Documente_uzuale_in_corespondenta_de_afaceri.docx

5/16/2018 Documente_uzuale_in_corespondenta_de_afaceri.docx - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/documenteuzualeincorespondentadeafaceridocx 1/5

Procesarea unor documente uzuale în corespondenţa de

afaceri

Rezolvarea corespondenţei de afaceri apelând la un procesor de texteaduce multe beneficii. Pe lângă uşurinţa de redactare, în sensul introducerii,corectării şi completării, respectiv modificării textului, menţionăm esteticacorespondenţei.

Mai consemnăm şi avantajul păstrării pe suporturi magnetice adocumentelor, în vederea refolosirii, precum şi transmiterea lor directă prinintermediul facilităţilor de comunicţie tip FAX sau prin poştă electronică.

Este bine să cunoaştem câteva reguli de bază utilizate în concepereacelor mai uzuale documente folosite în corespondenţa de afaceri.

Ne vom ocupa, nu însă în cele mai mici detalii, de: scrisoarea de af aceri,procesul verbal, memorandum-ul, oferta şi faxul:

Scrisoarea de afaceriScrisorile de afaceri sunt cele mai frecvente documente vehiculate în

munca de birou. Ele se diferenţiază în funcţie de evenimentul care legenerează. Întâlnim astfel:

– scrisori în prima formă, simplă, draft;

– scrisori de răspuns la solicitări diverse; – scrisori concise de informare – sumar; – scrisori oficiale pentru anunţuri; – comenzi şi confirmări de comenzi; – scrisori de solicitare servicii sau plăţi; – scrisori de recomandare; – cereri şi răspunsuri pentru acordarea de referinţe; – scrisori pentru personalul de conducere etc.Rezultă clar că varietatea conţinutului şi formelor scrisorilor de afaceri

este foarte mare. Dar se impun câteva reguli referitoare la elementele cealcătuiesc structura unui astfel de document: antetul scrisorii, formulele de

început şi de sfârşit, datarea, înregistrarea, confidenţialitatea şi verificareavalabilităţii scrisorii.

a) antetul Antetul scrisorii trebuie să conţină o serie de elemente ce au drept scop

identificarea corectă a expeditorului, şi anume: – sigla; – denumirea firmei;



– adresa; – numărul de înregistrare în registrul comercial; – codul fiscal; – numărul de telefon, fax; – numărul contului şi banca la care este dechis; – adresa e-mail sau adresa paginii WEB pe Internet.Antetul este obligatoriu în scrisorile oficiale şi opţional în scrisorile

personale.De regulă, antetul este separat de textul scrisorii printr -o linie ceva mai

groasă. Mai estetice sunt scrisorile tipărite pe hârtie cu antet pretipărit,eventual şi culori, fapt ce ne scuteşte de introducerea acestuia. În acest caz

însă trebuie stabilită cu mare atenţie dimensiunea marginii superioare a pagii ca să nu ne suprapunem cu textul scrisorii peste antetul pre tipărit.

b) adresa de interior Adresa de interior este adresa destinatarului care trebuie să înceapă cu

numele persoanei, adresa firmei şi poziţia, funcţia, acestuia în cadrul firmei.Această adresă se plasează în prima treime de sus a paginii, astfel încât săfie vizibilă prin fereastra transparentă a plicului.

c) subiectul scrisorii În cazul scrisorilor personale, subiectul scrisorii se formulează în mod

expres. În scrisorile de afaceri, va trebui să ne obişnuim, că încă din primafrază cel ce citeşte scrisoarea să obţină o informaţie sintetică despre scopulşi conţinutul scrisorii. Această informaţie va alcătui subiectul scrisorii. Deregulă subiectul scrisorii este o frază scurtă, concisă. În cazul utilizării unor documente tipizate această informaţie este furnizată de însuşi titluldocumentului.

d) mesajul scrisoriiMesajul scrisorii este de fapt conţinutul propriu-zis al scrisorii. El se

introduce cursiv cu grija cuvenită pentru centrarea textului în pagină,

alinierea paragrafelor, marcarea, sublinierea unor pasaje mai importante dintext, toate acestea pentru a asigura o mai mare lizibilitate textului.

e) încheierea, semnătura şi data În încheierea scrisorii după o formulă de politeţe, se introduc numele

expeditorului, data şi eventual un număr de înregistrare. Datarea scrisoriieste foarte importantă, uneori fiind necesară şi înscrierea orei la care a fostredactat textul. Semnătura nu se pune decât după numele întreg alexpeditorului şi eventual şi funcţia acestuia.



Procesul-verbal Procesul-verbal este documentul pe care se consemnează concluziile

unei şedinţe sau întruniri de afaceri. Un proces verbal trebuie să conţină înstructura sa următoarele:

– antetul documentului care, ca orice antet cuprinde: sigla, denumirea,adresa firmei şi celelalte elemente: telefon, fax, cod fiscal, contul bancar;

– titlul documentului: PROCES-VERBAL; – subiectul, o frază care precizează tipul întrunirii, organismul de

conducere implicat sau denumirea întrunirii; – data la care s-a ţinut şedinţa, întrunirea;

– participanţii ca număr total şi dacă este cazul şi nominal; – absenţii motivaţi şi nemotivaţi; – tematica şedinţei, ordinea de zi enumerată pe puncte; – consemnări pe scurt din luările de cuvânt. Pe baza proceselor-verbale se întocmesc „extrasele de procese-verbal“

la solicitarea organelor de conducere, pentru justificarea unor deciziicolective, sau la cererea unor participanţi sau persoane implicate îndiscuţiile şi concluziile elaborate în cadrul şedinţelor.

Memorandum – notă internă În firme, instituţii, se practică în mod uzual comunicarea între

compartimente, birouri, servicii sau chiar persoane individuale, de obicei pelinie ierarhic-funcţională, cu ajutorul unor note scrise cunoscute ca „noteinterne“, circulare pe stil vechi, iar acum pe stil nou „memorandum“ saumai scurt „memo“.

Un document de tip „memo“ trebuie să conţină următoarele elemente: – titlul documentului: NOTĂ INTERNĂ; – destinatarul, în formularea: CĂTRE; – expeditorul, în formularea : DE LA; – data; – motivul sau subiectul comunicării.

Atât destinatarul, cât şi expeditorul, sunt nume de persoane saucolective de persoane. Notele interne servesc pentru convocări, invitaţii personale adresate salariaţilor, reamintirea unor evenimente de interesgeneral, reuniuni, şedinţe, manifestări ştiinţifice etc.

Notele interne se distribuie organizat, fiind însă obligaţia angajaţilor să-şi verifice zilnic corespondenţa şi să-şi planifice activitatea, agenda delucru, în consecinţă.

Fax-ul



O modalitate frecventă şi rapidă de corespondenţă o reprezintă FAX-ul.Un fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscutul aparat.Acum locul aparatului fax poate fi luat chiar de către PC-ul dumneavoastră.

Rigoarea necesară în afaceri, şi implicit în corespondenţa de afaceri,impune fixarea câtorva repere obligatorii de urmărit în redactarea unui fax.Trebuie să reţinem că aceste documente se arhivează, la ele se vor facetrimiteri şi referiri, fiind folosite în situaţii speciale ca acte legale.Elementele fax-ului sunt:

– antetul cu sigla, denumirea, adresa firmei, telefon, cod fiscal, contbancar etc.;

– titlul documentului: F A X;

– data şi numărul de înregistrare; – numărul total de pagini transmise; – destinatarul şi numărul său de fax; – expeditorul, ca persoană fizică; – mesajul propriu-zis.Datarea corectă, riguroasă, mergând până la consemnarea şi a orei de

transmitere, precum şi unele elemente de identificare, capătă o şi mai mareimportanţă într -un Fax când este utilizat ca document primar în sistemulinformaţional al afacerilor economice.

Paginile unui fax se numerotează în mod special, precizându-se maiîntâi numărul curent al paginii, şi în continuare numărul total de pagini ale

fax-ului. De exemplu pagina 1 din 5 (1/5), apoi pagina 2 din 5 până la pagina 5 din 5, dacă presupunem că faxul a avut 5 pagini.

OfertaOferta este unul dintre documentele ce se întocmeşte pentru a stimula

cererea clienţilor potenţiali. Ofertele se mai întocmesc şi ca răspuns lacererile partenerilor de afaceri.

Oferta stă la baza declanşării negocierilor contractuale. Având în vedereaceste considerente, o ofertă trebuie să conţină, pe lângă datele deidentificare ale destinatarului, în general, următoarele elemente:

a) date de identificare a ofertantului: antetul cu denumirea firmei,adresa, telefon, fax, cod fiscal, cont (opţional numele managerului carereprezintă oficial firma sau numele persoanei fizice care se ocupă detranzacţie);

b) date referitoare la obiectul ofertei: – denumirea produsului/sortimentului; – cantitate; – câteva caracteristici tehnice de bază şi date privind calitatea; c) preţul de ofertă, orientativ sau ferm;



d) termenele de livrare, condiţiile de plată şi de garanţie;e) date referitoare la transport, ambalare şi etichetare şi alte informaţii

utile în debutul oricărei negocieri;f) validitatea ofertei, adică termenul până la care preţul ofertei rămâne

valabil.Oferta se încheie cu o formulă de politeţe, apoi data, numele şi

semnătura expeditorului. Uneori o ofertă cadru se interclasează cu o listă de adrese ale clienţilor,

pentru a putea expedia un acelaşi text la mai mulţi parteneri de afaceri.

Documente_uzuale_in_corespondenta_de_afaceri.docx

Documents

Transcript of Documente_uzuale_in_corespondenta_de_afaceri.docx