PO FFP 05

7/29/2019 PO FFP 05

1/11

Investete n oameni!

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013Axa prioritar: 1

Domeniul major de intervenie: 1.4Titlul proiectului:Asigurarea calitii n sistemul de formare profesional continu din Romnia - CALISISCod Contract: POSDRU/4/1.4/S/4, ID 3954Beneficiar: Consiliul Naional de Formare Profesional a Adulilor

AVERTISMENT: n prezentul document se folosesc vechile denumiri asociate instituiei beneficiare a proiectului CALISIS,respectiv CNFPA i Secretariatul Tehnic

Acest document constituie proprietatea CNFPA i a fost realizat n cadrul proiectului POSDRU CALISIS.Utilizarea sau reproducerea complet sau parial a prezentei documentaii se va realiza numai cuacordul scris al CNFPA.

PROCEDUR OPERAIONAL

EVALUAREA I SELECIA FURNIZORILOR DE MATERIALE,PRODUSEI SERVICII NECESARE PENTRU ASIGURAREACALITII PROGRAMULUI DE FORMARE PROFESIONAL

Cod: PO FFP- 05

Ediia 2, Revizia 0

Exemplar nr. 1

Elaborat: Verificat: Aprobat:

Antonio PizzarelliDiana Georgescu

Septimiu Ranta

Monica Dobre

Stefano OrfeiMihaela Udrea

.

Expert Tils Romania - proiectCalisis

.

Expert Tils Romania - proiectCalisis

.

Manager proiect Calisis

[19.10.2010] [22.10.2010] [31.10.2010]

7/29/2019 PO FFP 05

2/11

PROCEDUR OPERAIONALEVALUAREA I SELECIA FURNIZORILOR DE MATERIALE,PRODUSE I SERVICII NECESARE PENTRU ASIGURAREACALITIIPROGRAMULUIDE FORMARE PROFESIONAL

Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 2 din 11

PP FFP 05, Ed.2, Rev.0

LISTA DE DIFUZARE

Exem-plarnr.

Nume i prenume Organizaia Funcia

Semntura i data de primire iretragere

A reviziei /ediiei aplicabile

A reviziei /ediiei retrase

1 CAJ PCAJ

2 CAJ RP

3 CAJ RC

4 Mihaela Udrea CNFPAManager

proiect Calisis

5 Ana Costin CNFPA Expert Calisis

6 Mihai Lupescu CNFPA Expert Calisis

7 TILS Expert Calisis

TILS

TILS

7/29/2019 PO FFP 05

3/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 3 din 11


INDICATORUL EDIIILOR I REVIZIILOR

Ediia Revizia Dataaplicrii

Nr. capitol/subcapitol

revizuit

Pagina

revizuit

Capitol / Subcapitol

Modificat Adugat Suprimat

1 1 31.05.2010 5.1/5.3 x

2 0 19.10.2010 2/3/4/5/6/75/6/7/8/9/1

0/11x

7/29/2019 PO FFP 05

4/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 4 din 11


Cuprins

1. Scop.................................................................................................................. 5

2. Domeniul de aplicare ........................................................................................... 5

3. Documente de referin ........................................................................................ 5

4. Definiii i abrevieri .............................................................................................. 6

4.1.Definiii ......................................................................................................... 6

5. Descrierea procedurii ........................................................................................... 6

5.1. Generaliti................................................................................................... 6

5.2. Responsabil de proces................................................................................... 7

5.3. Evaluarea furnizorilor..................................................................................... 7

5.4. Resurse ....................................................................................................... 7

5.5. Desfurarea procesului de aprovizionare ................................................................8

5.5.1. Utilizarea cererilor de achiziie........................................................................8

5.5.2 Emiterea comenzii de achiziie .............................................................. 8

5.5.3.Acceptarea i verificarea produsului aprovizionat..................................... 9

5.5.4. Diagrama flux a procesului ................................................................... 9

6. Responsabiliti................................................................................................. 10

7. Anexe i nregistrri ........................................................................................... 11

7.1. Anexe........................................................................................................ 11

7/29/2019 PO FFP 05

5/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 5 din 11


1. SCOPPrezenta procedur documenteaza procesul de evaluare i selecie a furnizorilor demateriale, produse i servicii necesare pentru asigurarea calitii programului de formareprofesional. Documentul definete criterii, modaliti, responsabiliti i formulare utilizatepentru gestionarea comenzilor ctre furnizori, stabilete modalitile de selecie, evaluare ireevaluare a furnizorilor, inclusiv a consultanilor, pentru a garanta calitatea aprovizionrii cuproduse i servicii.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedurse aplic tuturor furnizorilorFFP pentru achiziia de materiale, produsei servicii. CEFFP a identificat 4 tipuri de posibili furnizori:

- (1) Lectori i formatori- (2) Furnizori de materiale consumabile i servicii auxiliare- (3) Furnizori de echipamente i sli- (4) Furnizori de alte servicii strategice (formare, consultansau alte funcii externe)

3. DOCUMENTE DE REFERIN

SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principiifundamentale i vocabular

SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitii. Cerine

SR ISO IWA 2 - Sisteme de management al calitii. Liniii directoarepentru aplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educaiei

Manualul calitii - cod MCOG nr. 129/2000 - privind formarea profesional a adulilorOG nr. 76/2004 - privind modificarea i completarea O.G. nr.129/2000HG nr. 522/2003 - pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare

a prevederilor O.G. nr.129/2000

HG nr. 1829/2004 - pentru modificarea i completarea Normelormetodologice de aplicare a prevederilor O.G.nr.129/2000

Ordin nr. 353/5.202/2003 - al ministrului muncii, solidaritii sociale i familiei i alministrului educaie, cercetrii i tineretului pentruaprobarea Metodologiei de autorizare a furnizorilor deformare profesional a adulilor

Ordin nr. 80/3.328/2005 - al ministrului muncii, solidaritii sociale i familiei i alministrului educaie, cercetrii i tineretului pentrumodificarea i completarea Metodologiei deautorizare a furnizorilor de formare profesional aadulilor

Hotrrea nr.147/19.12.20071a CNFPA

- pentru aprobarea Instruciunilor privind monitorizareafurnizorilor de formare profesional de ctre comisiile

de autorizareOUG nr. 74/2010 - pentru modificarea unor acte normative din domeniul

1Ultima actualizare

7/29/2019 PO FFP 05

6/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 6 din 11


educaiei i cercetrii

4. DEFINIII I ABREVIERI

4.1. DEFINIIITermenii utilizai n prezenta procedur sunt definii conform SR EN ISO 9000:2006 Sistemede management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.

4.2. ABREVIERI

ACOR Aciuni corectiveAPREV Aciuni preventiveBD Baz de dateCH Chestionar

CEFFP Conductorul executiv al FFPDG Document general

DIRG Director General

FFP Furnizor de formare profesionalFURN Furnizor

IL Instruciune de lucruIP Indicator de proces

MC Manualul calitii

MGC Manager Calitate

MRU Manager Resurse Umane

NC Neconformitate

PFP Program de formare profesionalPPP Program de pregtire profesionalPO Procedur operaionalPP Procedur de procesPS Procedur de sistem

RADM Responsabil administrativRC Responsabil Calitate

RP Responsabil de proces

SMC Sistem de management al calitiiTPN Tratarea produsului neconform

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. GENERALITI

Organizaia se asigur c produsul/serviciul aprovizionat este conform cu cerinelede aprovizionare specificate. n acest scop, CEFFP controleaz procesul deaprovizionare, deoarece calitatea produselor / serviciilor achiziionate poate influenacalitatea serviciilor prestate. Elementul ce trebuie inut sub control este furnizorul,capacitatea lui de a respecta specificaiile definite.

7/29/2019 PO FFP 05

7/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 7 din 11


5.2. RESPONSABIL DE PROCES

RC, cu validarea din partea CEFFP i DIRG. Atunci cnd este cazul, CEFFP i DIRG vorsolicita informaii suplimentare responsabililor de arii funcionale, pentru a verificacompetenele indicate

5.3. EVALUAREA FURNIZORILOR

Furnizorii sunt evaluai prin utilizarea unor chestionare (Chestionar de evaluare afurnizorului Anexa 1 i Chestionar de evaluare a formatorului Anexa 2) carecuprind o serie de punctaje asociate parametrilor definii de RC pentru a evaluacaracteristicile furnizorului i ale produsului/serviciului furnizat de acesta. Aplicarea grilei depunctaj furnizeaz o valoare final creia i este asociat un calificativ / clasificare afurnizorului.

Modalitatea de evaluare a furnizorilor poate s fie descris astfel:- Se pornete de la furnizorii existeni, cu care FFP colaboreaz deja (deja clasificai)- Urmeaz furnizorii poteniali de produse care influeneaz satisfacia final a clienilor- Se completeaz cu furnizorii de produse/servicii care au o pondere relevantn

cheltuielile anuale ale FFP

- Se analizeaz i selecteaz noi furnizoriSunt acceptaifurnizorii care n chestionarele mai sus indicate se ncadreaz n intervalul depunctaj mare (mai mare sau egal cu 4); cei ncadrai n intervalul de punctaj mediu [3,4) suntacceptai ca rezerv de utilizare, n sensul c CEFFP va decide dac i va folosi pentruservicii viitoare, n cazul indisponibilitii furnizorilor acceptain seria anterioar sau n cazuride urgen deosebit.Furnizori ncadrai n intervalul (0,3) nu vor fi utilizai deoarece sunt considerai a finecorespunztori.RC stabilete i actualizeaz Fia furnizori Anexa 3 care cuprinde, pe lng datelerelevante i punctajele de evaluare pentru fiecare furnizor n parte i istoricul evalurilor sale.Aceasta fi este:

- utilizat ncepnd cu faza de evaluare iniial a furnizorului;- verificat periodic de RC;- actualizat anual, n colaborare cu RP solicitani, n baza rezultatelor obinute ca

urmare a controalelor asupra performanelor furnizorilor;- este una din nregistrrile utilizate ca intrare n procesul de analiz efectuat de

management.

Din fiecare fi sunt nregistrai toi furnizorii acceptai, care sunt indicai la nivelul ntregiiorganizaii prin intermediul Listei Furnizorilor Calificai Anexa 4. Fia furnizori iLista Furnizorilor Calificaisunt printate i pstrate ntr-o arhiv pe suport de hrtie itratate n conformitate cu prevederile PS FFP CD CIN.

5.4. RESURSE

Infrastructura

- Spaiu, mobilier i echipamente de birou pentru RC, RADM, secretariat;- Tehnic de calcul i comunicaii pentru RC, RADM, secretariat: calculatoare cu

conexiune la internet, licene software, imprimante, telefon, fax, copiator;- BD i aplicaii software pentru: evidena i gestionarea furnizorilor; colectarea,

stocarea i prelucrarea datelor referitoare la procesul aprovizionare;- Pagin web a FFP;

7/29/2019 PO FFP 05

8/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 8 din 11


- Sala pentru edinele FFP;

- Mijloace de transport proprii pentru aprovizionare;- Materiale consumabile;

Resurse umane

- RC, RADM, secretariat;

- Personal administrativ pentru manipulare/verificare produse aprovizionate;

Resurse financiarepentru:

- Salarizare RC, RADM, secretariat;

- Salarizare personal administrativ pentru manipulare/verificare produse aprovizionate;

- Plata produselor/serviciilor aprovizionate;

- Plata cheltuielilor de transport i logistic

- Alte cheltuieli.

5.5. DESFURAREA PROCESULUI DE APROVIZIONAREUTILIZAREACERERILOR DE ACHIZIIE

Cererile de achiziie se refer la:1. Achiziia de produse, servicii (inclusiv cursuri de formare pentru nevoileproprii)

2. Achiziia de produse, servicii destinate revnzrii3. Achiziia de servicii de partea consultan extern

Cererile de achiziie trebuie s fie completate de RP utiliznd formularul Cerere de

achiziie Anexa 5, care se completeaz n totalitate.Formularul completat este transmis ctre RC pentru aprobare.n urmtoarele cazuri specifice, solicitantul aplicurmtoarele reguli:

- Dac este vorba de produse specializate achiziionate de la un furnizor exclusiv aprobat,cu care este ncheiat un acord cadru, cererea trece direct la secretariat pentru efectuareacomenzii.

- Dac este vorba de materiale consumabile de papetrie a cror valoare total nudepete 1000 RON, sau care se aprovizioneaz n mod curent, cererea estegestionat direct de secretariat care o emite direct ctre furnizor. O copie a cererii estepstrat pentru documentare i arhivare conform PS FFP CD CIN.

5.5.2 EMITEREA COMENZII DE ACHIZIIECererile aprobate ajung la secretariat, care folosind Cererea de achiziie Anexa 5,elaborat anterior, le trimite furnizorului prin e-mail sau fax.Odat emiscomanda, documentaia de transport trebuie s fie predat RADM.Furnizorul trebuie s trimit ntotdeauna copia facturii pentru comanda efectuat irecepionatn termen i nu mai trziu de 15 zile de la data livrrii ctre client (contabilitateasolicit o copie clientului, n caz de ntrziere). Dup obinerea facturii nsoitoare,contabilitatea face nregistrrile necesare.Modificrile comenzilorurmeaz procesul descris anterior pentru emitere.

7/29/2019 PO FFP 05

9/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 9 din 11


5.5.3 VERIFICAREA I ACCEPTAREA PRODUSULUI APROVIZIONAT

Tipul i amploarea controalelor efectuate asupra produselor aprovizionate variaz n funciede influena acestora asupra calitii produsului/serviciului final. n funcie de produs se poateface doar o verificare de validare, sau acesteia i se poate aduga i o verificare funcional.La recepia produselor achiziionate, se efectueaz urmtoarele tipuri de verificri:

- De coresponden cerere / documentaie de nsoire- De conformitate cu standardele (dac este necesar / indicat)- De coresponden a calitaii produsului, a termenelorde livrare, difereniate n funcie

de tipul de produs / serviciu achiziionat.Produsele achiziionate sunt supuse urmtoarelortipuri de controale:

- Controlul tipului i cantitii de produs;-

Integritatea ambalajului / materialului;- Prezena certificatelor (de calitate sau a declaraiei de conformitate sau a certificatelor

de omologare);

- Prezena documentaiei tehnice (dac este cazul)Controalele privind furnizarea de resurse umane sunt fcute n timpul activitii i ofer feed-back n clasificarea eventualelor neconformiti.Orice neconformitate a produsului, care rezult n urma controalelor la intrare, estecomunicat ctre RC, att pentru luarea deciziilor, ct i pentru re-evaluarea furnizoruluivizat.

Contabilitatea verificla primirea facturilor, mpreun cu RP, conformitatea sumei indicate nraport cu produsul / serviciul furnizat, nregistreaz factura n sistemul de contabilitate i face

plata. Orice anomalii din factur sunt comunicate RP, care are dreptul de decizie n aceastdirecie.RP care a emis cererea de achiziie va urmricondiiile de livrare a produselor/serviciilor,solicitnd livrrile ntrziate. Eventualele ntrzieri care pot afecta clientul, sunt comunicatede acesta ctre RC.

5.5.4 DIAGRAMA FLUX A PROCESULUI

Nr.act.

IntrriDenumire activitate R C I nregistrriDe la

cine?Ce?

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Evaluarea i selecia furnizorilor de materiale, produse i servicii

1.1 RADM List furnizori Evaluare furnizori RCRADM

RPMRU

CEFFP

Chestionare deevaluare afurnizoruluiChestionare deevaluare alectorului

1.2 RC

Chestionare deevaluare afurnizoruluiChestionare deevaluare alectorului

Completare / actualizare fiefurnizori

RCMRU

-CEFFPRADM

Fie furnizoricompletate /actualizate

1.3 RC Fie furnizori Completare/actualizare listfurnizori calificai RC RADMCEFFP

RADMRP

List furnizoricalificai

2. Aprovizionarea cu materiale, produse i servicii

7/29/2019 PO FFP 05

10/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 10 din 11


Nr.act.

IntrriDenumire activitate R C I nregistrriDe la

cine?Ce?

1 2 3 4 5 6 7 8

2.1 RP Cerere de achiziie Evaluare cerere de achiziie RC CEFFP

Cerere deachiziieaprobat /respins

2.2 RPCerere de achiziieconsumabile

Comand consumabile Secretariat

RP -

Cerere deachiziie cunumr denregistraretransmis ctrefurnizor calificat

2.3 RP

Cerere de achiziie

materialespecializate /contract cadru

Comand materialespecializateSecreta

riat- RC

Cerere deachiziie cu

numr denregistraretransmis ctrefurnizor partener

2.4 RPCerere de achiziieconsultan /formare extern

Evaluare cerere de achiziie RCMRU

CEFFP

Cerere deachiziieaprobat /respins

2.5 RCCerere de achiziieaprobat Comand furnizor

Secretariat

-RC

RADMRP

Cerere deachiziie cunumr denregistraretransmis ctrefurnizor calificat

2.6 RCCerere de achiziierespins

Comunicare motivrespingere

RC RPCerere deachiziierespinsjustificat

2.7 FURN Produse / servicii

Verificarecalitativ,cantitativ iadministrativprodus /serviciuaprovizionat

ConformRADMMRU

Contabilitate

RPRC

CEFFP

nregistrare ncontabilitate /aprobare plat

NeconformCf PS FFP TPNACOR APREV

Rrspunde de ndeplinirea activitiiCcolaboreaz/particip la ndeplinirea activitiiIeste informat cu privire la rezultatele activitii

6. RESPONSABILITI

ACTIVITIRESPONSABILITI

RC CEFFP RP

Asigurarea resurselor pentru desfurarea procesului x

Numirea responsabilului de proces x

Numirea responsabilului cu asigurarea calitii x

Aprobarea procedurii x

Elaborarea procedurilor/instruciunilor de lucru/formulare i alte instrumente alecalitii legate de proces x

Iniierea unui document nou i/sau propunerea de revizuire a unui document existent x x x

Verificarea procedurii x

Meninerea nregistrrilor calitii x

7/29/2019 PO FFP 05

11/11


Cod: PO FFP - 05

Ediia:2

Revizia: 0

Pagina: 11 din 11


Actualizarea procedurii x

7. ANEXE I NREGISTRRI

7.1. ANEXE

Chestionar de evaluare a furnizorului PO FFP 05 - Anexa 1

Chestionar de evaluare a formatorului PO FFP 05 - Anexa 2

Fi furnizor PO FFP 05 - Anexa 3List furnizori calificai PO FFP 05 - Anexa 4Cerere de achiziie PO FFP 05 - Anexa 5

PO FFP 05

Documents

Transcript of PO FFP 05