Negocierea inseamna comunicare intre parti, esteo forma principala de comunicare n relatiile interumane i presupune transferul reciproc de informatii (mesaje) prin intermediul limbajului

Negocierea, ca principal form de activitate diplomatic

Negocierea este o form principal de comunicare n relaiile interumane i presupune transferul reciproc de informaii (mesaje) prin intermediul limbajului.

Negocierea, ca metod de dialog, este un mod de armonizare a vieii oamenilor, n cele mai diverse domenii de activitate.

n sens larg, prin negociere se nelege aciunea de a purta discuii n scopul de a se ajunge la o nelegere. DEX al limbii romne definete negocierea drept "o aciune prin care se trateaz cu cineva ncheierea unei convenii economice, politice, culturale, etc." , sau "o aciune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri". Alte lucrri includ n conceptul de negociere "orice forme de ntlniri, discuii, consultri sau alte legturi directe sau indirecte".

Termenul, provenit din latin (negotiari), trimite la ideea de comer, de tranzacie ntre pri care au interese distincte sau chiar conflictuale; n general se negociaz pentru a acomoda interese sau a solutiona un conflict.

Negocierea se poate defini ca fiind o forma principala de comunicare, un complex de procese, de activiti, constnd n contacte, ntlniri, consultri, tratative desfaurate ntre doi sau mai muli parteneri n vederea realizarii unei ntelegeri.

n sens restrans, negocierea diplomatica este definita ca "managementul relaiilor internaionale prin negociere" sau "procesul de abordare a unei dispute sau situaii internationale prin mijloace panice, altele dect cele juridice sau de arbitraj, cu scopul de a promova sau realiza o anumita nelegere, mbuntire, aplanare sau reglementare a disputei sau a situaiei dintre prile interesate";Negocierea comerciala este un proces organizat de comunicare ntre doi sau mai muli parteneri care i propun adaptarea progresiv a poziiilor lor n scopul realizrii unei nelegeri de afaceri reciproc acceptabil, materializat n contractul internaional privind schimbul de mrfuri sau prestaii de servicii, sau efectuarea unor lucrri de invesii, sau privind schimburi valutare etc.

Indiferent de modul n care este definit conceptul de negociere, de poziia de pe care este abordat, o analiz pertinent a acestuia trebuie s aib n vedere, n principal urmatoarele caracteristici:

n primul rnd, procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existena unei comunicri ntre oameni n general, ntre cele dou pri n particular.

Procesul de negociere poarta amprenta distincta a comportamentului uman, fiind un proces realizat de oameni. La baza teoriei negocierilor stau comportamentul uman i mai ales perceperea acestuia, de fapt acest comportament determinnd rezultatul negocierii.

Negocierea se refer la o situatie n care doua sau mai multe parti interactioneaza n dorinta de a ajunge la o solutie acceptabila n una sau mai multe probleme aflate n dezacord.

n acelasi timp nu trebuie ignorat contextul social n care se plaseaza negocierile. Indiferent de natura acestora, negociatorul nu reprezint o insula izolata ntr-un ocean.

n al doilea rnd, negocierea este un proces organizat n care se doreste evitarea confruntarilor i care presupune o permanenta competiie.

n general, negocierea se desfasoara ntr-un cadru format pe baza unor proceduri i tehnici specifice; chiar i atunci cnd negocierea se realizeaz n afara unui cadru formal, prile trebuie s respecte anumite cerine de ordin procedural i deontologic.

Pe de alta parte, negocierea este prin excelen un proces competitiv ntrucat partenerii urmresc satisfacearea att a unor interese comune ct i a unora contradictorii. Competiia va permite nfruntarea competenelor individuale n realizarea scopului social.

n al treilea rnd, negocierea este un proces cu finalitate precis, ce presupune armonizarea intereselor. Negocierea are drept obiectiv realizarea unui acord de voin, a unui consens i nu neaparat a unei victorii; ambii parteneri trebuie sa ncheie procesul de negociere cu sentimentul c au realizat maximum posibil din ceea ce i-au propus. Altfel spus, negocierea se consider ncununat de succes atunci cnd toate parile consider ca au nvins.

Msura succesului n negociere este data de finalizare a acesteia, prin acordul de voin al participanilor. Principala dificultate n atingerea finalitii propuse este aceea c adeseori negociatorii nu sunt convini de faptul c interesele divergente trebuie transformate n scopuri comune.

n pofida faptului ca dincolo de caracterul competitiv al negocierii procesul ca atare urmarete afirmarea elementelor de interes reciproc, n practica sunt foarte rare cazurile n care negocierile se deruleaza uor, fara convulsii.

Tipologia negocierilor i formele acestora

Practica vietii internaionale pune n lumina o mare varietate de tipuri de negocieri, varietate determinat de o multitudine de factori, cei mai importanti dintre acetia fiind: domeniul social-economic n care se circumscrie procesul de negociere, obiectivele avute n vedere, scopul negocierii, nivelul de desfurare a acesteia, numarul participanilor, modul, respectiv etapele de desfurare a negocierilor, etc.

Circumscrise n cadrul unor domenii specifice, negocierile pot avea n vedere obiective economice, politice, militare, cultural-sportive, etc.

Dac se are n vedere domeniul economic, cele mai multe i importante negocieri sunt cele comerciale, iar n cadrul acestora, negocierile privitoare la afacerile economice internaionale. Astfel de negocieri, materializate sub forma acordurilor, conventiilor sau a contractelor internationale, au n vedere preul, modalitatile de plat, cantitatea i calitatea mrfurilor, termenele i condiiile de livrare, alte asemenea elemente.

In domeniul politic, negocierile avute n vedere sunt atat cele diplomatice, desfaurate n vederea perfectrii i ncheierii unor acorduri sau nelegeri inclusiv reglementarea unor diferende dintre state, ct i cele politice interne, purtate ntre forele politice viznd diferite obiective.

Pornind de la scopul pentru care se desfasoara, negocierile urmaresc fie ncheierea unei tranzacii noi (convenie, acord, contract), fie adaptarea, actualizarea sau modificarea unei tranzactii existente, ncheiate anterior i aflat n curs de derulare, sau prelungirea valabilitii acesteia.

n funcie de nivelul de desfurare negocierile pot fi guvernamentale(interstatale) sau neguvernamentale. n general, negocierile desfasurate la nivel guvernamental urmaresc ncheierea de acorduri, convenii sau alte nelegeri economice, politice ce vizeaz n esen crearea cadrului instituional de desfurare a relaiilor dintre state, n timp ce la nivel neguvernamental negocierile au n vedere ncheierea de diferite contracte.

Luand drept criteriu numarul participantilor, negocierile pot fi bilateralei multilaterale. Aceasta pare a fi o clasificare de bun sim, realitatea fiind totui alta. ntr-o negociere alturi de partenerii activi pot exista att observatori ct i experi. Partenerii activi pot fi independenti sau aliai, n timp ce observatorii pot fi asociai sau neutri. Fiecare dintre cele doua pri are tendina, devenit regul n negocieri, de a mri numrul partenerilor, antrenndu-i aliaii i invocnd observatorii asociai care s depun mrturie n favoarea lor. De aici escaladarea fiecarei negocieri.

Exist i ali factori n funcie de care se poate face clasificarea negocierilor. Astfel, dac este vorba de comportamentul uman i de grupurile de interese care se au n vedere, exista doua mari categorii de negocieri: personale i colective. Un anumit comportament l are negociatorul care trateaz vnzarea casei sale i altul atunci cand negociaza un contract de vnzare al produselor firmei la care este angajat. Comportamentul diferit va influena n mod direct rezultatul negocierii.

n orice caz n cadrul negocierilor se pot identifica patru forme, sisteme sau categorii:

negocierea distributiv resursele sunt limitate i ctigul uneia dintre pri se va reflecta n pierderea celeilalte; o astfel de negociere se desfaoar n tensiune i las un gust amar;

negocierea integrativ se cere rezolvarea problemelor i se caut s se identifice punctele de contact convenabile ambelor pri;

negocierea structural se urmarete modificarea atitudinilor de baz ale prilor, nici una dintre acestea neputnd reui fr cooperarea celeilalte;

negocierea intern specifica relatiilor sindicate patronat, n care negociatorii se strduiesc s aiba acordul unanim al organizaiei din care provin.

Este de remarcat c o asemenea mprire are mai ales un caracter teoretic, ntruct n practic aceste categorii se ntreptrund.

Etapa preliminar a negocierilor. a) Formarea delegaiei

Organizarea negocierii n vederea ntlnirii directe, prile trebuie sa pregteasc echipa de negociere si sa ntreprind o serie de aciuni pentru a se asigura logistica necesara desfurrii tratativelor. ntlnirea prilor poate sa pun fat n fata doi negociatori dar adesea sunt implicate echipe de negociere. Problemele cheie care trebuie rezolvate pentru pregtirea echipei de negociere sunt: fixarea mrimii si structurii echipei, a atribuiilor efului si membrilor ei, stabilirea modului de comunicare ntre acetia. Mrimea echipei este influenat de complexitatea negocierii: n anumite situaii (ex.: negocieri guvernamentale) se impune formarea unor echipe mai numeroase. n general ns numrul participanilor trebuie dimensionat cu multa grija, pentru a fi pstrat la un nivel ct mai mic posibil. Echipele prea numeroase ridica probleme de coordonare i mai ales de comunicare, aprnd tendina formarii unor grupuri. Structura echipei este legata de mrimea acesteia si rezulta din aplicarea a cel puin doua criterii: competenta legata de coninutul afacerii si rolul funcional. Negocierile mai complexe pot reclama alturarea unor competente diferite din mai multe domenii. Pe de alta parteUn alt aspect organizatoric privete modul de comunicare n cadrul echipei si dintre echipa de negociatori i "echipa de acas". Este esenial ca negociatorii s manifeste respect unii fa de alii i s se sprijine reciproc. Din acest motiv nu poate fi conceputa o situaie n care unul dintre membri contrazice pe un altul sau pe eful echipei (chiar daca acetia greesc la un moment dat). Din contra, sprijinul trebuie sa se manifeste constant, att verbal ("da, asa este!", "ntr-adevar..."), ct si non-verbal (ex.: ncuviinare din cap). Comunicarea dintre echipa i organizaie trebuie organizata astfel nct s se asigure sigurana unor convorbiri sau transmiteri de documente confideniale ori secrete.

b) Directivele sau mandatul de negociere

Mandatul de negociere este un document oficial, emanat i semnat de ctre eful echipei de negociatori, care conine instruciuni pentru negociator. Acesta cuprinde elemente clarificate n etapa de pregtire i oficializate de conducere: definirea obiectului, informaiile eseniale asupra contextului, obiectivele maxime, minime, inta, componenta echipei si numele conductorului acesteia, adaugndu-se eventual sarcinile membrilor, elemente de organizare (locul, momentul si durata negocierii) etc. n ceea ce privete mandatul de negociere exista anumite tactici. Pentru ntlnirea propriu-zisa trebuie asigurate condiii optime, prin rezolvarea unor aspecte tehnico-organizationale, cum ar fi: alegerea locului, fixarea momentului si duratei negocierii, amenajarea spaiului pentru desfurarea tratativelor, asigurarea facilitailor pentru echipa oaspete (preluare de la aeroport, daca este cazul, asigurarea cazrii la hotel, aciuni de protocol etc). Locul n care se desfoar negocierea are semnificaie pentru negociatori. Unii dintre acetia au o preferina clar pentru purtarea negocierii "acas", la sediul propriu, din cauza avantajelor pe care le poate oferi aceasta varianta.. Ca o manevra conflictuala, amenajarea locului de negociere poate fi exploatata n scop tactic pentru a incomoda partenerul: de pilda aezndu-l n poziii improprii (n curent sau lng un calorifer fierbinte, cu fata spre sursa de lumina etc). Aezarea la masa se face cel mai adesea cu cei doi negociatori sau cele doua echipe de o parte si alta, ceea ce reprezint totui o poziie clasica i concurenta. Pentru a dispare aceasta implicaie psihologica o masa rotunda ar servi bine acestui scop.O poziionare care trebuie sa fie evitata, n cazul n care negociaz o echipa de doua persoane cu un singur negociator, este ca cei doi se aseaza la capetele mesei, plasdu-l pe negociatorul singur "la mijloc". O metodologie a pregtirii strategice include urmtoarele etape: pregtirea obiectivelor de negociere, pregtirea strategiilor, pregtirea poziiilor de negociere. Scopul negociatorului este s realizeze satisfacerea propriului interes Negociatorul i construiete o gama de obiective (obiectiv maxim, minim si realist) si, de asemenea, i fixeaz si prioritile.

Strategia reprezint o viziune de ansamblu asupra negocierii si ndeplinete trei funcii principale: orientarea demersurilor si comportamentului negociatorului, conturarea unor soluii de repliere fata de comportamentele si demersurile partenerului, identificarea mijloacele concrete de aciune. Negociatorul poate opta pentru o anumita atitudine fata de partenerul sau, privilegiind demersurile si comportamentele de un anumit tip. Astfel negociatorul poate opta ntre orientarea predominant cooperanta sau conflictuala, ntre atitudinea ofensiva sau defensiva, ori ntre orientarea defensiva si cea adaptiva. Deoarece jocul timpului este foarte important n desfurarea proceselor de negociere, anumite decizii strategice vizeaz acest aspect (negociere scurta sau lunga, alegerea momentului negocierii, Definirea obiectului negocierii are adesea o dimensiune strategica. Trebuie "calculate" trei poziii de negociere principale, pentru fiecare element de negociere (PDI -poziia declarata iniial, PR -poziia de ruptura, PO- poziia obiectiv). Combinarea dintre cele trei poziii ale fiecrui negociator contureaz anumite spatii ale negocierii (ZAP zona de acord posibil, zona de negociere ZN.Calitile morale i profesionale ale negociatorului

Caracteristici necesare unui negociator

o solida pregatire profesionala (economica, tehnica, juridica);

o bogata experienta n purtarea negocierilor i cunoasterea tacticilor i tehnicilor de negociere;

sa aiba trasaturi complexe de personalitate;

sa aiba o cultura generala, sa cunoasca n special cat mai multe despre tara partenerului;

sa cunoasca perfect problema pusa n discutie;

sa aiba calitatea de a se integra intr-o echipa i disciplina de a fi colaborator;

sa prezinte , la momentul cel mai potrivit i n mod cat mai explicit, argumente concrete i cu eficienta maxima;

sa aiba un sistem nervos echilibrat, sa aiba capacitatea de a se stapani chiar atunci cand este supus la presiuni mari;

sa aiba calitati de transpatrundere (empatie), respectiv sa stie sa se transpuna n situatia partenerului i sa inteleaga modul de a gandi al acestuia;

sa aiba claritate n gandire: mobilitate de spirit, adaptabilitate la situatii complexe, spirit de cooperare, loialitate, curtoazie, modestie, maniere elegante;

sa aiba cunostinte de psihologie, imaginatie i putere de previziune, capacitate de simulare, sa fie prezentabil, cu farmec personal i simt al umorului;

sa aiba n vedere faptul ca forta sa de negociere este influentata uneori de asocierea cu indivizi loiali puternici i autoritati

Desigur a deveni un bun negociator presupune un demers ce poate fi insusit pe parcurs, dar este i arta, intuitie i tine n mare masura detrasaturile de personalitate mai sus amintite, de zestrea naturala a fiecaruia.

De aceea, pregatirea i selectia conducatorului echipei de negociere trebuie sa tina seama de aceste elemente. Un diagnostic al caracterului, al tipului de personalitate, se poate face prin observare prelungita a comportamentului, analiza comparativa, etc. n vederea corectarii unor eventuale defecte.

Conducatorul echipei de negociere este ales, adesea, datorita pozitiei pe care o are n companie sau intreprindere, cum ar fi directorul care se ocupa de export sau seful departamentului de import. Exista, insa, i numeroase alte situatii cand pot fi alesi conducatori ai echipei de negociere seful serviciului sau al unui compartiment de profil. La alegerea conducatorului se apeleaza de regula la urmatoarele doua criterii:

1.abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent daca structura acesteia este comerciala sau tehnica;

2. gradul de responsabilitate i de decizie pe care si-l poate asuma seful echipei pe parcursul negocierilor.

Se poate spune ca cel ce conduce echipa de negociere trebuie sa aiba cunostinte despre toate problemele implicate n negociere - comerciale, tehnice i clauze contractuale care sa faca capabil sa-si aduca o contributie inteligenta la fiecare problema discutata i sa coordoneze eficient activitatile i luarile de cuvant ale membrilor echipei de negociere.

Conducatorului echipei de negociere ii revin o serie de sarcini dintre care amintim: selectionarea membrilor echipei; pregatirea planului de negociere prin simulare impreuna cu ceilalti membri; preocuparea n primirea mandatului de negociere; conducerea negocierilor si, pe parcurs numirea membrilor echipei care sa sustina punctul sau de vedere; finalizarea i semnarea contractului; asigurarea ca, contractul este incheiat conform mandatului; intocmirea raportului asupra negocierii.

In afara celor aratate mai sus, conducatorul echipei trebuie ca, permanent "sa mentina moralul" colegilor, n orice situatie i sa caute sa obtina de la fiecare membru al echipei contributia maxima pe care o poate da, el fiind un exemplu n acest sens.

Marile companii comerciale dispun de un numar de negociatori foarte buni, pregatiti n prealabil prin simulari, dar i de "echipe de oc" asa-zisele TIGER TEAMS, care reprezinta o combinatie de experti negociatori n probleme comerciale i tehnice carora le revine sarcina de a salva situatii extrem de grele. PAGE 1