Tema 2: Particularitile managementului prin ciclul de via al unui SIE

Particularitile managementului prin ciclul de via al unui SIE.Analiza sistemului informaional existent.

Achiziia sistemului.

Proiectarea general a SIE. Proiectarea de detaliu a SIE.

Implementarea i exploatarea SIE.

1. Realizarea SI reprezint o aciune complex, care mbin un numr mare de activiti eterogene (de analiz, proiectare, programare, etc.), cu un pronunat caracter creativ i la care particip mai multe uniti organizatorice. n plus, reclam resurse umane, materiale i financiare considerabile, pe o perioad ndelungat de timp. Folosirea eficient a acestor resurse, n scopul obinerii unui SI performant a impus ordonarea acestui proces complex, ntr-o succesiune bine stabilit de etape i subetape i utilizarea unor metode i tehnici speciale.

ntre etapele de realizare a SI exist o legtur indestructibil, reflectat prin faptul c, n mod logic i practic, calitatea realizrii unor activiti din etapele i fazele precedente, influeneaz n mod direct calitatea activitilor din etapele ce urmeaz. O alt caracteristic comun tuturor etapelor este aceea c trecerea de la o etap la alta (chiar i de la o faz la alta n cadrul aceleiai etape)se face numai dup o analiz a modului de realizare a etapei parcurse i a avizrii beneficiarului cu rezultatele obinute. Totodat, fiecare etap parcurs se ncheie cu activiti privind pregtirea condiiilor necesare pentru desfurarea etapei urmtoare.

Din punct de vedere al metodologiei de proiectare a SI, utilizate de mai mult timp, puin depit, SI au un ciclu propriu de via, acre ncepe cu decizie de realizare a SI i se ncheie cu decizia de abandonare a SI n forma existent i nlocuirea lui cu un SI mai performant. Acestui ciclu de via i corespund urmtoarele etape: studiul i analiza SIF existent, proiectarea general a SI, proiectarea de detaliu a SI, implementarea SI i exploatarea curent i meninerea n funciune a SI realizat.

2. Studiul i analiza sistemului informaional existent este prima etap din ciclul de via al sistemelor informatice i este o etap absolut necesar att n cazul realizrii unui sistem nou, ct i n cazul achiziionrii unui sistem gata elaborat.

Scopul etapei este de a efectua un studiu complex asupra activitilor i fluxurilor informaionale existente, a volumului de informaii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informaional i a dotrii existente cu tehnica de calcul.

Analiza SIF este necesar pentru fundamentarea direciilor de perfecionare i modernizarea a SIF existent i eficacitatea nlocuirii a unor activiti din cadrul lui cu un SI care s asigure necesitile conducerii cu informaii. Analiza este oportun i n cazul agenilor economici noi, pentru fundamentarea proiectului de sistem informaional, ca parte a proiectului de nfiinare a unitii. Analiza este binevenit i n cazul achiziionrii unui sistem informatic gata elaborat pentru determinarea gradului de compatibilitate a acestuia cu sistemul informaional al UE i tipul modificrilor necesare de efectuat pentru adaptarea sistemului gata la condiiile concrete a UE.

Analiza SI nal se realizeaz n urmtoarele faze:

a. Organizarea i conducerea analizei SI nal;

b. Realizarea analizei peropriu zise;

c. Finalizarea analizei SI nal.

Activitile care cuprind aceste faze sunt prezentate n figura 2.1.

a. Organizarea i conducerea analizei SI-nal.

Iniierea i declanarea analizei SI nal existent este prerogativa unitii beneficiare. Tema i scopurile analizei sunt specificate n Not de comand, n baza crei se ncheie un contract de execuie. Valoarea contractului se determin n baza unui deviz de cheltuieli care prevede: numrul de ore preconizat pentru lucrare, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuie, obligaiile prilor contractuale i modul de decontare a lucrrii Colectivul pentru realizarea analizei poate fi constituit din: personalul unitii beneficiare, personalul unitii specializate de proiectare sau din personalul ambelor compartimente.

Prima variant are avantajul cunoaterii temeinice a sistemului informaional, ceea ce asigur o analiz calitativ n termen relativ scurt. Dezavantajul variantei const n faptul c membrii colectivului de analiz nu pot sesiza toate deficienele i limitele SI nal, deoarece ei sunt deprini cu structura i modul de funcionare a SI nal.

Fig. 2.1. Analiza Sistemului Informaional existent.

Avantajul variantei a doua se impune prin faptul c membrii colectivului de analiz sunt specialiti n domeniu, cunosc specificul analizei la alte UE similare. Dezavantajul este termenul lung de analiz, deoarece se cere o acomodarea a colectivului la condiiile UE i trecerea anumitor bariere, ntre care i cele psihologice.

Varianta a treia este cea mai des utilizat.

Indiferent de varianta de constituire a colectivului de analiz, din el trebuie s fac parte conducerea UE beneficiare i anume: conductorii compartimentelor funcionale, specialitii care cunosc specificul activitilor UE, uneori chiar a membrilor compartimentelor funcionale.

Dup constituirea colectivului de analiz se elaboreaz un program de analiz prin care se urmrete folosirea raional a personalului, se stabilesc termenii intermediari i finali, modul de control al ndeplinirii lucrrilor i procedura de avizare cu rezultatele analizei conducerii unitii beneficiare.

b. Realizarea analizei SIF

Realizarea fazei de analiz propriu zis a sistemului se face prin colectarea preliminar a documentelor necesare pentru analiz. Astfel se studiaz modul de organizare i conducere a UE, obiectivul activitii de baz, particularitile procesului tehnologic, activitile desfurate, principalele opiuni pentru dezvoltarea de mai departe a unitii, documentele folosite, compartimentele implicate n procesul de documentaie, frecvenele i termenii de realizare a documentelor, sistemele de clasificare i codificare existente, dotarea existent cu tehnica de calcul, posibilitatea de utilizare a acesteia n cadrul unui SI.

Alegerea procedeelor utilizate n cadrul analizei se face n dependen de complexitatea analizei, condiiile concrete de lucru, experiena specialitilor implicai, etc. Din multitudinea de procedee vom meniona:

a. Observarea direct a activitilor desfurate n SI nal se desfoar prin deplasarea membrilor colectivului de analiz direct n compartimentele de funcionare pentru a surprinde sfera i particularitile activitilor desfurate n fiecare compartiment. Avantajul procedeului este uor de realizat, nu implic dialogul cu membrii compartimentelor, dar nu se folosete ca procedeu de baz deoarece lipsete contactul direct ntre colectivul de analiz i personalul UE;b. Studierea documentaiei existente. Avantajul const n faptul c colectivul de analiz intr n posesia unor informaii deja culese, fr implicarea personalului UE; dezavantajul absena unui dialog cu personalul din compartimente, ceea ce ar putea conduce la lipsa de exactitate a analizei i imposibilitatea de a sesiza toate detaliile;

c. Participarea la executarea activitilor executarea unor anumite operaii din cadrul SI nal n paralel cu personalul compartimentelor respective. Avantajul permite o analiz detaliat; dezavantajul un timp ndelungat de analiz;

d. Inventarierea documentelor utilizate n cadrul SIF identificarea i descrierea tuturor documentelor din SIF cu ajutorul unor fie (nume document, cine l ntocmete, numrul de exemplare, destinatarul, mijloacele de calcul utilizate, verificarea veridicitii informaiei). Avantajul permite comensurarea eforturilor UE n utilizarea i vehicularea documentelor, care ar permite modificarea fluxurilor informaionale. Neajuns lipsa contactului colectivului de analiz cu personalul UE;

e. Chestionarul un procedeu care are la baz o list de ntrebri adresate personalului din compartimentele implicate pentru a rspunde n scris la ele. Procedeul este indicat pentru analiza unei activiti, care ntmpin greuti la realizarea concret. Avantajul culegerea de informaii n timp scurt, pe mai multe compartimente cu un numr mic de colaboratori; dezavantajul limitarea ntrebrilor la anumite activiti;

f. Interviul studiul SIF prin dialog direct ntre membrii colectivului de analiz cu personalul compartimentelor implicate.

Studiul SIF existent presupune o cunoatere detaliat a UE beneficiare care const din mai multe aspecte:

1. Studiul structurii organizatorice a UE- Cunoaterea cadrului juridic de funcionare;

Cunoaterea obiectivului activitii de baz;

Descrierea operaiilor tehnologice, a fluxului de producie i a tipului de fabricaie (mas, serie, unicat);

Urmrirea dinamicii unor indicatori tehnico economici pe o perioad de cel puin 5 ani;

Modul se ierarhizare a compartimentelor funcionale;

Determinarea relaiilor informaionale dintre UE cu alte organe ierarhic superioare.

2. Studiul activitilor din cadrul SIF vizeaz natura i specificul activitilor desfurate, documentele n care se oglindete fiecare activitate, compartimentele care sunt implicate;3. Studiul deciziilor economico financiare modul de fundamentare a deciziilor, documentele pe care sunt bazate;

4. Studierea gradului de dotare a UE cu tehnic de calcul permite aflarea gradului de dotare, modul ei de utilizare i msura de utilizare n cadrul prelucrrilor din SIF;

5. Studiul fluxurilor informaionale permite identificarea circuitului de documente care exist ntre compartimentele UE, evidenierea fluxurilor paralele, inutile i iraionale, specificarea documentelor inutile, cu informaii nefolositoare i a acelora cu un numr ridicat de exemplare, determinarea gradului de ncrcare a fiecrui compartiment ocupat n cadrul funcionrii SI nal. Fluxurile informaionale sunt reprezentate prin scheme, cu ajutorul unor simboluri speciale.

6. Studiul volumului de date urmrete comensurarea numrului de documente utilizate actual n SI nal i o estimare a evoluiei numrului mediu de documente n noul SI. Pentru aceasta se stabilete: simbolul i denumirea documentelor utilizate, frecvena lor de elaborare, numrul maxim i mediu de documente, conform frecvenei de ntocmire, numrul mediu de rnduri completate i numrul total de rnduri din fiecare document, numrul de exemplare, estimarea numrului mediu de documente pentru o perioad viitoare.

7. Studiul costurilor de funcionare a SIF asigur determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate de UE pentru a putea specifica efortul financiar la ntreinerea sistemului existent i anume: salariile personalului implicat (salarii tarifare, contribuii la asigurarea social, pensii, etc.), cheltuieli cu amortizarea i ntreinerea echipamentului de calcul, cota parte din amortizarea cldirilor n care au loc procese informaionale, cheltuieli de materiale (hrtie, discuri, etc.), alte cheltuieli necesare pentru funcionarea SIF.

c. Evaluarea critic a SIF existent evaluarea critic a obiectivelor SI nal, mijloacelor i metodelor tehnice pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea i difuzarea informaiilor, a personalului i costurilor de funcionare

Elaborarea variantelor de realizare a SI este ultima activitate din cadrul analizei propriu zis. n cadrul ei se parcurg urmtoarele activiti:

Stabilirea funciilor, cerinelor i restriciilor pentru viitorul SI;

Definirea soluiilor globale pentru prelucrarea automat a datelor;

Evaluarea costurilor fiecrei variante de realizare.

c. Finalizarea analizei SI-nal

n cadrul fazei se definitiveaz documentaia i se face avizarea conducerii UE cu rezultatele etapei de analiz i variantele de SI care ar putea duce la mbuntirea activitilor. Soarta SI depinde de hotrrea conducerii USE beneficiare. In aczul alegerii uneia dintre variantele propuse se trece la etapa de proiectare general a SI.2. Proiectarea general.

Proiectarea general a SI are ca obiectiv elaborarea concepiei logice a sistemului prin stabilirea componentelor, a legturilor dintre acestea n scopul asigurrii funcionalitii ntregului sistem ca un tot unitar. Proiectarea general se face n urmtoarele faze:

Organizarea i conducerea etapei de proiectare general;

Definirea obiectivelor SI;

Proiectarea listelor de ieire;

Proiectarea coninutului i structurii bazei de date;

Formalizarea datelor de intrare;

Proiectarea funcional i structural a SI;

Elaborarea documentaiei referitor la etap.

1). Faza I se refer la constituirea colectivului de munc care va efectua proiectarea general, stabilirea responsabilitilor, elaborarea planului de munc, termenele, responsabilii, costurile planificate pentru fiecare faz.

Faza II reprezint precizarea unor scopuri imediate i de perspectiv ale perfecionrii activitii i conducerii UE beneficiare, pentru a maximiza efectele economice.

2). Determinarea concret a formei, coninutului i a circuitului informaional al situaiilor de ieire sunt realizate n concordan cu obiectivele SI, cadrul legislativ privind activitatea UE, la care se adaug i cerine specifice referitoare la destinaia, utilizarea, frecvena de elaborare, termenul de elaborare, forma concret i dispozitivul periferic de ieire unde va aprea situaia.

3). Faza se face pentru satisfacerea obiectivelor unitii beneficiare, pentru aceasta se determin la nceput coninutul bazei informaionale prin determinarea mulimii de date de intrare. Dup aceasta se face structurarea bazei de date n entiti i se determin relaiile existente ntre ele. Structura bazei de date poate fi organizat sub form de fiiere sau fiiere ale bazei de date.

4). Faza are drept scop realizarea activitilor de elaborare a codurilor i de adaptare a documentelor de intrare la cerinele de prelucrare automat n cadrul SI;

5). Faza este impus de principiul de elaborare ealonat a SI, de prioritile impuse de beneficiar, logica prelucrrii automate a datelor. La concret n cadrul fazei se realizeaz structurarea sistemului n subsisteme i uniti funcionale, se stabilete configuraia SI;

6). Documentaia pentru etapa II conine un set de formulare, care redau: situaiile de ieire, lista elementelor codificate i nomenclatoarele de coduri, modelele documentelor de intrare, organigrama SI proiectat.

3. Proiectarea detaliat

Etapa Proiectarea detaliat a SI are drept obiectiv realizarea practic a conceptului SI elaborat la etapa de proiectare general. Etapa se realizeaz n dou faze: proiectarea logic de detaliu i proiectarea fizic de detaliu. Proiectarea detaliat a SI presupune:

Detalierea funciilor i a structurii funcionale pentru fiecare subsistem /aplicaie informatic;

Proiectarea detaliat a ieirilor fiecrui subsistem / aplicaie;

Proiectare codurilor;

Proiectarea detaliat a intrrilor fiecrui subsistem / aplicaie;

Proiectarea fiierelor i /sau a bazelor de date;

Proiectarea procedurilor tehnologice de prelucrare;

Evaluarea necesarului de resurse;

Planificarea elaborrii programelor.

Realizarea practic a proiectrii de detaliu a unui SI poate fi abordat n funcie de dou variante alternative de gestiune a datelor i anume:

1. Proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul fiierelor, gestionate prin intermediul sistemului standard de gestiune (SO, Windows);

2. Proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul bazelor de date, gestionat prin intermediul unui SGBD.

Indiferent de soluia de gestiune a datelor adoptat n realizarea proiectrii de detaliu a SI se parcurg dou subetape:

proiectarea de detaliu a unitilor funcionale, n care se realizeaz transformarea entitilor definite n cadrul proiectrii generale, ntr-o colecie de date gestionate printr-o metod sau alta;

proiectarea de detaliu a unitilor de prelucrare, n care se formalizeaz intrrile, ieirile, precum i se face detalierea prelucrrilor cu ajutorul programelor.

Pentru realizarea practic a variantei alese a SI se impune asigurarea condiiilor tehnice optime, care se concretizeaz prin alegerea soluiei de gestiune a datelor i a sistemului electronic de calcul. Rezultatele proiectrii de detaliu sunt reflectate ntr-un set de documente, care conin:

1. descrierea sistemului de operare ales;

2. configuraia sistemului de calcul;

3. dicionarul atributelor;

4. descrierea structurii BD sau a fiierelor;

5. ordinea de prelucrare n cadrul unitilor funcionale.

Elaborarea programelor este, de obicei, o parte component a etapei proiectrii de detaliu. Cu ea se termin de fapt realizarea SI, dup care urmeaz implementarea lui n via. Necesarul de programe ce urmeaz a fi scris va fi evaluat innd cont de urmtoarele aspecte:

1. selecionarea programelor existente realizate n limbaje de programare compatibile care pot soluiona probleme sau pri ale lor;

2. adaptarea unor programe similare sau realizarea de interfee ntre procedurile existente i cele viitoare;

3. realizarea unor programe originale, care conin soluii specifice, nerealizate pn acum.

Pentru fiecare program care se realizeaz din nou sau se adapteaz se face de obicei optimizarea elementelor mpreun cu utilizatorii, care const n alegerea imaginilor, dialogurilor, sistemelor de help cele mai comode pentru utilizatori. Se vor pune la punct procedurile de prentmpinare i corectare a erorilor involuntare. La finele etapei pentru fiecare program se elaboreaz dou documente: manual de prezentare i Manual de utilizare i exploatare.

4. Implementarea SI Obiectivele etapei: experimentarea sistemului proiectat; finisarea noului sistem; primirea n funciune; recepia SI proiectat. Principalele grupe de activiti care trebuie realizate sunt prezentate n figura 2.2.Implementarea SI proiectat depinde n mod hotrtor de modul n care beneficiarul asigur condiiile necesare de punere n funciune.

Figura 2.2. Principalele grupe de activiti din etapa de implementare

n cadrul activitilor de asigurare a condiiilor de punere n funciune fac parte aa categorii de activiti ca: difuzarea instruciunilor de executare i punere n funciune a procedurilor manuale, mecanizate i automatizate; instruirea personalului, care va utiliza SI; asigurarea condiiilor organizatorice necesare; asigurarea resurselor hard, asigurarea fondului informaional.

Strategii de implementare a SI sunt mai multe, dintre care principalele sunt:

a). Punerea n funciune simultan a tuturor componentelor SI i pe ntreaga lui sfer de activitate. Soluia se recomand n cazul cnd funcionarea separat a componentelor SI este neraional. Se utilizeaz de obicei la implementarea SI pentru unitile economice noi nfiinate.

b). Punerea n funciune simultan a tuturor componentelor SI, dar cu ealonare n timp n ceea ce privete sfera de cuprindere. Se aplic de regul, pentru SI realizate pentru mai multe USE. Ealonarea se face n timp, implementndu-se SI la o unitate, apoi la alta, etc.

c). Punerea n funciune a SI prin punerea n funciune ealonat a componentelor sale (SSI, aplicaii). Se utilizeaz pentru punerea n funciune a SI complexe

5. Exploatarea curent i meninerea n funciune a SI. Activitile de exploatare i ntreinere a SI implementat urmresc asigurarea realizrii continue a parametrilor tehnici, economici i funcionali ai sistemului respectiv n concordan cu proiectul elaborat i cu dinamica cerinelor activitilor de conducere i operative din unitatea dat. Ele pot fi grupate n: activiti de exploatare, activiti de ntreinere, activiti de nregistrare a cerinelor de reproiectare.

Activitile de exploatare vizeaz executarea curent a operaiilor de culegere, transmitere, validare, prelucrare, vizualizare a datelor, prin respectarea strict a instruciunilor de lucru. n realizarea lor se cere un grad nalt de responsabilitate din partea utilizatorului i a personalului de informaticieni care exploateaz SI.

Activitile de ntreinere a SI se refer att la realizarea constant a parametrilor sistemului proiectat, ct i la introducerea n sistem a unor perfecionri curente, acre conduc la ridicarea nivelului parametrilor tehnici, economici i funcionali ai sistemului respectiv. n cadrul acestor activiti o pondere nsemnat o dein activitile legate de ntreinerea programelor de aplicaii. Trebuie de menionat ns, c la un SI de calitate ponderea acestor activiti nu trebuie s depeasc 5-10 % din efortul total depus pentru elaborarea iniial a complexului de programe.

Activitile de nregistrare a cerinelor de reproiectare a SI care funcioneaz vizeaz pregtirea trecerii la reproiectare, adic la un nou ciclu de via al SI. Practica demonstreaz c neglijarea activitilor de meninere n funciune, ntreinere i dezvoltare a SI implementate, conduce la nregistrarea unei scderi constante a performanelor SI, uneori aducnd la imposibilitatea funcionrii lui. Totodat, meninerea i perfecionarea SI rezult i din caracterul dinamic al unitilor economice, fapt care impune SI s corespund n permanen schimbrilor din interiorul i mediul extern al unitii.

n momentul cnd perfecionarea necesar SI existent afecteaz a bun parte a sistemului n funciune, cnd se impun schimbri majore din punct de vedere tehnic sau al procedurilor efectuate, nseamn c s-a ajuns la o situaie conflictual ntre cerine i existent i se cere o reproiectare a ntregului sistem.

6. Managementul activitilor de realizare a SI. Varietatea, multitudinea i complexitatea activitilor de realizare a SI, durata mare de desfurare, volumul important de resurse implicate i caracterul colectiv al muncii de realizare sunt argumentele necesitii managementului ntregii aciuni de realizare a SI.

Conducerea activitilor de realizare a SI se refer la totalitatea aciunilor de asigurare a condiiilor pentru desfurarea lor i de utilizare raional a resurselor n scopul atingerii obiectivelor propuse i se realizeaz prin planificare, organizare, urmrire, comand i control.

Principalele tipuri de aciuni sunt:

Planificarea etapelor, fazelor, prin estimarea necesarului de resurse, stabilirea modului de alocare a cestora, precum i a termenilor de realizare;

Organizarea general a activitii prin stabilirea metodologiei, organizarea colectivelor de munc, definirea funciilor, sarcinilor, atribuiilor i responsabilitilor att colective, ct i personale, organizarea comunicrii n colectiv i n exterior;

Urmrirea permanent a stadiului realizrilor, a termenilor, a respectrii metodologiei i a indicatorilor consumului de resurse, n vederea corectrii operative a abaterilor;

Controlul riguros al performanelor componentelor sistemului i n ntregime, n comparaie cu un set de criterii, norme i standarde stabilite;

Luarea deciziilor dup fiecare operaie de urmrire i control pentru a stabili modul de continuare a proiectrii SI.

Pregtirea condiiilor necesare analizei SI nal;

Constituirea colectivului pentru analiz;

Elaborarea programului de realizare.

Organizarea i conducerea analizei SI-nal

A

N

A

L

I

Z

A

S

I

-

nal

Definitivarea documentaiei analizei SI nal;

Avizarea rezultatelor analizei pentru comunicarea conducerii unitii beneficiare.

Documentarea preliminar;

Alegerea procedeelor de analiz a SI-nal;

Studiul componentelor SI nal existent;

Evaluarea critic a SI nal existent;

Elaborarea variantelor de realizare a SI.

Realizarea analizei SI-nal

Realizarea analizei SI-nal

START

Asigurarea condiiilor de punere n funciune

Executarea procedurilor de conversie

Punerea n funciune a procedurilor manuale i automatizate

Verificarea performanelor sistemului implementat

Sunt ndeplinite toate condiiile =

Definitivarea documentaiei pentru sistemul proiectat

Omologarea /recepionarea sistemului informatic

STOP

PAGE 2