Organizarea unui departament de relaţii publice            

Un departament de relaţiile publice este condus de o persoană care cel mai adesea, este numită "directorul cu relaţiile publice” . Mai ales în cadrul corporaţiilor mari, directorul poate deţine titulatura mai lungă de "vicepreşedinte cu comunicările corporaţiei". În cazul din urmă, responsabilitatea să se poate extinde şi asupra supravegherii activităţii de reclamă şi marketing.

            Departamentul este, cel mai adesea, împărţită în secţii şi subsecţii. Fiecare şef de secţie răspunde în faţa directorului. Fiecare secţie are o arie specializată de responsabilitate, cum ar fi relaţiile cu presa, cu investitorii, problemele comunităţii.

            Organizarea tipică a departamentului de relaţiile publice este este cea a Companiei Lockheed de Rachete şi construcţii Aerospaţiale din Sunnyale, California, care are un personal format din 14 oameni.

Şeful departamentului, numit director cu relaţiile publice, este răspunzător în faţa preşedintelui.

Un/o  secretar/a şi alte trei persoane sunt subordonate directorului.

Aceştia sunt:

- şeful biroului de ştiri (răspunzător ce relaţiile cu mass-media şi ce relatările de presă);

- editorul ziarului angajaţilor "Star";

- şeful cu problemele publice (responsabil în primul rând cu relaţiile cu guvernul şi cu comunitatea).

            Şeful biroului de ştiri are un asistent administrativ şi 3 reprezentanţi cu relaţiile publice care se ocupă de ştiri şi contribuie cu articole (inclusiv personale) în "Star".

Şeful cu problemele publice are un asistent administrativ şi 2 persoane care lucrează direct cu problemele comunităţii din întreaga zonă a golfului San Francisco.

            

General motors, una dintre cele mai mari corporaţii din lume, are un personal de relaţiile publice format din peste 300 de oameni şi o mare varietate de denumiri de posturi, în funcţie de dispunerea geografică şi de sucursale. Fiecare sucursală, cum ar fi Buick şi Saginaw Steering Gear Divizion, au propriul director de relaţiile publice..

            Exista însa şi corporaţii cu cifre de afaceri de multe milioane de dolari care au departamente mici de relaţii publice. Majoritatea functionarilor de relaţiile publice activează în departamente compuse din cel mult 10 oameni.

Personalul de relaţii publice poate acţiona în cadrul unei organizaţii, în mod dispersat, astfel este greu de apreciat cât este de extinsă activitatea de relaţiile publice. Unii pot activa în cadrul departamentului de marketing sau de personal, ca specialişti în comunicare ce se ocupa de circulare şi broşuri. Alţii pot lucra în publicitate.

Firme de relaţii publice

Firmele de relaţiile publice au proliferat în S.U.A., direct proporţional cu dezvoltarea afacerilor şi industriei americane. Pe măsură ce companiile s-au extins, devenind adevărate pieţe înfloritoare atât pe plan intern cât şi internaţional în urma celui de-al doilea război mondial, multe corporaţii au simţit nevoia existenţei unor firme de relaţiile publice care să le furnizeze experienta profesioniştilor în comunicare.

Ca dimensiuni firmele de relaţiile publice variază de la cele de personal format din 1-2 persoane, până la giganţi ca BURSON-MARSTELLER care are peste 1500 de angajaţi în întreaga lume.

Scopul serviciilor oferite de aceste firme clienţilor lor variază la fel de mult. Fie mari sau mai mici, ele au acelaşi obiectiv de a oferi consultanţă şi, în măsura în care clientul o doreşte, de a realiza serviciile necesare punerii în aplicare a unui program asupra căruia firma şi clientul au căzut de acord. Firma de consultantă poate activa fie ca un auxiliar la departamentul de relaţii publice al unei organizaţii, fie în calitate de conducător a întregii activităţi de relaţii publice, în cazul în care nu există un asemenea departament.

Serviciile oferite

 Firmele actuale de consultanţă oferă mult mai multe servicii decât prima mare firmă americană, Publicity Bureau, înfiinţată în 1900 la Boston.

O adevărată firmă de relaţii publice oferă următoarele servicii:

- instruirea personalului din executiv de a ţine discursuri. Persoanele din conducerea executivă sunt instruite în privinţa activităţilor legate de problemele publice, inclusiv în ceea ce priveşte aspectul, ţinută etc.;

- cercetare şi evaluare. Măsurarea ştiinţifică a atitudinilor şi percepţiilor publicului;

            - instrumente diversificate de comunicare. Modul de pregătire şi distribuire a prezentărilor de diapozitive, casete video, broşuri, circulare pentru informarea angajaţilor şi alte materiale;

            - crize de comunicare. Consultanţă oferită conducerii privitor la ce trebuie să spună şi să facă în cazuri grave, cum ar fi scurgerile de petrol sau retragerea de pe piaţă a unui produs cu probleme;

            - analiza mass-media. Mijloace de comunicare cele mai potrivite sunt luate în considerare pentru expedierea anumitor mesaje către  un anumit segment de populaţie;

            - relaţii cu comunitatea. Conducerea este sfătuită privitor la căile de a obţine sprijinul public şi oficial pentru proiecte de tipul construirii sau extinderii unei fabrici;

            - promovarea unui produs. Reprezentanţilor li se dă ocazia să vorbească în cadrul unor emisiuni radio sau T.V.; articole sau lucrări de artă sunt boferite spre tipărire sau difuzare mass-media;

            - managementul evenimentelor. Se planifica şi se ţin conferinţe de presă, festivităţi de celebrare, simpozioane, conferinţe naţionale etc.;

            - probleme publice. Se pregătesc materialele pentru audierile la guvern, pentru mărturiile depuse în faţa comitetelor legislative şi se realizează informări de probleme de fond;

            - comunicare cu angajaţii. Se discută cu conducerea modalităţi de a motiva angajaţii şi de mărire  a productivităţii;

            - poziţia companiei. Se oferă sfaturi privind programele de identitate corporatistă care stabilesc un loc pe piaţa acelei companii şi produselor sale;

            - relaţii financiare. Conducerea primeşte consultanta privind modalităţile de evitare a preluărilor de către o altă firmă, comunicare suficientă cu acţionarii, analişti de acţiuni şi investitorii.

Firmele de relaţii publice, mari sau mici, par să se aglomereze în marile centre urbane din S.U.A. La nivel internaţional, firmele de relaţii publice sau agenţiile lor oficiale se regăsesc în cea mai mare parte a marilor oraşe ale lumii.

Burson -Marsteller, de exemplu, are birouri în Toronto, Montreal, San Juan, Paris, Hong-Kong, Kuala Lumpur, Singapore, Tokyo, Melbourne, Sidney, San Paolo.

 Structura unei firme de consultantă

O firmă mică de relaţii publice poate să fie formată doar din proprietar (preşedintele) şi un asistent (vicepreşedintele), ajutaţi de o secretară.

Firmele mai mari sunt structurate astfel:

-         preşedinte;

-         vicepreşedinte executiv;

-         supraveghetor -sef al operaţiunilor;

-         director cu operaţiile;

-         personal de secretariat;

-         funcţionari.

Organizarea firmei Ketchum Public Relations din San Francisco este una tipică.

Preşedintele îşi are biroul la reprezentanţă din New-Zork a firmei, astfel că vicepreşedintele executiv este directorul de la sediul firmei "mama" din San Francisco. Un vicepreşedinte cu vechime este director asociat al departamentului operativ. Urmează, în ordine, mai mulţi vicepreşedinţi care se ocupa îndeosebi de proiecte speciale.

Supraveghetorul şef se ocupă de o problemă majoră sau de mai multe probleme mărunte. Directorul cu operaţiile, subordonat direct de supraveghetorul şef, se află în contact direct cu clientul şi se ocupă de cea mai mare parte a activităţii zilnice. La capătul listei se află directorul adjunct cu operaţiile, care realizează o muncă continuă de întreţinere, întocmind liste pentru mass-media, adunând informaţii şi redactând ciornele relatărilor de presă.

Un proaspăt absolvent de colegiu începe, de obicei, ca director adjunct cu operaţiile. După ce şi-au însuşit tipicul activităţilor desfăşurate de firmă şi şi-a demonstrat priceperea, în 6-18 luni poate promova în postul de director cu operaţiunile. După 2-3 ani, adesea, acesta poate ajunge supraveghetor şef.

Executivul, la nivel de vicepreşedinte sau mai sus, este adânc implicat în activitatea de vânzare a serviciilor firmei. Pentru a prospera, o firmă trebuie să caute permanent noi afaceri, să ofere noi servicii clienţilor obişnuiţi. În acest sens, conducerea superioară a firmei caută posibili clienţi, pregăteşte propuneri şi face prezentări de noi afaceri. În acest domeniu în care concurenţa este acerba, o firmă care nu reuşeşte să-şi vândă serviciile va eşua în mod sigur.

Firmele organizează, adesea, echipe menite să servească un client care are un program complex de activitate. Unul din membrii acestei achipe poate, de exemplu, să organizeze "un turneu" prin intermediul mass-media, prin care un reprezentant al organizaţiei respective este prezentat în întreaga ţară prin intermediul emisiunilor TV cu discuţii în direct. Un altul poate supraveghea întregul material care se adresează presei şi care cuprinde noutăţi, articole tematice, mape conţinând ştiri, fotografii şi informaţii importante, iar un al treilea se poate axa pe presa comercială sau poate organiza evenimente speciale.

O altă modaliate o poate constitui formarea unei echipe cu experienţă într-un anumit domeniu. Firmele mari se ocupă de angajarea de personal cu pregătire în domenii ca: dreptul, afacerile, stiinta, ziaristică, ingineria şi marketingul, pentru ca, în funcţie de cererile unui client, să aibă personalul specializat necesar formării unei echipe.

O echipă formată din persoane cu pregătire diferită poate avea o capacitate mai bună de înţelegere a complexităţii necesităţilor unui client şi poate veni cu idei creatoare. Dacă respectivul client este o firmă producătoare de calculatoare care are un produs nou şi are nevoie să strângă capital, echipa care se va ocupa de problema poate fi alcătuită din oameni cu pregătire în domeniile: inginerie, drept, marketing, ziaristică. Acesta este modul de lucru al firmei Regis Mckenna Public Relations.

O treime din personalul său are pregătire în electronică, iar celelalte două treimi sunt reprezentate de specialişti în marketing şi relaţii publice. Parctica modernă a relaţiilor publice, care pune accentul pe consultanţă conducerii, soluţionarea problemelor şi adoptarea strategiilor, nu mai face loc ideii învechite potrivit căreia toată lumea trebuie să aibă o pregtire în ziaristică.

http://www.scritube.com/sociologie/psihologie/comunicare/Structuri-in-organizarea-relat221524235.php ( site accesat la ora 21:19 în data de 11.12 2012)

Referinţe bibliografice:

Argyris, Chris, (1983) ,Organizaţional Behavior, A  Managerial Wiewpoint, The Dryden Press, NewYork

Chelcea, Septimiu, (1998), Memorie şi identitate, construcţie socială, în Memorie socială şi identitate naţională, Editura I.N.I.

Iacob, Luminiţă, (1997), Comunicarea - forţa "gravitaţională" a câmpului social , în "Comunicarea în câmpul social", Universitatea "Al. I. Cuza", Iaşi

Massie, Joseph L., (1987), Esentials of Managemen, fourth edition, Prentince Hall, New Jersey

Papahagi, Marian (interviu), (1999) , Occidentul, Sudul şi Balcanii, în Dilemă, nr.310, anu lVII, 15-21 ianuarie

Drăgan AndreeaGrupa 1 Publicitate