guidance_fraud_risk_assessment_ro.pdf

7/24/2019 guidance_fraud_risk_assessment_ro.pdf

1/19

EGESIF_14-0021-0016/06/2014

COMISIA EUROPEANDIRECIA GENERAL

Fondurile structurale i de investiii europene

Orientri pentru statele membre i autoritile programului

Evaluarea riscului de fraudi msuri antifraudeficace i proporionale

Iunie 2014

Declaraie de declinare a responsabilitii:

Acesta este un document de lucru elaborat de serviciile Comisiei. Pe baza dreptului UE aplicabil,documentul prezintorientri tehnice, n atenia autoritilor publice, a specialitilor, a beneficiarilor sau

a potenialilor beneficiari, precum i a altor organisme implicate n monitorizarea, controlul sau punerean aplicare a fondurilor structurale i de investiii europene, cu privire la modul de interpretare i de

aplicare a normelor UE n domeniu. Documentul urmrete s prezinte explicaiile i interpretrileserviciilor Comisiei cu privire la normele respective, n scopul facilitrii punerii n aplicare a programuluii al ncurajrii bunelor practici. Cu toate acestea, prezentele orientri nu aduc atingere interpretriiCurii de Justiiei a Tribunalului sau deciziilor Comisiei.


2/19

2

Cuprins

LISTA ACRONIMELOR I ABREVIERILOR .................................................................4

1.

INTRODUCERE.........................................................................................................6

1.1.

Context ..............................................................................................................6

1.2.

O abordare proactiv, structurati direcionata gestionrii risculuide fraud ............................................................................................................7

2.

DEFINIII ....................................................................................................................8

2.1.

2.1. Definiia neregulii.......................................................................................8

2.2.

2.2. Definiia fraudei n tratat ............................................................................8

2.3. Definiia corupiei.................................................................................................9

3.

AUTOEVALUAREA RISCULUI DE FRAUD ......................................................9

3.1. Instrumentul.......................................................................................................9

3.2. Componena echipei de autoevaluare..............................................................11

3.3. Frecvena autoevalurii ...................................................................................11

4. ORIENTRI PRIVIND CERINELE MINIME PENTRU MSURIANTIFRAUDEFICACE I PROPORIONALE...................................................11

4.1. Politica antifraud............................................................................................12

4.2. Prevenire..........................................................................................................12

4.2.1. Cultura etic.......................................................................................13

4.2.2. Alocarea responsabilitilor...............................................................14

4.2.3. Instruirea i creterea nivelului de sensibilizare................................14

4.2.4. Sistemele de control intern ................................................................14

4.2.5. Analiza datelor i instrumentul ARACHNE .....................................15

4.3. Detectarea i raportarea ...................................................................................16

4.3.1. Dezvoltarea unei mentaliti corespunztoare...................................16

4.3.2.

Indicatori de fraud(semnale de alert) ............................................16

4.4. Cercetare, corectare i urmrire penal ...........................................................17

4.4.1. Recuperare i urmrire penal ...........................................................18

4.4.2. Monitorizare ......................................................................................18

5.

AUDIT EFECTUAT DE AUTORITATEA DE AUDIT CU PRIVIRE LAEVALUAREA RISCULUI DE FRAUD DE CTRE AUTORITATEADE MANAGEMENT I MSURILE ANTIFRAUD LUATE DEACEASTA.................................................................................................................18

5.1.

Lista de verificare pentru autoritile de audit.................................................18

5.2. Frecvena verificrii autoritii de audit ..........................................................19


3/19

3

Anexa 1 Instrumentul deevaluare a riscului de fraudi instruciuni privind modulde utilizare a instrumentuluiAnexa 2 Controale de atenuare recomandateAnexa 3 Model de politicantifraudAnexa 4 Lista de verificare pentru autoritatea de audit


4/19

4

LISTA ACRONIMELOR I ABREVIERILOR

AA Autoritate de audit

AM Autoritate de management

CA Autoritate de certificare

FEDR Fondul european de dezvoltare regional

fondurile n scopul acestui document specific, aceasta nseamn: Fondul european dedezvoltare regional, Fondul social european, Fondul de coeziune i Fondul european

pentru pescuit i afaceri maritime

FSE Fondul social european

OI Organism intermediar

OLAF Oficiul European de LuptAntifraud

RDC Regulamentul privind dispoziiile comune [Regulamentul (UE) nr. 1303/2013al Parlamentului European i al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unordispoziii comune privind Fondul european de dezvoltare regional, Fondul socialeuropean, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural iFondul european pentru pescuit i afaceri maritime, precum i de stabilire a unordispoziii generale privind Fondul european de dezvoltare regional, Fondul socialeuropean, Fondul de coeziune i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime i deabrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului]

Regulamentul financiar Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al ComunitilorEuropene


5/19

5

REZUMAT

Prezenta not de orientare ofer autoritilor de management (AM) asisten irecomandri cu privire la punerea n aplicare a articolului 125 alineatul (4) litera (c) dinRDC, care prevede cautoritatea de management instituie msuri antifraudeficace i

proporionale, lund n considerare riscurile identificate. De asemenea, Comisia oferorientri pentru verificarea efectuatde autoritatea de audit (AA) cu privire la respectareaarticolului respectiv de ctre autoritatea de management.

Comisia recomand autoritilor de management s adopte o abordare proactiv,structurati direcionata gestionrii riscului de fraud. Pentru fonduri, obiectivular trebui s fie adoptarea de msuri antifraud proactive i proporionale, utilizndmijloace eficiente din punct de vedere al costurilor. Toate autoritile programului artrebui s se angajeze la toleranzero fade fraud, ncepnd cu adoptarea atitudiniipotrivite de ctre conducere. O evaluare bine direcionat a riscului de fraud,combinat cu un angajament clar comunicat de a combate frauda, poate transmite unmesaj limpede potenialilor autori de fraude. Sistemele de control riguroase puse naplicare n mod eficace pot reduce n mod considerabil riscul de fraud, dar nu potelimina complet riscul ca frauda saparsau srmnnedetectat. Acesta este motivul

pentru care sistemele trebuie s asigure, de asemenea, c exist proceduri pentrudetectarea fraudelor i cse iau msurile adecvate odatce apare o suspiciune de fraud.Prezentele orientri sunt concepute pentru a oferi sprijin sub forma unui ghid pe etape

pentru abordarea oricror cazuri de fraudrmase, odatce alte msuri de bungestiunefinanciar au fost instituite i sunt puse n aplicare n mod eficient. Cu toate acestea,obiectivul general al dispoziiilor de reglementare este gestionarea eficientdin punct devedere a costurilor a riscului de fraudi punerea n aplicare a unor msuri antifraudeficace i proporionale, ceea ce, n practic, nseamn o abordare direcionat idifereniatpentru fiecare program i situaie.

Prin urmare, instrumentul de autoevaluare a riscului de fraudcare este ataat la prezentanotde orientare, mpreun cu instruciunile detaliate, poate fi utilizat pentru a evaluaimpactul i probabilitatea apariiei unor riscuri comune de fraud. n al doilea rnd,orientrile indicmsurile de control de atenuare recomandate, care ar putea contribui lareducerea oricror altor riscuri rmase, care nu au fost abordate ncn mod eficace decontroalele actuale. Obiectivul operaional pentru autoritatea de management ar trebui sfie furnizarea de rspunsuri n cazuri de fraudcare sunt proporionale cu riscurile i suntadaptate la situaiile specifice legate de livrarea fondurilor ntr-un anumit program sauregiune. n special, n urma evalurii riscurilor i a controalelor aferente de atenuareinstituite la nivel de sistem, se recomand autoritilor de management s abordeze

situaiile specifice care pot aprea la nivelul punerii n aplicare a operaiunilor prindezvoltarea n continuare a unor indicatori de fraudspecifici (semnale de alert) i prinasigurarea unei cooperri i coordonri eficace ntre autoritatea de management,autoritatea de audit i organele de anchet. De asemenea, Comisia va sprijini statelemembre prin furnizarea unui instrument specific de evaluare a riscului, ARACHNE, careva facilita identificarea, prevenirea i detectarea operaiunilor, a proiectelor, a

beneficiarilor i a contractelor/contractorilor care prezint riscuri i va servi, deasemenea, ca instrument preventiv.

Autoevaluarea riscurilor de fraudpropusde Comisie este simpl, logici practicise bazeazpe cinci etape metodologice principale:

1. cuantificarea riscului de producere a unui anumit tip de fraud prin evaluareaimpactului i a probabilitii (riscul brut);


6/19

6

2. evaluarea eficacitii controalelor actuale instituite pentru reducerea riscului brut;

3. evaluarea riscului net dup luarea n considerare a efectelor eventualelorcontroale actuale i a eficacitii acestora, i anume situaia astfel cum este lamomentul actual (riscul rezidual);

4. evaluarea efectului controalelor de atenuare planificate asupra riscului net(rezidual);

5. definirea riscului int, i anume nivelul de risc pe care autoritatea demanagement l consideradmisibil dupce toate controalele sunt puse n practici sunt realizate efectiv.

n cele din urm, Comisia intenioneaz sofere sprijin direcionat pentru introducereasistemului, atunci cnd este necesar, n scopul de a sprijini statele membre n punerea naplicare a articolului 125 alineatul (4) litera (c) din RDC i a prezentelor orientri.

1. INTRODUCERE

1.1.

Contextn conformitate cu articolul 59 alineatul (2) din Regulamentul financiar, statelemembre iau toate msurile necesare, inclusiv msuri legislative, de reglementare iadministrative, pentru a proteja interesele financiare ale UE, n special prin

prevenirea, detectarea i corectarea neregulilor i a fraudei.

RDC include cerine specifice privind responsabilitatea statelor membre pentruprevenirea fraudelor. Prezentele orientri privind gestionarea riscului de fraud seadreseaz autoritilor de management i autoritilor de audit pentru Fonduleuropean de dezvoltare regional (FEDR), Fondul de coeziune i Fondul social

european (FSE) i Fondul european pentru pescuit i afaceri maritime (FEPAM).

Pe lngarticolul 72 litera (h) din RDC, care prevede csistemele de gestionare icontrol trebuie sasigure prevenirea, detectarea i corectarea neregulilor, inclusiv afraudei, precum i recuperarea sumelor pltite necuvenit, mpreun cu dobnzile,articolul 125 alineatul (4 ) litera (c) din RDC prevede cautoritatea de managementinstituie msuri antifraud eficace i proporionale, lund n considerareriscurile identificate.

Riscurile de fraud i corupie trebuie s fie gestionate n mod corespunztor.Autoritile de management au responsabilitatea de a demonstra c ncercrile de

fraudare a bugetului UE sunt inacceptabile i nu vor fi tolerate. Abordarea fraudei,precum i a cauzelor i consecinelor acesteia, reprezinto provocare semnificativpentru orice gestionare, ntruct frauda este conceput s evite detectarea. Deasemenea, autoritile de management sunt sftuite sia n considerare Indicele de

Percepie a Corupiei al organizaiei Transparency International1 i raportulanticorupie al UE, elaborat de Comisie2 atunci cnd evalueaz msura n caremediul lor general de operare este perceput ca fiind expus la riscuri poteniale decorupie i fraud.

1 http://cpi.transparency.org/cpi20122 Comunicare a Comisiei ctre Parlamentul European, Consiliu i Comitetul Economic i Social

European din 6 iunie 2011 Combaterea corupiei n UE (COM(2011)308 final).
http://cpi.transparency.org/cpi2012http://cpi.transparency.org/cpi2012http://cpi.transparency.org/cpi2012


7/19

7

Potenialul de fraudnu poate fi ignorat i ar trebui s fie considerat ca un set deriscuri care trebuie gestionate n mod corespunztor alturi de alte riscuri comercialesau evenimente potenial negative. Prin urmare, evaluarea riscurilor de fraudpoatefi realizat utiliznd instrumente i principii de gestionare a riscurilor existente.Sistemele de control riguroase puse n aplicare n mod eficace pot reduce riscul cafrauda s se produc sau s rmnnedetectat, dar nu pot elimina probabilitateaapariiei fraudei. Obiectivul general ar trebui sfie abordarea principalelor riscuri defraud, n mod bine direcionat, innd cont de faptul c n afarde cerinele de

baz beneficiul global al oricror msuri antifraud suplimentare ar trebui sdepeasccosturile lor totale (principiul proporionalitii), lund n considerare, deasemenea, costul reputaional ridicat asociat fraudei i corupiei.Pentru a evalua impactul i probabilitatea oricror poteniale riscuri de fraudcarear putea aduce atingere intereselor financiare ale UE, Comisia recomandautoritilor de management s utilizeze instrumentul de evaluare a riscului defrauddin anexa 1. Evaluarea trebuie efectuatde ctre o echipde autoevaluarestabilitde autoritatea de management3. Lista controalelor de atenuare recomandate,dar neobligatorii, pe care autoritile de management le-ar putea institui ca rspuns

la orice riscuri rmase, este indicat n anexa 2. Astfel de msuri proporionale arputea contribui n continuare la atenuarea oricror riscuri rmase identificate nautoevaluare, care nu au fost abordate ncn mod eficace de controalele actuale.

De asemenea, n anexa 3 se propune un model opional de declaraie de politicantifraud, pentru autoritile de management care doresc s i stabileasc

programul antifraud prin intermediul unei declaraii de politic ce comunic peplan intern i extern poziia lor oficialn ceea ce privete frauda i corupia.

Pentru a completa prezentele orientri, Comisia prevede, de asemenea, orientripentru verificarea efectuat de ctre autoritatea de audit cu privire la activitatea

desfuratde autoritatea de management n contextul evalurii riscurilor de fraudi la msurile corespunztoare pe care aceasta le-a instituit pentru a reduce riscurilede fraud. Listele de verificare din anexa 4se pot dovedi utile n vederea auditurilorsistemelor care urmeazsfie efectuate de ctre autoritile de audit n conformitatecu articolul 127 din RDC. Acestea vor fi utilizate n scopurile propriei evaluri ariscurilor de ctre Comisie i pot fi utilizate, de asemenea, n scopul raportului i alavizului organismului de audit independent responsabil cu evaluarea sistemului degestionare i control, n ceea ce privete desemnarea autoritilor de managementmenionatla articolul 124 alineatul (2) din RDC.

1.2. O abordare proactiv, structurati direcionata gestionrii riscului de

fraudInstrumentul de autoevaluare a riscurilor de fraud ataat vizeaz n mod practicsituaiile principale n care procesele cheie pentru punerea n aplicare a programelorar putea fi cel mai vulnerabile la manipularea de ctre persoane sau organizaiifrauduloase, inclusiv de criminalitatea organizat, evaluarea probabilitii i agravitii situaiilor respective i msurile pe care le ia n prezent autoritatea demanagement pentru abordarea acestora. Sunt vizate trei procese cheie selectate caresunt considerate a fi cele mai expuse la riscuri specifice de fraud:

3 n cazul cooperrii teritoriale europene, ntruct autoritile de management sunt responsabile cu toate

funciile, evaluarea riscurilor ar trebui sia n considerare riscurile de fraudn ntreaga zonvizatdeprogram i ar trebui s urmreasc s asigure c sunt instituite msuri antifraud eficace iproporionale, dupcaz.


8/19

8

selecia candidailor;

punerea n aplicare i verificarea operaiunilor;

certificare i pli.

Rezultatul final al evalurii riscurilor de fraudeste identificarea riscurilor specifice,n cazul n care autoevaluarea concluzioneaz c n prezent nu se iau msurisuficiente pentru a reduce probabilitatea sau impactul activitii potenialfrauduloase la un nivel acceptabil. O astfel de autoevaluare va forma ulterior baza

pentru soluionarea deficienelor prin alegerea de msuri antifraud eficace iproporionale din lista de controale de atenuare recomandate. n unele cazuri,concluzia ar fi cmajoritatea riscurilor reziduale au fost abordate i c, prin urmare,sunt necesare foarte puine msuri antifraud suplimentare sau niciuna. n toatescenariile de evaluare, se ateapt ca autoritatea de management s poat furnizaargumente pentru a-i susine concluziile.

2.

DEFINIII

Evaluarea riscurilor vizeaz doar riscurile de fraud specifice, nu neregulile. Cu toateacestea, n mod indirect, punerea n aplicare efectiv a exerciiului poate avea, deasemenea, un impact asupra prevenirii i detectrii neregulilor n general, neleseca o categorie mai largdect frauda.

Elementul de intenie este aspectul care distinge frauda de neregul4.

2.1. 2.1. Definiia neregulii

n sensul Regulamentului (CE) nr. 2988/95 al Consiliului din 18 decembrie 19955privindprotecia intereselor financiare ale Comunitilor Europene, termenul neregulreprezint un concept larg i acoper att neregulile intenionate, ct i celeneintenionate comise de operatorii economici.

Articolul 1 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2988/955definete neregulaca:

orice nclcare a unei dispoziii de drept comunitar, ca urmare a unei aciuni sau

omisiuni a unui agent economic, care poate sau ar putea prejudicia bugetul general al

Comunitilor sau bugetele gestionate de acestea, fie prin diminuarea sau pierderea

veniturilor acumulate din resurse proprii, colectate direct n numele Comunitilor, fieprin cheltuieli nejustificate.

2.2. 2.2. Definiia fraudei n tratat

4

Motivele care stau la baza unui comportament fraudulos au fost prezentate n COCOF 09/0003/00 din18.2.2009 Notinformativprivind indicatorii de fraudpentru FEDR, FSE i FC.5 JO L 312, 23.12.1995, p. l.


9/19

9

Convenia ntocmitn temeiul articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European,privind protecia intereselor financiare ale Comunitilor Europene6, definete frauda,din punct de vedere al cheltuielilor, ca pe orice act sau omisiune intenionatlegatde:

- utilizarea sau prezentarea de declaraii sau documente false, incorecte sau

incomplete, care are ca efect deturnarea sau reinerea necuvenitde fonduri din

bugetul general al Comunitilor Europene sau din bugetele gestionate de

Comunitile Europene sau n numele acestora;

- nedivulgarea de informaii, nclcndu-se o obligaie specific, cu acelai

efect;

- deturnarea unor astfel de fonduri n alte scopuri dect cele pentru care au fost

acordate iniial.

2.3. Definiia corupiei

O definiie larg a corupiei utilizat de Comisie este abuzul de o poziie (public) nscopuri private. Darea de mitfaciliteazmulte alte tipuri de fraud, cum ar fi falsificarea

de facturi, nregistrarea de cheltuieli fictive sau nendeplinirea specificaiilorcontractuale. Cea mai comunformde corupie este darea de mitsau alte avantaje; unreceptor (corupie pasiv) accepto mitde la un donator (corupie activ) n schimbulunei favori.

3. AUTOEVALUAREA RISCULUI DE FRAUD

3.1. Instrumentul

Obiectivul principal al instrumentului de evaluare a riscului de fraudprevzut n

anexa 1 este facilitarea efecturii de ctre autoritatea de management a uneiautoevaluri a impactului i a probabilitii apariiei unor scenarii specifice defraud. Riscurile specifice de fraudcare trebuie sfie evaluate au fost identificate

pe baza cunoaterii cazurilor frauduloase ntlnite anterior n contextul politicii decoeziune, precum i a schemelor de fraudrecurente i general recunoscute. Cu altecuvinte, instrumentul a fost precompletat cu un set de riscuri specifice recunoscute.Orice alte riscuri cunoscute pentru un anumit program/o anumitregiune n curs deevaluare trebuie sfie adugate de echipa de autoevaluare (a se vedea seciunea 3.2de mai jos).

Orientrile din anexa 1 explicn detaliu modul de aplicare a instrumentului

de evaluare a riscului de fraud.

Instrumentul acoper probabilitatea i impactul riscurilor de fraud specifice igeneral recunoscute, relevante n special pentru procesele cheie:

selecia candidailor (foaia de lucru 1 din foaia de calcul);

punerea n aplicare a proiectelor de ctre beneficiari, cu accent pe achiziiilepublice i costurile suportate cu fora de munc(foaia de lucru 2);

certificarea cheltuielilor de ctre autoritatea de management i plile (foaiade lucru 3).

6 JO C 316, 27.11.1995, p. 49.


10/19

10

Fiecare seciune este precedatde o paginde nsoire, unde sunt enumerate toateriscurile specifice relevante pentru seciunea n cauz.

De asemenea, se recomandautoritii de management sevalueze riscurile generalede fraud n legturcu contractele de achiziii publice pe care le poate administradirect, de exemplu, n contextul achiziionrii de asistentehnic (fia de lucru 4).n cazul n care autoritatea de management nu efectueaz nicio achiziie public

pentru care este necesaro evaluare a riscului de fraud, seciunea 4 nu trebuie sfiecompletat.

Metodologia pentru evaluarea riscului de fraudcuprinde cinci etape principale:

Cuantificarea probabilitii i a impactului riscului specific de fraud(risc brut)

Evaluarea eficacitii controalelor actuale utilizate pentru a atenua riscul brut

Evaluarea riscului net dupluarea n considerare a efectului controalelor actuale ia eficacitii acestora, i anume situaia astfel cum este la momentul actual (riscrezidual)

Evaluarea efectului controalelor suplimentare planificate privind riscul net (rezidual)

Definirea riscului int, i anume nivelul de risc pe care autoritatea de managementl considertolerabil

Pentru fiecare dintre riscurile specifice, obiectivul general este evaluarea riscului

brut de survenire a anumitor scenarii de fraud, urmat de identificarea ievaluarea eficacitii controalelor deja existente pentru atenuarea respectivelorriscuri de fraud, pentru ca acestea s nu se produc sau pentru a se asigura cacestea nu rmn nedetectate. Rezultatul va fi un risc actual net, care ar trebui sconduc la instituirea unui plan de aciune intern atunci cnd riscul rezidual estesemnificativ sau critic, n scopul de a mbunti controalele i de a reduceexpunerea statului membru la consecine negative (de exemplu, punerea n aplicare aunor msuri antifraudsuplimentare eficace i proporionale, dupcaz a se vedealista de controale de atenuare recomandate7din anexa2).

7Acestea constituie sugestii neobligatoriipentru controale suplimentare n scopul de a atenua i mai multriscul rezidual.


11/19

11

3.2. Componena echipei de autoevaluare

n funcie de dimensiunea programului i a autoritii de management, este posibilca fiecare dintre procesele de punere n aplicare s fie executat de departamentediferite din cadrul autoritii de management. Se recomandca actorii mai relevanisia parte la evaluare pentru ca aceasta sfie ct mai onesti exactposibil i s

poat fi realizat ntr-un mod eficient i uor. Prin urmare, echipa de evaluare arputea include personal din diferite departamente ale autoritii de management cudiverse responsabiliti, inclusiv selectarea operaiunilor, verificrile documentare ila faa locului i autorizarea plilor, precum i reprezentani ai autoritii decertificare (CA) i ai organismelor de punere n aplicare. Autoritile demanagement ar putea dori sia n considerare implicarea serviciilor de coordonare aluptei antifraud (AFCOS) sau a altor organe de specialitate, care ar puteacontribui cu expertizantifraudspecificla procesul de evaluare.ntruct autoritatea de audit va audita evaluarea finalizata riscurilor, se recomandca aceasta s nu adopte un rol direct n luarea unei decizii privind nivelul deexpunere la risc, dar ar putea fi avut n vedere participarea sa la procesul de

evaluare ntr-un rol consultativ sau n calitate de observator.Din motive evidente, autoevaluarea nu ar trebui sfie externalizat, ntruct aceastanecesito buncunoatere a sistemului de funcionare, administrare i control i a

beneficiarilor programului.

3.3. Frecvena autoevalurii

n primul rnd, respectarea cerinelor privind procedurile adecvate pentrupunerea n aplicare a unor msuri antifraudeficace i proporionale este unuldintre criteriile de desemnare a autoritilor de management.

Se recomandca instrumentul sfie aplicat n ntregime, ca regulgeneral, anualsau la fiecare doi ani. Cu toate acestea, pot fi necesare controale mai periodice

privind progresele n funcie de planurile de aciune legate de controale suplimentarecare au fost instituite, modificri ale mediului de risc i adaptarea continua notelorde evaluare (de exemplu, prin reuniuni pe teme de gestiune). Atunci cnd nivelul deriscuri identificate este foarte sczut i nu au fost raportate cazuri de fraudn cursulanului precedent, autoritatea de management poate decide s revizuiascautoevaluarea numai o dat la doi ani. Apariia oricrui nou caz de fraud saumodificri principale efectuate n ceea ce privete procedurile i/sau personalulautoritii de management ar trebui s conduc imediat la o revizuire a punctelor

slabe percepute n sistem i a prilor relevante din autoevaluare.

4. ORIENTRI PRIVIND CERINELE MINIME PENTRU MSURI ANTIFRAUDEFICACE IPROPORIONALE

ntruct prezenta seciune ofer orientri generale cu privire la principiile i metodelecare trebuie sfie utilizate de ctre autoritatea de management pentru a combate frauda,anexa 2prevede, pentru fiecare risc specific identificat n evaluarea riscului de fraud,controale de atenuare neobligatorii recomandate, care ar putea fi instituite pentru a urmrireducerea riscurilor la un nivel acceptabil.

Standardele minime prevzute n prezentul capitol sunt recomandate pentru a firespectate de ctre autoritile de management referitor la ciclul antifraud.


12/19

12

Pentru a aborda cu succes problema fraudei, Comisia recomand ca autoritatea demanagement sdezvolte o abordare structuratpentru combaterea fraudei. Existpatruelemente cheie n ciclul antifraud: prevenire, detectare, corectare i urmrire penal.Combinarea unei evaluri aprofundate a riscurilor de fraudcu msuri de prevenie i dedetectare adecvate, precum i cu investigaii bine coordonate i prompte efectuate dectre organismele competente ar putea sreducn mod semnificativ riscul de fraudisofere msuri adecvate de descurajare a fraudei.

4.1. Politica antifraud

Multe organizaii utilizeazo politicantifraudpentru a-i comunica hotrrea de aaborda i a combate frauda. n cadrul oricrei astfel de politici, care ar trebui sfiesimpli concentrat, trebuie sfie acoperite urmtoarele subiecte:

strategii pentru dezvoltarea unei culturi antifraud; alocarea responsabilitilor pentru combaterea fraudei; mecanisme de raportare a suspiciunilor de fraud; cooperarea ntre diferiii actori.

Aceastpoliticar trebui sfie vizibiln cadrul unei organizaii (distribuittuturornoilor angajai, inclusiv pe intranet) i ar trebui s fie clar pentru membriipersonalului c aceasta este pus n aplicare n mod activ, prin intermediul unormetode cum ar fi actualizri periodice cu privire la aspecte legate de fraud iraportarea rezultatelor anchetelor n materie de fraud. A se vedea n acest sensmodelul propus pentru o politic antifraud din anexa 3, care ofer un modelvoluntar pentru o declaraie de politicantifraudpentru autoritile de managementcare doresc sdepeasccerinele imediate de reglementare i sformalizeze i si comunice, la nivel intern i extern, poziia oficialcu privire la fraudi corupie.

4.2. Prevenire

Atunci cnd autoritatea de management demonstreaz un angajament clar pentrucombaterea fraudei i a corupiei, crete nivelul de sensibilizare cu privire lacontroalele de prevenire i detectare i este hotrt s transmit cazurileautoritilor competente pentru anchetare i sancionare, aceasta va transmite unmesaj clar oricror poteniali autori de fraude i ar putea modifica comportamentelei atitudinile fade fraud.

Avnd n vedere dificultile de a dovedi comportamentul fraudulos i de a reparaprejudiciile aduse reputaiei, este preferabil n general ca activitatea frauduloassfie prevenit, mai degrabdect sfie abordatdupproducerea acesteia. De cele

mai multe ori, tehnicile de prevenire vizeazreducerea ocaziilor de a comite fraudeprin punerea n aplicare a unui sistem solid de control intern, combinat cu o evaluareproactiv, structurat i direcionat a riscului de fraud, dar pot fi utilizate, deasemenea, activiti cuprinztoare de formare i de sensibilizare i dezvoltarea uneiculturi etice pentru a combate orice potenial raionalizare acomportamentului fraudulos.

Cea mai puternic msur preventiv mpotriva fraudei const n operarea unuisistem solid de control intern, care ar trebui sfie proiectat i exploatat ca o reacie

proporional la riscurile identificate n timpul unui exerciiu de evaluare ariscurilor. Cu toate acestea, o organizaie ar trebui s acioneze, de asemenea, n

vederea crerii unor structuri i a unei culturi adecvate pentru a descuraja uncomportament potenial fraudulos.


13/19

13

Cultura etic

Politic,responsabiliti, formare,mecanisme de raportare

Sistem de controlintern

Riscuri defraud

4.2.1. Cultura etic

Crearea unei culturi antifraud reprezint un element cheie att pentrudescurajarea potenialilor autori de fraude, ct i pentru maximizareaangajamentului personalului n combaterea fraudei n cadrul autoritii demanagement. O astfel de culturpoate fi creatprintr-o combinaie de politici

i structuri antifraud specifice, astfel cum se arat n al doilea cerc ndiagrama de mai sus i se detaliaz mai jos, dar i prin funcionarea unormecanisme i comportamente cu caracter general:

Mandatul o expresie clar, vizibilpentru toi observatorii interni iexterni, a faptului c autoritatea de management depune eforturi

pentru a ndeplini cele mai nalte standarde etice; Atitudinea conducerii comunicare orali/sau scrisde la cel mai

nalt nivel al autoritii de management preciznd faptul cse ateaptcel mai nalt standard de comportament etic din partea personalului ia beneficiarilor (pentru beneficiari, aceasta poate fi pus n aplicare

prin intermediul scrisorilor de acordare a subveniilor i alcontractelor);

Codul de conduit un cod de etic frechivoc la care trebuie sadere n mod normal toi membrii personalului i care cuprindeaspecte precum:- conflictele de interese explicaie i cerine i proceduri pentrudeclararea acestora;- politica privind cadourile i ospitalitatea explicaie iresponsabilitile personalului privind respectarea acesteia;- informaiile confideniale explicaie i responsabilitile

personalului;- cerinele pentru raportarea suspiciunii de fraud.


14/19

14

Pe scurt, personalul ar trebui s respecte principii precum integritate,obiectivitate, responsabilitate i onestitate.

4.2.2. Alocarea responsabilitilor

n cadrul autoritii de management, ar trebui s existe o alocare clar aresponsabilitilor pentru crearea de sisteme de gestionare i control carerespectcerinele UE i pentru verificarea faptului dacsistemele respectivefuncioneaz eficient n ceea ce privete prevenirea, detectarea i corectareafraudelor. Acest lucru este necesar pentru a se asigura ctoi actorii i neleg

pe deplin responsabilitile i obligaiile i pentru a comunica, att pe planintern, ct i pe plan extern, tuturor beneficiarilor poteniali ai programului, corganizaia are o abordare coordonata combaterii fraudei.

4.2.3. Instruirea i creterea nivelului de sensibilizare

Instruirea formal i creterea nivelului de sensibilizare pot fi incluse nstrategia generala organizaiei pentru gestionarea riscurilor, dupcaz. Toi

membrii personalului pot fi instruii cu privire la aspectele teoretice ipractice, att pentru a crete nivelul de sensibilizare cu privire la culturaantifrauda autoritii de management, ct i pentru a-i sprijini sidentifice is abordeze cazurile de suspiciune de fraud. Acestea ar putea acoperidetaliile oricrei politici antifraud, rolurile i responsabilitile specifice,

precum i mecanismele de raportare.

De asemenea, creterea nivelului de sensibilizare se poate realiza prinintermediul unor ci mai puin formale, cum ar fi buletine informative,

postere, site-uri de intranet sau includerea ca element regulat pe ordinea de zipentru reuniunile de grup.

4.2.4.

Sistemele de control intern

Cea mai puternicmsur de aprare mpotriva potenialelor fraude este unsistem bine conceput i operat de control intern, n care controalele vizeazatenuarea eficace a riscurilor identificate.

Verificrile de gestiune trebuie s fie amnunite, iar controalele aferente lafaa locului trebuie sfie bazate pe risc i efectuate cu o acoperire suficient.Probabilitatea detectrii unor cazuri poteniale de fraud crete atunci

cnd verificrile de gestiune sunt amnunite. Personalul care se ocupdeverificrile de gestiune documentare i la faa locului ar trebui s aibcunotin de orientrile Comisiei i de orice orientri naionale privindindicatorii de fraud(a se vedea mai jos).

4.2.5.

Analiza datelori instrumentul ARACHNE

Creterea n complexitate a colectrii, stocrii i analizei datelor ofer ooportunitate n lupta mpotriva fraudei. n cadrul legislaiei respective dinfiecare stat membru i innd seama n mod corespunztor de limiteleacesteia, analiza datelor poate fi utilizatn aceastetappentru a mbogi n

mod semnificativ procesul de evaluare a riscurilor, pentru a verifica datele nparalel cu alte organizaii din sectorul public sau privat (de exemplu, autoritifiscale, departamente guvernamentale, autoriti de verificare a creditului) i


15/19

15

pentru a detecta poteniale situaii cu risc ridicat chiar nainte de atribuireafinanrii.

n cadrul luptei mpotriva fraudei (i neregulilor), Comisia oferautoritilorde management un instrument specific de extragere a datelor numitARACHNE, n scopul de a identifica proiecte care ar putea fi sensibile lariscuri de fraud, conflict de interese i nereguli. ARACHNE este uninstrument de evaluare a riscurilor, care poate s sporeasc eficiena

procesului de selecie a proiectelor, a verificrilor de gestiune i audit i sconsolideze n continuare procesul de identificare, prevenire i detectare afraudei. Acesta a fost dezvoltat de ctre Comisie i este potrivit n moddeosebit pentru identificarea i evaluarea riscurilor de fraud n cadrulfondurilor, inclusiv, printre alte domenii, achiziiile publice, un domeniudeosebit de predispus la fraude i nereguli precum licitarea coluziv.

La 17 mai 2013, Comisia a prezentat, prin intermediul Oficiului pentruProtecia Datelor, notificarea prevzut pentru verificri prealabile privind

prelucrarea datelor cu caracter personal ctre Autoritatea European pentruProtecia Datelor, care, dupverificarea cu atenie a temeiului juridic relevant,a emis la 17 februarie 2014 un aviz pozitiv privind conformitatea ARACHNEcu dispoziiile Regulamentului (CE) nr. 45/20018. Acesta a inclus anumiteconsideraii cu privire la prelucrarea categoriilor speciale de date, pentru aasigura necesitatea, proporionalitatea i calitatea acestora. Alte recomandrisunt legate de circuitul feedback-ului pentru a asigura acurateea datelor,msuri pentru a asigura o calitate nalta datelor, analiza de la caz la caz atransferurilor de date ctre OLAF i Curtea de Conturi European, tergereadatelor dup o perioad rezonabil de timp i informarea persoanele vizate.Toate aceste consideraii i recomandri sunt analizate n detaliu n vederea

punerii lor n aplicare de ctre Comisie.Utilizarea corect a instrumentului ARACHNE va fi considerat de ctreComisie ca o bun practic pentru identificarea semnalelor de alert idezvoltarea de msuri de combatere a fraudei i ar trebui luatn considerarela evaluarea caracterului adecvat al controalelor actuale de prevenire idetectare aplicate. Instrumentul va fi lansat treptat n 2014 n toate statelemembre care decid voluntar s-l pun n aplicare pentru a-i mbunti ncontinuare controalele de gestionare a riscurilor de fraud. Spre deosebire deo abordare bazat pe un model nedifereniat, decizia n acest sens ar puteafoarte bine s varieze de la un stat membru la altul i chiar ntre diferite

programe/regiuni dintr-un stat membru, ntruct, pe baza cifrelor prezentate ncel mai recent raport PIF9, situaia de fapt n ceea ce privete fraudeledetectate i raportate Comisiei difer, de asemenea, n mod semnificativ ntrestatele membre.

8 Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European i al Consiliului din 18 decembrie 2000privind protecia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de ctre

instituiile i organele comunitare i privind libera circulaie a acestor date.9 Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene Lupta mpotriva fraudei, Raportul anual 2012.COM(2013)548 final 24.7.2013.


16/19

16

4.3. Detectarea i raportarea

Tehnicile de prevenire nu pot oferi o protecie absolut mpotriva fraudei, prinurmare, autoritatea de management are nevoie de sisteme care detecteazcomportamentul fraudulos n timp util. Astfel de tehnici includ proceduri analitice

pentru a selecta anomalii (de exemplu, unelte de extragere a datelor precuminstrumentul ARACHNE), mecanisme solide de raportare i actualele evaluri derisc.

O cultureticputernici un sistem de control intern eficient nu pot oferi protecieabsolut mpotriva autorilor de fraude. Prin urmare, o strategie de combatere afraudei trebuie s ia n considerare faptul c pot n continuare s apar cazuri defraud, pentru care trebuie concepute i puse n aplicare o serie de msuri de detectarea fraudei.

4.3.1. Dezvoltarea unei mentaliti corespunztoare

Autoritatea de management ar putea aborda riscurile de fraud prin

intermediul unor tehnici de detectare specializate i orientate, cu desemnareade persoane responsabile cu aplicarea acestora. De asemenea, toi ceiimplicai n punerea n aplicare a unui ciclu de finanare din fondurilestructurale au un rol de jucat n detectarea potenialelor activiti frauduloasei, ulterior, n luarea de msuri mpotriva acestora. Aceasta necesitcultivareaunei mentaliti adecvate. Trebuie ncurajat un nivel adecvat de scepticism,mpreuncu o contientizare actualizata ceea ce ar putea constitui semne deavertizare privind poteniale fraude.

4.3.2. Indicatori de fraud(semnale de alert)

Indicatorii de fraudsunt semne mai specifice sau semnale de alert care

loc o activitate frauduloas, caz n care este necesaro reacie imediatpentrua verifica dacsunt necesare msuri suplimentare.

De asemenea, indicatorii pot fi specifici pentru activitile care au loc frecventn cadrul programelor de finanare structurale, cum ar fi achiziiile publice icosturile suportate cu fora de munc. n acest scop, Comisia a oferit statelormembre urmtoarele informaii:

COCOF 09/0003/00 din 18.2.2009 - Notinformativprivind

indicatorii de fraudpentru FEDR, FSE i FC

OLAF Culegere de cazuri anonime aciuni structurale

OLAF Ghid practic privind conflictele de interese OLAF Ghid practic privind documentele falsificate

Aceste publicaii ar trebui sfie citite n detaliu, iar coninutul lor ar trebui sfie intens mediatizat n rndul personalului aflat n poziii din care ar puteadetecta un astfel de comportament. n special, indicatorii trebuie s fiecunoscui de toi cei care lucreazn roluri care implicrevizuirea activitilor

beneficiarilor, cum ar fi persoanele care efectueazverificri de gestiune, attdocumentare, ct i la faa locului, sau alte vizite de monitorizare.

4.3.3.

Mecanisme de raportare

Stabilirea i promovarea unor mecanisme de raportare clare reprezint unelement cheie activitii de prevenire, precum i de detectare. Orice astfel demecanisme ar trebui s faciliteze raportarea suspiciunilor de fraud, dar i


17/19

17

punctele slabe ale controlului care pot crete sensibilitatea la fraud aautoritii de management. Autoritile de management ar trebui s aibmecanisme de raportare clare care s asigure o coordonare suficient cuprivire la aspecte antifraud cu autoritatea de audit i organele deanchetcompetente din statul membru, inclusiv autoritile anticorupie.

Raportarea ctre Comisie cu privire la rezultatele msurilor eficiente decombatere a fraudei i orice cazuri suspectate de fraud vor face parte dinraportul anual de sintezi avizul de gestionare al autoritii de management.Raportul anual de control al autoritii de audit va cuprinde, de asemenea, oseciune privind suspiciunile de frauddetectate n cursul anului.

Comunicarea i pregtirea personalului cu privire la mecanismele de raportaretrebuie sasigure cmembrii personalului:

neleg unde ar trebui s raporteze suspiciuni de comportament saucontrol fraudulos;

au ncredere c structura de conducere ia msuri n ceea ce privetesuspiciunile;

au ncredere c pot raporta n mod confidenial i c organizaia nutolereaz represaliile mpotriva oricrui membru al personalului careraporteazsuspiciuni.

Suspiciunile de fraud trebuie raportate la OLAF de ctre autoritateadesemnatde statul membru n conformitate cu cerinele prevzute la articolul122 din RDC. De asemenea, beneficiarii trebuie sfie informai cu privire lamodul n care pot transmite la OLAF orice informaii pe care le dein10.

4.4. Cercetare, corectare i urmrire penal

Odat ce o suspiciune de fraud a fost prezentat i raportat n mod corect,autoritatea de management trebuie stransmitcazul autoritii competente din statulmembru pentru cercetare i sancionare, inclusiv autoritilor anticorupie dacestecazul, i trebuie sinformeze OLAF n mod corespunztor.

De asemenea, autoritatea de management trebuie sefectueze o revizuire aprofundati critic a oricror sisteme conexe de control intern care ar fi putut fi expuse lafraude poteniale sau dovedite.

Odatce un caz de suspiciune de frauda fost detectat i raportat n conformitate cucerinele interne i ale Uniunii Europene, organismul competent ar trebui sefectuezeo evaluare pentru a stabili dac trebuie deschis o anchet i dac sunt necesareaciuni de recuperare i de urmrire penal, dupcaz.

4.4.1. Recuperare i urmrire penal

Recuperarea sumelor necuvenite de la beneficiari este solicitatde autoritilede management i autoritile de certificare, prin urmare, acestea ar trebui s

10 COCOF 09/0003/00 din 18.2.2009 Notinformativprivind indicatorii de fraudpentru FEDR, FSEi FC conine, de asemenea, informaii privind procedurile de raportare.


18/19

18

se asigure c dispun de procese solide pentru urmrirea oricror potenialerecuperri de fonduri UE cheltuite n mod fraudulos. De asemenea, ar trebuisfie clare procesele acestora pentru cazurile n care vor fi urmate proceduricivile i penale. Punerea n aplicare a unor astfel de sanciuni, precum ivizibilitatea acestora, reprezint un factor cheie de descurajare pentrupotenialii autori de fraude, prin urmare, autoritatea de management artrebui sacioneze decisiv n urmrirea unor astfel de rezultate.

4.4.2. Monitorizare

Odat ce autoritile competente ncheie sau predau o anchet de fraudautoritilor competente pentru urmrire, ar trebui sse desfoare o revizuirea oricror procese, proceduri sau controale legate de frauda presupus saudovedit. Revizuirea ar trebui s fie obiectiv i auto-critic i ar trebui sconducla concluzii clare cu privire la punctele slabe i leciile nvate, cuaciuni clare, persoane responsabile i termene. De asemenea, aceasta ar trebuiscontribuie la revizuirea ulterioara autoevalurii, astfel cum este indicat n

seciunea 3.3 de mai sus.

Trebuie s se asigure o cooperare deplin cu autoritile de investigaie,autoritile de aplicare a legii sau judiciare, n special prin pstrarea dosarelor

privind cazurile de fraud n locuri sigure i asigurarea unei transmiteriadecvate n caz de mobilitate a personalului.

5. AUDIT EFECTUAT DE AUTORITATEA DE AUDIT CU PRIVIRE LA EVALUAREARISCULUI DE FRAUD DE CTRE AUTORITATEA DE MANAGEMENT I MSURILE

ANTIFRAUDLUATE DE ACEASTA

5.1. Lista de verificare pentru autoritile de audit

n anexa 4 se gsete o propunere de listde verificare pentru auditul efectuat deautoritatea de audit cu privire la respectarea de ctre autoritatea de management (iorganismele sale intermediare) a dispoziiilor articolului 125 alineatul (4) litera (c)din RDC. Aceasta poate face parte din listele de verificare utilizate de autoritatea deaudit pentru auditurile sistemului su.

De asemenea, lista de verificare poate fi utilizatde ctre organismul independentnsrcinat cu evaluarea sistemului de gestiune i control, n scopul desemnrii n

conformitate cu articolul 124 alineatul (2) din RDC.

5.2. Frecvena verificrii autoritii de audit

n legtur cu auditurile privind funcionarea sistemelor de gestiune i control,autoritatea de audit ar trebui s efectueze verificri privind punerea n aplicareefectiva msurilor antifraudde ctre autoritatea de management ct mai curnd

posibil n perioada de programare11. n funcie de rezultatele unor astfel de auditurii de mediul de risc de fraudidentificat, se pot efectua audituri de monitorizare oride cte ori este necesar. n unele cazuri, acest lucru poate implica audituri anuale de

11 n ceea ce privete cooperarea teritorialeuropean, n cazul n care nu este posibil ca autoritatea unicde audit sfacacest lucru, un grup de auditori ar trebui ssprijine autoritatea de audit.


19/19

19

monitorizare, n funcie de gravitatea suspiciunii de fraudpentru fiecare program.n acest caz, de asemenea, se recomand o abordare direcionat i proporional(privind riscurile). Concluziile ar trebui sfie incluse n raportul anual de control alautoritii de audit.

De asemenea, autoritatea de audit ar trebui s revizuiasc sistematic punerea naplicare a unor msuri antifraud eficace i proporionale la nivelul organismelorintermediare, ca parte a auditurilor sistemului su.

guidance_fraud_risk_assessment_ro.pdf

Documents

Transcript of guidance_fraud_risk_assessment_ro.pdf