Hot desking

Modul în care este organizată și stabilită activitatea de birou influențează necesarul

spatial. Introducerea tehnologiei informației și comunicațiilor duce la modificarea condițiilor de

muncă dintr-un birou. Terminalele multifuncționale înlocuiesc componentele individuale pentru

prelucrarea datelor, iar sistemele adresate unei singure persoane sunt conectate la rețea pentru a

devein un sistem integrat de comunicare. Prin dotarea locului de muncă cu calculatoare și aparate

aferente, necesarul de suprafață crește cu circa 2-3 m2 la circa 15-18 m2. Efectul biroticii asupra

formatului suprafețelor de lucru generează noi criterii de evaluare, precum calitatea locului de

lucru, asigurarea flexibilității, minimizarea costurilor și mai multă importanță acordată mediului.

La sfârșitul anilor 1980 – începutul anilor 1990 a apărut un nou tip de organizare spațială

a biroului: hot desking sau biroul neconvențional. Acesta era folositor în cazul în care existau

mai mulți angajați decât prevedea spațiul în care erau amenajate birourile și era conceput ca un

spațiu confortabil, care cuprindea și canapele și fotolii unde se putea lucra. Cu toate acestea, hot

desking nu a fost dezvoltat suficient pentru a fi viabil și implementat la scară largă. Interesul

pentru acesta a revenit odată cu înființarea companiilor de IT și comunicare care presupun un

număr mare de angajați.

Hot desking este un sistem de organizare al biroului care implică folosirea unui singur

spațiu de către mai mulți angajați în diferite perioade de timp. Numele acestuia se referă la un loc

1

neconvențional de birou care presupune existența unor canapele și mese de lucru și care este

împărțit de mai multe persoane ce lucrează în schimburi, spre deosebire de amenajarea clasică în

care fiecare membru al personalului are propriul birou. În același timp, în organizarea de tip hot-

desking, există și o zonă de lucru individuală cu mese separate pe 2 sau 3 laturi, izolate astfel

fonic, care pot fi utilizate ca birouri permanente adresate celor care muncesc în fața

calculatorului.

Din punct de vedere managerial, organizarea de tip hot desking este atractivă întrucât

reduce semnificativ costurile generale: economisirea spațiului – până la 30%, se dovedește

valoroasă în cazul unui oraș în care piața imobiliară este scumpă.

Hot desking este frecvent întâlnit la locurile de muncă în care angajații au un program

flexibil, adică nu toți sunt prezenți în același interval de timp. Aceștia folosesc spațiile existente

doar ocazional sau pentru scurte perioade de timp, lăsând apoi suprafața de lucru vacantă. Prin

acestă împărțire a locului de muncă, angajații utilizează eficient spațiul și resursele companiei.

Cu toate acestea, conceptual de hot desking se adresează rar mediilor în care se așteaptă ca

angajatul să fie la birou cea mai mare parte a timpului. În plus, pentru unii angajatori, beneficiile

costurilor mici sunt eclipsate de lipsa capacității de a monitoriza activitatea personalului. Pentru

angajați, sistemul acesta are avataje, dar și dezavantaje. Mulți lucrători sunt reticenți la ideea de a

renunța la spațiul personal, în timp ce alții sunt fericiți să aibă o mai mare flexibilitate.

O variantă alternativă pentru hot desking ar putea fi un loc de muncă în care angajații au

mai multe sarcini, fiecare dintre acestea necesitând o anumită suprafață de lucru sau un anume

loc unde pot fi executate, muncitorul fiind nevoit să se mute de la o masă la alta pentru a le

îndeplini. Astfel, o stație permanentă de lucru poate fi disponibilă oricărui membru al

personalului atunci când îi este necesară. Acesta este un singur element implicat în activitatea

cuiva – de exemplu, atunci când un agent de vânzări are nevoie de un birou pentru o întâlnire cu

un client, el poate folosi unul, dar în general pentru a-și desfășura activitatea acesta nu are nevoie

de un birou. Un alt exemplu ar putea fi spațiul de lucru al angajaților unei linii de asamblare. Aici

stațiile de lucru individuale nu sunt înființate ca birouri personale.

Odată cu creșterea serviciilor mobile, hot desking poate include dirijarea de voce și

mesagerie la orice locație în care utilizatorul se poate conecta la rețeaua companiei. Prin urmare,

telefonul, e-mailul și mesageria pot fi dirijate la un angajat la orice loc în care se află, nu doar la

un birou fizic.

2

Prezența tehnologiei la locul de muncă dezvoltă conceptul de hot desking, prin

standardizarea procesului și punerea în aplicare în mod automat reguli sau politici ale companiei.

În general, folosind metoda hot desking se realizează instalarea și operarea unui software care se

integrează cu sistemele de telefonie, e-mail și calendar ale firmei și este adaptat la fiecare modul

de lucru în parte, în funcție de necesități. Prin acest software, compania poate gestiona resursele

legate de spațiu, precum sălile de conferințe, birourile sau sălile de prezentare.

În unele cazuri, angajații pot fi direcționați spre o altă zonă care să le întrunească

necesitățile, dacă locul pe care plănuiau să îl utilizeze este deja ocupat. Pentru a asigura ordinea,

de multe ori există diverse semnale luminoase, prin care angajatul își poate da seama dacă spațiul

de lucru este vacant sau nu – spre exemplu, un perete luminat roșu în fața unei săli de prezentare

poate simboliza faptul că sala este deja ocupată.

Bibliografie

https://en.wikipedia.org

Neufert. 2004. Manualul arhitectului. Elemente de proiectare și de construcție. Miercurea Ciuc: Ed. Alutus. Ediția 37.

3

Simona-Mihaela Preda

Faculatatea de Arhitectură de Interior,

secția Arhitectură de Interior,

Grupa 12 I

4