COLEGIUL ECONOMIC HERMES PETROANI COMISIA DE EVALUARE I ASIGURAREA CALITIIjyPROCEDURA DE SIST EM - PS.1. 02

Data elaborrii: 13.10.2010

CONTROLUL NREGISTRRILOR

ElaboratProfesor: Pascal RodicaSemntura:

VerificatProfesor: lanc ClaraSemntura:

AprobatDirector: Irimie CharlotteSemntura:

PROCEDURCONTROLUL NREGISTRRILORExemplarul numrul 1 Data intrrii n vigoare: 13.10.2010RevizuireDataPersoana responsabilSemntura

1

2

3

4

CUPRINS1. SCOPUL PROCEDURII2. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII3. DEFINIII SI PRESCURTRIPROCEDURA

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Cod PS.02Ediia 1 /2010Revizia0123Pagina 2 / 4

4. DOCUMENTE DE REFERINA5. DESCRIEREA PROCESULUI SI RESPONSABILITI SPECIFICE6. INREGISTRARI IMPUSE DE PROCEDURA7. ANEXEExemplarNr.Destinatar documentData difuzriiSemntura de primire

1.-director.adjunct - Ianc Clara20.10.2010

2.-secretar sef.- Schweitzer Adriana20.10.2010

3.-contabil sef. - Cimpu Victoria20.10.2010

4.-bibliotecar. - Dresher Mihaela20.10.2010

5.-psiholog scolar - Stnoiu Raluca20.10.2010

1.SCOPUL PROCEDURIIAceasta procedura documenteaz modul in care Colegiul Economic,,Hermes" Petroani realizeaza managementul procesului de control al inregistrarilor astfel incat sa se asigure ca: inregistrarile sunt stabilite si mentinute pentru a furniza dovezi ale conformitatii cu cerintele sistemului de management al calitatii; sunt definite modul si responsabilitatile pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea, durata de pastrare si eliminarea inregistrarilor.Nota 1: Inregistrarile trebuie sa fie lizibile, identificabile si regasibile cu usurinta.2. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURIIProcedura se aplica:2.1 in toate activitatile in care sunt generate inregistrari ce furnizeaza dovada functionarii eficace a SMC2.2 tuturor inregistrarilor, indiferent de suportul pe care acestea se prezinta - hartie sau suport informatic, care sunt solicitate de standardele de referinta, de reglementarile in vigoare, de cerintele si clauzele contractuale.2.3 personalului din toate compartimentele care completeaza inregistrari.3. DEFINITII SI PRESCURTARI3.1 Definitii Pentru scopul acestei proceduri se aplica definitiile din SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de Management al Calitatii - Principii fundamentale si vocabular".3.2 PrescurtariRC = Responsabilul CEACCEAC=Comisia de evaluare si asigurare a calitatii SMC = Sistemt de management al calitatii CEHP= Colegiul Economic,,Hermes"Petrosani SR = Standard Roman EN = Norma EuropeanaISO = Organizatia Internationala de Standardizare MC = Manualul calitatii4. DOCUMENTE DE REFERINTA SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de Management al Calitatii - Cerinte SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de Management al Calitatii-Principii fundamentale si vocabular SR ISO/TR 10013:2003, Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii5. DESCRIEREA PROCESULUI SI RESPONSABILITATI SPECIFICE5.1 Generarea inregistrarilorPROCEDURA

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Cod PS.02Ediia 1 /2010Revizia0123Pagina 3 / 4

5.1.1 nregistrrile furnizeaz dovezi obiective ca procesele de realizare si produsul furnizat satisfac cerintele explicite (cerute prin specificatii de produs, contracte), cerintele implicite sau cele obligatorii (legale sau reglementate) aplicabile, cerintele din standardele de referinta ale SMC.5.1.2 Toate compartimentele din organizatie vor identifica inregistrarile cerute de proceduri, instructiuni, documentatia tehnica sau cele utile a fi intocmite in zona lor de activitate. Se stabilesc in scris, plecand de la documentul care impune inregistrarea, urmatoarele: modelul de formular, cap tabel, forma de intocmire, etc.; responsabilitatile pentru completarea inregistrarii si, eventual, verificarea acesteia; denumirea si codificarea inregistrarii; sursele de informatii; numarul de exemplare; modul de completare si numarul de exemplare; cine si cum utilizeaza informatiile din inregistrare; accesul la inregistrare; pastrarea, arhivarea (loc, perioada); distrugerea (eliminarea).Nota 2: Pentru inregistrarile impuse de legislatie (formulare cu regim special),reglementari se pastreaza formularele si codificarea emitentului.5.1.3 Sefii compartimentelor stabilesc Lista inregistrarilor curente" pe care o predau RC si pentru informare personalului responsabil cu completarea.5.1.4 RC colecteaza aceste liste si intocmeste Centralizatorul inregistrarilor SMC", pe care il actualizeaza ori de cate ori apare o noua inregistrare.5.1.5 RC si sefii compartimentelor implicate stabilesc modul de realizare a trasabilitatii produselor prin inregistrarile intocmite, cand este o cerinta specificata a clientului.5.1.6 Procedurile stabilesc, pentru procesele pe care le descriu, inregistrarile necesare prevazute de standardele de referinta. In functie de situatie, se pot intocmi inregistrari suplimentare fata de cele prevazute in proceduri.5.2 Identificarea inregistrarilor5.2.1 Identificarea inregistrarilor se realizeaza prin denumirea inregistrarii ceruta de procedura sau instructiune si codificarea formularului ce va fi folosit (folosind sistemul de codificare al formularelor descris in procedura de sistem Controlul documentelor", PS-01).5.2.2 RC va intocmi Lista formularelor in vigoare", pe care o actualizeaza cand este nevoie.5.2.3 Compartimentele vor identifica dosarele sau registrele care contin inregistrarile in felul urmator :a) se va completa coperta dosarului/registrului, cu denumirea compartimentului, denumirea dosarului / registrului (inregistrarii),b) se vor pastra distinct documentele arhivate (dosare sau registre pline) de cele in curs de completare5.2.4 Se vor numerota filele tuturor registrelor destinate inregistrarilor iar in cazul dosarelor se va intocmi un opis cu toate documentele continute de acel dosar.5.3 Completarea si verificarea inregistrarilor5.3.1 Inregistrarile se vor completa si verifica de personal numit de directori, sefi de compartimente si se vor pastra la locurile indicate.5.3.2 Inregistrarile trebuie sa fie: lizibile, concise, usor de inteles; identificabile in raport cu produsul sau procesul la care se refera; completate conform instructiunilor;PROCEDURA

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Cod PS.02Ediia 1 /2010Revizia0123Pagina 4 / 4

semnate de persoanele care le-au completat, verificat (daca este cazul) si sa precizeze data completarii, verificarii.5.3.3 In mod normal, nu se admit modificari pe inregistrari. Daca acestea sunt necesare, se vor pune in evidenta in mod clar numele persoanei care a modificat si o viza a unei persoane imputernicite sa verifice inregistrarile din zona de activitate unde s-a efectuat inregistrarea.5.4 Pastrarea inregistrarilor5.4.1 Inregistrarile sunt pastrate si mentinute astfel incat sa poata fi regasite cu usurinta si protejate impotriva oricarui risc de deteriorare sau pierdere. Inregistrarile generate/primite sunt indosariate, indexate, identificate si organizate pe sectiuni specifice activitatilor/produselor/lucrarilor in legatura cu care acestea au fost initiate.5.4.2 Pentru a putea fi lizibile in timp, fax-urile se xeroxeaza.5.4.3 Inregistrarile privind calitatea se pastreaza o perioada de 3 ani (cu exceptia cazului in care exista reglementat o alta perioada de pastrare a acestora), pentru a demonstra conformitatea cu cerintele si faptul ca SMC implementat este operational.5.5 Accesul la inregistrari5.5.1 Au acces la inregistrari: reprezentantii autorizati ai clientului sau imputerniciti ai acestuia, de obicei atunci cand s-a convenit prin contract, insotiti de un reprezentant autorizat al organizatiei; organisme de reglementare/autorizare organismele de certificare insotite de RC;5.5.2 Personalul interesat (altul decat cel de la pct. 5.5.1) din cadrul organizatiei are acces la inregistrarile altui compartiment, daca este autorizat sau cu asentimentul sefului compartimentului din zona in care este efectuata inregistrarea.5.5.3 Alte persoane din exteriorul organizatiei au acces la inregistrarile organizatiei numai cu acordul Directorului.5.5.4 Inregistrarile nu pot fi scoase in afara organizatiei fara acordul unui director, cu exceptia cazului cand exista anumite conventii, reglementari.5.5.5 Inregistrarile difuzate la clienti nu vor putea fi multiplicate si difuzate de catre acestia altor organizatii fara aprobarea organizatiei .5.6 Distrugerea inregistrarilor5.6.1 Eliminarea inregistrarilor are loc dupa trecerea perioadei de timp prevazuta pentru pastrarea/arhivarea acestora. Eliminarea se aproba de catre directorul compartimentului in care au fost intocmite inregistrarile respective.6.INREGISTRARI IMPUSE DE PROCEDURA Centralizatorul inregistrarilor SMC Lista formularelor in vigoare8. ANEXEAnexa 1: Model formular Centralizatorul inregistrarilor SMC",Anexa 2: Model formular "Lista formularelor in vigoare"PROCEDURA

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Cod PS.02Ediia 1 /2010Revizia0123ANEXA 1

MODEL FORMULAR Centralizatorul inregistrarilor sistemului de management al calitatii", cod F.CEHP.03Nr.crt.InregistrarePerioada de pastrare (ani)

PROCEDURA

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Cod PS.02Ediia 1 /2010Revizia0123ANEXA 2

MODEL FORMULAR Lista formularelor in vigoare", cod F.CEHP.04Nr.crt.Denumirea formularuluiCodformularRevizia

NOTE:1. Aceste formulare sunt prezentate in procedurile specifice.2. La departamente sunt difuzate numai formularele pe care acestea le initiaza.3. Formularele tipizate nu sunt supuse revizuirii si nu sunt cuprinse in lista de mai sus.