ZIUA 7

"Ordinea si disciplina sunt pasii esentiali in a deprinde maiestrie in orice domeniu" (Thomas Mann) 

Buna dimineata! Saptamana trecuta am vorbit de cum arata o viata fara scuze si le-am "demontat" pe cele mai uzuale. Azi, in prima zi din a doua saptamana, incepem sa ne suflecam manecile si sa intram efectiv in topicul de organizare si disciplina. In prima saptamana am vorbit de cadrul general, de motivatii si de semnificatia pe care o dai acestor doua elemente in viata ta. In consecinta, vorbim azi despre ce iti poate sabota organizarea si planificarea… si in ultima instanta si productivitatea.   Si hai sa incepem cu o informatie foarte interesanta: Studiile efectuate asupra productivitatii muncii, arata ca o persoana la job munceste in medie sub 49% din timpul efectiv de lucru!

Acest procent redus este cel mai mult influentat negativ de intreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, sefi, furnizori, clienti).

Iar daca aceasta situatie nedorita este atat de larg raspandita, asta inseamna cateva lucruri, si anume: jumatate din potential nu este realizat, jumatate din vanzari nu sunt efectuate, jumatate din venituri nu sunt castigate!

Esential intr-un sistem de productivitate personala – atat in viata profesionala cat si in viata personala – este existenta unui echilibru intre eficienta si eficacitate.

Simplu spus, eficienta inseamna sa faci lucrurile bine si repede. Esti eficient atunci cand indeplinesti o anumita sarcina – importanta sau nu, in cel mai economic mod posibil.

Eficacitatea inseamna sa faci lucrurile bune.  Esti eficace atunci cand faci acele lucruri pe care e nevoie sa le faci si care te duc mai aproape de telurile tale.Conceptia generala este ca daca esti eficient, esti si eficace – ceea ce nu e neaparat adevarat. Poti fi ocupat toata ziua vorbind la telefon, avand o serie de intalniri, trimiti o serie de mailuri pentru ca la finalul zilei/saptamanii/lunii sa constati ca, de fapt, nu ai facut mare lucru.

E bine de avut in minte doua lucruri despre eficienta si eficacitate:1.    Daca faci ceva neimportant bine, nu inseamna ca acel lucru capata importanta.

2.    Faptul ca o sarcina necesita mult timp nu o face mai importanta.E util sa ai aceste distinctii in modul in care iti investesti timpul, pentru a lua decizii cu rezultate mai bune pe termen lung. In plus, e util sa fii atent la acesti 3 dusmani perversi ai productivitatii: 1. Intreruperile frecventeAtunci cand intervine o intrerupere, mintea ta este trimisa intr-o alta directie. Mintea consuma mult timp productiv pana se reintoarce la ceea ce facea inainte de intrerupere, si pana reintra in starea potrivita si re-incepe sa produca rezultate optimale.

Mintea are nevoie de cel putin 10 minute sa se conecteze la un task de complexitate medie spre mare si aproximativ tot 10 minute sa iasa din acel context. Asa ca, de cate ori schimbi contextul, pierzi in medie intre 10 si 20 de minute.

2. Start & stopAre legatura cu intreruperile frecvente, dar mai are legatura si cu lipsa de pregatire a activitatii care se doreste a fi completata.  Exemplu: Am nevoie sa lucrez cu un coleg la proiectul comun al celor 2 departamente. De obicei il vad pe colegul meu la el la birou si este in cele mai multe ori deschis pentru conversatie. Presupunerea mea este ca el este diponibil oricand pentru a lucra impreuna 1 ora la proiect. Consecinta: nu il caut sa stabilim impreuna in ce zi si la ce ora vom avea acea intalnire. Iar cand vreau sa lucram, aflu ca nu este disponibil... deci pornesc... si ma opresc.

3. Succesiunea de activitati ne-legate intre eleExemplu: Raspund unui coleg la un email, apoi dau un telefon unui furnizor, apoi am o intalnire de departament, raspund la un al mail, sun un client, vorbesc cu seful meu... etc.

Aceasta succesiune de taskuri presupune un consum enorm de timp pentru intrare si iesire din starea optima de performanta. In plus, gerereaza un nivel mare de stres… de unde si sentimentul de coplesire. De facut AZI! (Acum este cel mai bun moment!)

1. Ia-ti 5 minute si uita-te pe lista ta de TO DO de azi. Ca sa fii si eficace, ai nevoie sa reprioritizezi lista? Cum te asiguri ca esti si eficient si eficace? 2. Fa un studiu pe nivelul tau de productivitate: numara de cate ori esti intrerupt intr-o zi din ceea ce faceai, de factori externi.  Poate fi un coleg, un telefon, un email care ti-a aparut ca "necitit", o sedinta ad-hoc, etc. 3. Numara de cate ori te intrerupi tu (neprogramat) din ceea ce faceai. Poate fi amintirea unui lucru pe care ai uitat sa il faci, poate ti se face

brusc sete sau foame, poate iti dai seama ca te dor ochii sau ca te doare spatele. Numara de cate ori te intrerupi tu pe tine.

Mult succes! Pe maine!