, de ce nu a obţinut autorizaţia solicitată şi de ceare de făcut mai multe drumuri pentru a o putea obţine. Cetăţenii vor să vadă oameni carele pot rezolva problemele. )entru aceasta funcţionarii trebuie să fie foarte bine pregătiţi şi

să cunoască, în detaliu, domeniul de care răspund şi posibilităţile de rezolvare ale problemelor.  )oliteţea lipsită de profesionalism nu duce nicăieri. 4i reciproca estevalabilă.

  8una întreţinere. ediul curat

3oate utilitatile aflate in primarie trebuie sa fie operationale si bine intretinute. Oricedefectiune sau eventuale deteriorari trebuie rezolvate imediat. 'paţiile din primărietrebuie păstrate ct se poate de curate. )este tot trebuie puse coşuri pentru gunoi.Oaspetele nu trebuie să facă mai mult de >0 m pentru a a(unge la un coş de gunoi.

După masă coşurile sunt golite. n cazul în care se impune înlocuirea în timpul programului de lucru cu publicul, coşul este înlocuit cu un coş gol rapid. O femeie de

serviciu face un circuit al primăriei la fiecare 20 de minute, adunnd gunoiul.Orice anga(at al primăriei care găseşte gunoi prin primărie trebuie să îl ridice.

  'alutul între persoane

@nul din cei mai impotanti factori in satisfacerea cetatenilor il reprezinta atentia sireceptivitatea colegilor nostri la necesitatile oaspetilor aflati pe 1olurile si in birourile primariei. De aceea orice coleg %purtatorii de ecuson& atunci cand intalneste in incintainstitutiei un oaspete va respecta cerinta de servire ,,<, ;, primul si ultimul, definita

Page 7: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 7/9

astfel! a& mentine un contact vizual cu oaspetele atunci cand acesta se apropie la oadistanta de < m/ b& saluta oaspetele cand acesta este la o distanta nu mai mica de ; m/ c&fii prima si ultima persoana care vorbeste intr"o conversatie.

Controlul costurilor)rocesele se vor desfăşura după o logică clară. Cerinţele cetăţenilor trebuie înţelese,

iar costul îndeplinirii acestor cerinţe (ustificat. '"ar putea efectua această sarcină mai bine, mai eficient sau ar putea fi c1iar eliminată B

Controlul costurilor cuprinde urmărirea proceselor de elaborare sau de oferire a unor servicii de bună calitate, în acelaşi timp cu încercarea de a scădea costurile sau de a lemenţine la nivelurile stabilite. Cea mai bună cale pentru a reduce costurile este de a nufolosi în e*ces resursele, desfăşurnd următoarele activităţi!

" îmbunătăţirea calităţii serviciilor. @n act emis fără greşeli te scuteşte dereclamaţii ulterioare, de audienţe şi de întocmirea răspunsurlor. ai puţine

greşeli înseamnă reducerea folosirii resurselor prin scăderea costurilor." îmbunătăţirea productivităţii. #tunci cnd cu mai puţini oameni emitem

acelaşi număr de documente, creştem productivitatea.

" reducerea inventarului. Documentele ocupă birouri, dulapuri şi spaţii, ceea ceînseamnă c1eltuieli inutile.

" scurtarea proceselor de elaborare a unor documente. ai multe procese duc lamai mulţi oameni implicaţi şi la c1eltuieli operaţionale mai mari dect ar finecesar.

" reducerea timpului în care sistemul $3 şi aparatura din primărie nufuncţionează.

" reducerea timpului necesar eliberării unor documente înseamnă mai multăfle*ibilitate în onorarea solicitărilor cetăţenilor şi costuri mai reduse pentruoperaţiunile efectuate.

Sistemul de deservire în cel mai scurt timp posibil

#cest sistem presupune eliminarea activităţilor care nu adaugă valoare pentrucetăţean şi a(ungerea la un procedeu fluent de eliberare a documentelor.   3impii morţidintre procese trebuie eliminaţi.

unca de rezolvare a unei solicitări reprezintă o serie de procese sau de paşi,începnd de la solicitarea depusă de cetăţean şi sfrşind cu documentul, informaţia sauserviciul final. a fiecare proces în parte se desfăşoară o activitate pentru rezolvarea problemei cetăţeanului, care adaugă sau nu valoare documentului final, documentaţiaintermediară fiind trimisă ulterior mai departe pentru a intra în procesul următor .

)entru aproape orice proces, timpul real de rezolvare a problemei durează mai puţinde - din timpul total. Diferenţa de timp este alocată pentru distribuire, clarificări,verificări, control sau semnare.

Page 8: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 8/9

mbunătăţirea constă în eliminarea timpului pierdut, prin diminuarea sau anularea barierelor generatoare de activităţi inutile. +liminarea pierderilor se referă de obicei lastoparea unei activităţi pe care o făceam pnă acum şi, de aceea, implementarea ei costăfoarte puţin.

  Pierderi de proces. #cestea ar putea fi eliminate prin reducerea operaţiilor şi

înlăturarea proceselor inutile.

  Pierderi de mişcare. Orice mişcare a corpului unei persoane ce nu se leagă direct derezolvarea problemei cetăţenilor este neproductivă. )entru a identifica acest tip de pierdere trebuie studiate mişcările funcţionarilor. 4i ar trebui rearan(ate birourile şispaţiile. #ctivitatea nu este identică cu productivitatea.

  Pierderi de aşteptare. Cnd un document sau o informare stă pe un birou sau într"uncalculator mai mult timp dect este necesar, aşteptnd luarea unei decizii sau osemnătură.

#ctivităţile de îmbunătăţire continuă reduc numărul de anga(aţi implicaţi într"unanumit proces, scad numărul de documente aflate în lucru şi scurtează timpul derezolvare a cererilor. 

Ce vom face?

7om prezenta şi comunica programul de îmbunătăţire continuă.

7om identifica necesităţile prin interviuri amănunţite şi discuţii de grup.

7om analiza necesităţile şi le vom prioritiza.

7om organiza diferite grupuri de anga(aţi pentru a trece la modul de rezolvare a problemelor.

n luna ianuarie vom stabili obiectivele pentru ;0>; privind îmbunătăţirea proceselor.7om evalua îndeplinirea obiectivelor trimestrial.

Page 9: Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

7/18/2019 Primaria Pe Primul Loc Pe Tara - Strategia

http://slidepdf.com/reader/full/primaria-pe-primul-loc-pe-tara-strategia 9/9

 Exemplu - urbanism. Eliberarea certificatelor de urbanism.

Cetăţeanul depune o cerere însoţită de cteva documente la g1işeele >2 sau >< dinsala g1işeelor. Cererile se preiau zilnic în toată perioada de lucru.

a finalul programului toate cererile depuse se adună şi sunt duse la secretariatul de la

urbanism.# doua zi, şefa serviciului distribuie cererile celor E funcţionari care se ocupă de

întocmirea certificatelor. iecare are o zonă din oraş în responsabilitate. Distribuirea seface pnă la ora >0.

uncţionarii, după verificarea datelor, completează formularul certificatului, subforma unei ciorne scrise de mnă. )este F0 din formulare pot fi rezolvate în aceeaşi zi.n unele cazuri verificările datelor privitoare la situaţia terenurilor pot dura >"; ziledatorită situaţiei topografice neclare. )ractic, completarea ciornelor se face într"uninterval de 2 pnă la = zile.

Ciornele sunt trimise din nou şefului de serviciu. #cesta le verifică şi, dacă totul este

în regulă, le dă dactilografelor pentru a le bate la maşina. O dactilografă scrie numaicertificate de urbanism.

După ce este scris, certificatul se duce la semnat. Din partea conducerii primarieicertificatul este semnat de un viceprimar si de secretar. 'emnarea poate dura mai multezile, între ;G- zile. După semnare de către toţi responsabilii, certificatul se trimite lag1işeu, de unde cetăţeanul îl poate ridica. Durata totală a acestui circuit este deapro*imativ >0 G >< zile.