Importanta Unui Management Financiar Intr Un ONG

9
Importanta unui management financiar intr-un ONG 02/October/2012 Management financiar 2 inShare Astăzi m-am decis să abordez puţin mai mult partea de administrare financiară a unui ONG. Aşadar, primul articol pe această temă este legat de importanţa unui management financiar într-un ONG. Cu toţi ştim că în ultima perioadă numărul ONG-urilor a crescut în România şi acesta nu încetează să nu urce însă foarte puţine dintre ele au şi succes pe partea financiară. Indiferent dacă e ONG sau firmă, este nevoie de o gestiune a propriilor finanţe cât mai eficient şi cât mai bine astfel încât aceasta să supraveţuiască cât mai mult. Ca să revenim la subiectul acestui articol, astăzi voi detalia în linii mari de ce este nevoie de un management financiar, din ce este format acesta şi care sunt instrumentele pe care trebuie să le folosim ca să avem parte de o gestiune eficientă a finanţelor într-un ONG. 1. De ce management financiar? Conform definiţiei managementului financiar, acesta este un proces prin care se realizează planificarea, organizarea, controlul şi raportarea resurselor financiare ale unei organizaţii prin îndeplinirea misiunii şi atingerea obiectivelor acesteia. Dacă aplicăm această definiţie la un ONG , acesta are nevoie de management financiar pentru: gestionarea eficientă a resurselor; atingerea mult mai rapidă a misiunii/valarii organizaţiei; informarea cu privire la analizele realizate pentru luarea unor decizii financiare; planificarea, monitorizarea şi evaluarea financiară a activităţilor; ilustrarea cât mai în detaliu a situaţiei financiare a organizaţiei; setarea unor obiective pe termen lung care duc la o dezvoltare sustenabilă a organizaţiei. Comparativ cu managementul financiar dintr-o firmă care are ca scop creşterea profitabilităţii prin scăderea costurilor şi creşterea veniturilor, într-un ONG acesta are rolul de a reduce costurile şi de a creşte veniturile cu scopul de a realiza investiţii pentru o dezvoltare pe termen lung a ONG-ului. 2. Nivele de management financiar Dacă discutăm de nivelele managementului financiar, aceasta poate avea două nivele: 1. Management financiar la nivel inferior 2. Management financiar la nivel superior Managementul financiar la nivel inferior este reprezentat de management financiar la nivel de proiecte. Acesta are în vedere derularea fiecărui proiect într-un mod cât mai eficient, cu costuri cât mai mici şi cu venituri cât mai mari. În acest nivel trebuie să aveţi grijă ca fiecare proiect să fie sustenabil, adică veniturile să fie mai mari ca cheltuielile. Managementul financiar la nivel superior se referă la gestionarea financiara la nivel de organizaţie. Acesta are în vedere gestionarea tuturor bugetelor proiectelor derulate de organizaţie şi planificarea anumitor obiective financiare pe termen lung ale acesteia. Obiectivele financiare pot fi reprezentate de sumele care sunt atribuite planului de investiţie sau planului de rezervă. 3. Instrumentele necesare în managementul financiar

Transcript of Importanta Unui Management Financiar Intr Un ONG

Importanta unui management financiar intr-un ONG

02/October/2012   Management financiar

2

inShare

Astăzi m-am decis să abordez puţin mai mult partea de administrare financiară a unui ONG. Aşadar, primul articol pe această temă este legat de importanţa unui management financiar într-un ONG.

Cu toţi ştim că în ultima perioadă numărul ONG-urilor a crescut în România şi acesta nu încetează să nu urce însă foarte puţine dintre ele au şi succes pe partea financiară.

Indiferent dacă e ONG sau firmă, este nevoie de o gestiune a propriilor finanţe cât mai eficient şi cât mai bine astfel încât aceasta să supraveţuiască cât mai mult.

Ca să revenim la subiectul acestui articol, astăzi voi detalia în linii mari de ce este nevoie de un management financiar, din ce este format acesta şi care sunt instrumentele pe care trebuie să le folosim ca

să avem parte de o gestiune eficientă a finanţelor într-un ONG.

1. De ce management financiar?

Conform definiţiei managementului financiar, acesta este un proces prin care se realizează planificarea, organizarea, controlul şi raportarea resurselor financiare ale unei organizaţii prin îndeplinirea

misiunii şi atingerea obiectivelor acesteia.

Dacă aplicăm această definiţie la un ONG , acesta are nevoie de management financiar pentru:

gestionarea eficientă a resurselor;

atingerea mult mai rapidă a misiunii/valarii organizaţiei;

informarea cu privire la analizele realizate pentru luarea unor decizii financiare;

planificarea, monitorizarea şi evaluarea financiară a activităţilor;

ilustrarea cât mai în detaliu a situaţiei financiare a organizaţiei;

setarea unor obiective pe termen lung care duc la o dezvoltare sustenabilă a organizaţiei.

Comparativ cu managementul financiar dintr-o firmă care are ca scop creşterea profitabilităţii prin scăderea costurilor şi creşterea veniturilor, într-un ONG acesta are rolul de a reduce costurile şi de a

creşte veniturile cu scopul de a realiza investiţii pentru o dezvoltare pe termen lung a ONG-ului.

2. Nivele de management financiarDacă discutăm de nivelele managementului financiar, aceasta poate avea două nivele:

1. Management financiar la nivel inferior

2. Management financiar la nivel superior

Managementul financiar la nivel inferior este reprezentat de management financiar la nivel de proiecte. Acesta are în vedere derularea fiecărui proiect într-un mod cât mai eficient, cu costuri cât mai mici şi

cu venituri cât mai mari. În acest nivel trebuie să aveţi grijă ca fiecare proiect să fie sustenabil, adică veniturile să fie mai mari ca cheltuielile.

Managementul financiar la nivel superior se referă la gestionarea financiara la nivel de organizaţie. Acesta are în vedere gestionarea tuturor bugetelor proiectelor derulate de organizaţie şi planificarea

anumitor obiective financiare pe termen lung ale acesteia. Obiectivele financiare pot fi reprezentate de sumele care sunt atribuite planului de investiţie sau planului de rezervă.

3. Instrumentele necesare în managementul financiar

Din punct de vedere al instrumentelor, le-am clasat şi pe aceastea conform nivelurilor de management financiar:

Pentru managementul financiar la nivel inferior instrumetele sunt:

Buget de proiect sau de eveniment care vă ajută să vă planificaţi financiar toate activităţile acestora. Un model de buget pentru evenimente sau proiecte îl puteţi descărca gratuit  AICI. Mai multe

despre buget le puteţi afla în articolul 8 lucruri esenţiale pe care trebuie să le ştii despre BUGET.

Cash flow de proiect sau de eveniment care vă ajută să vă monitorizaţi fluxurile de intrări şi de ieşiri. Acesta vă va ajuta să vă realizaţi o imagine clară a situaţiei financiare săptămânale a proiectului

sau evenimentului.

Analiza financiară a proiectului sau evenimentului care vă ajută să vă evaluaţi financiar perioada activităţilor şi care vă facilitează luarea deciziilor pentru viitoare proiecte sau evenimente.

Pentru managementul financiar la nivel superior instrumentele sunt:

Cash flow de organizaţie – un cash flow mai avansat care include fluxul de intrări şi ieşiri de pe fiecare proiect şi de pe fiecare activitate a organizaţiei.

Plan financiar pe termen lung – cu rolul de a monitoriza atât din punct de vedere al planificării cât şi din punct de vedere al realizării toate activităţile financiare a organizaţiei pe durata unui an. Planul

financiar nu trebuie să lipsească din organizarea fiecărui ONG deoarece acesta redă cel mai bine imaginea financiară a organizaţiei. Puteţi descărca un model gratuit de plan financiar  AICI.

Acestea sunt doar câteva sugestii în linii mari despre rolul unui management financiar sănătos dintr-o organizaţie.

Vă recomand să vă analizaţi modul în care circulă finanţele în ONG-ul vostru şi mai apoi să vă realizaţi un proces de management financiar care să includă toate instrumentele menţionate mai sus.

Pentru întrebări sau nelămuriri legate de tema acestui articol puteţi să-mi lăsaţi un comentariu puţin mai jos.

TABEL DE CONȚINUT

Plan financiar ONG. Descarca gratuit un plan financiar pentru ONG-ul tau

03/October/2012   Instrumente financiare

2

inShare

Dacă tot am vorbit în articolul anterior despre rolul managementului financiar într-o ONG şi despre instrumentele financiare necesare într-un ONG, astăzi vă prezint un model de plan financiar pentru ONG-

uri pe care îl puteţi descărca gratuit.

Scopul acestuia este de a vă ajuta să vă planificaţi eficient resursele financiare şi să vă monitorizaţi intens toate activităţile financiare pe care le realizaţi.

Un plan financiar într-un ONG ajută la: setarea unor obiective pe termen lung care duc la o dezvoltare sustenabilă a organizaţiei;

planificarea cheltuielilor şi veniturilor pe o perioadă de cel puţin 1 an;

monitorizarea activităţilor din punct de vedere financiar;

redarea unei imagini cât mai clare a situaţiei financiare a organizaţiei pentru luarea celor mai bune decizii pe termen lung.

Din ce este format:Modelul de plan financiar este format din 2 părţi:

plan financiar previzionat unde se planifică toate veniturile şi cheltuielile pe durata unui an (ex. cheltuieli pe proiecte, cheltuieli administrative, cheltuieli pe investiţii, venituri din sponsorizări, etc)

plan financiar realizat unde se completează în fiecare lună tot ce s-a întâmpla din punct de vedere financiar în luna respectivă (toate aceste informaţii se preiau din facturi, chitanţe, extrase de cont,

etc).

Acest model o să vă ajute să fiţi mereu conştienţi de resursele financiare ale organizaţiei  astfel încât să puteţi lua cele mai bune decizii cu privire la mersul organizaţiei.

Cum pot să-l descarc?1. Like la pagina de facebook Totul Despre Bani - păgină interactivă ce vă ajută să învăţaţi cum să vă administraţi banii mai bine, cum să câştigaţi mai mult şi cum să cheltuiţi fară a avea probleme

financiare

2.Abonează-te la newsletter-ul săptămânal. După vei primi un mail de pe care poţi descărca gratuit 3 modele de instrumente financiare (inclusiv modelul de buget pentru evenimente şi

proiecte)

Dacă aveți întrebări legate de acest model de plan financiar vă rog să îmi lăsați un comentariu la acest articol şi voi reveni cu un răspuns cât se poate de repede.

Model de buget pentru evenimente si proiecte [Descarcare gratuita]

21/June/2012   Instrumente financiare

9

inShare

După ce am discutat în articolul 8 lucruri esenţiale pe care trebuie să le ştii despre BUGET despre importanţa şi rolul unui buget am dat startul la

dezvoltarea mai multor modele de bugete pentru diferite nevoi şi persoane.

Primul model dezvoltat a fost un buget persoanal destinat tuturor persoanelor care doresc să aibă o atenţie mai sporită asupra banilor personali. Mai multe informaţii despre acesta le puteţi găsi  AICI.

Modelul pe care vreau sa vi-l prezint acum este un model de buget pentru evenimente si proiecte. Acesta are rolul de a planifica şi analiza toate chestuielile dintr-un eveniment sau proiect.

Bugetul cuprinde 3 părţi:

1. Analiza cheltuielilor - în care se trec previzionările şi realizările tuturor chetuielilor. Secţiunea cuprinde şi o parte de analiză a structurii cheltuielilor şi a ponderii lor în total chetuieli.

2. Analiza veniturilor - secţiune în care se analizează veniturilor atât cele previzionate cât şi cele realizate.

3. Analiza financiară – se analizează totalul cheltuielilor cu cel al veniturilor şi se identifică dacă evenimentul sau proiectul a rezultat un profit sau o perdere.

Fiecare secţiune cuprinde câteva grafice care să vă ajute, din punct de vedere financiar, să aveţi privirea de ansamblu a evenimentului sau a proietului.

Acest model de buget pentru evenimente si proiecte o să vă ajute în planificarea mai în detaliu a tot ce se întâmplă pe un eveniment sau pe un proiect, în respectarea şi monitorizarea a tot ce se

realizează şi în analiza tuturor datelor astfel încât să puteţi modifica evenimentul sau poriectul ca să rezulte profit la sfârşit.

1. Conceperea proiectului si scrierea cererii de finantare

2. Implementare proiect

1. De reținut la fiecare capitol bugetar:

1. Transport

2. Costuri proiect

3. Alocația voluntarilor

4. Costuri excepționale

2. Modificari de buget in timpul proiectului (negocierea contractului)

3. Raportare

Conceperea proiectului si scrierea cererii de finantare

 

Abonare

Cunoasterea ghidului programului, a apelului national la propuneri de proiecte  (documente disponibile pe site-ul Programului Tineret in Actiune la documentele de candidatura)

precum si a contractului si anexelor sale (disponibile la sectiunea Contracte si Anexe

sumele specifice pe capitole bugetare

plafoane maxime per proiect (Exemplu 6.1.3 Evaluarea capacitatii financiare Se va desfasura in paralel cu evaluarea calitativa pentru acele institutii care nu sunt

publice si ale caror sume solicitate cumulat in cadrul programului in anul 2011 depasesc 25.000 Euro.),

cheltuieli eligibile

co-finantarea solicitata din partea aplicantului pentru transport ( = 10 % din transportul voluntarului)

co-finantarea pentru proiect - nu se specifica cat trebuie sa fie ea si daca e in natura sau in cash

Apelul national 2012 - O candidatura care indeplineste criteriile de eligibilitate trebuie sa indeplineasca concomitent urmatoarele criterii de selectie: - Candidatul

trebuie sa aiba surse de finantare stabile si suficiente pentru asi mentine activitatea pe parcursul desfasurarii sau pentru anul in care este acordata finantarea, si sa

contribuie la finantarea activitatii (atat pentru asigurarea prefinantarii sumei aferente soldului, cat si pentru asigurarea co-finantarii); - Candidatul trebuie sa aiba

capacitate financiara si administrativa suficienta si adecvata, precum si motivatie pentru a indeplini activitatea propusa.

in apelul national se specifica - alte prioritati nationale - prioritate rang 1 – propunerile de

proiect cu buget de pana in 10.000 Euro, - prioritate rang 2 – propunerile de proiect cu buget intre 10.000 si 15.000 Euro  si - prioritate rang 3 – propunerile de proiect

cu buget intre 15.000 si

25.000 Euro 

citeste contractul de finantare sa vezi ca avansul este de 70 % si restul de 30 % - sau mai precis diferenta dintre costurile aprobate si costurile reale de proiect o

primesti dupa finalizarea evaluarii raportului de proiect (evaluarea dureaza 3 luni de la momentul primirii raportului de catre Agentia nationala). Asta implica ca eu ca

aplicant cheltuiesc 100 % si primesc ulterior diferenta de 30 %

aplicantul va trebui sa depuna la final de proiect copii ale chitantelor si facturilor (respectiv alte documente justificative solicitate de Agentia Nationala -  vezi

reguli financiare 2011) care sa justifice toate cheltuielile aprobate, adica 100% .

daca sunt organizatie la inceput de drum si buget mic pot sa aplic pentru proiecte pana in valoare de 25.000 Euro in prima faza.

In apelul national 7.1 Aspecte legate de modul de acordare a finantarii pentru propunerile de proiect - In cazul proiectelor aprobate, finantarea se va face in

mod normal in doua transe: 80% din suma aprobata in avans si pana la 20% la decont (cu exceptia proiectelor din cadrul Serviciului european de voluntariat unde

finantarea se va face in trei transe: doua avansuri, de 40% respectiv 30% iar la decont restul de pana la 30%).   In cazul in care organizatia nu are capacitate  financiara

satisfacatoare AN poate decide ca finantarea sa se realizeze in mai multe transe de plata. Acelasi mod de acordare a finantarii va fi valabil si pentru organizatiile care

au mai beneficiat de finantare si nu au reusit sa cheltuiasca cel putin sumelor acordate conform transelor de avans.

Pentru solicitari de granturi care cumuleaza pentru toate proiectele mai mult de 75.000 EURO intr-un an, finantarea se va acorda numai daca organizatia candidata va

asigura suma care depaseste 75.000 Euro fie prin garantie bancara de buna executie, fie prin co-finantare provenita din alte surse decat

fonduri europene. Sursele financiare care vor sta la baza emiterii garantiei bancare de buna executie nu pot proveni din proiecte finantate anterior prin programul

Tineret in Actiune sau alte fonduri europene.

In cazul organizatiilor nou infiintate care solicita cumulat intr-un an fonduri mai mari de 25.000 Euro finantarea se va acorda integral numai daca organizatia va

asigura suma care depaseste 25.000 Euro fie prin garantie bancara de buna executie, fie prin co-finantare provenita din alte surse decat fonduri europene.

Sursele financiare care vor sta la baza emiterii garantiei bancare de buna executie nu pot proveni din proiecte finantate anterior prin programul Tineret in Actiune sau

alte fonduri europene . Organizatii nou infiintate sunt considerate cele care au o perioada de functionare mai mica de un an la momentuldepunerii candidaturii.

Pentru transportul international efectuat cu avionul sumele se vor aproba folosind ca referinta oferta cea mai ieftina conform www.paravion.ro, la care se va aplica o

marja pozitiva de 25%. Costurile pentru achizitii de echipamente nu vor fi aprobate.

Costurile pentru mentorat consolidat vor fi aprobate la raportul final in baza unui raport specific care va fi anexa a raportului de activitate a proiectului.

Organizatia coordonatoare, stabileste impreuna cu partenerii cati bani se solicita si daca se solicita bani pentru activitati de diseminare.

In apel este mentionat - Criterii de selectie ale programului Tineret in Actiune - O candidatura care indeplineste criteriile de eligibilitate trebuie sa indeplineasca

concomitent urmatoarele criterii de selectie: -  Candidatul trebuie sa aiba surse de finantare stabile si suficiente pentru asi mentine activitatea pe parcursul

desfasurarii sau pentru anul in care este acordata finantarea, si sa contribuie la finantarea activitatii (atat pentru asigurarea prefinantarii sumei aferente soldului, cat

si pentru asigurarea co-finantarii); - Candidatul trebuie sa aiba capacitate financiara si administrativa suficienta si adecvata, precum si motivatie pentru a indeplini

activitatea propusa.

Implementare proiect

 

Anexe la contract. Se vor completa mai multe tipuri de anexe: anexe standard impuse de AN: Formularul de candidatura, Formularele de raportare, Regulile financiare,

Raport de activitate al mentorului și anexe survenite ca urmare a oricărei modificări, stipulate intr-un document oficial care constituie anexă la contractul inițial:

modificarea perioadei stagiului, pierderea unui voluntar, etc

Bugetul aprobat.

Se vor obține acte justificative conform Legislației în vigoare și se vor păstra în contabilitatea organizației, pentru toate cheltuielile efectuate în cadrul proiectului

(indiferent dacă sunt sau nu solicitate la raportarea finală de AN)

Pe toate chitanțele și facturile originale emise în cadrul proiectului se va consemna: ”Plătit din proiectul: <nr. de referinta>” 

Organizatia se va consulta cu agentia pentru a intelege de ce s-au modificat anumite sume.

Se va analiza si se vor vedea implicatiile modificarilor asupra modului in care se desfasoara proiectul.

Se va semna contractul luand in considerare perioada de eligibilitate a costurilor.

Se va consulta indrumarul financiar pentru a vedea tipul de documente justificative pentru fiecare categorie aprobata.

Daca sunt neclaritati, se va consulta Departamentul Financiar din cadrul Agentiei Nationale.

Informeaza-te cu privire la procedurile si documentele utilizate pentru modificarile de buget in relatie cu Agentia Nationala.

Informeaza Agentia Nationala – responsabili actiunea 2- despre anumite situatii care pot aparea in proiect si care sa duca la modificari (implicit  financiare).

Stabileste un set de documente interne financiare pentru categoriile costuri gazduire si costuri alocatie voluntar.

De reținut la fiecare capitol bugetar:

Transport

1. Solicitarea ofertelor de pret de la mai multi furnizori pentru transportul international, pentru a se a cauta cel mai bun pret.

2. Justificarea cumpărării biletelor de călatorie cu factură și chitanță, copia biletului, copie boarding pass-uri.   

Costuri proiect

Orice costuri privind direct punerea în aplicare a proiectului (inclusiv costuri de pregătire a activităților,

pentru indeplinierea sarcinilor, susţinere lingvistică şi personală, mentorat acordat voluntarului, cazare, masă,

transport local, asigurarea echipamentului și a materialelor, evaluare, diseminare și exploatare de rezultate, activități de continuare/follow up).  

Incepand cu anul 2012 acestea inglobeaza costurile de gazduire, trimitere si coordonare (care erau separate pana in 2011).

Găzduire

Aceste costuri nu trebuie justificate prin facturi si chitante ci prin descrierea activitatile in raportul de activitate. In contabilitatea interna trebuie tinute insa si aceste documente.

Cazare

daca aveti un apartament sau orice fel de cazare care sa corespunda unor cerinte decente si de baza puteti folosi aceste facilitati

daca nu aveti puteti  inchiria un contract de închiriere cu o persoana fizica sau una juridica (proprietarul apartamentului)

daca proprietarul este o persoana fizica - conform contractului se face plata pe baza unei declaratii semnate de ambele parti 

daca proprietarul imobilului este o persoana juridica atunci acesta va elibera o factura iar plata se poate face direct prin chitanta sau prin bancă

Masă

daca aveti posibilitatea puteti sa oferiti voluntarului posibilitatea să ia masa acolo unde servesc masa beneficiarii dumneavoastra

in unele situatii organizatiile au primit sponsorizare / suport de la Universitati pentru ca voluntarii SEV sa serveasca masa impreuna cu studentii

daca organizatia asigura masa personalului (angajati si / sau voluntari) ar putea sa le ofere masa si voluntarilor SEV  

multe organizatii ofera voluntarilor SEV o suma de bani lunar pentru ca acestia sa isi procure produse alimentare sau sa serveasca masa dupa cum doresc. Aceasta

abordare incurajeaza voluntarul sa experimenteze :  planificarea pentru masa, realizarea de cumparaturi, gatirea alimentelor, managementul banilor; iar daca traieste

cu alti voluntari SEV va avea oportunitatea sa-si dezvolte abilitati care tin de comunicare, colaborare, initiativa, impartirea sarcinilor, lucrul in echipa etc.     

Daca voluntarii primesc o suma de bani ei vor trebui sa semneze o declaratie ce va intra in contabilitate si nu trebuie sa colecteze bonuri si facturi pentru aceasta

suma.   

Cursuri de limba/mentorat/cursuri de dezvoltare personală

se întocmesc contracte de prestări servicii

toate aceste servicii se pot realiza in regim de voluntariat daca organizatia gaseste persoane resursa in cadrul organizatiei sau in comunitate dispuse sa ofere suport

daca aceste servicii sunt prestate de catre persoane fizice atunci persoana care primeste din partea organizatiei bani pentru servicii va trebui sa realizeze o declaratie

semnata care sa specifice clar suma primita si serviciile prestate

declaratiile si toate documentele trebuie sa fie realizate in perioada de eligibilitate a proiectului

de preferat, daca trebuie realizate contra cost aceste servicii, este sa semnati contracte cu persoane autorizate (Persoane Fizice Autorizate)   

Cheltuieli de trimitere / coordonare

Se vor introduce sumele aprobate in EVS Activity Agreement

Se stabilesc impreuna cu partenerii cum si cand vor fi transferati banii  (costuri trimitere) si se va specifica in EVS Activity Agreement  

Sumele alocate fiecărui partener se solicită de către organizatia coordonatoare prin invoice(facturi)

Se va solicita o singura factura pentru toate costurile pe care le realizeaza partenerul ( daca el cumpara biletul, plateste taxele de viza, vaccinarea, asigurari

suplimentare, etc.)

Daca schimbi partenerul/ partenerii din proiect dupa aprobarea bugetului, consulta-te cu Agentia Nationala privitor la sumele pentru costurile de trimitere pe care

trebuie sa le acorzi noilor parteneri (costurile de trimitere sunt diferite de la tara la tara iar tu ai un buget aprobat pentru costuri trimitere)

Alocația voluntarilor

1. Voluntarul semneaza o declaratie  in fiecare luna care sa certifice ca a primit din partea organizatiei gazda suma specificata in contract

2. Pentru contabilitate, acest document ar trebui sa fie in doua limbi ( limba romana si  limba engleza / franceza/ maghiara/  limba de comunicare cu voluntarul)

3. Semneaza documentul in 4 exemplare (1 ex. pentru contabilitate, 1 pentru Agentia Nationala, 1 pentru voluntar, 1 pentru raportul organizatiei coordonatoare )

Exemplu de declaratie

 

Subsemnatul ……………., voluntar in cadrul proiectului  cu numele ……….., avand numarul de referinta RO-2.1-……,  declar ca azi , data de 05. 10.2011 , am primit de la asociatia/fundatia X suma de ……. Euro/lei

reprezentand contravaloarea alocatiei voluntarului aferenta perioadei 05.10.2011 – 05.11.2011

                                                Am primit ( voluntarul )                                                             Am predat

Semnatura si stampila

 

Costuri excepționale

Viză şi vaccinare;

costuri legate de tinerii cu oportunități reduse sau cu nevoi speciale (de exemplu, contribuție la cazarea și masa participanților la Vizita de Pregătire în Avans,

contribuţie pentru mentorat consolidat, vizită medicală, îngrijire medicală, sprijin pentru pregătire lingvistică suplimentară, pregătire suplimentară, facilități sau

echipament special, persoană însoțitoare, cheltuieli suplimentare pentru tinerii dezavantajați economic, traducere /interpretare)

Modificari de buget in timpul proiectului (negocierea contractului)

 

 Modificarile de buget pot avea loc doar prin aprobarea AN si nu pot depasi suma aprobata prin contract (citeste contractul de finantare)

Raportare

Ce conţine raportul final?

 Pentru completarea corecta a raportului final a fost elaborat un Ghid care urmareste pas cu pas ce este de facut. Acest Ghid este disponibil pentru toate actiunile

la http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1. Dosarul raportului final al unui proiect Tineret în Acţiune este alcătuit din mai multe elemente:

formularul de raport final care este alcătuit din:

o datele de identificare ale proiectului (părţile I, II şi III din formular),

o raportul de activitate (partea a IV-a din formular, în care este descris modul în care proiectul a fost efectiv implementat),

o raportul financiar (partea a V-a din formular în care este se prezintă modul în care au fost realizate efectiv cheltuielile pentru implementarea

proiectului),

o lista de semnături ale participanţilor la proiect.

Formularul standard de raport final aferent anului în curs poate fi descărcat de pe site-ul programului Tineret în Acţiune la  www.tinact.ro la  secţiunea Formulare şi

documente / Contrate şi anexe de unde se poate descărca şi prezentul Ghid (link direct: http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1)

documente justificative financiare

anexe (ex. Centralizatorul de cheltuieli)

alte documente care vin în completarea şi sprijinul celor declarate în raportul final (ex. comunicate și articole de presă, materiale de promovare, de diseminare și

exploatare a rezultatelor (fluturași, afișe, broșuri, filme), CD cu poze etc

 

Care sunt fazele evaluării raportului final?

 Odată ajuns la Agenţia Naţională (fie trimis prin poştă/curierat, fie depus personal la secretariatul Agenţiei), raportul final trece prin trei tipuri de evaluare succesive:

1)      verificarea administrativă a dosarului de raport final (eligibilitatea dosarului),

2)     evaluarea tehnică a raportului de activitate şi a modului în care au fost implementate activităţile de proiect,

3)     evaluarea financiară, a Centralizatorului de cheltuieli şi a documentelor justificative financiare.

 Mai jos găsiţi descrise fiecare din aceste etape împreună cu informaţiile necesare pentru întocmirea corectă a unui dosar de raport final.

o Lista de verificare

o Tabelul cu costurile proiectului

o Formulare