MANAGER DE PROIECT

-SUPORT DE CURS-

Stavila Alina USEM 2019

Obiectivele Cursului de instruire

• Însușirea cunoștintelor referitoare lamanagementul de proiect;

• Dezvoltarea abilităţilor de redactare a proiectelor;

• Accesarea surselor de finanțare nerambursabilă

Funcţiile Managementului

qPLANIFICARE

qCONTROL

qCOORDONARE

qORGANIZARE

qIMPLEMENTARE

Managementulproiectului

Este procesul de organizare și supraveghere a proiectului pentru a asigura că acesta se realizeazăconform programării, în limitelebugetului șiconform specificațiilor

CONCEPTE FOLOSITE IN MANAGEMENTUL DE PROIECT

qPROIECTqPROGRAMqGRUPUL ȚINTĂqBENEFICIARII PROIECTULUIqRESURSE

proces nerepetitiv care realizează o entitate nouă (produs, tehnologie, serviciu etc.) ; cuprinde un ansamblu de activităţi complexe (relaţii între activităţi) ; este unic ; este finit - are o determinare temporală exactă ; urmăreşte obţinerea unui obiectiv ; dispune de resurse şi buget limitat ;în realizarea unui proiect sunt implicate resurse umane, de obicei aparţinând mai multor departamente/sectoare ; existenţa unor motivaţii: tehnice, educaţionale etc

PROIECT

Set de activități desfășurate într-o perioadă

de timp determinată, planificate și controlate

și care au drept scop producerea unei

schimbări în bine a situației beneficiarilor

instituției.

PROGRAM

Ciclu sau set de activități care este planificat

și controlat, în general fără un termen de

încheiere precis delimitat, cu un aspect

dinamic, care constituie o abordare integrată

pentru îndeplinirea misiunii și obiectivelor

organizației.

PROGRAM # PROIECT

Spre deosebire de proiect, un program:

• vizează mai multe schimbări concomitente sau succesive;• nu este în mod obligatoriu delimitat precisîn timp;• are o durată în general mai mare;• un program poate include unul sau mai multe proiecte

Analiza comparativă program/proiectCaracteristici Programe Proiecte

Amplasarea spaţiului Mare/Naţională Punctuale/Locale

Poziţionarea înansamblul investiţiilor

Instrumente deamplasare a strategiei

Componente aleprogramelor/Inţiative

Buget Global şi ajustabil FixDurată Nedefinită, ani Luni, aniRolul echipei Planificare, coordonare,

supervizareImplementare directă

Evaluare Performanţă şi impact Performanţă

Concept: Managementul proiectului constă în planificarea, organizarea și gestionarea (controlul) sarcinilor și resurselor, ce urmărește atingerea unui anumit obiectiv, în condițiile existenței unor constrângeri, referitoare la timp, resurse și costuri (Manualul de management al proiectelor, elaborat în anul 1998 de Guvernul României)Scopul principal al managementului proiectelor îl reprezintă realizarea obiectivelor cu eficienţă și eficacitate

Managementul proiectelor

Etapa 1 - Analiza sistemică a datelor proiectuluiSe prezentă câteva întrebări pe care trebuie să şi le pună fiecare director de proiect, la început (iniţial) şi la diferite stadii ale proiectului:care sunt cerinţele beneficiarilor ;de ce este necesar proiectul şi care este obiectivul acestuia ;care este originalitatea proiectului ;este fezabil proiectul ;care este poziţia faţă de concurenţă ;care sunt partenerii implicaţi pe parcursul derulării proiectului ;cine, ce execută şi când execută ;care sunt probabilităţile ca anumite efecte să se întâmple ;cât va dura activitatea şi de ce ;cine are autoritatea să aleagă personalul şi să administreze resursele financiare ;are directorul de proiect această autoritate ;care este bugetul ce se alocă proiectului ;ce este mai important, timpul sau banii.

Etapele managementului proiectului

Etapa 2 – Stabilirea responsabilităţilor care se vor asuma din momentul în care problemele contractuale sunt finalizateAdoptând ipoteze (consideraţii) greşite de lucru, se pierd: timp, bani şi efort. Nu vor fi niciodată invocate afirmaţii de genul:“am crezut că aţi sugerat altceva”, “am crezut că acesta este inclus în preţ”.

Etapa 3 - Obiectivul proiectului poate fi perfecţionat continuuAnaliza şi schimbul de idei între diferite persoane implicate în realizarea proiectului determină o continuă dezvoltare şi îmbunătăţire a proiectului.

Etapa 4 – Identificarea consecinţelor interne şi externe Dacă proiectul afectează alţi operatori, completează alte proiecte, afectează alte munci în organizaţie, afectează mediul extern şi este în concordanţă cu legislaţia, atunci se iau următoarele decizii:informarea personalului care derulează proiectul ;informarea factorilor care iau decizii ;informarea organismelor din exterior

Proiectul reprezintă intenţia pe care vrea să o materializeze organizaţia printr-un plan

Managementul reprezintă un complex de activităţi prin care se conduc şi coordonează activităţile prevăzute a fi realizate

Corelația proiect - management

Diagnoza problemei socialeConcept: Problema socială este un factor, un proces, o stare socială sau naturală care afectează negativ funcționarea societății și condiția umanăTipuri:Deficit de dezvoltareGrupuri/zone aflate în dificultateCondiții naturale/sociale care afectează colectivitățile/condiția umanăProasta funcționare a unor instituțiiDeficit în raport cu valori importante (libertate, oportunități egale, democrație)Criminalitate, violență, discriminare etc.

Definirea şi delimitarea clara a cadrului analizei ( situaţia problematică actuală)Identificarea problemelor majore cu care se confrunta grupurile ţintă, beneficiarii şi factorii interesaţi.Vizualizarea problemelor în forma grafică, numită “arborele problemelor” pentru a stabili relaţiile cauză-efect.

Etapele analizei problemei sociale

Elemente manageriale în analiza problemei:

De ce este această o problemă?Cine este afectat de aceasta?A cui problemă este?Care este impactul problemei asupra beneficiarilor organizaţiei? Asupra relaţiilor organizaţie -beneficiari? Când se manifestă efectele negative ale acesteia?Este urgentă rezolvarea ei şi de ce?Este problema rezolvabilă cu resursele disponibile?Ce s-ar întâmpla dacă problema nu este rezolvată?În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului?

Propunerea de finanțare

Un document scris prin care solicitantul cere

fonduri de la finanțator pentru un proiect.

Propunerea de finanțare (aplicație, cerere)

trebuie să conțină elementele esențiale ale

proiectului cât și acele elemente care pledează

în favoarea solicitantului

Ciclul proiectului

Grup ţintă – grup depopulaţie, numit “grup dezavantajat”, la care se referă proiectul, și din care unanumit număr este posibil săfie selectat ca beneficiari direcţi.

Grupul ţintă

Beneficiarii pot fi:

-Direcţi – cei pentru care suntactivitățileproiectului;-Indirecţi – care beneficiază în mod indirect de pe urma proiectului, prin schimbarea pe care o facem beneficiarilor direcţi

Beneficiarii direcțiBeneficiari –acei indivizi asupracărora proiectul are un impactdirect;Ei participă în cadrul proiectului.

Beneficiarii proiectului trebuiecuantificaţi

RESURSE

Pentru a realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziție anumite resurse:

qResurse umane (echipa de proiect),qResurse materiale (echipamente şi bunuri).qResurse informaţionale (informaţiile, cunoştinţele cu privire la tema abordată în cadrul proiectului etc.),qResurse financiare (bugetul, alocat),qResurse timp.

Caracteristicile proiectelor

Proiectele au un scop – proiectele auscopuri bine definite si sunt facute pentru a produce rezultate masurabile, clare. Scopul lor este strict legat de rezolvarea uneiprobleme identificate anterior.

Proiectele sunt realiste – scopul ar trebui sa fie realizabil tinand seama atat de cerintele pietei cat si de disponibilitatile umane si fianciare existente.

Proiectele sunt limitate în timp și spațiu – au inceput si sfîrșit bine determinat în timp și se desfășoară într- un loc concret.

Proiectele sunt complexe – implicăabilități variate de planificare și implementare și diverși parteneri sau susținători.

Proiectele sunt colective – sunt produseleunei munci colective ale unei echipe de proiect.

Proiectele sunt unice – se nasc din idei noi, conțin o soluție specifică la o problemă specifică, într-un anumit context;

Proiectele sunt o aventură – fiecare proiecteste diferit, implică riscuri și incertitudini.

Proiectele pot fi evaluate – conțin obiective măsurabile care pot fi evaluate; astfel se poate aprecia dacă am făcut ce ne-am propus la calitatea dorită.

Ce este oproblemă?

Situație sau complex de situații care

afectează anumiți oameni, anumite grupuri

sau intreaga societate la un moment dat și

într-un anumit loc.

Proiect = schimbare

Orice proiect are drept scop o schimbare în bine a situației beneficiarilor proiectului, pentru căorice proiect începe deoarece s-a identificat o problemă ce trebuie înlăturată sau atenuată.

Problema reprezintă

motivul pentru care scriem un proiect. Aceasta

ØTrebuie să fie bine gândită și argumentatăinclusiv statisticØSă fie logică și clarăØSă fie furnizate date comparativeØSă fie folosite propoziții scurte și clare

Întrebări folosite în identificarea șianalizarea problemei

Cine? Când? Unde?Unde sunt oamenii?Când apare problema?Ce? De ce?De ce apare problema?Dovezi ale problemeiConsecințeCare sunt consecințele nerezolvării problemei?

IDENTIFICAREA ȘI ANALIZAREA PROBLEMEI

Arborele problemei

Identificati problema principalăOrganizați o întâlnire cu membrii grupului și analizați problema principală cu care se confruntăScrieți în centrul unei coli de flipchart problema identificată!

Întrebați membrii grupului care sunt cauzele și efectele acestei probleme. SCRIEȚI CAUZELE SUB PROBLEMĂși EFECTELE DEASUPRA

ÎNTREBAȚI MEMBRII GRUPULUI CE S-A FĂCUT DEJA ÎN LEGĂTURĂ CU ACEASTĂ PROBLEMĂ

Aspecte ale problemei Problema Remediu

Indicator de simptom Oameni fara casă Adăpost temporar

Simptom Șomaj Loc de muncă temporar

Cauza simptomului Lipsa de pregaăire profesională

Pregătire profesională

Probleme sistemice debază

Economie in tranziție

Planificare economică cuviziune

ANALIZA SWOT analiza competetenței organizației de a rezolva problema identificată

SWOT este un instrument de analiză

strategică flexibil și ușor de aplicat pe care o

organizație sau o echipă de proiect îl folosește

pentru a identifica cele mai potrivite direcții

de acțiune

Scopul ei este de a realiza un plan strategic sau

de a găsi soluții la o problemă luând în considerare factori interni și externi ai unei echipe sau ai unei organizații

Mediul Pozitiv Negativ

Intern Puncte tari Puncte slabe

E xter n Oportunități Amenințări

Premisele strategiei

•Folosirea punctelor tari

•Eliminarea sau reducerea punctelor

slabe

•Fructificarea oportunităților

•Evitarea pericolelor (amenințărilor)

Oportunități de dezvoltare profesională a bibliotecarilor argeșeni

SCOPUL

Scopul proiectului este ceea ce dorim să

realizăm, adică starea la care vrem să

ajungem.

UNDE VREM SĂ AJUNGEM?

SCOPUL TREBUIE SĂ CONȚINĂ

Enunț clar și concisUn idealUn rezultat urmărit pe termen lungUn verb la forma conjuctivă: ex.sărealizeze…..sau un substantiv verbal: ex. realizarea………

SCOPULNUTREBUIESĂ CONȚINĂ:

qElemente măsurabile

qConjuncția ȘI – desparte 2 scopuri

qCuvântul PRIN – descrie metoda

METODA PRIN CARE ENUNȚĂMSCOPUL

Cea mai simplă metodă de a scrie un scop este pozitivarea problemei, adică vom reformula problema într-un mod pozitivexempluProblema:“ nivel scăzut de informare al tinerilor dinChisinau pe subiectul X”Scop:“Creșeterea nivelului de informare în rândul tinerilor din Chisinau pe subiectul X”

Întrebări de verificare a scopului

üReiese schimbarea pe termen lung dinüformularea scopului?

üEste clar?

üPoate fi înteles de cineva care nu cunoaște proiectul?

OBIECTIVE

Obiectivul trebuie să fie în mod logic legat deProblemă și scop

Obiectivele sunt pașii necesari pentru atingerea scopului

Sunt consecințe (rezultate) măsurabile și legate de termeni temporali. Sunt îndeplinite în perioada derulării proiectului.

Obiectivele trebuie să fie SMART

Specifice (Ce schimbăm? Pentru cine?)Măsurabile (gradul schimbării)

de Atins (rezultatul poate fi atins cu resurselede care dispunem?)

Realiste (în realitate poate să existe rezultatul pe care ni l-am propus?)definite în

Timp (Este specificat intervalul de timp de care avem nevoie să obținem rezultatul?)

Ex.: Obiectivul proiectului este de a elimina șomajul la 75% din grupul pilot de 20 de dețnute în șase luni de la eliberarea din închisoare

CE ar trebui schimbat?ÎN CE MĂSURĂ ar trebui schimbat?CĂTRE CINE este orientată schimbarea?UNDE va avea loc schimbarea?CÎND va avea loc schimbarea?

!!! Dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-aţi enunţat, probabil că, de fapt, aţi enunţat o metodă

Recomandări utileNu vă fixați mai mult de cinci obiective!Nu expuneți obiectivele fără un enunț clar al problemei!Includeți toate segmentele relevante ale populației vizate!Rezervați mai mult timp! lucrurile cer mai mult timp decat indică planul.Obiectivele nu descriu metodele (activitățile).Obiectivele trebuie să fie măsurabile pentru a putea determina schimbările apărute în timpul derulării proiectului.

ACTIVITĂȚI

De la fiecare obiectiv trebuie să obținem cel puțin 2 activități; dacă nu reușim, înseamnă ca avem un activitateși nu ub obiectiv .Activitățile nu conțin verbe.Este de preferat ca activitățile să fie împărțite în subactivități, conform Diagramei Gantt.

SăptActivităţi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.12.13.11.22.22.33.21.3

Titlul proiectului ar trebui să îndeplinească anumite caracteristici, nu pentru că veţi avea un bonus la evaluare, ci pentru că va fi mai uşor de ţinut minte şi de promovat•Să fie atractiv şi scurt;•Să fie orientat pe beneficiile grupurilor ţintă, pe rezultatele ce vor fiobţinute;•Să nu conţină acronime, sau cuvinte puţin uzuale, de jargon sau termenitehnici.Unii finanţatori vor ca titlul să nu depăşească un anumit număr de cuvinte(10 – 15 cuvinte).Ţineţi cont de cerinţele lor.Exemple:„Cartea verde a şcolarului – programul de educaţie ecologică în ciclulprimar”„Pentru noi şi pentru ceilalţi – pregătirea voluntarilor pentru serviciisociale”

Bugetul proiectului

Bugetul reprezintă acea parte a proiectului care oferă o imagine de ansamblu asupra resurselor financiare necesare în implementarea planului de lucru. Rolul bugetului este unul foarte important: un buget slab conceput va crea probabil multe probleme în faza de implementare a proiectului. Pentru a construii un buget, trebuie să prevedem ce resurse va necesita proiectul, cantitatea fiecărui articol de buget, data la care va fi necesar şi cât va costa – incluzând efectele inflaţiei asupra preţurilor.

Etapele în realizarea bugetului•planificarea activităţilor proiectului;•alocarea resurselor materiale, umane şi de timp pentru fiecare în parte;•gruparea resurselor pe categorii (de exemplu: consumabile, transportetc);•planificarea cheltuielilor legate de sediul organizaţiei sau companiei careva derula;•proiectul;•estimarea costurilor pentru fiecare categorie în parte;•calcularea costurilor totale;•supunerea bugetului spre aprobare (departamentului sau persoanei dinorganizaţie sau companie care este în măsură să facă lucrul acesta sau,dacă este cazul, finanţatorului;•stabilirea procedurilor de supraveghere permanentă în timpulimplementării a cheltuielilor realizateefectiv comparativ cu bugetul;•revizuirea şi actualizarea periodică a bugetului.

Buget pe categoriide cheltuieli

Categorie de cheltuieli Unitate Număr de

unităţiCost de unitate Costuri

Resurse umane:Coordonator proiect2 asistenţi sociali

LunăLună

12 luni5 luni

200 euro150*2 euro

2400 euro1500 euro

Transport:Deplasări de la X –Y(autobuz)Transport 15 persoane

LunăPersoană

2 luni15 persoane

20*2 euro30 euro

40 euro450 euro

Echipament:Imprimantă (caracteristici)

Bucăţi 1 bucată 1500 euro 1500 euro

Costuri directe:Consumabile Lună 10 luni 20 euro 200 euro

Total …….Euro

Durabilitatea şi sustenabilitatea

Durabilitatea este exprimată prin posibilitatea cabeneficiile generate de proiect să continue dupăîncetarea finanţării.

Sustenabilitatea se referă la modalităţile de susţinerefinanciară pentru ca serviciul sau bunul generat de proiect săpoată exista, funcţiona şi după încheierea finanţării.

Atenţie!

Acordaţi atenţie limitelor de spaţiu mai ales încazul proiectelor care trebuie depuse prin înscrierealor în baza de date electronice, De obicei, dacălimita de spaţiu precizată în acest caz este de 400 decaractere pentru o anumită rubrică, baza de date nupoate înmagazina mai mult de 400 de caractere, iartot ceea ce depăşeşte acest prag nu este pur şisimplu înregistrat. Completaţi rubricileformularului mai întâi în format Word, utilizaţicontorul de cuvinte sau de caractere, pentru a şticând trebuie să vă opriţi, la câte cuvinte trebuie sărenunţaţi, şi de abia după aceea treceţi lacompletarea on-line a formularului.

Potențiale surse de finanțareFinanțare.ro- http://www.finantare.ro/Știri Ong http://www.stiriong.ro/Pont Granturi.ro http://www.granturi.ro/Pact pentru Comunitate http://www.pactpentrucomunitate.ro/Assoclic http://assoclic.ro/Fundația pentru parteneriat http://www.repf.ro/Administrația Fondului Cultural Național http://www.afcn.ro/ANPCDEFP http://www.llp-ro.ro/Tineret în Acțiune http://www.tinact.ro/Comunicate Media http://www.tinact.ro/Fundația Alexandrion Group http://www.fundatia-alexandrion.ro/index.php?l=ro&t=1Fundația pentru parteneriat http://www.repf.ro/Știri Evenimente http://www.stirievenimente.ro/Fundația Dan Voiculescu http://fudv.ro/proiecteuropean/Europa pentru cetățeni http://www.europapentrucetateni.eu/Fonduri structurale http://www.fonduri-structurale.ro/Siveco România http://www.siveco.ro/Pesatlozzi http://www.pestalozzi.ro/Raiffeisen Comunități http://raiffeisencomunitati.ro/tag/finantare/Țara lui Andrei http://www.taraluiandrei.ro/Ecomunitate.ro http://www.ecomunitate.ro/Centrul Educația 2000+ http://www.cedu.ro/Fundația Soros http://www.soros.ro/ro/index.phpSport http://ec.europa.eu/sport/preparatory_actions/eac-s06-2012_en.htmEuropa.eu http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htmProgramul Cultura (2007-2013): Sprijinirea proiectelor culturale - 1.2.2. Proiecte de traducere literara

http://www.cultura2007.ro/document.php?doc=10

Programul de donatii software si hardware TechSoup Romania

http://www.techsoup.ro/

Programul Operațional Regional REGIO http://www.inforegio.ro/