Curs Sistemul ERP Pre Zen Tare

8/2/2019 Curs Sistemul ERP Pre Zen Tare

1/9

Sistemul ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) este instrumentul software care faciliteaza integrarea

tuturor informatiilor dintr-o organizatie ntr-o platforma unica. Scopul ERP este sa asigure transparenta datelorn cadrul unei organizatii si sa faciliteze accesul la orice tip de informatie utila n desfasurarea activitatii.

Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia

informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in

vederea atingerii unor obiective de business specifice.

De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate

(best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat,

aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale alemediului de afaceri.Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de

business ale companiei.

Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii

necesara implementarii unui ERP.

O companie poate decide implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele

de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite.

Istoria sistemelor ERP dateaza din anii 1960 cand acest tip de aplicatie software era folosit cu preponderenta

pentru asistarea procesului de productie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning).

Desi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu isi extindeau functionalitatile si spre alte zone de interes

pentru o intreprindere precum contabilitate, resurse umane, vnzari.

Incepand cu anii 90 sistemele ERP au nceput sa ia forma aplicatiilor actuale. Desi dupa aparitia MRP

functionalitatile acestui tip de programe au inceput sa se extinda, ERP-ul actual a luat fiinta n momentul n care

nformatiile au putut fi centralizate ntr-o platforma comuna si functionalitatile sale au fost integrate.

Astazi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizareafunctionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile

companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu aplicatiile WEB.

Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperita de catre o

aplicatie specifica. Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat utiliznd o baza de date comuna, sau pot

functiona independent. Pot fi enumerate cteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei

ntreprinderi:

Productie: planificarea si urmarirea productiei Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor si ncasarilor Servicii: urmarirea serviciilor


2/9

Contabilitate: evidenta financiar contabila Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii CRM: managementul relatiilor cu clientii Sistem Raportare: rapoarte, analize, prognoze MRP (Material Resource Planning):planificarea resurselor materialePornind de la premisa c ntregul este mai mult dect suma prilor, un ERP realizeaz integrarea i sincronizarea

funciunilor ntreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare si ordonare a informaiei, fluidiznd schimbul de date

ntre departamente.

Schimbrile tot mai rapide din mediul de afaceri i creterea n complexitate a activitilor din cadrul unei

companii necesit o adaptare permanent, ntr-un ritm alert, care adeseori pune la ncercare capacitile de efort i

analiz ale factorului uman.

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluie la aceste provocri, fiind capabile s

proceseze un volum foarte mare de date i informaii agregate n scopul optimizrii i eficientizrii proceselor.

Care sunt avantajele unui sistem integrat de tip ERP?

Strngerea relaiilor cu clienii i furnizorii, prin realizarea unui laneficient;

Reducerea costurilor produciei i stocurilor; Planificarea integral a resurselor ntreprinderii; mbuntirea global a productivitii; Maximizarea profitului, prin flexibilitate i reactivitate sporit la cerinele pieei;

De ce s implementai un sistem ERP ?

Pentru c cifrele urmtoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluii ERP:

reducerea stocurilor - 18% reducerea costurilor cu materiale - 5% reducerea costurilor adiionale/salarii - 8% creterea vnzrilor i a satisfaciei clienilor - 12% mbuntirea controlului financiar contabil - 16%

Producia este cel mai important proces n lanul valorii ntr-o companie productoare, iar calitatea i

competitivitatea pe pia a produselor rezultate din procesul de producieeste esenial. Pentru ndeplinirea

acestor deziderate este esenial eficiena sistemului informatic de gestiune a activitii.

Numai implementarea unei soluii informatice perfect modelate pe specificul activitilor unei ntreprinderi

productoare poate asigura premisele competitivitii acesteia.


3/9

Justificarea investiiei ntr-un sistem integrat de tip ERP :

Eficientizarea ntreprinderii Standardizarea proceselor economice Eliminarea insulelor informaionale Modularitate i arhitectur deschis, care faciliteaz adoptarea tehnologiilor viitoare

Avantajele furnizate de un sistem ERP

Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unuisistem ERP, dintre care amintim:

Reducerea costurilor operationaleUn ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie,financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singuradata si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueazaprobabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Unadintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.

Exemplu:

Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catrediverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitatisunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii esteun proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia.

Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prinimplementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal(Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice

moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cucererea originala.

Facilitarea managementului operatiunilor curenteDeciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standardfurnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare

sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premiselefundamentarii decizionale.

Optimizarea stocurilorIn multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in caresatisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational sidecizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. Deasemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.

Cresterea nivelului de onorare a comenzilorPrin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit,

logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, saula livrarea de bunuri necomandate.


4/9

Imbunatatirea cashflow-uluiPrin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici,compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand odisciplina financiara tuturor factorilor implicati.

Integrarea informatiilor financiareFiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilormultiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de laplanificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor deproductie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor deproduse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel desistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri.Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuride previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize

calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

Motivatie pentru solutie de tip ERP

In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea

unui ERP:

Motivatii tehnologice

Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care seopereaza independent).

Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu. Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor. Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin. Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business. Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura

tehnologica curenta.

Motivatii operationale

Optimizarea proceselor de business Reducerea costurilor structurale Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente Implementarea a noi strategii de business Expansiunea masiva a businessului Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.

Statistic, cei mai importanti factori de risc care afecteaza implementarea, sunt:

Lipsa implicarii top managementului in implementare. Delegarea totala a responsabilitatii duce la neintelegereadimensiunii proiectului, la neconstientizarea eforturilor umane depuse si a estimarii incorecte a necesarului deresurse. In cazul aparitiei unui impas major, managementul nu poate lua decizii corecte, obiective, pentru deblocareasituatiei.


5/9

Definirea deficitara a cerintelor. Aceasta situatie apare ca fiind responsabila pentru 60% din totalul implementariloresuate, deoarece in baza cerintelor definite se selecteaza sistemul ERP.

Selectia unui sistem ERP nepotrivit. Pe langa definirea deficitara a cerintelor, procesul de selectie mai este puternicafectat urmatorii factori:

Timpul pe care echipa responsabila il aloca analizei diverselor sisteme. Selectarea unui sistem pe baza experientei avute de catre catre factorii de decizie cu acel sistem in cadrul unor

alte companii, in joburile precedente, fara a tine cont de diferentele dintre organizatii. Selectarea unui sistem direct de catre management, fara a tine seama de opiniile celor implicati direct in

desfasurarea proceselor. Selectarea unui sistem specializat pe activitati de productie pentru o companie de import si distributie, sau

invers.

Alocarea inadecvata a resurselor.Lipsa implicarii top managementului in implementare sau dorinta de a reducecosturile implementarii conduc la supralicitarea echipei de implementare si nu numai. Adeseori persoanele desemnateca fiind responsabile de proiect nu au experienta necesara unei implementari si nu sunt factori de decizie in cadrulorganizatiei. Un exemplu clasic este desemnarea exclusiva a responsabilitatii implementarii in sarcinadepartamentului IT.

Rezistenta la schimbare.Datorita subestimarii efortului implementarii, managementul nu isi motiveaza suplimentarorganizatia in vederea asimilarii active a noului sistem. Acest lucru, combinat cu evitarea asumarii responsabilitatiischimbarilor, cu lipsa de comunicare si cu nesustinerea vizibila a proiectului de catre top management, creeazapremisele respingerii noului sistem.

Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor.Nu de putine ori am auzit din partea conducerii unor companii caredoreau implementarea unui ERP urmatoarea viziune: un ERP este ca si o masina. Pleci de la o configuratie standard,

selectezi optiunile dorite, platesti, primesti cheia, alimentezi, si esti pregatit de plecare. Este destul de clar care estefinalitatea unui proiect pornind de la aceste asteptari.

Maparea incorecta a proceselor de afaceri pe sistemul ERP.Lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de odefinire deficitara a cerintelor, pot conduce la o scadere dramatica a productivitatii si la respingerea rezultatelormplementarii.

Asteptari nerealiste privind beneficiile.Complexitatea procesului de implementare, impactul major aspuraorganizatiei, curba de asimilare a sistemului de catre personalul utilizator, conduc la amanarea momentului in carebeneficiile incontestabile devin vizibile.

Training inadecvat.Subestimarea de catre ambele parti a necesarului de trainig, lipsa de atentie in cadrul sesiunilorde training, sacrificarea acestora in favoarea rezolvarii problemelor operationale curente, conduc in momentul lansariin productie a sistemului, la o blocare totala sau partiala a activitatii organizatiei.

Planificarea si urmarirea deficitara a proiectului implementarii.Daca procesul de implementare nu este detaliatntr-un plan de proiect, cu etape clar definite, cu faze de acceptanta si responsabili, cu resurse alocate pe fiecare faza a

proiectului, nu se va putea urmari desfasurarea implementarii, arderea etapelor, nivelul operational al proiectului,timpii ramasi pana la finalizare etc.

Slaba comunicare in cadrul proiectului. Organizatia trebuie sa fie in cunostinta de cauza in ceea ce priveste ratiuneamplementarii unui sistem ERP, ce eforturi sunt necesare si ce beneficii vor rezulta in urma implementarii. Procesele

mplementate in ERP au un caracter interdepartamental, o buna comunicare este esentiala in asimilarea coerenta aacestora la nivelul organizatiei.

Reduceri de costuri nefundamentate.Din dorinta de a reduce costurile aferente implementarii, se poate opta pentrureducerea sau eliminarea anumitor faze ale implementarii, pentru reducerea perioadei de training sau pentru


6/9

restrangerea echipei de implementare. Companiile mari pot opta pentru lansarea in productie a sistemului fara o fazade simulare si acceptanta, in ideea ca eventualele minusuri se vor mai corecta pe parcurs. Riscurile asumate in acestfel sunt uriase in cazul aparitiei unei situatii neprevazute, care poate bloca organizatia.

9 motive pentru care trebuie s abordezi un proiect de implementare ERP ca proiect de business, nu ca proiect

IT

Un sistem ERP ajut cu siguran organizaiile s-i execute procesele de business ntr-un mod

structurat. Dar cum pot fi acestea sigure c strategia operaional se va reflecta n noul sistem ERP? Cum

poate fi redus decalajul dintre cerinele de business, modelarea proceselor i implementarea propriu-zis a

ERP-ului? Cum se pot asigura organizaiile c specificaiile de business sunt incluse n actualul sistem i c

procesele sunt optimizate i standardizate nainte de noua implementare?

O soluie pentru toate aceste ntrebri este abordarea proiectului de implementare ERP ca proiect de

business, i nu ca proiect IT. Abordarea bazat pe procese presupune construirea unui model operaional care s fie

folosit ca punct de reper n toate etapele unui proiect de implementare ERP: de la selectarea furnizorilor de soluii i

contractare pn la definirea soluiei tehnice, implementarea, testarea i lansarea n execuie.

Proiectul de implementare ERP nu ncepe n momentul contractrii furnizorului, ci nainte, odat cu activitile legate

deconstruirea modelului operaional, care presupune: analiza principalelor procese i sub-procese curente la

nivel de activiti, actori, flux informaionali identificarea potenialului de mbuntire, precum i identificarea

nevoilor de schimbare ale acestui model, ce decurg din opiunile strategice pentru perioada urmtoare (noi servicii

sau produse, alegerea unor canale noi de distribuie, etc).Prin urmare, membrii diviziilor operaionale i

conducerea executiv trebuie s se implice activ n proiect, deoarece ei sunt cei care pot s decid asupra

direciilor viitoare i a schimbrilor ce trebuie implementate.

Mai departe, pe parcursul implementrii, implicarea acestora este la fel de important, deoarece ei sunt cei n msur

s fac alegerea scenariului optim oferit de soluia tehnic pentru a menine sau a mri calitatea execuiei procesului.

Tot ei sunt cei care trebuie s confirme la finalul implementrii c soluia tehnic construit este potrivit pentru

punerea n aplicare a modelului operaional viitor dorit.

Experienele companiilor care au abordat implementarea unui sistem ERP strict din perspectiva tehnic au fost

marcate de o serie de dificulti; cteva dintre acestea sunt prezentate n continuare mpreun cu modul n care ele ar

fi putut fi evitate prin abordarea implementrii ca proiect de business.

1. Dificulti n alegerea soluiei ERP potrivite i n contractarea furnizorului

Definirea modelului operaional dorit este cea mai solid baz pentru identificarea principalelor funcionaliti ceurmeaz a fi acoperite de viitoarea soluie ERP. De asemenea, aceast list de cerine este principalul instrument care

trebuie s stea la baza estimrii efortului necesar implementrii i, prin urmare, la baza negocierii valorii serviciilor


7/9

de implementare. Efortul necesar poate fi determinat printr-o formul simpl: efort implementare soluie standard

plus efort implementare funcionaliti punctuale care nu sunt acoperite de soluia standard ERP.

2. Numeroase cereri de schimbare a scopului i prelungirea proiectului de implementare peste termenul stabilit

iniial

O abordare exclusiv tehnic a implementrii unui sistem ERP se limiteaz la coordonarea activitilor care sunt

acoperite de ERP i ignor restul activitilor care sunt n continuare executate n afara sistemului. Abordarea

exclusiv tehnic prespune colectarea nestructurat a cerinelor funcionale i dezvoltrii a dou modele paralele i

nesincronizate - cel tehnic i cel operaional (imaginea complet). Doar definirea clar a strategiei operaionale i a

unui model complet de business, mpreun cu un management de proiect riguros, conduc la stabilitatea necesar n

timpul implementrii i la meninerea scopului i obiectivelor pe tot parcursul proiectului.

3. Comunicare dificil ntre responsabilii pe procese i experii IT

O abordare tehnic a proiectului de implementare ERP va conduce la acutizarea diferenelor dintre responsabilii pe

procese i experii IT, deoarece acetia nu folosesc acelai limbaj, nu au aceleai instrumente i nu au o imagine

comun asupra proceselor. Utilizarea unui model operaional complet ca baz a noului ERP contribuie la nlturarea

barierelor de comunicare ntruct att reponsabilii pe procese, ct i experii IT, pot lucra pe o arhitectur comun,

unde pot vedea exact toate activitile i, mai ales, care dintre acestea vor fi n viitor executate cu noul sistem ERP.

4. Asimilarea dificili incomplet a modului de lucru cu noua soluie ERP

Lipsa unui plan de transformare organizaional i neimplicarea suficient a membrilor organizaiei n execuia

mplementrii se reflect n adaptarea dificil la noile proceduri de lucru ce decurg din introducerea sistemului ERP.

O abordare corect presupune implicarea extensiv a membrilor organizaiei n documentarea i analiza proceselor,

astfel nct acetia s aib o contribuie activ n selectarea funcionalitilor soluiei ERP, ceea ce v crete

considerabil nelegerea i acceptarea noului sistem. De asemenea, odat documentate, procesele vor fi folosite pe

parcursul sesiunilor de training a personalului pentru asimilarea modului de lucru cu soluia ERP.

5. Un efort mare consumat pentru realizarea testelor de integrare ntre module

O alt consecin a modului nestructurat de colectare a funcionalitilor tehnice este consumul mare de efort i

timpul pierdut pentru obinerea integrrii ntre modulele soluiei ERP i pentru validarea unei soluii finale.

Abordarea bazat pe procese face ca noua soluie ERP s fie construit n baza unei imagini complete asupra

business-ului i a unor scenarii end-to-end, reducnd astfel timpul consumat pentru identificarea punctelor dentegrare a modulelor.


8/9

6. Modificarea dificil a soluiei ERP dup momentul lansrii n execuie

Abordarea clasic a proiectului de implementare presupune realizarea unei documentri necorespunztoare a soluiei

mplementate, din punct de vedere al formatului i al coninutului. O consecin a acestui fapt este dificultatea

adaptrii soluiei la nevoile de schimbare ce pot s apar dup momentul lansrii n execuie. Cu noile instrumente de

analiz a proceselor este posibil reutilizarea documentrii pentru identificarea punctelor n care soluia ERP trebuieadaptat, pornind de la cerinele viitoare ale organizaiei.

7. Dificulti n integrarea noului sistem intern de control cu funcionalitile noului sistem ERP

Pentru a elimina aceast lips de transparen, documentarea proceselor trebuie s acorde aceeai importan

activitilor din afara ariei sistemului ERP, lucru care va permite o viziune complet asupra organizaiei i va uura

ntroducerea punctelor de control n procese.

8. Duplicarea efortului de implementare pentru extinderea soluiei n alte locaii

Extinderea i implementarea soluiei n alte locaii ale organizaiei poate fi costisitoare din cauza lipsei unui model

operaional intern de referini din cauza inflexibilitii instrumentului de documentare a proceselor.

Documentarea completi pe niveluri ierarhice a proceselor companiei va permite o analiz a diferenelor ntre

procesele locaiei vizate fa de modelul de baz, ceea ce va conduce la o reducere considerabil a costurilor pentru

roll-out-ul soluiei existente.

9. Activitile operaionale se desfoar cu mai mare dificultate dup implementare

O abordare concentrat n principal pe funcionalitile aplicaiei va conduce la situaia n care noua soluie va pstra

vechile neajunsuri operaionale. n schimb, o abordare pe procese n timpul implementrii va ncepe cu analizarea

proceselor curente i identificarea oportunitilor de mbuntire, evitnd astfel situaia n care anumite deficiene

sunt reluate n modelul noii soluii ERP.

Concluzii:

Prin urmare, abordarea proiectului de implementare ca proiect de business permite companiilor s monitorizeze

procesele de afaceri i s se adapteze permanent la noile strategii, innd n acelai timp pasul cu ultimele cerine

ale pieei. Avnd o abordare integrat ntre strategie, modelare, implementare i monitorizare, aceast abordare

construiete legtura ntre procesele operaionale i sistemele ERP, minimiznd decalajul dintre cerinele de

afaceri ale managementului i translatarea acestora n sistemul IT.


9/9

Resurse ERP

1. Sistemul erp si avantajele tehnologiei;2.Pot implementa un erp daca nu am un departament de it?3.Este necesara intreruperea activitatilor in perioada de implementare?4. Care sunt particularitatile unui erp ca sistem informatic integrat?5. Cat dureaza perioada de implementare? factori de care depinde o implementare de erp6.Rolul unui erp in integrarea canalelor de vanzare cu activitatea de productie7. Sistemul erp si procesul de vanzare in firmele de import si distributie8.

Sistemul erp si planificarea livrarilor

9. Sistem erp si canale alternative de vanzari. integrarea cu portalul propriu de e-commerce10.Rolul sistemului erp in controlul retelelor de distributie si managementul stocurilor11.Particularitatile verticalelor import, distributie, logistica in implementarile de erp12.Riscurile implementarii sistemelor erp. analiza pe baza tipologiilor organizationale13.Factori interni si externi care determina implementarea unui erp14.Particularitatile implementarii erp in distributia selectiva15.Beneficii ale implementarii sistemelor erp in import, distributie, logistica

Curs Sistemul ERP Pre Zen Tare

Documents

Transcript of Curs Sistemul ERP Pre Zen Tare