ORGANIZAREA IPRELUCRAREAARHIVEI CONTEMPORANEProf. univ. dr. Adina Berciu-DrghicescuDirectorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

Prof. Maria PetreArhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare,ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric HYPERLINK "http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm" \l "_ftn1" \o "" .

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate.

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale (judeene),istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, careconstituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii.

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar auform i raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exista mai multe criterii de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

arhive istorice (permanente).

C. Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copierea se fcea n registru;

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).E. Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea,prin nfiinarea oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);

arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaiii n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim, respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.

Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.

Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.

Evidena documentelor Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor.

Atunci cnd creatorul de documentecreeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor n dosare Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ. Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.

El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1. n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor. Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorulse completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.

De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului. Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomenclatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare dedocumente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.

n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, aavut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de gruparea actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor. Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhivInventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator. Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru.

Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului. Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun. Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic. Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate;fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute. Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5) Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6) Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a). Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare. Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente. Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale. Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru. Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6) HYPERLINK "http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm" \l "_ftn30" \o "" , nsoit de inventar (anexa nr. 7), cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de statInstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat. Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.

n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic.

n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare. Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

Folosirea documentelor Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub formde reproducere, pentru protejarea lor. Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale. Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului;dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas;apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului;apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9) care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnicCantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv.

Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3) i inventare (anexa nr. 2), a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4).

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor) Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice. Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.

n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz. Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn. Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic,cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6. Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.